UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

DISEÑO DE UN PLAN ADMINISTRATIVO QUE CONTRIBUYA A LA EFICIENCIA

DE LA FUNCIÓN DE CRÉDITO Y COBRO PARA INCREMENTAR LA LIQUIDEZ EN
LAS MEDIANAS EMPRESAS DEDICADAS AL GIRO DE DROGUERIAS UBICADAS
EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR. CASO ILUSTRATIVO

TRABAJO DE INVESTIGACIÓN PRESENTADO POR:

AGUILAR FLORES, FERNANDO ANTONIO AF03003

MEJIA RODRIGUEZ, BLANCA ESTELA MR07039
MORAN OSORIO, MERCEDES GUADALUPE MO04034

PARA OPTAR AL GRADO DE

LICENCIADO(A) EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

JULIO 2014

SAN SALVADOR EL SALVADOR CENTROAMÉRICA

 UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Rector: Ing. Mario Roberto Nieto Lovo

Vicerrector: Ana María Glower de Alvarado.

Secretario General: Dra. Ana Leticia Zavaleta de Amaya.

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

Decano: Máster Roger Armando Arias Alvarado.

Vicedecano: Lic. Álvaro Edgardo Calero Rodas.

Secretario: Máster José Ciriaco Gutiérrez Contreras.

TRIBUNAL EXAMINADOR

Docente Director: Licenciado Atilio Alberto Montiel.

Coordinador del Seminario: Licenciado Rafael Arístides Campos.

JULIO 2014

SAN SALVADOR, EL SALVADOR, CENTROAMÉRICA

 AGRADECIMIENTOS

Principalmente quiero dedicar este trabajo a Dios, por haberme

regalado el don de la vida, por ser mi fortaleza en mis momentos
de debilidad y por brindarme una vida llena de mucho
aprendizaje, experiencia, felicidad y permitirme el haber
llegado hasta este momento tan importante de mi formación
profesional. Con todo mi cariño y mi amor para papá y mamá, que
hicieron todo en la vida para que yo pudiera lograr mis sueños,
a ustedes por siempre mi corazón y mi agradecimiento.

A mis amigos y compañeros porque siempre estuvieron pendientes

de mi progreso universitario día con día y me dieron su apoyo
cuando lo necesite sin pedirme nada a cambio.
Fernando Antonio Aguilar Flores.

Agradezco a Dios primeramente por permitirme culminar mis

estudios quien durante todo este tiempo me brindo sabiduría,
paciencia, perseverancia y sobre todo fortaleza para superar
cada reto de la vida. A mis padres María Antonia Rodríguez y
German Mejía Cruz por su apoyo incondicional, por el arduo
empeño de ambos, quienes lucharon día a día para darme una
educación universitaria. A mis hermanos por su comprensión y
cariño, a mis amigos/as que siempre estuvieron a mi lado dándome
ánimos para salir adelante. A nuestro asesor Lic. Atilio Alberto
Montiel por compartir todo su conocimiento y ayudarnos a llevar
a cabo el trabajo de graduación de manera satisfactoria.

Blanca Estela Mejía Rodríguez.

Quiero dar gracias a dios por haberme permito poder culminar

nuestro trabajo , también me siento muy agradecida con mi
familia que siempre estuvo al pendiente en todo momento y nunca
me dejo de animar en los momentos más difíciles , agradecer a
los hermanos de la iglesia que siempre estaban ahí para dar
palabras de aliento y sobre todo a una personas muy especial
que ya llevo en el corazón y que siempre la recordare en todo
momento que fue un pilar importante en mi vida y que me ayudo a
que alcanzara a terminar mi carrera lo que hasta el momento he
logrado. (Marcos Nahum Iglesias).

Mercedes Guadalupe Moran Osorio.

 INDICE

RESUMEN ....................................................... i
INTRODUCCIÓN ................................................. iv

CAPITULO I
GENERALIDADES DE LA MEDIANA EMPRESAS DEDICADAS AL GIRO DE
DROGUERIAS EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR Y FUNDAMENTOS
TEORICOS SOBRE PLAN ADMINISTRATIVO Y FUNCIÓN DE CRÉDITOS Y
COBROS.

A. GENERALIDADES DE LA MEDIANA EMPRESA EN EL SALVADOR. ........ 1

B. GENERALIDADES DE LAS DROGUERIAS EN EL SALVADOR. ............ 2
1. Antecedentes. ............................................. 2
2. Origen y evolución de la industria farmacéutica ........... 3
3. Distribución de productos farmacéuticos en El Salvador. ... 5
4. Características de las droguerías. ........................ 6
a. Distribución. .......................................... 7
b. Almacenamiento. ........................................ 8
5. Obligaciones de las droguerías. ........................... 9
6. Prohibiciones de los distribuidores. ..................... 10
7. Marco Legal. ............................................. 11
C. GENERALIDADES DE LA DROGUERÍA JHERAL FARMA S.A DE C.V ...... 17
1. Antecedentes ............................................. 17
a. Misión. ............................................... 18
b. Visión. ............................................... 19
2. Estructura organizativa actual. .......................... 19
3. Descripción de los principales puestos Administrativos. .. 20
4. Criterios de clasificación de la Droguería JHERAL FARMA
S.A. DE C.V. ............................................. 22
D. MARCO DE REFERENCIA SOBRE LA PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA ..... 23
1. Conceptos Generales ...................................... 23
a. Plan. ................................................. 23
 b. Planeación Estratégica, Táctica y Operativa. .......... 24
2. Fases del proceso de planeación. ......................... 25
3. Características de la planeación. ........................ 27
4. Importancia de la planeación. ............................ 28
5. Ventajas y desventajas de la planeación. ................. 28
6. Tipo de planes. ......................................... 30
7. Cualidades de un buen plan. .............................. 32
E. FUNCIÓN DE CRÉDITOS Y COBROS ............................... 32
1. Administración de cuentas por cobrar. .................... 32
1.1. Definición............................................. 34
2. Importancia de las cuentas por cobrar .................... 35
3. Objetivos de la administración de las cuentas por cobrar. 36
4. Políticas de crédito. .................................... 37
4.1. Selección y estándares de crédito...................... 38
4.2. Condiciones de crédito................................. 41
5. Políticas de cobro. ...................................... 43
5.1. Periodo promedio de cobro.............................. 44
5.2. Antigüedad de saldos................................... 45
5.3. Técnicas de cobranza................................... 46
6. Control interno administrativo de las cuentas por cobrar. 47
6.1. Importancia del control interno administrativo......... 47
6.2. Objetivos del control interno en la administración de las
cuentas por cobrar..................................... 48
6.3. Procedimientos de control interno en las cuentas por
cobrar................................................. 49

CAPITULO II
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL EN LA FUNCIÓN DE CRÉDITOS Y
COBROS EN LA MEDIANA EMPRESA DEDICADAS AL GIRO DE DROGUERIAS EN
EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.

A. IMPORTANCIA. ............................................... 52
B. OBJETIVOS. ................................................. 52
C. MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN. ....................... 54
 1. Método científico. ....................................... 54
1.1. Método Analítico....................................... 54
1.2. Síntesis............................................... 55
1.3. Método Deductivo....................................... 55
D. TIPO DE INVESTIGACIÓN. ..................................... 56
E. TIPO DE DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN. ........................ 56
F. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN. ............... 57
1. La Encuesta. ............................................. 57
2. La Entrevista. ........................................... 57
3. La Observación Directa. .................................. 58
G. FUENTES DE INFORMACIÓN. .................................... 58
1. Primarias. ............................................... 58
2. Secundarias. ............................................. 59
H. ÁMBITO DE LA INVESTIGACIÓN. ................................ 59
I. UNIDADES DE ANÁLISIS. ...................................... 59
J. DETERMINACIÓN DEL UNIVERSO Y MUESTRA. ...................... 59
1. Determinación del universo. .............................. 59
2. Determinación de la muestra. ............................. 60
K. TABULACIÓN E INTERPRETACIÓN DE DATOS. ...................... 60
L. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN. .......................... 61
M. ALCANCES DE LA INVESTIGACIÓN. .............................. 64
N. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL EN LA FUNCIÓN DE CRÉDITOS Y
COBROS EN LA MEDIANA EMPRESA DEDICADA AL GIRO DE DROGUERÍAS EN
EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR. ................................ 64
O. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. ............................ 74
1. Conclusiones. ............................................ 74
2. Recomendaciones. ......................................... 78
 CAPITULO III
PLAN ADMINISTRATIVO PARA MEJORAR LA EFICIENCIA EN LA FUNCIÓN DE
CRÉDITOS Y COBROS EN LA MEDIANA EMPRESA DEDICADA AL GIRO DE
DROGUERÍAS EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.CASO ILUSTRATIVO:
DROGUERÍA JHERAL FARMA S.A. DE C.V.

A. PRESENTACIÓN. .............................................. 82
B. OBJETIVOS DEL CAPITULO ..................................... 84
C. GENERALIDADES DE LA EMPRESA. ............................... 85
1. Misión. .................................................. 85
2. Visión. .................................................. 85
3. Valores. ................................................. 86
4. Objetivos de la organización. ............................ 86
5. Estrategias administrativas. ............................. 87
6. Estructura organizativa. ................................. 87
D. PLAN DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO. ........................... 91
1. Proceso de otorgamiento de crédito al cliente. .......... 91
2. Garantías que respaldan los créditos otorgados. ......... 96
3. Incremento o ampliación en límite de crédito. ........... 96
4. Autorización y aplicación de descuentos por pronto pago. 100
5. Proceso de control de las cuentas por cobrar. .......... 103
5.1. Transmisión de los objetivos al personal. ........... 103
5.2. Ingreso de clientes al sistema. ..................... 104
5.3. Custodia de documentos. ............................. 107
5.4. Autorización de devoluciones efectuadas por los
clientes. ........................................... 110
5.5. Control de registros contables. ..................... 113
5.6. Información y comunicación a la gerencia general .... 116
5.7. Confirmación de saldos con el cliente................. 121
5.8. Establecimiento de la estimación para cuentas de cobro
dudoso. ............................................. 123
5.9. Liquidación de cuentas incobrables.................... 125
E. PLAN DE RECUPERACION DE CUENTAS POR COBRAR. ............... 127
F. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ADMINISTRATIVO. ................... 130
G. PRESUPUESTO DE INVERSIÓN DEL PLAN ADMINISTRATIVO. ........ 134
H. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................. 135
I. BIBLIOGRAFIA .............................................. 136

ANEXOS

ANEXO 1: LISTADO DE DROGUERIAS PROPORCIONADO POR DIGESTYC.

ANEXO 2: TABULACIÓN DE DATOS.
ANEXO 3: MODELO DE CUESTIONARIO
ANEXO 4: RESUMEN DE ENTREVISTA.
ANEXO 5: MODELO DE SOLICITUDES
ANEXO 6: SOLICITUD DE AMPLIACIÓN DE CRÉDITO.
ANEXO 7: MODELO DE PAGARE.
ANEXO 8: MODELO DE CARTA DE AUTORIZACIÓN DE CRÉDITO.
ANEXO 9: MODELO DE RECIBO DE CAJA.
ANEXO 10: MODELO DE NOTA DE COBRO.
ANEXO 11: MODELO DE CEDULA DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS.
ANEXO 12: SIMBOLOGIA ANSI.

LISTADO DE CUADROS Y FIGURAS

CUADRO 1.................................................................................................................................................................. 2
CUADRO 2................................................................................................................................................................ 45

Figura 1 .................................................................................................................................20
Figura 2 .................................................................................................................................90
Figura 3 .................................................................................................................................95
Figura 4 .................................................................................................................................99
Figura 5 ...............................................................................................................................102
Figura 6 ...............................................................................................................................106
Figura 7 ...............................................................................................................................109
Figura 8 ...............................................................................................................................112
Figura 9 ...............................................................................................................................115
Figura 10 .............................................................................................................................120
Figura 11 .............................................................................................................................122
Figura 12 .............................................................................................................................124
Figura 13 .............................................................................................................................126
Figura 14 .............................................................................................................................129
 i

RESUMEN

Actualmente algunas medianas empresas dedicada al giro de

droguerías ubicadas en el municipio de San Salvador, no cuenta

aún con una herramienta administrativa orientada a la función de

crédito y cobro, que les permita evaluar y dar seguimiento al

logro de sus objetivos estratégicos, por lo cual, se consideró

necesario la realización del diseño de un plan administrativo,

con el propósito de mejorar la eficiencia en dicha área.

En el desarrollo de la investigación se procedió a identificar

elementos teóricos relacionados con las generalidades de las

droguerías consideradas como mediana empresa, conceptos

referentes a la administración estratégica y cuentas por cobrar.

Seguidamente se elaboró un diagnóstico de la situación actual

del sector en estudio, con el propósito de establecer los

objetivos, políticas, estrategias y procedimientos que regirán

las operaciones de crédito y cobro a las que se deben adherir

los departamentos involucrados, para así garantizar un desempeño

eficiente en el área de cuentas por cobrar.

Además se utilizó el método científico para obtener los datos,

que sirvieron de sustentación a la propuesta elaborada, se

empleó el análisis y la síntesis para estudiar la información

recolectada, así mismo se aplicó la investigación de tipo

descriptiva no experimental debido que permite determinar no

 ii

sólo los datos recolectados, sino la relación e interpretación

que existe entre las variables en estudio.

Se estableció como universo las instituciones clasificadas como

medianas empresas dedicadas al giro de droguerías dentro del

municipio de San Salvador y como unidad de muestra se

identificaron a 21 organizaciones, las cuales son además, el

mismo número establecidas en el universo, por tanto, se tomó la

decisión de realizar un censo para estas veintiún entidades y no

establecer así muestra alguna.

Para llevar a cabo la recolección de datos se procedió a diseñar

el modelo de encuesta y guía de entrevista las cuales fueron

completadas por los encargados del departamento de crédito.

Luego de interpretar la información obtenida por los

instrumentos, se concluyó que la algunas de las entidades en

estudio, no cuentan con un plan administrativo orientado a las

cuentas por cobrar, el cual permita anticipar acciones, asignar

funciones administrativas y recursos, además de no contar con

instrumentos gerenciales que ayuden a la toma de decisiones a la

alta gerencia; por lo que se propone a las entidades en estudio

aplicar el plan administrativo para mejorar la eficiencia en la

función de créditos y cobros y la liquidez dentro de éstas.

 iii

Jheral Farma S.A. de C.V. fue la entidad utilizada como caso

ilustrativo, el gerente general proporcionó la información

básica y relevante para la elaboración de la propuesta.

 iv

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo consiste en el diseño de un plan

administrativo que contribuya a la eficiencia de la función de
crédito y cobro en las medianas empresas dedicadas al giro de
droguerías ubicadas en el municipio de San Salvador, con el
propósito de ofrecer una herramienta que permita definir las
normas, políticas y procedimientos que rigen las operaciones de
crédito y cobro a las que se deben adherir los departamentos
involucrados, además de incrementar la liquidez de la empresa, a
través de la aplicación ágil , eficiente y segura que garanticen
el desempeño eficiente en la función de créditos y cobros.

La industria farmacéutica constituye uno de los principales

sectores en la economía del país, ya que, además tiene una
incidencia directa en todo el sector salud. Sin embargo no hay
que dejar de lado que la evolución del mundo de los negocios, la
globalización de la economía, la mayor incidencia de la
tecnología en los procesos industriales, hacen que cada vez sea
más necesario la constante actualización de los conceptos que
marcan la dirección empresarial. A continuación se detalla el
contenido que comprende cada uno de los tres capítulos que
componen el documento en cuestión:

CAPITULO I: Comprende las generalidades de la mediana empresa

dedicada a la comercialización y distribución de productos
medicinales, así mismo incluye las regulaciones establecidas por
la Dirección Nacional de Medicamentos (DNM), y el desarrollo de
cada uno de los temas que integran el marco teórico relacionado
al diseño de un plan administrativo que contribuya a incrementar
la liquidez en la función crédito y cobro.
 v

CAPITULO II: Contiene la descripción de la metodología utilizada

para el desarrollo de la investigación. Así mismo, se
implementaron instrumentos de recolección de datos que
facilitaron la obtención de la información permitiendo realizar
un análisis sobre la situación actual de las droguerías en la
administración de las cuentas por cobrar.

CAPITULO III: Esta determinada por la propuesta del diseño de un

plan administrativo para mejorar la eficiencia en la función de
créditos y cobros en la mediana empresa dedicado al giro de
droguerías en el municipio de San Salvador, definiendo la
misión, visión, objetivos, políticas, estrategias, así como las
normas y procedimientos que deberán regir las operaciones de
crédito y cobro, las cuales orientan las decisiones de la alta
gerencia de dichas empresas.

Finalmente, se muestra la bibliografía que se utilizó para

llevar a cabo la investigación, como también los anexos del
trabajo desarrollado.
 1

CAPITULO I

GENERALIDADES DE LA MEDIANA EMPRESAS DEDICADAS AL GIRO DE

DROGUERIAS EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR Y FUNDAMENTOS

TEORICOS SOBRE PLAN ADMINISTRATIVO Y FUNCIÓN DE CRÉDITOS Y

COBROS.

A. GENERALIDADES DE LA MEDIANA EMPRESA EN EL SALVADOR.

La mediana empresa ocupa un término medio entre los estratos

empresariales, considerándola en algunos casos, como el

resultado de una pequeña empresa que amplía sus operaciones y

tamaño o puede provenir de una empresa grande que experimento

una reducción en sus características económicas.

En El Salvador no existe una definición única del significado de

Mediana Empresa, las definiciones varían de acuerdo a criterios

de distintas instituciones que están relacionadas con el

desarrollo de este segmento empresarial.

Según la Fundación Salvadoreña para el Desarrollo Económico y

Social (FUSADES) la mediana empresa es aquella que ocupa entre

20 y 99 empleados y poseen un capital de trabajo desde

$85,715.00 hasta $228,571.43.

 2

De igual manera, el Banco Central de Reserva de El Salvador,

define a la mediana empresa como aquella que posee entre 20 y 99

empleados, cuyo total de activos no excede los $ 228,571.41

La Cámara de Comercio de El salvador clasifica a las empresas

según número de personal e ingresos y ventas anuales que posee.

CUADRO 1: CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS SEGÚN LA CAMARA DE

COMERCIO DE EL SALVADOR.
Clasificación Personal Remunerado Ventas Brutas Anuales/
Ingresos Brutos Anuales
Microempresa Hasta 10 empleados Hasta $70, 000.00
Pequeña Empresa Hasta 50 empleados Hasta $800, 000.00
Mediana Empresa Hasta 100 empleados Hasta $7.0 millones
Gran Empresa Más de 100 empleados Más de $7.0 millones
Fuente: http://ismamensajero.blogspot.com/2010/08/clasificasion-de-las-empresas-enel.html

B. GENERALIDADES DE LAS DROGUERIAS EN EL SALVADOR.

1. Antecedentes.

La medicina a base de plantas, se ha practicado en casi todas

las culturas desde la antigüedad. En el año 3000 a.C., los

babilonios registraron en tablillas de arcilla las primeras

«recetas» que se conservan. En ese mismo momento, los chinos

registraban el Pen Tsao (gran herbario), un compendio de 40

volúmenes con265 sustancias medicinales, remedios a base de

plantas medicinales que data del año 2700 a.C.1 Los egipcios por

1
http://www.mailxmail.com/curso-farmacologia-normativa-aprobacion-farmacos/historia-
farmacologia
 3

su parte, recogieron sus remedios en un documento conocido como

el Papiro de Eber que fue el primer manuscrito verdadero

perteneciente a la Farmacia y la Medicina, y que lleva el nombre

del notable egiptólogo que lo descubrió y que lo tradujo en

parte; es un manuscrito continuo en forma de rollo, data

aproximadamente del siglo XVI antes de Cristo, esto es poco

antes del tiempo de Moisés. Describe sustancias medicinales,

métodos para componerlas y conjuros contra las enfermedades.

Muchas de las drogas que en él se mencionan son de uso común en

nuestros días.

2. Origen y evolución de la industria farmacéutica2

La industria farmacéutica surgió a partir de una serie de

actividades diversas relacionadas con la obtención de sustancias

utilizadas en medicina. A principios del siglo XIX, los

boticarios, químicos o los propietarios de herbolarios obtenían

partes secas de diversas plantas, recogidas localmente o en

otros continentes. Éstas últimas se compraban a los especieros,

que fundamentalmente importaban especias, pero como negocio

secundario también comerciaban con productos utilizados con

fines medicinales, entre ellos el opio de Persia o la ipecacuana

de Suramérica. Los productos químicos sencillos y los minerales

se adquirían a comerciantes de aceites y gomas. Los boticarios y

químicos fabricaban diversos preparados con estas sustancias,

2
http://es.wikipedia.org/wiki/Industria_farmac%C3%A9utica
 4

como extractos, tinturas, mezclas, lociones, pomadas o píldoras.

Algunos profesionales confeccionaban mayor cantidad de

preparados de la que necesitaban para su propio uso y los

vendían a granel a sus colegas.

Con la industrialización de la farmacia en el siglo XIX, dejó de

ser una profesión artesanal para convertirse en una ciencia y

una industria en donde el boticario pasa a llamarse

farmacéutico, y el trabajo de botica va siendo absorbido por la

industria. Con la industria, se pasa a fabricar grandes

cantidades de productos iguales y se formaron empresas dedicadas

en exclusiva a la fabricación y distribución de medicamentos.

Las compañías farmacéuticas fueron creadas en diferentes países

por empresarios o profesionales, en su mayoría antes de la II

Guerra Mundial (1939-1945). Allen & Hambury y Wellcome, de

Londres, Merck, de Darmstadt (Alemania), y las empresas

norteamericanas Parke Davis, Warner Lambert y Smithkline& French

fueron fundadas por farmacéuticos. Algunas compañías surgieron a

raíz de los comienzos de la industria química, como por ejemplo

Zeneca en el Reino Unido, Rhône-Poulenc en Francia, Bayer y

Höchst en Alemania o Hoffmann-La Roche, Ciba-Geigy y Sandoz

(estas dos últimas más tarde fusionadas para formar Novartis) en

Suiza. La belga Janssen, la norteamericana Squibb y la francesa

Roussell fueron fundadas por profesionales de la Medicina.

 5

3. Distribución de productos farmacéuticos en El Salvador.

Las empresas dedicadas a la distribución y comercialización de

medicamentos en El Salvador, se conocen como droguerías y

funcionan como intermediarios entre los laboratorios y

farmacias, son básicamente los establecimientos que cuentan con

un registro y están autorizados para la distribución de

medicinas, productos químicos y drogas al mayoreo. “Se

consideran como droguería a todo establecimiento que opera la

importación, almacenamiento y distribución de productos

farmacéuticos para la venta al mayoreo”3

En la actualidad existen grandes distribuidores de productos

farmacéuticos en el país entre los que sobresalen Droguería

Santa Lucia, Droguería Americana, C. Imberton, Droguería Nueva

San Carlos y Droguería Alfaro empresas de gran prestigio, de los

países líderes de la industria farmacéutica mundial como

Alemania, EE.UU y Brasil, medicamentos de las prestigiosas casas

Pfizer, JanseenCilag, BoeringerIngelheim, Schering, WyethAyerst

o AltianPharma, pueden ser encontrados en casi cualquier

farmacia a nivel nacional. Muchas de las droguerías pioneras en

la industria farmacéutica en el país, han desaparecido, entre

ellas se menciona la droguería Startel, que con el fallecimiento

de su propietario también desapareció la Droguería.

3
Ley de medicamentos, Cap. II, Decreto Legislativo N° 1008, publicado en el Diario
Oficial 43, el 22 de febrero de 2012.
 6

Posteriormente aparecieron las Droguerías Laínez, Droguería

Esersky que aún siguen operando en el país.

En la actualidad, solo en el municipio de San Salvador, existen

aproximadamente 212 droguerías dedicadas a la comercialización

de productos farmacéuticos, según datos proporcionados por la

Dirección Nacional de Medicamentos para el año 2013 (DNM).

4. Características de las droguerías.

El sector farmacéutico de El Salvador está conformado por tres

agentes: los laboratorios químicos, las droguerías y las

farmacias. Dichas entidades son las encargadas de la venta y

distribución de medicamentos al mayoreo, así lo establece la Ley

de Medicamentos en el “art. 27.- La distribución y venta de los

medicamentos, se podrá realizar a través de laboratorios,

droguerías, farmacias y personas naturales nacionales o

extranjeras debidamente inscritas en el registro especifico,

quienes sólo podrán comercializar productos debidamente

registrados garantizando un servicio de calidad y cumplimiento

de buenas prácticas vigentes”.4

El laboratorio químico representa la producción local, es decir,

se encarga de elaborar los distintos productos farmacéuticos.

4
Ley de Medicamentos, Diario Oficial: 43, D.L N° 1008 Tomo: 394 Publicación DO:02/03/2012
 7

Las droguerías hacen las veces de importador y distribuidor,

siendo la pieza fundamental de toda la cadena de distribución de

medicamentos.

Las droguerías farmacéuticas pueden ser de dos tipos:

- Compra de medicamentos como producto terminado y lo

distribuye a las farmacias.

- Compra de materia prima y realiza fraccionamiento, para

luego distribuirlo, ya sea a farmacias o a laboratorios.

a. Distribución.

La distribución es una actividad importante en la gestión

integrada de la cadena de suministro de los productos o

mercancías. Generalmente diversas personas y entidades se

encargan del manejo, el almacenamiento y la distribución de

tales productos. La distribución y el almacenamiento son

actividades que van de la mano, y las droguerías en nuestro país

son las responsables de realizarlas.

Se distinguen dos tipos de productos en la distribución:

producto genérico (normalmente de producción local) y producto

de alta calidad (importado y de producción local).El primero se

caracteriza porque es la droguería quien adquiere la mercancía y

se la vende a una farmacia mayorista. Aquí entran todos los

 8

medicamentos a un precio bajo y sin necesidad de prescripción

médica.

Y el segundo, producto de alta calidad, la droguería es la

importadora – distribuidora del medicamento y, en ocasiones,

junto con el laboratorio, suelen encargarse también de

promocionar el medicamento en las farmacias.

b. Almacenamiento.

Las droguerías deben considerar ciertos factores ambientales en

el almacenamiento de medicamentos tales como: temperatura, la

luz, el aire, radiación, humedad, la naturaleza del envase. Los

medicamentos y materias primas tienen una vida limitada, la cual

está indicada por la fecha de vencimiento y que depende de las

características físicas, fisicoquímicas, y microbiológicas del

producto. Por lo tanto, el empaque de un producto es un factor

que debe ser tomado en cuenta para calcular la vida útil del

producto y el establecimiento de su fecha de vencimiento, no

solamente garantiza la integridad del envase contenido durante

el transporte, almacenamiento, distribución y manejo en las

farmacias, sino la estabilidad del producto hasta su consumo.

Las instalaciones donde se almacenan productos terminados y

materias primas se ven inspeccionadas por autoridades de salud

regularmente, para comprobar que las empresas Farmacéuticas

 9

(Laboratorios, Droguerías y Farmacias) se ajusten a las

condiciones de Buenas Prácticas de Almacenamiento.

Las Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA), deben estar

implementadas en una droguería y para ello se precisa que

previamente se haya establecido un Sistema de Gestión de

Calidad. Para verificar que el sistema se cumple a lo largo de

toda la distribución y almacenamiento, se precisa de un sistema

planificado de actividades, cuya finalidad es asegurar que el

sistema de Gestión de Calidad se cumple.

5. Obligaciones de las droguerías.

La ley de medicamentos establece en el art. 28.- que para todas

aquellas personas naturales o jurídicas responsables de la

distribución de medicamentos, estarán obligadas a:

a) Disponer de locales, y equipos dotados de recursos

humanos, materiales y técnicos para garantizar la correcta

conservación y distribución de los medicamentos y otros

que ofrezcan acción terapéutica, con plena garantía para

la salud pública;

b) Garantizar la observancia de las condiciones generales o

particulares de conservación de los medicamentos, y otros

que ofrezcan acción terapéutica, en toda la red de

 10

distribución mediante procedimientos debidamente

autorizados por la Dirección;

c) Cumplir con las normas de buenas prácticas de

almacenamiento y distribución; y

d) Cumplir las demás obligaciones legales o reglamentos

vigentes.

Art. 55.- Toda droguería tiene la obligación de contar dentro de

su personal con un profesional Químico Farmacéutico llamado

Regente de manera permanente, quien se encargara de vigilar que

los productos se encuentren debidamente registrados y asegurar

las condiciones óptimas de los medicamentos en almacenaje y

transporte, así como el abastecimiento necesario de los

medicamentos.

6. Prohibiciones de los distribuidores.

Art. 57.- Se prohíbe a los laboratorios farmacéuticos,

droguerías y farmacias:

a) Distribuir y comercializar medicamentos a establecimientos

no autorizados por la Dirección;

b) Distribuir y comercializar medicamentos que se encuentren

vencidos , defectuosos o que pongan en riesgo la salud y

vida de los consumidores;

 11

c) Ofrecer a terceras personas, dádivas o cualquier otro tipo

de regalías a médicos, regentes, empleados de instituciones

públicas y privadas o propietarios de droguerías o

farmacias, para la prescripción, dispensación o venta al

público, de sus medicamentos en forma preferencial;

d) Venta de medicamentos que provengan de donativos; y

e) Almacenar o distribuir productos farmacéuticos sin registro

sanitario, alterados, fraudulentos, vencidos o de propiedad

del Ministerio de Salud, del Instituto Salvadoreño del

Seguro Social u otra institución pública.

7. Marco Legal.

Las leyes que rigen la Industria Farmacéutica en El Salvador son

las siguientes:

- Constitución de la República de El Salvador.

Ley primaria del país, contiene los principios básicos de

convivencia, derechos y deberes de sus habitantes. (Decreto

Constituyente N° 38, de fecha 15 de diciembre de 1983, publicado

en el Diario Oficial Nº 234 Tomo 281, del 16 de diciembre de

1983).

La Constitución de la República de El Salvador establece en el

artículo 65 que: La salud de los habitantes de la República

constituye un bien público. El Estado y las personas están

 12

obligados a velar por su conservación y restablecimiento. El

Estado determinará la política nacional de salud, y controlará y

supervisará su aplicación.

También el artículo 69 de la Constitución de El Salvador dice:

El Estado proveerá los recursos necesarios e indispensables

para el control permanente de la calidad de los productos

químicos, farmacéuticos y veterinarios, por medio de organismos

de vigilancia. Así mismo el Estado controlará la calidad de los

productos alimenticios y las condiciones ambientales que puedan

afectar la salud y el bienestar.

- El Código de Salud.

Tiene por objeto desarrollar los principios constitucionales

relacionados con la salud pública y asistencia social de los

habitantes de la república.(Decreto Legislativo N° 955, de fecha

28 de abril de 1988, publicado en el Diario Oficial Nº 86, Tomo

299, del 11 de mayo de 1988).

El Código de Salud en el artículo 243 en la sección 53

denominada de Control de Calidad, establece que todas las

especialidades farmacéuticas, alimentos médicos y dispositivos

terapéuticos oficiales son para uso humano o veterinario y

cosméticos importados o fabricados en el país, serán sujetos al

control de calidad que este código y su reglamento establece.

 13

Artículo 247 del Código de Salud dice: La inscripción previa a

la importación, fabricación y expendio de un producto

farmacéutico para uso humano o veterinario, en empaques

especiales y exclusivos, sólo podrán efectuarse cuando de su

análisis resultante cumpla con los requisitos de calidad y los

demás exigidos por este código y su reglamento.

- Ley de Medicamentos.

De igual manera, la industria farmacéutica será regulada por una

nueva ley a través de la Dirección Nacional de Medicamentos,

como es la Ley de Medicamentos que ha sido creada para regular

los precios de los medicamentos. Y establece en el artículo 1

que: La presente Ley tiene como objeto, garantizar la

institucionalidad que permita asegurar la accesibilidad,

registro, calidad, disponibilidad, eficiencia y seguridad de los

medicamentos y productos cosméticos para la población y

propiciar el mejor precio para el usuario público y privado; así

como su uso racional.

Así mismo, en el artículo 27 de la Ley de Medicamentos menciona

que la distribución y venta de los medicamentos, se podrá

realizar a través de laboratorios, droguerías, farmacias y

personas naturales, nacionales o extranjeras inscritas en el

registro especifico, quienes solo podrán comercializar productos

 14

debidamente registrados garantizando un servicio de calidad y

cumplimiento de buenas prácticas vigentes.

También en el artículo 29 de la Ley de Medicamentos establece

que: Toda persona natural o jurídica podrá fabricar, importar,

exportar, distribuir, comercializar, almacenar, transportar,

dispensar, prescribir, experimentar o promocionar medicamentos,

materias primas o insumos médicos, previa autorización de la

Dirección Nacional de Medicamentos.

- Código de Comercio.

Su función principal es regular las organización,

transformación o disolución de las empresas comerciales o

industriales, aspectos contables, contratos mercantiles y

autorización para realizar operaciones. (Decreto Legislativo

N° 671, de fecha 8 de mayo de 1970, publicado en el Diario

Oficial N° 140, Tomo N° 228, del 31 de julio de 1970).

- Código de Trabajo.

Tiene por objeto establecer los derechos y obligaciones que

armonizan la relación entre trabajador y patrono con el

objetivo de crear un clima laboral idóneo. (Decreto

Legislativo N°15, de fecha 23 de junio de 1972, publicado en

el Diario Oficial N°142, Tomo 236, del 31 de julio de 1972).

 15

- Código Municipal.

Tiene como propósito desarrollar los principios

constitucionales referentes a la organización, funcionamiento

y ejercicio de las facultades autónomas de los municipios.

Estableciendo un impuesto que deberá ser cancelado por las

empresas que se encuentran dentro de su localidad. (Decreto

Legislativo N° 274, de fecha 31 de enero de 1986, publicado en

el Diario Oficial N° 23, Tomo 290,del 11 de febrero de 1986).

- Ley de Impuesto Sobre la Renta.

Aplica un gravamen a las utilidades percibidas o devengadas por

los contribuyentes al final de un periodo fiscal por la

realización de actividades mercantiles de cualquier índole, por

lo tanto, la empresa en relación a sus rendimientos genera al

Estado un tributo del 25% de este tipo de impuesto. (Decreto

Legislativo N°134, de fecha 18 de diciembre de 1991, publicado

en el Diario Oficial N°242, Tomo 313, del 21 de diciembre de

1991).

- Ley de Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la

Prestación de Servicio.

Establece un porcentaje del 13% que se aplicará a la

transferencia, importación, internación, exportación y consumo

de bienes y la prestación de servicios. (Decreto Legislativo N°

 16

296 de fecha 24 de junio de 1992, publicado en el Diario Oficial

N°143,Tomo 316, del 31 de junio de 1992).

- Ley del Seguro Social.

Su finalidad es la de brindar servicios de salud a los

trabajadores de cualquier institución, por lo tanto, toda

entidad ya sea natural o jurídica está en la obligación legal de

afiliar al recurso humano para que reciba las prestaciones de

atención médica. (Decreto Legislativo N°1263, de fecha 3 de

diciembre de 1953, publicado en el Diario Oficial N°226, Tomo

161, del 11 de diciembre de 1953).

- Ley de Protección al Consumidor.

Tiene como propósito proteger los derechos de los clientes a fin

de procurar el equilibrio, certeza y seguridad jurídica en

cuanto a las relaciones con los proveedores, ya que los bienes y

servicios puestos en el mercado a disposición de los compradores

no deben implicar riesgos para su vida, salud o seguridad

personal. (Decreto Legislativo N° 776, de fecha 31 de agosto de

2005, publicado en el Diario Oficial N° 166, Tomo 368, del 8 de

septiembre de 2005).
 17

- Ley de Sistema de Ahorro para Pensiones.

Regula las disposiciones referentes a la obligación de los

patronos de cualquier entidad de afiliar a sus trabajadores para

que gocen de la cobertura de un fondo de pensiones y asegurar el

retiro laboral por jubilación. (Decreto Legislativo N° 927, de

fecha 20 de diciembre de 1996, publicado en el Diario Oficial

N°243, Tomo 333, del 23 de diciembre de 1996).

- Ley de Registro de Comercio.

Normativa que exige a todas las empresas la inscripción de las

matriculas de comercio, balances generales, patentes de

invención, derechos de autor, actos y contratos mercantiles.

(Decreto Legislativo N°271, de fecha 15 de febrero de 1973,

publicado en el Diario Oficial N° 44, Tomo 238, del 5 de marzo

de1973).

C. GENERALIDADES DE LA DROGUERÍA JHERAL FARMA S.A DE C.V

1. Antecedentes.

La Droguería JheralFarmaS.A.de C.V es relativamente nueva en el

mercado farmacéutico del país, inició sus operaciones el 2 de

mayo de 2009. Sin embargo, fue constituida legalmente en

noviembre de 2008. Su giro principal es la venta de productos

farmacéuticos y medicinales. No obstante, la empresa tuvo sus

orígenes en 1993 como Distribuidora Alvarado, la cual, se

 18

dedicaba a la venta de productos: farmacéuticos medicinales y de

otros productos no clasificados previamente. Luego con el afán

de crecer y ampliar la gama de productos ofrecida a sus clientes

y visualizando un mercado potencial como lo es el sector

farmacéutico y medicinal se concibió la idea de vender

medicamentos. Es aquí donde la Distribuidora Alvarado se

convierte en un intermediario entre laboratorios y farmacias

denominándola Droguería Jheral Farma S.A. de C.V, bajo la

administración de José Hernán Alvarado, es así como para el año

2008 se instaura como droguería dedicada a la comercialización

de medicinas a nivel nacional. Actualmente la empresa cuenta

con 26 empleados cubriendo las zonas de oriente, occidente y

paracentral. Entre sus principales líneas de productos podemos

mencionar: antibióticos, analgésicos, vitaminas,

antiinflamatorios, antipiréticos, entre otros.

a. Misión.

La misión representa la razón de ser, de toda empresa, por eso

es importante que toda organización tenga definido el motivo por

el cual fue creada y para el que debe servir. Debido a que la

empresa actualmente no posee una misión y visión escrita,

proponemos las siguientes:

 19

“Somos una empresa dedicada a la comercialización de productos

farmacéuticos con el continuo compromiso de satisfacer las

necesidades y expectativas de nuestros clientes, brindándoles

productos de calidad a los mejores precios, construyendo una

relación de confianza con nuestros clientes y proveedores.”5

b. Visión.

“Ser un distribuidor líder a nivel nacional en la venta de

productos farmacéuticos, mediante una eficiente

comercialización de productos de calidad a precios bajos,

diferenciándola por su alto compromiso con la sociedad y

satisfaciendo plenamente las necesidades de nuestros

clientes.”6

2. Estructura organizativa actual.

Actualmente la empresa presenta la siguiente estructura

organizativa, donde se puede observar que la droguería carece de

departamentos como: compras, de crédito y cobro.

5
Elaborado por integrantes del trabajo de investigación.
6
Idem.
 20

Gerente
General

Departamento Departamento
Departamento
de Recursos de
de Ventas
Humanos Contabilidad

Figura 1.
Fuente: Gerente General JHERAL FARMA S.A. DE C.V.

3. Descripción de los principales puestos Administrativos.

 Gerente General.

 Coordina las operaciones y funcionamiento de la empresa,

adoptando medidas y acciones para la utilización y

aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y

financieros.

 Control de las operaciones a nivel administrativo y

comercial.

 Velar por el cumplimiento de las leyes reguladoras a que

están sometidas las droguerías.

 Jefe de Recursos Humanos.

 Realiza el proceso de reclutamiento e inducción del

personal.
 21

 Evalúa el desempeño laboral y capacita a los empleados en

áreas deficitarias encontradas.

 Posee un registro de cada trabajador en lo referente a

vacaciones, amonestaciones, entre otros.

 Velar por el cumplimiento de las leyes relacionadas con las

instituciones siguientes: Administradoras de Fondos de

Pensiones (AFP’s), Instituto Salvadoreño del Seguro Social

(ISSS), Instituto Salvadoreño de Formación Profesional

(INSAFORP) y Ministerio de Trabajo.

 Control de elaboración de planillas, pago de horas extras y

prestaciones adicionales (calculo de indemnización,

aguinaldo y vacación).

 Contador.

 Registra las operaciones diarias.

 Determina los resultados financieros de los ejercicios

fiscales anteriores y presentes.

 Controla la disponibilidad del efectivo.

 Elabora informes externos sobre las operaciones de la

empresa.

 Vigila el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

 Jefe de Ventas.

 Desempeña la función de servicio al cliente.

 22

 Efectúa el control de calidad.

 Prevé necesidades sobre abastecimiento de medicamentos.

 Manejo de sistema de facturación, precios, promociones.

 Proponer nuevos productos y servicios.

 Encargado de bodega.

 Supervisar despachos y envíos de productos a clientes.

 Recepción y empaque de productos.

 Conteo y verificación de existencias.

 Despacho de productos a ejecutivos de ventas.

 Almacenamiento de productos por lote y fecha de

vencimiento.

 Limpieza de área de almacén.

4. Criterios de clasificación de la Droguería JHERAL FARMA S.A.

DE C.V.

La Droguería Jheral Farma S.A. de C.V. se considera como mediana

empresa de acuerdo al criterio de clasificación de La Fundación

Salvadoreña para el Desarrollo Económico y Social (FUSADES) y de

la Cámara de Comercio de El Salvador. FUSADES define a la

mediana empresa como aquella que ocupa entre 20 y 99 empleados.

Mientras que la Cámara de Comercio de El Salvador sostiene que

la mediana empresa es aquella que obtiene un nivel de ingresos

brutos hasta $7,0 millones de dólares.

 23

Por tanto, tomando en cuenta factores como el número de

empleados y el nivel de ingresos de la empresa se clasifica a la

Droguería Jheral Farma S.A. de C.V. como mediana empresa.

Actualmente la Droguería cuenta con un número de 26 empleados y

sus ingresos brutos anuales corresponden a $1, 620,652.08.7.

D. MARCO DE REFERENCIA SOBRE LA PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA

1. Conceptos Generales

a. Plan.

“Es un documento escrito que describe cómo lograr los objetivos.

Por lo general, incluyen asignaciones de recursos, programas y

otras acciones necesarias para cumplir con los objetivos”8

La planeación es una función, de vital importancia en el proceso

administrativo. Burt K. Scanlan define la planeación como:

“Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas,

planes, procedimientos, y cuenta con un método de

retroalimentación de información para adaptarse a cualquier

cambio en las circunstancias"9

Planear es importante como: organizar dirigir o controlar,

porque la eficiencia no se logra con la improvisación.

7
Cifras proporcionadas a través de entrevista con el propietario José Hernán Alvarado.
8
Serrano Ramírez, Américo Alexis. Administración I y II. Pág. 4
9
http://www.monografias.com/trabajos33/planeacion-administrativa
 24

b. Planeación Estratégica, Táctica y Operativa.

Definición de planeación estratégica

Steiner, la define como:

El proceso de determinar los mayores objetivos de una

organización y las políticas y estrategias que gobernarán la

adquisición, uso y disposición de los recursos para realizar

esos objetivos.

De acuerdo a nuestra opinión, planeación estratégica, es el

conjunto de planes integrales de una organización que normarán

el comportamiento futuro de la misma.

Definición de planeación táctica

Cero S., la define de la siguiente manera:

Consiste en formular planes a mediano plazo que pongan de

relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la

organización.

Según nuestro criterio, la definiremos como, la etapa donde se

definen los objetivos, tácticas, programas y presupuestos que

llevará a cabo la empresa, tomando en cuenta los recursos que

necesitaremos para el desarrollo de la misma.

 25

Definición de Planeación Operativa

Stoner I., la define de la siguiente manera:

Son planes que suministran los detalles de la manera como se

alcanzarán los planes estratégicos.

Nuestra formulación de esta definición, es que son planes a

corto plazo que se desarrollan para actividades operativas de la

organización.

2. Fases del proceso de planeación.

Los pasos de la planeación constituyen un proceso racional para

el logro de los objetivos y su seguimiento se puede realizar en

cualquier planeación. A continuación presentan las partes que

“debería” contener un plan:

- Metas.

Son objetivos por alcanzar a corto plazo. Son cuantificables y

pueden ser mensuales o hasta logros en el día a día. También

tiene que estar alineado en el marco y en el tiempo con el

objetivo.10

10
Chiavenato, Idalberto. Introducción a la teoría general de la administración. Editorial
McGraw-Hill, 2006. Capitulo 7 Teoría neoclásica de la administración. Pág. 151
 26

- Objetivos.

Son los resultados futuros que se pretende alcanzar; son blancos

escogidos que se quiere lograr en cierto período, con la

utilización de determinados recursos disponibles y posibles.

Asimismo, los objetivos son pretensiones futuras que, una vez

alcanzadas, dejan de ser objetivos y se vuelven realidades.11

- Políticas.

Son normas para tomar decisiones. A diferencia de las reglas,

una política establece parámetros generales para quien decide,

más que declarar explícitamente qué debe o no hacerse. Las

políticas contienen un término ambiguo que deja la

interpretación a quien decide.12

- Estrategias.

Las estrategias de las organizaciones son de nivel corporativo,

empresarial y funcional. Los directores de la organización son

los responsables de las estrategias corporativas. Los gerentes

de nivel medio son responsables de las estrategias empresariales

y los gerentes de nivel inferior de las estrategias

funcionales.13

11
Idem.
12
Stephen P. Robbins. Mary Coulter. Administración. Pearson Educación, México, 2005.
Octava Edición. Pág. 160
13
Stephen P. Robbins. Mary Coulter. Administración. Pearson Educación, México, 2005.
Octava Edición. Pág. 187
 27

3. Características de la planeación.14

La planeación es un proceso permanente y continúo: no se

agota en ningún plan de acción, si no que se realiza

continuamente en la empresa.

La planeación esta siempre orientada hacia el futuro: la

planeación se halla ligada a la previsión, aunque no debe

confundirse con esta.

La planeación busca la racionalidad en la toma de

decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la

planeación funciona como un medio orientador del proceso

decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la

incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.

La planeación busca seleccionar un curso de acción entre

varias alternativas: Su elección debe estar siempre en

función de las consecuencias futuras y de las posibilidades

de ejecución y realización.

La planeación es una función administrativa que interactúa

con las demás: está estrechamente ligada a las demás

funciones – organización, dirección y control, sobre las

que influye y de las que recibe influencia en todo momento

14
https://sites.google.com/site/actuariaadmon/unidad-de competenciaii/planeación/
 28

y en todos los niveles de la organización.

4. Importancia de la planeación.

Planear es relevante porque:

a) Permite que la empresa este orientada hacia el futuro,

determinando anticipadamente qué recursos se van a

necesitar para que la empresa opere eficientemente.

b) Todos los esfuerzos van dirigidos hacia los resultados que

se desean y se obtiene con ello una eficiente sucesión de

ellos.

c) Se reducen los costos, el trabajo improductivo y se

estabiliza la empresa.

d) Facilita la coordinación de decisiones, moviéndose

armoniosamente hacia la meta predeterminada.

e) Resalta los objetivos organizacionales.

5. Ventajas y desventajas de la planeación.

Ventajas de la Planeación.15

Requiere actividades con orden y propósito: Se enfocan

todas las actividades hacia los resultados deseados y se

logra una secuencia efectiva de los esfuerzos.

Señala la necesidad de cambios futuros: La planeación ayuda

15
https://sites.google.com/site/actuariaadmon/unidad-de-competencia-
ii/planeacion/ventajas-y-desventajas-de-la-planeacion
 29

al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a

evaluar los campos clave para posible participación.

Proporciona una base para el control: Por medio de la

planeación, se determinan las fechas críticas desde el

principio y se fijan la terminación de cada actividad y las

normas de desempeño, estas sirven de base de control.

Ayuda al gerente a obtener status: La planeación adecuada

ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y

agresiva, capacita al gerente a tener a la mano todo lo

necesario evitando que se diluyan o se anulen sus

esfuerzos.

Desventajas de la Planeación.16

La planeación produce rigidez: Las actividades de

planeación formal pueden atorarse en metas específicas que

hay que alcanzar en plazos preciso.

No se pueden trazar planes para un entorno dinámico: Muchas

veces el ambiente actual de las empresas es caótico en el

mejor de los casos; esto significa situaciones azarosas e

impredecibles.

16
Stephen P. Robbins. Mary Coulter. Administración. Pearson Educación, México, 2005.
Octava Edición. Pág. 170
 30

Los planes formales no sustituyen la creatividad y la

intuición: Las organizaciones exitosas son resultado de la

visión innovadora de alguien.

La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no

es sino una inversión cuya recuperación y beneficios

adicionales se producen por medio de resultados más

efectivos, económicos y rápidos.

6. Tipo de planes.

Los planes en cuanto al periodo establecido para su realización,

se pueden clasificar en:

 Corto Plazo: Cuando se determinan para realizarse en un

término menor o igual a un año.

 Mediano Plazo: Su delimitación es por un periodo de uno a

tres años.

 Largo Plazo: Son aquellos que se proyectan a un tiempo

mayor de tres años.

Y según el alcance de las actividades, los planes se pueden

dividir en:
 31

Plan Estratégico: prevé las actividades que abarcan la

organización en su totalidad.17 Establece los lineamientos

generales de la planeación, sirviendo de base a los demás

planes (tácticos y operativos). Es diseñada por los miembros

de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en

regir la obtención, uso y disposición, de los medios

necesarios para alcanzar los objetivos generales de la

organización; es a largo plazo y comprende toda la empresa.

Plan Táctico o Funcional: Determina planes más específicos,

que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa

y que se subordinan a los planes estratégicos. Es establecida

y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes

funcionales), con el fin de poner en práctica los recursos de

la empresa. Los planes tácticos, por su establecimiento y su

ejecución, se dan a mediano y corto plazo, y abarcan un área

de actividad específica. Es decir que abarcan una sola

dependencia de la organización.

Plan Operativo: Se rige de acuerdo a los lineamientos

establecidos por la planeación táctica, y su función consiste

en la formulación y asignación de actividades más detalladas

que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la

17
Yuri Gorbaneff, Problemas, experimentos, juegos de roles para el pensamiento
administrativo, pág. 20
 32

empresa. Por lo general, determina las actividades que se

debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos

son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en

que se divide un área de actividad. En otras palabras prevé

las actividades propias de un cargo, o puesto.

7. Cualidades de un buen plan.

Un buen plan debe poseer objetivos claros, actividades

igualmente claras para cada objetivo, secuencia perfectamente

definida y puntos en los cuales sea posible verificar el

progreso.

Si un plan no conduce al logro del objetivo, es que falló en su

implementación o en su concepción misma. Por lo general, se

puede decir que los planes fallan por uno de tres motivos: algo

se omitió, algo se consideró de más, o no se anticiparon las

actividades de otros.

E. FUNCIÓN DE CRÉDITOS Y COBROS

1. Administración de cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo,

recursos económicos propiedad de una organización, los cuales

 33

generarán un beneficio en el futuro. Forman parte de la

clasificación del activo circulante.18

Las cuentas por cobrar son generadas por las ventas a crédito

que realiza la compañía. Al efectuarse el cobro de éstas, se

incrementa el efectivo, condición indispensable para que la

empresa siga operando. La importancia que tienen las ventas a

crédito en cualquier empresa, nace porque la mayoría de las

veces, si no se conceden crédito, disminuye en gran proporción

el nivel de ventas. Pero lo más relevante de dar crédito

consiste en administrar correctamente los cobros para evitar

quedarse sin efectivo disponible.

La administración del capital de trabajo es clave en las

organizaciones por cuanto tiene impacto en sus medidas de

rentabilidad, liquidez y riesgo. También es importante

considerar los costos que se generan por administrar estas

cuentas por cobrar. Esto es, se requiere de esfuerzo para

realizar el seguimiento de las cobranzas (personal, llamadas

telefónicas, visitas a clientes, acciones legales, etc.).

La Administración de las cuentas por cobrar es una de las

herramientas más importantes que tiene al alcance el

18
Gerardo Guajardo Cantú, CONTABILIDAD FINANCIERA, 5° edición, McGraw-Hill.
 34

administrador financiero para optimizar los recursos de la

empresa. Para garantizar el buen funcionamiento de las cuentas

por cobrar, las compañías deben de establecer políticas de

crédito, las directrices para ofrecerlo y los términos del

crédito o las condiciones específicas de pago, las cuales

incluyen el plazo que tienen los clientes para liquidar sus

cuentas y la posibilidad de concederles un descuento por pronto

pago. Otro aspecto de la administración de las cuentas por

cobrar consiste en definir las políticas de cobranza; es decir

procedimientos para cobrar las cuentas vencidas, dichas

políticas deben ser de conocidas por todos los empleados de la

empresa. En casos en los que no se recuperan oportunamente, se

convierten en un activo de alto riesgo.

1.1. Definición.

Las cuentas por cobrar son aquellos valores monetarios exigibles

a terceros como producto de una venta ya sea de bienes o de

servicios (Cuentas por Cobrar Comerciales), otorgamiento de

préstamos, u otros conceptos similares.19

Por tanto, la administración de cuentas por cobrar se define

como: La toma de decisiones de una entidad respecto a sus
políticas generales de crédito y cobros, con el objeto de

19
Instituto Mexicano de Contadores Públicos, Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptado, 1998 13 va. Edición, Editores e impresos
 35

reducir el riesgo de iliquidez y ventas, el ciclo de operaciones

y el ciclo de conversión de efectivo.20
Por lo general, las cuentas por cobrar son clasificadas en dos
ramas:

a) Cuentas por Cobrar Comerciales: son aquellas derivadas del

giro propio del negocio generadas en virtud de las ventas

al crédito otorgadas a clientes.

b) Cuentas por Cobrar no Comerciales: se refieren a valores

exigibles que no provienen de actividades propias del giro

de la empresa como préstamos a accionistas o empleados,

impuestos por recuperar o cuentas por cobrar de carácter

administrativo.

2. Importancia de las cuentas por cobrar.

Son importantes para toda empresa el otorgar créditos ya que con

ello se incrementan las ventas y por consiguiente la obtención

de utilidades, basándose en aspectos como: cuanto invertir,

máximo de créditos a otorgar y plazo para la recuperación de

créditos a través de un adecuado sistema de cobranzas.

20
Fornos Gómez, Manuel de Jesús Fornos, Administración Financiera I
 36

3. Objetivos de la administración de las cuentas por cobrar.

Con la administración de las cuentas por cobrar, lo que se

persigue es mejorar el sistema de control de los créditos y

cobros para ello se mencionan los siguientes objetivos:

a) Fijar el límite máximo de inversión en cuentas por cobrar,

esto consiste en el capital a invertir para ponerlo al

mercado.

b) Establecer límites máximos por clientes, al conceder

créditos el empresario debe analizar la situación

financiera del cliente para poder otorgarle un límite de

crédito y no excederse de este ya que se puede correr el

riesgo de que se convierta en un cliente de alto riesgo.

c) Evitar al máximo contar con cartera vencida e incurrir en

costos adicionales, al contar con una mala administración

de los créditos se corre el riesgo de tener una cartera

morosa, trayendo consigo altos costos en la recuperación,

por esto se aconseja que los plazos no sean largos y para

mayor seguridad contar con garantía que el cliente ofrezca

en caso de no poder cancelar la deuda.

d) Establecer condiciones de crédito en forma clara, esto

consiste en que el empresario debe de dar lineamientos

 37

claros y precisos al momento de conceder créditos a los

clientes.

El objetivo de administrar las cuentas por cobrar es cobrarlas

tan rápido como sea posible sin perder ventas debido a técnicas

de cobranza muy agresivas. El logro de esta meta comprende tres

aspectos: selección y estándares de crédito, condiciones de

crédito y supervisión de crédito.

4. Políticas de crédito.

Las políticas de crédito son los criterios que aplica una

entidad para determinar si debe o no conceder crédito a un

cliente y las condiciones de otorgamiento (plazo, monto, etc.).

Las políticas de crédito de una entidad definen los criterios

mínimos (normas o estándares) para conceder un crédito con el
objeto de:
- Mantener una cartera sana y de calidad

- Optimizar el nivel de inversión en cartera de clientes de

manera que minimice el periodo de cobro.

- Administrar el crédito con procesos ágiles, eficientes y

competitivos.

- Evitar la concentración de los créditos en un sólo cliente.

- Contrarrestar el riesgo de incobrabilidad de los créditos:

el otorgamiento de créditos implica un alto riesgo. Dado

que a pesar de tener un estricto control interno, de la

 38

confianza depositada en los clientes por el departamento de

créditos y de la eficiencia en la gestión de cobros;

existen algunos clientes que no cumplirán con sus promesas

de pago. Dando origen a las cuentas malas, cuentas

incobrables o cuentas de cobro dudoso.

La política de crédito de una empresa da la pauta para

determinar si debe concederse crédito a un cliente y el monto de

éste. La empresa no debe solo ocuparse de los estándares de

crédito que establece, sino también de la utilización correcta

de estos estándares al tomar decisiones de crédito.

Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos

de análisis de crédito. Cada uno de estos aspectos es importante

para la administración exitosa de las cuentas por cobrar de la

empresa, la ejecución inadecuada de una buena política de

créditos, o la ejecución exitosa de una política de créditos

deficientes no producen resultados óptimos.

Algunas de las políticas de crédito son las siguientes:

4.1. Selección y estándares de crédito.

La selección de crédito consiste en la aplicación de técnicas

para determinar que clientes deben recibir crédito. Este proceso

implica evaluar la capacidad crediticia del cliente y compararla

con los estándares de crédito de la empresa, es decir, los

 39

requisitos mínimos de esta para extender crédito a un cliente.21

Los estándares de crédito deben de responder a preguntas como:

 ¿Cuál es el proceso de evaluación del crédito?

 ¿Cuáles son las referencias crediticias, personales o

laborales que se van a requerir?

 ¿Cuáles serán las condiciones del crédito?

 ¿Cuál es la relación entre los estándares de crédito, el

periodo promedio de cobro, el ciclo de conversión de

efectivo y el ciclo de operaciones?

 ¿Cuál es el riesgo asociado a la política crediticia?

 ¿Cuál será el comportamiento de los gastos de venta, de

administración, inversión en cuentas por cobrar, cuentas

incobrables y nivel de ventas? y ciertos índices

financieros que ofrecen una base cuantitativa para

establecer y hacer cumplir dichos estándares de crédito.

Es importante considerar que si los estándares de crédito se

hacen más flexibles, más crédito se concede. Los estándares de

crédito flexibles aumenta los costos de oficina, por el

contrario, si los estándares de crédito son más rigurosos se

concede menos crédito y por ende los costos disminuyen.

21
Lawrence J. GITMAN, Principios de Administración Financiera, 11 edición,
Pearson Educación, 2007
 40

Al realizar un análisis de los estándares se deben tener en

cuenta una serie de variables fundamentales como los gastos de

oficina, inversión en cuentas por cobrar, la estimación de

cuentas incobrables y el volumen de ventas de la empresa.

Una de las técnicas más utilizadas para establecer los

estándares de crédito es la llamada cinco “C” del crédito, la
cual consiste en evaluar detalladamente cada uno de los
siguientes puntos:

1. Carácter (reputación y/o historial crediticio): el registro

del cumplimiento de obligaciones del solicitante.

2. Capacidad: la capacidad del solicitante para reembolsar el

crédito solicitado, juzgado en términos del análisis

financiero enfocado en los flujos de efectivo disponibles

para liquidar obligaciones de deuda.

3. Capital: la deuda relacionada con el capital del solicitante.

4. Colateral: la cantidad de activos de que dispone el

solicitante para asegurar el reembolso del crédito. Cuanto

mayor es la cantidad disponible de activos, mayor es la

probabilidad de que una empresa recupere los fondos si el

solicitante se atrasa en los pagos.

 41

5. Condiciones: las condiciones económicas actuales en general y

de una industria específica, y todas las condiciones únicas

entorno a una transacción específica.

Para la aplicación de este método se requiere un analista

experimentado en el otorgamiento de créditos. La aplicación de
este sistema tiende a asegurar que los clientes de crédito
pagaran sin ejercer mayores presiones dentro de los términos de
crédito establecidos.

4.2. Condiciones de crédito.

Las condiciones de crédito son las condiciones de venta para

clientes a quienes la empresa ha extendido el crédito. Es decir,

son los términos de pago que se estipulan para todos los

clientes, los cuales incluyen plazo o periodo del crédito, plazo

o periodo del descuento por pronto pago, porcentaje de descuento

por pronto pago.

4.2.1. Periodo de crédito.

El periodo de crédito se puede definir como el número de días

después de la venta realizada hasta que se vence el pago de la

cuenta, por lo general, las condiciones 30 neto significan que

el cliente tiene 30 días desde el inicio del periodo de crédito

para pagar el monto total de la factura. Los cambios que se

realicen al periodo de crédito afectan la rentabilidad de una

empresa, por ejemplo, incrementar el periodo de crédito de una

 42

empresa debe incrementar las ventas, pero también se

incrementaría tanto la inversión en cuentas por cobrar como los

gastos en cuentas incobrables, afectando negativamente las

utilidades. El incremento en la inversión en cuentas por cobrar

resultaría del incremento en las ventas y de pagos generalmente

más lentos, en promedio, que son el resultado del periodo de

crédito más largo. El incremento en los gastos de cuentas

incobrables resulta del hecho de que cuanto más largo sea el

periodo de crédito, más tiempo tiene una empresa para quebrar,

pues sería incapaz de pagar sus deudas. Es probable que una

reducción en los periodos de crédito tenga efectos contrarios.

No obstante, toda modificación a los periodos de crédito debería

ser bien analizada para medir sus consecuencias en la posición

financiera de la empresa.

4.2.2. Descuento por pronto pago.

Algunas empresas ofrecen descuentos por pronto pago, es decir,

deducciones porcentuales del precio de compra por pagar en un

tiempo específico. Por ejemplo, las condiciones 2/10, 30 netos

significan que el cliente puede recibir un descuento del 2 por

ciento del monto de la factura si realiza el pago en 10 días a

partir del inicio del periodo de crédito o paga el monto total

de la factura en 30 días.
 43

Incluir un descuento por pronto pago en las condiciones de

crédito es una manera muy popular de alcanzar el objetivo de

agilizar las cobranzas sin presionar a los clientes. El

descuento por pronto pago proporciona un incentivo para que los

clientes paguen más rápido. Agilizando las cobranzas, el

descuento reduce la inversión de la empresa en las cuentas por

cobrar, pero también reduce la ganancia por unidad. Además

implementar un descuento por pronto pago debe reducir las

cuentas incobrables para que los clientes paguen más rápido e

incrementen el volumen de ventas porque los clientes que reciben

el descuento pagan el producto a un precio más bajo. Por lo

tanto, las empresas que piensan ofrecer un descuento por pronto

pago deben efectuar un análisis de costo-beneficio para

determinar si es rentable extender dicho descuento.

5. Políticas de cobro.

Las políticas de cobro son los procedimientos que sigue una

entidad para recuperar sus cuentas por cobrar a su vencimiento.

Estas políticas pueden evaluarse mediante el nivel de cuentas

incobrables. Las cuentas incobrables representan el riesgo

asumido por la política de crédito, a mayor relajamiento en la

política de crédito, habrá mayor nivel de ventas y por

siguiente, mayor nivel de cuentas malas y viceversa, lo que

implica mayores gastos administrativos de recuperación. Dos

 44

técnicas que se usan con frecuencia para la supervisión del

crédito son el periodo promedio de cobro y la antigüedad de

saldos de las cuentas por cobrar. Además, las empresas utilizan

diversas técnicas populares de cobro.

5.1. Periodo promedio de cobro.

El periodo promedio de cobro es el número promedio de días que

las ventas a crédito están pendientes de pago. El periodo

promedio de cobro tiene dos componentes:

1) El tiempo que transcurre desde la venta hasta que el cliente

envía el pago.

2) El tiempo para recibir, procesar y cobrar el pago después de

que el cliente envío el pago.

La fórmula para calcular el periodo promedio de cobro es:

Cuentas por Cobrar

Periodo promedio de cobro = Ventas al crédito diarias
promedio

Conocer este periodo promedio de cobro permite a la empresa

determinar el promedio de días que acumula la entidad para

recuperar sus cuentas al crédito.

 45

5.2. Antigüedad de saldos.

Las cuentas por cobrar se clasifican en grupo, según el momento

en que se generaron, se elabora un listado con los nombres de

los clientes en mora, clasificados en distintas categorías,

según la antigüedad de saldos en mora. El calendario resultante

indica los porcentajes del saldo total de las cuentas por cobrar

que han estado pendientes durante periodos específicos. El

propósito es permitir a la empresa detectar los problemas en las

cuentas por cobrar.

CUADOR 2: CEDULA DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS

CLIENTE ANTIGÜEDAD DE LOS SALDOS EN MORA
0-30 31-60 61-90 Más de 90 TOTAL
XXXX $ 80,000 $ 80,000
XXXX $ 36,000 $ 36,000
XXXX $ 52,000 $ 52,000
XXXX $ 26,000 $ 26,000
TOTALES $ 80,000 $ 36,000 $ 52,000 $ 26,000 $194,000
PORCENTAJESPOR 1% 5% 10% 15% 100%
ANTIGÜEDAD

Este método consiste en hacer una análisis del vencimiento de

cada una de las cuentas por cobrar en relación al vencimiento de
cada cuenta, para ello se analiza cada cuenta clasificándolas
con base a su vencimiento, se establecen las cuentas vencidas
con diferentes rangos, a cada una se le establece un porcentaje
de incobrabilidad, luego se hace la sumatoria de las cuentas que
se ubican en cada categoría y a cada total se le aplica el
porcentaje de incobrabilidad determinado y posteriormente se
 46

efectúa la sumatoria de los resultados para determinar el valor

de la estimación. En este método a mayor tiempo de vencimiento
de cada cuenta se le aplica un mayor porcentaje de
incobrabilidad.

5.3. Técnicas de cobranza.

Se pueden enumerar las siguientes técnicas de cobranza como las

más frecuentadas por las empresas:

a) Cartas: después de un cierto número de días la empresa

envía una carta cortés en la que recuerda al cliente la

cuenta vencida. Si la cuenta no se paga dentro de cierto

periodo después de que se ha enviado esta carta, se envía

una segunda carta más exigente.

b) Llamadas Telefónicas: si las cartas no tienen éxito, se

puede hacer una llamada por teléfono al cliente para

solicitar el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa

razonable, se puede hacer un arreglo para extender el

periodo de pago. Se puede usar una llamada del abogado del

vendedor.

c) Visitas personales: esta técnica es mucho más común cuando

se trata de créditos a consumidores directos, también la

pueden utilizar efectivamente los distribuidores

mayoristas. Siendo efectivo enviar a un vendedor local o a

 47

un cobrador a confrontar al cliente. El pago se puede hacer

en el domicilio del cliente.

d) Agencias de cobranza: una empresa puede turnar las cuentas

incobrables a una agencia de cobranza o a un abogado para

su cobranza. Por lo común, las cuotas por este servicio son

bastante altas.

e) Acción legal: la acción legal es el paso más severo, una

alternativa al uso de la agencia de cobranza. La acción

legal directa es costosa y puede llevar al deudor a la

bancarrota sin garantizar la recepción final de la cantidad

vencida.

6. Control interno administrativo de las cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar representan todas las demandas monetarias

contra los deudores de cuentas abiertas. Con frecuencia el

término cuentas por cobrar queda limitado a los clientes

debiendo quedar bien claro que es un rubro bien importante en

toda empresa.

6.1. Importancia del control interno administrativo.

Su importancia radica en que por medio del control interno

administrativo se logra evaluar y verificar si el proceso de

toma de decisiones en la administración de las cuentas por

 48

cobrar se efectúa de manera adecuada para que se dé un grado de

eficiencia en las actividades que se desarrollan de acuerdo al

cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos.

6.2. Objetivos del control interno en la administración de las

cuentas por cobrar.

“Dentro de los objetivos que se pueden lograr con una buena

administración de las cuentas por cobrar están los siguientes:

- Facilitar e identificar inmediatamente los importes

incobrables.

- Anotar los ingresos correctamente en cuanto a la cantidad,

cuenta y periodos.

- Que los cobros se apliquen debidamente a las cuentas de

cada cliente.

- Que las devoluciones de los clientes y bonificaciones sean

aprobadas y registradas correctamente en cuanto a cuenta,

cantidad y periodo.22

22
Enciclopedia de la Auditoria. Tomo 2. Editorial Océano- Edición, McGraw-Hill.
Barcelona. España. Pág. 539
 49

6.3. Procedimientos de control interno en las cuentas por

cobrar.

Entre las medidas de control interno que toda empresa debería

observar en el área de cuentas por cobrar se encuentran las

siguientes:

a) El encargado del manejo de auxiliar de créditos y cobros no

debe poseer otras funciones que involucren manejo del

efectivo proveniente de cobros, esto puede dar lugar a

fraudes y otras irregularidades, esta medida pretende evitar

malversaciones de fondos y manipulación de los registros.

b) El funcionario encargado de la autorización de créditos debe

estar separado de las funciones de ventas, auxiliar de

cuentas por cobrar y caja.

c) No deberán enviarse las facturas a los clientes si no están

pagadas.

d) Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizados

por los funcionarios facultados.

e) Debe efectuarse arqueos sorpresivos a los encargados de la

documentación por cobrar.
 50

f) Efectuar revisiones a la morosidad de clientes de forma

mensual por personal independiente al departamento de

créditos para verificar cada una de las cuentas de clientes.

6.3.1 Separación de responsabilidades y obligaciones.

La separación de obligaciones constituye un elemento clave de

todo el procedimiento de control interno. Algunas de las

funciones que se deben mantener separadas son las siguientes:

a) No debe admitirse que los cajeros accedan a los mayores de

las cuentas por cobrar.

b) La dirección del departamento de créditos y el departamento

de ventas deben estar completamente separadas.

c) Los recibos a clientes deben ser enviados por una persona que

no tenga acceso a la caja o bancos y que sea independiente de

los empleados de cuentas por cobrar y facturación.

d) No debe permitirse el acceso a talonarios de recibos en

blanco a aquellos empleados que se encargan del mantenimiento

del Mayor de Cuentas por Cobrar.

e) Las conciliaciones deben realizarlas personal que no

pertenezca al departamento de créditos.

 51

Las obligaciones adicionales que deben realizarse por separado

son la facturación, conciliaciones de las cuentas de mayor

auxiliar con las cuentas de control, aprobación de los créditos,

el mantenimiento de los registros de las cuentas canceladas y el

seguimiento de los cobros.

 52

CAPITULO II

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL EN LA FUNCIÓN DE CRÉDITOS Y

COBROS EN LA MEDIANA EMPRESA DEDICADAS AL GIRO DE DROGUERIAS EN

EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.

A. IMPORTANCIA.

Determinar la situación actual de la administración de las

cuentas por cobrar en las medianas empresas dedicadas al giro de

droguerías fue de suma importancia, porque mediante el

diagnóstico de la investigación y el análisis de políticas,

procedimientos y normas de crédito y cobro, se logró constatar

que en la actualidad aún hay empresas que no cuentan con un plan

administrativo orientado a la función de créditos y cobros, que

permita evaluar y dar seguimiento al logro de sus objetivos

estratégicos con el fin de comparar lo planeado con lo

realizado, para luego tomar medidas correctivas, en caso de ser

necesario en la gestión de sus cuentas por cobrar.

B. OBJETIVOS.

OBJETIVO GENERAL

Analizar la situación actual en la función de créditos y cobros

en las medianas empresas dedicadas al giro de droguerías en el

municipio de San Salvador.

 53

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Conocer si las medianas empresas dedicadas al giro de

droguerías del municipio de San Salvador cuentan con un

plan orientado a la gestión de cuentas por cobrar.

Identificar los procedimientos que se llevan a cabo para el

otorgamiento, condición y recuperación de créditos

empleadas por las droguerías del municipio de San Salvador.

Estudiar los procesos de control interno de las cuentas por

cobrar de las compañías sujeto de estudio.

 54

C. MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN.

1. Método científico.

Para el desarrollo del presente trabajo se aplicó el método

científico, el cual consiste en “Un conjunto de procedimientos

lógicos que sigue la investigación, a través de la

implementación de instrumentos con el fin que los resultados

23
obtenidos posean cierto grado de objetividad.” Con el empleo

de éste método fue posible la explicación e interpretación del

fenómeno objeto de estudio. Además se emplearon los siguientes

métodos auxiliares que permitieron estudiar con más detalle la

investigación.

1.1. Método Analítico.

“Consiste en desintegrar, descomponer un todo en sus partes para

hacer un estudio en forma intensiva de cada una de ellas, así

como de las relaciones entre sí.”24

Se usó este método en la investigación ya que permitió estudiar

por separado componentes que intervienen en la administración de
cuentas por cobrar como: la planeación y control de las cuentas
por cobrar, procedimientos de otorgamiento de crédito, políticas
de crédito y cobro, así como normas que contribuyen en la
gestión de cuentas por cobrar.

23
www.monografias.com/trabajos67/metodo-cientifico/metodo-cientifico.shtml
24
Rojas Soriano, Raúl (1981), El Proceso de la Investigación Científica, México,3°
Edición, Pág. 79
 55

1.2. Síntesis.

El uso de este método “Implica reconstruir e incorporar los

elementos del conjunto, para llegar a comprender la esencia del

mismo, conocer sus aspectos y relaciones básicas en una

perspectiva global.”25

A través de la síntesis se logró reunir las partes analizadas en

la investigación estableciendo una visión integral del todo

mediante el diagnóstico del sector de droguerías, como efecto de

este proceso se diseñará un plan administrativo orientado a una

administración eficiente de las cuentas por cobrar, que

incorpora todos los componentes analizados en la investigación.

1.3. Método Deductivo.

Es un método de razonamiento que consiste en tomar conclusiones

generales para explicaciones particulares. El método se inicia

con el análisis de los postulados, teoremas, leyes, principios,

etcétera, de aplicación universal y de comprobada validez, para

aplicarlos a soluciones o hechos particulares.26

Mediante la investigación del sector de las medianas empresas

dedicas al giro de droguerías, se logró determinar cómo estas

empresas administran actualmente sus cuentas por cobrar,

25
IBID, Pág. 80-81
26
Bernal Torres, César Augusto. Metodología de la Investigación (2006) Pearson Educación.
Segunda Edición. P. 56 México DF, México
 56

permitiendo de esta manera, proponer un plan que contribuya a

mejorar la eficiencia en la función de créditos y cobros en la

empresa presentada como caso ilustrativo en la investigación.

D. TIPO DE INVESTIGACIÓN.

El tipo de investigación que se empleó fue descriptiva, “Este

tipo de investigación consiste en dar a conocer las situaciones,

actitudes y costumbre predominantes, que permitirá recolectar la

información necesaria, identificando la relación que existe

entre las variables, que describan los datos y su meta la cual

no se limita a la recolección de datos, sino al análisis,

identificación e interpretación de las relaciones que existen

entre dos o más variables”27. Por consiguiente, permitió detallar

sobre cómo las empresas administran su cartera de créditos, al

describir cuáles son los procedimientos que se deben seguir para

otorgar un crédito, qué políticas se deben implementar y las

técnicas empleadas para la recuperación de los créditos de tal

manera que se administren de forma eficiente.

E. TIPO DE DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.

La investigación se llevó a cabo por medio del diseño no

experimental que se define como “Un estudio que se realiza sin

la manipulación deliberada de variables y en los que sólo se

27
http://www.creadess.org/index.php/informate/de-interes/temas-de-interes/17300-conozca-
3-tipos-de-investigacion-descriptiva-exploratoria-y-explicativa
 57

observan los fenómenos en su ambiente natural para

analizarlos”.28

Por ello, se procedió a identificar áreas estratégicas que

conforman la administración de las cuentas por cobrar para

analizarlas e identificar las deficiencias y dificultades

existentes en la gestión de cuentas por cobrar en las medianas

empresas dedicadas al giro de droguerías en el municipio de San

Salvador.

F. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN.

1. La Encuesta.

Técnica que se utilizó con el fin de obtener opiniones de las 21

droguerías ubicadas en el municipio de San Salvador, a las

cuáles se les aplicó un cuestionario como instrumento de

recolección de datos, conformada por interrogantes cerradas,

abiertas y de opción múltiple que contribuirán a llevar a cabo

valoraciones sobre la situación actual.

2. La Entrevista.

Técnica que sirvió para recopilar datos, mediante una guía de

entrevista que consistió en un conjunto de preguntas destinadas

al gerente general de la droguería Jheral Farma S.A. de C.V.,

28
Hernández Sampieri, Roberto y otros. Metodología de la investigación. Pag. 205
 58

con el propósito de conocer las dificultades que enfrentan para

administrar las cuentas por cobrar.

3. La Observación Directa.

Consistió en observar atentamente el fenómeno en estudio,

registrando la información obtenida para su posterior análisis e

interpretación. Por tanto, se efectúo con la presencia física,

visitando las instalaciones de la empresa con el fin de examinar

la forma en que realizan las operaciones administrativas.

G. FUENTES DE INFORMACIÓN.

1. Primarias.

Se realizaron encuestas dirigidas a los gerentes generales o

gerentes de créditos de las diferentes droguerías del municipio

de San Salvador. Así mismo, se realizó una entrevista con el

propietario de la droguería Jheral Farma S.A. de C.V. cuya

empresa es el caso ilustrativo en la investigación. De igual

forma se obtuvo información estadística de instituciones

públicas como: la Dirección General de Medicamentos, Dirección

General de Estadísticas y Censos (DIGESTYC) y Alcaldía Municipal

de San Salvador.
 59

2. Secundarias.

La recopilación bibliográfica relacionada al tema indagado se

apoyó en libros, revistas, tesis, publicaciones y páginas

electrónicas de internet, lo que permitió sustentar teóricamente

la investigación.

H. ÁMBITO DE LA INVESTIGACIÓN.

La investigación se llevó a cabo en la mediana empresa dedicada

al giro de droguería del municipio de San Salvador, y

presentando como caso ilustrativo a la droguería Jheral Farma

S.A. de C.V. ubicada en la colonia Santa Anita, del municipio de

San Salvador.

I. UNIDADES DE ANÁLISIS.

La investigación comprendió al departamento créditos y cobros,

de las droguerías del municipio de San Salvador.

J. DETERMINACIÓN DEL UNIVERSO Y MUESTRA.

1. Determinación del universo.

El universo estuvo conformado por las medianas empresas

dedicadas al giro de droguerías dentro del municipio de San

Salvador. La información que se utilizó para la determinación

del universo se extrajo de un listado denominado “Directorio

 60

Económico de Empresas 2012” proporcionado por la Dirección

General de Estadísticas y Censos (DIGESTYC), para lo cual se

aplicaron los criterios de clasificación de empresas

establecidos por la Fundación Salvadoreña para el Desarrollo

Económico y Social (FUSADES), y por tanto, se consideraron como

medianas empresas aquellas que poseen dentro de 20 a 99

empleados; mediante este criterio se determinó que existen 21

droguerías dentro de ese rango, lo cual se tomó como universo de

la investigación.

2. Determinación de la muestra.

Dado que en la determinación del universo se identificaron

solamente 21 empresas que cumplen con los criterios

establecidos en el apartado anterior, se tomó la decisión de

realizar un censo y no establecer así, muestra alguna; por lo

que la investigación de campo se realizó en la totalidad de las

empresas antes mencionadas.

K. TABULACIÓN E INTERPRETACIÓN DE DATOS.

Con el uso de las técnicas e instrumentos descritos

anteriormente, se logró recolectar información valiosa que

sustenta la investigación. Una vez recolectada la información a

través de el cuestionario se procedió al procesamiento de la

información mediante el empleo del programa Microsoft Excel, que

permite la creación de tablas que facilitan la concentración de

 61

los datos y el diseño de gráficas que proporcionan una mejor

visualización de la tendencia de los datos a interpretar. La

estructura de la tabulación de los datos comprende: pregunta, su

objetivo, tabla de frecuencia, presentación gráfica de los datos

y su correspondiente interpretación.

Los datos recopilados de la entrevista realizada al propietario

de la droguería Jheral Farma S.A. de C.V. tomada como caso

ilustrativo, se detallan en un resumen que contiene la opinión

brindada por el propietario.

Todo lo antes mencionado sirvió de base para el análisis e

interpretación de los resultados, elaboración de conclusiones y

recomendaciones, y la propuesta de un plan orientado a una

eficiente administración de los créditos y cobros.

L. LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN.

En el desarrollo del presente estudio se tuvieron inconvenientes

para llevarlo a cabo de manera satisfactoria, los cuales se

detallan a continuación:

Según el registro de la Dirección General de Estadísticas y

Censos (DIGESTYC), existen 21 entidades clasificadas como

medianas empresas dedicadas a la distribución y

 62

comercialización de medicamentos ubicadas en el municipio

de San Salvador (Ver Anexo 1).

Sin embargo, al realizar las respectivas visitas a dichas

entidades, identificamos a 8 empresas, las cuáles no brindaron

la colaboración respectiva, donde el personal comentó que debido

a políticas internas no proporcionan información para este tipo

de investigaciones, siendo estas: DROGUERIA BROSSE PHARMA S.A.

DE C.V., ABBOTT S.A. DE C.V., DISTRIBUIDORA PRINCIPAL S.A. DE

C.V., ROEMMERS S.A. DE C.V., DROGUERIA GRIMALDI, DROGUERIA

DAMASCO, DROGUERIA PROVEFARMA y DROGUERIA INTEGRAL.

Y las restantes poseen un giro diferente al de venta y

distribución de medicamentos, las cuales son:

OMNILIFE EL SALVADOR S.A. DE C.V., la cual, su giro es venta de

productos nutricionales, siendo así diferente al de nuestro

objeto de estudio.

TIENDA MEDICA S.A. DE C.V., la cual, se dedica a la venta de

productos de higiene personal.

Siendo así, un total de 10 empresas que no se logró obtener

información para el presente estudio, por tanto, se tuvo que

recurrir a empresas que contaban con las mismas características

de: número de empleados y tamaño de la empresa según FUSADES, y

lograr así un aproximado de 62% de entidades estudiadas, siendo

 63

estas: DROGUERIA RODAS SA DE CV, INFHARM SA DE CV y DROGUERÍA

PROMEDICISA DE CV.

El período comprendido para la ejecución de la

investigación que corresponde a nueve meses, no permite que

se elabore un trabajo mucho más profundo sobre la situación

planteada.

Las encuestas fueron efectuadas en tiempo desfasado de 30

días, debido a que los encargados del área contable no

tenían el tiempo disponible, ya que se encontraban en

proceso de cierre de año (vacaciones de fin de año) para

atender al grupo investigador, por tanto, se tuvo que

reprogramar en fechas posteriores la actividad de

recolección de datos.

Muchas de las droguerías proporcionaron información con

cierto grado de sesgo, evidenciada por el temor a que ésta

sea mal usada y/o por ser de carácter privada, haciendo

referencia a la tabla 6 del anexo 2, en la cual 5 de las 13

entidades visitadas, se abstuvieron de responder la

información respecto al porcentaje de distribución de

medicamentos en las diferentes zonas del país respecto al

total de sus ventas.

 64

M. ALCANCES DE LA INVESTIGACIÓN.

a) La investigación realizada servirá de guía para las

entidades dedicadas a la comercialización y distribución de

productos farmacéuticos y medicinales, para incrementar la

liquidez mediante la elaboración de un plan administrativo.

b) El trabajo se realizó en las droguerías ubicadas en el

municipio de San Salvador que poseen las mismas

características de tamaño de empresa y de personal (Mediana

Empresa).

c) Proporcionar una herramienta administrativa que complemente

a las existentes dentro de las empresas en estudio y que se

adecúe a las necesidades actuales para reorientar su

enfoque administrativo.

N. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL EN LA FUNCIÓN DE CRÉDITOS

Y COBROS EN LA MEDIANA EMPRESA DEDICADA AL GIRO DE DROGUERÍAS

EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.

1. Estructura organizativa.

De acuerdo a los resultados obtenidos el 84.62% de las

empresas encuestadas, tienen definidos los departamentos que

integran la organización, plasmándolas en un organigrama que

 65

define las líneas de mando, aspecto que contribuye a ofrecer

una visión general de la estructura organizativa de la

institución. Caso contrario, al 15.38% de las empresas que no

cuentan con dicha estructura organizativa, dentro de la cual

forma parte la empresa definida como caso ilustrativo, por

tanto, se elaborará una propuesta de organigrama para dicha

empresa.(Ver tabla Nº 1, anexo 2)

El 69.23% de las droguerías canaliza sus actividades de

crédito y cobro a través de una misma unidad, no obstante, un

30.77%, realiza sus gestiones mediante unidades distintas.

Esta situación se encuentra en contraste con la empresa

objeto de estudio, quiénes no cuentan con una unidad de

crédito y cobro, dichas actividades son realizadas por los

mismos vendedores, quiénes analizan el comportamiento de pago

del cliente, para así determinar si es merecedor del

otorgamiento del crédito o ampliación del mismo.(Ver tabla Nº

2, anexo 2)

Según los resultados obtenidos el 46.15% de las empresas

encuestadas poseen manuales de políticas y procedimientos,

otras en cambio, representadas por un 23.08% sólo cuentan con

el manual de procedimientos, y un 15.38% únicamente tienen el

manual de políticas, sin embargo, otro porcentaje igual al

15.38% de las empresas no cuentan con ningún manual por

 66

escrito, el cual es el caso de la empresa en estudio (Caso

Ilustrativo), así también, se puede observar que en común,

ninguna de las organizaciones encuestadas posee un manual de

descripción de puestos u otro tipo de manual.(Ver tabla Nº 3,

anexo 2)

Según los resultados obtenidos el 69.23% de las

organizaciones desarrollan sus actividades con base en un

plan enfocado en la gestión de otorgamiento de créditos y

recuperación de los mismos, no obstante, el resto de las

empresas no tienen diseñado un plan que les guíe sobre cómo

administrar sus cuentas por cobrar; hasta el momento estas

empresas manejan sus créditos de manera empírica.(Ver tabla

Nº 4, anexo 2)

Mediante la investigación se determinó que el 92.31% de las

empresas encuestadas, dan a conocer a su personal de créditos

y cobros los objetivos y políticas que pretenden lograr. Sin

embargo, un porcentaje mínimo del 7.69% no transmite dichos

objetivos al personal. (Ver tabla Nº 5, anexo 2)

Cada empresa sostiene niveles de ventas diferentes en las

distintas zonas del país, ocho de trece empresas respondieron

que sus ventas en promedio son del 41% en la zona Paracentral

y 31.25% de las ventas se concentran al oriente del país y el

 67

resto en el occidente del país (21.5%). (Ver tabla Nº 6,

anexo 2)

2. Normas de crédito.

Según los resultados obtenidos el 53.85% de las empresas

consideran que el criterio preponderante al momento de

otorgar un crédito, es conocer la liquidez del cliente, así

como también, el 46.15% opinan que es relevante el indagar

sobre el nivel de activos que ésta posea, a fin de conocer

que tan rentable sea.(Ver tabla Nº 7, anexo 2)

De acuerdo a la investigación realizada el 84.62% de las

empresas exigen a sus clientes una serie de requisitos a

cumplir, como presentar referencias crediticias, información

sobre su capacidad de pago y nivel de endeudamiento, así como

fotocopias de documentos anexos a la solicitud de crédito.

(Ver tabla N° 8, anexo 2)

3. Condiciones de crédito.

Mediante la investigación se determinó que el 92.31% de las

empresas ha establecido montos máximos a otorgarles en

concepto de crédito a los clientes, este monto, según lo

manifestado por las empresas depende del comportamiento

crediticio y responsabilidad por parte del cliente para

 68

decidir si ampliarle o reducirle su crédito. (Ver tabla Nº 9,

anexo 2)

Generalmente los plazos de crédito concedidos a los clientes

son de 30, 60, y 90 días, no obstante, el plazo más frecuente

es el de 30 días, pero no toda la cartera créditos

corresponde a dicho periodo. De acuerdo a la investigación

realizada la mayoría de las empresas, sólo maneja un margen

del 25% de sus créditos a dichos plazos. Mientras que el

resto, posee niveles de cuentas por cobrar más altos. (Ver

tabla Nº 11, anexo 2)

De acuerdo a la investigación el 84.62% de las empresas

ofrecen descuentos por pronto pago, con la finalidad de

incentivar al cliente al pago anticipado de sus deudas. De

tal manera, que se reduzca el riesgo de incobrabilidad y la

empresa obtener la liquidez necesaria para afrontar sus

obligaciones. (Ver tabla Nº 12, anexo 2)

4. Políticas de cobranza.

De acuerdo a la información el 84.62% de las entidades poseen

políticas orientadas a los procedimientos de cobro de cuentas

morosas. Sin embargo, un 15.38% no tienen bien definidas

dichas políticas, y por ende estas empresas corresponden a

aquellas organizaciones que no cuentan con ningún tipo de

 69

manual administrativo, como es el caso de la droguería Jheral

Farma S.A. de C.V. que no cuenta con un manual de políticas.

(Ver tabla Nº 13, anexo 2)

Según la investigación realizada las técnicas de cobranza

implementadas con mayor frecuencia por el 92.31% de las

organizaciones son las llamadas telefónicas a los clientes,

así como también el envío de notas de cobro. Sin embargo, la

droguería Jheral Farma S.A. de C.V. mediante la entrevista

realizada a su propietario manifestó que actualmente su

técnica de cobro denominada “vuelta de viaje” ha dado buenos

resultados. Dicha técnica consiste en visitar al cliente para

saber si requiere de un nuevo pedido y al mismo tiempo

realizar el cobro de su deuda.(Ver tabla Nº 14, anexo 2 y

anexo 4, preg.7)

De las empresas en estudio un 76.92% recuperan sus créditos

en el plazo programado con el cliente, lo que implica que los

procedimientos de cobro implementados y sobre todo la buena

voluntad del deudor, hacen posible la recuperabilidad del

crédito. Sin embargo, existe, un 23.08% que no lo recuperan

en el tiempo pactado. (Ver tabla Nº 15, anexo 2)

 70

5. Control de cuentas por cobrar.

Actualmente la mayoría las empresas representadas por un

84.62%, hacen uso de Software o sistemas informáticos

especializados en el área contable y que les permite llevar

un mayor control en el registro de cuentas por cobrar. Sin

embargo, aún existe un 15.38% de las organizaciones que aún

no hacen usos de este tipo de recursos tecnológicos, por el

alto costo en el entrenamiento del personal, así como el

costo de inversión al instalar un sistema computarizado.(Ver

tabla Nº 16, anexo 2)

El 84.62% de las empresas poseen de la mayoría o en su

totalidad por parte de sus clientes, documentos legales que

respaldan el compromiso de pago adquirido por éstos, mediante

pagarés, referencias crediticias, facturas y/o comprobantes

de crédito fiscal; que se adjuntan al expediente de dicho

cliente, En cambio, un 15.38% no cuenta con los documentos

necesarios para efectuar el cobro respectivo, aumentando así

los costos en la gestión de cobros, obteniendo menor

rentabilidad y menor competitividad en el mercado.(Ver tabla

Nº 17, anexo 2)

El 53.85% de las empresas poseen un nivel de ventas al

crédito que superan el 75% de sus ventas totales, dejando así

un 25% en concepto de ventas al contado, esto se debe a que

 71

las droguerías distribuyen medicamentos generalmente a

farmacias y no al público en general, e indica que la mayor

parte de los ingresos de estas empresas provienen de la

recuperación de los créditos otorgados. (Ver tabla Nº 18,

anexo 2)

El 69.23% de las empresas emite estados de cuenta a sus

clientes, con el fin, de darles a conocer el saldo pendiente

de pago, lo que facilita a tener un mejor registro y control

de saldos anteriores para compararlos con estados de

diferente período. El restante de las empresas solamente

envía estados de cuenta a aquellos a los cuales lo

solicitan.(Ver tabla Nº 19, anexo 2)

El 61.54% de las empresas ofrecen a sus clientes tres formas

diferentes de pago, a través de, el vendedor, el banco o en

la tesorería de la empresa. Siendo la opción preferida, pago

al vendedor con un 38.46%. Se observa que la mayoría de

organizaciones poseen las tres alternativas disponibles de

pago en beneficio de sus clientes, para que éstos puedan

tener una mayor facilidad de realizar depósitos.(Ver tabla

Nº 20, anexo 2)

El 69.23% de las empresas encuestadas elaboran estados

comparativos mensuales de los saldos de las cuentas por

cobrar, a fin de determinar aquellas cuentas que se

 72

encuentran en estado de morosidad, para proceder así al uso

de técnicas de recuperación de créditos. Simultáneamente, se

debe de tener la certeza de que estas cuentas por cobrar

están correctas mediante las confrontaciones periódicas

entre los registros auxiliares y los contabilizados.(Ver

tabla Nº 21, anexo 2)

La mayoría de empresas (46.15%) manejan un nivel de

incobrabilidad menor o igual al 5%, lo cual muestra la

efectividad de sus respectivas técnicas de cobro. A

diferencia del resto que muestra un porcentaje de

incobrabilidad mayor, lo cual se puede considerar

significativo e incluso afectar las operaciones normales del

negocio en caso de incrementarse o de no recuperar dichos

créditos.(Ver tabla Nº 22, anexo 2)

Como se puede apreciar el 53.85% de las empresas,

manifiestan que el nivel de incobrabilidad se atribuye al

mal análisis en las solicitudes de crédito, aspecto en el

que también influye la falta de responsabilidad de pago por

parte del cliente, siendo estos los factores que influyen en

el porcentaje de morosidad que manejan las empresas.

El segundo factor que más impacta en la irrecuperabilidad en

las cuentas por cobrar es equipo ineficiente de trabajadores

con un 23.08%.(Ver tabla Nº 23, anexo 2)

 73

El 92.31% de las empresas encuestadas supervisan

periódicamente las cuentas por cobrar por cliente, para

determinar aquellos clientes que han tenido retraso en sus

pagos e iniciar con el proceso de cobro respectivo, así,

este análisis mostrará las porciones o partidas de las

cuentas por cobrar que no han sido pagadas en diversos

periodos de tiempo, por ejemplo: saldo actual, vencido a un

mes, vencido a 2 meses, vencido a 3 meses, vencido a más de

tres meses, etc.(Ver tabla Nº 24, anexo 2)

El 84.62% de las organizaciones elaboran un reporte de

antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar,

contribuyendo así, a un efectivo control interno de las

cuentas por cobrar y elaboración de políticas y estrategias

con el fin de mantener una cartera de créditos sana. Al

terminar cada periodo contable, se estima el importe de las

cuentas incobrables para tener una cifra razonable de las

pérdidas en cuentas incobrables que aparecerán en el estado

de resultados.(Ver tabla Nº 25, anexo 2)

Se determinó que el 76.69% de las empresas encuestadas

utilizan la clasificación con base a la antigüedad de saldos

para la estimación de cuentas incobrables, el empleo de este

método, les permite iniciar una campaña especial de cobranza

o restringir las ventas a crédito al cliente moroso.Tanto el

 74

método directo, como el basado en la experiencia,

poseen un 7.69% del total, respectivamente.(Ver tabla Nº

26, anexo 2)

O. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

1. Conclusiones.

De acuerdo a la información establecida en el diagnóstico sobre

la situación actual en la función de créditos y cobros, en la

mediana empresa dedicada al giro de droguerías en el municipio

de San Salvador, se puede concluir lo siguiente:

1. Se determinó que la mayoría de las empresas cuentan con un

organigrama que define las líneas de mando, sin embargo,

existe un pequeño porcentaje que no lo posee, ocasionando

que el personal desconozca cuáles son sus relaciones de

jerarquía y de subordinación dentro de la organización.

2. En lo que respecta a las actividades de crédito y cobro,

éstas son realizadas en la mayoría de droguerías por una

misma unidad, caso contrario, en el resto de empresas han

establecido unidades distintas que permiten la asignación de

funciones específicas para cada unidad.

3. La mayoría de las empresas indagadas poseen uno o dos

manuales administrativos, siendo estos los de políticas o

procedimientos, por otra parte, hay empresas que no hacen

 75

uso de ningún tipo de manual, no obstante, mediante la

investigación se determinó que ninguna de las entidades

cuenta con un manual de descripción de puestos.

4. Gran parte de las empresas encuestadas gozan de un plan

orientado a la administración de cuentas por cobrar, así

mismo, éstas dan a conocer a sus empleados los objetivos que

pretenden alcanzar. Mientras que el resto de las entidades

no elaboran un plan enfocado en la función de créditos y

cobros.

5. Se determinó que para las entidades encuestadas la decisión

de otorgar crédito a un cliente se basa en la capacidad de

pago del cliente, de su historial de crédito y comparar esta

información con los estándares de crédito establecidos por

la empresa. Así mismo, se identificó que el porcentaje de

cuentas incobrables en la mayoría de organizaciones es menor

o igual al 5%, sin embargo, otras poseen cuentas morosas

mayores al 10%, debido a un mal análisis del cliente.

6. Se estableció que las compañías investigadas utilizan

políticas financieras orientadas a mantener la inversión

realizada en cuentas por cobrar en un periodo máximo de 30

días lo que contribuye a la liquidez del negocio. Sin

embargo, estas también pueden ampliar los plazos a 60 o 90

 76

días dependiendo del tipo de cliente que solicite el

crédito.

7. Se determinó que la mayoría de las empresas han establecido

entre sus políticas de crédito montos máximos en concepto de

crédito a sus clientes, de tal manera que permite que el

cliente amplié su crédito de forma gradual, dependiendo de

su comportamiento de pago, así también, estas entidades les

ofrecen descuentos por pronto pago a sus clientes, como una

forma de reducir el índice de incobrabilidad y tener

liquidez en el menor tiempo posible.

8. La mayoría de las entidades analizadas cuentan con políticas

de cobro y diversas técnicas populares como son las llamadas

telefónicas y el envío de notas de cobro que les han

permitido recuperar sus créditos en el tiempo pactado con el

cliente. Sin embargo, actualmente un pequeño porcentaje de

las compañías encuestadas aun no poseen políticas de cobro

de forma escrita.

9. Un alto porcentaje de organizaciones encuestadas hacen uso

de un software especializado en el área contable, no

obstante, existe un reducido segmento de empresas que sus

registros aún son manuales, además, hay un considerable

número de entidades que no envían proactivamente estados de

 77

cuenta a sus compradores, a menos que éstos los soliciten,

ocasionando problemas en las gestiones de cobro.

10. Se determinó que la mayoría de empresas indagadas poseen

documentos legales que garantizan la recuperación del

crédito, lo que demuestra la importancia la recuperación

eficiente de sus créditos concedidos, ya que, poco más de

la mitad de compañías investigadas, poseen una alto nivel de

ventas al crédito, al ser sus clientes mayoristas y/o

farmacias; habiendo un pequeño número de éstas que no

cuentan con este respaldo legal.

11. Más de la mitad de las empresas encuestadas ofrecen a sus

clientes tres formas de pago, ya sea a través de el

vendedor, el banco o en la tesorería de la empresa, siendo

la opción preferida, pago al vendedor, implicando posibles

riesgos, errores e irregularidades en el manejo de efectivo

por parte de éstos últimos.

12. Un alto porcentaje de empresas encuestadas estableció que

existe una supervisión sistemática en las cuentas por

cobrar, haciendo uso de la elaboración de reportes de

antigüedad de saldos, el cual, es para la gran mayoría de

organizaciones indagadas el método predilecto que utilizan

para la estimación de cuentas incobrables.

 78

2. Recomendaciones.

1. Se propone a los gerentes de las organizaciones

investigadas, que no cuentan con el organigrama, la

elaboración del mismo, para así tener una visión general de

la estructura organizativa y evitar duplicidad de

funciones.

2. Se sugiere a la mediana empresa dedicada al giro de

droguería, la división de funciones específicas para cada

departamento, con el propósito de lograr una mayor

especialización en el desarrollo de las actividades de

crédito y cobro.

3. Se recomienda a las compañías la elaboración y

actualización de manuales administrativos con el propósito

de informar y orientar la conducta de los integrantes de la

empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de

acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos

trazados.

4. Se propone la elaboración de un plan orientado a las

cuentas por cobrar, con el fin de anticipar qué recursos se

van a necesitar para que la empresa opere eficientemente,

evitando así improvisaciones en la toma de decisiones, con

respecto a la concesión y recuperación de los créditos. De

 79

igual manera, dar a conocer a los empleados los objetivos,

políticas y estrategias a seguir.

5. Se sugiere a las organizaciones indagadas la aplicación de

un correcto estudio para la otorgación de créditos,

haciendo uso de el método de análisis crediticio de las

5C´s, así como la implementación de políticas o

procedimientos más rigurosos en las solicitudes que el

cliente presenta, mejorar el establecimiento de

condiciones de crédito, para que éstas sean más claras,

realistas y precisas, todo esto con el fin de, disminuir el

riesgo de incobrabilidad de la cartera, reducir gastos de

administración y venta en la recuperación de dichos

créditos y aumentar el nivel de ingresos por venta.

6. Se recomienda a las compañías revisar si los plazos de

crédito otorgados a los clientes le permiten tener la

liquidez necesaria para afrontar sus obligaciones con sus

respectivos proveedores.

7. Se propone a las entidades la evaluación de las políticas

de crédito que la empresa adopta, ya que éstas establecen

las condiciones generales que deben observarse en el

otorgamiento del crédito y a través de las cuales se

especifica a qué clase de clientes se le concederá el

crédito, el monto máximo del crédito, los plazos, la forma

 80

de cobro, los descuentos permitidos por pronto pago y los

periodos del descuento por pronto pago.

8. Se sugiere a las compañías la evaluación de las políticas

de cobro mediante el nivel de incobrabilidad que esta

posea, el cual le permitirá medir la eficiencia en el uso

de las políticas actuales, así mismo, la elaboración de

dichas políticas para aquellas entidades que no cuentan por

escrito con las políticas de cobro.

9. Se recomienda a las entidades en análisis, la

implementación de software en el área contable, como

recurso tecnológico, así como también, el envío de e-mails

mostrando el estado de cuenta a sus clientes, con el

propósito de llevar un mayor control y eficiencia en el

registro de cuentas por cobrar y agilización en el proceso

de cobros.

10. Se propone a los gerentes de las organizaciones indagadas,

exigir documentos legales como requisito mínimo para el

otorgamiento de créditos, con el fin de facilitar el

proceso en la recuperación de cuentas por cobrar a su

vencimiento, ya que la mayor parte de los ingresos de estas

empresas provienen de la recuperación de los créditos

otorgados.
 81

11. Se sugiere a los gerentes de las empresas, el

establecimiento de políticas y procedimientos adecuados

para mantener un control razonable sobre las operaciones de

cobro que realicen los ejecutivos de venta, con el objetivo

de evitar irregularidades en el manejo y registro del

efectivo por parte de éstos.

12. Se recomienda a las medianas empresas dedicadas al giro de

droguerías la supervisión sistemática de las cuentas por

cobrar por cliente, haciendo uso de el reporte de

antigüedad de saldos, para facilitar la identificación de

clientes que han tenido retraso en sus pagos, evitar gastos

administrativos en el proceso de recuperación de cuentas

morosas y proceder así a la implementación de políticas de

cobro, y/o restringir las ventas al crédito al cliente

moroso; así como también, el determinar los potenciales y/o

buenos clientes que pueden ser candidatos a extensiones de

créditos y a ser sujetos de políticas de cobro más

flexibles.
 82

CAPITULO III

PLAN ADMINISTRATIVO PARA MEJORAR LA EFICIENCIA EN LA FUNCIÓN DE

CRÉDITOS Y COBROS EN LA MEDIANA EMPRESA DEDICADA AL GIRO DE

DROGUERÍAS EN EL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.CASO ILUSTRATIVO:

DROGUERÍA JHERAL FARMA S.A. DE C.V.

A. PRESENTACIÓN.

El Plan Administrativo propuesto contiene la formulación de la

misión, visión y objetivos, los cuales condicionarán la

estrategia organizacional y definirá el comportamiento de ésta

en un ambiente cambiante, dinámico y competitivo, esto con el

fin de orientar las actividades y unificar los esfuerzos de sus

miembros manteniendo la identidad de la organización. Así como

la determinación de aquellas políticas de crédito y cobro, que

fijarán los límites dentro de los cuales se decidirá con el

objeto de tener un criterio adecuado y preciso que ayude a la

alta gerencia de la droguería Jheral Farma S.A. de C.V. a guiar

el pensamiento y la acción a la hora de tomar decisiones.

Además de los procedimientos necesarios al momento de otorgar un

crédito y realizar las gestiones de cobro pertinentes, haciendo

uso de diagramas de flujo para facilitar la comprensión de los

pasos a seguir para realizar una tarea. Esta herramienta no

sólo será el principal elemento de consulta para el personal del

 83

departamento de créditos y cobros de la droguería objeto de

estudio, sino que servirá además, para todas aquellas medianas

empresas dedicadas a dicho giro.

Concluyendo con la elaboración del presupuesto para echar a

andar el plan administrativo propuesto y con las diferentes

etapas o lineamientos de la implementación y puesta en marcha

de dicho plan para garantizar la efectividad del mismo.

 84

B. OBJETIVOS DEL CAPITULO

OBJETIVO GENERAL

Definir las normas, políticas Y procedimientos que rigen

las operaciones de crédito y cobro a las que se deben

adherir los departamentos involucrados, con el propósito de

incrementar la liquidez y rentabilidad de la empresa, a

través de la aplicación ágil, eficiente y segura de dichos

procesos que garanticen el desempeño eficiente en la

función de créditos y cobros.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Establecer las normas y procedimientos de otorgamiento y

evaluación de créditos para facilitar la toma de decisiones

haciendo uso de la técnica de las 5 “C’s”.

Definir las políticas de crédito y cobro a seguir para

garantizar la eficiencia en la administración de las

cuentas por cobrar y contrarrestar el riesgo de

incobrabilidad.

Establecer los procedimientos y políticas de control

interno con el fin de fortalecer y mejorar la gestión en

las cuentas por cobrar.

 85

C. GENERALIDADES DE LA EMPRESA.

Actualmente la Droguería Jheral Farma S.A. de C.V. no cuenta con

una misión y visión definida, es por ello que a continuación se

les sugieren las siguientes propuestas:

1. Misión.

“Somos una empresa dedicada a la comercialización de productos

farmacéuticos, con el continuo compromiso de satisfacer las

necesidades y expectativas de nuestros clientes, brindándoles

productos de calidad a los mejores precios, construyendo una

relación de confianza con nuestros clientes y proveedores.”29

2. Visión.

“Ser un distribuidor líder a nivel nacional en la venta de

productos farmacéuticos, mediante una eficiente

comercialización de productos de calidad a precios bajos,

diferenciándola por su alto compromiso con la sociedad y

satisfaciendo plenamente las necesidades de nuestros

clientes.”30

29
Elaborado por integrantes del trabajo de investigación.
30
Idem.
 86

3. Valores.

 Trabajo en equipo.  Calidad

 Confianza  Respeto
 Innovación  Compromiso

4. Objetivos de la organización.

Objetivo General.

- Incrementar la liquidez de la empresa para el desarrollo

sostenido en el mercado, mediante una eficiente

comercialización de productos de calidad a precios bajos,

con el propósito de ser una de las distribuidoras más

reconocidas a nivel nacional.

Objetivos Específicos.

- Acelerar el tiempo de entrega del pedido al cliente.

- Mejorar la atención al cliente.

- Mantener una posición y participación competitiva en el

mercado.

- Aumentar las utilidades, aumentando las ventas y

disminuyendo los costos.

- Expandir las rutas de ventas a nivel nacional y ampliar las

líneas de productos.
 87

5. Estrategias administrativas.

Creación del departamento de Compras para asegurar la

continuidad del suministro de producto con el objetivo de

no sólo obtener el producto al precio más bajo, sino que

reducir el costo final del mismo.

Creación de un área de bodega que contribuya a un eficiente

registro y control de inventarios de productos en

existencia.

Creación del departamento de Créditos con el fin de

aplicar, evaluar y determinar políticas para el

otorgamiento y condiciones del mismo.

Creación del departamento de Cobros con el objetivo de

garantizar los procedimientos necesarios para la

recuperación de saldos a su vencimiento y disminuir el

número de cuentas morosas.

Ampliación de rutas de ventas fuera del Área Metropolitana

de San Salvador (AMSS) para incrementar el nivel de

liquidez.

6. Estructura organizativa.

Actualmente la estructura organizativa de la empresa no cuenta

con los departamentos de compras, de créditos y cobros, por

 88

tanto, para fines de la implementación del plan y establecer las

relaciones que deben existir entre cada uno de los departamentos

que la integran se propone la siguiente estructura organizativa

a la empresa incorporando dichas unidades administrativas.

Además se requerirá contratar 3 personas para dar cobertura a

las nuevas plazas con el propósito de gestionar y desarrollar

las actividades en forma oportuna, ágil y eficiente para cada

uno de los departamentos propuestos.

1. Funciones del Personal Sugerido.

A continuación se detallan las funciones que debe desempeñar

cada empleado en los nuevos puesto según la estructura

organizativa propuesta:

Encargado de Crédito.

- Evaluará a qué tipo de clientes se le conceden los créditos

de acuerdo a las políticas y estándares establecidos por la

organización.

- Analizará la ampliación del monto de crédito solicitada por

los clientes.

- Elaborará un informe mensual sobre clientes pendientes de

pago.

- Ingresará y mantendrá actualizados los datos personales y

saldos de los clientes.

- Llevará el control y registro de la facturación realizada

 89

por la venta de productos.

- Realizará las investigaciones de información personal,

referencias comerciales y referencias personales

proporcionadas por parte del cliente.

Encargado de Cobro.

- Gestionará la cobranza a través de llamadas telefónicas

para confirmar saldos pendientes de pago.

- Enviará correos electrónicos mostrando el estado de cuenta

a clientes o a través del vendedor.

- Elaborará mensualmente un informe detallando a los clientes

que poseen saldo pendiente de pago.

Encargado de compras.

- Encargarse de la adquisición, manejo, almacenamiento, stock

y seguridad de los insumos.

- Controlar que las áreas de almacenamiento estén bien

ubicadas, limpias y ordenadas.

- Buscar, seleccionar y mantener proveedores competentes.

- Proponer e implementar procedimientos para la realización

de compras.

- Mantener actualizado el registro de proveedores y las

condiciones de venta de cada uno.

- Mantener los inventarios en los niveles óptimos de acuerdo

a las operaciones de la empresa.

 90

- Mantener a la gerencia comunicada acerca de las variaciones

en los precios de los productos.

FIGURA Nº 2: ORGANIGRAMA PROPUESTO A LA EMPRESA JHERALFARMA

S.A. DE C.V.

JUNTA
DIRECTIVA

AUDITOR ASESOR
EXTERNO JURÍDICO

GERENTE
GENERAL

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
DE DE RECURSOS
DE COMPRAS DE VENTAS DE CRÉDITO DE COBRANZA
CONTABILIDAD HUMANOS

SERVICIO AL AUXILIAR AUXILIAR DE AUXILIAR DE SELECCIÓN Y

BODEGA
CLIENTE CONTABLE CRÉDITO COBRO CONTRATACIÓN

SUPERVISORES
LOGÍSTICA TESORERÍA COBRADORES INDUCCIÓN
DE VENTA

CONTROL DE
VENDEDORES
CALIDAD

Fecha de Elaboración: 24-04-2014 Autoridad Lineal:

Asesoría Externa:
Elaborado por: Grupo Investigador Departamentos Propuestos:
 91

D. PLAN DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO.

A continuación se describen las políticas y procedimientos a

implementar al momento de otorgar crédito a un cliente. Y además

para una mayor comprensión de los pasos a seguir en el

otorgamiento se ha elaborado un diagrama de flujo para cada

proceso en la gestión del crédito, que representa las

actividades a realizar en dicho proceso, el cual hace uso de la

simbología ANSI (Instituto Nacional de Normalización

Estadounidense) para la diagramación administrativa. (Anexo 12)

1. Proceso de otorgamiento de crédito al cliente.

Objetivo:

Verificar que todos los aspectos requeridos al cliente en

la solicitud hayan sido completados para constatar la

veracidad de los datos proporcionados para su evaluación.

Política:
Todo cliente que solicite crédito en la empresa debe de

completar la solicitud con los respectivos documentos

anexos.

La solicitud deberá ser revisada y autorizada por el

encargado del departamento de créditos.

El análisis del cliente se realizará en base al criterio de

las Cinco “C”.

 92

Las autorizaciones de crédito estarán sujetas a un buen

record crediticio del cliente con otras empresas, capacidad

de pago, garantía ofrecida y monto solicitado.

El monto solicitado estará sujeto a cambios dependiendo de

la capacidad de pago del cliente.

Se otorgará crédito a aquellos clientes que hayan realizado

con anterioridad por lo menos tres compras al contado. Las

excepciones a lo anterior deberán estar autorizadas por el

gerente general.

Los plazos del crédito serán de 30 y 60 días.

Al completar dicho proceso será el departamento de créditos

el que notificará al cliente sobre la decisión de

aprobación o denegación del crédito.

Procedimiento.

1. El cliente solicita al departamento de crédito la

solicitud respectiva para la asignación de crédito o en su

defecto la solicitud es llevada hasta las instalaciones del

cliente por el encargado de ventas de la empresa.

2. Las personas del departamento de créditos verifican que el

cliente entregue la solicitud debidamente completa y con la

documentación anexa requerida.

3. Los requisitos para el análisis y autorización de créditos

serán los siguientes:

 93

PARA PERSONAS NATURALES

Solicitud con datos completos, firma de solicitante y

fiador.

Fotocopia de DUI y NIT.

Pagaré debidamente firmado por el solicitante y

fiador por el valor del crédito.

Fotocopia de las 3 últimas declaraciones de IVA (en

caso de ser contribuyente)

Referencias crediticias y personales.

Estados financieros (balance y estado de resultados

en caso de estar obligado a llevar contabilidad

formal).

PARA PERSONAS JURIDICAS.

Solicitud con datos completos.

Fotocopia de la credencial.

Fotocopia de DUI y NIT del representante legal.

Estados financieros del último ejercicio.

Pagaré debidamente firmado por el solicitante.

Fotocopia de la escritura de constitución de la

empresa.

Fotocopia de las ultimas 3 declaraciones de IVA.

 94

4. El departamento de crédito realizará las investigaciones de

datos personales del solicitante, referencias crediticias a

fin de verificar el prestigio del cliente. Dicho historial

crediticio puede ser investigado tanto a nivel interno como

externo.

5. Posterior a las investigaciones se procederá a emitir

resolución de la solicitud de crédito dejando justificantes

por escrito en caso de autorizar o denegar un crédito.

6. Se comunicará al cliente sobre la decisión y en caso de

autorización el departamento de crédito procederá a

realizar los documentos necesarios para garantizar el

crédito por medio de la firma de un pagaré por el monto

otorgado y a informar sobre dicho crédito al departamento

de ventas.
 95

FIGURA Nº3: DIAGRAMA DE FLUJO DEL OTORGAMIENTO DE CREDITOS A

CLIENTES
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
CLIENTE
CREDITOS Y COBROS VENTAS

INICIO

RECIBE Y VERIFICA
LA SOLICITUD Y
CLIENTE DOCUMENTACION ANEXA
SOLICITA
CREDITO

EVALUA EL RIESGO
DE LA SOLICITUD Y
VERIFICA EL
HISTORIAL DEL
CLIENTE

SE INFORMA AL NO CUMPLE
CLIENTE DE LA
REQUISITOS
NEGACION DEL
CREDITO

SI

SE EMITE
FIN RESOLUCION DE
AUTORIZACION DE
CREDITO

CLIENTE RECIBE SE INFORMA AL RECIBE

AUTORIZACION DE CLIENTE Y AL AUTORIZACION DE
CREDITO DEPTO. DE VENTAS VENTA AL CREDITO
SOBRE
AUTORIZACION DE
CREDITO

ELABORACIÓN DE
PAGARÉ
FIN FIN
 96

2. Garantías que respaldan los créditos otorgados.

Objetivo:

- Proteger a la empresa de posibles pérdidas por créditos no

recuperables.

Política:
- La empresa deberá asegurarse que los créditos otorgados

estén respaldados por garantías como pagarés, letras de

cambio u otro tipo de documento, dependiendo de los montos

otorgados.

Procedimiento:
1. Las garantías deberán ser custodiadas por el departamento

de crédito, siendo el jefe del departamento el responsable

del manejo y control de los mismos.

3. Incremento o ampliación en límite de crédito.

Objetivo:

- Asegurar que todos los incrementos en los límites de

crédito estén debidamente autorizados, apegados a las

políticas de crédito y al buen desempeño crediticio del

cliente.
 97

Políticas:

- La ampliación de los créditos serán gestionados a través de

los ejecutivos de ventas.

- Formulario de ampliación de límite de crédito debidamente

llenado.

- Se tomará en cuenta el record crediticio del cliente, el

volumen de compra y su capacidad de pago.

- Que las últimas 6 compras al crédito hayan sido canceladas

en el tiempo pactado.

- Los plazos para el crédito no excederán de 30 días.

Procedimiento:

1. El cliente envía solicitud por escrito al departamento de

crédito para la ampliación de su crédito en la empresa.

2. El departamento de crédito verificará el record crediticio

del cliente considerando el monto de las seis últimas

compras al crédito efectuadas por el cliente y los plazos

en que éstas fueron canceladas.

3. Verifica si el cliente cumple con los requisitos

establecidos para el otorgamiento de crédito.

 98

4. Al realizar dicho proceso de evaluación se extenderá un

documento el cual estará debidamente firmado por el

encargado del área sobre la autorización o rechazo de la

ampliación de dicho crédito.

5. Esta información será enviada al departamento de ventas y a

los demás departamentos involucrados y de la misma manera

se enviará al cliente dicha notificación.

 99

FIGUERA Nº 4: PROCEDIMIENTO DE AMPLIACIÓN DE LÍMITE DE CREDITO.

DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
CLIENTE
CREDITOS Y COBROS VENTAS

INICIO

SE REALIZA
REVISIÓN DEL
CLIENTE
MANEJO DEL
SOLICITA
CRÉDITO DEL
AMPLIACIÓN
CLIENTE
DE CRÉDITO A
TRAVÉS DE
DOCUMENTO

EVALUACIÓN DE
RIESGOS PARA LA
AMPLIACIÓN DEL
CRÉDITO.

EL CLIENTE ES
CUMPLE LOS
INFORMADO SOBRE
REQUISITOS
DENEGACIÓN DEL
INCREMENTO EN NO
SU LÍMITE.

SI

FIN

EL CLIENTE RECIBE CRÉDITOS Y DEPTO. DE VENTAS

DOCUMENTO DE COBROS INFORMA RECIBE AUTORIZACIÓN
AUTORIZACIÓN DE SU AL CLIENTE Y AL DE VENTAS DEL
NUEVO LÍMITE DE DEPARTAMENTO DE NUEVO LÍMITE DE
CRÉDITO VENTAS SOBRE CRÉDITO
AUTORIZACIÓN DE
SU NUEVO LÍMITE
DE CRÉDITO.

FIN
FIN
 100

4. Autorización y aplicación de descuentos por pronto pago.

Objetivo:

- Motivar al cliente a que efectué sus pagos por créditos

concedidos antes de la fecha establecida y controlar que

los porcentajes de descuentos por pronto pago se encuentren

debidamente autorizados y aplicados.

Política:

- La administración de la empresa, de acuerdo a las políticas

de ventas, otorgará descuentos por pronto pago a los

clientes que paguen antes de su fecha de vencimiento.

- La gerencia general asignará los porcentajes a aplicar en

concepto de descuento por pronto pago a los clientes.

- Los descuentos por pronto pago otorgados a los clientes no

excederán del 5%.

- Los descuentos por pronto se aplicarán a clientes con un

buen record crediticio y que no hayan faltado a su promesa

de pago.

Procedimiento:

1. La gerencia general emitirá los porcentajes de descuento

por pronto pago que el departamento de crédito aplicará a

 101

los clientes, así como también el establecimiento de los

montos sujetos al descuento.

2. El departamento de crédito al contar con los porcentajes de

descuentos por pronto pago evaluará a aquellos clientes que

mantienen un buen record crediticio y candidatos a merecer

dicho descuento.

3. El departamento de crédito remitirá al departamento de

contabilidad y a la gerencia general el reporte de clientes

que fueron sujetos al descuento.

 102

FIGURA N°5: PROCEDIMIENTO DE ASIGNACIÓN DE DESCUENTO

POR PRONTO PAGO.
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
GERENCIA GENERAL
CREDITOS CONTABILIDAD

INICIO

RECIBE LOS
GERENTE EMITE
PORCENTAJES DE
POLÍTICAS DE
DESCUENTO A
DESCUENTO POR
APLICAR
PRONTO PAGO

EVALUA A QUE
CLIENTES SE LES
PUEDE CONCEDER
EL DESCUENTO
POR PRONTO PAGO

LA GERENCIA GENERAL ES EMITIDO CONTABILIDAD RECIBE

RECIBE REPORTE DE REPORTE MENSUAL REPORTE DE CLIENTES
CLIENTES DE DE DESCUENTO DE DESCUENTO POR
DESCUENTO POR POR PRONTO PAGO PRONTO PAGO
PRONTO PAGO

FIN FIN
 103

5. Proceso de control de las cuentas por cobrar.

5.1. Transmisión de los objetivos al personal.

Las políticas y procedimientos que deben considerarse para

ejercer una adecuada supervisión sobre las actividades

desarrolladas por el personal del departamento de cuentas por

cobrar, así como para reportar las deficiencias detectadas en el

control interno, son las siguientes:

Objetivo:

- Transmitir a los empleados del departamento de cuentas por

cobrar los objetivos planteados.

Política:

- El administrador de las cuentas por cobrar deberá realizar

entrevistas con el personal del departamento de forma

individual y verificar si éste ha comprendido cuáles son

los objetivos y metas que se han propuesto cumplir.

Procedimiento:

Una vez al mes realizar una conversación con los trabajadores

del departamento de forma individual y cerciorarse de que éstos

hayan comprendido los objetivos y metas a alcanzar.

1. Si al realizar las entrevistas, el administrador concluye

que los empleados no han comprendido satisfactoriamente los

 104

objetivos y metas, se deberá reforzar hasta obtener la

seguridad que si se han entendido.

5.2. Ingreso de clientes al sistema.

Objetivo:
- Ingresar los nuevos clientes al sistema a fin de comunicar

a los departamentos involucrados sobre el cliente para que

la información esté disponible.

Políticas:
- El departamento de créditos y cobros es el responsable de

la creación del expediente de cada cliente.

- Mantener actualizada la base de datos mensualmente.

- El encargado del departamento de crédito deberá verificar

oportunamente los datos de las fichas de los clientes

correspondientes como términos del crédito y deberá

autorizar su ingreso al sistema.

- Se envía notificación por escrito a los encargados de los

departamentos de ventas y contabilidad con la información

del crédito otorgado al cliente.

 105

Procedimientos:

1. El departamento de créditos y cobros elabora expediente con

la información requerida del cliente para aperturar el

crédito.

2. Una vez aperturado el crédito y formado el expediente del

cliente el encargado del departamento de crédito registrará

al cliente en el sistema de la compañía en el cual se

deberá detallar los términos del crédito.

3. Se notifica por escrito a los encargados de los

departamentos de contabilidad y ventas con la información

de ingreso del cliente tales como; límite de crédito, plazo

de pago, nombre completo y número correlativo asignado por

el sistema.
 106

FIGURA N° 6: PROCEDIMIENTO DE INGRESO DE CLIENTES AL SISTEMA.

DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
CREDITOS Y COBROS CONTABILIDAD VENTAS

INICIO

CRÉDITOS Y COBROS
ELABORA
EXPEDIENTE DEL
CLIENTE

CRÉDITOS Y
COBROS INGRESA
DATOS DEL
CLIENTE EN EL
SISTEMA

CRÉDITOS Y CONTABILIDAD ES
COBROS INFORMA INFORMADO SOBRE
A LOS EL INGRESO DE
DEPARTAMENTOS NUEVO CLIENTE EN
DE CONTABILIDAD EL SISTEMA
Y VENTAS

FIN

VENTAS ES
INFORMADO SOBRE
EL INGRESO DE
NUEVO CLIENTE EN
EL SISTEMA

FIN
 107

5.3. Custodia de documentos.

Objetivo:

- Mantener un archivo y control apropiado de todos los

documentos relacionados con créditos otorgados, además de

contar con un registro actualizado de los datos.

Política:

- Es responsabilidad del departamento de crédito la custodia

de los expedientes de crédito y sus respectivas garantías

que respaldan la recuperación del crédito.

- En caso de proceder al cobro de cuentas morosas el

departamento de crédito remitirá el expediente al

departamento de cobro, siendo así la responsabilidad

conjunta por el resguardo y confidencialidad de los

documentos.

- El departamento de ventas remitirá al departamento de

crédito al finalizar el día los documentos que respalden

las ventas al crédito y los documentos que amparen las

garantías de crédito.

Procedimiento:

1. El departamento de ventas enviará al departamento de

crédito todos los documentos soportes del cliente (notas de

 108

crédito, facturas, comprobantes de crédito fiscal, etc.) de

acuerdo a los requisitos establecidos para cada tipo de

cliente.

2. Créditos y cobros verifica que los documentos del cliente

estén completos y con sus respectivos documentos de

soportes.

3. En el caso de existir modificaciones a los documentos el

departamento de crédito deberá reemplazar los existentes

con los documentos actualizados.

4. Créditos y cobros verifica que los datos del cliente sean

los actualizados en el sistema y archiva los documentos.

 109

FIGURA N° 7: PROCEDIMIENTO DE RESGUARDO Y ACTUALIZACIÓN DE

ARCHIVO Y EXPEDIENTES DEL CLIENTE.

DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y
DEPARTAMENTO DE VENTAS
COBROS

INICIO

CRÉDITOS Y COBROS
VENTAS REMITE
VERIFICA QUE LOS
TODO
DOCUMENTOS ESTÉN
COMPROBANTE DE
COMPLETOS
CRÉDITO AL
DEPTO. DE
CRÉDITO

EN CASO DE
EXISTIR
MODIFICACIONES
SE REALIZAN LAS
PERTINENTES

VERIFICA QUE
LOS DATOS DEL
CLIENTE ESTÉN
ACTUALIZADOS EN
EL SISTEMA

ARCHIVA

FIN
 110

5.4. Autorización de devoluciones efectuadas por los clientes.

Objetivo:
- Asegurarse que todas las devoluciones de mercancías se

encuentren debidamente autorizadas.

Política:
Para la aceptación de devoluciones de mercadería se tomarán en

cuenta los siguientes parámetros:

- Se aceptarán devoluciones por montos razonables en relación

con la venta al crédito efectuada y que se encuentren

debidamente justificadas.

- Para efectos de aceptación de devoluciones se considerará como

límite máximo un plazo de 5 días.

- En el caso que se acepten devoluciones de productos

deteriorados, dañados o vencidos, cerciorarse que estas

situaciones hayan sido previamente pactadas por ambas partes;

y en caso de no existir un acuerdo sobre tal situación

únicamente se recibirá mercadería en buen estado.

- Las recepciones de productos devueltos únicamente procederá,

si estas han sido previamente autorizadas por el gerente de

ventas, cuya firma deberá ser consignada como requisito

indispensable en el documento que ampare la devolución.

 111

Procedimiento:

1. Una vez entregada la mercadería al cliente, este cuenta con

5 días hábiles para la revisión de la mercadería y la

devolución de cualquier producto que se encuentre dañado o

vencido.

2. La persona encargada de bodega antes de recibir la

mercadería devuelta por el cliente deberá solicitar la

factura o nota de crédito según corresponda y verificará si

en ésta se encuentra la firma de la persona que autorizo

dicha devolución.

3. Verificada la autorización el encargado de bodega elabora

hoja de devolución y entrega copia al cliente firmada y

sellada de recibido por encargado de bodega.

4. Los Productos devueltos son entregados al almacén y se

elabora la respectiva nota de crédito la cual será enviada

al departamento de ventas.

5. El departamento de Ventas recibirá toda la documentación

que respalde la devolución de los productos y esta será la

responsable de remitir copias de dicha información a los

departamentos de contabilidad, créditos y cobros.

 112

FIGURA N°8: PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS POR NO

ACEPTACIÓN DEL CLIENTE.

VENTAS
ALMACEN CLIENTE

INICIO

ENCARGADO DE CLIENTE REVISA

DESPACHO LOS PRODUCTOS
ENTREGA RECIBIDOS
PRODUCTOS AL
CLIENTE

SE VERIFICA LA SI DEVOLUCION
AUTORIZACIÓN DE
LA DEVOLUCIÓN
DEL PRODUCTO

NO

FIN
ELABORA HOJA DE
DEVOLUCIÓN Y
ENTREGA COPIA AL
CLIENTE

PRODUCTOS
DEVUELTOS SON
ENTREGADOS A AL
ALMACÉN

ELABORA LA VENTAS RECIBE LA

RESPECTIVA NOTA N/C Y ENVÍA
DE CRÉDITO Y LA COPIAS A
ENVÍA A VENTAS CONTABILIDAD Y
CRÉDITOS Y COBRO

FIN
 113

5.5. Control de registros contables.

Objetivo:

- Asegurar que los movimientos de ventas a crédito hayan sido

registrados oportunamente, en los montos correctos y

cuentas correspondientes.

Política:

- Efectuar mensualmente una conciliación de las cuentas por

cobrar, comparando los reportes emitidos por el

departamento de crédito y los que emita contabilidad.

- Toda la documentación que origine transacciones de ingresos

y que afecten específicamente el área de cuentas por cobrar

deberá ser enviada al departamento de contabilidad con sus

respectivos documentos de soporte para su registro y debido

análisis contable y financiero.

Procedimiento:

1. Créditos y cobros reúne toda la documentación que afecte las

transacciones de cuenta por cobrar.

2. Se envían los documentos al departamento de contabilidad para

su registro contable, éste envío deberá regresar debidamente

firmado.
 114

3. Contabilidad recibe documentación y revisa que se encuentren

debidamente soportados para el registro respectivo en la

cuenta.

4. Contabilidad firma el documento enviado para hacer constar que

fueron recibidos.

5. Una vez registradas todas las transacciones contabilidad

emitirá un reporte de antigüedad de saldos de las cuentas por

cobrar con sus respectivos saldos para ser conciliados con los

reportes generados por el departamento de crédito.

6. El encargado del departamento de crédito será el responsable

de efectuar la conciliación, en la cual se obtendrán las

diferencias entre los datos que ha registrado el departamento

de crédito con los datos que emita contabilidad.

7. En caso de existir diferencias, investigar las causas que la

generan y efectuar las correcciones oportunamente.

 115

FIGURA N°9: PROCESO DE CONTROL DE REGISTROS CONTABLES.

DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBROS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

INICIO

RECOLECCION DE
DOCUMENTOS DE
VENTA A CREDITO

SE ENVIA LOS RECIBE Y

DOCUMENTOS AL REVISA
DEPTO. DE DOCUMENTACION
CONTABILIDAD DE SOPORTE DE
CREDITOS
OTORGADOS

FIRMA DE
RECIBIDA LA
DOCUMENTACION

PROCEDE A
REGISTRAR LAS
OPERACIONES DE
TRANSACCION DE
CREDITOS

SE RECIBE
REPORTE Y EMITE REPORTE DE
PROCEDE A LA ATIGUEDAD DE
CONCILIACION DE SALDOS
LOS SALDOS

SE REALIZAN
SI LAS
INCOSISTEN INVESTIGACIONES
CIAS Y CORRECCIONES
PERTINENTES

NO

FIN
FIN
 116

5.6. Información y comunicación a la gerencia general.

Con el propósito que exista una adecuada comunicación que

contribuya a que el personal de cuentas por cobrar realice sus

actividades de forma responsable, y que a su vez la información

que se presenta a la alta gerencia sea oportuna para efectos de

contribuir a la toma de decisiones, se deberán considerar las

siguientes políticas y procedimientos:

Objetivo:

- Mantener informado en forma oportuna a la alta gerencia

sobre el manejo, inconsistencias y recuperación de las

cuentas por cobrar.

Política:

- Créditos y cobro elaborará reporte mensual de cuentas por

cobrar que contribuya a la gerencia al monitoreo y

resguardo de la documentación emitida, este será

actualizado semanalmente y confrontado con los documentos

físicos para evitar posible omisión; dicho documento será

remitido a las altas autoridades de la empresa y áreas para

su verificación y utilización en las decisiones financieras

de la empresa.

- Este reporte será elaborado y entregado a más tardar 10

días después del cierre del mes.

 117

- Será competencia de la gerencia general la aplicación de

los mecanismos adecuados para solventar inconsistencias en

la información presentada por el departamento de crédito,

cobros y contabilidad.

Procedimiento:

1. Las jefaturas de los departamentos de crédito, cobros y

contabilidad deberán elaborar un reporte de inconsistencias

y comunicarlo a la gerencia general.

2. La gerencia realizará las gestiones necesarias para

solventar las irregularidades.

3. Se comunica a todos los departamentos involucrados sobre

las correcciones realizadas.

4. Los departamentos de crédito, cobro y contabilidad

presentaran a la alta gerencia un reporte de los créditos

efectuados en el mes, según los términos del crédito, los

pagos realizados, las notas de crédito o débito emitidas o

cualquier otro movimiento que afecte directamente las

cuentas por cobrar.

5. El departamento de créditos emitirá un reporte que describa

el tipo de garantía que amparan los créditos otorgados.

 118

6. La gerencia general deberá confrontar y analizar la

información proporcionada por los diferentes departamentos

para dictar las diversas políticas a implementar y de ser

necesario modificar o reemplazar las ya existentes.

7. La alta gerencia medirá el impacto de las políticas de

crédito y cobro a través del uso de las siguientes razones
financieras:

Rotación de la cartera (RCC)= este indicador

muestra el número de veces que las cuentas por cobrar

retornan, en promedio, dentro de un periodo determinado, es

decir el número de veces en que la empresa recupera los

créditos otorgados.

Periodo promedio de cobro (PPC)= indica el

promedio de días que acumula la entidad para recuperar sus

cuentas y documentos por cobrar. Entre menor sea el

periodo, es mejor para la empresa.

8. De igual manera, el gerente general contará con un reporte

de antigüedad de saldos, para el análisis y movimiento de

las cuentas por cobrar.(ver anexo 11)

9. De cada uno de los reportes antes mencionados se deberá

presentar a la alta gerencia una copia para su análisis

 119

respectivo, los cuales deberán ser presentados 10 días

después de finalizado el mes.

Se llevará un archivo de todos los reportes que se han

elaborado; así mismo se registrará en el mismo archivo las

conclusiones a las que ha llegado el gerente general y las

medidas correctivas en caso sean necesarias.

 120

FIGURA Nº10: DIAGRAMA DE FLUJO DE TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN A

LA GERENCIA GENERAL.
DEPARTAMENTO DE CREDITOS,
GERENCIA GENERAL
COBROS Y CONTABILIDAD

INICIO

EMITEN REPORTES
ANALISA EL
DE
ORIGEN DE LAS
INCONSISTENCIAS
INCONSISTENCIAS

RECIBE RESUELVE E
INSTRUCCIONES DE INFORMA SOBRE
CORRECION EN LA LAS CORRECCIONES
INFORMACION

RECIBE REPORTES
CADA DEPARTAMENTO
DE LOS
EMITE REPORTES
DIFERENTES
SOBRE LOS CREDITOS
DEPARTAMENTOS
Y GARANTIAS

ANALIZA LA
INFORMACION Y EL
IMPACTO DE LAS
POLITICAS
IMPLEMENTADAS

MODIFICA O
MANTIENE LAS
POLITICAS
ACTUALES

EJECUTA LAS INFORMA A LOS

DECISIONES DE LA DEPARTAMENTOS
ALTA GERENCIA INVOLUCRADOS

FIN FIN
 121

5.7. Confirmación de saldos con el cliente.

Objetivo:

- Verificar que los saldos reflejados en los estados de

cuenta concuerden con los cobros reportados por los

ejecutivos de ventas y constatar la aplicación oportuna de

los cobros y corregir cualquier inconsistencia.

Política:

- Créditos y cobro enviará en forma electrónica o física al

cliente un estado de cuenta con los movimientos y saldos

de la cuenta.

- Para los clientes que presentan retrasos en sus pagos se

les notificará con la intención de programar el próximo

pago. En caso de no recibir respuesta se les informara a

través de llamadas telefónicas.

Procedimiento:

1. Departamento de créditos y cobros elabora mensualmente

estados de cuenta de los clientes con el propósito de

confirmar los pagos y saldos de los clientes.

2. Se deberá enviar el estado de cuenta a la dirección

proporcionada por el cliente ó de forma electrónica, si no

se recibe respuesta por parte del cliente se deberán

 122

realizar llamadas telefónicas, a fin de confirmar los

saldos de la cartera.

3. En el caso de surgir diferencias en los datos, éstos se

deberán conciliar y soportar la causa de las diferencias

encontradas.

FIGURA Nº11: CONFIRMACIÓN DE SALDOS CON EL CLIENTE.

DEPARTAMENTO DE CREDITOS,
CLIENTE
COBROS

INICIO

EMITE ESTADOS DE RECIBE Y REVISA

CUENTA AL ESTADO DE CUENTA
CLIENTE

RECIBE NOTIFICA A LA
NOTIFICACION DEL EMRPESA DE LAS SI DIFERENCIAS
CLIENTE DIFERENCIAS

NO
SE CONCILIAN LOS FIN
DATOS Y SE
JUSTIFICAN LAS
CORRECCIONES

FIN
 123

5.8. Establecimiento de la estimación para cuentas de cobro

dudoso.

Objetivo:

- Establecer el método de estimación y el porcentaje de

incobrabilidad aplicable a la cartera de cuentas por cobrar

para determinar el monto específico de la provisión por

cuentas de cobro dudoso para efectos financieros.

Política:

- La provisión de la estimación para cuentas de cobro dudoso

deberá ser aprobada por la gerencia general, la cual será

reflejada en los estados financieros.

- El cálculo de la estimación deberá ser revisado anualmente

para realizar los ajustes a la misma si fuesen necesarios.

- El porcentaje de estimación de cuentas incobrables no

excederán el 5%.

Procedimiento:

1. Gerencia general junto con contabilidad establecen y

aprueba el método de valuación de la estimación de cuentas

incobrables.

2. Se comunica al contador el método de estimación para la

realización del cálculo a reconocer.

 124

FIGURA Nº12: ESTABLECIMIENTO DE LA ESTIMACIÓN PARA CUENTAS DE

COBRO DUDOSO.

GERENCIA GENERAL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

INICIO

DETERMINAN Y
APRUEBAN METODO
DE ESTIMACIÓN DE
CUENTAS
INCOBRABLES

COMUNICAN AL RECIBE Y APLICA

DEPTO. DE INSTRUCCIONES
CONTABILIDAD DEL MÉTODO DE
SOBRE EL METODO ESTIMACIÓN

FIN
 125

5.9. Liquidación de cuentas incobrables.

Objetivo:

- Respaldar el proceso de incobrabilidad de la cuenta por

cobrar para registrar oportunamente la información en el

sistema contable y registros auxiliares.

Política:

Un crédito se deberá reconocer como incobrable si y sólo

si, se hayan agotado todos los mecanismos de cobro

establecidos por las políticas de la empresa y para la

liquidación del crédito deberá existir un documento que

autorice la operación por parte del gerente de créditos y

así mismo, deberá estar verificado por parte del contador

general el cumplimiento de requisitos para dar de baja al

crédito.

Procedimiento:

1. Se debe emitir un documento por parte del departamento

crédito y cobro en el que se manifieste la incobrabilidad

del crédito y que los mecanismos de cobro están agotados.

2. El gerente general deberá autorizar la liquidación de la

cuenta por cobrar.

 126

3. El contador de la empresa debe verificar la procedencia del

reconocimiento de la cuenta como incobrable en concordancia

de lo estipulado en las leyes tributarias.

4. Se procede al asentamiento contable y en registros

auxiliares de la cuenta como incobrable.

FIGURA Nº13: LIQUIDACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES.

DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
GERENCIA GENERAL
CREDITO Y COBRO CONTABILIDAD

INICIO

AUTORIZA
EMITE DOCUMENTO
LIQUIDACION DE
DE CUENTA DE
INCOBRABILIDAD LA CUENTA
INCOBRABLE

ENVIA RECIBE
AUTORIZACION AL AUTORIZACION DE
DEPTO. DE LIQUIDACION DE
CONTABILIDAD
CUENTA
INCOBRABLE

VERIFICA LAS
CUENTAS A
LIQUIDAR

PROCEDE AL
ASENTAMIENTO
CONTABLE Y
AUXILIARES DE LA
CUENTA

FIN
 127

E. PLAN DE RECUPERACION DE CUENTAS POR COBRAR.

Objetivo:

Recuperar y monitorear las cuentas de crédito que presenten mora

para llevar a cabo los mecanismos de cobro más adecuados.

Políticas de cobro:

- Cuando existan cuentas por cobrar que estén dentro del

rango de 60 a 90 días de vencimiento se consideraran

dentro del rango favorable para su pronta recuperación. sin

embargo, una vez que entran al rango de 90 días o más, sus

posibilidades de recuperación de cartera disminuyen

drásticamente.

- Se enviará un nota de cobranza a todas aquellas deudas que

tengan 30 días de vencimiento.

- El departamento de cobro contará con 5 días para notificar

al cliente a través de la nota de cobranza, contados a

partir de los 30 días de vencimiento del crédito.

- Se le otorgará un plazo de 5 a 10 días al cliente para que

responda a la nota de cobranza. Y en caso de no recibir

respuesta se realizaran las llamadas telefónicas

pertinentes.
 128

- Una vez agotado todos los mecanismos de cobro se procederá

legalmente.

Procedimiento:

1. El departamento de cobro monitorea las cuentas en mora y

elabora las respectivas notas de cobranza a aquellos

clientes que tengan 30 días de retraso en el pago

respectivo.

2. Luego de transcurridos los 30 días en mora por parte del

cliente del departamento de cobro contará con 5 días para

notificar al cliente mediante la nota de cobranza.

3. Si no se recibe ninguna respuesta por parte del cliente se

realizará una llamada telefónica a fin de conocer el motivo

de su retraso y la voluntad de cubrir su adeudo.

4. Como cortesía profesional se puede realizar otra llamada de

cobranza a los 5 días posteriores de la fecha en la que el

pago debió de haberse recibido. Durante esta llamada de

cobranza puede ofrecerse al cliente la posibilidad de

establecer un plan de pagos si así lo autoriza la alta

gerencia.
 129

5. En caso de haber agotado todos los recursos de cobro se

iniciará el proceso de recuperación a través de medios

legales.

FIGURA Nº14: RECUPERACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR.

DEPARTAMENTO DE COBRO CLIENTE

INICIO

MONITORIA LAS
CUENTAS EN MORA

NOTIFICA AL
ELABORA NOTAS DE CLIENTE MEDIANTE
COBRANZA NOTA DE COBRO

REALIZA PRIMERA
LLAMADA
RESPUESTA
TELEFONICA AL NO DEL
CLIENTE
CLIENTE

DESPUES DE 5 SI
DIAS DE NO HABER
CONCRETADO EL
PAGO, SE EL CLIENTE
REALIZASEGUNDA INFORMA SOBRE SU
LLAMADA ATRASO Y HACE
EFECTIVO SU PAGO

PAGO DEL
CLIENTE SI
FIN

NO
INICIO DE
PROCESO LEGAL

FIN
 130

F. IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN ADMINISTRATIVO.

A. Introducción

El programa que se presenta a continuación contribuirá al

desarrollo y aplicación del diseño de un plan administrativo en

la empresa Jheral Farma S.A. de C.V.

B. Objetivos.

General.

Proporcionar a la mediana empresa dedicada a la

comercialización y distribución de productos farmacéuticos

un programa que posibilite la aplicación del diseño de un

plan administrativo que contribuya a la eficiencia de la

función de crédito y cobro para incrementar la liquidez.

Específicos.

Proporcionar los procedimientos y lineamientos necesarios

para la implementación del plan administrativo en la

empresa Jheral Farma S.A. de C.V.

Determinar los diferentes recursos que serán utilizados

para la aplicación del plan administrativo.

 131

Establecer las actividades en cada etapa del proceso de

implementación y su correspondiente periodo de ejecución.

C. Recursos.

Es preciso exponer los recursos principales para la

implementación del modelo, entre los cuales están:

1. Humanos.

Se propone un rediseño de la unidad administrativa en

comparación a la estructura actual, esto se hará a través de la

creación de los departamentos de compras y el departamento de

crédito y cobro, por tanto, se requerirá contratar 3 personas

para dar cobertura a las nuevas plazas con el propósito de

gestionar y desarrollar las actividades en forma oportuna.

2. Técnicos.

La entidad Jheral Farma S.A. de C.V. cuenta con las herramientas

y equipos necesarios para implementar el diseño administrativo,

entre las cuáles se mencionan computadoras, impresoras, sistema

operativo, software, sillas, mesas y espacio libre para los

nuevos departamentos.
 132

D. Etapas del Plan de Implementación.

Para aplicar el plan administrativo que contribuya a la

eficiencia de la función de crédito y cobro es necesario contar

con la aprobación del propietario de la organización. A

continuación se presentan las fases que se deben realizar para

la puesta en marcha:

1. Presentación del documento al propietario de la empresa:

Consiste en presentar un resumen, el cual detallará el

objetivo, características, importancia, ventajas y utilidad

del modelo, así como también la justificación del uso del

plan administrativo.

2. Revisión y estudio del documento: En esta fase el propietario

de la entidad analizará la propuesta, efectuando las

observaciones necesarias para realizar las correcciones

pertinentes.

3. Aprobación y autorización: De acuerdo a las sugerencias y

correcciones indicadas en la etapa anterior y llevadas a

cabo, será el dueño quien avale la propuesta y será la

dirección quién ejecute el plan diseñado para la entidad.

 133

4. Implementación del plan: El plan terminado será puesto en

práctica por jefe del departamento de crédito y cobro, así

como el jefe de compras.

5. Evaluación y Seguimiento: Se realizarán revisiones periódicas

que permitan estudiar los datos obtenidos, los cuales en caso

de ser desfavorables se procederá a ajustar el plan con el

fin de garantizar la consecución de los objetivos estipulados

previamente.
 134

G. PRESUPUESTO DE INVERSIÓN DEL PLAN ADMINISTRATIVO.

El presupuesto para el diseño de plan administrativo en la

empresa Jheral Farma S.A. de C.V. que tendrá por objeto

contribuir a la eficiencia de la función de crédito y cobro para

incrementar la liquidez en dicha organización es el siguiente:

Costo
Cantidad Descripción Total
unitario
3 Contratación de $300.00 $900.00
Personal
3 Computadoras $350.00 $1050.00
3 Escritorios $125.00 $375.00
3 Sillas $30.00 $90.00
2 Teléfonos $35.00 $70.00
1 Archivador de metal $250.00 $250.00
Papelería y útiles de $150.00 $150.00
oficina
Total de inversión: $2,885.00
 135

H. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

MESES/SEMANAS
ACTIVIDADES
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Presentación del documento al propietario
de la empresa.
Revisión y estudio del documento
Posibles modificaciones al plan
propuesto.
Aprobación y autorización
Implementación del plan
Evaluación y Seguimiento
 136

I. BIBLIOGRAFIA

LIBROS.

 Enciclopedia de la Auditoria. Tomo 2. Editorial Océano-

Edición, McGraw-Hill

 Fornos Gómez, Manuel de Jesús, Administración Financiera I.

 Gerardo Guajardo Cantú, CONTABILIDAD FINANCIERA, 5°

edición, McGraw-Hill.

 Infante Meyer, Carlos. Historia de la Química y Farmacia en

El Salvador: Época Precolombina siglo XIX. Colección Catelo

 Instituto Mexicano de Contadores Públicos, Principios de

Contabilidad Generalmente Aceptado, 1998 13 va. Edición,

Editores e impresos.

 Lawrence J. GITMAN, Principios de Administración

Financiera, 11 edición, Pearson Educación, 2007

 Robbins, Stephen P. Administración, 10a. Edición. Pearson,

México 2010

 Rodríguez Valencia, Joaquín. Organización Contable y

Administrativa de las Empresas.

 Salvador Mercado, Administración Aplicada, Editorial LIMUSA S.A.

DE C.V.

 Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I y II.

 137

TESIS.
 Diseño de procedimientos con enfoque COSO aplicado a las

cuentas por cobrar de empresas distribuidores de productos

farmacéuticos.

 Políticas, Controles y procedimientos de una unidad de

Créditos y Cobros.

 Propuesta de un manual de procedimientos estándares de

operación a partir de la guía para droguerías.

LEYES Y REGLAMENTOS.

 Constitución de la República de El Salvador, D.C. N°38

 Código de Salud. D.L. N° 955, del 28 de abril de 1988,

publicado en el D.O. N° 86, tomo 299, del 11 de mayo de

1988.

 Ley del Consejo Superior de Salud Pública y de las Juntas

de Vigilancia de las Profesiones de Salud. D.L. N° 233, del

23 de abril de 1992, publicado en el D.O. N° 84, tomo 315,

del 11 de mayo de 1992.

 Ley de Medicamentos, Diario Oficial: 43, D.L N° 1008 Tomo:

394 Publicación DO:02/03/2012

 Reglamento General de La Ley de Medicamentos, Decreto N°

245
 138

PAGINAS WEB.

http://ismamensajero.blogspot.com/2010/08/clasificasion-de-

las-empresas-en-el.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Industria_farmac%C3%A9utica

http://www.medicamentos.gob.sv/index.

http://www.cssp.gob.sv/

http://encontexto.com/temas/investigacion/metodologia-de-

la-investigacion-2-328.html

www.monografias.com/trabajos67/metodo-cientifico/metodo-

cientifico.shtml

http://www.mailxmail.com/curso-farmacologia-normativa-
aprobacion-farmacos/historia-farmacologia
139
 ANEXO 1
LISTADO DE DROGUERIAS PROPORCIONADO POR DIGESTYC.
DIRECTORIO ECONOMICO DE EMPRESAS 2012
PERSONAL
CORRELATIVO DEPARTAMENTO MUNICIPIO NOMBRE COMERCIAL ACTIVIDAD OCUPADO
TOTAL
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
1 SAN SALVADOR SAN SALVADOR PHARMALAT AMERICANA S.A. DE C.V. 31
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
2 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DROGUERIA UNIVERSAL S.A. DE C.V. 50
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
3 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DROGUERIA BROSSE PHARMA S.A. DE C.V. 51
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
4 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DROGUERIA RIALSA S.A. DE C.V. 39
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
5 SAN SALVADOR SAN SALVADOR ABBOTT S.A. DE C.V. 41
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
6 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DROGUERIA BUENOS AIRES S.A. DE C.V. 36
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
7 SAN SALVADOR SAN SALVADOR OMNILIFE EL SALVADOR S.A. DE C.V. 35
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
8 SAN SALVADOR SAN SALVADOR ROEMMERS S.A. DE C.V. 30
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
9 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DROGUERIA ITALIANA S.A. DE C.V. 27
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
10 SAN SALVADOR SAN SALVADOR TIENDA MEDICA S.A. DE C.V. 28
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
11 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DROGUERIA GRIMALDI 29
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
12 SAN SALVADOR SAN SALVADOR MENFAR S.A. DE C.V. 25
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
13 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DISTRIBUIDORA PRINCIPAL S.A. DE C.V. 37
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
14 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DROGUERIA DAMASCO 20
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
15 SAN SALVADOR SAN SALVADOR CHALVER DE EL SALVADOR S.A. DE C.V. 25
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
16 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DROGUERIA ALFARO 29
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
17 SAN SALVADOR SAN SALVADOR HELIOS INTERNACIONAL S.A. DE C.V. 26
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
18 SAN SALVADOR SAN SALVADOR MEDIDENT S.A. DE C.V. 58
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
19 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DROGUERIA PROVEFARMA 30
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
20 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DROGUERIA INTEGRAL 44
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
VENTA AL POR MAYOR DE PRODUCTOS MEDICNALES:
21 SAN SALVADOR SAN SALVADOR DROGUERIA JHERAL FARMA S.A. DE C.V. 26
FARMACEUTICOS Y NATURÓPATAS
 ANEXO 2

TABULACIÓN DE DATOS

PREGUNTA N°1:

¿Posee la empresa un organigrama que defina cuáles son los

departamentos, unidades o secciones que la conforma, las líneas de
autoridad y staff, los niveles jerárquicos y la interrelación que se
dan entre ellos?

Objetivo: Identificar si la empresa cuenta con una herramienta

administrativa que defina los cargos y responsabilidades de los
departamentos que lo conforman.

TABLA N°1
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Si 11 84.62
2 No 2 15.38
TOTAL 13 100

GRAFICA N° 1

84.62%
12
10
Frecuencia

8
6 15.38%
4
2
0
Si No
Alternativas

COMENTARIO: De acuerdo a los resultados obtenidos el 84.62% de las

empresas encuestadas, tienen definidos los departamentos que integran
la organización, plasmándolas en un organigrama que define las líneas
de mando, caso contrario al 15.38% de las empresas que no cuentan con
dicha estructura organizativa.
PREGUNTA N°2:

¿Las funciones de crédito y cobro son realizadas por una ó más

unidades?:

Objetivo: Identificar si la gestión de créditos y cobros es realizada

por unidades separadas o por una misma unidad.

TABLA N°2
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Misma unidad 9 69.23
Distintas
2 unidades 4 30.77
TOTAL 13 100

GRAFICA N° 2

69.23%

9
8
7
Frecuencia

6 30.77%
5
4
3
2
1
0
Misma unidad Distintas unidades
Alternativas

COMENTARIO: El 69.23% de las droguerías canaliza sus actividades de crédito y cobro

a través de una misma unidad, no obstante un 30.77%, realiza sus gestiones mediante
unidades distintas, es decir que existe un departamento encargado para el
otorgamiento de créditos y otro que se encarga de la recuperación de los créditos
otorgados.
PREGUNTA N°3:

¿Cuáles de los siguientes manuales existen por escrito para el

departamento de crédito de su empresa?

Objetivo: Conocer el grado de organización que posee la empresa.

TABLA N°3
N° de Porcentaje
Alternativa Frecuencia
respuestas (%)
1 Manual de políticas 2 15.38
2 Manual de procedimientos 3 23.08
3 Manual de descripción de puestos 0 0.00
4 Todas las anteriores 6 46.15
5 Ninguno 2 15.38
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 3

46.15%
6

4 23.08%
Frecuencia

3 15.38% 15.38%

0
Manual de Manual de Todas las Ninguno
politicas procedimientos anteriores

Alternativas

COMENTARIO:
Un 46.15% de las empresas poseen manuales de políticas y procedimientos, otras en
cambio, representadas por un 23.08% solo cuentan con el manual de procedimientos, y
un 15.38% únicamente tiene el manual de políticas, sin embargo un porcentaje igual
al 15.38% de las empresas no cuentan con ningún manual por escrito.
PREGUNTA N°4:

¿Posee la empresa un plan orientado a la gestión de las cuentas por cobrar?

Objetivo: Conocer si la empresa posee medios, con los cuales, esperan lograr sus
objetivos para la gestión de cuentas por cobrar.

TABLA N°4

Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Si 9 69.23
2 No 4 30.77
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 4

69.23%

9
8
7
Frecuencia

6 30.77%
5
4
3
2
1
0
Si No
Alternativas

COMENTARIO: De los resultados obtenidos el 69.23% de las organizaciones desarrollan

sus actividades con base en un plan enfocado en la gestión de otorgamiento de
créditos y recuperación de los mismos, el cual posee, objetivos, políticas y
procedimientos a seguir. No obstante, el resto de las empresas no tienen diseñado un
plan que les guie sobre cómo administrar sus cuentas por cobrar.
PREGUNTA N°5:

¿Son transmitidos a los ejecutivos de ventas los objetivos y

políticas que espera lograr el departamento de cuentas por cobrar?

Objetivo: Examinar el grado de familiaridad que tienen los empleados

con los objetivos establecidos por el departamento de cuentas por
cobrar.
TABLA Nº 5
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Si 12 92.31
2 No 1 7.69
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 5

92.31%

12
10
Frecuencia

8
6
7.69%
4
2
0
Si No
Alternativa

COMENTARIO: Mediante la investigación se determinó que el 92.31% de las

empresas encuestadas, le dan a conocer a su personal de ventas y
departamento de créditos y cobros, los objetivos que pretenden
lograr, así mismo aquellas políticas a implementar para el
otorgamiento de créditos y cobros. Sin embargo, un porcentaje mínimo
del 7.69% no transmite dichos objetivos al personal.
PREGUNTA N°6:

¿Qué porcentaje de distribución de medicamentos posee la empresa en

las diferentes zonas del país con respecto al total de sus ventas?

Objetivo: Identificar el nivel de cobertura que tiene la empresa en

el país.

TABLA Nº 6
Frecuencia
N° de respuestas Alternativa
promedio
1 Oriente (5%-50%) 31.25
2 Occidente (5%-35%) 21.5
3 Paracentral(2%-25%) 41.00
TOTAL 93.75

GRAFICA N° 6

41.00%
45
40 31.25%
35
30 21.5%
Frecuencia

25
20
15
10
5
0
Oriente (5%-50%) Occidente (5%-35%) Paracentral(2%-25%)

COMENTARIO: Cada empresa sostiene niveles de ventas diferentes a nivel

nacional, por tanto, se determino un promedio de los datos
proporcionados por 8 empresas, estableciéndose que en promedio el
41%y un 31.25%de las ventas se concentran en mayor proporción en la
zona Paracentral y al oriente del país respectivamente.
PREGUNTA N°7:

¿Qué criterios son tomados en cuenta para otorgar o denegar un

crédito a los clientes?

Objetivo: Identificar aquellos factores importantes a considerar para

otorgar o denegar un crédito a los clientes.

TABLA Nº 7
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Ingreso neto 2 15.38
2 Gastos mensuales 0 0.00
3 Liquidez 7 53.85
4 Nivel de activos 6 46.15
5 Otros 3 23.08
TOTAL 18 138.46
n=13

GRAFICA N° 7

53.85%
7 46.15%

6
5
Frecuencia

23.08%
4
15.38%
3
2
1
0
Ingreso Liquidez Nivel de Otros
neto activos
Alternativas

COMENTARIO: El criterio preponderante a considerar por las empresas

para el otorgamiento de crédito, con un 53.85% de importancia es la
liquidez del cliente, seguido de un 46.15% el nivel de activos que
esta posea. Dichos factores contribuyen en el análisis al solicitante
del crédito.
PREGUNTA N°8:

¿Cuáles son los requisitos mínimos exigidos por parte de la empresa

para extenderles crédito a los clientes?

Objetivo: Identificar qué tipo de información se le pide al cliente

para otorgarle el crédito.

TABLA Nº 8
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Referencias Crediticias 11 84.62
2 Estados Financieros 0 0.00
Capacidad de pago del
3 cliente 7 53.85
4 Nivel de ingresos 0 0.00
5 Nivel de endeudamiento 2 15.38
6 Todas las anteriores 0 0.00
TOTAL 20 153.85
n=13
GRAFICA N° 8

84.62%
12
10 53.85%
Frecuencia

8
6 15.38%
4
2
0
Referencias Capacidad de Nivel de
Crediticias pago del endeudamiento
cliente
Alternativas

COMENTARIO: De acuerdo a los resultados el 84.62% de las empresas

requieren de sus clientes referencias crediticias para el análisis
del cliente, considerándose importante el historial crediticio por
parte del solicitante del crédito. De igual manera conocer la
capacidad de pago del cliente (53.85%) y su nivel de endeudamiento
(15.38%).
PREGUNTA N°9:

¿La empresa ha establecido montos máximos por cliente al concederles

crédito?

Objetivo: Conocer si en la empresa existen límites máximos en los

montos de crédito concedido a los clientes.

TABLA Nº 9
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Si 12 92.31
2 No 1 7.69
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 9

92.31%

12

10
Frencuencia

4 7.69%

0
Si No
Alternativa

COMENTARIO: El 92.31% de las empresas ha establecido montos máximos a

otorgarles en concepto de crédito a los clientes, este monto, según
lo manifestado por las empresas depende del comportamiento crediticio
y responsabilidad por parte del cliente para decidir si ampliarle o
reducirle su crédito.
PREGUNTA N°10:

¿Cuál es el plazo de crédito más frecuente y que porcentaje de los

créditos otorgados pertenece a dicho periodo convenido?

Objetivo: Conocer cuál es el periodo de pago más frecuente

establecido entre la empresa y sus clientes.

TABLA Nº 10
Frecuencia
N° de respuestas Alternativa 30 días 60 días 90 días
1 0% - 25% 4 3 3
2 26%- 50% 1 2 1
3 51%- 75% 1 3 2
4 76%-100% 2 1 1
TOTAL 8 9 7
n=13
TABLA Nº 11
Porcentaje (%)
N° de respuestas Alternativa 30 días 60 días 90 días
1 0% - 25% 30.77 23.08 23.08
2 26%- 50% 7.69 15.38 7.69
3 51%- 75% 7.69 23.08 15.38
4 76%-100% 15.38 7.69 7.69

GRAFICA N° 10

30.77%
4 23.08%
3,5 23.08% 23.08%
3
Frecuencia

2,5 15.38% 15.38% 15.38%

2
7.69% 7.69% 7.69% 7.69%
1,5 7.69%
1
0,5
0
0% - 25% 26%- 50% 51%- 75% 76%-100%
Alternativa

COMENTARIO: Del 25% del total la cartera de créditos un 30.77% de

las empresas han concedido sus créditos a un plazo de 30 días, otras
(23.08%) han colocado los créditos a un plazo de 60 días y el resto
(23.08%) a 90 días. En conclusión se muestra que el plazo más
frecuente para el otorgamiento de créditos es a 30 días.
PREGUNTA N°11:

¿Ofrecen descuentos por pronto pago a sus clientes?

Objetivo: Conocer de qué manera la empresa incentiva a sus clientes

al pago a tiempo de sus créditos.

TABLA Nº 12
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Si 11 84.62
2 No 2 15.38
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 11

84.62%
12

10
Frecuencia

6
15.38%
4

0
Si No
Alternativa

COMENTARIO: Una manera de incentivar a los clientes sujetos de

crédito al pago anticipado de sus deudas, es por medio del descuento
por pronto pago, el 84.62% de las empresas ofrecen a sus clientes
descuentos por pronto con la finalidad de que la estimación de
cuentas incobrables disminuya.
PREGUNTA N°12:
¿Posee la empresa políticas de cobro definidas?

Objetivo: Conocer si la empresa posee políticas enfocadas a realizar

la gestión de cobros.

TABLA Nº 13
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Si 11 84.62
2 No 2 15.38
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 12

84.62%
12

10
Frecuencia

6
15.38%
4

0
Si No
Alternativa

COMENTARIO: El 84.62% de las entidades encuestadas poseen políticas

orientadas a los procedimientos de cobro de cuentas morosas. Sin
embargo, un 15.38% de las empresas no tienen bien definidas sus
políticas de cobro por escrito.
PREGUNTA N°13:
¿Cuáles son las principales técnicas de cobro que implementa la
empresa?

Objetivo: Identificar las técnicas de cobranza efectivas que

efectúan las empresas para disminuir la cartera de clientes morosos.

TABLA Nº 14
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Llamadas telefónicas 12 92.31
2 Notas de cobro 6 46.15
Envío de mensajes de
1 7.69
3 texto
TOTAL 19 146.15
n=13
GRAFICA N° 13

92.31%
12
10
Frecuencia

8 46.15%

6
4 7.69%
2
0
Llamadas Notas de Envío de
telefónicas cobro mensajes de
texto
Alternativa

COMENTARIO: Las técnicas de cobranza implementadas con mayor

frecuencia por el 92.31% de las organizaciones son las llamadas
telefónicas a los clientes, ya sea antes o después de la fecha de
vencimiento acordado como recordatorio de su compromiso, seguidamente
la técnica de envío de notas de cobro utilizada por 46.15% de las
empresas encuestadas.
PREGUNTA N°14:
¿Se recuperan los créditos otorgados en el plazo pactado?

Objetivo: Conocer la eficiencia que tiene la empresa con respecto a

la recuperación de sus cuentas por cobrar.

TABLA Nº 15
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Si 10 76.92
2 No 3 23.08
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 14

76.92%

10
9
8
7
Frecuencia

6
5 23.08%
4
3
2
1
0
Si No
Alternativa

COMENTARIO: Un porcentaje del 76.92% de las empresas recuperan sus

créditos en el plazo programado con el cliente, lo que implica que
los procedimientos de cobro implementados y sobre todo la buena
voluntad del deudor, hacen posible la recuperabilidad de los créditos
otorgados. Caso contrario, el 23.08% que representa a aquellas
empresas que cuentan con deudas morosas y que dichos créditos no han
sido recuperados en el tiempo pactado.
PREGUNTA N°15:
¿De qué manera se lleva a cabo el control de los créditos otorgados?

Objetivo: Conocer si las empresas hacen uso del sistema

computarizado.
TABLA Nº 16
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Manual 2 15.38
2 Software 11 84.62
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 15

84.62%
12

10
Frecuencia

6
15.38%
4

0
Manual Software
Alternativa

COMENTARIO: Actualmente la mayoría las empresas representadas por un

84.62%, hacen uso de Software o sistemas informáticos especializados
en el área contable y que les permite llevar un mayor control en el
registro de cuentas por cobrar, generando así información oportuna y
confiable a la alta gerencia para la toma de decisiones. Sin embargo,
aún existe un 15.38% de las organizaciones que aún no hacen usos de
este tipo de recursos tecnológicos y sus registros se realizan de
forma manual.
PREGUNTA N°16:
¿Poseen documentos legales que garantizan la recuperación del
crédito?

Objetivo: Identificar en qué medida las empresas respaldan y

garantizan la recuperación del crédito otorgado.

TABLA Nº 17
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 De la mayoría 50%-100% 11 84.62
2 De algunos 0%-50% 2 15.38
TOTAL 13 100.00
GRAFICA N° 16

84.62%

12

10
Frecuencia

6
15.38%
4

0
De la mayoría 50%-100% De algunos 0%-50%
Alternativa

COMENTARIO: El 84.62% de las empresas poseen de la mayoría o en su

totalidad por parte de sus clientes documentos legales que respaldan
el compromiso de pago adquirido por los clientes, mediante pagares,
facturas o comprobantes de crédito fiscal, que se adjuntan al
expediente de dicho cliente. En cambio, un 15.38% no cuenta con los
documentos necesarios para efectuar el cobro respectivo.
 PREGUNTA N°17:

¿Qué porcentaje de sus ventas son al crédito y al contado?

Objetivo: Conocer cuál es el nivel de ventas al crédito y al contado

con los que opera la empresa.

TABLA Nº 18
FRECUENCIA PORCENTAJE
N° de respuestas Alternativa
Crédito Contado Crédito Contado
1 76%-100% 7 1 53.85 7.69
2 51%-75% 3 23.08 0.00
3 26%-50% 2 2 15.38 15.38
4 0%-25% 7 0,00% 53.85
TOTAL 12 10 92.31 76.92
n=13
GRAFICA N° 17

53.85% 53.85%
7

5
Frecuencia

4 23.08%
3 15.38% 15.38%

2 7.69%

0
76%-100% 51%-75% 26%-50% 0%-25%
Alternativa

COMENTARIO: el 53.85% de las empresas poseen un nivel de ventas al

crédito que superan el 75% de sus ventas totales, dejando así un 25%
en concepto de ventas al contado. Por lo que se puede observar, que
con el objetivo de incrementar el nivel de ventas las empresas hacen
uso de la concesión de créditos.
PREGUNTA N°18:

¿Emite la empresa estados de cuenta a sus clientes a fin de dar a

conocer el saldo pendiente de pago?

Objetivo: Determinar el grado de responsabilidad y control por parte

de la empresa en el manejo de cuentas por cobrar.

TABLA Nº 19
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Si 9 69.23
2 No 0 0.00
Solo
4 30.77
3 algunos
TOTAL 13 10.00

GRAFICA N° 18

69.23%

9
8
7
Frecuencia

6 30.77%
5
4
3
2
1
0
Si Solo algunos
Alternativa

COMENTARIO: El 69.23% de las empresas emite estados de cuenta a sus

clientes con el fin de darles el saldo pendiente de pago. Y el
restante de las empresas solamente envía estados de cuenta a aquellos
a los cuales lo solicitan.
PREGUNTA N°19:

¿De qué forma los clientes realizan sus pagos a la empresa?

Objetivo: Analizar los métodos de captación de efectivo por parte de

la empresa otorgadora de crédito.

TABLA Nº 20
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Pago al vendedor 5 38.46
2 Remesas al banco 3 23.08
En tesorería de la
2 15.38
3 empresa.
4 Todas las anteriores 8 61.54
TOTAL 18 138.46
n=13

GRAFICA N° 19

61.54%
8
7
38.46%
6
Frecuencia

5 23.08%
4 15.38%
3
2
1
0
Al Al Banco Tesoreria Todas las
vendedor de la anteriores
empresa.
Alternativa

COMENTARIO: El 61.54% de las empresas ofrecen a sus clientes tres

formas diferentes de pago, a través de, el vendedor, el banco o en la
tesorería de la empresa. Siendo la opción preferida, pago al vendedor
con un 38.46%.
PREGUNTA N°20:

¿Se elaboran estados comparativos mensuales de los saldos de las

cuentas por cobrar para analizar su grado de movimiento?

Objetivo: Analizar el grado de control que posee la empresa en la

gestión de cuentas por cobrar a fin de determinar aquellas cuentas
que se encuentran en estado de morosidad.

TABLA Nº 21
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Si 9 69.23
2 No 4 30.77
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 20

69.23%
10
8
Frecuencia

30.77%
6
4
2
0
Si No
Alternativa

COMENTARIO: El 69.23% de las empresas encuestadas elaboran estados

comparativos mensuales de los saldos de las cuentas por cobrar, a fin
de determinar aquellas cuentas que se encuentran en estado de
morosidad, para proceder así al uso de técnicas de recuperación de
créditos.
PREGUNTA N°21:

¿Qué porcentaje de cuentas incobrables maneja en su cartera de

créditos?

Objetivo: Determinar el nivel de incobrabilidad que posee la empresa

en cuentas por cobrar.

TABLA Nº 22
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 0%-5% 6 46.15
2 5%-10% 4 30.77
3 10%-15% 2 15.38
4 15%-20% 0.00
5 Más del 20% 1 7.69
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 21

46.15%
6

5 30.77%
Frecuencia

3 15.38%

2 7.69%

0
0%-5% 5%-10% 10%-15% 15%-20% Más del
20%
Alternativa

COMENTARIO: La mayoría de empresas (46.15%) manejan un nivel de

incobrabilidad menor o igual al 5%, lo cual muestra la efectividad de
en sus respectivas técnicas de cobro. A diferencia del resto que
muestra un porcentaje de incobrabilidad mayor.
 PREGUNTA N°22:

¿A qué aspectos atribuiría la irrecuperabilidad de las cuentas por

cobrar por créditos otorgados?

Objetivo: Conocer los factores que afectan la recuperación del

crédito dentro de la empresa.

TABLA Nº 23
N° de Porcentaje
Alternativa Frecuencia
respuestas (%)
Mal análisis de solicitudes de
7 53.85
1 créditos o análisis de clientes
2 Equipo ineficiente de cobradores 3 23.08
3 Mal registro de las cuentas por cobrar 0.00
Inefectividad de las políticas de
0.00
4 cobro.
5 Todas las anteriores 3 23.08
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 22

53.85%

7
Frecuencia

6 23.08% 23.08%
5
4
3
2
1
0
Mal análisis Equipo Todas las
de ineficiente anteriores
solicitudes de cobradores
de créditos o
análisis de
clientes
Alternativas

COMENTARIO: Como se puede apreciar el 53.85% de las empresas,

manifiestan que el nivel de incobrabilidad se atribuye al mal
análisis en las solicitudes de crédito y a la falta de
responsabilidad de pago por parte del cliente, siendo estos los
factores que influyen en el porcentaje de morosidad que manejan las
empresas.
PREGUNTA N°23:

¿Existe una supervisión sistemática de las cuentas por cobrar por

cliente?

Objetivo: Analizar si la empresa inspecciona periódicamente sus

cuentas por cobrar.

TABLA Nº 24
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Si 12 92.31
2 No 1 7.69
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 23

92.31%

12
10
Frecuencia

8
6
4 7.69%

2
0
Si No
Alternativa

COMENTARIO: El 92.31% de las empresas encuestadas supervisan

periódicamente las cuentas por cobrar por cliente, para determinar
aquellos clientes que han tenido retraso en sus pagos e iniciar con
el proceso de cobro respectivo, y al mismo tiempo identificar quiénes
son sus buenos clientes.
PREGUNTA N°24:

¿Se elaboran reporte de antigüedad de saldos de cuentas por cobrar?

Objetivo: Determinar si la empresa posee un registro contable, en el

cual se muestre la antigüedad de saldo de cuentas por cobrar.

TABLA Nº 25
Porcentaje
N° de respuestas Alternativa Frecuencia
(%)
1 Si 11 84.62
2 No 2 15.38
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 24

84.62%
12
10
Frecuencia

8
6 15.38%
4
2
0
Si No
Alternativa

COMENTARIO: El 84.62% de las organizaciones elaboran un reporte de

antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar, contribuyendo así, a
un efectivo control interno de las cuentas por cobrar y elaboración
de políticas y estrategias con el fin de mantener una cartera de
créditos sana.
PREGUNTA N°25:

¿Cuál es el método que utilizan para estimación de cuentas

incobrables?

Objetivo: Conocer si la empresa aplica métodos de control para

determinar la estimación de cuentas incobrables .

TABLA Nº 26
N° de Porcentaje
Alternativa Frecuencia
respuestas (%)
1 Método directo 1 7.69
2 Porcentaje de ventas al crédito 0.00
Clasificación con base a la
3 10 76.92
antigüedad de saldos.
4 Método con base a la experiencia 1 7.69
5 Ninguno 1 7.69
TOTAL 13 100.00

GRAFICA N° 25

76.92%
10
9
8
7
6
5
4
3 7.69% 7.69% 7.69%
2
1
0
Método Clasificación Método con Ninguno
directo con base a la base a la
antigüedad de experiencia
saldos.

COMENTARIO: Se determinó que el 76.69% de las empresas encuestadas

utilizan la clasificación con base a la antigüedad de saldos para la
estimación de cuentas incobrables, este se realiza clasificando los
saldos a cargo de los clientes por antigüedad de su vencimiento; el
empleo de este método, les permite iniciar una campaña especial de
cobranza o restringir las ventas a crédito al cliente moroso.
 ANEXO 3

MODELO DE CUESTIONARIO

Universidad de El Salvador
Facultad de Ciencias Económicas
Escuela de Administración de Empresas

Cuestionario

Objetivo: El presente cuestionario tiene una finalidad exclusivamente

académica, y persigue elaborar un diagnostico sobre el desempeño de
la gestión de crédito y cobros en la mediana empresa dedicada al giro
de droguería ubicadas en el municipio de San Salvador. Agradecemos
anticipadamente su valiosa colaboración, que respetuosamente
solicitamos.

DATOS GENERALES.

Nombre de la Empresa:_____________________________________________
Dirección de la Empresa: _________________________________________
Teléfono: ________________________________________________________
Cargo que Desempeña: _____________________________________________

INDICACIONES: Marque con una “X” o complete, según el caso, las

preguntas formuladas a continuación.

A. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

1. ¿Posee la empresa un organigrama que defina cuáles son los

departamentos, unidades o secciones que la conforman, las líneas
de autoridad y staff, los niveles jerárquicos y la interrelación
que se dan entre ellos?

a. Si
b. No

2. Las funciones de crédito y cobro son realizadas por una:

a. Misma Unidad
b. Distintas Unidades
3. ¿Cuáles de los siguientes manuales existen por escrito para el
departamento de crédito de su empresa?

a. Manual de Políticas
b. Manual de Procedimientos
c. Manual de Descripción de Puestos
d. Otros.

Especifique: ________________________________________________

4. ¿Posee la empresa un plan orientado a la gestión de las cuentas

por cobrar?

a. Si
b. No

5. ¿Son transmitidos a los ejecutivos de ventas los objetivos y

políticas que espera lograr el departamento de cuentas por cobrar?

a. Si
b. No

6. ¿Qué porcentaje de distribución de medicamentos posee la empresa

en las diferentes zonas del país con respecto al total de su
venta?

Occidente ( %) Oriente ( %)
Paracentral ( %)

B. NORMAS DE CRÉDITO
7. ¿Qué criterios son tomados en cuenta para otorgar o denegar un
crédito a los clientes?

a. Ingreso neto.
b. Gastos mensuales
c. Liquidez
d. Nivel de activos
e. Otros.
Especifique: __________________________________________________

8. ¿Cuáles son los requisitos mínimos exigidos por parte de la

empresa para extenderle crédito a los clientes?

a. Referencias crediticias
b. Estados financieros
c. Capacidad de pago del cliente
d. Nivel de ingresos
 e. Nivel de endeudamiento del cliente.
f. Todas las anteriores.

C. CONDICIONES DEL CRÉDITO

9. La empresa ha establecido montos máximos por cliente al

concederles crédito.

a. Sí
b. No

10. ¿Cuál es el plazo de crédito más frecuente y que porcentaje de

los créditos otorgados pertenece a dicho periodo convenido?

Plazo en días
30 60 90
%
0-25%
26%-50%
51%-75%
76%-100%

11. ¿Ofrecen descuento por pronto pago a sus clientes?

Objetivo: Conocer de qué manera la empresa incentiva a sus clientes

al pago a tiempo de sus créditos.

a. Sí
b. No

D. POLÍTICAS DE COBRANZA

12. ¿Posee la empresa políticas de cobro definidas?

a. Si
b. No

13. ¿Cuáles son las principales técnicas de cobro que implementa la

empresa?

a. Llamadas telefónicas
b. Notas de cobro
c. Envío de mensajes de texto
14. ¿Se recuperan los créditos otorgados en el plazo pactado?

a. Si
b. No
¿Por qué?: ____________________________________________________

E. CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR

15. ¿De qué manera se lleva a cabo el control de los créditos

otorgados?

a. Manual
b. Software

16. ¿Poseen documentos legales que garantizan la recuperación del

crédito?

De la mayoría 50% - 100%

De alguno 0% - 50%

17. ¿Qué porcentaje de sus ventas son al crédito y al contado?

Ventas
Crédito contado
Porcentajes

76 - 100%
51 - 75%
26 - 50%
0 - 25%

18. ¿Emite la empresa estados de cuenta a sus clientes a fin de dar

a conocer el saldo pendiente de pago?

a. Sí
b. No
c. Solo algunos

19. ¿De qué forma los clientes realizan sus pagos a la empresa?

a. Pago al vendedor
b. Remesas al banco
c. En tesorería de la empresa
 d. Todas las anteriores
20. ¿Se elaboran estados comparativos mensuales de los saldos de las
cuentas por cobrar para analizar su grado de movimiento?

a. Sí
b. No

21. ¿Qué porcentaje de cuentas incobrables maneja su cartera de

clientes?

a. 0 - 5%
b. 5 - 10%
c. 10 - 15%
d. 15 - 20%
e. + 20%

22. ¿A qué aspectos atribuiría la irrecuperabilidad de las cuentas

por cobrar por créditos otorgados?

a. Mal análisis de solicitudes de créditos o análisis de clientes.

b. Equipo ineficiente de cobradores
c. Mal registro de las cuentas por cobrar
d. Inefectividad de las políticas de cobro
e. todas las anteriores

23. ¿Existe una supervisión sistemática de las cuentas por cobrar

por cliente?

a. Sí
b. No

24. ¿Se elaboran reporte de antigüedad de saldos de cuentas por

cobrar?

a. Sí
b. No

25. ¿Cuál es el método que utilizan para estimación de cuentas

incobrables?

a. Método directo
b. Porcentaje de las ventas al crédito
b. Clasificación con base a la antigüedad de saldos
c. Método con base a la experiencia
 ANEXO 4

RESUMEN DE ENTREVISTA.

Universidad de El Salvador
Facultad de Ciencias Económicas
Escuela de Administración de Empresas
Guía de Entrevista

Objetivo: La presente entrevista tiene una finalidad exclusivamente

académica, la cual está dirigida al gerente general o propietario de
la empresa, y persigue elaborar un diagnostico sobre el desempeño de
la gestión de crédito y cobros en la mediana empresa dedicada al giro
de droguería ubicadas en el municipio de San Salvador. Agradecemos
anticipadamente su valiosa colaboración, que respetuosamente
solicitamos.

DATOS GENERALES.

Fecha de realización de la entrevista: __ /__ /__

Nombre de la empresa: __________________
Nombre de la persona entrevistada: ______________________

Guía de Preguntas.

1. ¿Qué tipo de políticas poseen para el otorgamiento de créditos?

R// Hemos cambiado la política desde agosto 2013 para acá, más que
todo por los cambios producidos en la Dirección Nacional de
Medicamentos (DNM), se redujo bastante la cantidad de distribuidores
de productos, se han un puesto un poco más estrictos, reduciéndonos
los créditos, tomando nosotros la misma decisión de reducirlos, ya
nuestros plazos no son a 60 días, ahora los más amplios son a 30
días, pero los más frecuentes son a 15 días.
2. ¿Quién evalúa y autoriza los descuentos por pronto pago y los
plazos de crédito?

R// Depende, pues es el vendedor quién evalúa las condiciones del

cliente, si puede darle un plazo más amplio o no, dependiendo del
record que haya tenido años atrás.

3. ¿Ofrecen descuentos por pronto pago y qué porcentajes de descuento

le conceden a sus clientes?

R// Sí ofrecemos, desde un 3% hasta un 5% para 8 o 15 días, depende

del tipo de cliente según su record crediticio. Y también somos
flexibles a la hora de negociar el precio del producto y así también
la cantidad, entre mayor cantidad de productos nos adquiere, mayor
será el descuento otorgado, podría llamársele descuento adicional al
producto, no al crédito. Si es el pago es al contado, se podría
negociar un precio menor también.

4. ¿Qué criterios utilizan para determinar a qué cliente conceden

créditos y qué documentos son requeridos?

R// Se evalúa si el cliente es constante con nosotros para retenerlo.

Si es un cliente nuevo se requiere referencias, que llenen la
solicitud de crédito, que presente además 3 recomendaciones
familiares y 3 referencias comerciales, documentos personales, además
de escrituras de constitución de la empresas, estados financieros, y
tienen que hacer sus primeras 3 ventas al contado, para luego otorgar
crédito con el objetivo de evaluar la capacidad de pago del cliente.
Aparte de esto, en el mes que se realizan las 3 compras al contado,
se hace una investigación con los demás proveedores de producto,

5. ¿Han establecido algún límite de crédito para los clientes y cuál

es el criterio con el cuál deciden el monto a otorgar?

R// El criterio de montos a otorgar se decide de acuerdo a la

capacidad de pago mostrada en sus primeras 3 compras al contado, y la
investigación realizada con los demás proveedores

6. ¿Cuál es el número de empleados que posee y el nivel de ingresos

que tiene la empresa?

R// Tenemos 26 empleados y el nivel de ingresos brutos asciende a $1,

620,652.08.
7. ¿Qué tipo de políticas de cobro implementan y cuál es el proceso
de recuperación de créditos?

R// Nosotros le llamamos “vuelta de viaje”, que significa que cada 8

días se le visita al cliente, y cada 8 días se le está cobrando, esto
nos ha dado resultado, porque el cliente cada semana tiene necesidad
de producto, por lo que está en la obligación de cancelar si quiere
seguir teniendo el derecho de adquirir mayor cantidad de productos.

8. ¿Considera usted que el período de recuperación de los créditos es

equilibrado con respecto al período de pago a proveedores?

R// Sí, ya que si yo me atraso en recuperar la plata, así me atrasaré

para poder cancelar a mis proveedores (laboratorios), es casi una
obligación forzosa el tenerlo equilibrado, ya que si el producto es
de alta rotación y se vende bien en el mercado, así yo tendré
necesidad de adquirir más, teniendo que pagar nuevamente a
laboratorios, caso contrario, si el producto es nuevo y cuesta un
poco más venderlo, así me retrasaré a la hora de pagar mis
compromisos con los proveedores.

9. ¿Con qué periodicidad revisan el estado de cuentas por cobrar?

R// Se realiza diariamente, por el tipo de reporte que utilizamos.

Cada vez que el vendedor obtiene su abono del cliente, lo reporta al
regresar a la droguería, para poder yo ver el saldo pendiente, lo
cual, nos facilita mucho a la hora de otorgar nuevos créditos a
clientes, ya que si aún debe, se le reduce el pedido, además es fácil
detectar irregularidades del tipo: que el vendedor deja mercadería
sin haber recibido el abono antes, porque cada vez que se deja nuevo
producto, esperamos recibir algún abono por parte del cliente, a
menos que este sea considerado un buen cliente según su historial de
pago.

10. ¿Quién determina las acciones a seguir con las cuentas morosas?
¿Y cuáles son esas acciones?

R// Primero es el vendedor que evalúa el saldo pendiente, y así tomar

una decisión si deja nuevamente producto o no, lo cual ya es una
excepción, segundo, tenemos una chica encargada acá en el despacho,
que me hace ver los clientes que deben mucho, y al final yo soy el
que tiene la decisión última si se deja más producto o no. Son
decisiones complicadas, ya que al no mandar más producto, perdemos
ante la competencia, porque este cliente irá con otro proveedor.
Se realizan presiones por medio de otras personas como abogados, por
medio de las letras de cambio y pagarés que tenemos

11. ¿Evalúa la gerencia la rotación de cuentas por cobrar y de qué

manera este indicador contribuye en la toma de decisiones?

R// Sí, se evalúa y se convoca a reunión con el vendedor. Y se

podrían tomar decisiones de reducir el total de deuda con el cliente,
pero este tiene que abonar al menos una buena parte de este crédito
para sacar la cuenta adelante. Los descuentos por compra son
decisiones que además se toman

12. ¿Elaboran un plan orientado a la gestión de cuentas por cobrar?

¿Cuál es el propósito de ese plan? ¿Evalúan lo planificado con lo
realizado?

R// No, aún no se ha realizado por escrito, pero sí evaluamos lo

planificado con lo realizado
 ANEXO 5

MODELO DE SOLICITUDES

JHERAL FARMA S.A. DE C.V

SOLICITUD DE CREDITO

DATOS GENERALES
Nombre Comercial: NRC:
Nombre o Razón Giro:
Social:
Dirección: N.I.T:
Teléfono: Fecha de
constitución:
Monto del crédito: Fax:
Plazo de crédito E-Mail
Representante legal: Tipo de
producto:

REFERENCIAS BANCARIAS
BANCO FECHA DE MONTO DEL PLAZO SALDO DEL
APERTURA CREDITO CREDITO

REFERENCIAS COMERCIALES
EMPRESAS CONTACTO TELEFONO MONTO DE PLAZO SALDO
CREDITO DEL
CREDITO

ESPACIO RESERVADO PARA LA EMPRESA

AUTORIZACION DEL CREDITO
Autorizado por: Monto Plazo Fecha
 ANEXO 6

JHERAL FARMA S.A. DE C.V

SOLICITUD DE AMPLIACION DE CREDITO

DATOS GENERALES
Nombre Comercial: NRC:
Nombre o Razón Giro:
Social:
Dirección: N.I.T:
Teléfono: Fecha de
constitución:
Monto del crédito: Fax:
Plazo de crédito E-Mail
Representante legal Tipo de
producto

CAMBIOS SOLICITADOS
LIMITE ACTUAL LIMITE SOICITADO APROBADO

LIMITE DE
CREDITO
MONTO DE
CREDITO

Fecha:

Nombre y firma del Representante Legal:

_________________________________________________________________

Sello de la Empresa:

Observaciones: _______________________________________________________
_____________________________________________________________________
______________________________________________________________________

F.______________________ F.______________________
Revisada Autorizada
Encargado de Depto. Crédito Gerente General
 ANEXO 7

JHERAL FARMA S.A. DE C.V

MODELO DE PAGARÉ

Por US $___________

Por medio del presente pagaré, me(nos) obligo(amos) a pagar de forma incondicional a
la orden de JHERAL FARMA S.A. DE C.V la cantidad de
_________________________dólares de los Estados Unidos de Norteamérica en cualquiera
de sus agencias u oficinas en El Salvador el día ______________ de
______________de_____________.

Para todos los efectos Judiciales, Extrajudiciales y para el cumplimiento de las

prestaciones o ejercicio de los derechos que este pagare incorpora, fijo (amos) como
domicilio la ciudad de San Salvador a cuya jurisdicción expresamente me(nos)
someto(emos), siendo a mi (nuestro) cargo, siempre que exista condena judicial al
respecto, cualquier gasto que JHERAL FARMA S.A. DE C.V .como hiciere en el cobro
de este pagare, inclusive los llamados personales y aun cuando por regla general no
hubiere condenación en costas, faculto(amos) a JHERAL FARMA S.A. DE C.V como
depositario de los bienes que se embarguen a quien relevo(amos) de la obligación de
rendir fianza y cuentas. En fe de lo anterior firmo (amos) el presente a los
________ días del mes de _____________ de_________

Suscriptor _____________
Apoderado o representante legal _____________
DUI (Apoderado/representante legal) _____________
NIT ____________

F._____________________

Deudor
 ANEXO 8

JHERAL FARMA S.A. DE C.V

MODELO DE CARTA DE AUTORIZACION DE CREDITO

San Salvador,_______ de _________ de _________

DROGUERIA: XXXXXX
BARRIO SANTA NITA
SAN SALVADOR DEPTO DE SAN SALVADOR

Cod. Cliente:______

Estimado Cliente:

En respuesta a su solicitud de crédito, le informamos que

nuestra empresa le ha autorizado ventas al crédito hasta por un
monto de $ XXXXXXX con un plazo de XXXXXXXXXXXX días después
de realizada la venta.
Al utilizar esta forma de crédito usted obtiene un crédito
inmediato por las compras que usted desee realizar, solamente
deberá presentar su código de cliente y NIT de la empresa.
También le informamos que usted tendrá asignado un ejecutivo de
ventas con quien usted podrá realizar las compras al crédito.

Agradecemos la preferencia de nuestros productos y aprovecho la

oportunidad de seguir ofreciéndole nuestra variedad de
productos farmacéuticos. Cordialmente.

F. ____________________
Jefe del Depto. de Créditos.
 ANEXO 9

MODELO DE RECIBO DE CAJA

JHERAL FARMA S.A. DE C.V

Distribución y Representación de productos Farmacéuticos
Bo. Santa Anita, San Salvador.
Tel. 2334-8007

No. _________ Por: $______________

Recibo de: _____________________________________________________

en concepto de: ________________________________________________
La cantidad: ___________________________________________________
Saldo pendiente: __________________________

F.______________ Sello:
Cajero
 ANEXO 10

JHERAL FARMA S.A. DE C.V

MODELO DE NOTA DE COBRO

San Salvador,_____ de __________ de ___________

Estimado Cliente:

Sr. Sra. Srta.

La presente es para recordarle la cuenta que tiene pendiente

con nuestra empresa por valor de $ _________, esta carta
constituye un aviso de cobro y de haber efectuado el pago de su
deuda al momento de recibir la presente favor hacer caso omiso
de la misma.

Atte.

XXXXXX

Gerente de cobro.
 ANEXO 11

JHERAL FARMA S.A. DE C.V

MODELO DE CEDULA DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS

CLIENTE ANTIGÜEDAD DE LOS SALDOS EN MORA

0-30 31-60 61-90 Más de 90 TOTAL
XXXX $ $
XXXX $ $
XXXX $ $
XXXX $ $
TOTALES $ $ $ $ $
PORCENTAJESPOR % % % % 100%
ANTIGÜEDAD
 ANEXO 12
SIMBOLOGIA ANSI
SIMBOLO NOMBRE INTERPRETACION
Indica el principio o el
fin del flujo. Puede ser
acción o lugar; además, se
usa para indicar una
INICIO O TÉRMINO
unidad administrativa o
persona que recibe o
proporciona información.
Describe las funciones que
desempeñan las personas
ACTIVIDAD
involucradas en el
procedimiento.
Representa cualquier
documento que entra, se
DOCUMENTO
utiliza, se genera o salga
del procedimiento.
Indica un punto dentro del
DECISION O flujo en donde se debe
ALTERNATIVA tomar una decisión entre
dos o más opciones.
Indica que se guarde un
ARCHIVO
documento.
Representa una conexión o
CONECTOR DE PÁGINA enlace con otra hoja
diferente.
Representa una conexión o
enlace de una parte del
CONECTOR
diagrama de flujo con otra
parte del mismo.