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    Normas Técnicas y Legales para La Conservación de

    Cargado por

    RG Sandy
    Este documento habla sobre las normas técnicas y legales para la conservación de información a través de la microfilmación y digitalización en la gestión de información. Describe los procesos de microfilmación y digitalización, sus ventajas y desventajas, y las normas que los rigen.

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    Normas Técnicas y Legales para La Conservación de

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    RG Sandy
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    Este documento habla sobre las normas técnicas y legales para la conservación de información a través de la microfilmación y digitalización en la gestión de información. Describe los procesos de microfilmación y digitalización, sus ventajas y desventajas, y las normas que los rigen.

    Descripción original:

    NORMAS TECNICAS

    Título original

    Normas Técnicas y Legales Para La Conservación De

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    NORMAS TÉCNICAS Y LEGALES PARA LA

    CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN -
    MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN
    APLICADOS A LA GESTIÓN DE
    INFORMACIÓN
    Adriana Sofia Avella Diaz
    Caroll Melissa Avella Preciado
    Henrry Esteban Caro Gonzalez
    Yureni Andrea Goyeneche Valderrama
    Sandra Marinela Ruiz Guerrero
    TÉCNICAS DE ARCHIVO

    ¿Que es el Archivo?

    Local en que se custodian documentos públicos o particulares.


    TECNICAS DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS

    • Comprenden las estrategias


    técnicas especificas, relativas
    a la protección de los
    materiales tanto impresos
    como digitales, custodiados
    en archivos, bibliotecas,
    mediatecas, frente al
    deterioro, los daños y el
    abandono de los documentos.
    CONDICIONES AMBIENTALES
    • VENTILACION: La ventilación interna
    debe permitir que el deposito y
    espacio del mismo garanticen la
    conservación de los documentos.
    • ILUMINACION: Debe evitarse la
    incidencia de luz directa sobre los
    archivos.
    • TEMPERATURA: Debe garantizarse
    que la temperatura este entre 15°C y
    20°C.
    PRIMEROS AUXILIOS PARA DOCUMENTOS
    MATERIALES UTILIZADOS
    Materiales Proceso:
    • Aspiradora con cepillo de cerda
    suave o boquilla recubierta.
    • Brocha angosta o pincel grueso
    de cerda suave
    • Material plástico: Clips -
    ganchos
    • Carpetas de cartulina de
    material neutro (cartulina
    desacidificada o común blanca)
    • Cinta de faya de poliéster
    • Alcohol antiséptico al 70%
    • Pesas de mármol o de vidrio
    TECNICAS DE CONSERVACION DE INFORMACION

    MICROFILMACION
    DIGITALIZACION

    REPROGRAFIA
    NORMAS LEGALES
    DECRETO 2149 del DECRETO 2126 del DECRETO 1080 del
    ACUERDO 07 DE 2012
    2017 2014
    1999

    LEY Jorge Palacios Preciado


    80
    LEY
    de
    1437
    1989 LEY LEY LEY LEY de
    594 527 594 1341 2011
    de de de de
    2000 1999 2000 2009

    Art.
    Art. 21,
    5
    22, 25
    & 26
    NORMAS LEGALES
    DECRETO 1070 del
    2015
    DECRETO 2482 del
    2012. Art. 2 LEY
    1564
    Sentencia C-
    de
    301/12
    2012 LEY
    Articulo 74
    LEY 1621
    LEY 019 del
    1437 Art. de 2013
    de 103 2012
    2011
    LEY
    23 Art.
    de Art. 4 30
    1981 & 14

    contrainteligencia, entendida como la actividad que contribuye a proteger su información sensible.


    MICROFILMACIÓN
    La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos
    basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los
    documentos electrónicos, de papel, O en otro de un material
    sintético muy resistente y durable.
    Uso en Colombia
    La microfilmación como
    técnica de reproducción de
    documentos se viene usando
    en Colombia desde 1950,
    fecha en la cual se autorizó
    su uso mediante el Decreto
    Ley 2527/1950.
    ¿Cuándo se recomienda recurrir a la microfilmación?
    •Cuando se busca un ahorro de espacio en
    almacenes.

    •Para proteger la información de riesgos como


    robo, incendio, daño por humedad, insectos.

    •Para agilizar el acceso, localización y consulta


    de la información.

    •Para proteger la información de clonación,


    ya que los archivos en microfilm son
    inalterables.
    Normas técnicas
    • NTC 5174
    Procesado y almacenamiento de
    microfilmes tipo gelatina y plata.
    • NTC 3723 • NTC 5238
    Micrografía. Microfilmación de Micrografía. Microfilmación de series.
    documentos sobre películas de tipo Procedimientos de operación.
    gelatina y sales de plata de 16 mm y • NTC 5421
    35 mm. Técnicas de operación. Microfilmación. Micro formas de
    • NTC 4080 gelatina y plata de primera generación.
    Micrografía. Símbolos gráficos para Especificaciones de densidad y
    uso en procesos de microfilmación. método de medida.
    VENTAJAS
    DESVENTAJAS
    Conclusión de la situación de la microfilmación a
    nivel mundial
    Las aplicaciones de la tecnología
    del microfilm en archivos de
    gestión y para permanencia de
    corto plazo, en el mundo se han
    reducido casi a cero, debido a
    que es más práctico por su
    velocidad de consulta, la
    reproducción de los documentos
    en medios digitales.
    DIGITALIZACIÓN ¿Que es la Digitalización?

    Convertir a lenguaje
    • máquina (en bits) cualquier tipo de información
    gráfica, de audio o vídeo.

    Acción de convertir la
    •
    información analógica en
    digital.
    • Convertir cualquier señal de
    entrada continua (analógica)
    en una serie de valores
    numéricos.
    Digitalización de la Información
    La digitalización consiste en la
    transformación de la información
    analógica, propia de la naturaleza
    en información digital apta para ser
    tratada.

    Existen diferentes formas de


    digitalizar información,
    generalmente depende del tipo de
    información.
    PROCESO DE DIGITALIZACION
    LA DIGITALIZACIÓN PERMITE EL MANEJO
    ELECTRÓNICO DE LOS DATOS
    TIPOS DE ESCANEO
    Existen tres tipos de escaneo gráfico, dependiendo de la información de
    origen:

    Escaneo •gráfico o de imágen.

    •
    Escaneo de reconocimiento óptico de
    caracteres (OCR).
    •

    Escaneo Mixto
    REQUERIMIENTOS
    Equipo necesario para la digitalización de
    documentos
    Computadora

    Escáner Programa de reconocimiento


    Kodak i1440
    Escáner compatible
    Alta velocidad
    Alimentador Automático
    Dúplex
    Resolución Óptica: 600 dpi (360,000 puntos)
    Colores: 48-bit
    Grises: 8-bit
    Máxima Resolución
    Peso: 10432 g
    Programa de reconocimiento (OCR)

    • Escanea imágenes

    • Escanea tablas

    • Escanea texto mediante OCR

    • Escanea archivos mixtos (imágen y texto)

    • Compatible con formatos:


    • WORD, PDF, RTF, JPG, BMP, TIF)
    OCR
    (Optical Character Recognition)

    RECONOCIMIENTO
    ÓPTICO DE
    NO SE PUEDE EDITAR
    CARACTERES
    Proceso por el cual, el
    software realiza un
    reconocimiento óptico
    sobre gráficos en
    pantalla, para
    convertirlos en texto.
    VENTAJAS QUE APORTA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
    PARA EMPRESAS

    Mejor y más ágil acceso a la información.

    Reducción del espacio físico destinado al


    almacenamiento de la documentación.

    Se evitan los problemas de deterioro y


    conservación de los documentos físicos.

    Mejora de la seguridad. Puede disponer de


    varias copias de seguridad de los documentos
    evitando así riesgo de pérdida o deterioro.
    GRACIAS

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