GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: TECNICO ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

• Código del Programa de Formación: 134401
• Nombre del Proyecto: promover el plan de gestión documental en instituciones públicas del
Municipio De Puerto Asís Putumayo.
• Fase del Proyecto: Análisis
Actividad de Proyecto: interpretar el manual de gestión documental y la legislación vigente en lo
relacionado con el recibo y despacho de documentos y el manual de operación de los equipos
tecnológicos para el trámite de documentos.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: recibir la correspondencia y los documentos producidos por la
empresa, teniendo en cuenta el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de
la calidad; la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.
• proyectar la organización y el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas con el recibo, el
despacho y el control de los documentos de la organización.
• Duración de la Guía: 40 Horas

2. PRESENTACION (Máximo 10 renglones)

Estimado aprendiz en la guía anterior aprendimos,

entonces, a recibir y radicar los documentos de una
organización teniendo en cuenta su política
institucional y la normatividad vigente existente, así
mismo, conocimos y operamos los medios tecnológicos
requeridos para el recibo, el despacho y la organización
de dichos documentos dentro de una unidad
administrativa teniendo en cuenta las políticas
organizacionales.

Por ello es importante reconocer que una de las funciones del Archivista, dentro de la organización, frente a
la documentación que se recibe y se produce es saber cómo y a dónde se debe despachar cada uno de estos
documentos así como la preservación de los mismos.

Para ello debemos recordar las normas técnicas colombianas de elaboración, presentación y preservación
de la documentación y la legislación vigente al respecto, sin desconocer que toda

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Organización tiene sus normas internas y se deben cumplir como se estipula en el manual de procesos y
procedimientos.

Mediante esta guía y utilizando diferentes estrategias de aprendizaje conoceremos los procedimientos que
se deben tener en cuenta en la preservación, conservación, restauración y despacho de los documentos
que se recibe y se produce en una organización, teniendo en cuenta toda la normativa existente al respecto.
.
3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Descripción de la(s) Actividad(es)

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Investigue los conceptos de:

 Gestión documental
 Manual de Gestión Documental
 Documento de archivo
 Clases de documentos
 Documento electrónico de archivo.
 Soportes documentales.
 Comunicaciones oficiales.
 Correspondencia
 Unidad de correspondencia.
 Misión
 visión
 Estructura orgánico-funcional de la empresa
 Tablas de retención documental. Concepto e importancia.
 Agrupaciones documentales

A. Ubiquémonos por un momento en nuestra casa. Allí se reciben varios documentos en un mes como:
facturas por pagar de agua, luz, gas, teléfono, cartas, requerimientos, invitaciones, cobros de
impuestos, facturas de compras, entre otros. Todos estos documentos deben tener un trato
especial, un destino y un trámite final. En quince minutos vamos a recordar:

1. ¿Cuál es ese trámite que damos allí a estos documentos?

2. ¿Los conservamos? ¿Cómo?
3. ¿Qué se hace finalmente con ellos?

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4. ¿Si ha ocurrido en algún momento que se haya extraviado alguno de esos documentos, que ha
ocurrido en este caso?

Ahora Socialicemos con nuestros compañeros.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

En este momento de su aprendizaje es necesario responder a las preguntas planteadas a continuación, las
cuales le llevarán a despertar su interés por conocer la importancia de conservar, preservar y distribuir bien
la documentación que se recibe de las diferentes dependencias y se genera al interior de la organización,

Además, a indagar y conocer las normas técnicas existentes al respecto que lo ubicarán y enfocarán en el
contexto empresarial.

Encontrará una serie de elementos y fundamentos para desarrollar con éxito esta actividad que es de gran
importancia en su futuro desempeño como Asistente Administrativo. Por tanto es importante que en esta
parte del aprendizaje usted conozca de:

PREGUNTA PRINCIPAL: ¿Es importante conocer procedimientos y normas técnicas sobre preservación,
conservación y despacho de documentación en una organización?

PREGUNTAS SECUNDARIAS. Para responder con éxito la pregunta principal debemos encontrar respuesta a
preguntas más sencillas que nos permitan llegar con éxito a la respuesta principal que nos llevará sin duda
al propósito de la presente guía.

Lea detenidamente cada una de las preguntas analícelas y comparta con sus compañeros e instructor.

a) ¿Es importante que la documentación que se genera y se recibe en una organización se deba
conservar con algún cuidado especial?
b) ¿Considera que el despacho de documentos debe tener un registro?
c) ¿Sabe que es gestión documental y para qué sirve?
d) ¿Por qué considera importante conocer la estructura orgánica funcional de una entidad?
e) ¿Qué número de copias debe tener específicamente una carta?
f) ¿Qué tipo o clase de documentos conoce?
g) ¿Qué es un documento de archivo?
h) ¿Qué es un documento electrónico de archivo?
i) ¿Qué son soportes documentales?

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j) ¿Qué son comunicaciones oficiales?

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

En este momento de su aprendizaje, querido aprendiz, trataremos de ampliar un poco más los conceptos
relacionados con este saber con el fin único de que vaya identificando el uso correcto de las palabras dentro
de las funciones anteriormente descritas, garantizando con ello un excelente desempeño de sus funciones
en cuanto a la preservación, conservación y despacho de documentos desde una unidad administrativa a
todas las unidades que conforman la organización.

Para cumplir con el objetivo anterior, en este momento, ustedes apreciado aprendiz deberá realizar un
crucigrama con mínimo 20 y máximo 30 palabras con su respectivo significado teniendo como base el
glosario que presentamos al finalizar la presente guía y las palabras que surjan a lo largo del desarrollo de la
competencia. Pueden realizarlo en Excel o en Word.

Una vez finalice este proceso intercambiaremos el material con el fin de compartir conocimientos a través
de dichos conceptos.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.

El aprendiz de Asistencia en organización de rchivos debe conocer y utilizar de manera eficiente y

correcta los documentos que se generan en las actividades mercantiles, toda vez que, estos
documentos comerciales permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. En ellos queda precisada la relación
jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y
obligaciones.

¿Para usted que es un documento comercial?

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¿Por qué las empresas entregan y reciben documentos por las operaciones que realizan?

¿Exige usted un documento por las compras, y que hace con él?

3.5 Actividades de evaluación.

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Aprendizaje Evaluación

Evidencias de Conocimiento Utiliza la papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la Observación directa
recepción y despacho de documentos de acuerdo con el manual de gestión
documental y las políticas de la organización.
Actividad lluvia de preguntas

Evidencias de desempeño:
utilizar diferentes estrategias de
aprendizaje para los Opera los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y despacho de Juego de roles
procedimientos que se deben documentos internos y externos de acuerdo con el manual de usuario.
Lista de chequeo
tener en cuenta en la
preservación, conservación,
restauración y despacho de los
documentos que se recibe y se
produce en una organización,
teniendo en cuenta toda la
normativa existente al respecto.

Evidencias de producto:
Realizar el trabajo escrito
Realiza el descargue de los documentos trasladados a las dependencias Observación sistémica Lista de
correspondiente a la guía
responsables de su trámite, de acuerdo con el manual de gestión chequeo
de formación, utilizando las documental.
normas APA.

5. GLOSARIO DE TERMINOS.

Radicación. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos
términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

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Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia,
todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona,
entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de
radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita),
entre otros.

Despacho de documentos: Documento que recoge normas y procedimientos que deben aplicarse en el
proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr calidad, agilidad y eficiencia en la toma de
decisiones de la entidad.

Distribución o reparto: ocurre cuando se han registrado las comunicaciones oficiales y se entregan en las
oficinas que deben atenderlas o registrarlas.

Gestión Documental: conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos,
determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Manual administrativo: documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que
permiten registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática información de una organización

Procedimiento: conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de
todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo
que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de
los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Verificación: Se refiere a la revisión de las comunicaciones, para verificar que cumplan con las normas
establecidas para la elaboración y tramite.

Recepción: Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de las diferentes fuentes y diversos
conductos, estos conductos pueden ser directos e indirectos.

Y los términos contenidos en el acuerdo 060 de 2001

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS o WEBGRAFÍA

Archivo General de la Nación. www.archivogeneral.gov.co

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GUÍA TÉCNICA GTCCOLOMBIANA 185 2009-09-30

DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL, García, Clemencia. (Conservación preventiva en las unidades de

correspondencia). Archivo General de la Nación de Colombia 2002.
Archivo General de la Nación, Gestión Documental (La conservación documental aplicada a los procesos de
la gestión documental) 23, 24 y 25 de Mayo de 2007 Bogotá D:C, Colombia

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) DEMETRIO CONTRERAS ELEUTERIO INSTRUCTOR FORMACION mayo de 2017

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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