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    Informe Practica Archivo Central

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    Jhon Eduarth Perafan
    El resumen describe el proceso de organización y transferencia primaria de los informes diarios de tesorería al archivo central. Se diagnosticaron falencias como falta de organización, rotulación incorrecta y errores en foliación. Se corrigieron estos problemas mediante la clasificación, ordenación, descripción y foliación adecuada de los documentos, y la actualización de rótulos en cajas y carpetas. Finalmente, las cajas organizadas fueron entregadas para su transferencia al archivo central.

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    Informe Practica Archivo Central

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    Jhon Eduarth Perafan
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    El resumen describe el proceso de organización y transferencia primaria de los informes diarios de tesorería al archivo central. Se diagnosticaron falencias como falta de organización, rotulación incorrecta y errores en foliación. Se corrigieron estos problemas mediante la clasificación, ordenación, descripción y foliación adecuada de los documentos, y la actualización de rótulos en cajas y carpetas. Finalmente, las cajas organizadas fueron entregadas para su transferencia al archivo central.

    Descripción original:

    Informe de Tesoreria

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    El resumen describe el proceso de organización y transferencia primaria de los informes diarios de tesorería al archivo central. Se diagnosticaron falencias como falta de organización, rotulación incorrecta y errores en foliación. Se corrigieron estos problemas mediante la clasificación, ordenación, descripción y foliación adecuada de los documentos, y la actualización de rótulos en cajas y carpetas. Finalmente, las cajas organizadas fueron entregadas para su transferencia al archivo central.

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    El resumen describe el proceso de organización y transferencia primaria de los informes diarios de tesorería al archivo central. Se diagnosticaron falencias como falta de organización, rotulación incorrecta y errores en foliación. Se corrigieron estos problemas mediante la clasificación, ordenación, descripción y foliación adecuada de los documentos, y la actualización de rótulos en cajas y carpetas. Finalmente, las cajas organizadas fueron entregadas para su transferencia al archivo central.

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    INFORME PRACTICA ARCHIVO CENTRAL

    Elaborado por: Paola Andrea Leytón Calderón


    Fecha y lugar: 20 de agosto 2019 Centro Comercio y Servicios- SENA

    1. OBJETIVO:
     Organizar serie Informes, sub series Informes Diarios de Tesorería para realizar
    transferencias primarias al Archivo Central.
     Desarrollar las prácticas de campo en el archivo central.

    2. DIAGNOSTICO:

    a. El día 26 de marzo 2019 en hora 8:45 am fueron entregadas las dos cajas de la
    dependencia tesorería del Despacho de la Dirección en la cual se observó en su interior
    habían carpetas en cada una, el estado en el que se encontraban las carpetas presentaban
    diferentes falencias tanto en organización como en los documentos al igual que la
    rotulación en cajas y carpetas.

    CAJA Cantidad de FECHA INICIAL FECHA FINAL


    Carpetas
    Despacho de la 10 08 agosto de 2018 23 agosto de 2018
    Dirección
    Despacho de la 9 23 agosto de 2018 30 de agosto 2018
    Dirección

    b. Organización y descripción:

    Clasificación: Se comprobó que los documentos que se intervinieron pertenecían a la serie


    Informes. Tipo documental Informes Diarios de Tesorería.
    Ordenación: Se evidencio que los documentos se encontraban ordenados
    numéricamente.
    Descripción: se concluyó que esta no disponía de una presentación adecuada
    archivísticamente hablando para hacer la debida transferencia, se realizó revisión de
    índice percatando la falta de anexos y firmas, documentos de menor tamaño con la
    perforación errónea, carpetas con daños físicos causados por el mal uso de estas en el
    momento de consulta o manipulación.
    Todas estas falencias encontradas fueron corregidas de manera detallada.
    Hoja de control: dispuesta para cada proceso, dentro de cada uno de los expedientes.
    Foliación: No toda la documentación se encontraba foliada, los expedientes tenían errores
    en la misma, lo cual tuvo que ser corregido.
    Identificación: Tanto las cajas como las carpetas estaban identificadas de manera escrita
    sin formato adecuado.

    3. ORDENACIÓN

    a. Inducción y capacitación: se recibió la adecuada inducción sobre el proceso.


    b. Foliación: se corrigió la foliación de todos los expedientes.
    c. Formato: se realizó el FUID por caja con las debidas correcciones.
    d. Identificación: se diligencio y actualizo los rótulos de las cajas y carpetas.
    e. Eliminación de documentos: se retiraron copias.
    En ocasiones se presentó la ausencia de carpetas que hicieron que el proceso se atrasara
    ya que se necesitaba el total de las carpetas para un orden correcto y consecutivo según
    el orden establecido, se hizo solicitud de estas y su respuesta fue demorada sin embargo
    se continuo con la labor haciendo alineación de los documentos para una perforación
    pareja, en los documentos de tamaño menor fueron utilizadas hojas tipo carta y pegarlos.

    4. CONCLUSIÓN

    Como producto final se hace entrega de las respectivas cajas para transferencia primaria
    serie Informes, sub serie Informes Diarios de Tesorería.
    El proceso en el cual se realizó la práctica de una manera completa ya que estos
    documentos generaron aclaración de algunas dudas que se presentan en un ambiente
    laboral, se debe tener una buena disposición y entendimiento de la correcta organización
    de los documentos para su transferencia ya que hasta el mínimo error puede causar
    problemas.
    ANEXOS
    1. CAJAS MOMENTO DE ENTREGA
    ANEXOS

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