PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

FECHA DE APOBACION 02 DE NOVIEMBRE 2017

FECHA DE LA VIGENCIA 02 DE NOVIEMBRE 2017

APROBADO POR ANDREA GIRALDO NAVARRO

VERSION DEL DOCUMENTO 002

RESPONSABLE DE SU ELABORACION LESSLY SABALZA GARCES

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Contenido
INTRODUCCION................................................................................................................................... 3
1. Alcance .................................................................................................................................... 4
2. Público al que está dirigido ..................................................................................................... 4
3. Reseña Histórica...................................................................................................................... 4
4. Política Documental ................................................................................................................ 5
5. Objetivo................................................................................................................................... 6
5.1. Objetivos Específicos....................................................................................................... 6
6. Misión SISA Cargo International S.A.S..................................................................................... 6
7. Visión SISA Cargo International S.A.S...................................................................................... 6
8. Organigrama............................................................................................................................ 7
9. Mapa De Procesos SISA Cargo International S.A.S.................................................................. 8
10. Diagnostico Documental De SISA Cargo internacional SAS................................................. 8
11. Conceptos Y Definiciones .................................................................................................. 11
12. Lineamientos De Los Procesos De Gestión De Gestión Documental .............................. 12
12.1. Producción Documental................................................................................................ 12
12.2. Recepción de documentos, verificación v confrontación: ............................................ 13
12.2.1. Radicación, registro y distribución ................................................................................ 14
12.2.2. Distribución de documentos: ........................................................................................ 14
12.2.2.1. Distribución interna:................................................................................................. 14
12.2.2.2. Distribución externa: ................................................................................................ 14
12.3. Tramite de documentos ................................................................................................ 15
12.4. Organización Documental ............................................................................................. 15
12.4.1. Clasificación y ordenación documental........................................................................ 15
12.5. Consulta de documentos............................................................................................... 15
12.6. Conservación de documentos ....................................................................................... 16
12.7. Disposición De Los Documentos ................................................................................... 16
12.8. Transferencia Documental ............................................................................................ 18
12.9. El inventario documental .............................................................................................. 18
12.10. Directrices para la Disposición final de documentos .................................................... 18
13 Fases de implementación del programa de gestión documental ......................................... 19

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INTRODUCCION

La empresa SISA CARGO INTERNATIONAL S.A.S. de acuerdo a lo establecido en la Resolución

061583 del 10 de noviembre del 2016, emitida por la superintendencia de puertos y transporte, por
medio de la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización
de archivos deben cumplir los sujetos de supervisión de la superintendencia de puertos y transporte,
la cual resuelve en su artículo 2 la aplicación para todas las empresas supervisadas por la
superintendencia de Puertos y Transporte quienes deben contar con archivos institucionales
técnicamente organizados y dotados de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad
archivística, opta por la conformación de un comité de archivo, quienes impulsaran el desarrollo de
estrategia a corto mediano y largo plazo que permitan la implementación de las medidas y
garanticen el mejoramiento de los procesos establecidos.

El área de gestión documental tiene como propósito administrar de manera eficiente y organizada
las comunicaciones y la información que conforma el patrimonio documental de la empresa,
conservando y preservando los documentos como testimonio de las actuaciones administrativas en
la toma de decisiones de la empresa, por lo tanto y guiado por los lineamientos de Ley General de
Archivos quien establece los parámetros para el diseño de Programas de Gestión Documental, en el
cual se hace referencia al funcionamiento razonable del sistema, abarcando la gestión de
documentos en todas sus fases o ciclo de vida: producción, recepción, distribución, trámite,
consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, que para su adecuado
manejo requieren de varios instrumentos archivísticos tales como los cuadros de clasificación
documental, las tablas de retención documental, los inventarios documentales, los sistemas de
gestión documental, los manuales de procesos y procedimientos de archivo así como los manuales
de organización, conservación y regulaciones externas e internas que se refieran al adecuado
manejo documental.

En observancia de los lineamientos para la elaboración del Programa de Gestión Documental

emitidos por el Archivo General de la Nación y el programa que se ha elaborado en el Ministerio de
Transporte en procura de disponer de la documentación para el acceso a la información de los
colaboradores , ciudadanos y otras entidades públicas y privadas que permitan dar transparencia a
su gestión y de conservar la memoria histórica institucional ha venido implementando el programa
de gestión documental, cuyos aspectos se muestran en el presente documento.

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1. Alcance
El programa de gestión documental de SISA CARGO INTERNATIONAL S.A.S. reúne el conjunto
procedimientos y actividades necesarias para el desarrollo de los procesos de la gestión documental
tales como la producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos.

2. Público al que está dirigido

El programa de gestión Documental de SISA CARGO INTERNATIONAL S.A.S. está dirigido a los
colaboradores, diferentes grupos de interés y entes de control de acuerdo a lo establecido en la
resolución 061583.

3. Reseña Histórica
Silvana y Santiago hijos del Sr Cesar Ortiz Propietario inicial de la empresa SISA CARGO
INTERNATIONAL LTDA. Creada en el 2005, Quien en 2007 le vendió a Compañía Páez del Cauca,
Cargo Company, Colonia S.A. Carlos Ceballos y Mario Giraldo; luego en el año 2009 el sr Mario
Giraldo en compañía de Fanny Navarro, Juan Pablo Giraldo y Andrea Giraldo se convierten en los
nuevos y actuales dueños de esta.

Conociendo el negocio, el socio mayoritario Mario Giraldo se desempeña como gerente de la

compañía por 7 años, con ayuda de su familia quienes son socios, logran dar sostenibilidad y
crecimiento a la empresa ofreciendo oportunidades de empleo a nivel nacional. La Sra. Fanny
Navarro como subgerente de la empresa, por varios años aportó su conocimiento en la parte
administrativa; el sr Juan Pablo Giraldo ha sido el socio visionario interesado por el excelente
tratamiento laboral y humano de nuestros asociados de negocios; la Sra. Andrea Giraldo la actual
gerente ha contribuido al fortalecimiento de la empresa realizando una excelente labor
administrativa, comercial y operacional.

Se espera a muy corto plazo incrementar nuestro portafolio de servicios para así crecer en el campo
logístico atendiendo los requerimientos de nuestros clientes, manteniendo la confiablidad, el
excelente desempeño, calidad, atención, precio, disposición entre otras y también brindar más
beneficios a la sociedad.

SISA CARGO INTERNATIONAL S.A.S. es una compañía de transporte terrestre que le ofrece servicios
de carga a cualquier destino del territorio nacional. Contamos con un excelente equipo humano,
altamente capacitado, eficiente, responsable que le brindara cumplimiento y seguridad; lo usted
necesita para el manejo y transporte de su carga.

Nuestra principal exigencia es la mejora constante en nuestra labor. Buscando siempre

un óptimo resultado, dando excelentes soluciones de transporte a nuestros clientes.

Nuestros servicios

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 Transporte Terrestre de Carga

 Seca
 Normal
 Peligrosa
 Masiva
 Semi masiva
 Consolidada
 Extra-dimesionada

Servicios

 Exportaciones por Cartagena, Buenaventura, Barranquilla, Tulcán, Paraguachón,

entre otros
 Consolidación
 Retiro
 Vaciada
 Logística inversa de contenedores (ITR)
 Almacenamiento de mercancías
 OTM - DTA

Tipos de Vehículos

 Turbo
 Camión sencillo
 Doble troque
 Tracto camión
 Cama baja

Nuestras sucursales

OFICINA PRINCIPAL CARTAGENA Bosque, transversal 44 #21-35 oficina 201

OFICINA CALI Centro Empresarial Cencar, Acopi Yumbo. Of. 110

OFICINA BUENAVENTURA Cra. 3 # 2-22 of. 303-C Centro (Código 40720)

4. Política Documental
SISA CARGO INTERNATIONAL S.A.S. es una compañía de transporte terrestre que le ofrece servicios
de carga a cualquier destino del territorio nacional, por lo cual establece un compromiso con el
cumplimiento de la normatividad legal vigente, a través de la implementación de programa de
gestión documental que soporte la evidencia de las actividades que realiza la empresa,
suministrando las pautas necesarias para una adecuada gestión de los documentos producidos y
recibidos, asignando las responsabilidad en el manejo, conservación y consulta de los documentos
y Sensibilizar a los trabajadores sobre la importancia del acervo documental y crear el sentido de

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responsabilidad en el manejo de los documentos, procurando la mejora de los procesos de la
organización y satisfaciendo las necesidades de las colaboradores, grupos de interés y entres de
control en temas documentales.

5. Objetivo
Consolidar las políticas que en materia de organización y conservación de documentos se han fijado
a través del Comité de Archivo de acuerdo a las normas emitidas por el ente regulador de la actividad
archivística en Colombia.

5.1. Objetivos Específicos

1. Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la producción y el manejo de
los documentos.

2. Establecer procedimientos administrativos y técnicos que garanticen la conservación y

uso del patrimonio documental de SISA CARGO INTERNATIONAL S.A.S. .

3. Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión de los documentos
producidos y recibidos por SISA CARGO INTERNATIONAL S.A.S. en desarrollo de sus
funciones.

4. Centralizar y delimitar la responsabilidad en el manejo, conservación y consulta de los

documentos.

5. Sensibilizar a los trabajadores sobre la importancia del acervo documental y crear el

sentido de responsabilidad en el manejo de los documentos.

6. Misión SISA Cargo International S.A.S

Ofrecer, prestar y aportar al sector de industriales, comercializadores, agentes, representantes, y a
todo el que de alguna manera esté involucrado en la cadena de logística, la mejor solución a sus
necesidades y expectativas de transporte terrestre de productos y mercancías que requieren y
ameritan un cuidado especial. Nuestra actividad se debe realizar apoyados en equipos de la más
adecuada tecnología, recurso humano calificado, decididamente comprometido y satisfecho.
Garantizando a los socios rentabilidad y crecimiento sostenido de su inversión.

7. Visión SISA Cargo International S.A.S

Consolidará su presencia en Colombia en 2020, posicionándose como una de las mejores opciones
en transporte terrestre de carga; cimentando su crecimiento en tecnología de punta, con
condiciones muy seguras para la prestación de una asistencia eficaz, elevando los niveles de
competitividad de sus servicios. Para todo ello contaremos permanentemente con un equipo de
colaboradores comprometidos, con alta dinámica participativa en la vida y gestión de la empresa;
con un grupo de clientes y usuarios con altos niveles de fidelidad basados en su total satisfacción.
Así mismo seremos reconocidos por ser portadores de inversión y generación de empleo, a través

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de una labor ejemplar y digna en el cumplimiento del deber, que llene de confianza a todos nuestros
beneficiarios.

8. Organigrama

Para cumplir con el objetivo, es importante que todas las áreas de la empresa se involucren con el
Programa de Gestión Documental, cumpliendo con los requisitos legales y normativos para lograr
que los funcionarios desarrollen mejores prácticas en la organización de los archivos, incluyendo la
labor archivística en las funciones del personal y de esta manera contribuir al mejoramiento de los
procesos.

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9. Mapa De Procesos SISA Cargo International S.A.S

10. Diagnostico Documental De SISA Cargo internacional SAS

Con el fin de identificar la situación actual de la empresa, se aplicó un instrumento diagnostico que
permite determinar la línea base que marcara el inicio para la implementación del programa de
gestión documental, el diagnóstico fue realizado analizando los siguientes aspectos:

a) Planeación del programa de gestión documental

b) Etapa de producción del programa de gestión documental
c) Etapa de gestión y tramite del programa
d) Proceso de organización del programa
e) Proceso de transferencia documental
f) Proceso disposición de documentos
g) Proceso de preservación a largo plazo
h) Proceso de valoración documental
i) Proceso de conservación

Análisis de los resultados

La empresa SISA cargo internacional SAS no posee sistemas de información orientados al

tratamiento y administración de datos e información, que permita la organización y uso posterior,
generados para cubrir las necesidad.

a) Planeación del programa de gestión documental

La Planeación es el conjunto de actividades encaminadas a la generación y valoración de los

Documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y
técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de
procesos, análisis diplomático y su registro en el Sistema de Gestión Documental.

En este ítem la empresa representa un porcentaje de incumplimiento del 90% dado que no se
cuenta con la planificación de las actividades emanadas en la ley de archivo para la

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 conformación del programa de gestión documental, sin embargo, la organización posee una
estructura documental organizada de acuerdo a cada una de las áreas funcionales de la
organización.

b) Etapa de producción del programa de gestión documental

Esta etapa contemplan las actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de
Producción o ingreso, formato, estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso
en que actúa y los resultados esperados, en la valoración del diagnóstico dio un grado de
incumplimiento del 80%, haciendo claridad que la producción de los documentos en su mayoría
son realizados a raves del software Zeus contable.

c) Etapa de gestión y tramite del programa

Se trata del conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la

distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los Documentos, el control y seguimiento
a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

Para la etapa de gestión y tramite a pesar de Llevar seguimiento y control del trámite a las
comunicaciones que se decepcionan o envían, no poseen protocolos instructivos que
reglamenten esta operación, la radicación de la información se realiza a través de un libro donde
se relaciona todo la documentación que llega, el cumplimiento en esta etapa es del 10%.

d) Proceso de organización del programa

El proceso de Organización del programa es un conjunto de operaciones técnicas para declarar
el Documento en el Sistema de Gestión Documental, Clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado,
Ordenarlo y Describirlo adecuadamente, las fortalezas identificadas en este punto corresponden
a la forma de organización del archivo dado que pese a que no poseen tablas de retención, están
organizados de acuerdo a las funciones de cada área de la organización y archivados de menor a
mayor, siendo asi la valoración de este ítem del 85%.

e) Proceso de transferencia documental

Este proceso enmarca el conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para Transferir los
Documentos durante las Fases de Archivo, verificando la estructura, la validación del formato de
generación, la migración, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los
metadatos de preservación y los metadatos prescriptivos
La empresa SISA no realiza actividades de transferencia documental, dado que los archivos de
gestión año tras año pasan a un lugar adecuado para el almacenamiento de la documentación,
sin que existan protocolos que aprueben esta transferencia.

f) Proceso disposición de documentos

En este proceso se realiza la selección de los Documentos en cualquier etapa del Archivo, con
miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido
en las Tablas de Retención Documental o en las Tablas de Valoración Documental, SISA CARGO
SAS aún no se ha desarrollado las actividades sugeridas para esta etapa, en el diagnóstico

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realizado se muestra que existen oportunidades de mejora para la implementación de
procedimientos para la disposición de la documentación.

g) Proceso de preservación a largo plazo

Preservación a Largo Plazo abarca un conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento, este ítem tiene un
incumplimiento del 87%, dado que no aplican los criterios establecidos por la normatividad
vigente, sin embargo la empresa para preservar los archivos y ,mantenerlos libres de agentes
naturales de destrucción realiza jornadas de fumigación cada 6 meses, las cuales han resultado
con un alto nivel de efectividad.

h) Proceso de valoración documental

Valoración es el proceso permanente y continúo que inicia desde la Planificación de los
Documentos y por medio del cual se determinan sus Valores Primarios y Secundarios, con el fin
de establecer su permanencia en las diferentes Fases del Archivo y determinar su destino final
(eliminación o conservación temporal o definitiva).
Para este proceso la organización no ha implementado ningún protocolo que lo lleve a su
cumplimiento dado que estas actividades se plantearan en el programa de gestión documental
que se implementara en la organización.

i) Proceso de conservación
En este ítem se analizaron las Condiciones Generales de las Edificaciones de Archivo,
teniendo los siguientes resultados:

Ubicación:

Las características del terreno donde está ubicado el archivo se encuentra sin riesgos de
humedad subterránea o problemas de inundación ofreciendo estabilidad, prever el espacio
suficiente para albergar la documentación acumulada, aunque su capacidad máxima está
completa para el natural incremento.

Aspectos Estructurales:

Se utiliza estantería de 2.20 mts de alto, la resistencia de las placas y pisos esta dimensionada
para soportar la carga, los pisos, muros, techos y puertas están construidos con material
ignífugos de alta resistencia y desgaste mínimo a la abrasión, las pinturas utilizadas son
adecuadas para la conservación del archivo, no se observó desprendimiento de sustancias
nocivas para la documentación.

Capacidad de Almacenamiento:

Los depósitos del archivo está ocupado en el 100% de su capacidad, se debe tener en cuenta
el crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que establezcan los
procesos de retención y valoración documental.

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 Distribución:

Las áreas destinadas para la custodia de la documentación no cuentan con los elementos de
control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos, las zonas de trabajo
archivístico, consulta y prestación de servicios dentro de la organización. Las áreas técnicas
tienen relación con los de depósitos, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe
existir en cuanto a la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las zonas de
custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos

11. Conceptos Y Definiciones

Administración De Archivos: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación,

dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los
archivos de una institución.

Archivo. Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes de la historia.

Archivo Activo: Es aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los
asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas
u otras que la soliciten.

Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, pero, que siguen siendo
vigentes y son objeto de consultas por las propias oficinas y los particulares en general.

Archivo Histórico: Es aquel al que se transfiere la documentación del archivo central, que por
decisión del Comité de Archivo y Correspondencia de acuerdo con las tablas de retención
documental, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación,
la ciencia y la cultura.

Carpeta. Cubierta en la que se resguardan los documentos para su conservación.

Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración
a un archivo permanente.

Conservación Preventiva. Son todas las estrategias dirigidas a garantizar la integridad física y
funcional de los documentos, objetivos relacionados con aspectos de orden administrativo,
infraestructura y particularidades de la documentación, donde el fin es garantizar la conservación
de los documentos.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

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Desarchivo De Documentos. Devolución a las dependencias de los documentos transferidos al
Archivo Central, previa solicitud debidamente justificada en trámites administrativos o
requerimientos de entes judiciales o de control.

Planeación: Formular los documentos que reflejan la planeación del proceso de Gestión
Documental e implementar los planes para alcanzar el objetivo y para asegurar el cumplimiento a
las actividades que han sido asignadas.

Recepción: Conjunto de operaciones de verificación y control que la institución debe realizar para
la admisión de los documentos que son remitidos por cualquier dirección o dependencia.

Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destino.

Tramite: Recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimento de su

función administrativa.

Organización: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación

documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contiene.

Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
ciclo vital según la Tabla de Retención Documental.

Disposición Final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los
documentos registrada en las TRD. Con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.

12. Lineamientos De Los Procesos De Gestión De Gestión Documental

De acuerdo con lo establecido en el artículo 22 de la Ley 594 de 2000, se deben desarrollar los
siguientes procesos interrelacionados, desde el origen, creación y diseño de formatos y
documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia.

12.1. Producción Documental

La producción documental consiste en la elaboración de documentos, formatos según la
necesidad y las funciones de cada dependencia de la empresa, para lo cual se encuentran
estandarizados los parámetros para la construcción de los mismos:

Encabezado: Constituido por

 Logo de la empresa: debe estar ubicado en la esquina superior izquierda del documento.
 Título del documento: Nombre de identificación del documento
 Identificación del documento: Código de identificación del documento
 Versión: Número de edición del documento
 Fecha de Aprobación del documento: En formato día mes año
 No de Pág.: Números de páginas que componen el documento

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 Cuerpo del documento

 Objetivo: explica el propósito que tiene el documento.

 Alcance: Son las limitaciones o campo de aplicación del documento, describe la cobertura de
las disposiciones en términos de procesos, cargos, áreas.
 Definiciones: Incluir las explicaciones y definiciones estrictamente necesarios.
 Documentos de referencia: Referencias de los documentos externos
 Contenido: Desarrollo del documento y/o Descripción de actividades. La forma de redacción
de los documentos es en forma libre, ello quiere decir que el usuario lo puede presentar en
prosa, diagrama de flujo, matriz o flujo multicolumna, la combinación de cualquiera de ellas u
otras que considere apropiadas como gráficos, símbolos, etc. Debe utilizar siempre el mismo
término para definir el mismo concepto.
 Anexos: Documentos Anexos
 Actualizaciones: Identificación de cambios

Formatos

Encabezado: Constituido por

 Logo de la empresa: debe estar ubicado en la esquina superior izquierda del documento.
 Título del formato: Nombre de identificación
 Identificación del documento: Código de identificación del documento
 Versión: Número de edición del documento
 Fecha de Aprobación: En formato día mes año
 Cuerpo de formato: El cuerpo de los formatos está constituido por campos libres de acuerdo a
lo que se necesite registrar. Es responsabilidad de la persona que realiza un documento definir
los formatos necesarios con sus respectivos campos para verificar la realización de una
actividad.

Durante este proceso se desarrollan las actividades de: recibo, verificación y confrontación; registro,
radicación, y clasificación.

12.2. Recepción de documentos, verificación v confrontación:

Al momento de recibir un documento, independientemente de su origen, se debe verificar:

a) Que el documento venga dirigido a SISA. Sin este requisito, el funcionario encargado de
su recepción debe abstenerse de recibirlo;

b) Que venga acompañado de las copias o anexos que se citan, confrontando que
correspondan a lo anunciado y que el número de folios coincida con los citados.

c) Que contenga los datos de la entidad que las remite, así como su dirección y ciudad a
donde se deba enviar respuesta.

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Nota: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o
responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar a la
dependencia competente, donde se determinarán las acciones a seguir.

12.2.1. Radicación, registro y distribución

Para la radicación del documento se le asigna un número consecutivo a la comunicación
recibida, junto con la fecha y hora. Tanto en el original de la comunicación y en la copia que
conservará el usuario, en un espacio en donde no obstruya apartes de la comunicación.

Para el registro, se hace la anotación de los datos básicos del documento recibido, tales
como: nombre del remitente o destinatario, nombre de la dependencia competente,
número de radicación, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), en el libro designado
para tal f in.

Para la clasificación y distribución, la persona encargada, clasifica los documentos físicos,

de acuerdo con su destinatario y los ubica en el puesto respectivo.

12.2.2. Distribución de documentos:

Comprende todas aquellas actividades tendientes a garantizar que los documentos

lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos
al interior y al exterior.

12.2.2.1. Distribución interna:

Se hace la distribución de documentos en las dependencias destinatarias y
productoras, de forma inmediata al recibo de la documentación

12.2.2.2. Distribución externa:

Para la distribución externa de la correspondencia, la persona encargada deberá
cumplir con los siguientes pasos:

a) Recibir y verificar el cumplimiento de requisitos del documento a enviar;

b) Separar la correspondencia interna de la externa;
c) Determinar el medio de envío (entrega personal, correo tradicional, correo
electrónico, apartado aéreo, trámite en línea o página web, entre otros) y la
clase de servicio de correo a utilizar (urgente, correo certificado, especial,
etc.);
d) Diligenciar la planilla establecida para el envío externo de correspondencia;
e) Imprimir la planilla para la firma;
f) Realizar el embalaje y despacho de la correspondencia;
g) Efectuar los ajustes o correcciones a las comunicaciones devueltas y Registrar
el control de envío de documentos devuelto

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 12.3. Tramite de documentos
En este paso se busca Optimizar procesos y formación del personal para disminuir tiempos de
repuestas a procesos del cliente externo peticiones, quejas, reclamos y soluciones (PQRS), informar
clara y correctamente sobre las políticas de la empresa, prestar el servicio de transporte con lealtad,
respeto, responsabilidad, servicio, transparencia y conocer las propuestas del cliente para aclarar
sus inquietudes.

12.4. Organización Documental

Es el proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y descripción de los documentos,
indicando los lineamientos de tiempo, conservación en el ciclo de vida de los documentos,
contempla la publicación de los instrumentos archivísticos en la página web, actualización de las
tablas de retención documental, capacitación a los miembros de la organización y seguimiento a los
procesos y a la correcta conformación de la documentación.

Ordenación documental, la cual se realiza cronológicamente, dentro de las carpetas va del

documento más antiguo al más reciente como un libro, en carpetas cuatro aletas.

Cada carpeta tendrá un máximo de 200 folios, si el número de folios excede de 200 se abrirá otra
carpeta la cual se identifica con el nombre de la carpeta o serie documental de acuerdo TRD y se
dice 1 de 2. Y el No.1 de 2.

FOLIACION

Definiciones

1. Folio: Hoja.

2. Foliar: Acción de numerar hojas.

3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta”

12.4.1. Clasificación y ordenación documental

Para la clasificación documental se toma como base el organigrama de la empresa SISA en la cual
se encuentra la distribución de las áreas administrativas y operativas sobre las que se levanta la
tabla de retención y valoración documental de acuerdo a las series y sub series identificando los
tipos documentales de las tablas, indicando el control, tratamiento y organización de los documento

12.5. Consulta de documentos

Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que
contienen.

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural,
Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo, y,
de ser necesario, a obtener copia de los mismos.

Para el cumplimiento de este propósito, todos los colaboradores están en la obligación de atender
de manera respetuosa los requerimientos y solicitudes en forma personal, telefónica o por correo

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electrónico, o de remitirlos al encargado. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por
parte de clientes, partes interesadas o entre dependencias, se debe facilitar con los controles
correspondientes.

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el
jefe de la respectiva dependencia y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de
reservado, conforme a las leyes La consulta se puede hacer mediante solicitud escrita dirigida al jefe
de la dependencia o al funcionario responsable del Archivo, en caso de que la información a
consultar se encuentre en dicho sitio.

12.6. Conservación de documentos

Los documentos que se produzca en SISA SA deberán ser en papel blanco de 75 gramos, libre de
ácido y las tintas para impresión deben ser en laser.

Los funcionarios con facultad para firmar documentos, únicamente podrán hacerlo con lapicero
de tinta negra insoluble, no se usarán plumas fuente ni micro puntas.

Los archivos de gestión deben ser fumigados por lo dos veces al año por microaspersión con
químicos de baja toxicidad.

Todos los documentos se imprimirán en margen de 4cm en el lado izquierdo de la hoja para evitar
perder información en el momento de archivar o encuadernar la documentación las estanterías
o archivadores, la documentación debe conservarse la siguiente manera:

Archivo vertical: Las carpetas se archivan en orden de izquierda a derecha en orden de acuerdo
con la serie documental y numérico ascendente, en caso de que el orden sea alfabético en orden
de letra ascendente. La identificación de la carpeta debe ser con sticker adhesivo en la pestaña
vertical de la carpeta. Para mantener las carpetas organizadas debe utilizarse separadores
metálicos.

Las estanterías deberán limpiarse sacando toda la documentación por lo menos una vez cada dos
meses, así mismo la carpetas.

12.7. Disposición De Los Documentos

Hace referencia al ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesa un
documento durante su proceso de producción hasta su conservación final.

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 2 Preservación A Largo Plazo

Es el conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para

garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento”.

ESPECIFICACIONES CAJAS DE ARCHIVO- REF X100

Ref.: Caja Para Archivo Central

Dimensiones internas: ancho: 20 cm. x alto: 25 cm. X largo: 39 cm.

Dimensiones externas: ancho: 21 cm. x alto: 26.5 cm. X largo: 40 cm.

Medidas que se que se podrán ajustar de acuerdo con el formato de la documentación.

Diseño: Incluye una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su
manipulación. Las cajas no deben tener perforaciones que faciliten la entrada de polvo e insectos.

Material: Cajas producidas con cartón kraft corrugado de pared sencilla, Las especificaciones que
deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las cajas que para el caso se recomienda el
cartón corrugado con recubrimiento están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de
archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397 Materiales para
documentos de archivo con soporte papel.

Las principales especificaciones se anotan a continuación:

Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión vertical (RCV)
de 790 ó 930 kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2.

Especificaciones de las Carpetas con Solapas Laterales (Carpeta Cuatro Aletas)

Dimensiones:

Total: Ancho: 69.5 cm. X largo: 69.5 cm.

De la base central: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm.

De las aletas laterales: Ancho: 22 cm. X largo: 35 cm.

Ancho: 25.5 cm. X largo: 35 cm.

De las aletas superiores: Ancho: 22.5 cm. X largo: 17cm.

Material: Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las
carpetas, están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la
permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397 Materiales para documentos de archivo con soporte
papel. Características de calidad. La cartulina debe estar libre de pulpas lignificadas o recicladas
Deberá tener pH neutro o preferiblemente contar con una reserva alcalina.

Deberá estar libre de partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores,

peróxidos y sulfuro Resistente al doblez y al rasgado

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 12.8. Transferencia Documental

Es la remisión de documentos de los archivos de gestión al archivo central y de este al archivo

histórico de acuerdo con las tablas de retención documental aprobadas por el comité de archivo.

La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de los documentos que

cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de
inventario de documentos, según calendario de transferencias previamente programado.

Transferencias Primarias: Es la remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo

Central Teniendo en cuenta las siguientes actividades:

 Cronograma de transferencias documentales.

 Revisión y verificación.

 Preparación física de los documentos.

 Ubicación de las carpetas en cajas.

 Levantamiento de Inventario.

 Elaborar y firmar la respectiva acta de entrega de los documentos.

Transferencias Secundarias: es la remisión de documentos del Archivo Central al Archivo Histórico

o a la instancia competente, éste último previa aprobación del Comité de Archivo de la Entidad.

12.9. El inventario documental

Es un instrumento de control y recuperación de información en el que se describe de manera exacta
los datos de cada una de las unidades de conservación que conforman las series o asuntos de un
fondo. Es un Instrumento de descripción en el cual queda consignada una (1) a una (1) todas las
series o unidades documentales de un fondo, debidamente clasificadas e identificadas.

Tiene como fin principal dejar constancia de la documentación existente en un fondo o archivo pero
a partir de él se apoyan la clasificación, el control de trámite, la selección, la transferencia y la
eliminación así como la búsqueda y el servicio.

12.10. Directrices para la Disposición final de documentos

La disposición final determina la decisión resultante de la valoración dispuesta e acuerdo al ciclo
vital de los documentos, determinando su valor permanente, su eliminación.

Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que
lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo,
estructura, procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia.

Eliminación: La entidad, determina el proceso mediante el cual, se destruyen los documentos, que
han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de
relevancia para la Dirección.

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La eliminación resulta de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes, para lo cual se debe tener
en cuenta:

 Lo estipulado en las tablas de retención documental

 La valoración avalada por el comité de archivo
 Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación

Los documentos que deban ser eliminados de acuerdo con los criterios de disposición final
establecidos en la tabla de retención documental deben cumplir con el siguiente procedimiento:

 Elaborar un inventario documental

 Tener el visto bueno de la dependencia responsable del archivo
 Aprobación del comité de archivo

Selección: Proceso mediante el cual la entidad, determina la conservación parcial de la

documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la cual se
conservan ciertos documentos de carácter representativo.

13 Fases de implementación del programa de gestión documental

Para la implementación del programa de gestión documental de SISA SAS, se ha establecido el
siguiente cronograma de actividades con el fin de cerrar las brechas identificadas en el diagnostico
documental efectuado.

ETAPA ACTIVIDAD FECHA RESPONSABLE

1.- Planeación Establecer las políticas de Gestión Documental Noviembre Comité de
del programa 5 al 15 del Archivo
de gestión Definición de criterios para la elaboración de 2017
documental los documentos en las distintas oficinas.

Establecimiento de planes presupuestales

para la ejecución de la actividades de archivo
de acuerdo a las necesidades detectadas en
gestión Documental

Diseño del plan estratégicos para el desarrollo

de las políticas archivísticas.

Capacitación de personal para realizar las

tareas de Gestión Documental.

Definir los anuales, procesos, procedimientos

e instructivos de gestión Documental

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 Elaborar el normograma donde se describan
las normas que aplican a todos los proceso de
la empresa.
2.- Etapa de Estandarización de formatos y documentos de Noviembre Comité de
producción del la organización. 15 al 30 del Archivo
programa de 2017
gestión Generar el control de versiones para las
documental aprobaciones de los formatos

Implementación de controles para las firmas

autorizadas

3.- Etapa de Implementar mecanismos para la entrega de Diciembre Comité de

gestión y documentos a los usuarios internos o externos 1 al 10 del Archivo
tramite del 2017
programa Establecer el procedimiento de distribución de
los documentos

Realizar seguimiento y control del trámite a las

comunicaciones que se recepcionan o envían

Analizar la implementación de software para

la recepción y distribución de las
comunicaciones

Elaborar el reglamento para la recepción y

distribución de las comunicaciones
4.- Proceso de Aplicar los procedimientos de clasificación, Diciembre Comité de
organización ordenación y descripción documental 10 al 20 del Archivo
del programa 2017
Aplicar las agrupaciones documentales según
la clasificación documental

Ordenar las carpetas siendo el primer

documento el más antiguo y el último el más
reciente

Realizar inventario de la documentación

Realizar adecuadamente la foliación de las

unidades documentales

Adecuar el mobiliario para las conservación de

los documentos tanto en los archivos de
gestión como en el Central

Redactar el reglamento de archivo para la

unidad de Archivo

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 Rotular las unidades de conservación de los
documentos

Elaborar las Tablas de Valoración documental

para la organización de los documentos del
fondo acumulado

5.- Proceso de Transferir los documentos al archivo historico.

Diciembre Comité de
transferencia 20 al 30 del Archivo
documental Sensibilizar al personal de la organización 2017
sobre los procedimientos de organización
antes de ser transferidos

Adquirir los medios de embalaje adecuados

para la transferencia

6.- Proceso Elaborar procedimiento para la aplicación de la Enero 5 al Comité de

disposición de Disposición final de los documentos. 10 del 2018 Archivo
documentos
Digitalizar los documentos antes de ser
eliminados

7.- Proceso de Realizar copia de seguridad de los documentos Enero 15 al Comité de

preservación a digitalizados 20 del 2018 Archivo
largo plazo
Publicar el listado de los documentos a
eliminar para la consulta de los ciudadanos

8.- Proceso de Identificación de los documentos desde el Enero 20 al Comité de

valoración momento de la producción que por su valor 30 del 2018 Archivo
documental son considerados históricos

valorar los documentos para sus

transferencias
9.-Proceso de Adecuar las estanterías para la capacidades de Febrero 1 al Comité de
conservación archivo y su incremento en el tiempo 15 del 2018 Archivo

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