Siete Claves

para la Excelencia Organizacional

Presupuestos más apretados…Tendencias económicas inciertas…Costos de mano de obra

en aumento…costo del combustible que se va a las nubes…y por cierto, la demanda de
los clientes en aumento son todas las razones por las que la necesidad de producción
eficiente y la satisfacción oportuna de pedidos es más importante que nunca.

Este documento analizará como la Excelencia 6. Capacidades y destrezas de la Gerencia

Organizacional es la clave para el éxito aún en tiempos 1 2 3
difíciles, guiando hacia una mayor prosperidad cuando 7. Motivación de la fuerza de trabajo
nuestro ambiente económico mejore. No es sólo el 1 2 3
equipo y el software, se trata de sólidos principios de 8. Metas de servicios a clientes
negocios y de cómo ahora es el momento de 1 2 3.
implementar estas ¡Siete Claves para la excelencia
Organizacional! Es muy común que incluso aquellas operaciones
altamente eficaces tienen oportunidades para mejorar y
Si usted evaluase sus distribuciones de operación ¿qué éstas a menudo están ocultas por sus fortalezas. Por
calificación obtendrían en las siguientes categorías? (1 = ejemplo, una empresa puede estar cumpliendo con sus
requiere mejorar, 2 = cumple con las expectativas, 3 = metas de servicio al cliente, pero no cumpliendo
excede las expectativas) objetivos de presupuesto, productividad o costo de
mano de obra.
1. Productividad, rendimiento y costo de mano de obra
1 2 3 Para alcanzar la Excelencia Organizacional, se debe
2. Mejores prácticas del sector prestar atención a varios factores que afectan aquellos
1 2 3 que gestionan y efectúan las tareas críticas de
3. Asociados entrenados en forma cruzada
distribución. Se debe hacer todos los esfuerzos para
1 2 3
4. Estado de ánimo, retención y reclutamiento habilitar a la Gerencia y a los asociados para que
1 2 3 triunfen, ya que su éxito es integral al éxito general de
5. Precisas métricas individuales de desempeño la empresa.
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Siete Claves para la Excelencia Organizacional

1. Desarrollo y Alistamiento
Organizacional
desafío para los asociados nuevos. El entrenamiento
Comience con el fin en mente. Para la mayoría de las
debe incluir algo más que atenerse a los procedimientos,
empresas, las operaciones de distribución han
evolucionado en el tiempo, más que debido a un diseño sino que también a la secuencia de tareas, y a la
organizacional. Esto es especialmente cierto para metodología para efectuar la tarea. Se debe desarrollar
empresas exitosas de rápido crecimiento; como tales, es los “Mejores Métodos” y compartirlos con todos los
común encontrar que muchos de los componentes asociados, aunque sean los de mejor o peor
básicos de diseño organizacional y de estructura, no rendimiento, o los nuevos. El entrenamiento debe ser
están presentes. Las razones de asociados a personal de efectuado por “entrenadores” calificados o por
gestión son altas; las descripciones de cargos no
supervisores de primera línea. El entrenamiento cruzado
existen; los organigramas tienen vacíos; la
documentación de procesos y procedimientos es de los asociados en otras operaciones le permitirá a la
insuficiente; los programas y políticas no se han Gerencia utilizar el talento disponible según se requiera,
documentado o comunicado; los programas de para el uso eficaz de las horas de mano de obra en la
entrenamiento y comunicación son inconsistentes. Un instalación. Tenga presente que los asociados tendrán
diseño organizacional adecuado y completo requiere que trabajar ocasionalmente en las operaciones en que
esfuerzo y alimentación de parte de varias partes
han recibido entrenamiento cruzado, de lo contrario
interesadas, incluyendo a operaciones, recursos
humanos y finanzas (para las políticas de pagos). Una perderán competencia.
vez que se haya desarrollado políticas y decisiones, la
comunicación eficaz multicanal es crítica. 4. Software de Gestión de Mano de Obra

2. Procesos Magros El seguimiento permite que las tareas se hagan. En

muchas empresas, el seguimiento de la productividad
Racionalice, simplifique y estandarice. Los procesos
sólidos son la base de una distribución eficiente. Muchas aún se hace con una planilla electrónica. Las métricas
empresas han adoptado las iniciativas “TQM”, “Lean” y más comunes de productividad son las unidades por
“Six Sigma”, pero independientemente del método de hora, el costo por unidad y las horas de mano de obra,
mejoramiento, los métodos ineficientes de trabajo y las directas/indirectas, por departamento y al nivel de la
actividades que no añaden valor deben ser minimizados instalación. Si bien estas métricas son adecuadas para
o eliminados. A medida que los sistemas y la medir el desempeño general, no efectúan seguimiento al
automatización se tornan más complicados, es esencial
desempeño o eficacia individuales, ni tampoco permiten
que los procesos continúen a evaluarse y a mejorarse.
Se debe comunicar las “Mejores Prácticas” a los el feedback de los individuos. Este nivel de visibilidad es
asociados, y ellas deben ser claras, concisas e imperativo para administrar eficazmente la mano de
internalizadas. Para aumentar el sentido de propiedad, obra. En el pasado, la recolección de datos para efectuar
considere llevar a cabo sesiones de lluvias de ideas con seguimiento al desempeño individual requería tiempo y
los asociados, supervisores y gerentes, para pedirles sus el seguimiento de la producción vía tarjetas de registro
ideas, muchas de las cuales no se conocería de otras
de tiempos, hojas de producción e informes. Sin
formas. También es importante documentar procesos y
procedimientos y crear guías de entrenamiento para embargo, los avances tecnológicos, especialmente de los
reforzar y educar las mejores prácticas. proveedores WMS, han reducido significativamente la
carga administrativa y han automatizado la recolección
3. Entrenamiento y Entrenamiento de datos. La mayoría de los proveedores WMS ofrece
Cruzado módulos de Software de Gestión de Mano de Obra (LMS)
que están integrados a sus WMS o a un ERP. Al tener los
Lleva 30 días establecer un hábito. De acuerdo, muchas informes detallados que entregan información individual
de las operaciones de hoy en los DC son simples y de desempeño, les permite a los gerentes intervenir y
sencillos (p.ej. descargar y cargar). Sin embargo, la ofrecerles entrenamiento o disciplina a los asociados de
tecnología usada en la selección puede representar un bajo desempeño, según sea el caso. Otro beneficio del

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seguimiento efectivo de la productividad es que la en una forma de arte perdida. La cantidad de tiempo
información se puede usar para planificar y equilibrar el invertida en el entrenamiento, tutoría, motivación y
personal por área operacional, haciendo el mejor uso de coaching de sus asociados es mínima. El establecimiento
los activos disponibles de mano de obra, en el de metas y las evaluaciones de desempeño se reservan
transcurso del día. para el proceso anual de revisión del desempeño. Los
gerentes deben liderar y necesitan tener contacto diario
5. Estándares de Mano de Obra con su gente; deben tener conocimientos de sus
operaciones al nivel de detalle de los procesos y de las
Todo el mundo necesita una meta. Los estándares de
condiciones óptimas de operación. Necesitan estar
mano de obra que contemplan múltiples variables son
comprometidos con el desempeño de sus asociados y
una herramienta objetiva para medir el desempeño eliminar los obstáculos para un desempeño exitoso.
individual o de equipos y son necesarios para reflejar en Deben haber sido entrenados en “destrezas blandas”,
forma precisa el contenido del trabajo en las
tales como técnicas de coaching y gestión del cambio.
operaciones de distribución. Al establecer las metas de Necesitan herramientas para el seguimiento eficaz del
desempeño, es importante que los asociados las desempeño y para la utilización de la mano de obra en
perciban como realistas, justas y precisas. Si no lo son,
la instalación. Necesitan que su desempeño esté
es frecuente que los asociados se desanimen, lo que
vinculado al desempeño de su gente.
afecta el estado de ánimo, la productividad y la
retención. El uso de estándares de múltiples variables 7. Motivación
permite que los estándares de mano de obra sean
“autoajustables” para responder a los inevitables Hay “1001 formas” de recompensar a las personas. Si
cambios a la mezcla de productos, slotting de productos desea crear un ambiente de alto desempeño, tendrá que
o viajes. proporcionar múltiples formas de motivación, ya que no
todas las personas se ven influenciadas de la misma
Hay varios métodos para desarrollar estándares, forma. Es típico en la gente que despliegue el máximo
incluyendo los estudios de tiempo y movimiento, MOST esfuerzo cuando hay “algo para mí”. Las tres principales
y master standard data (MSD). Hay razones a favor y en formas de motivación incluyen el reconocimiento, las
contra de cada método, pero el resultado es el mismo: recompensas y los incentivos y son más eficaces cuando
minutos estándares permitidos (SMA). Éstos son una se usan todos juntos. Los programas de reconocimiento
medición de tiempo para las tareas que se está pueden ser públicos o personales, pero requieren la
ejecutando, la meta estándar en tiempo para la interacción personal entre la Gerencia y el asociado.
operación. Al desarrollar estándares precisos y justos, se Esto puede ser un “palmetazo en la espalda” o ser
puede establecer una meta de desempeño en toda la reconocido en una reunión. Los programas de
instalación: 100% de Desempeño. recompensas pueden ser individuales o por equipos y a
menudo se caracterizan por regalos, sorteos, entradas o
6. Destrezas de Liderazgo almuerzos patrocinados por la empresa. Los programas
de incentivos normalmente proveen sus propios fondos,
No se limite a administrar, HAGA COACHING La mayoría
en el sentido de que los ahorros de mano de obra
de los gerentes y supervisores ha sido entrenada para
administrar las tareas requeridas y para resolver los generados por el aumento de productividad exceden de
los pagos por incentivos, creando una situación de flujo
problemas que ocurren en forma reactiva. Sin embargo,
muchos gerentes no están bien equipados para positivo de caja.
LIDERAR. Muchas horas del día se gastan en el
seguimiento del estatus de pedidos o de olas, en
reuniones y en contestar mensajes de correo
electrónico, todo ello desde la comodidad de sus
oficinas. “La presencia en el patio” se está convirtiendo

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Siete Claves para la Excelencia Organizacional

En resumen, la Excelencia Organizacional Los ahorros potenciales de mano de obra son

requiere enfocarse en las siguientes áreas clave: significativos, a menudo en el rango de varios
millones de dólares. El cambio cultural que se
1. Desarrollo y alistamiento organizacional lleva a cabo, asociados de alto desempeño con
actitudes positivas, afectará a muchas facetas de
2. Procesos magros
la organización. Para alcanzar la Excelencia
3. Entrenamiento y entrenamiento cruzado Organizacional, enfóquese en las claves.

4. Software de gestión de la mano de obra

5. Estándares de mano de obra

6. Destrezas de liderazgo

7. Motivación

Los beneficios que se puede obtener al alcanzar la

Excelencia Organizacional:

Mayor productividad (30 - 50% con incentivos)

Menor costo de mano de obra (25 – 40%) incluyendo

menos tiempo extra y personal temporal

Visibilidad para la Gerencia del desempeño de los

asociados y de la efectividad general

Mayor capacidad operativa y volumen de rendimiento

Mejor estado de ánimo, retención y efectividad del

reclutamiento

Mayor eficacia de la Gerencia; conocimientos y

herramientas

Fuerza de trabajo motivada y enfocada en el

desempeño

Mayores niveles de servicio al cliente

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