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VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL
La valoración documental en archivo es el proceso de análisis que consiste en

identificar los valores investigativos, científicos, patrimoniales, históricos, culturales
y técnicos de la información registrada en los documentos. Es importante resaltar
que la valoración se aplica sobre la información contenida en los documentos no
sobre sus soportes.
Hay que tener presente que en este tema encontramos los valores primarios los
cuales hacen referencia a los usos e importancia que para el organismo productor
tienen los documentos, en conexión directa con el desempeño de sus funciones,
entre ellos están:
 Valor administrativo: Por la naturaleza de los archivos producidos en la administración
pública, este valor se encuentra en todos los documentos de archivo generados o
recibidos por una institución u oficina productora, en cumplimiento de sus funciones.
 Valor jurídico: Se trata de evaluar los usos que se pueden analizar en el sentido de
proteger los derechos civiles, jurídicos, de propiedad, entre otros, tanto para la misma
entidad productora como para los ciudadanos, cuyo derecho de libre acceso a la
información está consagrado en la Constitución Política.
 Valor legal: Hace referencia al alcance y contenido que pueden llegar a tener algunas
series documentales, como testimonio ante la ley, y como posible elemento material
probatorio en procesos judiciales que se inicien en contra de la entidad o en contra de una
persona natural o jurídica de derecho privado.
 Valor contable: Con este criterio se analiza la pertenencia de la información contenida en
los documentos de archivo, para aportar datos y evidencia del manejo de los recursos
públicos de una entidad en cuanto a sus gastos de funcionamiento e inversión, en el
marco de la ejecución de su presupuesto.
 Valor fiscal: Identifica la información de utilidad para el ejercicio de fiscalización sobre las
cuentas y movimientos económicos de la entidad, que podrían evidenciar la transparencia
en la ejecución presupuestal.
Valores secundarios: Analizan el posible uso y potencialidad que pueda llegar a

tener la información contenida en los documentos de archivo, para los usuarios
externos de la entidad o ente productor, para otras entidades, los investigadores,
ciudadanos, entre otros.
Entre ellos encontramos:
 Valor histórico: Consiste en apreciar y analizar el impacto que dicha información pueda
aportar en las generaciones futuras como testimonio de los hechos y acontecimientos del
pasado.
 Valor patrimonial: Patrimonio está relacionado históricamente con el concepto de
herencia, es decir que desde ese punto de vista se puede analizar que dentro los acervos
documentales de una institución pueden existir grupos de documentos con valores
patrimoniales, es decir, documentos que hacen parte del legado que será transferido a las
futuras generaciones de ciudadanos.
 Valor científico o investigativo: Se trata de identificar para cuales áreas del conocimiento
ya sea para las ciencias exactas como para las ciencias sociales y humanas reviste
interés la información contenida en los documentos.
 Valor cultural: su objetivo es identificar la información, hábitos y costumbres de grupos
sociales o culturales a lo largo del tiempo. Desde esta perspectiva, un documento posee
valor simbólico o cultural cuando manifiesta modo de ver y de sentir el mundo, por parte
de comunidades, grupos sociales e individuos.
También se encuentra las fases para la valoración documental:

 Identificación y clasificación
 Recopilación de información
 Descripción
 Análisis
Disposición final
Para elegir cual es la disposición final que le damos a nuestros documentos
debemos sustentar y justificar muy bien la información contenida en el mismo si es
para conservación total, selección o eliminación.
A continuación explicare como es el manejo adecuado con las historias clínicas la

cual es un expediente con carácter de reserva, en el que se registra el estado de
salud y procedimientos ejecutados por el equipo médico que presta la atención a
un paciente, los tiempos de retención para las historias clínicas son archivo de
gestión: es donde reposan las historias clínicas de los usuarios activos y de los
que no han utilizado el servicio durante los cinco años siguientes a la última
atención.
Archivo central: es donde reposan las historias de los usuarios que no volvieron a
usar el servicio, transcurridos cinco años desde la última atención.
.Archivo histórico: es a donde se transfieren las historias por su valor científico y
cultural los cuales deben ser conservadas permanentemente.
Es decir que deberían conservarse por un periodo de 20 años en total 5 años en
archivo de gestión y 15 años en el central.
En cuanto a su conservación los prestadores de servicio de salud pueden utilizar
medios físicos o técnicos como computadoras y medios magnéticos cuando se
considere conveniente.
Resolución 1995 de 1999, circular 2 de 1997, ley 594 del 2000.
Historias laborales: expediente que contiene varios tipos de documentos en el cual

se ubican los documentos que nacen o se relacionan entre la empresa y el
empleado, entre ellos encontramos: contrato laboral, documento de identificación,
hoja de vida, certificado de estudio y experiencia, soporte de afiliación a la
seguridad social, certificados médicos, memorandos, evidencias de vacaciones,
licencia entre otros.
Mientras el empleado sea parte de la empresa, la historia laboral tiene un valor
administrativo, legal y jurídico, cuando ya no trabaje más para la empresa solo
perderá el valor administrativo.
¿Cómo empresa cuando podría eliminar una historia laboral de un empleado?
Si haces parte de una entidad pública o privada con funciones públicas, esta debe
acogerse a los conceptos emitidos por el Archivo General de la Nación el cual nos
dice que el tiempo mínimo de conservación es de 80 años.
Código sustantivo del trabajo, decreto 1072 de 2015

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