UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE NICARAGUA

UNAN LEÓN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

Módulo II

Excel Intermedio

Tema de la semana: Herramientas de Datos (Validación de Datos)

Material preparado por Lic. Welmer Josué Salmerón Delgado

 Índice de contenido

INTRODUCCION ................................................................................................................................ 1
COMANDO VALIDACIÓN DE DATOS ........................................................................................ 1
LA OPCIÓN OMITIR BLANCOS ................................................................................................... 3
CÓMO APLICAR LA VALIDACIÓN DE DATOS ........................................................................ 3
CREAR VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL ........................................................................... 4
LISTA DE VALIDACIÓN DE DATOS ........................................................................................... 6
MENSAJE DE ENTRADA ............................................................................................................... 8
MENSAJE DE ERROR..................................................................................................................... 9
CÓMO ELIMINAR LA VALIDACIÓN DE DATOS.................................................................... 10
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INTRODUCCION

La validación de datos nos permite asegurarnos de que los valores que se introducen en las
celdas son los adecuados; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si nos
equivocamos en otras palabras que en las celdas de la hoja de cálculo, solo se digiten los
valores que deseamos.

Importancia de la validación de datos en Excel

De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para recibir cualquier tipo
de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o una hora. Sin embargo, los cálculos de
nuestras fórmulas dependerán de los datos contenidos en las celdas por lo que es importante
asegurarnos que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.

COMANDO VALIDACIÓN DE DATOS

 Seleccionamos la celda que queremos validar.

 Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos.

 En él podemos escoger remarcar los errores con círculos o borrar estos círculos de
validación. Pero nos vamos a centrar en la opción Validación de datos.

Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos donde, de

manera predeterminada, la opción Cualquier valor estará seleccionada, lo cual significa que

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está permitido ingresar cualquier valor en la celda. Sin embargo, podemos elegir alguno de
los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un
número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora o una determinada longitud del
texto.

En la sección Criterio de validación indicamos la condición, para que el dato sea correcto.

Dentro de Permitir encontramos las opciones: Cualquier valor, Número entero, Decimal,
Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada.

Podemos seleccionar cualquiera de los criterios, por ejemplo si quiero que insertar en un rango
de celdas solo números entre 1 y 100, podemos validar ese rango de celdas con el criterio
número entero.

En la validación de datos existe un criterio, que es muy útil y es el criterio Lista, si

seleccionamos este criterio, podemos escribir una lista de valores o datos; sean estos
numéricos o letras para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista.

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LA OPCIÓN OMITIR BLANCOS

Absolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de selección con el texto
Omitir blancos. Ya que esta opción aparece en todos ellos, es conveniente hacer una
explicación.

De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada para cualquier

criterio, lo cual significará que al momento de entrar en el modo de edición de la celda que
hemos validado, podemos dejarla como una celda en blanco pulsando la tecla Enter.

Sin embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos, estaremos obligando al

usuario a ingresar un valor válido una vez que entre al modo de edición de la celda. Podrá
pulsar la tecla Esc para evitar el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Entrar para
dejar la celda en blanco.

CÓMO APLICAR LA VALIDACIÓN DE DATOS

Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás asegurarte de seleccionar
dicha celda y posteriormente ir a la pestaña Datos > Herramientas de Datos > Validación de datos.

Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un rango de celdas, deberás
seleccionar dicho rango antes de ejecutar el comando Validación de datos y eso hará que se aplique
el mismo criterio para todo el conjunto de celdas.

Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en Excel, puedes seleccionar toda
una columna antes de crear el criterio de validación de datos.

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Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic sobre el encabezado de
la columna. Una vez que hayas hecho esta selección, podrás crear la validación de datos la
cual será aplicada sobre todas las celdas de la columna.

CREAR VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos dividirlos en dos grupos
basados en sus características similares. El primer grupo está formado por los siguientes criterios:

• Número entero
• Decimal
• Fecha
• Hora
• Longitud de texto

Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las mismas opciones para acotar los
datos que son las siguientes: Entre, No está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que, Mayor
o igual que, Menor o igual que.

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Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor máximo y un valor
mínimo pero para el resto de las opciones indicaremos solamente un valor. Por ejemplo,
podemos elegir la validación de números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual
debemos configurar del criterio de la siguiente manera:

Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente acepte fechas mayores al 01
de enero del 2015, podemos crear el criterio de validación de la siguiente manera:

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Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a tus preferencias, será suficiente
con pulsar el botón Aceptar para asignar dicho criterio a la celda, o celdas, que hayas
seleccionado previamente.

LISTA DE VALIDACIÓN DE DATOS

A diferencia de los criterios de validación mencionados anteriormente, la Lista es diferente porque

no necesita de un valor máximo o mínimo sino que es necesario indicar la lista de valores que
deseamos permitir dentro de la celda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he creado un criterio de
validación basado en una lista que solamente aceptará los valores lunes y martes.

Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás separarlos por el carácter de
separación de listas configurado en tu equipo. En mi caso, dicho separador es la coma (,) pero
es probable que debas hacerlo con el punto y coma (;). Al momento de hacer clic en el botón
Aceptar podrás confirmar que la celda mostrará un botón a la derecha donde podrás hacer clic
para visualizar la lista de opciones disponibles:

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En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees introducirlos uno por
uno, es posible indicar la referencia al rango de celdas que contiene los datos. Por ejemplo, en
la siguiente imagen puedes observar que he introducido los días de la semana en el rango
G1:G7 y dicho rango lo he indicado como el origen de la lista.

Al dar clic en el botón aceptar nos muestra los siguientes resultados.

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MENSAJE DE ENTRADA

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje, que se muestre al dar clic
sobre la celda que hemos validado. Este mensaje sirve para informar sobre qué tipos de datos
son considerados válidos para esa celda.

Siguiendo el ejemplo anterior del ctriterio Lista, podemos establcer un mensaje de entrada
para ese rango de celdas que solo acepta los dia de la semana, Lunes y martes.

Lo primero es seleccionar el rango de celdas validadas, luego dar clic en la pestaña

Datos>validacion de datos> mensaje de entrada; automaticamente se abrirá el cuadro de
dialogo de validacion de datos, donde vamos a escribir el mensaje de entrada.

Al adar clic en aceptar se mostrara un mensaje de entrada en las celdas que hemos
seleccionados.

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MENSAJE DE ERROR

En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que se mostrará al

usuario cuando introduzca un valor incorrecto en el rango de celdas validadas.

Personalizar el mensaje de error

Es posible personalizar el mensaje de error mostrado al usuario después de tener un intento

fallido por ingresar algún dato. Para personalizar el mensaje debemos ir a la pestaña Mensaje
de error que se encuentra dentro del mismo cuadro de diálogo Validación de datos.

Para la opción Estilo tenemos tres opciones: Detener, Advertencia e Información. Cada una
de estas opciones tendrá dos efectos sobre la venta de error: en primer lugar realizará un
cambio en el icono mostrado y en segundo lugar mostrará botones diferentes.

 La opción Detener mostrará los botones Reintentar, Cancelar y Ayuda.

 La opción Advertencia mostrará los botones Si, No, Cancelar y Ayuda.
 La opción Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.

La caja de texto Título nos permitirá personalizar el título de la ventana de error que de
manera predeterminada se muestra como Microsoft Excel. Y finalmente la caja de texto

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Mensaje de error nos permitirá introducir el texto que deseamos mostrar dentro de la ventana
de error (tal y como lo hicimos en el mensaje de entrada).

CÓMO ELIMINAR LA VALIDACIÓN DE DATOS

Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado a una celda o a un rango,

deberás seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el
botón Borrar todos.

Al pulsar el botón Aceptar se remueve cualquier validación de datos aplicada sobre las celdas
seleccionadas.

Esta funcionalidad será de gran ayuda para controlar el ingreso de datos por parte de los
usuarios y disminuir en gran medida la probabilidad de que se ingrese información incorrecta
lo cual podría tener un efecto catastrófico sobre nuestras fórmulas y el análisis de los datos.

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