Taller AA4 – informe de Auditoría

Actividad: Realización del informe y procedimiento de auditoría

Con base en los resultados obtenidos en la auditoría realizada al proceso

organizacional seleccionado en la actividad de la unidad 3 o con otra auditoria que
conozca o haya participado, realice un informe de auditoría teniendo en cuenta
los puntos descritos en esta actividad.
Recuerde que es importante la lectura previa del material de estudio y también la
consulta de los documentos de apoyo de esta unidad que están disponibles en el
botón del menú principal del programa: Documentos de apoyo / Documentos
complementarios / Documentos complementarios unidad 4.

1. Diseñe y diligencie un informe de auditoría que contenga los siguientes

criterios:

a. Objetivos de la auditoría.
b. Alcance de la auditoría.
c. Identificación del cliente de auditoría.
d. Identificación del equipo auditor.
e. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoría.
f. Criterios de auditoría.
g. Hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada.
h. Conclusiones de la auditoría.
i. Declaración sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la
auditoría.

CÓDIGO: ACT001

INFORME DE AUDITORIA FECHA: Mayo de 2019

VERSIÓN: 01

ENTIDAD AUDITADA Fish and Greens SAS

PROCESO Recursos humanos
DEPENDENCIA AUDITADA Área de Gerencia de RR.HH.
LUGAR Y FECHA Cartagena de indias D. T. Y C., Mayo 22 de 2019
LÍDER Y/O RESPONSABLE Gerencia de Calidad y Producción
DEL PROCESO

AUDITOR LÍDER Coordinador de Calidad y Producción

EQUIPO AUDITOR Julián Martínez Liliana Santis
 Hortensia Miranda

Verificar y evaluar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con

OBJETIVO requisitos del plan de sistema de gestión de calidad del área de recursos
humanos en Fish And Greens SAS
Verificar los procesos y procedimientos del departamento de recursos
ALCANCE
humanos de Fish And Greens SAS

 Política de calidad
 Manual de Procedimientos
 Norma ISO 19001:2015 e ISO 9001:2015
CRITERIOS
 Manual de Procedimientos de Calidad
 Instructivos
 Planes y programas

HALLAZGOS

Los siguientes hallazgos, si no son direccionados apropiadamente, podrían resultar

siendo identificados como no conformidades:

 Se evidencia que aún no está actualizada la Política de Calidad para el año presente.
 Los indicadores definidos para los objetivos de calidad, no son coherentes para
garantizar las metas definidas para los objetivos.
 Se cuenta un formato definido y adoptado, para la evaluación de las actividades de
entrenamiento y capacitación.
 La gestión documental relacionada con los expedientes de hoja de vida del personal,
se encuentra organizado.
 Los procedimientos remitidos como vigentes de Actos administrativos
correspondientes a RR.HH. se encuentran desactualizados, ya que no corresponden
al modelo de operación vigente.
 El Plan de Bienestar e incentivos, aún no ha sido aprobado, lo que ha impedido la
socialización del mismo ante los directivos.
 En la muestra de historias laborales revisados, no se evidencia en todos los archivos,
el registro de los documentos en el formato de Hoja de Control para la Evaluación
de desempeño de los periodos comprendidos entre Enero 2017- Noviembre 2017 y
Enero 2018- Noviembre 2018

CONCLUSIONES

La auditoría se limitó en tiempo y alcance a los objetivos establecidos y es posible que

debilidades adicionales sean identificadas durante futuras actividades de auditoría. Con
relación a los hallazgos identificados en el presente reporte, la conclusión general de
esta

 El sistema de gestión ha sido planeado en conformidad con todos los requisitos de

la norma de auditoria, sin embargo no se ha actualizado con la nueva versión
  El sistema de gestión está diseñado para alcanzar las políticas y objetivos de la
Organización, los registros demuestran parcialmente el cumplimiento de los
diferentes procedimientos, establecidos por la organización.
 En todos los procesos, se verifico el control de documentos, control de registros,
acción correctiva, preventiva, incidentes y fallas del sistema de seguridad de la
organización.

DECLARACIÓN

Teniendo en cuenta los criterios con los que se realizó la auditoria y los resultados
obtenidos de Fish and Greens SAS cumple con el 50% del control de calidad para el
proceso de RR.HH. que maneja dentro de su organización.

2. Diseñe el procedimiento mandatorio de auditoría interna de calidad, teniendo

en cuenta que este debe dar cumplimiento al siguiente requisito dispuesto en
el numeral 9.2 Auditoría interna de la Norma ISO 9001:2015. “La empresa
tiene que realizar las auditorías internas dentro de unos intervalos de tiempo
planificados, de ellas se obtendrá información muy valiosa acerca del Sistema
de Gestión de la Calidad”.

Procedimiento mandatorio auditoria interna de calidad Fish And Greens SAS

2.1. Objetivo general

Determinar por medio del ciclo de auditorías internas de calidad si el sistema de

gestión de la calidad para el proceso de RR.HH. es conforme con la norma ISO
9001: 2015 y si se mantiene de manera eficaz.

2.2. Objetivos especificos

 Establecer las responsabilidades y requisitos necesarios para la

programación planificación y realización de auditorías internas al sistema
de gestión de la calidad para el proceso de RR.HH. de Fish And Greens SAS
 Fijar la metodología a emplear para medir y monitorear el desempeño del
Sistema de Gestión de la Calidad para el proceso de RR.HH. así como para
informar sus resultados y para el almacenamiento de los registros de calidad
que se deriven de su aplicación.
 Establecer los requisitos necesarios para el aseguramiento de la
competencia del equipo auditor.
2.3. Alcance

El alcance comprende todas las actividades relacionadas con las Auditorías Internas
del Sistema de Gestión de la Calidad para el proceso de RR.HH., desde su
planeación hasta el seguimiento de las acciones correctivas relacionadas con las
deficiencias puestas de manifiesto durante las auditorías.

2.4. Responsabilidades

2.4.1. Responsabilidad de la Dirección

 Seleccionar los auditores Internos de Calidad (Equipo Auditor), teniendo en

cuenta el perfil del auditor.
 Programar el ciclo anual de auditorías internas de calidad y de entregar
copias del mismo al Jefe de Gestión de la Calidad y al Jefe de Producción
 Organizar, coordinar y hacer seguimiento a las actividades de auditoría
interna del Sistema de Gestión de la Calidad para asegurarse que las
auditorías se llevan a cabo de acuerdo a los objetivos y calendarios
previstos.
 Mantener los Informes de Auditoría Interna y todos los registros generados
como registros permanentes.
 La Dirección puede organizar Auditorías Internas de Producto y Proceso
distintas de las auditorías previstas en el Programa Anual, cada vez que
consideren necesario.

2.4.2. Responsabilidades del Jefe de Gestión de la Calidad

 Disponer de la Matriz de Capacitadores y Auditores

 Actualizar periódicamente la Matriz de Capacitadores y Auditores, teniendo
en cuenta el retiro de personal o ingreso de nuevos auditores.
 Realizar seguimiento de las acciones propuestas hasta su total y eficiente
implementación, para el cierre definitivo de la auditoría.

2.4.3. Responsabilidades del auditor líder

 Es responsable de todas las etapas de la auditoría.

 Asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditoría dentro de los
alcances de la misma.
 Consultar y consensuar con el auditado los objetivos y el alcance de la
auditoría.
  Preparar el plan de auditoría.
 Obtener la información de respaldo relevante como: los detalles de
actividades, los productos, los servicios en la empresa y sus áreas de
actuación, los detalles de auditorías previas realizadas al auditado.
 Formación del equipo auditor y Participación en la selección de otros
miembros del equipo auditor.
 Dirigir las actividades del equipo auditor.
 Preparar las comunicaciones.
 Coordinar la preparación de los documentos y procedimientos detallados de
trabajo y reunir al equipo auditor.
 Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes,
durante y después de la auditoría.
 Representar el equipo frente a la gerencia.
 Presentar las no conformidades basadas en evidencias objetivas y sólidas.
 Asegurar que las reuniones de enlace se realicen regularmente.
 Presentar el informe de auditoría interna.

2.4.4. Responsabilidades del equipo auditor

 Deben ser independientes de las actividades que auditan.

 Deben ser objetivos y libres de tendencia o conflicto de intereses durante
el proceso.
 Poseer una combinación apropiada de conocimientos, habilidades y
experiencias para cumplir con las responsabilidades de la auditoría.
 Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y
eficientemente.
 Recopilar y analizar las evidencias de auditorías relevantes y suficientes
para determinar los resultados de la auditoría.
 Preparar los documentos de trabajo.
 Documentar los resultados individuales de la auditoría.
 Redactar el informe de auditoría, a cada miembro del equipo auditor se le
deben asignar tareas específicas o actividades por auditar
 Informar los resultados
 Verificar la eficacia de las acciones correctivas
 Conservar y salvaguardar la documentación de la auditoría
 Cooperar y apoyar al auditor líder.
 Asegurar su confidencialidad.
 Participar en la selección de otros miembros del equipo auditor.
2.4.5. Responsabilidades del Auditado
 Aprobar los objetivos de la auditoría.
 Aprobar el plan de auditoría.
 Recibir el informe de la auditoría y determinar su distribución.
 Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoría, cuando
sea necesario.
 Designar personal responsable y competente para acompañar a los
miembros del equipo auditor, para actuar como guías dentro de la empresa
y para asegurar que los auditores estén al tanto de los requerimientos de
salud, seguridad y otros que sean apropiados.
 Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros
relevantes a solicitud de los auditores.
 Suministrar las evidencias solicitadas por el Equipo Auditor (Auditor
Principal y Auditores Internos de Calidad)
 Coordinar las actividades de ejecución de acciones correctivas necesarias
para la eliminación de las no conformidades encontradas, de acuerdo con
lo establecido en el Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y
de Mejoramiento, además de la conservación de los Informes de Auditoría
Interna de Calidad; los Jefes de los procesos auditados deben participar en
la totalidad de la ejecución de las actividades de la auditoría.

2.4.6. Responsabilidades observadores

No influenciar o interferir con la realización de la auditoría.

2.4.7. Responsabilidades de los guías

 Ayudar al equipo auditor y actuar a petición del líder del equipo auditor.
 Ayudar a los auditores a identificar a los individuos que van a participar en
las entrevistas y confirmar los tiempos; Organizar la logística de acceso a
locaciones específicas del auditado.
 Asegurar que el equipo auditor y los observadores conocen y respetan las
reglas relacionadas con la seguridad de la ubicación y los procedimientos de
emergencia.
 Puede ser testigo de la auditoría en nombre del auditado
 Proveer aclaraciones o ayudar a recolectar información.
2.5. Selección de auditores

Los auditores deberán poseer el conocimiento y habilidades necesarias para

alcanzar los resultados esperados de las auditorías que se espera que realicen,
además de poseer el conocimiento y habilidad específica al proceso a auditar. Los
líderes de equipo auditor deberían además tener el conocimiento y habilidades de
liderazgo.

2.6. Conocimientos genéricos y habilidades del equipo de auditores de

sistemas de gestión

El equipo de auditores estará constituido por uno o más auditores con

conocimientos en la norma ISO 19011:2015. Los miembros del equipo auditor
escogido dentro de la organización deben ser independientes del área que se está
auditando. Los miembros del equipo auditor deben poseer una combinación
apropiada de conocimientos, habilidades y experiencias para cumplir con las
responsabilidades de la auditoría.

2.7. Conocimiento genérico y habilidades del líder del equipo auditor

El equipo de auditores estará constituido por uno o más auditores con

conocimientos en la norma ISO 19011:2015. Los líderes de equipo auditor deberían
tener conocimiento y habilidades adicionales para manejar y proveer liderazgo al
equipo de auditoría

2.8. Programa de auditorias

El auditor líder será el encargado planear el tipo y número de auditorías e

identificar y facilitar los recursos necesarios para llevarlas a cabo.

El programa de auditorías debe contener:

 Los objetivos del programa de auditorías

 El alcance del programa de auditoría
 La identificación de los riesgos del programa de auditoría
 Los criterios de la auditoría
 Equipo auditor
 La identificación de los recursos necesarios para el desarrollo de la
auditoría.
2.9. Calendario de Auditorías

Cada elemento del Sistema de Gestión de la Calidad se audita al menos una vez al
año. La frecuencia de las auditorías podrá ser modificada por Gerencia de acuerdo
a los informes de auditoría y a las deficiencias encontradas.

SECCIÓN
PERIODO A
AUDITORIA A OBSERVACIONES
DESARROLLAR
AUDITAR
Se decide llevar a cabo el proceso de
auditoría, ya que en estos meses se lograr
1 Abril - Mayo RR.HH. tener un balance de la calidad de los
procesos que se han desarrollado en el
primer semestre del año
Se decide desarrollar la última auditoria en
la compañía este mes ya que se puede
evaluar los índices de calidad con los que se
Noviembre –
2 RR.HH. trabajó durante el año lo cual permitirá
Diciembre
determinar qué acciones correctivas son
necesarias para implementar y mejorar el
proceso en el nuevo semestre.

Nota: Estas frecuencias pueden ser modificadas por la Dirección General, cuando
así lo convenga.

2.10. Plan de Auditorías Internas

Con base en el Programa de Auditorías se elabora el Plan de Auditoría por el

Auditor Líder el cual debe ser establecido y comunicado al auditado y/o cliente,
El auditado y/o cliente debe revisar y aprobar dicho plan, el cual es presentado
por el auditor líder y el auditado.

Una vez revisado y aprobado el Plan de Auditoría, se envía a los Líderes de los
procesos a auditar, mínimo ocho (8) días antes de iniciar las actividades de la
Auditoría.

2.11. Documentos de trabajo

Los documentos de trabajo requeridos para facilitar la investigación del equipo

auditor deben contener:

 Los formatos que documenten las evidencias y soporten los resultados de la

auditoría.
  Los procedimientos y listas de chequeo utilizados para evaluar los elementos
del SGC.

Se deben mantener los documentos de trabajo por lo menos hasta que se complete
la auditoría y la información confidencial debe ser resguardada de forma segura
por los miembros de la auditoría.

Con una copia de cada procedimiento se interroga a cada uno de los responsables
de los departamentos que aplican dicho procedimiento, pidiéndole que muestren
los registros que se describen en el apartado de registros de cada procedimiento.

 Lista de chequeo de Auditoria interna de Fish and Greens SAS usar el

procedimiento o proceso a auditar y transformar su forma escrita en puntos
para preguntas.
 Lista del personal a entrevistar durante la auditoría.
 Revise primero con mucho cuidado los procedimientos documentados que
describen el sistema que se va a auditar.
o Manual de calidad (documentación de nivel I)
o Procedimientos operativos (documentación nivel II)
o Instrucciones de trabajo (documentación nivel III)
o Formatos y registros (documentación de nivel IV)

2.12. Ejecución de la auditoría

Debe efectuarse una reunión de apertura, dirigida por el líder de auditoría y el

auditado, para la asistencia a la reunión, el equipo de auditoria interna envía un
memorando de convocatoria a la reunión de apertura de auditoria.

Con la reunión de apertura se da inicio a la auditoria, el cual debe ser registrado

en el formato de apertura y cierre de auditoria

2.13. Recolección de evidencias

La información apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y

documentada por el equipo auditor, para ser utilizada como evidencia de la
auditoría en un proceso de verificación y evaluación, determinando si los criterios
de la auditoría se están cumpliendo. La evidencia de la auditoría debe ser
recolectada por medio de técnicas visuales, orales, oculares, escrita y documental.
La información recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio
de la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes como:
Observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Declaraciones que
no puedan ser confirmadas, deben ser identificadas como tales.

El registro de las evidencias debe ser documentado en el formato Hallazgos y

observaciones de Auditoria

2.14. Observaciones de la auditoría

 El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoría y

determinar los aspectos que no cumplen con los criterios de auditoría del
SGC.
 Los resultados de la auditoría de no conformidad, deben ser documentados
de forma clara, concisa y que estén respaldados por la evidencia de la
auditoría.
 El auditor de calidad debe considerar las limitaciones asociadas con la
evidencia de la auditoría, se deben tomar estos factores en cuenta al
planear y ejecutar la auditoría.
 El auditor de calidad debe obtener suficientes pruebas para que las
observaciones sean contrastadas con su evidencia física y documental.
 Los resultados de la auditoría deben ser revisados con la gerencia del
auditado con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los
resultados de no conformidad.
 El registro de las evidencias debe ser documentado en el formato Hallazgos
y observaciones de Auditoria

2.15. Preparación de conclusiones de auditoría

El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre con el fin de:

 Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada

recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma
 Llegar a un acuerdo respecto a las conclusiones, teniendo en cuenta la
incertidumbre inherente en el proceso de auditoría
 Preparar recomendaciones, si esto está especificado en el plan de auditoría
 Discutir el seguimiento a la auditoría, según sea aplicable.
El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los resultados
individuales de la auditoría, agregados a los resultados de menor significado,
puedan afectar cualquier conclusión alcanzada.

Los resultados de la auditoría deben ser revisados con la gerencia del auditado,
con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no
conformidad.

2.16. Reunión de cierre

Después de completar la fase de recopilación de evidencia y antes de preparar un

informe de la auditoría, los auditores tienen una reunión con la gerencia del
auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas.

El propósito principal de esta reunión es el de presentar los resultados de la

auditoría al auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y
reconocimiento claro de la base de dichos resultados.

Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor líder
presente el informe, las discusiones finales en el significado y descripción de los
resultados de la última auditoría recaen sobre el auditor líder, sin embargo el
cliente puede todavía estar en desacuerdo con los resultados.

2.17. Documentos de auditoría y seguimiento

La información relativa a la auditoría debe documentarse en el formato Informe

final de auditoria

2.17.1. Informe de auditoria

Recopilación y clasificación de no conformidades, emisión y distribución de los

resultados de la auditoría en el formato de informe final de auditoría. Se deben
considerar los siguientes ítems:

 Los resultados de la auditoría o un resumen de estos, son comunicados al

cliente en un informe escrito.
 El informe escrito se prepara bajo la dirección del auditor líder, quien es
el responsable de su exactitud y perfección.
  Las informaciones que se tomen en el informe de la auditoría, deben ser
los predeterminados en el plan de la auditoría.

2.17.2. Distribución del informe de Auditoria

Una copia de este informe es enviada al responsable de la sección auditada, al

auditor líder y al cliente. El informe, junto con todos los documentos y registros
originales de la auditoría, es devuelto en la carpeta original al Jefe de la calidad
para que sea analizado por la dirección y sea archivado de manera permanente.

2.18. Determinación y seguimiento de acciones correctivas

En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas en el

plan serán evaluadas por el auditor líder para verificar la corrección de las no
conformidades. Esta actividad se debe registrar en el formato de seguimiento de
acciones correctivas.

El auditor tiene un plazo de cinco (5) días hábiles para evaluar el plan y responder
al responsable del área auditada.

Una vez levantadas las no conformidades a satisfacción del auditor líder, éste
solicita al encargado de la calidad los documentos de la auditoría y anexa al
informe de auditoría la información correspondiente a las acciones correctivas.
Después, el auditor líder devuelve al encargado de la calidad los documentos de
la auditoría.

En ese momento el encargado de la calidad registra en el plan de auditoría, la

fecha de recepción del informe con el cierre de las no conformidades.

Bibliografía

Memorias del curso Auditoría Interna de Calidad NTC ISO 9001:2015, SENA, 2019
Procedimiento mandatorio auditoria interna de calidad Colorlink S.A.S, Ruby
Restrepo, 2019
3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

La Auditoria de la calidad es una importante actividad que permite a las

organizaciones mejorar sus funciones de forma continua. La Auditoría Interna tiene
como propósito verificar si las actividades relacionadas con la calidad están
conformes con las especificadas en el sistema de asegurados y control de la calidad
estas actividades las desarrolla personal de la empresa. Se reconoce la importancia
de establecer mecanismos claros de comunicación con el ente a auditar ya que
esto facilita el proceso de auditoría. Es importante tener un documento detallado
de cómo será el proceso de auditoría y además es importante documentar todo lo
que se encuentre durante este proceso, además que es importante mantener la
comunicación y confidencialidad con el auditado para evitar inconformidades
durante la auditoria.