REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DE YARACUY (IUTY)
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN (PNFA)
INDEPENDENCIA ESTADO YARACUY

DISEÑO DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE

EMISION DE PAGOS, PARA LAS OFICINA DE COMPRA,PRESUPUESTO,
CONTABILIDAD Y TESORERIA DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO
ARISTIDES BASTIDAS ESTADO YARACUY

Profesor Asesor: Autores:

Junio, 2019
 FASE I

DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

El diagnostico preliminar es aquel que permite dar a conocer la

situación actual de la comunidad u organización brindando las
características, debilidades, fortaleza, oportunidades y amenazas que
presentan el entorno; su utilidad establece las prioridades con criterio
racional a las demandas comunitarias y hacer que las comunidades tomen
conciencia de los diversos aspectos relacionados con los problemas,
estableciendo un plan de trabajo dirigido a la solución de los mismos,
realizados en la comunidad por las personas que habitan en el sector, que
se proponen y quieren mejorar las condiciones de vida en esa localidad,
dentro de esta se pueden hacer mesas de trabajo para jerarquizar y priorizar
el problema o la mejoría de la misma.

Por tal motivo, los modelos administrativos para la diversidad y la

interculturalidad son una salida estratégica que rompe con moldes de una
investigación tradicional, establece mecanismos con verdadera calidad
humana que puedan ser aplicadas para lograr los objetivos en la solución de
las problemáticas existentes en las organizaciones, y promover el trabajo
como un hecho social.
 |

Datos Socio Históricos del Sector Centro II

El casco central de la localidad de san pablo data 1886, y en él se concentraron
instituciones culturales, religiosas y educativas. El centro poblado de este
municipio está conformado por un conjunto urbano de características tradicionales
representado mediante un tramo regular en forma de damero, conformado por
manzanas bien definidas por la vialidad, divide sus calles y manzanas partiendo
de la plaza y la iglesia.

El patrón parcelario que define al casco histórico es homogéneo en su nivel,

amoldando sus aceras al perímetro de las viviendas. Corresponde al casco
tradicional, donde se concentra la mayor diversidad de actividad, desde el punto
de vista histórico es el área más antigua de la ciudad.

Se cuenta con varias viviendas unifamiliares continuas, de construcción antigua y

otros más recientes de uno y dos niveles. A lo largo del casco central se
encontraron viviendas separadas por muros medianeros, muro que separa dos
propiedades adyacentes, algunas presentan las mismas características de las
fachadas, paredes altas de tapia pisada, techos, dos aguas abiertas por tejas
criollas y pisos de maderas. Los accesos están formados por puestos de doble
hoja de madera y rejas de hierro. En san pablo abundan arboles de cedro y caoba
y es por eso que a finales del siglo XVII esta zona era llamada el aserradero. De
igual manera tiene una población de 1582 personas que conforma 376 familias, en
el sector centro.

Entre los principales lugares e importantes construcciones antiguas se

encuentran:
*Ateneo de San pablo

*Plaza los Tamarindos (Plaza de la revolución *Chávez)

*C.D.I Ramón Antonio Garcés

*Alcaldía del Municipio Arístides Bastidas

*ANTIGUA Casa Hogar Don Federico Lizárraga (casa de los abuelos)

Esta área de la localidad es muy apreciada por la comunidad por el hecho de ser
el centro comercial (frutería, panadería, heladería, charcutería, entre otros).
Cultural (centro cultural, biblioteca, cancha INFOCENTRO), educativo (Escuela
Luisa de Morales) considerándose como el último vestigio de los orígenes de
poblado como un antiguo recurso que vale la pena preservar ya que su
infraestructura también ha soportado el paso del tiempo manteniendo su forma
inicial sin alteraciones de su superficie. Cabe destacar que toda la comunidad es
considerada importante, por formar parte de los espacios de recreación y un
atractivo para los visitantes, una construcción contemporánea donde se realizan
actos culturales y actos conmemorativos, fiestas patronales de nuestra virgen de
las mercedes, carnavales infantiles, celebración de la semana mayor, celebración
de la virgen de Fátima, entre otros.

Con respecto a lo antes mencionado la comunidad del sector centro II dispone de

varias organizaciones política-sociales las cuales son:

*Consejo Comunal

*Unidad de Batalla Hugo Chávez (UBCH)

*Comité Local de Abastecimiento y Producción (CLAP)

*Superintendencia Nacional para la Defensa de los Derechos Socioeconómicos

(SUNDEE)

*Consejo de Derecho de Niñas (o) y Adolescentes (CDNNA)

*Distrito Escolar

*Alcaldía Municipal

*Contraloría del Municipio Arístides Bastidas

*Organizaciones Comunitarias Radiales.

Datos de la Organización

Nombre de la Organización:

ALCALDIA DEL MUNICIPIO ARISTIDES BASTIDAS

Domicilio Legal:

Avenida 02 entre Calles 8 y 9, San Pablo Estado Yaracuy Código Postal

3201; Teléfono: (0254)556502

Actividad del Órgano:

Objetivos
 Velar por el cumplimiento de los planes de desarrollo municipal, atendiendo a las
necesidades de las comunidades, personas e instituciones, así como otorgar
donaciones y dictar decretos, resoluciones y reglamentos que mejoren la calidad
de vida del municipio.
 Establecer criterios y orientaciones para la concepción y diseño de políticas,
lineamientos y demás elementos metodológicos necesarios para la elaboración y
ejecución de los planes de desarrollo, planes operativos, programas, proyectos y
actividades de funcionamiento de la Alcaldía.
 Garantizar la ejecución racional y coherente del presupuesto asignado
conciliando los recursos con las metas programadas y en pro del beneficio del
pueblo Bastidense.
 Fortalecer la administración del sistema tributario municipal, mediante el
desarrollo de políticas y mecanismos utilizados para incentivar la cultura tributaria
de los administrados, elevando el nivel de recaudación de los ingresos.
  Impulsar y realzar las diversas manifestaciones religiosas y culturales propias de
las costumbres del municipio y de Venezuela.
 Organizar Dirigir y Supervisar la Ejecución del Plan de Desarrollo urbano
Local en lo Relativo a la Elaboración Coordinación, Construcción fiscalización y
mantenimiento que se realicen en el territorio del municipio.
 Planificar, coordinar y ejecutar las acciones para hacer eficiente la prestación de
los Servicios Públicos, en colaboración con las dependencias involucradas con
su ejecución y lograr un mejor nivel de vida en la población.
 Promover iniciativas productivas locales.

Políticas

 Mantener una elevada capacidad tecnológica en la empresa, haciendo énfasis en

el desarrollo de los procesos de macro y micro medición, control automatizado de
la operación y procesamiento de datos.

 Privilegiar la aplicación de modalidades de gestión eficientes que incluya la

formación de alianzas estratégicas en aquellas áreas en que agreguen valor a
los procesos de trabajo Administrativos.

Misión
Garantizar la satisfacción de las necesidades del municipio Arístides Bastidas
Prestando un servicio de calidad, oportuno, y eficaz, con un personal competitivo,
capaz de generar y administrar los recursos de la comunidad bajo un criterio de
desarrollo, que permita el crecimiento del municipio. Por ello la Alcaldía Municipal
ejecuta aprueba y dirige el presupuesto de ingreso y gastos públicos, sanciona
planes de desarrollo urbanístico, suscribe contratos e inspecciona los servicios y
obras municipales, dictar acuerdos que coadyuven a la obtención de ayudas
sociales para la comunidad; así mismo atiende la necesidades de las
comunidades a fin de garantizarles los servicios básicos que proporcionen una
mejor calidad de vida al pueblo Bastidense.
Visión

Lograr que el Municipio Arístides Bastidas Desarrolle sus potencialidades

productivas y tecnológicas, a través de servicios públicos de calidad, que permitan
la optimización de los sistemas de participación ciudadana de acuerdos a los
preceptos establecidos en el Plan de la Patria, a fin elevar la calidad de vida de
sus habitantes, con la formación de una sociedad Socialista, democrática,
participativa y productiva

Valores

 La Gente
Constituye el valor fundamental, poseedor de los conocimientos, destrezas,
habilidades y actitudes que motorizan los procesos de innovación tecnológica y
desarrollo organizacional y a quienes es indispensable proporcionarle condiciones
favorables para su realización intelectual, social y humana.

- La Humildad
Como virtud de la humanidad expresada en el amor al prójimo, que se
refleja en el buen trato a las personas que buscan algún tipo de participación,
ayuda o información en las instancias gubernamentales para superar sus
limitaciones. Una gestión en donde se practique el poder del argumento y no el
argumento del poder.

 Excelencia
Se entiende como la búsqueda de un mejor desempeño de la gestión
regional a través del mejoramiento de las funciones de quienes laboran en el
Órgano a través del estímulo a la superación, al espíritu crítico, a la creatividad y a
la productividad; ello supone: ser un trabajador proactivo capaz de generar
actividades de relevancia que respondan a la institución y ser innovador en los
procesos que le aporten competitividad a la organización.

 Honestidad
Se considera una condición obligada de la institución en la búsqueda de la
verdad mediante la práctica permanente del respeto a los valores institucionales,
personales y sociales, la misma implica; mantener una conducta ajustada a los
valores de la Empresa, actuar en función de las necesidades reales del pueblo,
ser veraz con la información, la autoría intelectual y las relaciones interpersonales
y utilizar los recursos con eficiencia, eficacia y transparencia. Pregonar la
honestidad como elemento fundamental de la gestión pública regional.

 Responsabilidad
Es saber y aceptar que podemos responder por lo que hacemos o dejamos
de hacer. Más estrictamente, la responsabilidad implica que el servidor
público actúa de forma consistente, que elige el curso de acción a seguir y
que puede asumir

Organigrama del Órgano

Ubicación Geográfica Política y Territorial de la Organización

La Alcaldía de San Pablo. Se encuentra en el Municipio Arístides Bastidas,

Estado Yaracuy y colinda por el norte con el almacén Salazar, por el Sur
panadería Flor de Damasco, por el Este Contraloría Municipal y por el Oeste 1era
Avenida entre calle 7 y 8.

Ubicación Práctica (punto de referencia para la ubicación de la

organización)

Su ubicación práctica es en la Avenida 2 entre calles 7 y 8. San Pablo, y

como punto de referencia se puede decir que está al lado del almacén Salazar y la
panadería Flor de Damasco.

Identificación de los Servicios Disponibles del Órgano

La Alcaldía donde se encuentra ubicada tiene todos los servicios básicos

disponibles, como lo son: el agua, electricidad, aseo, teléfono, Internet, entre otros.

Diagnostico Comunitario Participativo

El Diagnóstico participativo (también conocido como diagnóstico

comunitario o diagnóstico compartido) al diagnóstico hecho por un colectivo. Es un
instrumento empleado por las comunidades para la edificación en colectivo del
conocimiento de su realidad, en el que se publican los problemas que las afectan,
los recursos con los que cuentan y las potencialidades propias de la localidad que
puedan ser aprovechadas en beneficio de todos; lo cual, permite identificar,
ordenar y jerarquizar los problemas comunitarios y, a través de ello, hacer que la
gente llegue mejor preparada a la formulación del presupuesto participativo.
 Este diagnóstico se realiza para conocer la situación de la organización,
identificando los problemas y obstáculos que impiden su desarrollo y
determinando las prioridades.
El objetivo del diagnóstico participativo es obtener información acerca de los
problemas y necesidades del área administrativa, su articulación dinámica en
cuanto a los procedimientos administrativos, así como las oportunidades de
desarrollo que tienen cada uno de ellas.

En este propósito, la creación de un Programa Nacional de Formación en

Administración (PNFA), como programa socialista educativo, adecua su
formulación y ejecución a este nuevo contexto social, político, económico y cultural
venezolano, en el que se destaca la transformación sociopolítica por medio del
fortalecimiento de la educación, y en lo que concierne a este caso, por medio de la
educación universitaria.

Estos tipos de actividades o proyectos de vinculación los estudiantes con

Empresas, Órganos, Entes Descentralizados u otras organizaciones, a través de
encuentros e intercambios para el diálogo de saberes, aprendizaje cooperativo y
participativo, donde se fomente lo administrativo.

En tal sentido, se plantea en el presente documento normativo los aspectos

generales dentro de los cuales se muestran las normas generales que regulan los
procedimientos de pago ejecutado por el Órgano. Posteriormente, dentro de los
aspectos específicos, se comentan los mecanismos utilizados para la ejecución de
los pagos más importantes, o por lo menos, lo de mayor incidencia en las
operaciones que ejecuta la Alcaldía del Municipio Aristides Bastidas.
 Formulación del Problema

Las empresas para llevar a cabo sus propósitos tienen en cuenta los
procesos administrativos, la estructura y sus sistemas formales; así como también
la planificación, organización, dirección y control. Estos factores inciden en el
proceso de crecimiento de la misma, influenciado de alguna manera por el
comportamiento de los individuos y sobre la toma de decisiones, para cubrir sus
necesidades debe implementar una planificación para así controlar toda su
estructura; actualmente se vive un proceso de cambio, el cual ha traído consigo un
impresionante impacto a las empresas.

Ahora bien, para lograr un mayor control, las instituciones han tenido que
recurrir a la implementación de nuevas estrategias, las cuales le permiten mejorar
sus estructuras en diferentes áreas administrativas, tales como administración,
contabilidad, presupuesto, entre otras, específicamente en la documentación de
sus sistemas, para así asegurar un desarrollo adecuado en su gestión.

Dentro de la Alcaldía del Municipio Arístides Bastidas se llevó a cabo una

asamblea participativa en el área administrativa, el cual arrojo diversas
necesidades, en cuanto al área de administración, se constató debilidades en
manuales, instructivos, reglamentos internos, formularios entre otros. El cual trae
como consecuencia deficiencia en el proceso de emisión de pago en el área
administrativa, detallando en la matriz FODA
 Fortalezas
Oportunidades
 Entes Gubernamentales
 Contraloría Municipal  Presencia de estudiantes
 Instituciones educativas. de PNF
 Sindicatura.  Presencia de
 Cámara Municipal Profesionales
 Asesores en Sindicatura

FODA

Debilidades
Amenazas
 Fallas en el área
administrativa  Deficiente en los pagos.
 Falta de equipo  Falta de soporte.
 Poca participación del  No tomar las medidas
correctivas en forma
área administrativa
oportuna
 Fallas de control interno
 Deficiencia en la obtención
de información en los
pagos
 Falla de ordenamiento y
distribución de pago.
 Es por eso que, a través de los tiempos, nacen nuevas herramientas
estratégicas que han sido incorporadas al mundo laboral, de allí que las empresas,
organismo, entes entre otros, han adquirido uno de los elementos más importantes
para el control interno, como lo son; los manuales de procedimientos, ya que
permiten adoptar las exigencias a las cuales están expuestas, para optar por
normalizar la gestión de documentación, estandarizados en el proceso
administrativo.

En tal sentido "Un manual de procedimientos es el documento que contiene

la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. El manual
incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando
su. Responsabilidad y Participación". (Palma, 2010)

En este orden de ideas, los manuales administrativo son un recurso muy

importante, en todo proceso de cambio, el cual no han sido utilizados al máximo
los beneficios que estos brindan, conlleva a optimizar en gran medida los trabajos
que se efectúan en las áreas administrativas los cuales mejoran el control y
funcionamiento al momento de realizar las modificaciones presupuestarias.

De igual forma, Chiavenato (1995), menciona que un instrumento

administrativo o manual de procedimiento, es un conjunto de instrucciones
debidamente ordenadas que proporciona información rápida y organizada sobre
las políticas administrativas. También estandarizar y uniformar el desempeño de
las personas. (p.126)

Por ende, requieren de un Manual de Normas y Procedimiento emisión de

pago, el cual cumpla con sus necesidades y exigencias, logrando mejorar su
productividad y calidad. Además, que permita controlar el procedimiento de
emisión de pago, al mismo tiempo, que le sirva de control interno, al brindarle la
posibilidad de disminuir los márgenes de errores que puedan afectar la gestión
administrativa.
 Objetivos

General:

Diseño de un manual de normas y procedimientos de emisión de pagos, para las

oficina de compra, presupuesto, contabilidad y tesorería de la Alcaldía del
municipio Aristides Bastidas Estado Yaracuy

Específicos:

- Diagnosticar la situación actual en las Oficinas de compra, Presupuesto,

contabilidad y tesorería de la Alcaldía del Municipio Aristides Bastidas., en
relación a los procedimientos que se realizan en cuanto a la emisión de
pago.

- Conocer los aspectos teóricos, legales y procedimientos, para la

elaboración del manual de normas y procedimientos en las Oficinas de
compra, Presupuesto, contabilidad y tesorería del Órgano.

- Elaborar un manual de normas y procedimiento para el proceso de emisión

de pago.