CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

MP-750 – V0

1. PROPÓSITO Y ALCANCE

Describe la manera en la que se controla la información documentada dentro del alcance del
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de CETRAK, aplicado a toda la documentación del
SGC.

2. RESPONSABLE(S) DE LA GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO

GGE Gerencia General

GOP Gerencia de Operaciones
CSG Coordinador del SGC
Personal de CETRAK

3. REFERENCIAS

• ISO 9000:2015 Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario

• ISO 9001:2015 Sistemas de gestión de la calidad Requisitos (7.5 Control de la
información documentada)

4. DEFINICIONES

• Anexo: Información que se agrega al cuerpo principal de un documento para aclarar,

complementar o mostrar adicionalmente, ejemplo: tablas, diagramas, flujogramas,
planos, etc.

• Confidencialidad: propiedad que determina que la información no esté disponible ni

sea revelada a individuos, entidades o procesos no autorizados.

• Copia Controlada: Son copias de documentos que forman parte del Sistema de
Gestión de la Calidad, debidamente liberados.

• Copia No Controlada: Es todo documento del Sistema de Gestión de la Calidad que

puede ser distribuido sólo con fines informativos, habitualmente impreso o descargado
de la intranet, claramente identificado con la denominación “COPIA NO
CONTROLADA”.

• Datos: Hechos sobre un objeto.

• Documento: Información y el medio en el que está contenida.

• Documento Externo: Información generada por fuentes externas, que no es propiedad

intelectual de CETRAK.

• Documento Interno: Información que se elabora dentro de CETRAK y que es de

propiedad de la misma, como ser: Reglamentos, Manuales de Procedimientos,
Resoluciones, Registros y otros documentos propios de CETRAK.

• Fichas de Caracterización de Procesos: Documento que describe elementos

necesarios para el proceso como ser: subprocesos, actividades, entradas y resultados,
productos/servicios, líder del proceso, entre otros elementos.

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• Información: Datos que poseen significado.

• Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y

mantener, y el medio que la contiene.

• Integridad: Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los activos.

• Intranet: Plataforma informática para facilitar la comunicación, uso y resguardo de

información de CETRAK.

• Líder de Proceso: Persona que asegura el cumplimiento y conformidad de la ficha de

caracterización de procesos.

• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

• Reglamento: Es un documento que especifica normas para regular todas las

actividades de una organización.

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades realizadas. Un formulario es el formato de un registro con espacios o
campos complementados (datos fijos o comunes) y otros en blanco (datos variables) en
los que se demandan datos específicos a complementar, por ejemplo: Nombre, fecha,
monto, cifras, datos, actividad o trabajo realizado, firma, etc.

• Subproceso: Parte o componente de un proceso. Se usa cuando se necesita

segmentar un proceso.

• Tarea: Corresponde a una ejecución de acciones puntuales. Se caracteriza por

describir a manera de pasos o acciones para cumplir con una actividad.

5. DESCRIPCIÓN

5.1. Clasificación de la información documentada

a) La información documentada aplicada en CETRAK puede de origen interno y

externo, clasificándose del siguiente modo:

• Documentos.
• Registros.

5.2. Creación y actualización

a) Al crear y actualizar la información documentada, se debe tomar en cuenta los

siguientes aspectos:

1. La identificación y descripción (por ejemplo, titulo, fecha o número de

referencia);
2. El formato (por ejemplo, idioma, gráficos) y los medios de soporte (por
ejemplo, papel, electrónico); y

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3. La revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

5.2.1. Identificación y descripción.

a) La identificación y descripción de la información documentada interna, se realiza

tomando en cuenta las siguientes consideraciones:

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO

Representa a los procesos documentados
operativos:
Fichas de • Estratégicos
caracterización de P-XXX
• Misionales o sustantivos
Procesos
• De apoyo
• Evaluación
Manual de XXX = número correlativo de procedimiento
MP-XXX
procedimientos
DE- DE = Documento externo
Documentos externos
XXXXX XXXXX = Número correlativo
R-XXXX R = Registro; XXXX= correlativo
Registros/Formularios RE-XXXX RE= Registro externo; XXXX= número
correlativo

5.2.2. Formato.

a) En el cuadro siguiente se determina de manera general las especificaciones de

formato que debe cumplir la información documentada:
ESPECIFICACIÓN DEL
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
FORMATO
MEDIO DE SOPORTE Se consideran dos tipos de soporte para la información
documentada: a) impresa y b) digital.
IDIOMA El idioma oficial aplicado en la información documentada interna
es el español. Sin embargo, debido a que las operaciones
comerciales o técnicas aplican terminología en inglés, se
considera como segundo idioma en la información documentada
que sea pertinente.
TAMAÑO Y TIPO DE El texto de todo documento se debe elaborar en letra Arial
LETRA tamaño 11. En caso de cuadros y tablas se puede reducir la
letra hasta un número en que los textos y/o cifras se mantengan
legibles.
TRAZABILIDAD DEL Para la trazabilidad, se debe identificar la versión, la fecha de su
DOCUMENTO aprobación y la resolución que los aprobó (en los casos que
corresponda).

5.2.3. Revisión y aprobación

a) CETRAK aprueba la adecuación y la emisión de los documentos del SGC, una

vez que se haya procedido con la revisión.

b) Para que un documento quede aprobado, el GGE, firma el documento a la

primera página.

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Política 1. Previa aprobación de un documento, el GGE en coordinación con

el o los responsables del documento revisan y asegurarán que el mismo no
generé incompatibilidad o incoherencia con otros documentos del SGC.

Política 2. Ningún documento en desarrollo podrá ser aprobado sin antes

haber asegurado la implantación de decisiones consecuentes y/o
recomendaciones del GGE.

c) Para la difusión y asegurar que la información documentada esté disponible, se

coordina con el coordinador del SGC, la publicación de los Documento en el
sistema Dropbox de CETRAK.

5.3. Control de la información documentada

a) La información documentada requerida por el Sistema de Gestión de la Calidad de

CETRAK y por la Norma ISO 9001:2015 se controla asegurando que:

1. Esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite;

2. Esté protegida adecuadamente (entre otros: contra pérdida de la
confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad).

b) Para el control de la información documentada, se debe abordar las siguientes

actividades, según corresponda:

1. Distribución, acceso, recuperación y uso;

2. Almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
3. Control de cambios (por ejemplo, control de versión);
4. Conservación y disposición.

c) La información documentada de origen externo, que CETRAK determina como

necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la Calidad, se
debe identificar, según sea apropiado, y controlar.

d) La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe

protegerse contra modificaciones no intencionadas.

REQUISITO PARA
EL CONTROL DE LA ESPECIFICACIONES PARA ASEGURAR EL CONTROL DE LA
INFORMACIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA
DOCUMENTADA
Disponibilidad e - Toda la información documentada del Sistema de Gestión de la
idoneidad para el uso Calidad se mantiene en la intranet. Los usuarios acceden a ella
a través de link dispuesto en cada equipo y/o acceso directo
creado en cada equipo informático.
- La información documentada relacionada con la planificación,
verificación y mejora (PVE del ciclo PHVA) se conserva en la
intranet, según corresponda.
Protección contra la - Confidencialidad.
pérdida de - Se aplicarán criterios de acceso a la información
confidencialidad, uso documentada según el puesto, cargo y grado de
inadecuado o pérdida responsabilidad asignada al personal.

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REQUISITO PARA
EL CONTROL DE LA ESPECIFICACIONES PARA ASEGURAR EL CONTROL DE LA
INFORMACIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA
DOCUMENTADA
de integridad. - Uso inadecuado.
- Todo el personal de CETRAK conoce y asegura la
confidencialidad y uso adecuado de la información
documentada a la que acceden.
- Integridad.
- Cada responsable de área debe asegurar el cumplimiento
de las políticas de “backups” de la información
documentada digital.
- Regularmente, por determinación del GGE, se puede
realizar la aplicación de actividades de control de calidad
para asegurar la pertinencia de la información documentada
disponible en las diferentes bases de datos y archivos
físicos.
Distribución - La distribución de la información documentada se facilita
mediante su publicación en la Intranet. Según determinación del
Gerente y/o a solicitud del coordinador del SGC se hará entrega
de copias de los documentos impresos mediante instructivo.
Acceso - El acceso a la información documentada digital se realiza
mediante la asignación de los permisos correspondientes.
- Todo el personal puede acceder a información relacionada a su
función o responsabilidad asignada.
Recuperación - Para la recuperación de la información documentada, digital e
impresa, se siguen los criterios de trazabilidad determinados y/o
el orden cronológico de archivo con el que se mantiene y
conserva la información documentada.
Uso - El uso de la información documentada se describe en cada
ficha de proceso, Manuales de Procedimientos o Instructivos.
Asimismo, para prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos se ha dispuesto eliminar los documentos obsoletos,
salvo el backup de resguardo del Coordinador del SGC. Para la
información documentada impresa, se optará por identificar al
documento con un sello de “OBSOLETO” en la primera página.
- Toda copia de información documentada del Sistema de
Gestión de la Calidad que sale fuera de CETRAK sin
autorización o liberación apropiada será considerado como
documento no controlado salvo determinación distinta de la
Gerencia General.
Almacenamiento y - El almacenamiento de la información documentada en soporte
preservación. digital se debe realizar en: los servidores y equipos
informáticos, como en las bases de datos relacionados con los
sistemas informáticos de soporte a la operación: intranet y otros
sistemas de CETRAK. Para su almacenamiento, protección y
acceso para consulta se aplican las directrices establecidas en
la Unidad de Sistemas.
- El almacenamiento de la información documentada impresa
toma en cuenta: a) archivos temporales (en cada área o unidad
organizacional) y b) archivo definitivo.

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REQUISITO PARA
EL CONTROL DE LA ESPECIFICACIONES PARA ASEGURAR EL CONTROL DE LA
INFORMACIÓN INFORMACIÓN DOCUMENTADA
DOCUMENTADA
- En cada área o unidad organizacional de CETRAK se tienen
dispuestos los muebles y archiveros específicos.
- El personal de CETRAK es responsable de notificar cualquier
problema de legibilidad de los documentos vigentes en la
intranet y notificar cualquier observación al CSG o Jefatura.
- Para la preservación de la información documentada digital
deben generarse backups, aplicando criterios de seguridad de
la información.
- Para la preservación de la información documentada impresa se
consideran los controles de acceso y/o permisos a las oficinas,
estantes y otras áreas de archivo en CETRAK.
Control de cambios - La descripción de los cambios y el estado de revisión actual de
(estado de la versión) la información documentada se debe registrar en el cuadro de
“historia de revisiones”.
- El control y seguimiento de la versión y vigencia de la
información documentada se debe registrar en la Lista Maestra
de Información Documentada.
Conservación - La información documentada se debe conservar
indefinidamente, salvo instrucción diferente del Gerente
General.
Disposición - Cada Responsable de Área puede determinar la disposición de
la información documentada, tomando como base criterios
legales o normativos aplicables.

5.4. Identificación y control de la información documentada externa

a) Los documentos externos se identifican en la R-001 Lista maestra de información

documentada.

b) Cada Dirección de Área es responsable de identificar cuáles son los documentos

externos que aplican y solicitar su inclusión en la R-001 Lista maestra de
información documentada.

6. HISTORIA DE REVISIONES

Versión Fecha de aprobación

Descripción de los Cambios
revisada de la nueva versión
- Edición inicial 5 de febrero de 2018

7. ANEXOS

• R-001 Lista maestra de Información Documentada.

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ANEXO I

LISTA MAESTRA DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA

R-001 - V.0

Fecha de
actualización:

NOMBRE ÁREA/
CÓDIGO VERSION
(DOCUMENTOS / REGISTRO) UNIDAD
DOCUMENTOS PRINCIPALES DEL SGC

REGISTROS REQUISITO DE LA NORMA

PROCEDIMIENTOS GENÉRICOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y REGLAMENTOS

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