TECNICAS ADMI NI ST RATIVAS BÁSI CAS

TEMA 2: LA CORRESPONDENCIA DENTRO DE LA EMPRESA

1. INTRODUCCIÓN.

La cantidad de correo que recibe y genera la empresa puede ser tan voluminosa
que se haga necesaria la creación de un departamento encargado de recibir, abrir,
seleccionar y distribuir el correo recepcionado, así como de verificar, franquear y
expedir el correo a enviar.

No se abrirá la correspondencia que tenga como destinatario a una

persona concreta. Tampoco se podrá abrir aquella que en el sobre o en la dirección del
destinatario lleve escrita las expresiones tales como "a la atención de", "personal",
"confidencial", etc.

La/s persona/s encargadas del departamento de correspondencia deben

realizar una primera selección de todas las cartas, publicidad, paquetes, etc., que se
reciben y desechar aquello cuya información y contenido no afecte a la actividad comercial.

T an t o lo s do c umen t os que en v í a co mo lo s que r ec i be el d ep ar t amen t o

d e correspondencia comercial de una empresa se pueden efectuar por distintos
medios, canales o servicios como los que aparecen en el cuadro siguiente:

Servicio de... Se utiliza para...

Correos y telégrafos (Correos) Correo ordinario y servicio de telegramas.

Repartir gran cantidad de correspondencia

Empresas privadas
comercial en una misma localidad. Suele ser
de reparto
utilizada por bancos, cajas de ahorro, etc.
Agencias de Entregas urgentes de pequeños paquetes,
Transportes paquetes y mercancías entre distintas
localidades. Los servicios suelen efectuarse
en menos de 24 horas.
Agencias de Entregas urgentes, casi inmediatas, de
Mensajería cartas y pequeños paquetes.
Vía I n t e r n e t por Envíos inmediatos de cartas comerciales,
correo electrónico escritos, etc., tanto a escala nacional como
"e-mail" Internacional.

2. ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

Entendemos por entrada de la correspondencia la recepción de documentos que son

recibidos mediante correo, fax, telégrafos, mensajería, etc.

Una vez que estos documentos están en nuestro poder (proceso de recepcion) podemos
iniciar su selección, registro y distribución.
3. LA RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA.

► Recepción y clasificación.
Si en un sobre aparecen expresiones como privado, confidencial,, reservado, personal, a la
atención de..., o expresiones similares, no se abrirá, sino que lo entregaremos cerrado a la
persona a la que va dirigido.

Abriremos el resto de los sobres y, tras leer la información que contienen, los
clasificaremos.

Comprobaremos también que dentro del sobre se adjunta aquello que se indica en el
documento. Por ejemplo, si una cara dice, adjunto remito cheque, o adjunto remito factura,
nuestro envío de catálogo, envío de muestras, etc., debemos comprobar se han adjuntado tales
documentos, para anotarlos como anexo en el registro o, en caso contrario, reclamarlos.

Si los datos del remitente figuran únicamente en el sobre guardará también.

Por lo tanto, se procederá a comprobar lo siguiente:

 Remitente.
 Contenido.
 Anexos, si los hubiese.
 Departamento o persona destinataria.

► Numeración y Registro.

Después de comprobar las operaciones anteriores, se procede numerar la

correspondencia y a anotarla en el libro de registro de entrada de correspondencia.

La numeración consiste en asignar números correlativos a cada carta de entrada.

Normalmente se pone un sello, con los datos básicos del registro de entrada: nº asignado,
fecha de llegada, destinatario de la comunicación y fecha de contestaciones.

ENTRADA
SECRETARÍA

N.° de Registro: 589

‘F ech a: 7 de oct ubre de 20XX,

Fecha de recepción:
N°:

Departamento/s: _________________________________________

Fecha contestación:
 Los apartados N°, fecha de recepción y departamento/s, deberán
coincidir con los anotados en el libro de registro.

El apartado fecha de contestación se cumplimentará en las ocasiones en que se deba

dejar c o n s t an c i a d el d í a d e la r es p u es t a , p ar a en un f u t u r o p o d er u t i li za r la
f ec h a d e contestación como referencia n/escrito.

El registro de la correspondencia es una tarea voluntaria para las empresas

privadas, y obligatoria si se trata de organismos públicos.

Cada empresa tendrá el libro con el rayado que mejor se adapte a sus
necesidades. En el mercado existen una gran variedad de estos libros. Este libro
consta de las siguientes columnas:

− N° de registro: número de orden correlativo, que será el mismo que se

escribe en el sello de registro.
− Fecha de entrada: fecha de recepción del documento registrado, en
algunos casos se suele incluir la hora.
− Remitente: nombre, razón social u organismo y localidad de quien
envía el documento.
− Clase de documento: clase de documento recibido, ya sea carta, telegrama,
paquete, etc. Se suele usar la inicial del mismo:

C = Carta TP = Tarjeta postal TL = Telegrama PP = Paquete postal

No son siglas normalizadas, sino que cada empresa puede utilizar las que estime
oportunas.

− Anexos: indicaremos si la carta viene acompañada de algún otro

documento, como por ejemplo cheques, letras de cambio, etc.

− Extracto de su contenido: escribiremos el motivo de la comunicación

Y podemos utilizar el propio asunto de la carta.

− Departamento que recibe la comunicación: especificaremos el nombre

del departamento destinatario, o en su defecto de la persona o cargo que
recibe la comunicación. Si son varios los departamentos destinatarios se pueden
indicar.

N° de Fecha de Remitente Clase de Anexos Extracto de su

Dpto. que
Registro entrada documento contenido
recibe la
comunicación

En resumen:
 Numeración y
Recibimo registro en el
s la Abrimos y
Clasificamos libro de entrada
correspon comprobamo
s su de
dencia correspondencia.
contenido

Observa el siguiente ejemplo:

La empresa Industrias Solans, S.A. recibe el día 2 de abril como parte de su

correspondencia los siguientes documentos:

− Carta de la empresa AGROJARDÍN de Salamanca en la que realiza un pedido.

− Catálogo de productos para la próxima temporada de verano de LORIA, S.A. de Tarrasa.
− Paquete de la empresa PUBLIMAK, S.L. de Oviedo, que contiene un vídeo con la campana de
publicidad.
− Carta certificada de A. Pérez de Madrid, que contiene cheque por el pago de la factura
n° 345.
En la siguiente tabla te presentamos el rayado que le corresponde.

N° de Fecha Remitente Clase Anexos Extracto Dpto. que lo

Registro de recibe
1.010 0 2/ 0 4/ 0 Agro jardín Carta su
Pedido Ventas
de
1.011 0 2/ 0 4/ 0 Loria, S.A, Impresos Catálogo Oferta Compras
de temporada
Tarrasa de verano
1.012 02/ 04/ 0 Publimak de Paquete Vídeo Campaña de Publicidad
Oviedo publicidad
1.013 02/ 04/ 0 A. Pérez de Carta Cheque Pago Fra. Contabilidad
Madrid Certificad n°
► Distribución de la correspondencia.
Una vez que la correspondencia se ha registrado se deberá distribuir entre los
destinatarios, teniendo en cuenta que:

 primero se entrega la correspondencia "urgente" y después el resto.

 las comunicaciones privadas deben entregarse en mano.
 Cuando una carta o documento pueda afectar a más de un departamento, se
deberá realizar una fotocopia para cada uno de ellos, repartiendo el original
al departamento destinatario y las fotocopias al resto.

4. Informatización de la recepción de correspondencia.

las nuevas tecnologías se van abriendo paso en el proceso de gestión de la correspondencia

de las empresas, pues ya se aplican a todo el proceso de recepción, en sus distintas fases.

► Recepción
En el proceso de apertura y clasificación de la correspondencia se integran los programas
 informáticos de gestión documental que, a través de la digitalización, convierten los
documentos en papel en archivos informáticos que son los que posteriormente serán
manipulados.
Esto tiene importantes ventajas; por un lado, el original en papel se registra y archiva y no
se manipula, lo que asegura su conservación, preservándolo de destrucciones accidentales;
por otro lado, al estar el contenido en formato digital, el destinatario, por ejemplo, puede
utilizar este contenido para citarlo en su contestación; puede archivarlo en su equipo
informático y consultarlo fácilmente cuando lo necesite, etc.

► Numeración y registro
En esta fase del proceso las nuevas tecnologías aportan soluciones que la hacen mucho más
cómoda.
– A través de los programas de digitalización, se imprime un sello en la copia digital. Además,
se permite la emisión de etiquetas con dicho número que se pegan en el documento en papel y
permiten su conecto archivado. Por otro lado, estos programas enlazan con una aplicación
(que puede ser específica o genérica como Microsoft Excel) que tiene la estructura de las
tablas del libro y registran los documentos digitalizados.
– Otras empresas utilizan etiquetas con códigos de barras que pegan en cada documento
que entra y luego, a través de lectores de código de barras, llevan a cabo su registro en un
libro de formato digital.

► Distribución
Si los documentos se han digitalizado, la distribución será muy simple, pues los documentos se
envían a los destinatarios mediante avisos automáticos que advierten de la recepción, que
queda almacenada en la red y puede consultarse on-line.

5. SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

Los distintos departamentos enviarán al departamento de correspondencia todas

aquellas cartas o documentos que desean enviar a sus clientes, proveedores, etc.

► Confección.
Es posible que nos encarguen a nosotros la confección de la correspondencia, es
decir, redactar los escritos oportunos, mecanografiarlos o utilizar un procesador de
textos, firmarlos y poner el sello de la empresa. Ö bien, se nos dará confeccionada
para que sólo procedamos a su registro o envío.

► Plegado y ensobrado.
La forma de doblar las cartas y el tipo de sobre en que se introducirán tienen mucha
importancia.
Las cartas se suelen doblar en tres partes, si se utiliza el tamaño A4, y siempre con el texto
o el contenido hacia dentro, para que el membrete quede a la vista según se abre la carta.

Las notas breves y demás escritos cortos puede que no sea necesario que se plieguen, debido
al tamaño del papel (que suele ser A5). Si deben plegarse, se doblan por la mitad con el texto
hacia dentro.
En todo caso, la forma de doblar las cartas irá condicionada por el formato y tamaño del
sobre que se va a utilizar.

En cuanto al tipo de sobre, el más utilizado es el sobre de "ventana", caracterizado por

tener una ventana transparente; esto hace que el plegado de la carta deba realizarse de tal
forma que la dirección del destinatario (que. como sabemos, figura en la parte superior de
la carta), coincida con la ventana del sobre.

Papel plegado tres veces

► Numeración y registro.

Si se desea dejar constancia de la correspondencia que se remite al destinatario se

procederá a registrar y archivar una copia de los documentos.

La correspondencia que se va a enviar debe numerarse, asignando números correlativos

que constituirán las referencias del escrito.

El registro de la correspondencia se llevará en el libro registro de salida de la

correspondencia. Antes de la anotación, normalmente, la correspondencia se estampa con
un sello fechador que contiene los datos básicos del registro de salida: nº asignado, fecha
de salida y sección, departamento.

Libro de salida de correspondencia

Este libro consta de las siguientes columnas:

 N.° de orden: número de orden correlativo de salida.

 Fecha: fecha de salida.
 Destinatario: nombre, razón social u organismo a quien se envía/n el/los
documento/s y localidad.
 Clase: clase de documento enviado, ya sea carta, telegrama, paquete, etc. Se suele
usar la inicial del mismo:

C = Carta TP = Tarjeta Postal TL = Telegrama PP = Paquete Postal

 Anexos: especificaremos si la carta va acompañada de algún otro documento.

Observaciones: indicaremos si la carta es certificada, urgente, etc.

Fíjate en el siguiente ejemplo de libro de registro de correspondencia

−Con fecha 11/06 envía a la empresa Mapy, S.L. de Ourense una carta
certificada.
−Con fecha 11/06 envía a la empresa Mercurio, S.A. de Teruel carta acompañada de
catálogos.
−Con fecha 12/06/ envía a J. Vara Alonso de Santander carta acompañada de
factura n.° 450.
 −Con fecha 12/06/ envía a A. Torio Hernández de Huesca un paquete con muestra
de colonias.

N° de Fecha Destinatario Clase nexos Observaciones 1

orden
1400 11/06/0 Mapy,S.L de C Certificada
Ourense
1401 11/06/0 Mercurio,S.A de C Catálogos
Teruel
1402 12/06/0 J. Vara Alonso de C Factura Se envía la
Santander mercancía por
Transnor
1403/99 1 2 / 0 6 / 0 A. Torio Hernández PP
de Huesca
► Envío.
Para que la correspondencia sea enviada correctamente procederemos a cerrar los sobres,
franquearlos de acuerdo con sus características de tamaño y peso y, finalmente,
entregarla al servicio de Correos o empresa de mensajería.
Es posible que la empresa u organismo tenga concertado el franqueo con el servicio de
Correos; en ese caso seguiremos Ias instrucciones precisas.
Una vez que la correspondencia ha sido registrada, hemos comprobado que está firmada y se
adjuntan los anexos si es que los hay, el último paso será pesar y franquear cada una de las
cartas, paquetes... que van a ser enviados

El pesado es necesario, dado que la mayoría de las tarifas postales toman como indicador el
peso del envío.
En cuanto al franqueo, consiste en pagar el precio correspondiente al envío, el cual puede
realizarse de varias formas:
− Sellos: el sistema tradicional de franqueo es el realizado a través de sello postal,
que sirve de comprobante de pago previo de los envíos efectuados por correo.
Actualmente el sistema de pegar un sello, se va sustituyendo por etiquetas postales,
mucho mas útiles.
− Tu sello: Correos ofrece la posibilidad de comprar pliegos de 25 sellos personalizados
con las imágenes que la empresa desee y así hacer exclusivos los envíos de marketing
directo y todo tipo de comunicaciones.
− Franqueo pagado: está pensado para usuarios que efectúen depósitos masivos de
cartas e impresos con periodicidad. El depósito de los envíos se hará en los Centros de
Admisión Masiva, acompañado de su correspondiente albarán de entrega. La
identificación de estos envíos se realiza con la impresión mecánica de un rectángulo en
la esquina superior derecha del sobre.
− Franqueo en destino: supone que es el destinatario del envío quien su precio. Para
las empresas es una manera de garantizar la respuesta de las comunicaciones a los
clientes, permitiendo que los mismos cumplimenten el cupón respuesta y se olviden
 del coste del envío.

6. Informatización del envío de correspondencia

Al igual que en la recepción de correspondencia, las nuevas tecnologías s aplican al proceso
de envío.

Redacción

Esta fase, previa al envío en sí, está profundamente afectada por el proceso de
informatización. Prácticamente todas las cartas se escriben a partir de un programa
procesador de textos (por ejemplo, Microsoft Word).
Además, estas aplicaciones informáticas permiten automatizar algunas las tareas
repetitivas que se dan en el proceso de envío, como es incluir las direcciones de los
destinatarios en envíos múltiples. En efecto, mediante las opciones de combinación de
correspondencia, permiten incluir los datos todos los destinatarios en plantillas de
documentos, que sólo hay que escribir una vez. Además, también permiten emitir etiquetas
con esos datos con lo que no será necesario escribir en los sobres todas esas direcciones.
Plegado y ensobrado.
Existen máquinas plegadoras y ensobradoras que realizan automáticamente estas tareas.
Numeración y registro.
Es habitual el uso de las aplicaciones informáticas para llevar el registro de la
correspondencia de salida, reproduciendo en formato digital la estructura de las tablas del
libro y permitiendo el registro de los documentos digitalizados.
Existe la posibilidad de generar, a través de aplicaciones informáticas específicas,
etiquetas con códigos de barras que se pegan en cada documento que sale de la empresa y
que contienen toda la información relativa al envío.

7. Libro de registro de entrada de fax

En este libro anotaremos todos aquellos fax que reciba la empresa, así como un
pequeño resumen de su contenido y el departamento que lo recibe. Es conveniente
que la persona que lo reciba firme en la hoja de control.

8. Libro registro de salida de fax

En este libro anotaremos la fecha, la hora de envío, el destinatario, un pequeño
resumen de su contenido y el departamento que lo envía.
9. Registro del correo electrónico "e-mail"

Al recibir el correo electrónico, al igual que en el correo ordinario, lo primero que

debemos hacer es realizar una primera clasificación, eliminar toda aquella
información que no sea importante para la actividad empresarial e imprimir la que
consideremos útil o necesaria.

Siempre que se envíe o reciba una comunicación importante, debemos dejar

constancia escrita de la misma, es decir, tenemos que imprimirla.
No es recomendable mantener almacenado durante mucho tiempo la información que
con el paso de los días deja de ser útil, por ello el tiempo máximo de almacenamiento
del correo electrónico debe estar comprendido entre 10 y 15días.

Al imprimir el e-mail recibido, y con objeto de dejar constancia de su recepción,

debemos anotarlo en el libro de registro de correo electrónico.

REGISTRO DE ENTRADA DE FAX

Fecha N° de Remitente Resumen del Dpto. que lo Firma de la

Día/Hora orden contenido recibe persona que
lo
17/11.05 1 S. Velasco Pedido Ventas Fdo. A. Silva
17/11.45 2 OPECASA, 5.A Condiciones Ventas Fdo. A. Silva
de
17/12.10 3 CA FEYMA , S.L Copia de Fdo. R.
contrato de Personal Gallego
trabajo Prieto
17/16.20 4 M. MARTÍN Copia Fdo. G. Ruíz
(Notario) escritura Financiero Canto
préstamo

REGISTRO DE SALIDA DE FAX

Fecha N° Remitente Resumen del Dpto. que lo
Día/Hora orden contenido envía
24/9.00 1 Viriuela Hermanos Pedido Compras
24/9.30 2 LIMOT, S.A Fra. n° 96 Ventas
24/10.50 3 A. Tejedor Letra de cambio Financiero
24/11.45 4 AGROPAL, 5.A A lbarán, 120 Almacén
LIBRO REGISTRO DE CORREO ELECTRÓNICO

N° Fecha Hora de Remitente Dirección Asunto Dpto./s

recepción Localidad electrónica o
persona/s
347 29/05/0 18.25 h J.Gres Pedido destinataria
Ventas
Jgreseprnv.e
Martín
s
Ourense
348 29/05/0 18.25 h Solicitud

SOLMAR,5.L Solmal2ered
Ventas
Jaca t
Catálogos
(Huesca) let.es

Publicidad
EJERCICIOS.

1. ¿Cómo puede recibir la empresa el correo de entrada?

2. ¿En qué consiste la recepción y clasificación?
3. ¿En que consiste numerar la correspondencia?
4. Enumera el contenido mínimo del libro registro de entrada de correspondencia.
5. ¿En qué ocasiones es obligatorio llevar el libro registro de correspondencia?
6. ¿Qué diferencia hay entre una carta ordinaria y una carta certificada?
7. Los telegramas, ¿Pueden cursarse por teléfono o es necesario personarse en la
oficina de Correos?
8. ¿Presta correos servicio de Fax?
9. Indica la diferencia que hay entre fax y burofax.
10. ¿Por qué tiene importancia la forma de doblar las cartas?
11. Investiga en Internet los tamaños del papel y de los sobres. Anótalo.
12. Si una empresa recibe un sobre con la indicación “Confidencial”, ¿Quién podrá
abrirlo?
13. Anota en el libro registro de entradas la recepción de los siguientes documentos:
a) El 08/02, carta de invitación que FETUY, SL, envía a Inés Dédalos Gabón
para una demostración de unos equ ipos integrales de gestión de correspondencia.
b) El 12/02, telegrama que envía una dienta (Ana Maganto) comunicando el
retraso de un envío de materiales. El destinatario es Félix Ponce Río, jefe de
compras.
c) El 13/02, carta de pedido que envía POLIOP, SL, dirigida al jefe de ventas
Manuel Hurtado Fuentemayor.
d) El 14/02, albarán firmado que envía JENDE, SA, para confeccionar la
factura.

14. La empresa GÓMEZ CALVO, con domicilio en Avda. del Rey, 25-28097 Madrid, ha
recibido los siguientes envíos a través del servicio de Correos y la mensajería RÁPIDA
EXPRESS de Fuenlabrada durante el mes de octubre 2009. Todos los envíos se encuentran
normalizados. El último número que se encuentra anotado en este registro es el 217:
• Carta de Da. INMACULADA ROJO BAÑOS, de Murcia, solicitando trabajo. Adjunta
curriculum vitae.
• Se envía fax a la solicitante anterior convocándola a una próxima entrevista para el día
18 de octubre. N° fax destino 96 876 54 44. Hora de envío 11:22 h. 1 página.
• 10 de octubre: el BANCO VALENCIA de Madrid comunica mediante recibo que ha
efectuado el pago del servicio de luz.
• 14 de octubre: PUBLICACIONES GALETA de Madrid, envía la revista a la que la
empresa se encuentra suscrita Música y Moda.
• El mismo día se envía fax al BANCO MADRID, ordenando el impago de la factura n°
87 a favor de COMERCIAL ANTÍPODAS de Lugo por incumplimiento de contrato. N°
fax destino: 987 987687. Hora de envío 14: 00 h. 1 página.
• 19 de octubre: se envía un fax a LABORATORIO G-Music, Barcelona solicitando
muestras de carátulas para CD y DVD. N° fax destino: 93 987 65 44. Hora de envío
15:30 h. 2 páginas.
 • 24 de octubre: recepción de paquete postal azul del LABORATORIO G-Mu-
sic, de Barcelona con las muestras de carátulas de discos solicitadas.
• 26 de octubre: ANTONIO MIRÓ de Barcelona envía carta personal dirigida al Jefe
de Ventas.
• 28 de octubre: COMERCIAL ANTÍPODAS de Lugo reclama el pago de la factura n°
87. Adjunta copia de la factura.

14. Entra en la página de Correos, www.correos.es, averigua los servicios que ofrece
online. Anótalos.