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Manual de estudios Curso Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado

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In ic io   Nu e v a   Un id a d :
Unidad  1:  Introducción  al  Customizing
En  esta  unidad  conoceremos  el  menú  de  customizing,  aprenderemos  a  navegar  en  él  y
comenzaremos  con  las  primeras  parametrizaciones.

Curso:  Consultor  Funcional  Módulo  FI  Nivel  Avanzado

 CVOSOFT IT Academy ­ Formación en Sistemas.

Le  damos  la  Bienvenida  a  una  nueva  unidad!

Unidad  1:  Introducción  al

Customizing

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::  Descripción  de  Unidad

Carrera Consultor Funcional en Módulo FI

· MÓDULO: Avanzado

· UNIDAD: Introducción al Customizing

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::  Lecciones  Unidad  1:  Introducción  al  Customizing

Las  siguientes  lecciones  componen  a  esta  unidad  de  estudios:

Lección:  Metodología  ASAP

Haremos una breve introducción explicando de que se trata la metodología ASAP que se utiliza en los proyectos de implementación de SAP.

Lección:  Introducción  al  Customizing

Como  consultores  funcionales  accederemos  a  un  menú  de  configuración  que  nos  permitirá  parametrizar  los  distintos  procesos  de  las  sociedades  que  vamos  a
implementar. En esta lección aprenderemos a navegar en dicho menú.

Lección:  Conceptos  Generales  sobre  configuración

Ya hemos visto como navegar sobre el menú de customizing, ahora aprenderemos algunos temas relacionados con la configuración.

Lección:  Estructura  Organizativa  (Sociedad  y  divisiones)

En esta lección aprenderemos a crear la estructura organizativa de FI. Esto incluye sociedad y divisiones.

Lección:  Monedas  y  conversiones

En esta lección aprenderemos a configurar las monedas, los tipos de cambio y las relaciones cambiarias.

Lección:  Ejercicios  y  periodos  contables

En esta lección conoceremos el principio de variantes y la configuración de los ejercicios económicos en SAP.

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L e c c ió n :
Metodología  ASAP
Haremos  una  breve  introducción  explicando  de  que  se  trata  la  metodología  ASAP  que  se
utiliza  en  los  proyectos  de  implementación  de  SAP.

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Unidad:  Unidad  1:  Introducción  al  Customizing

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1 | Metodología de implementación Accelerated SAP ( ASAP )

  La  metodología  de  implementación  ASAP  fue  diseñada  por  SAP  para  ayudar  a  sus  Clientes  y  Partners  (consultoras)  a  realizar
una  implementación  rápida  y  de  bajo  costo.

La  metodología  ASAP  permite:

      Minimizar  el  tiempo  requerido  entre  la  instalación  y  el  arranque  productivo.

      Maximizar  la  utilización  de  los  recursos  de  los  clientes  y  de  los  partners.

      Incorporar  un  esquema  de  entrenamiento  orientado  a  los  procesos.

   Obtener  resultados  en  un  “modelo  de  procedimientos”  que  puede  ser  usado  en  otras  implementaciones  en  el  cliente.

      Involucrar  y  lograr  una  pronta  aceptación  del  sistema  por  parte  de  la  comunidad  de  usuarios.

Imagen 1.1 ­ Mapa de Ruta

 
       

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La  metodología  ASAP  contempla  las  siguientes  fases  y  entregables:

Preparación  del  Proyecto

Diseño  del  proyecto  (equipo  de  trabajo,  tareas,  recursos,  tiempo,  metodología)

Planos  del  Negocio

Definición  de  Estructuras  Organizativas 

Definición  de  Procesos  Funcionales 

Definición  de  Datos  Maestros 

Documento  Plano  de  Negocios  (Business  blueprint)

Realización
Parametrización  del  Sistema 

Sistema  configurado  y  probado

Preparación  Final

Usuarios  entrenados  y  sistema  productivo  preparado

Arranque  Productivo  y  Soporte

Ingreso  en  Productivo 

Temas  pendientes  cerrados

 FASE I: Preparación del Proyecto

Durante  esta  fase,  el  equipo  del  proyecto  se  entrenará  en  los  fundamentos  de  SAP  ERP  y  en  el  mapa  de  procedimientos  de
ASAP,  se  completará  el  plan  del  proyecto  de  alto  nivel  y  se  revisará  el  esquema  del  hardware  necesario.  El  proyecto  se  iniciará
oficialmente  con  una  reunión  de  lanzamiento.  Esta  reunión  no  es  exclusiva  del  equipo  del  proyecto  y  los  consultores  del
implementador,  sino  que  también  participarán  otros  miembros  claves  de  la  empresa.  Este  arranque  preparará  un  escenario
propicio  para  el  proyecto  destacando  la  importancia  de  éste  con  los  objetivos  de  la  compañía.

 FASE II: Planos del Negocio (Business Blueprint)

El  propósito  de  la  fase  de  Planos  del  Negocio  Business  Blueprint  es  entender  las  metas  del  cliente  y  determinar  los  procesos
de  negocio  necesarios  para  cumplir  las  mismas.  En  una  reunión  de  Revisión  Ejecutiva,  se  discutirán  las  metas  del  grupo,  la
estructura  organizacional  y  los  procesos  de  negocio  de  alto  nivel.  Otros  requerimientos  más  detallados  serán  discutidos  durante
reuniones  de  trabajo  de  revisión  de  cada  uno  de  los  procesos  de  negocio.  Las  reuniones  de  Revisión  Ejecutiva  y  de  los
procesos  de  negocio  serán  conducidas  por  los  consultores  del  implementador.

Para  verificar  que  se  entendieron  apropiadamente  los  requerimientos  del  grupo  y  que  se  incluyó  a  todos  los  involucrados  en  el
proyecto,  se  preparará  un  “Plano”  del  estado  futuro  y  será  presentado  a  sus  ejecutivos  para  la  aprobación  del  mismo.  Este
Plano  consistirá  en  un  diagrama  de  la  estructura  de  la  empresa,  además  del  primer  borrador  de  la  definición  de  los  procesos
de  negocio  que  se  utilizará  en  su  compañía;  los  dos  se  presentarán  en  forma  escrita  y  de  diagrama.  Con  la  elaboración  de  los
Planos  se  finalizará  el  alcance  detallado  del  proyecto.

 FASE III: Realización

Durante  esta  fase,  el  equipo  del  proyecto  de  la  empresa  y  los  consultores  se  separarán  para  terminar  las  actividades
asignadas.  El  equipo  del  proyecto  asistirá  al  entrenamiento  de  SAP.  El  entrenamiento  se  organizará  alrededor  de  procesos  de
negocios.  El  entrenamiento,  también,  proporcionará  un  entendimiento  de  las  herramientas  y  ayudas  de  referencia  del  sistema;
de  igual  manera,  se  realizará  la  integración  de  sus  componentes.

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Mientras  que  el  equipo  del  proyecto  está  en  entrenamiento,  los  consultores  configurarán  los  procesos  de  negocio  definidos  en
los  “planos  aprobados”.  El  sistema  configurado  reflejará  la  organización  del  cliente  y  los  datos  maestros  y  deberá  soportar  un
flujo  totalmente  integrado  de  los  procesos  del  sistema.  Una  revisión  de  los  procesos  de  negocio  de  la  empresa  con  el  equipo
del  proyecto  y  con  otros  usuarios  clave  de  cada  uno  de  los  procesos  de  negocio  permitirá  la  retroalimentación  y  confirmación
de  los  “planos  aprobados”. 

La  configuración  de  cada  proceso  de  negocio  será  dividida  en  interacciones  o  ciclos  de  flujos  de  procesos  de  negocios
relacionados.  Los  flujos  de  procesos  de  negocios  son  configurados  conjuntamente  con  el  desarrollo  de  reportes,  procedimientos
de  usuarios,  escenarios  de  prueba  y  perfiles  de  seguridad.  Los  ciclos  no  sólo  proporcionan  indicadores  para  el  equipo  del
proyecto,  sino  que  también  proveen  puntos  claves  para  probar  y  simular  partes  específicas  del  proceso  global  de  negocios.
Este  enfoque  proporciona  retroalimentación  inmediata,  así  como  el  involucramiento  de  toda  la  organización  a  lo  largo  del  ciclo
de  vida  del  proyecto. 

Durante  los  ciclos,  el  equipo  del  proyecto  del  cliente  estará  trabajando  estrechamente  con  los  consultores  del  implementador
para  definir  los  escenarios  específicos  de  negocios  y  las  condiciones  de  excepción.  Este  enfoque  cuenta  con  la  máxima
transferencia  de  conocimientos  permitiendo  al  equipo  de  trabajo  repetir  la  configuración  de  los  procesos  de  negocio  mientras
pone  a  punto  el  sistema  para  tomar  en  cuenta  procesos  comunes  de  negocios. 

Como  una  actividad  paralela,  son  desarrollados  y  probados  los  programas  de  interface  y  conversión,  así  como  los  reportes
especiales.

 FASE IV: Preparación Final

El  propósito  básico  de  la  fase  de  Preparación  Final  es  terminar  las  pruebas  finales  del  sistema,  entrenar  a  los  usuarios  finales  y
llevar  los  datos  y  el  sistema  a  un  ambiente  productivo.  Las  pruebas  finales  al  sistema  consisten  en  probar  los  procedimientos  y
programas  de  conversión  y  reportes  especiales  para  fines  legales  y  fiscales,  probar  los  programas  de  interface  a  los  sistemas
actuales,  llevar  a  cabo  las  pruebas  de  volumen  y  estrés,  así  como  las  pruebas  de  aceptación  del  usuario  final.

Para  entrenar  a  los  usuarios  finales,  el  equipo  de  proyecto  entrenará  usuarios  clave  utilizando  un  método  de  “entrenar  al
entrenador”.  Este  método  ayudará  a  ganar  la  aceptación  de  los  usuarios  finales,  así  como  a  la  construcción  de  una  base  de
conocimiento  para  soporte  propio  de  los  reportes  en  línea  y  futuras  mejoras  al  sistema. 

Otro  propósito  de  esta  fase  es  crear  una  estrategia  para  la  Puesta  en  Marcha.  Este  plan  específicamente  identifica  la  estrategia
de  conversión  de  datos,  procedimientos  iniciales  de  auditoria  y  una  estructura  de  soporte  al  equipo  del  proyecto. 

El  último  paso  en  esta  fase  es  aprobar  el  sistema  y  asegurar  que  el  cliente  esté  listo  para  la  puesta  en  marcha  del  Sistema
SAP  ERP.

 FASE V: Arranque Productivo y Soporte 

Inmediatamente  después  de  la  puesta  en  marcha,  el  sistema  deberá  ser  revisado  y  afinado  para  asegurar  que  el  entorno  del
negocio  está  completamente  soportado.  Este  proceso  involucra  no  solamente  verificar  la  precisión  de  las  transacciones  del
negocio,  sino  también,  entrevistar  informalmente  a  los  usuarios  para  verificar  que  sus  necesidades  hayan  sido  satisfechas.

El  último  paso  en  el  proceso  involucra  la  medición  de  los  beneficios  que  brinda  el  nuevo  sistema  al  negocio.

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L e c c ió n :
Introducción  al  Customizing
Como  consultores  funcionales  accederemos  a  un  menú  de  configuración  que  nos  permitirá
parametrizar  los  distintos  procesos  de  las  sociedades  que  vamos  a  implementar.  En  esta
lección  aprenderemos  a  navegar  en  dicho  menú.

Curso:  Consultor  Funcional  Módulo  FI  Nivel  Avanzado 

Unidad:  Unidad  1:  Introducción  al  Customizing

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1 | Actividades  IMG

Alumno  en  el  nivel  inicial  hemos  aprendido  como  transaccionar  y  navegar  sobre  el  menú  de  usuario.  En  este  nivel  daremos  un
paso  más  y  aprenderemos  a  parametrizar  el  sistema  con  las  diferentes  opciones  que  nos  brinda  SAP  para  modelar  los  distintos
procesos  empresariales.

Customizing

Esta  palabra  la  vamos  a  utilizar  mucho  ya  que  se  refiere  a  la  parametrización  y  configuración  del
sistema.

Lo  primero  que  debemos  conocer  como  consultores  funcionales,  es  como  acceder  al  menú  de  Customizing.
       

Podemos  hacerlo  a  través  de  la  transacción    SPRO,  o  accediendo  desde  el  menú  usuario.

La  transacción  SPRO  la  utilizaremos  a  lo  largo  de  todo  el  curso.  Hay  actividades  del  menú  de  customizing  a  las  cuales  también
podremos  acceder  por  transacciones  específicas  que  se  ingresan  desde  la  barra  de  comandos  como  cualquier  otra  transacción
del  menú  usuario.

Imagen 1.1 ­ Menú SAP Easy Access

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Cuando  ingresamos  a  la  transacción  SPRO,  el  siguiente  paso  es  presionar  el  botón  IMG  Referencia  SAP  (o  presionar  F5). 

Imagen 1.2 ­ IMG Referencia SAP

La  siguiente  imagen  corresponde  a  un  menú  de  customizing  válido  para  todos  los  módulos.  Desde  una  única  pantalla  podremos
tener  acceso  a  toda  la  parametrización  de  SAP.

En  este  caso,  el  menú,  en  lugar  de  visualizarse  como  carpetas,  se  presenta  con  títulos.  Los  títulos,  no  precisamente  se
corresponden  con  un  módulo,  sin  embargo,  la  gran  mayoría  de  las  parametrizaciones  del  módulo  FI  se  encuentran  bajo  el  título
Gestión  Financiera  (Nuevo).

 A  partir  de  la  versión  5.0  (SAP  ERP  2004)  aparece  una  nueva  funcionalidad  en  FI  llamada  Nueva  Contabilidad  General  o
New  GL.  La  activación  de  la  nueva  contabilidad,  trajo  aparejado  un  nuevo  menú  tanto  en  la  parametrización  como  en  el  menú
usuario.  Es  por  ello,  que  podemos  visualizar  dos  entradas  para  Gestión  Financiera.  Dado  que  la  antigua  contabilidad  general
tiende  a  desaparecer  trabajaremos  siempre  sobre  el  menú  de  Gestión  Financiera  (Nuevo).

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Imagen 1.3 ­ Menú Customizing

La  forma  de  navegar  en  este  menú  es  muy  similar  al  menú  usuario,  deberemos  ir  desplegando  los  diferentes  títulos  hasta
llegar  a  la  transacción  que  nos  permite  ingresar/modificar  una  parametrización.

Imagen 1.4 ­ Menú Customizing

Cuando  hayamos  desplegado  los  títulos  y  lleguemos  al  último  nivel,  nos  encontraremos  con  dos  iconos  muy  importantes:

 El  icono  Ejecutar  que  nos  permitirá  acceder  a  la  configuración  correspondiente.

 El  icono  de  ayuda  que  nos  guiará  con  una  breve  descripción  sobre  qué  debemos  configurar  en  este  punto  del
customizing.  Si  presionamos  esta  ayuda  se  abrirá  una  ventana  emergente  que  brindará  la  información  necesaria  sobre  lo
que  debemos  realizar.

En  muchos  casos,  la  misma  ayuda  nos  puede  llevar  a  otro  punto  del  customizing  que  se  relacione  con  la  actividad  actual.  Nos
daremos  cuenta  porque  el  sistema  nos  mostrará  un  título  en  otro  color  y  tendrá  un  hipervínculo  que  nos  permitirá  navegar
sobre  el  sistema.

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Imagen 1.5 ­ Ayuda en el Customizing

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L e c c ió n :
Conceptos  Generales  sobre  configuración
Ya  hemos  visto  como  navegar  sobre  el  menú  de  customizing,  ahora  aprenderemos  algunos
temas  relacionados  con  la  configuración.

Curso:  Consultor  Funcional  Módulo  FI  Nivel  Avanzado 

Unidad:  Unidad  1:  Introducción  al  Customizing

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En  esta  lección  explicaremos  varios  temas  relacionados  a  la  configuración.  Son  temas  generales  que  no  están  relacionados  con
un  módulo  en  particular  y  que  todo  consultor  debe  conocer.

1 | Ordenes de Transporte

En  el  nivel  inicial  hemos  visto  que  existen  diferentes  ambientes,  hagamos  un  repaso  de  los  mismos:

 DEV  –  Desarrollo:  es  donde  se  realizan  todas  las  parametrizaciones  y  se  desarrollan  los  programas  a  medida
(conocidos  como  z)  que  necesite  la  empresa.  Generalmente,  dentro  de  este  ambiente  hay  3  mandantes,  en  uno  de  los
mandantes  solo  se  parametriza,  otro  denominado  Testing  que  se  utiliza  para  probar  todo  lo  que  se  ha  parametrizado  en  el
ambiente  de  customizing  y  un  tercero  denominado  Sandbox  en  el  cual  se  puede  parametrizar  a  modo  a  prueba.

 QAS  –  Calidad:  es  el  ambiente  en  el  cual  se  realizan  todas  las  pruebas  para  validar  que  la  configuración  realizada  en
el  servidor  de  desarrollo  sea  correcta.  En  estas  pruebas  participan  los  usuarios  responsables  del  proceso  que  se  ha
modificado.

 PRD  –  Producción:  es  el  ambiente  en  el  cual  realmente  trabajan  los  usuarios  y  donde  se  realizan  todas  las
operaciones  de  la  empresa.

Todo  lo  que  se  realice  en  el  ambiente  de  desarrollo  pasa  a  calidad  y  a  producción  a  través  de  órdenes  de  transportes.  Cada
vez  que  realicemos  alguna  parametrización  se  debe  guardar  en  una  orden  de  transporte.

Podemos  agrupar  muchas  tareas  en  una  misma  orden  o  separarlas  con  algún  criterio.  Por  ejemplo,  en  una  orden  ingresamos
todo  lo  relacionado  con  estructura  organizativa,  en  otra  orden  todo  lo  referente  a  datos  maestros  y  en  una  tercer  orden  las
parametrizaciones  sobre  procesos.

 Tipos de orden
       

Hay  dos  tipos  de  Ordenes  que  dependen  de  los  objetos  que  almacenen:

Workbench:  posee  objetos  que  son  independiente  de  mandante,  es  decir,  son  válidos  para  todos  los  mandantes.  Un
ejemplo  clásico  son  los  programas.

Customizing:  son  objetos  que  solo  son  válidas  en  el  mandante  en  el  cual  se  crea  (dependiente  de  mandante).  Por  lo
tanto,  si  queremos  que  éstas  tareas  sean  válidas  en  otros  mandantes  debemos  transportarlas.

El  sistema  determina  si  una  orden  es  de  workbench  o  de  customizing  de  acuerdo  al  tipo  de  objeto  que
se  ha  modificado.

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 Crear ordenes

Los  mandantes  son  creados  por  los  consultores  basis  y  en  la  configuración  del  mandante  se  establece  si  se  pueden  realizar
cambios  en  el  customizing  o  no  y  si  los  cambios  deben  se  deben  guardar  orden  de  transporte  o  no.

Por  lo  tanto,  cada  vez  que  grabemos  una  modificación  en  una  transacción  de  customizing,  en  un  ambiente  de  customizing,
deberemos  ingresar  dicho  cambio  en  una  orden  de  transporte.  A  tal  efecto,  se  abrirá  una  ventana  que  solicitará  que  se  ingrese
el  número  de  orden.

Imagen 1.1 ­ Orden de Transporte

Con  el  botón  Ordenes  Propias  se  abrirá  una  pantalla  que  nos  mostrará  todas  las  ordenes  que  tenemos  abiertas  en  las  cuales
podemos  incluir  el  nuevo  cambio.

 Si  no  tenemos  ninguna  orden  creada  o  deseamos  crear  una  nueva  orden  para  guardar  los  cambios  efectuados,  simplemente
presionamos  el  botón  Nuevo.  Para  crear  una  nueva  orden  solo  debemos  ingresar  un  texto  descriptivo.  El  sistema  asignará
automáticamente  un  número  de  orden.

Imagen 1.2 ­ Crear Orden de Transporte

Dependiendo  de  la  envergadura  de  la  implementación,  se  pueden  crear  diferentes  proyectos  en  el  customizing.  De  esta  manera
se  pueden  mantener  por  separado  las  parametrizaciones  de  los  diferentes  proyectos,  por  este  motivo,  a  cada  orden  la  podemos
asignar  a  un  proyecto  en  especial.

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 Liberar Órdenes

Podemos  ingresar  todos  los  cambios  que  consideremos  necesarios  en  una  orden.  Pueden  ser  temas  relacionados  o  no.
Pensemos  en  una  orden  como  si  fuera  un  paquete  en  cual  ingresamos  diferentes  tareas,  las  cuales  luego  transportaremos  a
otros  ambientes  para  replicar  las  parametrizaciones  efectuadas.

Cuando  hayamos  finalizado  con  los  cambios  debemos  liberar  la  orden  para  poder  transportarla  a  otros  ambientes,  por  ejemplo
a  QAS.  Si  luego  de  las  pruebas  detectamos  que  algo  debe  corregirse,  entonces  deberemos  crear  una  nueva  orden  ya  que  las
ordenes  liberadas  no  se  pueden  modificar.

La  administración  de  las  ordenes  se  puede  hacer  desde  la  transacción  SE10,  Transport  Organizer.  Desde  esta  transacción
podemos  crear  ordenes,  modificarlas  y  liberarlas.

Las  ordenes  están  compuestas  por  tareas,  para  liberar  siempre  debemos  posicionarnos  primero  en  las  tareas  y  presionar  el
icono  Camión  y  por  último  repetir  este  mismo  paso  pero  posicionados  sobre  la  orden.

Imagen 1.3 ­ Liberar Orden de Transporte

 Copiar ordenes entre mandantes

Si  quisiéramos  copiar  la  configuración  que  hemos  realizado  en  el  mandante  de  customizing  a  un  mandante  de  test  dentro  del
mismo  ambiente,  es  decir,  mandantes  que  pertenecen  a  un  mismo  servidor  (por  ejemplo  DEV)  no  es  necesario  liberar  las
ordenes,  sino  que  simplemente  las  copiamos  por  medio  de  la  transacción  SCC1.

Para  llevar  a  cabo  esta  copia  solo  debemos  completar  el  número  de  orden  y  el  mandante  fuente  y  presionar  el  botón  Inicio
Inmediato.

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Imagen 1.4  ­ Transportar orden entre mandantes

 Transportar ordenes entre ambientes

El  transporte  de  ordenes  entre  ambientes  es  una  tarea  que  realizan  los  consultores  Basis.  Luego  de  que  hemos  liberado  las
ordenes,  ellos  se  ocuparán  de  importarlas  en  los  ambientes  de  Calidad  y  Producción.  Esta  operación  la  realizan  por  medio  de
la  transacción  STMS.

Imagen 1.5 ­ Importar Orden de Transporte

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2 | Tablas

Todo  lo  que  configuramos  es  SAP  se  encuentra  almacenados  en  tablas  transparentes  o  estructuras.  Es  muy  importante  conocer
las  tablas  ya  que  las  necesitaremos  al  momento  de  hacer  una  especificación  funcional  o  consultas  sobre  los  contenidos  de  las
tablas.

Las  tablas  se  pueden  consultar  desde  la  transacción  SE11,  completando  el  nombre  de  la  tabla  y  luego  presionando  el  botón
Visualizar.

Imagen 2.1 ­ Consultar Tablas

En  la  visualización  de  los  datos  de  una  tabla  podremos  ver  el  nombre  del  campo,  el  tipo  de  datos,  la  longitud  y  la
denominación.  Si  bien  estos  datos  son  muy  técnicos,  debemos  tener  una  noción  de  cuales  son  los  campos  que  forman  una
tabla. 

Imagen 2.2  ­ Campos de una tabla

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Las  tablas  mas  importantes  que  debemos  conocer  en  FI  en  las  cuales  se  almacenan  los  documentos  son  dos:

        

 BKPF:  Contiene  los  datos  de  cabecera  de  los  documentos  (Ej.  Fecha  de  documento,  clase  de  doumento,  referencia,
etc.)

        

 BSEG:  Contiene  los  datos  de  posición  de  los  documentos  (Ej.  número  de  posición,  cuentas,  importes,  imputaciones
adicionales,  etc.)

Ambas  tablas  poseen  como  datos  claves  y  en  común  el  número  de  documento,  sociedad  y  ejercicio.

Podemos  consultar  el  contenido  de  las  tablas  por  medio  de  la  transacción  SE16,  se  abrirá  una  pantalla  de  selección  que  nos
permitirá  completar  con  ciertos  parámetros  a  efectos  de  acotar  la  búsqueda  de  datos.

 También  se  pueden  consultar  el  contenido  de  las  tablas  con  la  transacción  SE16N

Imagen 2.3 ­ Buscar el contenido de las tablas

Luego  de  ejecutar  se  listará  el  contenido  de  la  tabla  en  función  de  los  parámetros  que  se  hayan  seleccionado.

Imagen 2.4 ­ Contenido de las tablas

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 Hay  que  tener  cuidado  al  listar  una  tabla  ya  que  la  cantidad  de  registros  podría  desbordar  la  memoria  del  sistema.  En  FI,  la
tabla  BSEG  es  una  de  las  mas  grandes  y  por  eso  hay  que  tratar  de  acotar  bastante  las  búsqueda  o  hacerlo  en  lo  posible  por
medio  de  datos  claves  (Sociedad,  documento,  ejercicio).

 ¿Qué es una Especificación Funcional?

Muchas  veces,  en  una  implementación  debemos  hacer  desarrollos  a  medida  del  cliente  para  poder  cumplir  con  algún
requerimiento  que  no  es  estandar  en  SAP.  Estos  desarrollos  son  conocidos  como  zeta  y  son  llevados  a  cabo  por
programadores  abap.  Los  programadores  necesitan  un  documento  donde  se  especifique  que  deben  hacer,  que  funcionalidad
debe  cumplir  el  desarrollo  y  que  se  espera  cómo  resultado.

Para  llevar  a  cabo  una  especificación  funcional  debemos  hacerlo  mencionando  de  donde  deben  obtenerse  los  datos  y  de  qué
manera  deben  procesarse,  es  por  eso  que  es  muy  importante  conocer  las  tablas  y  campos  estándares  de  SAP.

Una  forma  muy  simple  de  conocer  las  tablas  es  posicionandose  sobre  un  campo  en  una  transacción  y  presionando  F1,  se
abrirá  la  ventana  de  ayuda  y  desde  allí  deberemos  presionar  el  botón  herramientas.

3 | Help SAP

En  la  pagina  de  ayuda  podremos  buscar  por  versión,  las  versiones  más  nuevas  las  encontramos  bajo  el  titulo  SAP  ERP,  en
cambio  las  versiones  más  antiguas  están  como  SAP  R/3.  No  todas  las  versiones  se  encuentran  traducidas  al  español.

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4 | Soporte

SAP  brinda  soporte  a  sus  clientes  y  partners.  La  información  referida  a  descarga  de  programas,  descarga  de  documentación,
solicitudes,  registraciones,  y  muchas  cosas  más,  la  podremos  encontrar  en  SAP  Service  Marketplace.  Para  poder  acceder  a
esta  pagina  es  necesario  estar  registrado  y  poseer  un  usuario.  Todos  los  clientes,  partner  y  consultores  certificados  poseen  una
clave  de  acceso.

5 | Notas SAP

En  determinadas  ocasiones,  nos  podemos  encontrar  con  errores  en  el  sistema,  muchas  veces,  obedecen  a  inconsistencias  en
el  customizing,  por  lo  tanto  deberemos  realizar  los  ajustes  correspondientes  hasta  que  funcione  correctamente.  Sin  embargo,
los  mensajes  de  error  también  pueden  tratarse  de  errores  del  programa.  Dichos  errores  pueden  estar  solucionados  por  SAP  y
éstas  soluciones  se  encuentran  en  "Notas"  que  se  deberán  aplicar  para  salvar  el  error.  También  hay  muchas  notas  explicativas,
sobre  todo  cuando  se  trata  de  nuevas  funcionalidades.

Si  no  encontramos  el  error  también  es  posible  enviar  una  nota  a  SAP  a  fin  de  que  evalué  el  error  que  tenemos  en  el  sistema.

Para  buscar  o  enviar  notas  se  deberá  realizar  a  través  de  la  pagina  de  Marketplace  de  SAP.

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L e c c ió n :
Estructura  Organizativa  (Sociedad  y  divisiones)
En  esta  lección  aprenderemos  a  crear  la  estructura  organizativa  de  FI.  Esto  incluye  sociedad
y  divisiones.

Curso:  Consultor  Funcional  Módulo  FI  Nivel  Avanzado 

Unidad:  Unidad  1:  Introducción  al  Customizing

 CVOSOFT IT Academy ­ Formación en Sistemas.

1 | Estructura organizativa

En  el  nivel  inicial  hemos  visto  el  concepto  de  estructura  organizativa  y  lo  hemos  utilizado  a  lo  largo  de  todos  los  ejercicios  de  la
práctica.  En  esta  lección,  haremos  nuestra  primera  incursión  en  el  customizing  aprendiendo  a  crear  ésta  estructura  en  SAP.
       

Antes  de  comenzar  con  el  customzing,  haremos  un  repaso  de  la  estructura  organizativa.

Mandante:

Es  el  nivel  más  elevado  en  la  jerarquía  del  sistema  mySAP  ERP  Financials.  Los  datos  que  son  válidos  para  todas  las  unidades
organizacionales  se  ingresan  a  nivel  Mandante,  lo  que  elimina  la  necesidad  de  que  se  ingrese  esa  información  más  de  una
vez,  por  ejemplo,  los  tipos  de  cambio).

Sociedad FI: (con fines externos)

Una  sociedad  representa  una  entidad  financiera  jurídicamente  independiente.

Los  balances  contables  exigidos  por  ley  se  pueden  crear  en  el  nivel  de  sociedad.  Por  lo  tanto,  la  sociedad  es  la  estructura
mínima  necesaria  en  mySAP  ERP  Financials.

Divisiones:

Las  divisiones  son  áreas  independientes  dentro  de  una  organización  que  se  pueden  utilizar  para  todas  las  sociedades.
Constituyen  entidades  que  pueden  crear  sus  propios  cierres  con  fines  internos.  Por  lo  tanto,  es  posible  generar  balances  para
cada  división,  por  ejemplo,  División  Automotriz,  División  Motos.

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2 | Sociedades FI

Lo  que  habitualmente  se  hace  es  copiar  una  sociedad  existente.  Este  procedimiento  tiene  la  ventaja  de  copiar  también,  los
parámetros  específicos  de  la  sociedad  origen.  Luego  de  la  copia,  se  pueden  tratar  los  datos  de  la  nueva  sociedad.

Transacción SPRO

>  IMG

|­>  Estructura  de  la  empresa

|­>  Definición

|­>  Gestión  Financiera

|­>  Tratar,  Copiar,  Borrar,  Verificar  Sociedad

Para  poder  crear  una  sociedad  se  debe  seleccionar  una  clave  alfanumérica  de  cuatro  dígitos  como  clave  de  la  sociedad.  Esta
clave  identifica  a  la  sociedad  y  se  utilizará,  por  ejemplo,  al  contabilizar  operaciones  contables  de  la  empresa,  al  crear  datos
maestros  específicos  de  sociedad,  al  momento  de  emitir  reportes,  etc.

El  uso  de  la  función  copiar  es  opcional.  También,  se  puede  definir  la  sociedad  y  realizar  la  configuración  uno  mismo,  sin  utilizar
una  sociedad  de  referencia.

Imagen 2.1 ­ Crear Sociedades FI

        

Luego,  elegimos  la  opción  de  Tratar  los  datos  de  sociedad.  En  este  paso  sólo  definimos  el  nombre  de  la  sociedad,  el  país  y  la
moneda.  Estos  datos  son  muy  importantes  para  la  sociedad  ya  que  la  moneda  será  la  moneda  local  y  el  país  contiene
controles  específicos  para  determinados  datos  como  el  código  postal,  las  cuentas  bancarias,  el  número  de  identificación  fiscal,
etc.

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Imagen 2.2 ­ Crear Sociedades FI

3 | Parámetros Globales

En  los  parámetros  globales,  seguiremos  completando  más  datos  referentes  a  la  sociedad.  Sin  embargo,  muchos  de  los  campos
de  esta  parametrización  se  podrán  completar  a  medida  que  se  vayan  definiendo  en  otros  puntos  de  customizing.  Por  ejemplo,
en  los  parámetros  globales  nos  encontramos  con  la  asignación  del  plan  de  cuentas  y  el  ejercicio.  A  medida  que  avancemos  en
la  configuración,  iremos  completando  éstos  datos.

Transacción SPRO

>  IMG

|­>  Gestión  Financiera  (Nuevo)

|­>  Parametrizaciones  básicas

|­>  Parámetros  Globales  para  la  sociedad

|­>  Verificar  y  completar  parámetros  globales

Al  ingresar  a  este  punto  del  customizing,  nos  encontraremos  con  la  lista  de  todas  las  sociedades.

Con  el  icono  Detalle  (lupa)  accederemos  a  los  datos  propios  de  cada  sociedad.

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Imagen 3.1 ­ Lista de Sociedades

En  la  cabecera  (datos  grisados)  están  los  datos  que  definimos  al  momento  de  crear  la  sociedad.  En  el  área  de  Organización  de
Contabilidad  tendremos  como  datos  relevantes  el  plan  de  cuentas  operativo,  el  plan  de  cuentas  país  y  la  variante  de  ejercicio
(K4).
       

En  parámetros  de  proceso  tenemos  entradas  que  ejercen  determinados  controles  sobre  la  operatoria  contable.

Imagen 3.2 ­ Parámetros Globales

Con  el  botón  Datos  de  Dirección  podremos  ingresar  todos  los  datos  correspondientes  a  la  dirección  de  la  sociedad.  Estos  datos
serán  utilizados  por  los  formularios  como  ordenes  de  pago,  facturas  e  incluso  en  los  encabezados  de  ciertos  reportes  como  por
ejemplo,  el  Libro  Diario.

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Imagen 3.3 ­ Dirección

Con  el  botón  datos  adicionales  podremos  completar  otros  datos  legales  de  la  sociedad  como  el  número  de  identificación  fiscal,
la  fecha  del  estatuto  social,  la  clase  de  impuestos,  etc.  Esta  pantalla  varía  de  acuerdo  al  país  que  se  le  haya  definido  a  la
sociedad.

Imagen 3.4 ­ Datos Legales

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4 | Divisiones

Las  divisiones  son  muy  simples  de  crear,  solo  llevan  una  clave  alfanumérica  de  hasta  cuatro  dígitos  y  un  texto  explicativo.

        

Estas  divisiones  luego  serán  utilizadas  en  las  imputaciones  contables,  recordemos  que  las  divisiones  no  se  asignan
específicamente  a  una  sociedad.

Transacción SPRO

>  IMG

|­>  Estructura  de  la  empresa

|­>  Definición

|­>  Gestión  Financiera

|­>  Crear  divisiones

Imagen 4.1 ­ Crear Divisiones

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 Tablas importantes

   T001

Es  la  tabla  de  que  contiene  la  lista  de  todas  las  sociedades  creadas  en  SAP.  Las  sociedades  se  identifican  con  el  campo
BUKRS.

 Direcciones:

Las  direcciones  en  SAP  se  guardan  en  una  tabla  separada  de  direcciones  denominada  ADRC.  El  vínculo  entre  la  tabla  origen  y
la  tabla  de  direcciones  es  el  campo  ADRNR.  Esto,  no  solo  ocurre  en  la  tabla  de  sociedades  sino  en  cualquier  tabla  que  posea
direcciones.

    ADRC

Es  la  tabla  de  que  contiene  las  direcciones  (Gestión  central  de  direcciones).

 En  la  Tabla  T001  tenemos  el  campo  ADRNR­  Dirección,  que  se  identifica  con  un  número.

 En  la  Tabla  ADRC,  el  campo  ADDRNUMBER  ­  Nº  dirección,  se  completa  con  el  valor  de  la  tabla  T001­ADRNR  y  se
obtiene  la  dirección  que  corresponde  a  la  sociedad.

Es  importante  conocer  este  procedimiento  sobre  todo  para  las  especificaciones  funcionales  de  formularios  de  facturas,  recibos  o
cualquier  otro  comprobante  o  reporte  en  el  cual  haya  que  exponer  el  domicilio,  ya  sea  de  una  sociedad,  un  deudor  o  acreedor.

  

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L e c c ió n :
Monedas  y  conversiones
En  esta  lección  aprenderemos  a  configurar  las  monedas,  los  tipos  de  cambio  y  las  relaciones
cambiarias.

Curso:  Consultor  Funcional  Módulo  FI  Nivel  Avanzado 

Unidad:  Unidad  1:  Introducción  al  Customizing

 CVOSOFT IT Academy ­ Formación en Sistemas.

1 | Monedas

En  todas  las  operaciones  contables  siempre  debemos  seleccionar  la  moneda  en  la  cual  registraremos  las  operaciones.  Además,
podemos  ingresar  el  tipo  de  cambio  o  dejar  que  el  sistema  lo  determine  en  base  a  la  tabla  de  tipos  de  cambio.  En  esta  lección
aprenderemos  todo  lo  referente  a  la  configuración  de  monedas. 

Monedas:  Todas  las  monedas  que  se  vayan  a  utilizar  en  SAP  deben  crearse  como  clave  de  moneda.

La  mayoría  de  las  monedas  ya  están  definidas  en  SAP  como  claves  de  moneda  internacionales
estándar.

Las  definiciones  sobre  moneda  son  a  nivel  mandante  ya  que  son  válidas  para  todos  los  módulos  de  SAP  y  no  solo  para  FI,  es
por  esto  que  el  customizing  de  monedas  se  encuentra  bajo  el  nodo  SAP  Netweaver.

Transacción SPRO

>  IMG

|­>  SAP  Netweaver

|­>  Parametrizaciones  Generales

|­>  Monedas

|­>  Verificar  códigos  de  monedas

    La  definición  de  claves  de  moneda  es  libre  y  puede  ser  una  clave  alfanumérica  de  hasta  5  caracteres.

    Para  cada  clave  de  moneda  se  puede  fijar  una  fecha  de  validez. 

 El  código  ISO  es  la  clave  de  moneda  internacional.  Es  recomendable  que  la  clave  de  moneda  coincida  con  la  clave  de
código  ISO. 

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Imagen 1.1 ­ Definir claves de Moneda

2 | Tipos de Cotización

Para  cada  par  de  monedas  se  pueden  actualizar  varios  tipos  de  cambio  que  se  diferencian  por  el  tipo  de  cotización.  Los
distintos  tipos  de  cambio  se  pueden  utilizar  con  diferentes  fines,  como  la  valoración,  la  conversión  y  la  planificación  entre  otros.

Por  ejemplo,  para  valuar  los  activos  en  moneda  extranjera  utilizaremos  un  tipo  de  cambio  comprador  y  para  valuar  los  pasivos
podremos  utilizar  el  tipo  de  cambio  vendedor.

Transacción SPRO

>  IMG

|­>  SAP  Netweaver

|­>  Parametrizaciones  Generales

|­>  Monedas

|­>  Verificar  tipos  de  cotización

Para  crear  un  tipo  de  cotización  debemos  definir  una  clave  de  hasta  5  caracteres  y  una  denominación.

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Imagen 2.1 ­ Definir Tipos de Cotización

Generalmente  los  tipos  de  cambio  se  ingresan  de  manera  diaria  y  dependiendo  de  la  cantidad  de  monedas  que  utilice  una
empresa  el  volumen  de  ingresos  puede  ser  importante.  SAP  posee  diferentes  herramientas  que  se  pueden  utilizar  para  reducir
la  carga  de  los  tipos  de  cambio.
       

Para  cada  tipo  de  cotización  se  pueden  definir  las  siguientes  herramientas:

 Moneda  Base:  a  un  tipo  de  cotización  se  le  puede  asignar  una  moneda  base.  Para  cada  moneda,  sólo  será
necesario  actualizar  el  tipo  de  cambio  en  dicha  moneda  base.  El  sistema  calcula  una  conversión  entre  dos  monedas
extranjeras  mediante  la  moneda  base,  es  decir,  combinando  dos  tipos  de  cambio.

Por  ejemplo,  si  la  moneda  base  es  USD,  solo  debemos  ingresar  los  tipos  de  cambio  de  dólares  con  el  resto  de  las
monedas,  Dólares  y  Libras,  Dólares  y  Yenes  y  el  sistema  en  base  a  estos  tipos  de  cambio  calculará  la  relación  existente
entre  Libras  y  Yenes.

Imagen 2.2 ­ Moneda Base

 Inversión:  permite  que  se  ingrese  el  tipo  de  cambio  una  única  vez  de  manera  que  el  sistema  calcule  el  tipo  de
cambio  a  la  inversa.  Por  ejemplo,  si  nosotros  ingresamos  la  relación  1  USD  es  igual  a  1,40  EUR,  con  el  método  de  la
inversión  el  sistema  calculará  que  1  EUR  es  igual  a  0,71  USD.

        

 Margen  de  Cotización  (Spread):  si  los  tipos  de  cambios  son  constantes,  esta  herramienta  permite  que  solo
ingresemos  un  tipo  de  cotización  y  mediante  margenes  de  cotización  el  sistema  calculará  otros  tipos  de  cambio.

Por  ejemplo  si  solo  ingresamos  un  tipo  de  cambio  promedio,  el  sistema  sumará  o  restará  el  valor  de  margen  para  calcular
el  tipo  de  cambio  comprador  y  vendedor.

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Transacción SPRO

>  IMG

|­>  SAP  Netweaver

|­>  Parametrizaciones  Generales

|­>  Monedas

|­>  Actualizar  márgenes  de  cotización

Imagen 2.3 ­ Actualizar Margenes de Cotización

Sólo  se  puede  utilizar  una  de  estas  herramientas  para  cada  tipo  de  cotización.  Sin  embargo,  se  puede
utilizar  diferentes  herramientas  para  distintos  tipos  de  cotización.

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3 | Factores de conversión

Una  configuración  básica  luego  de  haber  definidos  las  monedas,  es  definir  la  relación  entre  cada  par  de  monedas.  Para  esto  se
utilizan  los  factores  de  conversión.  Muchas  veces  la  relación  entre  monedas  puede  estar  influenciada  por  la  inflación  y  por
medio  de  los  factores  de  conversión  se  facilita  la  carga  de  los  tipos  de  cambio.

Imagen 3.1 ­ Factores de Conversión

Por  ejemplo,  si  tenemos  la  relación  entre  un  par  de  monedas  y  decimos  que  una  unidad  de  la  Moneda  A  es  igual  a  0,0045  de
la  Moneda  B,  podemos  definir  un  factor  de  conversión  de  1/100,  por  lo  tanto,  al  momento  de  ingresar  el  tipo  de  cambio  para
este  par  de  monedas  deberemos  ingresar  0,45.  En  cambio,  si  definiéramos  un  factor  de  conversión  de  1/1000  deberíamos
ingresar  una  cotización  de  4,50. 

Transacción SPRO

>  IMG

|­>  SAP  Netweaver

|­>  Parametrizaciones  Generales

|­>  Monedas

|­>  Definir  factores  de  conversión  para  conversión  de  moneda

Los  factores  de  conversión  pueden  definirse  por  intervalos  de  tiempos  y  por  tipos  de  cotización.

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Imagen 3.2 ­ Factores de Conversión en SAP

4 | Cotizaciones Directas e Indirectas

SAP  puede  administrar  todas  las  aplicaciones  utilizando  una  cotización  directa  o  indirecta.  La  elección  del  tipo  de  cotización
directa  o  indirecta  depende  de  la  elección  que  realice  cada  empresa.

        

En  la  cotización  directa,  una  unidad  de  moneda  extranjera  se  cotiza  para  la  moneda  local,  mientras  que  en  la  cotización
indirecta  una  unidad  de  moneda  local  se  cotiza  para  la  moneda  extranjera.

Ejemplo

Moneda  local:  USD,  moneda  extranjera:  EUR

 Cotización  directa:  1  EUR  =  0,71  USD

Una  unidad  de  moneda  extranjera  EUR  equivale  al  número  visualizado  de  unidades  de  moneda  local.

 Cotización  indirecta:  1  USD  =  1,40  EUR

Por  una  unidad  de  la  moneda  local  USD  se  recibirá  el  número  de  unidades  visualizado  de  la  moneda  extranjera.

Para  cada  par  de  monedas  puede  definir  si  el  tipo  de  cambio  se  ingresará  como  cotización  directa  o  como  cotización  indirecta
(se  define  cual  es  el  estándar  de  ingreso).  Si  el  tipo  de  cambio  registrado  no  tiene  la  misma  cotización  que  la  cotización
estándar  definida,  el  tipo  de  cambio  se  resalta  para  mostrar  esta  diferencia.

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Imagen 4.1 ­ Cotización indirecta resaltada

En  el  ejemplo  de  la  imagen  1.8.6  los  tipos  de  cambio  ingresados  en  la  cotización  indirecta  se  resaltan  porque  no  forman  parte
del  estándar  de  cotizaciones.

        

 Prefijos

Se  pueden  actualizar  dos  prefijos  para  diferenciar  las  entradas  de  tipos  de  cambio  directos  o  indirectos.

Si  se  no  introduce  nada,  será  válida  la  parametrización  estándar  que  esta  definida  de  la  siguiente  manera:

"  "  para  tipos  directos  (sin  prefijo);

"/"  para  tipos  indirectos.

Imagen 4.2 ­ Contabilización con tipo de cambio indirecto

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5 | Ingresar Tipos de Cambio

Alumno,  en  el  módulo  inicial  hemos  aprendido  cómo  ingresar  los  diferentes  tipos  de  cambios  para  cada  uno  de  los  tipos  de
cotización.  Aquí  solo  haremos  un  repaso  de  los  datos  que  se  deben  ingresar.

 Tipo  de  Cotización:  es  la  relación  entre  dos  monedas.

 Fecha  de  Validez:  fecha  para  la  cual  es  válida  el  tipo  de  cambio.

 Cotización  Directa  o  Indirecta:  importe  del  tipo  de  cambio.

 Moneda  Origen

 Moneda  Destino

 Factor  de  Conversión:  el  factor  de  conversión  es  un  dato  grisado  que  no  podemos  modificar.  El  sistema  solo  muestra
cual  es  la  relación  para  el  par  de  moneda  que  estamos  ingresando.

Transacción OB08

>  IMG

|­>  SAP  Netweaver

|­>  Parametrizaciones  Generales

|­>  Monedas

|­>  Indicar  tipos  de  cambio

Imagen 4.3 ­ Ingreso de Tipos de Cambio

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6 | Pool de trabajo 

En  muchas  empresas,  la  actualización  de  la  tabla  de  tipos  de  cambio  TCURR  la  comparten  varios  empleados  y  pueden  darse
los  siguientes  problemas:

 Que  los  empleados  actualizan  incorrectamente  los  tipos  de  cambio  o  que  actualicen  los  tipos  de  cambio  mediante  una
cotización  equivocada  (indirecta  en  lugar  de  directa,  o  viceversa)

  La  tabla  es  de  grandes  dimensiones  y    no  puede  ser  actualizada  por  más  de  un  usuario  simultáneamente.

Para  evitar  estos  problemas  es  posible  definir  pools  de  trabajo  y  actualizar  los  tipos  de  cambio  mediante  la  transacción
TCURMNT. 

        

Esta  funcionalidad  presenta  las  siguientes  ventajas:

    Sólo  se  pueden  actualizar  los  tipos  de  cambio  relevantes  para  el  pool  de  trabajo  definido  y,  también  es  posible  asignar
autorizaciones  especificas  para  pools  de  trabajo.
 

    La  actualización  puede  realizarse  únicamente  con  la  cotización  que  corresponda.

    El  pool  de  trabajo  es  de  menor  tamaño  y  por  tanto  más  simple  de  completar.

 
    Es  posible  tratar  varios  pools  de  trabajo  de  forma  paralela.

 Configuración de Pools de trabajo

Transacción SPRO

>  IMG

|­>  SAP  Netweaver

|­>  Parametrizaciones  Generales

|­>  Monedas

|­>  Definir  el  pool  de  trabajo  según  el  tipo  de  cambio

En  primer  lugar  debemos  definir  un  pool  identificandolo  con  una  clave  y  denominación  y  además  indicar  con  que  frecuencia  se
actualizará.

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Imagen 6.1 ­ Crear Pool de Trabajo

El  segundo  paso  es  asignarle  el  tipo  de  cotización,  las  monedas  de  origen  y  destino  y  si  la  cotización  que  corresponde  es
directa  o  indirecta.

Transacción SPRO

>  IMG

|­>  SAP  Netweaver

|­>  Parametrizaciones  Generales

|­>  Monedas

|­>  Asignar  tipo  de  cambio  al  pool  de  trabajo

Imagen 6.2 ­ Asignar monedas a pool de trabajo

Una  vez  que  se  crean  los  pools  de  trabajo  ya  no  es  necesario  utilizar  la  transacción  OB08  de  actualización  de  tipos  de  cambio
sino  que  los  usuarios  deberán  ingresar  a  la  transacción  TCURMINT.

Aquí  elegirán  el  pool  que  les  corresponde  completar.  El  sistema  ya  traerá  propuesto  el  tipo  de  cotización  y  las  monedas  origen
y  destino.  El  usuario  solo  deberá  ingresar  la  fecha  de  validez  y  el  tipo  de  cambio  correspondiente.

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Imagen 6.3 ­ Ingreso de tipos de cambio mediante pool de Trabajo

 Tablas importantes

   TCURR

Es  la  tabla  de  tipos  de  cambio  donde  podremos  ver  todas  las  entradas  de  la  transacción  OB08.

    BKPF

Es  la  tabla  de  cabecera  de  documentos.  En  esta  tabla  se  guarda  la  moneda  del  documento  y  el  tipo  de  cambio  al  cual  se
ingresó  la  operación  en  el  sistema.

  

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L e c c ió n :
Ejercicios  y  periodos  contables
En  esta  lección  conoceremos  el  principio  de  variantes  y  la  configuración  de  los  ejercicios
económicos  en  SAP.

Curso:  Consultor  Funcional  Módulo  FI  Nivel  Avanzado 

Unidad:  Unidad  1:  Introducción  al  Customizing

 CVOSOFT IT Academy ­ Formación en Sistemas.

        

1 | Principio de variantes

El  principio  de  variantes  es  algo  muy  utilizado  en  SAP,  sobre  todo  en  las  parametrizaciones  ya  que  facilita  la  configuración  de
los  distintos  módulos.  A  lo  largo  del  curso  lo  veremos  en  varias  oportunidades.

El  principio  de  variantes  es  un  procedimiento  de  tres  pasos  con  el  que  se  asignan  determinadas  propiedades  a  uno  o  varios
objetos.

 Paso  1:  Definir  la  Variante

 Paso  2:  Determinar  los  valores  para  la  variante

 Paso  3:  Asignar  la  variante  a  los  objetos. 

El  primer  ejemplo  de  cómo  se  aplican  las  variantes  lo  veremos  con  la  configuración  del  Ejercicio  Económico  de  una  empresa.

2 | Ejercicio

El  ejercicio   en  SAP  corresponde  al  ejercicio  económico  de  una  empresa.  Los  ejercicios  contienen  periodos  contables  y  el
periodo  contable  se  determina  en  función  de  la  fecha  de  contabilización  de  las  operaciones.

Para  definir  un  ejercicio  debemos  utilizar  una  variante  de  ejercicio:

 Paso  1:  creamos  la  variante.

 Paso  2:  determinamos  la  cantidad  de  periodos  que  tendrá  el  ejercicio  económico  y  en  que  momento  inicia  y  finaliza  el
ejercicio

 Paso  3:  Asignamos  la  variante  a  todas  las  sociedades  que  utilicen  el  mismo  ejercicio.
       

SAP  trae  parametrizadas  variantes  estándares.  La  variante  que  habitualmente  se  utiliza  en  la  mayoría  de  las  empresas  es  la
variante  K4  que  abarca  un  ejercicio  que  coincide  con  el  año  natural  de  enero  a  diciembre.  Sin  embargo,  hay  otras  variantes
que  también  son  estándar  pero  donde  el  ejercicio  fiscal  no  coincide  con  el  año  natural.  Por  ejemplo  V6  (Julio/junio).

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Transacción OB29

>  IMG

|­>  Gestión  Financiera  (Nuevo)

|­>  Parametrizaciones  básicas  de  gestión  financiera  (nuevo)

|­>  Libros

|­>  Ejercicio  y  períodos  contables

|­>  Actualizar  variante  de  ejercicio

Al  definir  una  variante  debemos  especificar  los  siguientes  datos:

 Clave:  una  clave  que  identifique  a  la  variante.  Debe  llevar  dos  caracteres.

 Descripción:  una  breve  descripción  que  permita  identificar  cómo  esta  configurada  la  variante.

 Dependiente:  este  tilde  determina  si  es  dependiente  del  tiempo,  es  decir,  no  todos  los  años  es  igual.  Por  lo  tanto
cada  año  hay  que  cambiar  los  periodos.  Por  ejemplo  la  variante  de  semanas  naturales,  cada  año  la  semana  1  comienza
en  una  fecha  distinta.

 
 

 Año  Natural:  se  trata  de  los  ejercicios  que  comienzan  el  1  de  Enero  y  finalizan  el  31  de  diciembre  de  cada  año.

 Cantidad  de  Periodos:  se  debe  definir  cuantos  periodos  tendrá  el  ejercicio.  Lo  habitual  es  que  sean  12  periodos,  uno
por  mes,  pero  también  podrían  ser  dos  periodos  semestrales,  o  cuatrimestres,  bimestres,  etc.
       

 Cantidad  de  Periodos  especiales:  se  pueden  definir  hasta  4  periodos  especiales.  Recordemos  que  los  periodos
especiales  se  utilizan  para  contabilizar  ajustes  o  contabilizaciones  propias  de  un  cierre  de  ejercicio,  si  bien  la  fecha  de
contabilización  es  el  último  día  del  ejercicio,  se  podrá  elegir  si  se  desea  que  afecte  al  ultimo  periodo  del  ejercicio  o  en  un
periodo  especial.

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Imagen 2.1 ­ Variante de Ejercicio

                

Luego  de  haber  creado  la  variante,  debemos  configurar  los  periodos.  En  el  caso  de  que  los  periodos  no  sean  de  año  natural
hay  que  establecer  para  cada  mes  del  calendario  a  qué  periodo  pertenece,  en  qué  día  finaliza  y  cual  es  el  número  de  periodo
que  le  corresponde.  Por  ejemplo,  para  la  variante  V6  que  comienza  en  Julio  de  cada  año,  el  mes  7  es  el  periodo  1.

La  variante  de  ejercicio  no  especifica  si  un  período  está  abierto  o  cerrado.

En  la  variante  de  ejercicio  sólo  están  definidos  el  número  de  períodos  y  las  fechas  de  inicio  y  de  fin  de
los  períodos  individuales.

Imagen 2.2 ­ Ejercicio Independiente de Calendario

Si  cada  ejercicio  de  una  variante  de  ejercicio  utiliza  el  mismo  número  de  períodos  y  los  períodos  contables  siempre  empiezan  y
terminan  el  mismo  día  del  año,  se  habla  de  una  variante  independiente  del  año.  Una  variante  de  ejercicio  independiente  del
año  se  puede  definir  del  siguiente  modo:

 Año  natural

 Independiente  de  calendario

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Si  el  ejercicio  se  define  como  año  natural,  los  períodos  contables  se  corresponden  con  los  meses  del  año.  Por  lo  tanto,  un
ejercicio  que  sea  un  año  natural  debe  tener  12  períodos  contables.

Si  el  ejercicio  se  define  como  independiente  de  calendario,  se  deben  definir  los  períodos  contables  asignando  fechas  de  fin
para  cada  período.  Un  ejercicio  independiente  de  calendario  puede  tener  entre  1  y  16  períodos  contables.  Si  el  ejercicio
divergente  no  empieza  el  1  de  enero,  los  períodos  del  año  pertenecientes  al  ejercicio  anterior  o  posterior  deben  poseer  un
indicador  ­1  o  1.

En  la  imagen  1.9.2  se  trata  del  año  2011  el  cual  comprende  parte  de  un  ejercicio  y  parte  de  otro.  Los  primeros  6  meses
corresponden  al  ejercicio  2010  y  los  últimos  6  meses  al  ejercicio  2011.

Para  configurar  los  periodos  del  ejercicio  2011  a  los  meses  de  enero  a  junio  los  marcamos  con  ­1  indicando  que  pertenecen  al
ejercicio  2010  y  los  meses  de  julio  a  diciembre  pertenecen  al  ejercicio  actual,  es  decir  2011.

Imagen 2.3 ­ Configuración de ejercicio independiente de calendario

En  la  carpeta  textos  simplemente  definimos  un  texto  para  cada  uno  de  los  periodos.  Si  hay  doce  periodos  se  puede  identificar
con  el  nombre  del  mes.  En  cambio,  si  tenemos  por  ejemplo,  dos  periodos  para  todo  el  ejercicio  se  podrían  nombrar  como
Bimestre  1  y  Bimestre  2.

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Imagen 2.4 ­ Textos de los periodos

        

En  caso  de  que  por  alguna  razón  en  particular,  fuera  necesario  crear  un  ejercicio  corto,  se  deberá  especificar  para  el  año  que
corresponda.  En  la  carpeta  de  ejercicios  cortos,  se  debe  definir  la  cantidad  de  periodos  que  tendrá  el  ejercicio  corto.  Por
supuesto  que  tiene  que  ser  un  número  menor  a  la  cantidad  de  periodos  definidos  en  la  variante.

Imagen 2.5 ­ Ejercicios Cortos

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3 | Asignar Variante a Sociedades

Después  de  la  creación  de  la  variante  se  deberá  asignar  la  misma  a  las  sociedades  que  correspondan.

Transacción OB37

>  IMG

|­>  Gestión  Financiera  (Nuevo)

|­>  Parametrizaciones  básicas  de  gestión  financiera  (nuevo)

|­>  Libros

|­>  Ejercicio  y  períodos  contables

|­>  Períodos  contables

|­>  Asignar  sociedad  a  una  variante  de  ejercicio.

Imagen 3.1 ­ Asignación de Variantes a Sociedad

        

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4 | Variante de Periodos Contables

Ya  conocemos  la  transacción  para  abrir  y  cerrar  los  periodos  contables.  Esta  transacción  no  se  hace  por  sociedad  sino  que
también  se  realiza  a  través  de  una  variante,  pero  en  este  caso  es  la  variante  de  periodos  contables.

Si  varias  sociedades  tienen  la  misma  variante  de  ejercicio  también  podemos  crearle  una  única  variante  de  periodos  contables,
de  esta  manera  podremos  abrir  y  cerrar  los  periodos  una  única  vez  y  será  valido  para  todas  las  sociedades  que  tengan
asignada  la  misma  variante  de  periodos,  sino  podemos  crear  una  variante  para  cada  sociedad  y  mantener  por  separado  la
apertura  y  cierre  de  periodos. 

Transacción SPRO

>  IMG

|­>  Gestión  Financiera  (Nuevo)

|­>  Parametrizaciones  básicas  de  gestión  financiera  (nuevo)

|­>  Libros

|­>  Ejercicio  y  períodos  contables

|­>  Períodos  Contables

|­>  Definir  variantes  para  períodos  contables  abiertos

|­>  Asignar  variantes  a  sociedad

Imagen 4.1 ­ Variante de Periodos

En  la  siguiente  imagen  vemos  la  transacción  OB52  que  permite  hacer  la  apertura  y  cierre  de  periodos  en  la  cual  podemos
visualizar  la  variante  de  periodo  que  hemos  definido  en  el  paso  anterior.

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Imagen 4.2 ­ Apertura y cierre de Periodos

Desde  la  transacción  OB52  se  pueden  abrir  y  cerrar  periodos,  si  varias  sociedades  tienen  la  misma  variante  de  periodos,  se
abrirán  y  cerraran  para  todas  al  mismo  tiempo.

 Tablas importantes

En  muchas  tablas  de  FI  el  ejercicio  es  un  dato  clave,  sobre  todo  si  esta  relacionado  con  tablas  de  documentos  ya  que  el
ejercicio  forma  parte  de  la  identificación  primaria  del  documento.

   BKPF

Es  la  tabla  de  cabecera  de  documentos.  El  ejercicio  se  identifica  con  el  campo  GJAHR  y  el  periodo  contable  es  el  campo
MONAT.

   BSEG

Es  la  tabla  de  posiciones  de  documentos.

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