Guia de Aprendizaje (Documentar) RRHH 2018
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2. PRESENTACION
Con esta guía usted podrá comprender la importancia de documentar los procesos y procedimientos que se
realizan en una organización, ya que la documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia
de la acción.
Su utilización contribuye a lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad,
proveer la formación apropiada, la repetibilidad y trazabilidad, proporcionar evidencias objetivas y evaluar la
eficacia y adecuación continua del sistema de gestión de calidad.
Adicionalmente la documentación nos va a permitir tener controles internos que nos ayudaran en la gestión
y desempeño por parte del personal y a su vez le permitirá a la gerencia aplicar indicadores de gestión con
un solo fin: la mejora continua de la organización.
ORGANIZACIÓN
GFPI-F-019 V3
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Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es
conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente
se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas
capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el
papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier
institución.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara
para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados
resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación
de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja
y promueve los objetivos de la empresa.
(Aulafacil.com)
Conforme a la lectura de la presentación de esta guía, en grupos de a cuatro (4) aprendices, reflexionarán
sobre cómo debería estar estructurada una organización y cuáles serían esas tareas o funciones de
responsabilidad que permitirán a la empresa lograr sus objetivos. Además deberán indicar en qué parte de
esa estructura se encontrarían gestionando en el área de Talento Humano y en qué consistiría su labor de
cooperación, para socializarla con el curso en pleno. Para ello los grupos tomarán de referencia una empresa
del sector.
Cada aprendiz, a través de la plataforma blackboard, deberá ingresar al Foro de Reflexión: “Qué hacer en la
organización” y responderá a los siguientes interrogantes: ¿Por qué decidió estudiar un Técnico en Recursos
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Humanos? ¿Cuáles considera van a ser sus funciones al interior de una Organización? ¿Qué competencias
le llama más la atención para desarrollar en la Empresa? Y después del Técnico en Recursos Humanos,
qué sigue para Usted?.
Responda directamente en el foro (no adjunte un archivo con sus respuestas), y opine sobre la intervención
de algunos de sus compañeros.
LA EMPRESA
Es una entidad económica de carácter pública o privada, que está integrada por recursos humanos,
financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la producción de bienes y/o servicios para
satisfacción de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro.
Hay muchos ángulos para definir las finalidades de una empresa según la perspectiva de dueño, gerente,
socio, empleado, cliente, comunidad o asesor.
Sin embargo, si analizamos cada una de las propuestas anteriores, encontramos que centrarse en la mayoría
de ellas puede llevar al fracaso, la finalidad principal de una empresa es la generación de excedentes que
posibiliten su reproducción de empresa en el largo plazo. Esto implica que satisfacer al cliente o beneficiar a
otros, son condiciones necesarias para poder reproducirse, sin cumplir con esas condiciones, obviamente
iría al fracaso.
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Dado que la coherencia producto - mercado de la empresa es dinámica se requiere de una interpretación de
la realidad interna y del entorno, lo cual significa vigilar y tomar decisiones para cambiar, adaptarse, crecer,
mejorar, defenderse, retraerse, atacar, todo lo cual está orientado a mantener y mejorar la empresa.
Existen varios tipos de clasificación de las empresas, entre las principales tenemos las siguientes:
Por su tamaño:
Pequeña: cuenta con menos de 20 empleados trabando en la empresa y cubre una parte del mercado local
o regional.
Mediana: es aquella con menos de 100 empleados laborando y su producto solamente llega al ámbito
nacional.
Grande: tiene más de 100 empleados, y su producto abarca el mercado internacional.
Extractivas: son las empresas que proporcionan materia prima a otras industrias, por ejemplo, pesca,
agricultura, caza, explotación de bosques y canteras, etc.
Industriales o fabriles: se dedican a la producción de bienes, mediante la transformación de la materia
prima a través de los procesos de fabricación, por ejemplo, electricidad, agua, manufactura, etc.
Comerciales: empresas que se dedican a la compra y venta de productos terminados, tales como
almacenes, librerías, farmacias, supermercados, etc.
Financieras: empresas del sistema financiero que efectúan prestamos a personas y organizaciones.
Ejemplos de estas son los Bancos.
Empresas de Servicio: se dedican a la prestación de servicios no tangibles, tales como transporte, limpieza,
etc.
Actividad Nº 1
Trabajo en grupo
Tema: Procesos y procedimientos en la organización.
Objetivo: Esta actividad le permitirá identificar cambios en los procesos y procedimientos de la
información, de la organización con base en los requerimientos y las necesidades del cliente, y la
política institucional
Nombre de la Empresa
Actividad económica (la indicada por su Instructora)
Objetivo / razón de ser. Establezca más de dos bienes o servicios que ofrece la empresa para sus clientes.
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Constitución patrimonial
Tamaño
Producto(s) final(es)
Tipo de cliente (quien compra o requiere su producto)
Organigrama
Solo existe una manera de hacer las cosas bien y a la primera, si al cabo del tiempo alguien encuentra un
método mejor, no debe aplicarlo hasta que no haya sido consensuado por el resto, para luego ser aprobado
por el responsable del proceso y reflejar los cambios en el correspondiente procedimiento y documentarlo.
En definitiva, escribir lo que se hace y hacer lo que se ha escrito y así poder demostrarlo en las auditorías.
Ahora bien, continuando con la actividad y según la empresa establecida en el punto anterior, describan los
procesos que se deben realizar para lograr los objetivos organizacionales.
Tenga en cuenta que un proceso es un conjunto de actividades que permiten alcanzar un objetivo específico
que integran: eficiencia, efectividad y economía, igualmente, está vinculado a la misión, producto y servicios
que ofrece la empresa.
Adicionalmente, responderán: ¿Un Técnico de Recursos Humanos puede desempeñarse en ese tipo de
empresa? Si la respuesta es positiva ¿Cuál sería el cargo y cuáles las funciones a desempeñar?
Cada grupo hará entrega del desarrollo de la actividad en una hoja de papel en físico a su Instructora y la
socializará ante el curso en pleno.
La evidencia será enviada a la plataforma en las fechas y horarios establecidos previamente por su
Instructora, a través de la plataforma blackboard.
Actividad 2:
Trabajo en Grupo.
Tema: Investigación Desarrollo Organizacional, manejo de la información.
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Los aprendices se establecerán en grupos de trabajo para desarrollar uno de los temas asignados y
desarrollarán las siguientes actividades:
1. Investigar el tema asignado. Para ello deben hacer uso de las Bibliotecas Virtuales Sena y
referenciar al menos 2 libros de consulta como mínimo, estas deben reflejarse en el informe.
2. Establecer una tabla de contenido para la elaboración del informe de investigación y con el V.B. de
su Instructora.
3. Desarrollar el tema, conforme a la tabla del contenido, en cualquier procesador de texto empleando
normas APA.
4. Teniendo en cuenta el tema, averiguar en tres (3) empresas del sector, cómo se realiza o logra al
interior de la empresa. Para ello busquen contactarse con los responsables del área de Talento
Humano o a través de quien asuma la gestión del área, (ejemplo: Gerente, Administrador, ….) Los
resultados de esta actividad deberán incluirse en el informe de investigación especificando: Nombre
de la Empresa, nombre y cargo de quien dio la información.
Productos:
A. Informe en un procesador de texto con todos los puntos anteriores, hagan uso de las normas
APA para su presentación. (Evidencia 1).
B. Alistamiento y elaboración de la presentación del tema asignado para exposición, en programa
Power Point. (Evidencia 2).
C. Elaboración de una actividad / taller, dirigida al curso, con el fin de aplicar lo aprendido.
(Evidencia 3). Duración máxima de 8 minutos.
D. Exposición ante el curso. (Evidencia 4). Tiempo a emplear entre 14-18 minutos.
Para el desarrollo de los diferentes temas, podrán revisar los link de búsqueda, dispuestos en las referencias
bibliográficas de esta guía, a través de la Biblioteca Virtual Sena y material de apoyo.
Temas:
1. Desarrollo Organizacional:
- Concepto de cambio
Fuerzas internas y externas. Interacción organización-ambiente, interacción organización-individuo.
Organización: - Concepto - Características y naturaleza.
Organigramas: - Concepto - Tipos
Sistemas de elaboración de diagnósticos, análisis y síntesis.
2. Calidad:
Políticas de calidad: aplicación, concepto y clases.
Sistemas de Gestión de la Calidad (S.G.C).
Normas Técnicas de Calidad aplicadas a los sistemas de información
Manual de Calidad de la organización: concepto y características.
Políticas y Objetivos de la organización, aplicados a la gestión de la calidad de la información.
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3. Documentos:
- Concepto
- Tipos de documentos, ejemplos y usos
Elaboración de formatos e instructivos.
- Normas técnicas para su elaboración y validación (revisión y modificación).
- Software aplicativo, graficadores y procesador de texto para elaborar instructivos y formatos.
- Metodología para actualizar instructivos y formatos.
Tecnología para la preservación de la información de los instructivos del sistema de información del sistema
de gestión del talento humano
Normas técnicas vigentes para elaborar y presentar informes.
Sistemas de ordenación de instructivos y formatos.
4. Procesos y procedimientos:
Procesos: - Concepto, características, objetivos, propósitos, identificación e interacción.
- Metodología para verificación y control de los procesos.
Procedimientos: -Concepto, características, objetivos, propósitos, identificación e interacción.
- Concepto y diferencia en automatización y sistematización de los procesos, mediante la implementación
de tecnología.
Flujogramas, diagramas: - concepto tipos, simbología y reglas para su elaboración.
5. Archivística:
- Conceptos: tipos, procedimiento, sistemas de manejo y administración
- funciones y técnicas de archivo
Clases de documentos para archivo: escrito, digitales, micrografías, videos etc.
Procedimientos para conservación de documentos en las organizaciones.
Sistemas de clasificación y ordenación documental.
Normatividad vigente, sobre archivo.
Tablas de retención documental.
Carpeta historia laboral: documentos a tener en cuenta, ordenación.
6. Enfoque de sistemas:
-Conceptos, clases e importancia.
Indicadores de Gestión: -concepto, clases, para qué sirven.
Indicadores de gestión: aplicados a la gestión de información.
La entrega de las evidencias de esta actividad se hará a través de la plataforma blackboard, según
cronograma de actividades previamente establecido para su ejecución.
Es importante aclarar que la utilización de cualquier herramienta ofimática necesaria para la exposición es
responsabilidad de cada grupo, ejemplo: plasma, computador, cable de conectividad plasma-computador,
etc.
Actividad 3:
Trabajo en Grupo.
Tema: Los procesos de Talento Humano en la Organización.
Objetivo: En esta actividad lograrán formalizar los cambios identificados en los procesos y procedimientos
del sistema de gestión del talento humano, utilizando los métodos adoptados por la organización.
FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
Según Chiavenato, Idalberto. Año 1.993, los flujogramas en toda Organización son importantes
porque permiten la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del
trabajo es equilibrada.
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Los grupos de trabajo, los mismos de la actividad anterior, deberán tomar como referencia una de las
empresas ya visitadas y le crearán:
A. Plan estratégico.
B. Procedimientos.
C. Formatos e instructivos.
D. Archivo. Propuesta.
Deben establecer para la empresa, un sistema de archivo que mejore y cumpla con las normas de
ley y políticas de la empresa. Para ello deberán tener en cuenta los recursos propios de la
organización.
Tener en cuenta:
Recuerde:
En los archivos no se requiere de un tamaño predeterminado; esto significa que se pueden hacer archivos
de datos más grandes o pequeños, según se necesiten. Cada archivo es referenciado por su identificador
(su nombre.).
Algunas características de los archivos:
Independencia de las informaciones respecto de los programas
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Cada grupo de trabajo elaborará un informe en cualquier procesador de texto, teniendo en cuenta las Normas
APA para su presentación y, de manera individual, se hará el envío a través de la plataforma blackboard,
conforme al cronograma y horario indicado por su Instructora.
Para la exposición ante el curso cada grupo hará uso de su creatividad a la hora de usar los recursos
tecnológicos (no usar Power Point). Esta será evaluada a través de Índices de Gestión propuestos por los
aprendices en la actividad anterior.
Valoración: 5 puntos.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Conocimiento :
1. Actividad 3: Los procesos de Identifica los cambios en los procesos y 1. Índices de Gestión
talento humano en la procedimientos ocasionados por las
Organización. fuerzas que afectan a las organizaciones
con responsabilidad.
- Propuestas de procesos,
formatos e instructivos, archivo
en la empresa.
Evidencias de Desempeño:
Identifica las normas y procedimientos
1. Foro de Reflexión: “Qué hacer para controlar la información del sistema 1. Rúbrica.
de gestión del talento humano, de
en la organización”.
manera objetiva.
- Presentación /taller
4. Lista de Chequeo
4. Actividad 3: Los procesos de Aplica las técnicas, normas y procesos
existentes para diligenciar los
talento humano en la
instructivos y formatos de gestión
Organización. humano.
- Socialización.
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- Informe
Aplica las técnicas para archivar los
instructivos y formatos de forma
diligente. Selecciona el sistema de
ordenación de acuerdo para archivar 2. Lista de Chequeo
2. Actividad 3: Los procesos de
instructivos y formatos.
talento humano en la
Organización. Utiliza las fuentes de información en la
actualización de instructivos y formatos
- Informe del área de información de la gestión del
talento humano, de manera responsable.
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Capital: cantidad de dinero o valor que produce interés o utilidad. Elemento o factor de la producción formado
por la riqueza acumulada que en cualquier aspecto se destina de nuevo a aquella unión del trabajo y de los
agentes naturales.
Humano: relativo al hombre o propio de él.
Gestión: efectuar acciones para el logro de objetivos
Competencia: aptitud; cualidad que hace que la persona sea apta para un fin. Suficiencia o idoneidad para
obtener y ejercer un empleo. Idóneo, capaz, hábil o propósito para una cosa. Capacidad y disposición para
el buen de desempeño.
Instructivo: Documento que describe de forma detallada el “cómo” desarrollar una actividad dentro de un
procedimiento.
Proceso: es un conjunto de fases o etapas secuenciales e interdependientes que agregan valor a unos
elementos de entrada para suministrar un resultado a un usuario externo o interno.
Manual de Procesos y Procedimientos: como resultado de la documentación de procesos y
procedimientos, la Oficina de Organización y Métodos le hará entrega de un manual en el cual encontrará la
siguiente información.
Organigrama: Representación gráfica de la estructura formal de una organización y/o institución que
muestra las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes
dentro de ella.
Insatisfacción: Es cuando un cliente no se siente satisfecho con el servicio o producto que le están
brindando la empresa, ya sea por su mala atención o el desempeño del producto no alcanza a sus
expectativas frente a su necesidad.
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Misión: compromiso moral que tiene una organización o persona para poder llevara a cabo la función o
deber moral que una persona o colectividad consideran necesario para cumplir con su compromiso con la
sociedad.
Quejas: es la forma en que tiene el cliente de mostrar su inconformidad con un servicio o producto que este
adquiriendo. También lo toman como modo de protesta.
Reingeniería: se utiliza cuando los procesos no funcionan bien y necesitan comenzar de nuevo planteando
nuevas alternativas. Es hacer lo que se está haciendo pero hacerlo bien.
Servicio: es la combinación de varias cualidades (intangibles) como desempeño, esfuerzo, atención y otros
tangibles como un trato amable, un obsequio, los muebles de la sala de recibo entre otros.
Visión: es donde la empresa se ve a corto, mediano y largo plazo haciendo una proyección de su futuro sin
dejar de lado las necesidades, expectativas y cambio de los clientes.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
http://www.slideshare.net/arafahermed/fuerzas-de-cambio-externas-e-internasDesarrollo
organizacional
http://www.gerencie.com/proceso-administrativo-importancia-en-la-organizacion.html Proceso
Administrativo.
http://www.slideshare.net/mafecot/caracteristicas-de-la-organizacion Características de la
Organización.
http://hederaconsultores.blogspot.com/2009/07/politica-de-calidad-segun-iso-90012008.html Política
de Calidad.
http://www.sistemasycalidadtotal.com/calidad-total/sistemas-de-gestion-de-la-calidad-%E2%94%82-
historia-y-definicion/ Sistemas de gestión de Calidad.
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GUÍA DE APRENDIZAJE
http://www.monografias.com/trabajos79/necesidades-clientes-nueva-vision-
competencia/necesidades-clientes-nueva-vision-competencia.shtml Necesidades de los clientes.
http://www.unalmed.edu.co/josemaya/Ing_prod/Control%20de%20Proceso-%20Metodo.pdf Método
de control de Procesos.
http://archivisticayarchivos.files.wordpress.com/2012/11/digitalizacion_de_archivos-una-
aproximacic3b3n-al-tema.pdf Digitalización de archivos.
http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistemas-De-Ordenacion-De-Instructivos-y/4544676.html
Ordenación de Instructivos y Formatos.
http://aprendeenlinea.udea.edu.co/revistas/index.php/rib/article/viewfile/10102/9303 Procesos
http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codDoc=MTU=&versio
nDoc=3 Procedimiento para elaborar, modificar y controlar documentos y registros. Procesos.
Flujogramas. http://www.monografias.com/trabajos14/flujograma/flujograma.shtml
http://www.monografias.com/trabajos/reingenieria/reingenieria.shtml reingeniería
http://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge.shtml#tec Benchmarketing
Autor (es) Jenny Fernanda Cabra Perea Instructora - Formación Julio de 2015
Contratista Profesional Integral
Autor (es) Jenny Fernanda Cabra Perea Instructora - Formación Abril de Actualización
Contratista Profesional 2016
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