Código: PRO-SST- 005

PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS Versión: 001

DEL SG-SST
Vigente desde: 18/10/2016

PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS

DEL SG SST

SAAVEDRA ESCOBAR DIEGO ALEXIS

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Sara Cortes Johana Montoya Diego Alexis Saavedra
FIRMA: FIRMA: FIRMA:

SANTIAGO DE CALI

OCTUBRE DEL 2016

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVOS………………………………………………………………………….....3

2. ALCANCE……………………………………………………………………………….3

3. JUSTIFICACION LEGAL…………………………………………………………..….3

4. DEFINICIONES……………………………….………………………………………..4

5. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD………………………………………………….5

6. ANEXOS………………………..……………………………………………………...14

7. CONTROL DE CAMBIOS…………………………..……......................................14

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1. OBJETIVO:

 Establecer un mecanismo de control para detectar las desviaciones en la

implementación y mantenimiento del Sistema De Gestión en Seguridad y
Salud en el Trabajo y determinar que los procesos sean efectivos y
apropiados para lograr los objetivos.
 Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su proceso.
 Recomendar a la Alta Dirección la implementación de planes de mejora
necesarias para hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.

2. ALCANCE:

Este programa aplica a todos los procesos de DIEGO ALEXIS SAAVEDRA –

DISEÑOS DISAING S.A.S que ejecuten actividades relacionadas con el Sistema
De Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. JUSTIFICACION LEGAL:

DECRETO 1072 DE 2015:

 Artículo 2.2.4.6.29. Auditoría de cumplimiento del Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo. SG-SST. El empleador debe realizar una
auditoría anual, la cual será planificada con la participación del Comité
Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo. Si la auditoría se realiza
con personal interno de la entidad, debe ser independiente a la actividad,
área o proceso objeto de verificación.

Parágrafo. El programa de auditoría debe comprender entre otros, la definición de

la idoneidad de la persona que sea auditora, el alcance de la auditoría, la
periodicidad, la metodología y la presentación de informes, y debe tomarse en
consideración resultados de auditorías previas. La selección del personal auditor
no implicará necesariamente aumento en la planta de cargos existente. Los
auditores no deben auditar su propio trabajo.

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Los resultados de la auditoría deben ser comunicados a los responsables de

adelantar las medidas preventivas, correctivas o de mejora en la empresa.

 Artículo 2.2.4.6.30. Alcance de la auditoría de cumplimiento del Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

4. DEFINICIONES:

 ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Extensión y límites de una auditoría (ISO

19011:2011, 3.14).

 AUDITOR INTERNO: Persona con la competencia para realizar una

auditoría.

 AUDITORÍA: Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias de la auditoria, y evaluarlas de manera objetiva con el
fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de
auditoría. (ISO 19011:2011, 3.1).

 AUDITADO: Organización a ser auditada. (ISO 19011:2011, 3.7)

 COMPETENCIA: Capacidad demostrada para aplicar conocimiento y

habilidades.

 CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA: Resultados de una auditoría

después de considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos
de la auditoría. (ISO 19011:2011, 3.5).

 CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o

requisitos utilizados como referencia frente a la cual la evidencia de
auditoría es comparado. (ISO 19011:2011, 3.2).

 EQUIPO AUDITOR: Es uno o más auditores que llevan a cabo una

auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. (ISO
19011:2011, 3.9). Nota: El equipo auditor puede incluir auditores en
formación. - A un auditor se le designa como líder del mismo.

 EVIDENCIAS DE LA AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hechos o

cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de
auditoría y que son verificables.

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 HALLAZGOS DE AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la

evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.
(ISO 19011:2011. 3.4).

 PLAN DE AUDITORÍA: Descripción de las actividades y de los detalles

acordados de una auditoría. (ISO 19011:2011, 3.15).

 PROGRAMA DE AUDITORÍA: Conjunto de una o más auditorías

acordadas y planificadas para un periodo de tiempo determinado y
dirigidas hacia un propósito específico. (ISO 19011:2011, 3.13).

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:

 ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo debe ser auditado por

lo menos una vez al año y comprende las siguientes etapas:

El lider en SST elaborará el programa de auditorías determinado el alcance del

sistema, la identificación de peligros y evaluación de los riesgos y de los recursos
necesarios para su implementación teniendo en cuenta el objetivo establecido por
la gerencia, donde tendrá en cuentas aspectos tales como:

a) Definición del Objetivo del SG-SST

b) Determinación del Alcance
c) Identificación de los peligros, valoración de riesgos.
d) Métodos de evaluación.
e) Identificación de los recursos
f) Selección del Equipo Auditor y definición de responsabilidades
g) Definición de métodos
h) Comunicación del programa de auditorías a las partes interesadas

a) Definición del Objetivo: La gerencia de acuerdo a los resultados de la revisión

gerencial, donde se consideras temas relacionados con resultados de auditorías,
satisfacción del cliente, tendencia de indicadores y donde se puede evidencia la
madurez del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, establecerá los
objetivos del programa de auditorías del año siguiente.

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b) Determinación del alcance del Programa de Auditorías: El líder en SST

establece la extensión y límites de auditoria, el cual puede variar dependiendo al
número de auditorías a llevar a cabo, la importancia y complejidad de los
procesos a auditar, los factores que incluyen en la eficacia del sistema de gestión
de seguridad y salud en el trabajo, las conclusiones de auditorías internas o
externas previas, las preocupaciones de las partes interesadas, cambios
significativos organizacionales, entre otros aspectos de impacto al sistema de
gestión de la seguridad y salud en el trabajo.

En la determinación del alcance se tendrá en cuenta:

• Procesos a auditar
• Alcance auditorias individuales
• El número de auditorías a llevar a cabo
• Duración
• Cronograma

c) Identificación de Peligros: El líder en SST identificara los peligros que puedan

afectar el cumplimiento del objetivo del Sistema, los cuales se pueden presentar
durante la planeación, la implementación, el seguimiento y la revisión del mismo
y establecer las medidas de control de acuerdo al impacto que este tenga sobre
el objetivo.

Nota aclaratoria: Todo el personal de la empresa estará obligado a identificar y

reportar de manera inmediata al líder de SST o en su defecto al COPASST los
peligros a los que se encuentran expuestos durante toda su jornada laboral.

Formato matriz de peligros y riesgos.

d) Método de evaluación del riesgo: Los riesgos se evaluarán de acuerdo a los

siguientes criterios:

Descripción del riesgo Calificación

Situaciones relacionadas con la competencia del Critico
equipo auditor y a la exposición a condiciones que no
se encuentren controladas dentro del Sistema
impedirán totalmente el desarrollo del procedimiento
Situaciones que se presenten durante cualquier etapa Moderado
de la auditoria y que puedan ser solucionadas sin
determinar la suspensión

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e) Identificación de Recursos: El líder en SST y la coordinadora administrativa

identificara los recursos financieros, la disponibilidad de auditores, la necesidad
de expertos técnicos, la disponibilidad de tecnologías de comunicación e
información si se requiere y los gestionara con los procesos correspondientes
con el fin de que se asegurar que cuentan con ellos.

f) Selección del Equipo Auditor y definición de responsabilidades

El equipo auditor será asignado teniendo en cuenta el perfil establecido en el

Manual de funciones y perfil de competencias de Auditor Interno; igualmente se
debe asegurar el principio de independencia donde se garantice que el auditor
seleccionado no auditará las actividades que el mismo ejecuta; así como tampoco
existan intereses en conflicto.

Si por la experiencia y desempeño de un auditor se considera que puede realizar

de manera solitaria la auditoria, no requerirá equipo auditor de apoyo; este es
necesario solo cuando por el tipo de proceso o por las características de los
auditores se requiera que este conformado por un mayor número de personas.

El auditor líder será designado de acuerdo a la experiencia y desempeño en

períodos anteriores. En cuanto a los auditores en formación pueden incluirse en el
equipo auditor, pero deberán participar bajo la dirección y orientación de un auditor

Durante la auditoria puede ser necesario ajustes en el tamaño y composición el

equipo auditor, es decir si surge un conflicto de intereses o un problema de
competencia. Si surge una situación tal, deberá discutirse entre el Auditor Líder,
asesora de seguridad y salud en el trabajo, antes de que se realice ningún ajuste.

ANEXO 1: Acta de constitución equipo investigador

ANEXO 2: Responsabilidades de las partes.

NOTA: Cuando se contrate personal externo para la ejecución de auditorías

internas, este proveedor deberá cumplir con las competencias establecidas para
los auditores internos y el líder, ya que deberá cumplir con estos dos roles.

Expertos Técnicos: Si los auditores del equipo auditor no cubren todas las
competencias necesarias, deberían incluirse en el equipo experto técnicos con
competencias adicionales. Los expertos técnicos deberán operar bajo la dirección
del equipo auditor, pero no deberán actuar como auditores

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 IMPLEMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS

g) Definición de métodos
 El líder de SST, realiza programa anual de auditorías, en formato su plan de
trabajo anual y lo envía al Gerente para su aprobación.
 Una vez el programa es aprobado, se realiza difusión a auditores internos y
auditados, con una antelación mínima de quince días calendario, antes de
iniciarse el proceso, mediante memorando interno.
 En caso de requerir reprogramar alguna(s) fechas, se debe solicitar el
ajuste del programa respectivo al coordinador de SST, quien modifica el
programa y difunde la modificación a los interesados.
 Al obtener el programa el equipo auditor solicitara la información pertinente
para la ejecución de sus listas de chequeo.
 El líder de SST realiza seguimiento al cumplimiento de las auditorías.

h) Comunicación del programa de auditorías a las partes interesadas

Una vez sean establecidos el programa de auditoría del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo del año, el coordinador de SST, comunicara a
todos los jefes del procedimiento de auditoria, para que conozcan sus
componentes.

Entrega Información Auditor Líder: El coordinador de SST para asegurarse de

la realización eficaz de las auditorias individuales, deberá proporcionar al auditor
líder la información solicitada como es:

Plan de trabajo de Auditorias, Programa de Auditorías Internas del Sistema,

Composición Equipo Auditor, Detalles de contacto con el auditado, ubicaciones,
fechas y duración de las actividades de auditoria que se llevaran a cabo, Asuntos
relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la información, si lo
requiere, Requisitos de salud y seguridad para auditores y Acciones de
Seguimiento.

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5.1. ETAPAS PARA LA REALIZACION Y EJECUCIÓN DE LAS

AUDITORIAS

ETAPA 1: Preparación de la auditoría

a) Plan de Auditoría El Equipo auditor prepara el Plan de Auditoría de

acuerdo a la información obtenida por el auditado, según formato FOR-
SST-14 Plan de Auditoria, y lo difunde a los auditados, con un tiempo
mínimo de ocho días antes de la auditoría, Si el auditado objeta algunas
disposiciones del plan de auditoría, estas deben ser resueltas antes de la
ejecución de la auditoría.

Una vez se establezca el Plan de Auditorias, el auditor líder deberá comunicarlo a

los Jefes de proceso para la identificación de novedades que puedan ser resueltas
antes del inicio de la misma.

b) Documentos de trabajo: El equipo auditor prepara en la lista de chequeo

de auditoria (Formato lista de chequeo auditoria), el desarrollo de la
auditoría, basado en los siguientes aspectos:

 Requisitos normativos
 Documento a auditar (procedimientos, instructivos)
 Evidencia a solicitar
 Persona a entrevistar

Su contenido mínimo es:

 Fecha de Inicio
 Criterios de Auditoria
 Reunión de apertura y cierre
 Procesos a Auditar
 Fechas y Horarios
 Requisitos a Auditar
 Objetivo individual de la auditoria
 Equipo Auditor
 Cargos a Auditar (Concertado con Jefes de Proceso)
 Recursos requeridos
 Métodos de auditoria a usar

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Nota: La empresa DIEGO ALEXIS SAAVEDRA – DISEÑOS DISAING considera

la opción de determinar una muestra estadísticamente cuando considere que los
registros son demasiados números, o la manera de examinarlos no es práctico o
no permite llegar a una conclusión objetiva.

c) Determinación Viabilidad Auditoria: El Auditor Líder puede determinar

que no es viable la realización de la auditoria por información insuficiente o
no apropiada para planificar y llevar a cabo la auditoria; falta de
cooperación adecuada del auditado; tiempo y recursos no adecuados para
llevar a cabo la auditoria, entre otras.

En caso de que se presente lo anterior, el Auditor Líder deberá comunicárselo a el

coordinador en SST, proponiendo alternativas para solucionar los conflictos
presentados y de esta manera poder ejecutar la auditoria cuando se subsanen
dichas anomalías.

d) Asignación Tareas Equipo Auditor: El Auditor líder deberá concertar con

el equipo auditor la asignación de la responsabilidad de auditar procesos,
actividades, funciones o lugares específicos. Tales asignaciones deberán
tener en cuenta la independencia y la competencia de los auditores y el uso
eficaz de los recursos; sin embargo, a medida que se ejecuta la auditoria se
pueden hacer cambios en las asignaciones de trabajo para asegurarse del
logro de los objetivos de la auditoría.

ETAPA II: Ejecución de la Auditoria

a) Reunión de Apertura: El equipo auditor se reúne con los auditados, con el

objetivo de validar la información del plan de auditoria, explicar el ámbito de
la auditoría, tiempo y metodología de la auditoría

b) Recolección de evidencias: El equipo auditor realiza trabajo de campo,

mediante entrevistas con los auditados (según la lista de chequeo de
auditoria preparada), observación directa y comprobación mediante los
registros.

c) Los hallazgos: Las evidencias de la auditoria se deben evaluar frente a los

criterios de auditoria para terminar los hallazgos de la misma. Los
hallazgos indican la conformidad o no conformidad con los criterios de
auditoria y se clasifican en:

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Descripción del Hallazgo Significado

Situaciones o evidencias que le dan valor agregado al proceso Relevante
auditado. (Estos aspectos en su redacción deberá explicar
cuál es el aspecto relevante y Porque es relevante)
Aspectos que no evidencia un incumplimiento pero que Por Mejor
pueden ofrecer una oportunidad de mejora para la
organización (La redacción de estos aspectos deberán
identificar que se debe mejorar y para que).
Incumplimiento a requisitos de la norma de referencia, de la No
organización o algún requisito legal. Conformidad
Cuando se incumple un requisito de la organización o No conformidad
parcialmente uno de la norma de referencia, de la menor
organización o algún requisito legal.
Cuando se incumple completamente un requisito de la norma No conformidad
de referencia, de la organización o algún requisito legal o su mayor
impacto frente a la prestación de servicio o al cliente es
negativo.

Redacción de no conformidades: La redacción de las No conformidades debe

contener los siguientes aspectos:

HECHO+ EVIDENCIA DE AUDITORÍA +CRITERIO

 Hecho: corresponde al suceso, falta o error, evidenciado.

 Evidencia de auditoría: el requisito, disposición, o pauta establecida
en el/los documentos normativos.
 Criterio: acápite específico que hace alusión al requisito.

d) Reunión de Cierre: Al finalizar la etapa anterior, el equipo auditor se reúne,

para realizar un informe preliminar sobre el resultado de la auditoría.
Seguidamente, equipos auditores y auditados se reúnen para discutir sobre
las no conformidades y observaciones encontradas. El objetivo de la
reunión de cierre es aclarar las no conformidades y aclarar cualquier
desacuerdo respecto a ellas.

e) Elaboración de informe: El auditor líder elabora el informe de auditoría

para ser entregado al Coordinador SST, en un plazo no mayor a 15 días. El
informe contemplara la siguiente información:

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 Fecha o período en el cual se realizó la auditoria

 Objetivo de la auditoria
 Alcance de la auditoria
 Proceso auditado
 Nombre y cargo de las personas entrevistas
 Miembros del equipo auditor
 Fortalezas
 Debilidades
 Recomendaciones
 Declaración del grado en que se han cumplido los criterios de la
auditoría.
 Opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y auditado
cuando aplique

Formato Informe de Auditoria

f) Distribución del informe de auditoria

El informe de auditoría será distribuido por el coordinador de SST en el trabajo a

los jefes de proceso y a la Gerencia una vez se verifique su conformidad con los
requisitos establecidos en este procedimiento.

El informe de auditoría no podrá ser entregado a ninguna persona diferente a los

auditados o la alta dirección; solo podrán presentarse en auditorias posteriores
como parte de la evidencia dentro de una auditoria formal a Gestión Integral.

NOTA: Cuando se realice una auditoria por un ente externo y se determine

como auditoria interna los registros que estos suministren serán validos
siempre y cuando se ajusten a los aspectos terminados por la organización

ETAPA III: Seguimiento a los resultados de la auditoria

a) Establecimiento de planes de acción: Los jefes de proceso deben de

establecer los planes de acción de acuerdo a los hallazgos declarados durante
la auditoria y entregarlos al auditor líder para su aprobación.

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Las acciones serán propuestas, implementadas y verificadas de acuerdo a lo

establecido en el procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas.

GUI-SST-15 Guía implementación acciones preventivas y correctivas

b) Seguimiento a los planes de acción: El coordinador en SST será el

encargado de realizar seguimiento a la implementación de las acciones
propuestas; el seguimiento a la eficacia se podrá realizar en auditorias
posteriores.

Las acciones que se declaren ineficaces, se les deberá establecer nuevamente un

plan de acción, las cuales serán verificadas en ciclo de auditorías siguiente.

5.2. EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA DEL EQUIPO AUDITOR

La evaluación de la competencia de los auditores considera aspectos de

comportamiento personal, la capacidad de aplicar los conocimientos adquiridos
con base en su educación, aplicación de principios y métodos de auditoria,
conocimiento y habilidades especificas del sector.
El método determinado para evaluar las competencias establecidas para el equipo
auditor:

Aspecto a Evaluar Metodología Responsable

Habilidades Evaluación de Desempeño a través Auditado
Conductuales de Evaluación de Auditores Internos
Conocimientos y Evaluación de Desempeño a través Auditado
Habilidades Genéricas de Evaluación de Auditores Internos

Verificar cumplimiento perfil

competencias equipo auditor
Conocimientos y Selección de Auditores Internos y Auditado
Habilidades en el sector Externos licencia en Salud
Ocupacional y formación en
Seguridad, Salud en el Trabajo y
Ambiente

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5.3. REVISIÓN Y MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORIA.

Una vez el procedimiento de auditoria ha sido ejecutado en su totalidad, evaluara

los siguientes aspectos:

 Cumplimiento programa de auditoria y cronograma de actividades

 Logro de los objetivos del programa auditoria
 Evaluación desempeño equipo auditor (consolidado de evaluaciones
desempeño realizadas por auditados)
 Evaluar la capacidad de los equipos auditores para implementar el plan de
auditoria
 Materialización de los riesgos identificados en auditoria y planes de
auditoria o eficacia de los controles implementados
 Confidencialidad y seguridad de la información
 Recomendaciones mejora programa auditorio
 Revisar desarrollo profesional continuo de los auditores

Este informe deberá ser presentado a la alta dirección y se incluirá dentro de la

revisión gerencia.

5.4. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACION.

Con el fin de asegurar la confidencialidad y la seguridad de la información

relacionada con la auditoria, los auditores internos deberán respetar lo establecido
en el código de ética relacionado con el uso de información privilegiada.

ANEXO 6: Acta de confidencialidad.

6. ANEXOS:

ANEXO 1: Responsabilidades de las partes.

ANEXO 2: Formato Plan de Auditoria. FOR-SST-022
ANEXO 3: Formato lista de chequeo auditoria. FO-SST-024
ANEXO 4: Formato informe de Auditoria. FO-SST-023
ANEXO 5: Guía implementación acciones preventivas y correctivas. GUI-SST-01
ANEXO 6: Acta de Confidencialidad

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