Informe Final v10.2 PDF

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

PROGRAMA DE PRÁCTICAS ESTUDIANTILES
EN LA COMUNIDAD -PROPEC-
PRÁCTICA PROFESIONAL DE CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA
AUDITORÍA EXTERNA CON ÉNFASIS EN LA EVALUACIÓN DE CONTROL

INTERNO Y SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES 2016, EFECTUADAS A
LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE SANTA ROSA,
MINISTERIO DE EDUCACIÓN, GUATEMALA
INFORME FINAL
Guatemala, noviembre 2018

INFORME FINAL
REVISADO Y APROBADO POR:
Lic. Víctor Mariano Alvarez Chávez

DOCENTE SUPERVISOR
INFORME FINAL
Docente supervisor:
Lic. Víctor Mariano Alvarez Chávez
Elaborado por:
Nombres y apellidos No. Carné

Andrea Daniela Quiquivix Orozco 201504665
José David López Gálvez 201504671
Rony Alexander Vicente Gonzales 201504701
Andrea Virginia Aguilar Ramírez 201504702
Marlyn Jossely Rodas Gómez 201504714
Nely Estefany Waleska Pelicó Xiloj 201504718
José Carlos Hernández González 201504728
Jaquelin Susana Hernández Aguilar 201504757
Ericka Magdalena Tello López 201504763
Marlyn Xiomara Palacios García 201504766
Bryan Eduardo Sandoval Guitron 201504785
Dayra Melissa Cadenas Alebón 201504796
Deymy Kennedy de León Xiloj 201504800
Ángel Antonio Vásquez Cabrera 201504805
Estuardo Rolando Franco Eguizábal 201504809
Andrea María Girón de León 201504810
Susana Raquel Itzep Orozco 201504814
Ana Lucía Miranda Paz 201504815
Paula Daniela Alvizures Yocuté 201504826
Laura María Medrano Villatoro 201504831

José Enrique Barrios Silvestre 201504834

Edson Adonías Mejía Cap 201504836
Diana Karina Monterroso de Paz 201504841
Brayan Salvador Escobar Pos 201504854
Flora Julissa Velásquez García 201504865
Vinicio Oswaldo Bal Chex 201504866
Darwin Jhonnatan Ríos Flores 201504879
Celia Adelina Monchez Belloso 201504881
Roberto Adolfo Velásquez Peche 201504884
Jorge Daniel Chávez Yax 201504894
Darlin Gabriela Ramos Ramírez 201504905
María Fernanda Morales Lorenzo 201504926
Tito Moisés Pérez Orózco 201504932
Vilma Lisbeth Méndez Santos 201504933
Cermenio Tum Martirez 201504939
Jennifer Carolina Hernández Garrido 201504953
Kevin Alexander Chávez Posadas 201504954
Víctor Alexander Herrera Ortega 201504961
Lorena Tamilee Tzoc Rodríguez 201504965
Madelyn Naomy Hernández Díaz 201504966
Diego Alejandro Mendoza Lotán 201504994
Eswin Alberto Us Culajay 201505002
Walter Gabriel González Cuellar 201505016
Flor de María García Arriola 201505019
José Pablo Esquite Sánchez 201505005
Karen Andrea Palma Cruz 201505025
Giuseppe Méndez Paul 201505049
Ana Cindy Karina Tum Hernández 201505052
Ana Gabriela Guzmán Mejía 201505058
Luis Alberto Marroquín Sandoval 201505063
ÍNDICE
Página
INTRODUCCIÓN i
CAPÍTULO I
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE SANTA
ROSA
1.1 Antecedentes históricos y legales de su creación 4
1.2 Funciones 6
1.3 Políticas 9
1.4 Misión 10
1.5 Visión 10
1.6 Estructura organizacional 11
1.6.1 Organigrama de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa 11
1.6.2 Definición de la Estructura Organizacional de la Dirección Departamental de
Educación de Santa Rosa 13
1.7 Áreas y municipios de su jurisdicción y número de estudiantes que atienden 18
1.7.1 Áreas y municipios 18
1.7.2 Estudiantes y establecimientos 21
1.8 Presupuesto 22
1.9 Aspectos financieros y de gestión 23
1.10. Leyes, reglamentos normativos y otros aplicables 26
1.10.1 Constitución Política de la República de Guatemala. 27

Página
1.10.2 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 12-91, Ley de
Educación Nacional 27
1.10.3 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 57-92 Ley de
Contrataciones del Estado 27
1.10.4 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 1748, Ley de Servicio
Civil 28
1.10.5 Organismo Ejecutivo, Acuerdo Gubernativo No. 165-96, Creación de las
Direcciones Departamentales de Educación 28
1.10.6 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 101-97, Ley Orgánica
del Presupuesto 28
1.10.7 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 1291-2008, Normas de
Organización Interna de las Direcciones Departamentales 29
1.10.8 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 2409-2010, Reglamento
Interno de las Direcciones Departamentales de Educación 29
1.10.9 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 1565-2011, Manual de
Funciones, Organización y Puestos 29
1.10.10 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 3409-2011, Políticas
Educativas del País 30

Página
CAPÍTULO II
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO EN LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS DE LA DIRECCIÓN
DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE SANTA ROSA
2.1 Área Administrativa 31
2.1.1 Unidad de Adquisiciones 31
2.1.2 Unidad de Inventarios 41
2.1.3 Unidad de Almacén 48
2.1.4 Unidad de Servicios Generales 57
2.1.5 Sección de Recursos Humanos 68
2.1.6 Unidad de Informática 75
2.1.7 Unidad de Asesoría Jurídica 81
2.1.8. Unidad de Atención al Público 86
2.2 Área Financiera 90
2.2.1 Unidad de Análisis Documental 90
2.2.2 Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario 98
2.2.3 Unidad de Operaciones de Caja 109
CAPÍTULO III
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
3.1 Deficiencias detectadas en las unidades administrativas y financieras 115

Página
CAPÍTULO IV
SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DEL 2016,
EFECTUADAS A LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE
EDUCACIÓN DE SANTA ROSA
4.1 Antecedentes estudio 2016 133
4.2 Objetivo general 134
4.3 Alcance y período del estudio 134
4.4 Detalle de las recomendaciones 134
4.5 Resultados 142
4.5.1 Recomendaciones cumplidas 142
4.5.2 Recomendaciones no cumplidas 145
4.5.3 Recomendaciones parcialmente cumplidas 146
4.5.4 Recomendaciones no aplicables 149
BIBLIOGRAFÍA 152
ÍNDICE DE TABLAS
Página
Tabla 1
Municipios atendidos por área, 2018 19
Tabla 2
Cantidad de alumnos por nivel y sector, 2018 21
Tabla 3
Cantidad de establecimientos por nivel y sector, 2018 22
Tabla 4
Eventos en proceso 2018 35
Tabla 5
Compras realizadas de enero a junio 2018 36
Tabla 6
Adiciones realizadas al inventario del 01 de enero al 30 de junio de 2018 46
Tabla 7
Muestreo de Tarjetas de Responsabilidad 47
Tabla 8
Productos recibidos por Almacén del 1 de enero al 30 de junio 2018 51
Tabla 9
Muestra de actualización de tarjeta kardex 52
Tabla 10
Consumo de cupones de combustible de Q.50.00, primer semestre 2018 66

Página
Tabla 11
Consumo de cupones de combustible de Q100.00, primer semestre 2018 67
Tabla 12
Inventario de equipo entregado por la Unidad de Informática a las distintas unidades 78
Tabla 13
Reporte de servicios prestados por la unidad de Informática 80
Tabla 14
Información procesada en la Unidad de Atención al Público, del 01 de enero al 30 de

89
junio 2018
Tabla 15
Cantidad mensual de expedientes recibidos 98
Tabla 16
Presupuesto de egresos 2018 101
Tabla 17
Modificaciones al presupuesto 2018 103
Tabla 18
Solicitud de modificación presupuestaria 104
Tabla 19
Solicitud de disponibilidad presupuestaria para el gasto de hojas móviles 106
Tabla 20
Promedio ponderado de avance físico presupuestario por programa de educación y
alimentación escolar 107

Página
Tabla 21
Promedio ponderado de avance financiero presupuestario de programas de educación y
alimentación escolar 108
Tabla 22
Seguimiento a las recomendaciones del año 2016 150

ÍNDICE DE FIGURAS
Página
Figura 1
Organigrama de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa 12
Figura 2
Municipios distribuidos por área 20
Figura 3
Procedimiento de compras 40
Figura 4
Porcentaje de despachos realizados a cada unidad del 1 de enero al 30 de junio de 2018 54
Figura 5
Resguardo incorrecto de la documentación generada 56
Figura 6
Proceso de asignación de vehículos para comisiones 61
Figura 7
Proceso de cálculo, solicitud y autorización de combustible 65
Figura 8
Proceso de reclutamiento y selección de personal administrativo 73
Figura 9
Proceso de recepción de documentos 88
Figura 10
Seguimiento a las recomendaciones del año 2016 149

INTRODUCCIÓN
El programa de Prácticas Estudiantiles en la Comunidad –PROPEC- de la Facultad de Ciencias
Económicas de la Universidad de San Carlos de Guatemala, promueve que se realicen actividades
esencialmente cognoscitivas, aplicativas y formativas, que tiene por objetivo que el estudiante
aplique los conocimientos técnicos y habilidades a la interpretación y explicación de fenómenos
vinculados con la realidad nacional, así como casos propios de la profesión y contribuir con
propuestas de soluciones.
El presente informe es el resultado de la Auditoria Externa con énfasis en la Evaluación de
Control Interno y Seguimiento a las Recomendaciones 2016 efectuada en la Dirección
Departamental de Educación de Santa Rosa. El objetivo principal es que los estudiantes del octavo
semestre de la carrera de Contaduría Pública y Auditoria apliquen los conocimientos adquiridos
en el transcurso de la carrera. Para realizar dicha evaluación se utilizaron técnicas de auditoria y
técnicas de investigación como: cuestionario, observación y entrevista, con el fin de obtener
información útil para el proceso de evaluación.
Para la elaboración de este informe, el grupo número 10 de la Práctica Profesional de
Contaduría Pública y Auditoría realizó una visita preliminar y una de campo a la Dirección
Departamental de Santa Rosa; en la primera visita se obtuvo conocimiento del entorno de la
entidad, las funciones de cada sección y unidad, estructura organizacional y aspectos generales;
en la segunda visita se evaluó el Control Interno, utilizando instrumentos y técnicas de auditoría
como las siguientes: observación, indagación, cuestionarios de control interno, narrativas de
procedimientos y pruebas de cumplimiento.

Como resultado de la Evaluación de Control Interno, se obtuvo la información necesaria para
establecer las áreas de mejora y realizar recomendaciones a la Dirección Departamental, para
fortalecer los procedimientos administrativos y financieros y lograr el cumplimiento de sus
objetivos y metas.
El presente informe está integrado por cuatro capítulos, de los cuales se presenta a
continuación una breve descripción:
Capítulo I: Contiene los aspectos generales de la Dirección Departamental, como los
antecedentes históricos y legales de su creación, funciones, misión, visión, estructura
organizacional, áreas y municipios que son supervisados y número de estudiantes que atienden,
así mismo contiene el presupuesto asignado, aspectos financieros y gestión, leyes, reglamentos y
normativos aplicables.
Capítulo II: Contiene una descripción de la Evaluación de Control Interno realizada en las áreas
Administrativa y Financiera de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa; la
evaluación del área Administrativa contiene las unidades de: Adquisiciones, Inventario, Almacén,
Servicios Generales, Informática, Asesoría Jurídica, Atención al Público y la sección de Recursos
Humanos; en el área Financiera se evaluaron las unidades de: Análisis Documental, Registro y
Seguimiento Presupuestario y Operaciones de Caja.
ii
Capítulo III: Presenta los resultados de la Evaluación de Control Interno de la Dirección
Departamental de Educación de Santa Rosa, describiendo los hallazgos encontrados en las
unidades evaluadas, los cuales se integran por: condición, criterios, causa, efecto y recomendación.
Capítulo IV: Se desarrolla el seguimiento a las recomendaciones realizadas en 2016 a la
Dirección Departamental, partiendo de los antecedentes del estudio efectuado, además se establece
el objetivo general y alcance del seguimiento, por último, detalla las recomendaciones y si estas
fueron cumplidas, parcialmente cumplidas, no cumplidas o no aplicables.
iii
CAPÍTULO I
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE SANTA ROSA
La Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, es la entidad creada con el fin de
aumentar el alcance en la prestación de servicios educativos en el departamento, para llevar a cabo
las políticas educativas y promover el desarrollo académico de la población. Se encuentra ubicada
en 4ta. Calle 2-55 zona 4, Barrio El Llanito, Cuilapa, Santa Rosa.
Es una Dirección, tipo B o mediana, de acuerdo con lo indicado en las Normas de Organización
Interna de las Direcciones Departamentales de Educación, en su artículo 5. Tipología y
Clasificación de las Direcciones Departamentales de Educación, normas establecidas por el
Ministerio de Educación en Acuerdo Ministerial 1291-2008.
La Dirección está a cargo de un Director, que depende directamente del Despacho Ministerial,
se apoya en las respectivas Direcciones Técnicas Regionales y en las Direcciones Generales del
ramo que corresponda. (Acuerdo Gubernativo 165-96).
Los objetivos que la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa persigue, se dividen
en generales y específico. (Portal DIDEDUC de Santa Rosa). Entre los objetivos generales se
identifican los siguientes:
a) Efectuar las políticas, programas y estrategias educativas nacionales del Ministerio de
Educación a nivel departamental.

3
b) Mejorar la calidad y ampliar la cobertura del sistema educativo en su ámbito territorial,
planificando la ejecución de programas y proyectos.
c) Desconcentrar y descentralizar el proceso educativo.
Objetivos específicos (Portal de DIDEDUC de Santa Rosa):
a) Constituirse en el canal idóneo entre la comunidad educativa del departamento y el Ministerio
de Educación, para atender y resolver los problemas y necesidades planteadas.
b) Administrar racionalmente los recursos humanos, materiales y financieros asignados al
departamento, planificando y programando su utilización en función de las necesidades
prioritarias en materia educativa.
c) Monitorear y evaluar permanentemente la calidad de la educación y del rendimiento escolar,
aplicando los correctivos y metodologías adecuadas para el mejoramiento educativo.
d) Prestar servicios técnicos y administrativos a la comunidad educativa del departamento,
desarrollando sistemas, métodos y procedimientos de trabajo que permitan actuar con
eficiencia y eficacia.
e) Desarrollar sistemas y procedimientos de trabajo que permitan modificar las acciones en
materia de administración escolar, para la adecuada prestación de los servicios.
f) Lograr la participación de todos los sectores involucrados en el proceso educativo, mejorar la
educación con calidad y equidad y Fortalecer el recurso humano docente, técnico,
administrativo y de servicio.
4
1.1 Antecedentes históricos y legales de su creación
Según el Ministerio de Educación, los antecedentes históricos de la Dirección Departamental
de Educación de Santa Rosa inician en 1986, diez años antes de su creación; cuando se establece
la regionalización de los servicios educativos prestados por el Ministerio y es a través del Decreto
Legislativo No. 70-86 del 9 de diciembre de 1986, que las autoridades acuerdan la regionalización
educativa, creando así ocho direcciones regionales, en las cuales se agruparon los 22
departamentos, de acuerdo a lo establecido en el Acuerdo Ministerial No. 1004 del 5 de agosto de
1987 (Lau, 1999, p.14).
Las Direcciones Regionales llevaron a cabo su labor durante aproximadamente diez años, pero
el servicio administrativo aún quedaba lejano a algunos departamentos y las decisiones siempre
eran tomadas en el Despacho Ministerial. Es decir, que no existía mayor avance en la prestación
de los servicios educativos.
En 1996, el Ministerio de Educación determinó la necesidad de una estructura amplia y
extendida, para permitir una mejor capacidad de ejecución de las funciones educativas; por lo que
a través del Acuerdo Gubernativo No. 165-96 del 21 de mayo de ese año, se crean las Direcciones
Departamentales de Educación, entre ellas la DIDEDUC de Santa Rosa, más cercana a la población
y con un ámbito de acción más reducido, según Guillermo Lau (1999): “para dar mayor celeridad
a los asuntos administrativos, atención adecuada a los usuarios y comunicación constante” (p.15).
5
El primer Director de la Dirección Departamental de Santa Rosa, elegido por medio de un
proceso de convocatoria, fue el Lic. José Luis Chacón Arroyo, quien por problemas de salud fallece
a principios de 1997. Durante 1998 y 1999, la Dirección Departamental de Educación fue
conociendo su entorno e identificando las necesidades de los docentes, padres de familia y
alumnos.
El 8 de agosto de 2008 fue publicado en el Diario Oficial de Centroamérica, el Acuerdo
Ministerial 1291-2008 en donde se establecen las Normas de Organización Interna de las
Direcciones Departamentales de Educación, con el objetivo de mejorar los servicios en los
departamentos.
La Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, actúa bajo la rectoría y autoridad del
Ministerio de Educación por ser un ente que resulta de la descentralización en dicho Ministerio.
Derivado de ello, se concibe como el órgano encargado de planificar, dirigir, coordinar y
ejecutar las acciones educativas del departamento para el cual fue creada; buscando mejorar
cuantitativa y cualitativamente el sistema educativo a nivel departamental mediante la
participación constante y a través de todos los sectores involucrados; básicamente es el ente
encargado de llevar a cabo las funciones que tiene a su cargo el Ministerio de Educación en el
departamento de Santa Rosa.

6
1.2 Funciones
Según se menciona en el Acuerdo Gubernativo 165-96, Creación de las Direcciones
Departamentales de Educación, corresponde a la Dirección Departamental de Educación de Santa
Rosa, las siguientes funciones:
a) Coordinar la ejecución de las políticas y estrategias educativas nacionales en el ámbito
departamental correspondiente, adaptándolas a las características y necesidades de su
jurisdicción;
b) Planificar las acciones educativas en el ámbito de su jurisdicción, en función de la
identificación de necesidades locales;
c) Programar los recursos financieros, materiales y humanos necesarios para el cumplimiento de
los planes y programas educativos departamentales;
d) Programar la construcción, mantenimiento y reparación de infraestructura física educativa y
velar por su adecuada ejecución;
e) Promover, coordinar y apoyar los diversos programas y modalidades educativas que funcionan
en su jurisdicción, buscando la ampliación de la cobertura educativa, el mejoramiento de la
calidad de la educación y la eficiencia administrativa;
f) Llevar a cabo las acciones que les correspondan en la adquisición y entrega de los bienes objeto
de los programas de apoyo establecidos por el Ministerio de Educación;
g) Coordinar la ejecución de las acciones de adecuación, desarrollo y evaluación curricular de
conformidad con las políticas educativas nacionales vigentes y según las características y
necesidades locales;
7
h) Evaluar la calidad de la educación y rendimiento escolar en el departamento correspondiente
y apoyar acciones en esta materia dirigidas por el nivel central del Ministerio;
i) Programar y ejecutar acciones de capacitación del personal docente y de otro bajo su
jurisdicción;
j) Apoyar el diseño, programación y realización de investigaciones educativas departamentales
y apoyar el desarrollo de investigaciones y estudios a nivel regional o nacional;
k) Efectuar o supervisar la ejecución de acciones de evaluación institucional para fortalecer la
gestión técnica y administrativa del sistema educativo en el ámbito departamental;
l) Formular el anteproyecto de presupuesto de conformidad con las políticas, normas y
lineamientos dictados por el nivel central del Ministerio;
m) Ejecutar y evaluar la ejecución de los recursos financieros asignados al departamento,
verificando la correcta utilización de estos, de conformidad con la ley y las políticas, normas
y lineamientos dictados por el nivel central del Ministerio;
n) Designar a personal interino, aprobar la concesión de licencias, traslados y permutas, aplicar
los procedimientos legales del régimen disciplinario y otras acciones de personal, cuando
corresponda de conformidad con la ley, todo al tenor de los lineamientos establecidos por el
Ministerio de Educación y lo que establezcan las disposiciones legales;
o) Ejecutar y verificar el cumplimiento de acciones de administración escolar relacionadas con
horarios y calendarios escolares, uso de instalaciones y edificios educativos, cumplimiento de
disposiciones disciplinarias, cumplimiento de jornadas de trabajo y todas aquellas funciones
que correspondan a la adecuada prestación de los servicios;

8
p) Autorizar el funcionamiento de establecimientos educativos privados en su jurisdicción, de
conformidad con las disposiciones legales vigentes y supervisar su funcionamiento y calidad
de la educación que imparten;
q) Mantener actualizado el archivo de registros escolares y extraescolares de su departamento y
elaborar los informes correspondientes;
r) Facilitar y expeditar la autorización y firma de títulos y diplomas correspondientes a las
carreras del ciclo de educación diversificada;
s) Efectuar las acciones de supervisión educativa de los diversos programas y modalidades en su
jurisdicción;
t) Llevar a cabo el proceso de recolección procesamiento y análisis de información educativa a
nivel departamental y generar los indicadores educativos correspondientes para orientar la
toma de decisiones;
u) Apoyar la realización de estudios para efectos de cooperación técnica y financiera nacional e
internacional y la ejecución de programas y proyectos con financiamiento externo, de acuerdo
con las políticas educativas vigentes;
v) Coordinar la ejecución y supervisar programas de educación extraescolar en su jurisdicción,
promoviendo la participación en los mismos de organizaciones gubernamentales y no
gubernamentales;
w) Coordinar acciones con organizaciones gubernamentales y no gubernamentales para la
realización de proyectos y programas educativos en su jurisdicción;
x) Programar, organizar, ejecutar o coordinar la ejecución y supervisar programas de educación
bilingüe intercultural; y,
9
y) Ejecutar otras funciones que correspondan de conformidad con las responsabilidades que le
conciernen en el nivel departamental.
1.3 Políticas
En concordancia con las políticas educativas establecidas por el Ministerio de Educación de
Guatemala, plasmadas en el Artículo 3. del Acuerdo Ministerial 3409-2011, le corresponde a la
Direcciones Departamentales de Educación las políticas siguientes:
a) Cobertura: garantizar el acceso, permanencia y egreso efectivo de la niñez y la juventud sin
discriminación, a todos los niveles educativos y subsistemas escolar y extraescolar.
b) Calidad: mejoramiento de la calidad del proceso educativo para asegurar que todas las personas
sean sujetos de una educación pertinente y relevante.
c) Modelo de gestión: fortalecimiento sistemático de los mecanismos de efectividad y
transparencia en el sistema educativo nacional.
d) Recurso Humano: fortalecimiento de la formación, evaluación y gestión del recurso humano
del Sistema Educativo Nacional.
e) Educación bilingüe multicultural e intercultural: fortalecimiento de la Educación Bilingüe
Multicultural e Intercultural.
f) Aumento de la inversión educativa: incremento de la asignación presupuestaria a la Educación
hasta alcanzar lo que establece el Artículo 102 de la Ley de Educación Nacional, 7% del
producto interno bruto.
g) Equidad: garantizar la educación con la calidad que demandan las personas, especialmente los
grupos más vulnerables, reconociendo su contexto y el mundo actual.

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h) Fortalecimiento institucional y descentralización: fortalecer la institucionalidad del sistema
educativo nacional y la participación desde el ámbito local para garantizar la calidad, cobertura
y pertinencia social, cultural y lingüística en todos los niveles con equidad, transparencia y
visión de largo plazo (Acuerdo Ministerial 3909-2011, 2011).
1.4 Misión
“Las Direcciones Departamentales de Educación son instituciones que prestan servicios
educativos con eficiencia y eficacia, buscando mejorar cuantitativa y cualitativamente el sistema
educativo a nivel departamental mediante la participación constante y comprometida con todos los
sectores involucrados. Servir a las comunidades educativas, crear, confiar y estar seguros de que
sólo a través de la educación se logra el bienestar de todos” (Portal DIDEDUC de Santa Rosa).
1.5 Visión
“Ser instituciones modelo que fomenten la excelencia del servicio educativo, así como el
fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales en cada departamento. Todas las acciones se
enmarcan en un modelo de gestión, eficaz, eficiente e inspirado en principios y valores éticos para
atender a la población escolar de los departamentos, en condiciones técnicas, físicas y pedagógicas
adecuadas, que le preparen para la vida y el trabajo productivo” (Portal DIDEDUC de Santa Rosa).
11
1.6 Estructura organizacional
La estructura organizacional se refiere a la forma en que una institución está organizada, las
áreas que la conforman y como estas se relacionan, a través de una jerarquía y de roles específicos.
A continuación, se explica y presenta la estructura organizacional de la Dirección Departamental
de Santa Rosa.
Por ser una Dirección Departamental de Educación tipo B, está organizada de la siguiente
manera: Despacho de la Dirección, áreas de Control, Planificación Educativa, Asesoría Jurídica y
por lo menos tres departamentos a saber: Departamento Administrativo Financiero, Departamento
de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa y Departamento Técnico Pedagógico (Acuerdo
Ministerial 1291-2008).
1.6.1 Organigrama de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa
Elementos como el organigrama, permiten entender la estructura de la organización de la
Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa. En la Figura 1, se muestran los diferentes
departamentos, secciones y unidades que conforman la DIDEDUC de Santa Rosa, de acuerdo con
su jerarquía, en la que se definen los niveles de autoridad y subordinación.

12
Figura 1. Organigrama de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa.
Fuente: Portal de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, estructura organizacional.

13
1.6.2 Definición de la Estructura Organizacional de la Dirección Departamental de
Educación de Santa Rosa
De acuerdo con el Manual de Funciones, Organización y Puestos, aprobado con el Acuerdo
Ministerial No. 1565-2011, a continuación, se presenta un resumen de las funciones de las áreas
que componen la Dirección (MINEDUC, 2011):
a) Director Departamental de Educación: Es el responsable de planificar, organizar, coordinar,
dirigir y evaluar las actividades técnicas administrativas y financieras de la DIDEDUC.
b) Asesoría Jurídica: Asesora en materia legal a la Dirección Departamental de Educación y
atiende asuntos de relaciones laborales.
c) Informática: Su función consiste en coordinar y supervisar las actividades de informática, así
como proporcionar soporte a las aplicaciones emanadas de la planta central.
d) Comunicación Social: Es el órgano responsable de fortalecer las relaciones públicas internas y
externas, la imagen institucional, así como la divulgación de las políticas y estrategias a través
de los distintos medios de comunicación.
e) Planificación Educativa: Es el órgano encargado de asesorar y apoyar en la formulación de
políticas, planes, programas, proyectos y objetivos de desarrollo, en aspectos relacionados con
cobertura educativa, infraestructura, sistemas de información, mobiliario y equipo. Incluye las
unidades siguientes:
1. Determinación de la demanda: Es la encargada de determinar las necesidades educativas
en infraestructura, docentes, implementaciones escolares, plazas vacantes y generación de
código personal.
14
2. Infraestructura escolar: Es la unidad encargada de efectuar estudios de investigación
tendencias a identificar la situación actual y de necesidades para la toma de decisiones.
3. Desarrollo institucional: Es la encargada de informar, capacitar y asesorar sobre el Sistema
de Gestión de Calidad- SGC- al personal de la DIDEDUC.
f) Departamento Administrativo Financiero: Es el encargado de la gestión administrativa
financiera y de recursos humanos de la DIDEDUC. Responsable de ejecutar planes, políticas
y estrategias emanadas de funcionarios y autoridades superiores del Ministerio, con el objetivo
de atender situaciones y problemas relacionados con el ámbito educativo de la DIDEDUC en
áreas administrativas y financiera.
g) Sección Financiera: Gestionar, tramitar y controlar las operaciones presupuestarias y
contables. Está integrada por las siguientes unidades:
1. Unidad de Análisis Documental: Responsable de la revisión de la documentación de
soporte y registro de las operaciones financieras en los sistemas.
2. Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario: Responsables de la ejecución, control
y evaluación presupuestaria.
3. Unidad de Operaciones de Caja: Es la encargada de administrar, custodiar y controlar el
Fondo Rotativo interno y otros fondos asignados a la Dirección. Elaborar los cheques para
pago a proveedores y otros beneficiarios. Responsable de la aplicación y control del flujo
efectivo.
h) Sección Administrativa: Vela por la calidad de atención que se brinda a la comunidad
educativa, así como el apoyo logístico en cuanto a inventario, a bienes, servicios y suministros
necesarios para el funcionamiento de la DIDEDUC. Está integrada por:

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1. Unidad de Atención al Público: Encargada de brindar atención e información a los usuarios
y evaluar la calidad del servicio.
2. Unidad de Adquisiciones: Responsable de la adquisición de bienes suministros y servicios,
mediante eventos de compra directa y cotización.
3. Unidad de Servicios Generales: Encargada de proporcionar los servicios de
mantenimiento, intendencia, vigilancia, transporte y otros relacionados
4. Unidad de Almacén: Responsable de recibir de los proveedores, los suministros, materiales
y bienes adquiridos a los procesos de cotización, licitación o compra directa, teniendo a la
vista la factura y la requisición de compra. Encargada del control y registro de los bienes
inventariables de la DIDEDUC.
5. Unidad de Inventarios: Encargada del registro de información relacionada con los activos
fijos de la institución en el sistema SICOINWEB. Orientar y capacitar a los Directores de
establecimientos educativos oficiales sobre la administración de inventarios.
i) Sección de Recursos Humanos: Es la responsable de administrar el sistema de recursos
humanos conforme a las normas legales establecidas. Planificar, organizar, dirigir y supervisar
las actividades de la sección de Recursos Humanos de la Dirección Departamental de
Educación y asesorar al Director en asuntos relacionados con recursos humanos. Integrada por:
1. Unidad de Reclutamiento y Selección de Personal: Encargada de llevar a cabo los procesos
de reclutamiento y selección de personal, para que ocupen los puestos de acuerdo con los
estándares y perfiles establecidos.
2. Unidad de Gestión y Desarrollo de Personal: Planificar, organizar, dirigir, controlar y
coordinar las actividades de gestión de personal, orientadas a fortalecer el proceso de

16
registro y aprobación de las acciones y movimientos de personal en forma técnica y
profesional, tomando como base los objetivos y políticas de la Dirección Departamental.
3. Unidad de Desarrollo Magisterial: Desarrolla los programas de capacitación de los
beneficios que gozan los docentes por instrucciones de la DIDEMAG.
4. Jurado Departamental de Oposición: Coordinar el proceso de oposición a cargos docentes
con base a lo establecido en el Acuerdo Gubernativo 193-86.
5. Junta Calificadora de Personal: Encargada de la evaluación de los servicios docentes
escalafonados, de conformidad con lo establecido en ley, mantiene un registro de
catalogación, cambios de niveles, reposición y actualización de cédula docente y evalúa
los ascensos escalafonarios.
j) Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa: Administra los recursos
económicos para obtener servicios de apoyo educativo en las escuelas oficiales y de promover
y organizar la autogestión educativa.
1. Sección de Organización Escolar: Es el responsable de coordinar las actividades de
constitución, capacitación y supervisión de las diferentes organizaciones de padres y
madres de familia, líderes comunitarios, docentes, directores, juntas escolares, escuelas
para padres u otras organizaciones.
2. Sección de Programas de Apoyo: Es el responsable de coordinar las actividades de
constitución, capacitación y supervisión de las diferentes organizaciones de padres y
madres de familia, líderes comunitarios, docentes, directores, juntas escolares, escuelas
para padres y otras organizaciones.

17
k) Departamento Técnico Pedagógico: Coordina la aplicación de las políticas educativas
mediante las modalidades de entrega escolares y extraescolares, así como el diseño y
verificación de la calidad educativa.
l) Sección de Entrega Educativa: Coordinar, monitorear y dar seguimiento al desarrollo de
programas y proyectos relacionados con modalidades educativas en la Dirección
Departamental.
1. Unidad de Proyectos Educativos Institucionales: Coordinar, monitorear y dar seguimiento
al desarrollo de programas y proyectos relacionados con modalidades educativas en la
Dirección Departamental.
2. Unidad de Formación Docente: Asesorar y dirigir las actividades para la formulación e
implementación de los programas de formación docente, así como los procesos de
capacitación docente de los establecimientos de su departamento.
3. Unidad de Educación Escolar: Coordina planifica y crea los instrumentos técnicos para el
desarrollo de actividades de los programas de educación escolar en los establecimientos.
Coordina la implementación del Currículo Nacional Base (CNB) y dirige el monitoreo a
nivel departamental.
4. Unidad de Educación Extraescolar: Coordinar y dirigir la organización y funcionamiento
del servicio educativo para la modalidad de entrega educativa extraescolar.
m) Sección de Aseguramiento de la Calidad: Coordina la investigación y aplicación de
herramientas de evaluación del proceso educativo, así como el acreditación y certificación de
los establecimientos educativos y personas individuales para asegurar la calidad educativa.

18
1. Unidad de Investigación y Evaluación Pedagógica Identificar, analizar e impulsar
nuevas herramientas de evaluación que fortalezca el proceso de enseñanza-aprendizaje en
las distintas modalidades de entrega.
2. Unidad de Acreditación y Certificación: Supervisa que los procesos para la acreditación y
certificación de los establecimientos públicos y privados, así como para títulos y
homologaciones se efectúen conforme las normas establecidas.
n) Sección de Asistencia Pedagógica y Dirección Escolar: Coordina y ejecuta las acciones de
adecuación, desarrollo y evaluación del proceso de implementación del nuevo modelo
curricular, definidas por DIGECADE, DIGEBI y a nivel local, así como las acciones de
capacitación de maestros y directores.
1.7 Áreas y municipios de su jurisdicción y número de estudiantes que atienden
La DIDEDUC de Santa Rosa, atiende a los 14 municipios que pertenecen a dicho departamento,
ya que ejerce su competencia territorial, según al Artículo 4 de las Normas de Organización
Interna, establecidas en el Acuerdo Ministerial 1291-2008.
1.7.1 Áreas y municipios
Para el manejo de los centros educativos y la población estudiantil, la DIDEDUC de Santa Rosa,
internamente ha definido tres áreas, en las cuales agrupan los 14 municipios, de acuerdo con la
siguiente tabla:
19
Tabla 1
Municipios atendidos por área, 2018
No. Municipio Área
1 Cuilapa Centro
2 Barberena Centro
3 Santa Rosa de Lima Norte
4 Santa Cruz Naranjo Norte
5 Nueva Santa Rosa Norte
6 Casillas Norte
7 San Rafael Las Flores Norte
8 Pueblo Nuevo Viñas Centro
9 Oratorio Centro
10 Santa María Ixhuatán Centro
11 Chiquimulilla Sur
12 Guazacapán Sur
13 Taxisco Sur
14 San Juan Tecuaco Sur
Fuente: Elaboración propia con base a información de DIDEDUC de Santa Rosa. Grupo 10. Práctica
Profesional de Contaduría Pública y Auditoría. Segundo semestre 2018.
A continuación, se presenta la Figura 2 con la representación gráfica de los municipios por área,
que son atendidos por la Dirección Departamental de Educación, identificando en color amarillo
el área norte, en color naranja el área centro y en verde el área sur.

20
Figura 2. Municipios distribuidos por área
21
1.7.2 Estudiantes y establecimientos
En el Departamento de Santa Rosa, se atiende a un total de 108,362 estudiantes, divididos en
diferentes sectores y niveles de educación, de acuerdo con la información presentada en la Tabla
2.
Tabla 2
Cantidad de alumnos por nivel y sector, 2018
Sector Preprimaria Primaria Básico Diversificado Total %
Oficial 17,864 51,982 10,546 2,329 82,721 76.34
Cooperativa 0 0 6,733 2,895 9,628 8.89
Privado 1,171 4,591 4,102 6,028 15,892 14.67
Municipal 0 121 0 0 121 0.11
Total 19,035 56,694 21,381 11,252 108,362 100.00
Al observar los datos presentados en la Tabla 2, se puede identificar que el mayor porcentaje
de alumnos, es atendido en el sector oficial (76.33%), además el nivel con mayor población
estudiantil es el primario, con 19,035 alumnos, que representan el 52.32% del total.
Los establecimientos educativos, que atienden a la población estudiantil, del departamento de
Santa Rosa, también se encuentran distribuidos y contabilizados por sectores, los cuales son:
oficial, cooperativa, privado y municipal, la distribución puede observarse en los datos de la Tabla
3.
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Tabla 3
Cantidad de establecimientos por nivel y sector, 2018
Sector Preprimaria Primaria Básico Diversificado Total %
Oficial 459 523 126 21 1,129 80.76
Cooperativa 0 0 46 16 62 4.43
Privado 34 52 55 63 204 14.59
Municipal 0 3 0 0 3 0.21
Total 493 578 227 100 1,398 100.00
La Tabla 3, muestra un total de centros de 1,398; de los cuales 1,129 funcionan en el sector
oficial, es decir un 80.76%; al observar los datos, se deduce también que el nivel Primario es el
que cuenta con mayor cantidad de centros educativos, esto guarda relación con los datos de la
Tabla 2 que se refiere a la distribución de alumnos.
1.8 Presupuesto
El presupuesto, es el recurso financiero del cual dispone la Dirección, para realizar las
actividades que engloba la ejecución de la política de educación y el cumplimiento de sus
funciones, a fin de proporcionar el servicio en diferentes programas, módulos educativos y niveles.

23
La Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, es la Unidad Ejecutora 306.
Inicialmente, le fue asignado en el Presupuesto de Ingresos y Egresos del Estado para el ejercicio
2018, un monto de trescientos cuarenta y nueve millones, doscientos cincuenta y un mil,
cuatrocientos siete quetzales (Q349,251,407.00), de acuerdo con las actividades y programas,
incluidos en el Plan Operativo Anual -POA-; sin embargo, ha tenido modificaciones durante el
período y derivado de ello el presupuesto vigente es de trescientos cincuenta y tres millones,
seiscientos setenta y un mil, novecientos sesenta y seis quetzales, con treinta y cuatro centavos
(Q353,671,966.34).
El Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, es distribuido y asignado sobre la
base de los requerimientos y evaluaciones previamente analizadas, a fin de garantizar el bien
común a los habitantes de la República de Guatemala. El Decreto No. 101-97 del Congreso de la
República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, Artículo 7. Indica que, “El sistema
presupuestario lo constituyen el conjunto de principios, órganos, normas y procedimientos que
rigen a todas entidades que conforman el sector público”.
1.9 Aspectos financieros y de gestión
La gestión del recurso financiero con el que cuenta la Dirección Departamental de Santa Rosa,
es realizada con base en los programas y rubros determinados para la ejecución y aplicación de
recursos, a fin de cumplir con la responsabilidad de promover el desarrollo educativo de la
población estudiantil del departamento.

24
Entre los programas o rubros de ejecución que contempla para la distribución de presupuesto,
se pueden mencionar: Actividades Centrales, Actividades Comunes a los Programas de Pre-
Primaria y Primaria, Actividades Comunes a los Programas de Pre-Primaria, Primaria, Básico y
Diversificado, Educación Escolar de Pre-Primaria, Educación Escolar de Primaria, Educación
Escolar Básica, Educación Escolar Diversificada, Educación Extraescolar, Apoyo para el consumo
adecuado de alimentos, Partidas no asignables a programas.
Las actividades centrales, las constituyen los fondos que son utilizados para el pago de servicios
de la institución y aquellos utilizados en la administración del recurso humano.
Existe el Programa de útiles escolares, orientado a los estudiantes del nivel pre-primario y
primario, que estudian tanto en las áreas urbanas como rurales, el mismo consiste en otorgar fondos
para la adquisición de útiles escolares, con una cuota única de Q50.00 en el área urbana y Q55.00
en el área rural.
Además, se puede mencionar la alimentación escolar, de acuerdo a lo establecido en el Artículo.
43. del Decreto 16-2017, Ley de Alimentación Escolar, el cual indica que debe asignarse un rubro
mínimo de Q3.00, por estudiante debidamente inscrito.
Otro programa, es el Programa Valija Didáctica, que consiste en proporcionar a los docentes,
un monto para material didáctico a utilizar, de Q220.00, el cual es anual.

25
En relación a los fondos destinados para las Actividades comunes a los programas de
preprimaria y primaria, Programas de preprimaria, primaria, básico y diversificado, Educación
escolar preprimaria y primaria, así como la Educación extraescolar, son utilizados para llevar a
cabo cada una de dichas actividades, cubriendo lo necesario para la ejecución de las mismas; tal
como: reclutamiento de personal docente, docencia en educación especial, dirección y
coordinación de educación bilingüe; la supervisión educativa; dirección, administración de
financiamiento de útiles escolares, provisión de textos escolares; evaluación educativa,
administración y docencia rural.
En cuando a la Educación extraescolar, la misma incluye, Dirección y coordinación, núcleos
familiares educativos para el desarrollo, programa educación para adultos por correspondencia,
formación de docentes extraescolar.
Según la asignación presupuestaria de cada ejercicio, la Dirección Departamental de Educación
de Santa Rosa, se encarga de organizar y sistematizar la ejecución, de acuerdo a las políticas y
estrategias educativas nacionales, de manera que sean acordes al entorno de su departamento,
basado en las características y necesidades del mismo.
Además, la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, tiene la obligación de rendir
cuentas, debido a que es un mandato legal que se debe cumplir para informar y dar transparencia
de la ejecución presupuestaria, adicionalmente esto permite dar seguimiento, evaluar e informar
sobre los logros de la entidad, las prácticas de los docentes y la participación de los padres de
26
familia. Para ello, toman en cuenta los aspectos tratados en materia financiera y de gestión para
cada una de las instituciones que conforman el Ministerio de Educación, tales como:
a) Ejecutar el presupuesto con transparencia, racionalidad y calidad.
b) Evaluar y monitorear las actividades para una mejora continua en los resultados.
c) Involucrar a la comunidad educativa en la rendición de cuentas.
d) Asegurar la participación de la comunidad educativa en la verificación de los compromisos de
la escuela a través de la auditoría social.
Es por ello, que para cada programa que forma parte de la gestión educativa, se asigna un
presupuesto específico, el cual es ejecutado paulatinamente y donde todo desembolso de dinero o
pago por compras deben ser debidamente, gestionado, documentado y autorizado por las
autoridades competentes, además, el soporte de la operación debe ser resguardado y archivado.
Procurando cumplir también con la Ley de Contrataciones del Estado, su reglamento y demás
normas establecidas en materia financiera y de ejecución presupuestaria.
1.10 Leyes, reglamentos normativos y otros aplicables
En relación con el marco legal, que le aplica a la Dirección Departamental de Educación de
Santa Rosa, como parte del Ministerio de Educación, le compete la siguiente base legal:
27
1.10.1 Constitución Política de la República de Guatemala
Artículo 71.- Derecho a la educación. Se garantiza la libertad de enseñanza y de criterio docente.
Es obligación del Estado proporcionar y facilitar educación a sus habitantes sin discriminación
alguna; Artículo 74. Educación Obligatoria. Los habitantes tienen el derecho y la obligación de
recibir la educación inicial, preprimaria, primaria y básica, dentro de los límites de edad que fije
la ley.
1.10.2 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 12-91, Ley de Educación
Nacional.
El objeto de esta ley es normar lo relacionado a la educación nacional, estableciendo, los
principios y fines de la educación y la estructura del sistema nacional de educación, para
proporcionar una educación basada en principios humanos, científicos, técnicos, culturales y
espirituales, que formen integralmente al educando, lo preparen para el trabajo, la convivencia
social y les permitan el acceso a otros niveles de vida.
1.10.3 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones
del Estado.
Artículo 1. Objeto de la ley y ámbito de aplicación. Esta ley tiene por objetivo normar las
compras, ventas, contrataciones, arrendamientos o cualquier modalidad de adquisición pública que
realicen las entidades del Estado.

28
1.10.4 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 1748, Ley de Servicio Civil.
Artículo 2. Propósito. El propósito general de esta ley es regular las relaciones entre la
Administración Pública y sus servidores con el fin de garantizar su eficiencia, asegurar a los
mismos, justicia y estimulo en su trabajo, y establecer normas para la aplicación de un sistema de
administración de personal.
1.10.5 Organismo Ejecutivo, Acuerdo Gubernativo No. 165-96, Creación de las Direcciones
Departamentales de Educación.
A través de este acuerdo, se crean las Direcciones Departamentales de Educación, estableciendo
su definición, funciones, requisitos para el puesto de Director Departamental y el procedimiento
para su nombramiento.
1.10.6 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 101-97, Ley Orgánica del
Presupuesto.
Artículo 1. Objeto. Esta ley tiene por finalidad normar, los sistemas presupuestarios, de
Contabilidad Integrada Gubernamental, de Tesorería y de Crédito Público, a efecto de: Realizar la
programación, organización, coordinación, ejecución y control de la captación y uso de los
recursos públicos bajo los principios de legalidad, economía, eficiencia, eficacia y equidad, para
el cumplimiento de los programas y los proyectos de conformidad con las políticas establecidas.
29
1.10.7 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 1291-2008, Normas de
Organización Interna de las Direcciones Departamentales.
Artículo 1. Objetivo. El objetivo de las normas de organización interna, consiste en consolidar
los esfuerzos de la política transversal de descentralización impulsado por el Ministerio de
Educación y asegurar con ello el traslado de las competencias del nivel central hacia las
Direcciones Departamentales, y así garantizar mayores niveles de equidad y pertinencia en los
servicios educativos que se presta a la comunidad.
1.10.8 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 2409-2010, Reglamento
Interno de las Direcciones Departamentales de Educación.
Tiene por objeto “establecer la estructura funcional y organizacional de las Direcciones
Departamentales de Educación y las atribuciones que le corresponde desempeñar a cada uno de
sus Departamentos”.
1.10.9 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 1565-2011, Manual de Funciones,
Organización y Puestos.
El fin de este acuerdo es aprobar y establecer el Manual de Funciones, Organización y Puestos,
para las Direcciones Departamentales, para describir los puestos, atribuciones de cada uno y su
jerarquía.
30
1.10.10 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 3409-2011, Políticas Educativas
del País.
Establecer las políticas educativas del país y garantizar la operatividad de estas y del sistema
educativo en todos los niveles e instancias que lo conforman.

CAPÍTULO II
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO EN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y
FINANCIERAS DE LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE
SANTA ROSA
Por medio de la Evaluación de Control Interno se determinó de manera objetiva si las políticas
y procedimientos establecidos se cumplen en las unidades de las áreas Administrativa y Financiera
de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, dicha evaluación tiene la finalidad de
mejorar los procesos y de asegurar que los mismos estén orientados a alcanzar la misión, visión y
objetivos de la Dirección.
2.1 Área Administrativa
La sección Administrativa está conformada por las unidades de: Adquisiciones, Inventarios,
Almacén, Servicios generales, Informática, Asesoría Jurídica, Atención al público y la sección de
Recursos humanos.
2.1.1 Unidad de Adquisiciones
La Unidad de Adquisiciones es la encargada de realizar los procesos de adquisición de bienes
y servicios necesarios para el funcionamiento de las diferentes unidades de la Dirección
Departamental.
32
Esta unidad cuenta con dos personas encargadas de realizar las diferentes funciones, un
Coordinador y un Técnico, quienes realizan todo el procedimiento de compra y el expediente
correspondiente.
Debido a que existen diferentes modalidades de compra, el Coordinador de la unidad analiza
cada compra para saber en qué categoría debe clasificarlo y que procedimiento se debe seguir. Para
cualquier adquisición que se realice es necesario utilizar el portal de Guatecompras y como sistema
auxiliar el Sistema de Gestión –SIGES- según Decreto 57-92. Ley de Contrataciones del Estado.
2.1.1.1 Descripción de puestos
Según Acuerdo Ministerial No. 2409-2010, del Ministerio de Educación, Manual de Funciones,
Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación, la Unidad de
Adquisiciones debe contar con un Coordinador, quien tiene la responsabilidad de realizar el
proceso de gestión de compras de productos o servicios para satisfacer las necesidades que surjan
en la Dirección Departamental de Educación, así mismo, participa en la elaboración del Plan Anual
de Compras con las otras unidades administrativas, mantiene el abastecimiento de los insumos,
bienes y servicios en los niveles óptimos, de acuerdo al Plan Anual de Compras, verifica los
procesos de adquisiciones con los proveedores de acuerdo a la normativa legal vigente, ingresa
datos al Sistema de Gestión –SIGES- y Guatecompras; recibe, revisa, procede y ejecuta las
compras y/o contrataciones de bienes y/o servicios que solicitan las diferentes unidades de la
Dirección Departamental; solicita y supervisa las cotizaciones necesarias con los proveedores, para
la adquisición de bienes y/o servicios, evaluando los precios que más le convenga a la Dirección.
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El Técnico de Adquisiciones tiene la responsabilidad de asistir en todos los procesos de la
Unidad de Adquisiciones, que se deriven de la creación y registro de las órdenes de compra y
liquidaciones, con el fin de agilizar y mejorar el desarrollo de las actividades de la Dirección
Departamental. Así mismo, crear y registrar órdenes de compra y liquidación para adquisiciones
de diferentes bienes o servicios, apoyar en cotizaciones de bienes o servicios, estudiar y analizar
las actividades técnico-administrativas que conlleven al desarrollo de la Unidad de Adquisiciones
y Contrataciones; y utilizar el Sistema de Gestión –SIGES- para la creación y registro de órdenes
y liquidaciones de compras.
2.1.1.2 Evaluación de Control Interno
De acuerdo a la evaluación de Control Interno realizada en la Unidad de Adquisiciones, se pudo
identificar y establecer que existen algunas debilidades, las cuales se pueden mejorar mediante la
implementación de procedimientos basados en el Manual de Funciones, Organización y Puestos.
Plan Anual de Compras –PAC- De acuerdo a la evaluación de Control Interno realizada en la
Unidad de Adquisiciones, se pudo identificar y establecer que existen algunas debilidades, las
cuales se pueden mejorar mediante la implementación de procedimientos basados en el Manual de
Funciones, Organización y Puestos.
a) Plan Anual de Compras –PAC-
El Decreto Número 57-92, del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones
del Estado, en el Artículo 4, Programación de negociaciones. Indica que: “Parar la eficaz

34
aplicación de la presente ley, las entidades públicas, antes del inicio del ejercicio fiscal, deberán
programar las compras, suministros y contrataciones que tengan que hacerse durante el mismo.”
Por tal razón la Unidad de Adquisiciones participa en la elaboración del Plan Anual de Compras
–PAC-, en esta programación se registran cada una de las compras que se realizarán a lo largo del
año, el cual se ingresa en el Sistema de Información de Adquisiciones del Estado denominado
Guatecompras, este sistema es utilizado para la transparencia de las adquisiciones del sector
público. En el 2018 en el portal de Guatecompras se presentan programados ocho eventos para la
Dirección Departamental, por un monto de Q.421,945.00 para el abastecimiento de insumos.
Para la elaboración del Plan Anual de Compras, se organizan el Coordinador de la Unidad de
Adquisiciones, el Coordinador del departamento Administrativo Financiero y el Director
Departamental de Educación de Santa Rosa, quienes notifican por medio de una circular interna,
antes de que culmine el año fiscal, a todos los jefes de departamento, coordinadores de secciones,
encargados de las unidades de la Dirección Departamental, que ingresen los requerimientos que
conformaran el Plan Anual de Compras para el siguiente año.
Al concluir la fecha estipulada para la recepción, se estudian los requerimientos y se verifica
que sean congruentes con el Plan Operativo Anual -POA-, y que respondan a la consecución de
los objetivos y metas planteadas.

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Posteriormente el Coordinador de Adquisiciones traslada al Director, quien firma y sella
aprobándolo, por último, se ingresa y se publica la Programación Anual de Compras -PAC- en el
Sistema Guatecompras.
Tabla 4
Eventos en proceso 2018

Cifras en Quetzales
Descripción de la programación Monto
Compra de tóner para impresoras y fotocopiadoras 39,967.00
Compra de tóner y tinta para impresoras fotocopiadoras 30,033.00
Compra de cupones de combustible para uso de los vehículos 70,000.00
Compra de cupones de combustible 62,000.00
Impresión de módulos Xinka del nivel primario 29,945.00
Compra de UPS 70,000.00
Compra de computadoras y UPS 70,000.00
Compra de servidor para uso del área de Informática 50,000.00
Total 421,945.00
Fuente: Elaboración propia con información del portal de Guatecompras. Grupo 10. Práctica Profesional de
Contaduría Pública y Auditoría. Segundo semestre 2018.
Para el 2018 se tienen programados ocho eventos, que se encuentran publicados en el portal de
Guatecompras, con un monto total de Q.421,945.00, estos eventos han sido programados en el
Plan Anual de Compras, por las distintas unidades, para adquirir los recursos necesarios y así
alcanzar los objetivos y las metas de cada unidad, dando cumplimiento a lo propuesto en el Plan
Operativo Anual -POA-.

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Tabla 5
Compras realizadas de enero a junio 2018
Cifras en Quetzales
Insumos, bienes y servicios Monto Porcentaje
Arrendamiento de edificios 96,000.00 3.12
Papel de escritorio 39,000.00 1.27
Productos de artes gráficas 7,950.00 0.26
Combustibles y lubricantes 132,000.00 4.29
Tintes, pinturas y colorantes 88,400.00 2.87
Mobiliario y equipo de oficina 72,000.00 2.34
Equipo de cómputo 513,000.00 16.67
Útiles de oficina 554,868.00 18.03
Productos sanitarios de limpieza y de uso personal 1,351,737.00 43.92
Impresiones y encuadernados 222,450.00 7.23
Total 3,077,405.00 100.00
De acuerdo a la tabla anterior, se puede deducir que los tres reglones con los mayores gastos
durante el periodo de enero a junio 2018 son: productos sanitarios de limpieza y de uso personal
con el 43.92%, seguido de útiles de oficina con 18.03% y equipo de cómputo con 16.67%.
37
b) Modalidades de Compra
La Ley de Contrataciones del Estado, artículo 43, establece que las modalidades específicas de
adquisición pública son: compras de baja cuantía, compra directa, adquisición con proveedor único
y arrendamiento, también el artículo 46, establece la modalidad de compra en contrato abierto.
En la Evaluación de Control Interno a La Dirección Departamental, se observó que se realizan
las compras con base en dicha Ley, utilizando las modalidades de compra antes mencionadas, sin
embargo, no se cumplen algunos requisitos obligatorios, como la verificación de precios de
referencia que publica el Instituto Nacional de Estadística -INE-, previo a realizar una compra bajo
la modalidad de contrato abierto.
1. Compras de baja cuantía
La Ley de Contrataciones del Estado, artículo 43, inciso a) indica que la modalidad de compra
de baja cuantía consiste en la adquisición directa de bienes, suministros, obras y servicios,
exceptuada de los requerimientos de los procesos competitivos de las demás modalidades de
adquisición pública, cuando la misma es por un monto máximo de veinticinco mil Quetzales
(Q.25,000.00).
Se evaluó que en la Dirección se aplica esta modalidad de compra en la adquisición de bienes
o servicios y se determinó que cuenta con un listado de proveedores precalificados y aprobados
por el Director Departamental, dichos proveedores cuentan con un buen récord de cumplimiento
en cuanto a tiempo y calidad del producto solicitado.

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Se comprobó que las compras de baja cuantía son registradas en el portal de Guatecompras al
inicio del proceso, antes de realizar el comprometido, exigiendo el requerimiento de compra
aprobado y firmado por el Director Departamental para dar inicio al trámite, aunque hay compras
de esta modalidad que se realizan con caja chica, por medio de la sección Financiera.
2. Compra directa
Según el Artículo 43, inciso b), de la Ley de Contrataciones del Estado, la modalidad de compra
directa consiste en la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios a través de una oferta
electrónica en el sistema Guatecompras; cuando la adquisición es por montos mayores a
veinticinco mil quetzales (Q.25,000.00) y no supera los noventa mil quetzales (Q.90,000.00).
En la evaluación de control interno, se cotejó un expediente completo de compra, en donde la
unidad de Adquisiciones cumple con los requisitos que se establecen para la modalidad de compra
directa; exigiendo las especificaciones técnicas de los bienes, servicios, obras y suministros a la
unidad que lo requiere antes de hacer la publicación, adjudicando la compra según el precio y
calidad, bajo la responsabilidad del Director Departamental, quien es el encargado de autorizar la
compra. Al momento de la adjudicación, se elabora un cuadro comparativo de cotizaciones, como
parte del expediente del proceso de compra. La Ley no establece un máximo de cotizaciones, por
lo que se reciben varias de diferentes proveedores.
Se determinó que la Dirección cumple con la verificación previa de disponibilidad
presupuestaria, además, se verifica que el bien que se requiere comprar, esté incluido dentro del
Plan Anual de Compras, de lo contrario, se hace una solicitud de transferencia presupuestaria.

39
3. Contrato abierto
La Ley de Contrataciones del Estado, artículo 46, indica que el contrato abierto es la modalidad
de adquisición coordinada por el Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección General
de Adquisiciones del Estado.
El objeto de esta modalidad de compra es seleccionar proveedores de bienes, suministros y
servicios de uso general, constante y de alta demanda; por medio de un concurso público para la
calificación y adjudicación de los productos, con el fin de obtener mejores precios y
estandarización de los productos que hacen más económica y práctica la adquisición; garantizando
que las compras se hagan con eficiencia, efectividad, y economía.
También, el artículo 46, establece que: “las unidades ejecutoras, previo a emitir la orden de
compra para adquisiciones por contrato abierto, deben verificar los precios de referencia que
publica el Instituto Nacional de Estadística -INE- y dejar constancia de dicha verificación para
garantizar que, en el mercado, los precios de los bienes a adquirir son iguales o mayores a los de
contrato abierto."
Se comprobó que la Dirección Departamental, realiza compras bajo dicha modalidad, cuando
en el sistema de Guatecompras se encuentra publicado en contrato abierto el producto que necesita,
ya que, en ese caso, no es necesario realizar cotizaciones.
Sin embargo, en la evaluación de control interno, se determinó que la Dirección no cumple con
la verificación de los precios de referencia que publica el Instituto Nacional de Estadística –INE-
40
previo a realizar una compra bajo la modalidad de contrato abierto, ya que únicamente se verifica
que el producto publicado cumpla con las bases y especificaciones del requerimiento, por lo tanto,
dicha constancia no se adjunta al expediente de compra.
Figura 3. Procedimiento de compra
Para desarrollar el proceso de compra se siguen los cinco pasos anteriores, ya que es importante
seguir las especificaciones que señala la Ley de Contrataciones del Estado:
1. La unidad que requiere, debe entregar a la unidad de Adquisiciones, el requerimiento con todas
las especificaciones del producto.

41
2. El Director Departamental es el responsable de firmar el requerimiento de compra y de
autorizarla por medio de la sección Financiera.
3. El concurso es publicado por la unidad de Adquisiciones recibiendo las ofertas que sean
presentadas.
4. Se realiza la adjudicación al proveedor que cumpla con las especificaciones del requerimiento,
calidad, tiempo y precio del producto.
5. Se da ingreso al Almacén a los productos y cuando ya se encuentran registrados, se procede a
pagar al proveedor por medio de cheque emitido por la sección Financiera.
6. Cuando la Dirección Departamental requiere la contratación de un servicio, se adjudica a un
proveedor del listado que se tiene aprobado por el Director, ya que han sido precalificados por
la realización de servicios en ocasiones anteriores.
2.1.2. Unidad de Inventarios
Encargada de planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones asignadas. Ingreso y
registro de información relacionada con los Activos Fijos de la institución al sistema
SICOINWEB.
Orientar y capacitar a los directores de establecimientos educativos oficiales sobre la
administración de inventarios.
42
2.1.2.1. Descripción de puesto
a) Coordinador de Inventarios
De acuerdo al Manual de Funciones, Organización y Puestos de la Dirección Departamental,
define el puesto como coordinador de Inventarios y el área de trabajo designada es la unidad de
Inventarios y responde ante la jefatura de la sección Administrativa.
El propósito del puesto es planificar, organizar, dirigir y controlar el inventario de bienes
muebles, por medio de conocimientos y procedimientos contables, legales, así como por medio
del uso de la tecnología al alcance, para asegurar el resguardo de los bienes valores de la dirección.
Y dentro de sus funciones principales están las siguientes atribuciones:
1. Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones asignadas a la unidad de inventario, así
como asignar tareas al auxiliar de inventario.
2. Realizar las adiciones a los libros de inventario de los bienes adquiridos.
3. Elaborar certificaciones de adición a inventario correspondientes para su entrega a
contabilidad del estado del ministerio de finanzas públicas.
4. Ingresar y registrar información relacionada con los activos fijos al sistema SICOIN-WEB.
5. Supervisar y velar porque se cumplan las disposiciones legales en materia de inventario y
Activos Fijos.
6. Elaborar informes mensuales de altas y bajas que se originen en los inventarios para su
presentación a la sección financiera.

43
7. Programar y realizar el levantamiento de inventarios físicos de los bienes de la dirección
departamental y la verificación de bienes asignados según tarjetas de responsabilidad.
8. Asignar códigos a los bienes inventariables.
9. Llevar el control de las tarjetas de responsabilidad, asignando y dando de baja los bienes de
acuerdo al requerimiento, desde que los colaboradores ingresan hasta que se retiran del
MINEDUC.
10. Elaborar certificaciones de inventario, para adjuntar a las adquisiciones suministros.
11. Capacitar a directores de los centros educativos públicos en materia de inventarios.
12. Tramitar ante el ministerio de finanzas públicas la emisión de calcomanías y placas de
vehículos oficiales.
13. Realizar otras tareas asignadas por la autoridad superior inherentes al puesto, o tareas de
carácter eventual que no entorpezcan el cumplimiento del propósito principal del puesto y
para las cuales la persona posea la competencia y cumpla con los requisitos.
2.1.2.2. Evaluación de Control Interno:
De acuerdo al Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones
Departamentales, deben existir dos puestos para llevar a cabo las funciones de la unidad de
inventario, que son: coordinador de Inventario y asistente de Inventario, de los cuales, únicamente
existe uno, el coordinador de Inventario.
Adicionalmente se revisaron los libros: de actas, auxiliar y general de inventario; los mismos
se encuentren debidamente habilitados y autorizados por la Contraloría General de Cuentas y los

44
folios utilizados se encuentran autorizados de acuerdo al Artículo 4, inciso k, Decreto 31-2002 Ley
Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas.
a) Baja de Activos Fijos
Se pudo comprobar que existe un faltante según acta No. 02-2085 con fecha 3 de agosto de
2018 que indica lo siguiente: al momento de solicitar la devolución del bien al director del Instituto
Experimental Dr. Juan José Arévalo Bermejo indica que no sabe el paradero del mismo. El bien
antes mencionado es una motocicleta marca Honda, línea Scrambler, modelo 1991, No. de motor
L185S542330 y chasis L185S5800643, identificada con el código de SICOINWEB 000C238A
con valor en libros de Q. 9,459.45; la cual según registro se encontraba a cargo de la persona en
mención.
Según El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas
Generales de Control Interno Gubernamental, normas de aplicación General 1.6 Tipos de
Controles, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública,
establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los
sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno
Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refieren a: Control
Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo,
concurrente y posterior.".
El coordinador de inventario manifiesta que se siguieron los procedimientos que establece el
Manual de baja de Bienes Muebles, en donde establece que la Contraloría General de Cuentas
45
dictamina como se debe realizar la reposición del bien, ya sea pagando el monto en libros o
entregando una motocicleta con las mismas características.
b) Altas de Activos Fijos
Se verificaron las altas realizadas en el periodo del 01 de enero al 30 de junio del presente año,
con el fin de corroborar que, en el libro general de inventario, estuvieran registrados los bienes
adquiridos al primer semestre del 2018.
Al llevar a cabo la verificación, se estableció una diferencia entre el saldo registrado en
SICOINWEB de Inventario, por Q.506,858.42 y el valor en libros de Q.838,765.40; indicando
que, dentro de las altas registradas en el libro, existe un traslado efectuado por el Fondo de
Desarrollo Social a favor de la Institución por un valor de Q. 331,906.98; a continuación, se
describe la información de la verificación realizada.

46
Tabla 6
Adiciones realizadas al inventario del 01 de enero al 30 de junio de 2018
Cifras en Quetzales
Código Descripción Monto Porcentaje
002 000 Servicios administrativos generales
322 Mobiliario y equipo de oficina Q 29,735.00 4
324 Equipo educacional, cultural y recreativo Q 7,580.00 1
326 Equipo para comunicaciones Q 0.00 0
328 Equipo de cómputo Q 343,747.34 41
001 000 Servicios de supervisión y acompañamiento pedagógico Q 0.00 0
322 Mobiliario y equipo de oficina Q 41,965.00 5
328 Equipo de cómputo Q 83,831.08 9
Subtotal Q 506,858.42 60
Traslado efectuado por Fondo de Desarrollo Social a favor de la
Dirección Departamental de Educación. Q 331,906.98 40
Según libro de Inventarios. Q 838,765.40 100
Fuente: Elaboración propia con base al trabajo de campo. Grupo 10. Práctica Profesional de Contaduría Pública y
Auditoría, Segundo Semestre 2018.
c) Tarjetas de Responsabilidad y Codificación de Activos Fijos
Se realizó la comprobación física de algunas Tarjetas de Responsabilidad contra los Activos
Fijos a cargo de los colaboradores de la DIDEDUC; mediante la cual se evidenciaron
inconsistencias, tales como ausencia de la firma autorizada del coordinador de inventarios y los
47
sellos tanto del colaborador como del coordinador y bienes sin el etiquetado pertinente para la
identificación de estos. Dando como resultado la siguiente información.
Tabla 7
Muestreo de Tarjetas de Responsabilidad
No. de tarjeta Empleado Estado Actual Motivo
Desactualizada No se registró equipo de cómputo, y los

Asistente de
705 activos están identificados con
Operaciones de Caja
corrector.
Desactualizada No se registró equipo de cómputo, no

Asistente de
707 posee firmas autorizadas ni sellos, y
Operaciones de Caja
están identificados con corrector.
Actualizada El equipo de cómputo no tiene código

Asistente de
445 de inventario, pero la tarjeta si cuenta
Comunicación Social
con el registro.
Las Tarjetas de Responsabilidad evidencian que el coordinador de inventarios incumple con la
función nueve de su puesto, la cual es “Llevar el control de las Tarjetas de Responsabilidad”.
De igual con forma con el instructivo de procedimientos INV-INS-01 “Alza de bienes muebles”
menciona que “Todos los bienes deben identificarse y etiquetarse con el código generado por el
Sistema de Contabilidad Integrada -SICOINWEB-”.

48
2.1.3 Unidad de Almacén
La unidad de Almacén es la encargada de garantizar el resguardo de los materiales, bienes y
suministros que se encuentran en existencia para su despacho. Verifica que los materiales recibidos
en el almacén cuenten con las características según la factura y requisición de compra.
En la unidad de Almacén únicamente existe el puesto de coordinador de Almacén, debido a que
la Dirección de Educación de Santa Rosa es una Dirección tipo B, según el Acuerdo Ministerial
1291-2008.
a) Coordinador de Almacén:
El nombre funcional es coordinador de Almacén y el nombre nominal es asistente Profesional
II, el área de trabajo asignada es la unidad de Almacén, el jefe inmediato es el jefe de la sección
Administrativa y el horario de trabajo es de 8:00 a 16:30 horas.
El propósito del puesto es asegurar la disponibilidad de recursos para la realización de las
actividades de la Dirección Departamental de Educación.
Entre las funciones principales del puesto están:
1. Recibir materiales, suministros y bienes adquiridos, verificando que la factura y requisición de
compra coincidan con las características solicitadas.

49
2. Efectuar el registro y actualización de los ingresos y salidas de los materiales y suministros
adquiridos en las hojas de tarjetas de kardex autorizadas por la Contraloría General de Cuentas
de la Nación.
3. Coordinar todo lo relacionado con el despacho materiales y suministros hacia las diferentes
unidades administrativas de la Dirección Departamental de Educación y otras que se relacionen
con unidades del Ministerio de Educación.
4. Recibir, clasificar, estibar, ordenar y resguardar las existencias físicas (insumos, equipos,
perecederos, entre otros) dentro del área del Almacén.
5. Custodiar y resguardar los documentos y formas autorizados por autoridad competente para el
uso en la Unidad de Almacén, velando por su existencia permanente.
6. Participar en reuniones de trabajo cuando sea requerido, presentando los reportes que sean
solicitados.
7. Trasladar el expediente completo a la sección Financiera, para el proceso de pago.
2.1.3.2. Evaluación de Control Interno
a) Ingreso de materiales y suministros por compra
Para realizar el ingreso de materiales y suministros por compra, se constató que el coordinador
de Almacén recibe los bienes y suministros acompañados de la orden de compra y la factura
correspondiente, para asegurarse de que la cantidad y calidad de los productos recibidos coincidan
con lo especificado en estos documentos, como lo indica el Manual de Funciones, Organización y
Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación, Acuerdo Ministerial número 2409-
2010, artículo 6.
50
Documenta el ingreso de los suministros a Almacén, utilizando el formulario pre impreso 1-H
“Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”. Al llenar el formulario 1-H formaliza el ingreso
de los suministros a Almacén, posteriormente, traslada el expediente en original (orden de compra,
factura y formulario 1-H) a la unidad de Adquisiciones para que se tramite el pago respectivo,
como lo indica el inciso C.1.1 del Procedimiento Almacén ALM-PRO-01.

51
Tabla 8
Productos recibidos por Almacén del 1 de enero al 30 de junio 2018.

Cifras en Quetzales
Descripción Monto
Productos de impresión, encuadernación, y reproducción 9,856.00
Mantenimiento y reparación de equipo de oficina 22,531.00
Alimentos para personas 7,860.00
Papel de escritorio 14,984.40
Productos de papel o cartón 4,791.75
Productos de artes gráficas 3,605.75
Llantas y neumáticos 15,600.00
Insecticidas, fumigantes y similares 1,914.00
Productos plásticos, nylon, vinil y P.V.C. 10,414.70
Útiles de oficina 17,472.50
Productos sanitarios, de limpieza y uso personal 9,998.60
Accesorios y repuestos en general 5,000.00
Mobiliario y equipo de oficina 29,735.00
Equipo educacional, cultural y recreativo 7,580.00
Equipo de cómputo 343,747.34
Total 505,091.04
52
Posteriormente, el coordinador de Almacén procede a actualizar la tarjeta kardex del producto
recibido, realizando un cargo (ingreso), en donde debe identificarse con el código y nombre del
producto, de acuerdo con el Procedimiento Almacén ALM-PRO-01, sin embargo, el coordinador
de Almacén no identifica el código del producto en cada registro.
b) Actualización de Tarjeta Kardex
Se realizó la evaluación de la actualización de tarjeta kardex, en esta actividad se observó que
la actualización es realizada en un formato de Excel, en donde se registra la cantidad de materiales
y suministros que ingresan o egresan, sin colocar sus precios. De ello se tomó la siguiente muestra:
Tabla 9
Muestra de actualización de Tarjeta kardex.
Fecha Descripción Entradas Salidas Saldo
Cajas de crayones de madera
30/08/2016 Factura E-33334 / INTERQUIMSA 8,918 8,918
06/09/2016 Requisición 381 / DEFOCE JEFATURA 8,918 -
30/07/2018 Factura A-82051 / Librería Scribe 1,468 1,468
Total 10,386 8,918 1,468
Los registros en las tarjetas kardex carecen de una identificación por código de producto, como
lo indica el inciso C.1.1 del Procedimiento Almacén ALM-PRO-01. Además, los registros de las
53
operaciones de ingresos, egresos y saldos carecen de precios unitarios, parciales y totales, lo cual
no permite conocer el valor de las existencias.
c) Almacenamiento y despacho de materiales y suministros
El almacenamiento de materiales y suministros está a cargo del coordinador de Almacén, quien
debe resguardar los insumos siguiendo las normas de seguridad correspondientes, según las
características o naturaleza de los productos, es decir, si estos son perecederos o no perecederos.
Entre los productos no perecederos que se resguardan en la bodega de Almacén, se encuentran
los productos de limpieza, útiles y equipo de oficina.
Los bienes perecederos (alimentos para programas escolares), tienen una estancia muy corta en
bodega, generalmente estos productos ingresan y se despachan el mismo día. Sin embargo, se
realiza esta clasificación para evitar la contaminación de los productos dentro del Almacén.
Las solicitudes de despacho son realizadas por las distintas unidades de la Dirección, para ello
deben llenar el formulario ALM-FOR-02 “Formulario para despacho de almacén”, el cual debe
estar firmado por el jefe o coordinador de la unidad que solicita, posteriormente, este formulario
es entregado al coordinador de Almacén, quien verifica la existencia de los materiales y
suministros en bodega de acuerdo con la descripción y cantidades requeridas.
El formulario ALM-FOR-02 debe contar con la firma del jefe de la sección Administrativa y
del coordinador de Almacén para realizar la entrega de los productos al interesado.

54
Figura 4. Porcentaje de despachos realizados a cada unidad del 1 de enero al 30 de junio de
2018.
Adquisiciones
3 3
3 Almacén
23 3
Asesoría Jurídica
Atención al Público
Educación
26 Informática
Inventarios
Reclutamiento y Selección
Financiera
32 3
3 Servicios Generales
3
3 Gestión y Desarrollo
Al analizar los registros de despachos de Almacén, se observó que la mayoría de las solicitudes
de materiales o suministros son realizadas por la unidad de Servicios Generales, con un 32%,
debido a que es la unidad encargada de administrar los servicios básicos necesarios para el
funcionamiento de la institución, en dichas solicitudes se incluyen útiles de oficina y equipo de
mantenimiento y aseo; el 26% de las solicitudes se destinan a las actividades de Educación, es
decir, para el mantenimiento que requieren las escuelas o instituciones educativas a cargo de la
Dirección de Educación de Santa Rosa, así como útiles escolares y de limpieza; el 23% de los
despachos son para las actividades gestión y desarrollo que realiza la Dirección; por último, se
observó que se realiza un 3% de las solicitudes por cada una de las unidades restantes.
55
d) Elaboración de inventarios físicos
El jefe de la sección Administrativa realiza inventarios físicos de forma mensual, con el fin de
verificar que los productos resguardados en bodega sean los registrados en las tarjetas kardex.
Se estableció que el coordinador de Almacén elabora un resumen de existencias de forma
manual ya que no cuenta con sistema computarizado.
En el resumen de la toma física de existencias se detallan los productos resguardados en la
bodega de Almacén, en el mismo se incluyen un detalle de faltantes y sobrantes en caso de que
existieran.
Se observó que los faltantes son tratados de la siguiente forma:
Con base en las especificaciones y valor del producto, el coordinador de Almacén debe reponer
los materiales y suministros faltantes, este ingreso no se realiza con el formulario 1-H para no
alterar el inventario, por lo cual se efectúa un acta que detalla los suministros ingresados por
faltante, a la cual se adjunta la factura de los bienes que se restituyen.
Se observó que los sobrantes son tratados de la siguiente forma:
El jefe de la sección Administrativa recibe el expediente de ingreso de insumos por sobrante,
por parte del encargado de la dependencia donde éste fue detectado, elabora un acta donde se
detallan las razones del sobrante, la cantidad y el precio de los artículos; el coordinador de Almacén
elabora el formulario 1-H para alimentar el inventario y cuadrar las existencias, y resguarda los
suministros o materiales recibidos por concepto de sobrante.

56
e) Resguardo de la documentación generada
El Procedimiento de Almacén indica que la documentación generada en la unidad debe
archivarse y resguardarse de manera adecuada, sin embargo, se observó que el archivo se encuentra
en desorden, no se resguardan correctamente los documentos, ya que se conservan en carpetas
desordenadas y accesibles para todo el personal.
Figura 5. Resguardo incorrecto de la documentación generada
1. Las facturas y
órdenes de compra que
se reciben son
ingresadas con el
formulario 1-H, el cual
se observó que se
encuentra en carpetas
desordenadas.
2. Los expedientes que
4. En el libro de se conforman se
control de despachos, encuentran accesibles
firma la persona que para todo el personal, ya
recibe; el cual se que no se tiene un lugar
observó que se específico donde se
encuentra en mal puedan resguardar
estado.
3. El despacho, se realiza
a través del formulario
ALM-FOR-02, donde se
detalla la unidad que
solicita, producto y
cantidad, documento que
se encuentra visible para
el personal.
Fuente: Elaboración propia con base al trabajo de campo. Grupo 10x|. Práctica Profesional de Contaduría Pública y
57
Se observó que la documentación recibida para realizar el ingreso de suministros y los
formularios 1-H generados se encuentran en carpetas desordenadas; los expedientes que se
conforman se encuentran accesible para todo el personal, ya que no se tiene un lugar específico
donde se pueda resguardar antes de ser trasladado a la Unidad de Adquisiciones; los formularios
ALM-FOR-02, generados para realizar despachos también se encuentran accesibles para todo el
personal; además se observó que el libro de control de despachos se encuentra en mal estado.
2.1.4 Unidad de Servicios Generales
La unidad de Servicios Generales tiene como propósito apoyar de manera oportuna y eficiente
los servicios básicos en la Dirección. Es la encargada de velar y coordinar las actividades
relacionadas con la intendencia, mantenimiento, seguridad, transporte y otras relacionadas con la
unidad de Servicios Generales. Verifica que el combustible y los vehículos de la Dirección
Departamental de Educación, se utilicen de manera óptima, además se debe supervisar que el
equipo e infraestructura se encuentren en óptimas condiciones. (Acuerdo Ministerial 1565-2011.
Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación
del Ministerio de Educación)
Tiene como objetivo conservar las instalaciones de manera adecuada, relacionados con el
mantenimiento e higiene, el resguardo y custodia de las instalaciones y activos de la Dirección
Departamental de Educación. (Acuerdo Ministerial 1565-2011. Manual de Funciones,
Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación del Ministerio de
Educación).
58
2.1.4.1 Descripción de Puestos
La unidad de Servicios Generales está integrada por un coordinador, tres Guardianes y tres
Conserjes.
De acuerdo al Manual de Funciones, Organización y Puestos de la Dirección Departamental se
establecen las siguientes funciones para cada puesto:
a) Coordinador de Servicios Generales
Es la persona que se encarga de supervisar que todo se realice de acuerdo con lo establecido y
es quien recibe las solicitudes de insumos, aprueba el uso de los vehículos de la entidad, y realiza
trabajos de electricidad y de plomería, según sea requerido. (Acuerdo Ministerial 1565-2011.
Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación
del Ministerio de Educación).
El coordinador de la Unidad de Servicios Generales supervisa, controla, delega y dirige las
funciones de los diferentes servicios generales en la Dirección, lleva el registro actualizado de los
vales de consumo de combustible, de los cuales solo él tiene acceso, los resguarda en la caja fuerte
de la oficina, lleva el registro actualizado del mantenimiento de los vehículos y de limpieza del
edificio, también lleva el registro de las comisiones por medio de las bitácoras de viajes.
Igualmente controla el uso de los vehículos e insumos a su cargo, así como el control de las tarjetas
de circulación y el pago del impuesto de circulación. Entrega el informe anual de mantenimiento
al coordinador Administrativo.
59
b) Guardián
En el puesto de Guardián hay contratadas tres personas; tienen como propósito el resguardo de
las instalaciones, la seguridad del personal, equipo y demás enseres que se encuentran dentro de
la Dirección Departamental de Educación. Según el manual de funciones es responsable de realizar
rondas periódicas tanto internas como externas para la vigilancia de las instalaciones.
c) Conserje
En el puesto de Conserje hay contratadas tres personas que realizan labores de limpieza en el
inmueble, apoyo en el traslado de mobiliario, así como supervisar el funcionamiento diario de los
servicios básicos de agua potable y energía eléctrica. El funcionamiento de los servicios básicos
como agua, energía eléctrica y teléfono funciona de manera correcta, las instalaciones se
encuentran en condiciones higiénicas muy aceptables tanto piso, equipo, escritorios y paredes.
Al llevar a cabo la evaluación sé tuvo conocimiento que el coordinador realiza funciones
adicionales a su puesto, conducción de vehículos, ya que el puesto de piloto está vacante, el
coordinador se encarga de trasladar a los trabajadores a las distintas comisiones o autoriza a los
supervisores conducir el vehículo; proporcionando vales de combustible de Q50.00 y Q100.00 al
que se le autoriza la conducción.
El solicitante del vehículo realiza el oficio junto con la solicitud de vehículos SER-FOR-12, y
la entrega al coordinador de la unidad de Servicios Generales para que este autorice y haga entrega
60
del formulario de conocimiento de entrega de vehículos SER-FOR-16, en donde se registra los
datos de la persona que manejará el vehículo y se verifica que tenga licencia vigente para
conducción de vehículos.
Cuando el vehículo se entrega al usuario, se le hace saber que debe llenar los datos de la bitácora
de viaje SER-FOR-15 y que debe anotar el kilometraje con el que sale el vehículo y de cuando
retorna, anotando el kilometraje recorrido; la cantidad de combustible consumida, lugar de
abastecimiento y los números de los cupones de combustible y firma.

61
Figura 6. Proceso de asignación de vehículos para comisiones.
1.Confirmación
de la asignación
del vehículo al
usuario
6. Impresión y
2. Impresión y
llenado de la
llenado del
bitácora de
formulatio
viaje SER-
SER-FOR-16
FOR-15
5. Revisión de 3. Validación de
las condiciones los datos
del vehículo consignados en
asignado. el formulario.
4. Revisión de
la licencia de
conducir
vigente del
usuario.
Fuente: Elaboración Propia con base al trabajo de campo. Grupo 10. Práctica Profesional de Contaduría Pública y
La Dirección Departamental de Educación no cuenta con Guardianes en el horario diurno por
lo que no se pudo entrevistar a ninguno de ellos. Los Guardianes están asignados en el horario de
4:00 p.m. a 7:00 a.m. por lo que no se lleva un registro de las personas o visitantes que ingresan a
62
las instalaciones; el coordinador de Servicios Generales informó que se tiene contemplado en el
presupuesto para el 2019 contratar servicio externo de Guardianía en el horario diurno. También
se determinó que los Guardianes no tienen asignado ningún tipo de armamento.
a) Limpieza y mantenimiento de las instalaciones
De acuerdo a lo establecido en el Manual de Funciones, Organización y Puestos la limpieza en
las instalaciones se debe de realizar diariamente, durante la evaluación se determinó que se realiza
la limpieza en un nivel del inmueble por día incumpliendo lo establecido. Sin embargo, las
instalaciones de la DIDEDUC se encuentran limpias y con buena apariencia, los trabajos de pintura
son realizados una vez al año y el último trabajo de pintura se llevó acabo en diciembre de 2017.
Cada oficina posee iluminación adecuada y toma corrientes en buen estado. También poseen
una planta generadora de electricidad en caso se produzca interrupción de este servicio.
Existen siete sanitarios en la DIDEDUC, tres sanitarios de caballeros y cuatro para damas, los
cuales se utilizan de la siguiente forma: un sanitario de damas y otro sanitario para caballeros se
encuentran a disposición de visitantes, dos sanitarios de caballeros, tres sanitarios de damas se
encuentran al servicio de las colaboradoras.
Todos los sanitarios en uso se encuentran en condiciones de higiene adecuadas, poseen una
correcta iluminación y cuentan con agua potable.

63
Como alternativa al horario irregular en el abastecimiento del agua potable, los Conserjes con
apoyo de los Guardianes, se encargan de recolectar agua potable, almacenándola en toneles
plásticos.
Cuentan con tres tinacos para recolección de agua potable, ubicados en la terraza del inmueble.
Recientemente se construyó una cisterna para almacenar agua potable.
El coordinador de Servicios Generales se encarga de realizar las solicitudes de insumos de
limpieza a la unidad de Almacén, para abastecer a los Conserjes.
Los Conserjes reciben cursos de prevención de incendios y otros accidentes dos veces al año,
dichos cursos han sido impartidos por la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –
CONRED-, así como por parte de la Cruz Roja. Se pudo observar que las instalaciones cuentan
con señalización de rutas y alarma de evacuación.
b) Proceso de cálculo, solicitud y autorización de combustible
Se corroboró que la persona que ejecuta la comisión hace el cálculo de combustible. Para
realizar el cálculo de combustible utiliza el formulario SER-FOR-14 “Solicitud y Autorización de
Combustible para Dependencias”. Para ello, procede llenar electrónicamente los datos del
formulario donde se efectúa el cálculo de la cantidad de combustible a utilizar, de acuerdo a la
distancia a recorrer y el tipo de vehículo.

64
La persona que va a realizar la comisión traslada al jefe Administrativo el formulario ya firmado
con el cálculo de combustible. El jefe Administrativo autoriza y firma el formulario. La
autorización se lleva a cabo antes de la entrega de los cupones de combustible.
El coordinador de Servicios Generales prepara los cupones correspondientes y anota los
números de cupones que se entregan en el formulario de solicitud y autorización de combustible;
luego se entregan los cupones de combustible al solicitante, anotando la recepción de estos en el
libro de control de cupones de combustible autorizado por la Contraloría General de Cuentas, con
firma de la persona que recibe los cupones y el número de cupones recibidos. Los cupones sin usar
son resguardados en una caja fuerte ubicada en el área de trabajo del coordinador de Servicios
Generales.
65
Figura 7. Proceso de cálculo, solicitud y autorización de combustible
1. Llenado
electrónico del
formulatio SER-
FOR-14
6. Entrega de
2. Impresión y
los cupones y
llenado del
firma del libro
formulario SER-
de control de
FOR-16
cupones.
5. Preparación y 3. Traslado del

anotación de los formulario al
cupones jefe
correspondientes Administrativo
4. Autorización
y firma del
formulario
66
Tabla 10
Consumo de cupones de combustible de Q50.00, primer semestre 2018.
Cifras en quetzales.
Mes Del Al Utilizados Monto
Enero 916335 916361 27 1,350.00
Febrero 916362 916419 58 2,900.00
Marzo 916420 916523 104 5,200.00
Abril 916524 916608 85 4,250.00
Mayo 916609 916694 86 4,300.00
Junio 916695 916770 76 3,800.00
Total 21,800.00
67
Tabla 11
Consumo de cupones de combustible de Q100.00, primer semestre 2018.
Cifras en quetzales.
Mes Del Al Utilizados Monto
Enero 917128 917166 39 3,900.00
Febrero 917167 917192 26 2,600.00
Marzo 0 0 0 0.00
Abril 917193 917206 14 1,400.00
Mayo 917207 917227 21 2,100.00
Junio 917228 917259 32 3,200.00
Total 13,200.00
En los casos en que el coordinador de Servicios Generales se ausente, con antelación deja
preparados los cupones para las comisiones que se hayan programado. Los cupones quedan bajo
custodia temporal del jefe Administrativo, la persona que realizará la comisión solicita los cupones
al jefe Administrativo y al momento de recibirlos, llena el formulario SER-FOR-14, y firma el
libro de control de cupones de combustible autorizado por la Contraloría General de Cuentas.

68
2.1.5 Sección de Recursos Humanos
Según el Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de
Educación del Ministerio de Educación (2011) la sección de Recursos Humanos administra el
sistema de Recursos Humanos conforme a las normas legales establecidas. También planifica,
organiza, dirige y supervisa las actividades que se realizan en el departamento de Recursos
Humanos de la Dirección Departamental de Educación y tiene a su cargo asesorar al Director en
asuntos relacionados a Recursos Humanos (Acuerdo Ministerial 1565-2011. Manual de Funciones,
Educación).
La sección de Recursos Humanos está conformada por la unidad de Reclutamiento y Selección,
unidad de Gestión y Desarrollo, Jurado Departamental de Oposición y Junta Calificadora de
Personal.
a) Coordinador de sección de Recursos Humanos:
Es la persona encargada que dirige la sección de Recursos Humanos, mediante la aplicación del
proceso administrativo, para un eficiente funcionamiento de la institución (Acuerdo Ministerial
1565-2011. Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de
Educación del Ministerio de Educación).

69
b) Asistente de Recursos Humanos:
El asistente de Recursos Humanos elabora, analiza y digita la documentación que coadyuven a
la correcta aplicación de disposiciones y normas en la sección de Recursos Humanos (Acuerdo
Ministerial 1565-2011. Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones
Departamentales de Educación del Ministerio de Educación).
c) Coordinadora de Reclutamiento y Selección de Personal:
Según su función principal, la coordinadora de Reclutamiento y Selección de Personal;
planifica, organiza y dirige las actividades de reclutamiento y selección de personal, orientadas a
fortalecer el proceso de contratación de personal de la institución en forma técnica y profesional,
tomando como base los objetivos y estrategias establecidas para el efecto (Acuerdo Ministerial
1565-2011. Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de
Educación del Ministerio de Educación).
d) Coordinadora de Gestión y Desarrollo de Personal:
Es la persona encargada que gestiona (desde su planificación hasta su control) las actividades
de la unidad de Gestión de Personal, orientadas a fortalecer el proceso de registro y aprobación de
las acciones y movimientos del personal, con base en los objetivos y políticas del MINEDUC
(Acuerdo Ministerial 1565-2011. Manual de Funciones, Organización y Puestos de las Direcciones
Departamentales de Educación del Ministerio de Educación).

70
a) Coordinador de sección de Recursos Humanos:
Se evaluaron las principales funciones que realiza el coordinador de Recursos Humanos:
1. Elaborar informes técnicos de las intervenciones que tuviera lugar la sección.
2. Conocimiento y aplicación de las leyes relacionadas con la administración de personal,
especialmente las disposiciones legales emanadas del Ministerio de Educación.
3. Capacitación al personal para el mejoramiento continuo de los procesos que se realizan en la
sección.
Determinándose que no lleva a cabo programas de capacitación a los colaboradores, para la
mejora continua de los procesos que se realizan en la sección y según el Acuerdo Ministerial No.
2409-2010 del Ministerio de Educación. Manual de Funciones, Organizaciones y Puestos, numeral
4.12. Inciso f), es responsabilidad de la Sección de Recursos Humanos “capacitar y asesorar al
personal bajo su autoridad, con el objetivo de procurar la mejora continua de los procesos que en
la unidad se realicen".
Otra de las funciones evaluadas del coordinador fue la de velar por el régimen disciplinario del
personal administrativo y se determinó que los colaboradores no cumplen con el horario de entrada
a labores y horario de almuerzo, ya que se revisó el “Listado de personal que incumplió con el
Articulo 11. De la asistencia, puntualidad y horario de almuerzo (Reglamento interno), durante el
periodo del 01/06/2018 al 30/06/2018”.

71
b) Asistente de Recursos Humanos:
Es función principal del asistente de Recursos Humanos “llevar un control de asistencias,
permisos, vacaciones, sanciones disciplinarias, y amonestaciones del personal que labora en la
Dirección Departamental de Educación” (Acuerdo Ministerial 1565-2011. Manual de Funciones,
Educación). Se determinó que no existe un control sobre el cumplimiento de los días establecidos
para la entrega de los formularios correspondientes a los permisos, comisiones, etc., ya que según
condiciones de la sección, ésta documentación debe de entregarse al asistente a más tardar un día
después de haber realizado la comisión oficial, y si ésta es por el día completo, debe de ser
entregado el mismo día en que se realizó dicha comisión; lo que en su mayoría de veces son
recibidos días después y en varias ocasiones a más de quince días de haber gozado del permiso o
haber realizado la comisión.
c) Unidad de Reclutamiento y Selección:
Se determinó que no hay una adecuada segregación de funciones ya que la coordinadora lleva
cuatro años cubriendo las funciones de dos puestos más, las de un analista y de un asistente de
Reclutamiento y Selección de Personal; esto debido a que por falta de fondos presupuestarios no
se ha contratado personal para estas plazas vacantes; por ende es la encargada de revisar y analizar
los expedientes de los participantes calificados, a fin de garantizar el debido proceso y de la
selección idónea, de acuerdo a los requisitos de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-.
72
Entre las funciones evaluadas están:
1. Coordinar con la DGRH los parámetros de selección de personal docente y
administrativo.
2. Verificar expedientes a fin de garantizar la calidad en el proceso de análisis y la asignación
idónea del recurso humano de acuerdo a los requisitos establecidos, previo a solicitar la
evaluación a ONSEC.
3. Gestionar las convocatorias para ocupar las vacantes desde (desde su publicación hasta la
recepción y análisis de expedientes).
Lo que determinó que la coordinadora cumple correctamente con el proceso de acuerdo al
Procedimiento de Dotación de Personal Renglón 011 y 022, Personal Administrativo (RHU-PRO-
01). También se evaluó que la coordinadora de Reclutamiento y Selección de personal organiza
con la Dirección; los criterios de selección del personal docente y administrativo, así como el
análisis de las propuestas a nivel medio y administrativo.

73
Figura 8. Proceso de reclutamiento y selección de personal administrativo
1. Recibe
instrucción
del Director
para cubrir
plaza
7. Recibe vacante.
constancia de
2. Genera
elegibilidad
requisición
de la ONSEC
de personal.
de candidato
ganador.
6. Traslada
expediente a 3. Publica
la DIREH convocatoria
para en el sistema
realización de SIARH.
pruebas
4. Recibe
5. Realiza expediente de
preselección, candidato
cita a los acompañado
candidatos del
para formulario
entrevista. ONSEC-GE-
005.
Se obtuvo una muestra de los requisitos para verificar la documentación que deben contener los
expedientes, para proceder con la selección de candidatos.
Se determinó que la coordinadora de Reclutamiento y Selección del Personal realiza
anualmente la evaluación de desempeño.

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d) Unidad de Gestión y Desarrollo de Personal
La unidad de Gestión y Desarrollo está integrada por dos analistas de Movimiento de Personal
que se encuentran bajo la supervisión de la coordinadora, tienen como objetivo: verificar los
procedimientos de las actividades de análisis de formularios de movimiento de personal, verificar
los requisitos que debe contener cada expediente con el fin de garantizar que la información que
se proporciona a la coordinadora cumpla con lo requerido.
La coordinadora de la unidad supervisa el movimiento del personal, verifica el expediente con
los analistas, la revisión es diaria y se basan en disposiciones legales.
Se revisaron los documentos que debe contener una suspensión extendida por el Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social, los cuales se detallan a continuación:
1. Formulario de suspensión emitido por el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.
2. Formulario de alta dirigida al patrono.
3. Control interno de la recepción del expediente.
4. Formulario de movimiento de personal.
5. Acta de oficio de alta.
6. Nómina mensual del personal docente reglones 011, 021 Y 022.
También se verificó un expediente de aviso de entrega del puesto que contiene los siguientes
documentos:
1. Formulario movimiento de personal (aviso de entrega).
2. Copia de DPI.
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3. Copia de documento de afiliación.
4. Copia de constancia de inscripción y modificación al Registro Tributario Unificado.
5. Copia de cédula docente.
6. Nómina de sueldo mensual.
7. Acta de oficio que específica el puesto al que pertenecía anteriormente.
8. Acuerdo Ministerial de Nombramiento de Funcionarios y Servidores Públicos. DIREH 1834-
2018.
2.1.6 Unidad de Informática
Educación -DIDEDUC- (Mayo 2011), la unidad de Informática está conformada por un
coordinador y dos técnicos, sirve de enlace directo entre la DIDEDUC y la DINFO debido a que
se encarga del registro y actualización de las tareas relacionadas con tecnología; dentro de las
funciones principales se puede encontrar: El soporte técnico al personal de la dirección, control y
mantenimiento del equipo de cómputo, detección de necesidades de automatización de procesos y
verificación de las conexiones de red para que las mismas sean estables.
a) Coordinador de Informática
Es el encargado de planificar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades de la unidad de
Informática. El objetivo del puesto es coordinar el servicio de apoyo informático, mantenimiento

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y revisión del equipo de cómputo a todas las unidades de la DIDEDUC. Tiene la facultad para
crear usuarios para el acceso a la red, da la autorización para proporcionar el equipo de cómputo
según la necesidad de los usuarios, realiza la verificación del cableado y revisión del switch de los
equipos de cómputo que lo requieran.
El coordinador de informática también coordina las actividades relacionadas con escaneo,
procesamiento y verificación de las distintas boletas de solicitud de servicios para su debida
autorización. Así mismo realiza detecciones internas de necesidades de capacitación en
computación, para el personal de la DIDEDUC, promueve y orienta en el uso de los sistemas de
consulta.
Dentro de los requisitos para desempeñar el puesto se encuentran: El manejo e instalación de
hardware, de paquetes de software, escáner y equipo audiovisual. Los conocimientos requeridos
son: conocimiento en sistemas operativos TCP/IP, instalación, mantenimiento y reparación de
equipo de computación, programas para digitalización de documentos e imágenes, instalación y
configuración de redes, hardware y software, instalación de cableado estructurado.
b) Técnico en Informática
Es el encargado de velar por el servicio de soporte técnico que se brinda a los usuarios, con el
fin de garantizar la disponibilidad y función de los equipos de cómputo. Realiza soporte técnico a
la infraestructura de red de la DIDEDUC. El técnico en Informática debe tener el debido
conocimiento en: instalación, mantenimiento y reparación de equipo de cómputo, sistemas

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operativos, programas para digitalización de documentos, configuración de redes, hardware,
software y cableado estructurado.
Entre las habilidades para desempeñar el puesto están: El manejo e instalación de hardware,
software, scanner y equipo audiovisual. Los programas de computación con los que se debe laborar
en dicho puesto son: Excel, Word, Powerpoint, Outlook, Internet y Teleform.
Educación -DIDEDUC- (Mayo 2011), las funciones principales de la unidad de Informática son:
a) Coordinación de capacitaciones en computación al personal.
Se realizó la evaluación de detección de necesidades de capacitación en el uso de equipo de
cómputo al personal de la unidad, mediante cuestionarios y verificación de programas de
capacitación, la cual refleja una falta de seguimiento a los conocimientos básicos en el uso de
sistemas informáticos de los usuarios de las diferentes áreas de la entidad, y debido a esto no se
realizan capacitaciones periódicas.
b) Detección de necesidades de renovación del equipo de computación.
Según la evaluación realizada se pudo observar que se lleva un registro adecuado del equipo de
cómputo asignado al personal de la entidad, en el cual se anotan datos de importancia como la
marca, número de serie, modelo y año de compra.

78
Se realizó la compra y asignación de equipo de cómputo nuevo durante el primer semestre del
año 2018, de esta manera se cumple con la función de realizar las renovaciones correspondientes
del equipo de cómputo obsoleto o en mal estado para continuar con el adecuado funcionamiento
de cada una de las áreas.
Tabla 12
Inventario de equipo entregado por la Unidad de Informática a las distintas unidades
Marca PC Tipo de Usuario Cantidad
Computadora DELL Avanzado 11
Computadora HP Medio 17
Computadora LENOVO Básico 44
Total 72
Fuente: Elaboración propia con base a información de DIDEDUC de Santa Rosa, Grupo 10. Práctica Profesional de
Contaduría Pública y Auditoría, Segundo Semestre 2018.
En la tabla anterior se puede observar la realización de la compra y distribución de equipo de
cómputo nuevo como reemplazo al que se tenía anteriormente, esto como resultado de una
verificación realizada al equipo anterior en la cual se determinó que no se encontraba en buenas
condiciones. La marca y capacidad de cada computadora se estima mediante una evaluación de las
necesidades del usuario, esto muestra el cumplimiento de la función de detección de necesidades
renovación del equipo de cómputo en la entidad por parte de la unidad de Informática.

79
c) Aplicación de las políticas de red definido por la Planta Central.
Se evaluó y se confirmó el cumplimiento de las políticas de red a través de la observación,
teniendo como ejemplo el filtrado de páginas web realizado desde la Planta Central. Además, se
realizaron procedimientos analíticos a través de la documentación que soporta las reparaciones
ejecutadas, se verificaron los switch 6, 7, 8, 9 y 10 que estuvieran atornillados al rack y el cableado
de puertos. Se comprobó que en los puntos de acceso no existieran cables que estuvieran generando
ciclos. Esta evaluación se realiza a través de un programa de gestión y monitoreo a los usuarios
cuyo fin es determinar si el computador fue utilizado para fines personales.
d) Coordinar y realizar soportes solicitados por los usuarios.
Para dar cumplimiento con esta función los usuarios de la DIDEDUC deben llenar una boleta
de solicitud de servicios en la unidad de Informática indicando el requerimiento o necesidad que
se presenta, posteriormente la misma es asignada a uno de los técnicos en Informática el cual
resuelve el problema y al finalizar el usuario solicitante realiza una calificación del servicio
prestado. Para verificar el cumplimiento de esta función se realizó una evaluación en el archivo de
las boletas de solicitud, en el cual se pudo observar las diferentes calificaciones que dan los
usuarios de los servicios prestados y la frecuencia con que solicitan el mantenimiento técnico, para
lo cual se elaboró la siguiente tabla:

80
Tabla 13
Reporte de servicios prestados por la unidad de Informática
Boletas de Boletas de servicios normales

Mes
servicios inmediatos
Enero 23 1
Febrero 20 2
Marzo 22 1
Abril 21 1
Mayo 23 2
Junio 21 1
Total 130 8
Fuente: Elaboración propia con base a información de DIDEDUC de Santa Rosa, Grupo 10. Práctica Profesional de
Contaduría Pública y Auditoría, Segundo Semestre 2018.
En la tabla anterior se puede observar la cantidad de servicios técnicos inmediatos y normales
que se prestaron a las distintas unidades de la DIDEDUC para garantizar el adecuado
funcionamiento del equipo de cómputo, esto muestra el cumplimiento de dicha función y el
adecuado seguimiento de los procedimientos establecidos.

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e) Automatización de procesos.
Se comprobó que existe la necesidad de automatizar procesos, debido a que la mayoría se
realizan de forma manual aumentando con ello los riesgos materiales, este procedimiento se realizó
a través de la verificación de documentación en donde se lleva el registro de los procesos realizados
en esta unidad, como pueden ser: El acceso a red, la autorización de usuarios y el soporte técnico,
procesos que pueden ser automatizados de forma electrónica, para que sea más fácil y rápido,
funciona para un mejor control de quienes pueden tener acceso a esta información y así definir
adecuadamente las líneas de autorización, y disminuir el riesgo de fuga de información.
También se puede mencionar que debido al avance en la tecnología la unidad de Informática ha
colaborado en la automatización del proceso de escáner de documentos para tener un mejor
almacenamiento de la información, para realizar este proceso los usuarios a través de los jefes de
cada área llenan las solicitudes para el escaneo de documentos, esto es trasladado al coordinador
de informática para realizar el proceso dicho trabajo y resguardar la información de manera
adecuada cumpliendo así con la ISO 27000 que trata sobre la confidencialidad de la información.
2.1.7 Unidad de Asesoría Jurídica
La Unidad de Asesoría Jurídica presta asesoría legal a consultas que plantee el Director, apoya
y cumple la programación y políticas jurídicas de trabajo establecidas, eleva al Director las
propuestas para discusión de criterios jurídicos por resolver; asuntos legales en materia educativa
y atiende a usuarios tanto dentro de la Dirección Departamental de Santa Rosa como a los
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pobladores y centros educativos de la localidad, en la evaluación de consultas jurídicas
relacionadas con las funciones de la DIDEDUC.
a) Asesor Jurídico
Se encarga de proporcionar servicios de asesoría legal y jurídica a la Dirección Departamental
de Educación, en asuntos relacionados al campo de la educación, evaluación de documentación
sobre casos de cesión o donación de bienes, elaboración de dictamen de idoneidad, elaboración de
providencias y oficios para remisión de documentación a la sección Financiera, sección
Administrativa y sección de Recursos Humanos, entre otras.
b) Asistente de Asesor Jurídico
Auxilia al Asesor Jurídico en la recepción y análisis de expedientes, elaboración de proyectos
y programas, atención al público referente a consultas en materia legal, archivo físico y electrónico
de expedientes, lleva a cabo las funciones generales del Asesor Jurídico cuando éste se encuentra
ausente y otras actividades en el campo legal y jurídico de la Dirección Departamental de
Educación.
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a) Asesorías y elaboración de instrumentos de carácter legal
Por medio de los expedientes evaluados, se determinó que el Asesor Jurídico presta asesoría
legal a consultas que plantea el Director Departamental, establecimientos educativos y personas
particulares, por medio de dictámenes y opiniones técnicas, fundamentadas en materia laboral,
administrativa y educativa. Los documentos elaborados dentro de la unidad, son utilizados como
apoyo en la toma de decisiones en materia legal y jurídica.
Se determinó que la persona encargada del puesto de asistente de Asesor Jurídico recibe los
expedientes entregados por los usuarios, anota en el libro de recepción de documentos y listado de
control de expedientes, previo a ser entregados al Asesor Jurídico. También se encarga del
resguardo de los expedientes y en ocasiones de su redacción, archiva los expedientes de forma
digital y física de manera ordenada, teniendo en cuenta los procesos aún pendientes o importantes
para su fácil acceso.
En la elaboración de instrumentos de carácter legal, resoluciones, oficios y providencias, el
Asesor Jurídico recibe el expediente ya verificado por el asistente de Asesoría Jurídica. Analiza
los antecedentes y documentos relacionados con el caso o asunto y posterior a la evaluación y
confrontación en función a las normas de ordenamiento jurídico que sean aplicables y
posteriormente emite su opinión por medio de providencia, dictamen, oficio, entre otros y lo
presenta al Director para su aprobación y visto bueno.

84
Traslada al asistente de Asesoría Jurídica para la emisión del expediente a la dependencia donde
se solicitó la asesoría o consulta y al estar finiquitado se traslada el expediente a la bodega de la
b) Donaciones o cesión de bienes
Se evaluó que cuando existen donaciones o cesiones de bienes, el Asesor Jurídico revisa que el
expediente contenga la documentación siguiente; escritura de donación y fotocopia del título de
propiedad. De estar completos y legibles se elabora opinión jurídica y lo remite a la Dirección de
Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, en donde proceden a elaborar un proyecto
de Acuerdo Gubernativo de aceptación de la donación por parte de la Dirección de Bienes del
Estado, el cual remite a la Secretaría General de la Presidencia para firma del Señor Presidente de
la República. Luego se remite a la Escribanía de Cámara y de Gobierno para la elaboración de la
escritura pública correspondiente, en la cual comparece el Procurador General de la Nación en
representación del Estado y el ente donante. El testimonio de esta escritura se ingresa al Registro
General de la Propiedad para su inscripción.
c) Revocatorias y reposiciones
Se verificó que en los casos de recursos de revocatoria y reposición, el Asesor Jurídico recibe
la documentación y procede a revisar el expediente para determinar que llene los requisitos como
establece el artículo 11 de la Ley de lo Contencioso Administrativo, y haya sido presentado dentro
del plazo legal para su interposición; si no se cumple, emite una providencia y proyecto de
resolución dirigida al Despacho Ministerial con el visto bueno del Director, fijando un previo o
rechazando el recurso planteado. Si los requisitos son cumplidos, emite una providencia, en la cual
85
se admite para su trámite, confiriéndose audiencia por cinco días al interesado, al órgano asesor de
la autoridad impugnada y la Procuraduría General de la Nación.
Luego de evacuadas las audiencias, el Asesor Jurídico emite nuevamente un proyecto de
resolución declarándolo con o sin lugar, el cual posteriormente es trasladado con el visto bueno
del Director, para la subsecuente firma del Despacho Ministerial. Posteriormente recibe la
resolución Ministerial con la firma y sello correspondiente y remite a través de providencia para
la notificación al interesado, archivo de expediente o devolución a la Dependencia donde se inició
el proceso.
d) Comisión de casos de violencia
Se obtuvo información de los pasos que se siguen en la comisión de casos de violencia; en los
cuales el Asesor Jurídico procede realizar visita el centro educativo, se solicita que este el
psicólogo para que entreviste a la presunta víctima, posteriormente se redacta el informe de la
entrevista. Si dentro del informe se manifiesta que la alumna o alumno ha sido víctima de abuso
sexual el Asesor Jurídico orienta al jefe inmediato (director, técnico o supervisor) del centro
educativo para que proceda con la denuncia, se revisa el expediente y adjunta la papelería que va
surgiendo. Se corre audiencia al docente, para no violar sus derechos; el departamento disciplinario
se encarga de la sanción correspondiente, el caso se remite a la sección de Recursos Humanos
dependiendo si procede la destitución del cargo.

86
2.1.8 Unidad de Atención al Público
La unidad de Atención al Público es la encargada de brindar atención e información a las
personas en relación con los servicios que presta la Dirección Departamental de Educación, así
como gestionar la recepción de la correspondencia que ingresa y es enviada.
Tiene como objetivo brindar atención al público, de forma personal, telefónica o electrónica,
para informar sobre los procesos que se llevan a cabo en la Dirección Departamental de Educación.
Las actividades diarias de la unidad de Atención al Público se realizan de acuerdo a lo
establecido en el Manual de Funciones, Organización y puestos, siendo la coordinadora y asistente
de la unidad quienes gestionan las tareas en esta unidad.
La coordinadora y asistente tienen funciones similares, se ocupan de verificar, ordenar,
clasificar y distribuir la correspondencia que ingresa a la Dirección Departamental. Atienden
personal y telefónicamente al público que requiera información de las diferentes unidades que
integran la Dirección.
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Derivado de la evaluación efectuada en la unidad de Atención al Público, se observó que está a
cargo de una coordinadora y una asistente quienes atienden al público que solicita información
sobre algún trámite en las unidades y llevan el control del registro de la correspondencia que
ingresa al despacho del Director utilizando el procedimiento siguiente:
Reciben documentos, verificando que llene los requisitos (foliado, tenga destinatario especifico
y remitente, unidad y nombre de la persona), luego le colocan sello de recibido en original y copia.
Identifican la prioridad del documento, para determinar en qué momento debe entregarse.
Utilizan el formato para el registro de documentos ATE-FOR-02 “Recepción/Traslado de
Documentos Usuarios Internos”. Registran los documentos en el sistema web interno de
administración de documentos (WEBSIAD), posteriormente se trasladan los documentos a la
unidad correspondiente.
88
Figura 9. Proceso de recepción de documentos
Se recibe el
documento
verificando que
cumpla los
requisitos, se coloca
sello en original y
copia.
Se utiliza el
formulario
ATE-FOR-02
para registrar
el
documento.
Se registra el
documento
dentro del
sistema web
interno de
administración
de documentos.
Se entregan los
documentos a donde
corresponda y
posteriormente se
archiva el formulatio
ATE-FOR-02
Auditoría. Segundo Semestre 2018.
Se evaluó que dentro de las actividades que lleva a cabo la coordinadora de la unidad de
Atención al Público, está: brindar atención al público de forma personal, telefónica y por medio
electrónico para informar sobre los procesos que se llevan a cabo en las distintas unidades de la
Dirección Departamental. También verifica, ordena y clasifica los documentos que ingresan a la
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Se evaluó que la asistente de Atención al Público al igual que la coordinadora, atiende de
forma personal, telefónica y por medio electrónico, para informar sobre los procesos que se llevan
a cabo en las distintas unidades de la Dirección Departamental de Educación. Se encarga de
orientar y acompañar al público visitante dentro de las instalaciones, para que realicen las gestiones
que necesiten llevar a cabo; actualiza el directorio del personal en el sistema WEBSIAD; también
entrega oficios circulares a los Supervisores Departamentales, relacionados con instrucciones de
las autoridades de la Dirección Departamental.
A continuación, se presenta un reporte de la información procesada en la unidad de
Atención al Público.
Tabla 14
Información procesada en la Unidad de Atención al Público, del 01 de enero al 30 de junio 2018
Descripción Cantidad
Documentos recibidos y trasladados a los 1,250
departamentos, secciones y/o unidades de la
DIDEDUC.
Llamadas solicitadas de otras unidades 750
90
2.2. Área Financiera
Es la encargada de gestionar, tramitar y controlar las operaciones presupuestarias y contables
de la Dirección Departamental de Santa Rosa.
2.2.1. Unidad de Análisis Documental
La unidad de Análisis Documental es la encargada de efectuar el análisis administrativo y
financiero de todos los documentos que ingresan a la unidad, así como mantener un orden estándar
en los expedientes que soportan el pago de los servicios básicos y gastos que se realizan en la
Dirección Departamental de Educación, coordina y supervisa las diferentes actividades en el
registro y control de las operaciones relacionadas con el Fondo Rotativo, Cajas Fiscales, y archivo
de expedientes de la sección Financiera.
2.2.1.1. Descripción del puesto: Asistente de Análisis Documental
La persona a cargo del puesto lleva a cabo el estudio, análisis, resolución de expedientes y
preparación de proyectos, programas y otras actividades técnico-administrativas que coadyuven a
alcanzar el mejor desenvolvimiento de la unidad.
A continuación se detallan las principales funciones del puesto:
a. Recibe, analiza y margina expedientes revisando la documentación de soporte.

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b. Elabora las órdenes de pago y trasladarla a la unidad de Operaciones de Caja, adjuntando la
documentación de soporte mínima que ha revisado para su pago.
c. Aprueba los CUR de compromiso y devengado en el SICOINWEB.
d. Revisa la documentación que ampara los desembolsos de los programas de apoyo a los
establecimientos del sector oficial a cargo de la DIDEDUC de Santa Rosa.
e. Elabora los formularios de viáticos (anticipos, constancia y liquidación) al personal de la
Dirección Departamental que lleve a cabo una comisión oficial, previa a su pago.
f. Elabora requisiciones de los materiales necesarios para la unidad
g. Archiva, custodia y resguarda los documentos y formas de las diferentes operaciones
administrativas, contables y financieras ejecutadas en la Dirección Departamental.
2.1.7.3 Evaluación de control interno
a) Revisión de expedientes para pago a través de Comprobante Único de Registro
En la revisión de expedientes para pago de gastos por la adquisición de bienes y servicios a
través de comprobante único de registro se verificó que el asistente de la unidad de Análisis
Documental recibe expedientes de Compra por Contrato Abierto, Compra de Baja Cuantía o
Compra Directa.
Se revisó que el asistente verifica que los expedientes contengan documento de requerimiento
con visa presupuestaria firmado y sellado por las personas responsables de solicitar y aprobar la
compra de bienes y servicios, cotizaciones de los proveedores, hoja de adjudicación al oferente en
caso de adquisiciones a través de contrato abierto, certificación de inventarios, ofertas presentadas

92
por los proveedores cuando sea compra de baja cuantía, orden de pedido y orden de compra
aprobada firmada y sellada por los responsables.
El asistente verifica que en la descripción de las órdenes de pedido y órdenes de compra se
detallen las características de los bienes y servicios que adquieren.
Se comprobó que el asistente verifica que el expediente contenga todos los documentos
indicados, genera CUR de Compromiso en el SIGES, sella, firma y procede con el coordinador
financiero para que emita la Constancia de Disponibilidad Financiera.
Se pudo comprobar que el asistente sí lleva a cabo la revisión de los expedientes, para que estén
completos y conforme a los lineamientos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento. Si el expediente no cumple con los requisitos establecidos devuelve el mismo al área
administrativa detallando los motivos que dieron lugar a la devolución.
Verifica que cada expediente cuente con documentos específicos que reflejen el soporte y
justificación de la operación, para ser autorizada. Además, se observó que el asistente realiza la
validación de la información en los sistemas que maneja para tal efecto, por ejemplo:
SICOINWEB, SIGES y en otros medios de consulta asignados, tales como Guatecompras, para
conocer la información de las compras, y portal SAT para validar los Números de Identificación
Tributaria de las empresas que figuran en las facturas de soporte.

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b) Revisión de expedientes para pago en efectivo
Se verificó que el asistente realiza dicha función de conformidad con el Acuerdo Ministerial
No. 1565-2011, Manual de Funciones, Organización y Puestos en el cual indica que el asistente
de la unidad documental debe revisar los expedientes y trasladarlos a la unidad de Operaciones de
Caja, adjuntando la documentación de soporte mínima para su pago.
Se estableció que el asistente en la revisión de expedientes para pagos con fondos de caja chica
recibe los mismos con la documentación de soporte, que consta de facturas emitidas a nombre de
la dirección con fecha de compra, número de identificación tributaria y dirección de la
dependencia, requerimiento y constancia de disponibilidad presupuestaria para pagos no
programables.
Se evaluó que el asistente verifica que la fecha de elaboración del requerimiento sea anterior a
la fecha de emisión de la factura contable, así también, que los documentos cumplan las
condiciones de calidad por ejemplo que las facturas para liquidar la caja chica están colocadas en
hojas bond tamaño carta, pegadas con cinta adhesiva que no impidan leer el razonamiento de las
mismas y que los expedientes estén completos. Luego finaliza el proceso colocando firma y sello
en el reverso del documento de liquidación de caja chica y traslada el expediente a la unidad de
Operaciones de Caja.
La importancia de la revisión de los documentos, radica en la necesidad de garantizar la
congruencia y transparencia en los pagos que son autorizados y ejecutados, debido a que es el filtro
94
para una adecuada ejecución de operaciones financieras que implican un egreso de recursos del
presupuesto asignado a la DIDEDUC de Santa Rosa.
c) Evaluación del proceso de revisión de documentos para pago de viáticos
Los gastos de viáticos son las asignaciones destinadas a cubrir los gastos por hospedaje,
alimentación y transporte de los colaboradores que forman parte de la Dirección y que son
nombradas para el cumplimiento de comisiones oficiales fuera del lugar de permanencia, sobre
todo en los diferentes departamentos del país.
Se verificó que para tal efecto asigna un límite de Q420.00 para cubrir un día de viáticos que se
distribuye de la siguiente manera: 15% para desayuno, 20% para almuerzo, 15% para cena y 50%
para hospedaje.
Se pudo constatar que el asistente de la unidad de Análisis Documental es el encargado de
viáticos dentro de la Dirección, el cual verifica la documentación siguiendo los siguientes pasos:
1. Revisa el formulario FIN-FOR-04 “Nombramiento de Comisión” donde el Director de la
Dirección Departamental, aprueba por medio de firma y sello a la persona nombrada para
presentarse en la comisión oficial.
2. Registra el número de formulario, nombre de la persona nombrada, fecha de entrega y lugar
donde se realizará la comisión en el Libro Control de Formularios de Viáticos que está
autorizado por la Contraloría General de Cuentas.
3. Entrega Formulario FIN-FOR-04 en original al responsable de la comisión y adicional debe
entregar los formularios: Viáticos Anticipo (V-A), Viáticos Constancia (V-C) y Viáticos
Liquidación (V-L). El responsable de la comisión, firma de recibido y se hace responsable de

95
los formularios que le fueron entregados en el libro de control de formularios utilizado por la
unidad.
4. Recibe y verifica el formulario Viático Anticipo (V-A), revisando que la información
concuerde con el formulario de Nombramiento de la Comisión previamente recibido, este
formulario debe ser presentado un día hábil antes de la comisión.
5. Traslada el formulario Viático Anticipo al encargado de Operaciones de Caja para que éste
emita el cheque voucher.
6. Entrega el cheque al responsable de la comisión y el voucher a Operaciones de Caja.
7. Verifica los tiempos de liquidación, ya que los formularios de Viáticos son entregados por el
responsable de la comisión oficial dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de
haberse cumplido la comisión, con la aprobación de la autoridad que la ordenó.
8. Recibe, analiza y verifica que los siguientes formularios y documentos se encuentren
debidamente elaborados, sin tachones ni borrones con las respectivas firmas de aprobación y
que los mismos concuerden y estén en función con el nombramiento de comisión:
1. Formulario original FIN-FOR-04 “Nombramiento de comisión”.
2. Formulario original de Viáticos Anticipo (V-A).
3. Formulario original de Viáticos Constancia (V-C).
4. Formulario original de Viáticos Liquidación (V-L).
5. Formulario original FIN-FOR-05 “Informe de Comisión”
6. Formulario original FIN-FOR-06 “Planilla de Gastos Conexos”
7. Formulario original FIN-FOR-25 “Integración de Comprobantes por Gastos de Viáticos”.

96
8. Facturas originales, que respaldan los gastos de viáticos en concepto de alimentación
(desayuno, almuerzo y cena) así como hospedaje razonadas en el reverso, con firma y sello
del servidor público comisionado.
9. Boleta original de depósito monetario, realizado en la cuenta bancaria que corresponda (en
el caso de reintegros a la Dependencia).
Si todo está correcto firma el formulario Viático Liquidación (V-L) en la casilla
“Revisado por”.
9. Coloca sello de “documento pagado” en el formulario Viáticos Liquidación (V-L), ingresa al
SICOIN-WEB donde realiza la liquidación a nivel de “Solicitado" y por ultimo genera el
comprobante FR03 “Relación de Gastos del Fondo Rotativo Interno”. Posteriormente, realiza
un índice del expediente y lo archiva.
d) Evaluación de separación de funciones
Se revisó que de conformidad con el Acuerdo Ministerial No. 1565-2011, Manual de
Funciones, Organización y Puestos, la unidad de Análisis Documental de la DIDEDUC de Santa
Rosa, debería contar con un coordinador, a quien le correspondería revisar los formularios de
viáticos (anticipo, constancia y liquidación) al personal de la dirección departamental que realice
una comisión oficial, previo a su pago; sin embargo, esta función la realiza el asistente de análisis
documental debido a que en la DIDEDUC de Santa Rosa, no existe una persona en el puesto de
coordinador, debido a que no han asignado una partida presupuestaria en el presupuesto.
Lo anterior, implica un incumplimiento a lo indicado por la Contraloría General de
Cuentas, en Acuerdo No. 09-03, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, inciso 1.5.
97
Separación de Funciones., ya que la misma persona realiza las revisiones y se autoriza su propio
trabajo.
e) Condiciones del archivo de documentación
Se observó que la unidad de Análisis Documental maneja una cantidad considerable de
documentos y su manipulación debe ser con especial cuidado, por lo que debería contar con un
archivo adecuado para el resguardo de toda la documentación.
Se verificó que los expedientes documentales de la unidad, no se resguardan de manera
adecuada, ya que el mobiliario utilizado para tal efecto no es suficiente para la cantidad de
documentos que manejan. Esto implica incumplimiento a a lo indicado por la Contraloría General
de Cuentas, en Acuerdo No. 09-03, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, inciso
1.11. Archivos., ya que no cuentan con medidas de salvaguarda para los documentos.
En la siguiente tabla, se muestran datos del volumen de expedientes que son ingresados y
revisados en la unidad de Análisis Documental, de forma mensual.

98
Tabla 15
Cantidad mensual de expedientes recibidos
Descripción Cantidad
Expedientes para pago en efectivo 16
Expedientes para pago por medio de CUR 1
Expedientes por Programas de apoyo 108
Operaciones para Institutos por Cooperativa 65
Bolsa de estudio (cuando aplica) 1
Total 191
Fuente: Elaboración propia con base a información de DIDEDUC de Santa Rosa. Grupo 10. Práctica Profesional de
2.2.2. Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario
El Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, es asignado según los requerimientos
y evaluaciones previamente analizadas, con el fin de garantizar el bien común a los habitantes de
la República de Guatemala.
Según Acuerdo 3377-2007 del Ministerio de Educación, Reglamento Orgánico Interno del
Ministerio de Educación. Articulo 14 literal a) establece que; “Es responsabilidad de las
Direcciones Departamentales de Educación las funciones de dirigir, organizar, coordinar y
supervisar las actividades para formular el anteproyecto de presupuesto de egresos, plan operativo
anual y programación de la ejecución presupuestaria y financiera”.

99
La unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario se encarga de coordinar y supervisar
acciones relacionadas con el registro y ejecución del presupuesto de la Dirección Departamental
de Educación de Santa Rosa, elaborando proyectos, programas y otras actividades técnico-
administrativas que ayuda a mejorar el desarrollo de la unidad.
a) Coordinadora de Registro y Seguimiento Presupuestario
El objetivo del coordinador de Registro y Seguimiento Presupuestario es el de coordinar y
supervisar las acciones del registro y ejecución del presupuesto de la Dirección Departamental.
b) Asistente de Registro y Seguimiento Presupuestario
El objetivo del puesto es; asistir y apoyar a la coordinadora en el estudio, análisis, resolución
de expedientes y elaboración de proyectos, programas y otras actividades técnico-administrativas
que conlleve mejorar el desenvolvimiento de la unidad.
a) Formulación del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Dirección Departamental de
Educación de Santa Rosa.
Se comprobó que la coordinadora, en la etapa de la formulación del presupuesto, previo a la
conformación del anteproyecto; asesora, coordina y consolida las proyecciones presupuestarias
que las secciones y unidades de la Dirección Departamental presentan para el Plan Operativo
100
Anual; luego de verificar que las proyecciones se programen conforme a las prioridades, metas y
dentro del techo presupuestario aprobado; asigna los recursos en el Sistema de Contabilidad
Integrada -SICOINWEB-.
Así como también se comprobó que el asistente de la unidad; participa en la elaboración del
Anteproyecto del Presupuesto utilizando en su estructura las técnicas de presupuesto por
programas. Asimismo, interviene en la programación anual de la ejecución presupuestaria.
Por consiguiente se conoció que el Presupuesto de Egresos asignado a la Dirección
Departamental de Educación de Santa Rosa para el año 2018, asciende a trecientos cincuenta y
tres millones seiscientos setenta y unos mil novecientos sesenta y seis quetzales con treinta y cuatro
centavos (Q.353,671,966.34).
101
Tabla 16
Presupuesto de egresos 2018

Cifras en Quetzales
Descripción Asignado Porcentaje
Actividades Centrales 10,837,591.00 3
Actividades Comunes a los Programas de Pre-Primaria y
Primaria 3,124,346.00 1
Actividades Comunes a los Programas de Pre-Primaria,
Primaria, Básico y Diversificado 5,678,690.00 2
Educación Escolar de Pre-Primaria 52,138,130.00 15
Educación Escolar de Primaria 206,753,449.00 58
Educación Escolar Básica 28,668,741.00 8
Educación Escolar Diversificada 9,628,676.00 3
Educación Extraescolar 3,114,414.00 1
Apoyo para el consumo adecuado de alimentos 23,955,012.00 7
Partidas no asignables a programas 9,772,917.00 3
Total 353,671,966.34 100
Contaduría Pública y Auditoría. Segundo Semestre 2018.
En la tabla anterior; se puede apreciar que el 58% del presupuesto está destinado a la Educación
Primaria con un monto de doscientos seis millones, setecientos cincuenta y tres mil cuatrocientos
cuarenta y nueve quetzales exactos (Q 206,753,449.00), dicho rubro representa la mayor parte del
presupuesto y se encuentra seguido por el de Educación Preprimaria que corresponde al 15% de

102
lo asignado, por un monto de cincuenta y dos millones ciento treinta y ocho mil ciento treinta
quetzales exactos (Q 52,138,130.00), el resto está distribuido en menores porcentajes en otros
renglones, según consulta realizada en el sistema SICOINWEB.
b) Modificaciones al Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Dirección Departamental de
Educación de Santa Rosa
Se comprobó que la coordinadora de la unidad, supervisa las modificaciones presupuestarias de
cada programa; derivadas de variaciones que puedan existir entre el Plan Operativo Anual y el
Presupuesto analítico, por lo tanto lleva el control de los mismos con su resolución de respaldo
legal.
El marco legal que regula las modificaciones presupuestarias está contemplado en el Acuerdo
Ministerial 216-2004, Manual de Modificaciones Presupuestarias, en donde la unidad ejecutora
solicita la ampliación de los créditos presupuestarios que se asignan a programas o categorías
equivalentes, subprogramas, proyectos actividades obras y grupos de gasto, para atender
requerimientos no previstos o que en el caso de Dirección Departamental de Educación resulten
insuficientes.
A continuación, se presentan las modificaciones al Presupuesto de Ingresos y Egresos de la
Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa para el ejercicio 2018.

103
Tabla 17
Modificaciones al presupuesto 2018
Cifras en Quetzales
Descripción Asignado Modificación Vigente

Actividades Centrales 10,933,814.00 ( 96,222.66) 10,837,591.00
Actividades Comunes de
Programas de Pre-Primaria y
Primaria 2,985,046.00 139,300.00 3,124,346.00
Actividades Comunes de
Programas de Pre-Primaria,
Primaria, Básico y
Diversificado 5,710,440.00 ( 31,750.00) 5,678,690.00
Educación Escolar de Pre-
Primaria 51,639,912.00 498,218.00 52,138,130.00
Educación Escolar de Primaria 208,630,732.00 (1,877,283.00) 206,753,449.00
Educación Escolar Básica 28,287,465.00 381,276.00 28,668,741.00
Educación Escolar
Diversificada 9,744,676.00 ( 116,000.00) 9,628,676.00
Educación Extraescolar 3,114,414.00 0.00 3,114,414.00
Apoyo para el consumo
adecuado de alimentos 18,431,991.00 5,523,021.00 23,955,012.00
Partidas no asignables a
programas 9,772,917.00 0.00 9,772,917.00
Total 349,251,407.00 4,420,559.34 353,671,966.34
104
En la tabla anterior se describen las modificaciones que se han realizado durante los meses de
enero a junio 2018, la cantidad en modificaciones asciende a cuatro millones, cuatrocientos veinte
mil, quinientos cincuenta y nueve quetzales con treinta y cuatro centavos (Q 4,420,559.34).
Se comprobó que el asistente de la unidad; asiste en la elaboración de las modificaciones y
reprogramaciones presupuestarias. Para fines de evaluación; se solicitó a la unidad un ejemplo de
una solicitud de modificación presupuestaria, cuya finalidad de la misma es cubrir el pago del
tercer desembolso del programa de alimentación escolar de nivel pre primario y primario:
Tabla 18
Solicitud de modificación presupuestaria
Cifras en Quetzales
Estructura Monto Fuente de

Sub producto
presupuestaria solicitado Financiamiento
Niños y niñas atendidos a nivel Pre Ingresos Tributarios
002-001-0001 1,180,648.00
primario atendidos con alimento escolar. IVA PAZ
Niños y niñas atendidos a nivel Primario Ingresos Tributarios

002-002-0001 4,807,565.00
atendidos con alimento escolar. IVA PAZ
Total 5,988,213.00
En la tabla anterior se describe la solicitud de modificación presupuestaria para cubrir el pago
de cinco millones, novecientos ochenta y ocho mil, doscientos trece quetzales exactos (Q
5,988,213.00); Se constató que dicho monto será transferido de los ingresos tributarios IVA PAZ
105
que sirven como fuente de financiamiento para el pago al tercer desembolso de alimentación
escolar, en establecimientos educativos públicos del nivel pre primario y primario del
departamento de Santa Rosa, que cuentan con organización de padres de familia, según circular
DAFI-DP No. 237 de fecha 14 de junio de 2018.
Al momento en que se realizan las modificaciones presupuestarias internas, se utiliza la misma
partida y renglón presupuestario, readecuando los fondos; con el objetivo de no afectar el
presupuesto, el cual tiene la misma estructura.
c) Elaboración de constancias de disponibilidad presupuestaria
Se comprobó que el asistente informa sobre la existencia de disponibilidad presupuestaria,
previo a la ejecución de cualquier gasto. Elaborando Constancias de Disponibilidad Presupuestaria
–CDP- para luego presentarlas ante el jefe de la sección Financiera, seguidamente al Director
Departamental; quienes sellan y firman antes de ser enviadas para su autorización. Para fines de
evaluación, se solicitó como ejemplo una solicitud de gasto, en donde se detalla la autorización y
habilitación de 500 hojas móviles, para la impresión de las nóminas de alumnos beneficiados con
bolsa de estudios 2018, como lo indica la siguiente tabla.

106
Tabla 19
Solicitud de disponibilidad presupuestaria para el gasto de hojas móviles.
Cifras en Quetzales
Cantidad solicitada Descripción de bien o servicio Monto solicitado
1 Autorización de 500 hojas móviles 275.00
2 Habilitación de 500 hojas móviles 55.00
Total 330.00
Conociendo lo solicitado anteriormente, se evaluaron las firmas y sellos de los encargados de
la unidad solicitante, emitiendo la constancia de disponibilidad presupuestaria, dejando evidencia
que existe capacidad de pago, para cubrir los gastos solicitados.
d) Ejecución física y financiera del Presupuesto; en los programas de educación y
alimentación escolar de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa
De acuerdo con la asignación presupuestaria de cada año, esta unidad coordina la ejecución con
base a las políticas y estrategias educativas nacionales, adaptándolas al ámbito de su departamento,
de conformidad con las características y necesidades de este; planifica juntamente con su equipo
de trabajo las acciones educativas a realizar en su jurisdicción y resuelve asuntos técnicos y
administrativos que se presentan.
Se verificó que la coordinadora de la unidad presenta al jefe de la sección financiera los
informes financieros y presupuestarios relacionados con el avance en la ejecución presupuestaria.

107
Con el fin de evaluar los procedimientos aplicados por la unidad en la ejecución del avance
presupuestal; se presenta el análisis del avance físico y financiero presupuestario, donde se
evaluaron los programas de educación escolar y apoyo para adecuada alimentación, al 30 de junio
del 2018.
Tabla 20
Promedio ponderado de avance físico presupuestario por programa de educación y alimentación
escolar
Cifras en Quetzales
Unidad de
Descripción Vigente Ejecutado Porcentaje
medida
Educación Escolar de
Personas 72,908.00 54,724.00 98.33
Preprimaria
Educación Escolar de
Personas 220,874.00 198,722.00 96.26
Primaria
Educación Escolar
Personas 19,319.00 17,712.00 63.10
Básica
Educación Escolar
Personas 5,407.00 4,343.00 62.10
Diversificada
Educación Extraescolar Personas 4,724.00 2,918.00 75.39
Apoyo para el Consumo
Personas 140,990.00 111,406.00 79.22
Adecuado de Alimentos
Total 464,222.00 389,825.00 79.07
Fuente: Elaboración propia con base a los datos de SICOINWEB. Grupo 10. Práctica Profesional de Contaduría
Pública y Auditoría. Segundo Semestre 2018.
108
Como lo indica la tabla anterior, el avance físico promedio ejecutado del presupuesto, es del
setenta y nueve por ciento, en el cual encuentran personas beneficiadas con los programas de
educación escolar y de apoyo para el consumo adecuado de alimentos. Se verificó que los
programas con más alto porcentaje de ejecución física son los de preprimaria y primaria; por otro
lado, el programa con más bajo porcentaje en su ejecución es el de educación extra escolar.
Tabla 21
Promedio ponderado de avance financiero presupuestario de programas de educación y
alimentación escolar
Cifras en Quetzales
Porcentaje
Programa Vigente Ejecutado
Ejecutado
Educación Escolar de Preprimaria 52,138,130.00 25,398,545.24 48.71
Educación Escolar de Primaria 206,753,449.00 99,060,407.57 47.91
Educación Escolar Básica 28,668,741.00 12,114,584.85 42.26
Educación Escolar Diversificada 9,628,676.00 3,684,883.58 38.27
Educación Extraescolar 3,114,414.00 1,149,463.25 36.91
Apoyo para el consumo adecuado de

23,955,012.00 19,081,800.00 79.66
Alimentos
Total 324,258,422.00 160,489,684.49 48.95
Fuente: Elaboración propia con base a los datos de SICOINWEB. Grupo 10. Práctica Profesional de Contaduría
Pública y Auditoría. Segundo Semestre 2018.
En la tabla anterior se detalla el avance financiero del presupuesto, el cual el monto vigente es
de trescientos veinticuatro millones, doscientos cincuenta y ocho mil, cuatrocientos veintidós

109
quetzales exactos (Q 324,258,422.00), el monto ejecutado al mes de junio asciende a la cantidad
de ciento sesenta millones, cuatrocientos ochenta y nueve mil, seiscientos ochenta y cuatro
quetzales con cuarenta y nueve centavos (Q 160,489,684.49). El monto ejecutado representa un
avance del cuarenta y ocho por ciento a junio de 2018.
2.2.3 Unidad de Operaciones de Caja
La unidad de Operaciones de Caja se encuentra ubicada dentro de la sección Financiera de la
Dirección Departamental de Educación, debe realizar sus funciones bajo las leyes aplicables y los
procedimientos establecidos de acuerdo a los manuales correspondientes para la unidad, dentro de
sus funciones se puede mencionar la custodia de los documentos que respalden el manejo de los
fondos asignados a la Dirección Departamental, así como elaborar la Caja Fiscal, llevar el control
de Caja chica y del Fondo Rotativo.
a) Coordinadora de Operaciones de Caja
La persona que ocupa el puesto de coordinadora de Operaciones de Caja tiene a su cargo la
administración, cuidado y control de los fondos que el Ministerio de Finanzas concede a la
Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa.

110
Las funciones que desempeña son las siguientes:
1. Dirige y supervisa las funciones que están a cargo del personal de Operaciones de Caja,
verifica que todos cumplen los lineamientos y normativas correspondientes.
2. Brinda asesoramiento a las autoridades de la Dirección Departamental de Educación respecto
a temas de la unidad de Operaciones de Caja.
3. Resguarda los cheques y formas autorizadas que son utilizados en la unidad de Operaciones
de Caja.
4. Realiza el proceso para la constitución del Fondo Rotativo utilizado por la Dirección
Departamental de Educación de Santa Rosa.
b) Asistente de Operaciones de Caja
Asiste a la coordinadora de Operaciones de Caja en la planificación, organización, dirección, y
control de funciones asignadas, registro y seguimiento presupuestario, operaciones de Caja,
análisis de documentos contables; velando por el adecuado flujo de información y el resguardo del
archivo de los documentos.
Algunas de las funciones principales de la asistente de la unidad de las Operaciones de Caja de
la Dirección Departamental de Santa Rosa son:
1. Prepara el envío de documentos que integran las rendiciones periódicas y la gestión del
reintegro correspondiente.
2. Participa en la constitución del Fondo Rotativo, así como plantear las ampliaciones basadas
en necesidades objetivas de la Dirección Departamental.

111
3. Recibe, revisa y clasifica todos los documentos para su pago a través del Fondo Rotativo
Interno o Caja Chica.
4. Lleva la administración y control de la Caja Chica desde su creación anual, uso y liquidación.
5. Elaborar las liquidaciones de Fondos Rotativos de acuerdo con los lineamientos establecidos
por la UDAF - Unidad de Administración Financiera - y con la planificación programada.
a) Caja Fiscal
Se verificó que la asistente de la unidad de las Operaciones de Caja, registra los ingresos y
egresos, los cuales están sustentados con la documentación de soporte, con esta información
elabora la integración de la Caja Fiscal cada mes.
Se verificó que la asistente de la unidad de Operaciones de Caja elabora la Caja Fiscal de
ingresos y egresos en la Forma 200-A-3, la cual es revisada por la coordinadora de Operaciones
de Caja y el jefe de la sección Financiera.
Se verificó que los formularios 200-A-3 fueron llenados de acuerdo a las instrucciones que se
encuentran en el reverso de cada uno de los mismos, y que estas no contienen tachones que alteren
la información.
112
Las Cajas Fiscales revisadas contienen en la parte superior el nombre de la institución, la
dirección, mes al que corresponde, el número de cuenta y están firmadas por el Director
Departamental de Educación y el jefe de la sección Financiera.
Se revisó las formas correspondientes a los meses de enero a junio y se verificó que las cajas
fiscales están oportunamente reportadas a la Contraloría General de Cuentas, y se encuentran
archivadas dentro de las instalaciones de la Dirección Departamental de Educación.
b) Fondo Rotativo
Para la constitución del Fondo Rotativo se observó que la coordinadora de la unidad, lo solicita
por medio de un oficio, el cual debe estar firmado por el jefe de la sección Financiera, luego llena
la forma FR01 y lo opera en SICOINWEB, procedimiento que lo aprueba el jefe de la sección
Financiera, quien es el encargo de autorizar el cheque correspondiente, el cual es elaborado por la
coordinadora de Operaciones de Caja.
Se verificó que el proceso de ejecución del Fondo Rotativo se realiza correctamente, con la
documentación de soporte requerida.
La unidad de Análisis Documental traslada el expediente a la unidad de Operaciones de Caja,
este expediente contiene la factura del proveedor, a la cual ya se le ha verificado que cumpla los
requisitos correspondientes, el requerimiento emitido por la unidad de Presupuesto.

113
En la unidad de Operaciones de Caja se efectúan las retenciones de IVA a los proveedores que
sean pequeños contribuyentes y se agrega al expediente.
La asistente de la unidad de Operaciones de Caja emite cheque con el monto de la factura y lo
traslada junto con el expediente para que sea revisado y firmado por el jefe de la sección
Financiera.
La coordinadora de la unidad de Operaciones de Caja, elabora el formulario FR003 y lo registra
en le SICOINWEB, lo consolida y traslada al jefe de la sección Financiera para que lo apruebe.
Para finalizar con este proceso la asistente de la unidad de Operaciones de Caja elabora el recibo
63-A.
c) Caja Chica
La Caja Chica forma parte de los ingresos de la Dirección Departamental de Educación de Santa
Rosa, es efectivo disponible que posee la dependencia, cuyo monto es autorizado según las
necesidades de la unidad ejecutora, se verificó que la Caja Chica de la Dirección Departamental
de Educación asciende a cinco mil quetzales (Q. 5,000.00) y es utilizada exclusivamente para
realizar gastos urgentes y de menor cuantía, sin necesidad de contar con una orden de compra por
su reducido monto. La asistente de la unidad de Operaciones de Caja es quien tiene a su cargo el
manejo y administración de la Caja Chica.

114
d) Resguardo de archivo de las Operaciones de Caja
La coordinadora y la asistente de la unidad de las Operaciones de Caja tienen a su cargo el
resguardo y custodia de los documentos de soporte de cada función que realizan, según a lo
establecido en el Acuerdo 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de
Control Interno Gubernamental en el inciso 1.11 Archivo, todo documento de respaldo de las
operaciones financieras y administrativas que realice la entidad deben ser conservados y adoptarse
medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos.
Se verificó que dicha medida no ha sido tomada en cuenta por las encargadas del resguardo de
estos documentos ya que tanto cheques en blanco como las formas en las que se elabora la Caja
Fiscal y los documentos de soporte se encuentran en muebles de archivo sin medidas de seguridad
establecidas, expuestos a daños y a perdida de los mismos ya que por estar en un espacio abierto
cualquier persona podría extraviarlos o alterarlos.

CAPÍTULO III
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
3.1 Deficiencias detectadas en las unidades administrativas y financieras
Unidad de Inventarios
Hallazgo 1
Tarjetas de Responsabilidad desactualizadas
Condición
Al revisar en forma selectiva las Tarjetas de Responsabilidad, se pudo establecer que estas se
encuentran desactualizadas, en virtud de que no se consignan todos los bienes que se encuentran
en uso o desuso del colaborador, no poseen el sello y firma del encargado de inventario, también
carecen de sello de los empleados que tienen a su cargo los activos y no registran completamente
los datos de los bienes; siendo las tarjetas con los números siguientes: 445, 705, 706 y 707.
Criterio
Educación –DIDEDUC- Código DES-MAN-07A, indica lo siguiente en la página 102: “Llevar el
control de las Tarjetas de Responsabilidad, asignando y dando de baja los bienes de acuerdo con
los requerimientos, desde que los colaboradores ingresan hasta que se retiran de la DIDEDUC”.
116
La circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas,
establece: Tarjetas de responsabilidad. "El objeto es poder determinar en cualquier momento los
bienes a cargo de cada empleado, se abrirán las tarjetas individuales de responsabilidad, en las
cuales deben registrarse detalladamente y con los mismos datos que figuran en el inventario, los
bienes por los cuales responde cada funcionario o empleado público"
Adicional en el Manual de Inventarios de Activos Fijos en SICOINWEB del Ministerio de
Finanzas Públicas, en la sección 5.7 Registro de Resguardo de Responsabilidad define que: “El
Encargado de Inventarios, con el resguardo impreso se presenta con la persona que tiene bajo su
responsabilidad los bienes para verificar que los bienes asignados sean los mismos que tiene en
resguardo y físicamente”.
Causa
Falta de control del encargado de Inventarios de realizar la verificación de los bienes que están
en uso y actualización constante de la Tarjeta de Responsabilidad de cada empleado.
Efecto
Los activos fijos pueden ser objeto de hurto o extravío, debido a que no se lleva un adecuado
control de altas y bajas en las Tarjetas de Responsabilidad.
Recomendación
El Director Departamental debe girar instrucciones al encargado de la unidad de Inventarios
para que actualice constantemente las Tarjetas de Responsabilidad de cada colaborador.

117
Hallazgo 2
Bienes muebles incorrectamente identificados con número de inventario
Condición
Al verificar los activos fijos en posesión de los colaboradores, se detectó que los bienes, equipo
de cómputo, impresoras y UPC’s, están incorrectamente identificados con corrector y marcador o
en su defecto no cuentan con la etiqueta que los identifica con el código de SICOINWEB.
Criterio
En el instructivo de procedimientos publicado por el Ministerio de Educación con código INV-
INS-01 “Alza de bienes muebles” menciona que “Todos los bienes deben identificarse y
etiquetarse con el código generado por el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOINWEB-”. Y
en el instructivo INV-INS-04 “Administración de inventario” en la realización del inventario físico
anual, inciso 7, etiquetar bienes inventariados, indica lo siguiente: "Se coloca etiquetas
identificando los bienes que fueron inventariados, en dicha etiqueta debe ir el año en que fue
realizado el inventario”.
Causa
Falta de supervisión y control del encargado de Inventarios, para que cumpla con el etiquetado
de los bienes de la Dirección Departamental.

118
Efecto
Alta probabilidad de robo o pérdida de los Activos Fijos y con ello proveer información errónea
sobre los bienes registrados
Recomendación
Que el Director Departamental instruya al encargado de Inventarios para que identifique con
etiquetas todos los bienes inventariables de la institución.
Hallazgo 3
Faltante en el inventario de vehículos
Condición
Al efectuar la verificación del Acta No. 02-2085 se comprobó que existe una motocicleta
perdida con las siguientes especificaciones: Honda, Scrambler, modelo 1991, número de motor
L185S542330, identificado con el código SICOIN 000C238A en el Instituto Nacional
Experimental Dr. Juan José Arévalo Bermejo.
Criterio
El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales
de Control Interno Gubernamental, normas de aplicación General 1.6 Tipos de Controles,
establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e
implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas
administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se

119
establecen los distintos tipos de control interno que se refieren a: Control Interno Administrativo
y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior."
Causa
Falta de instalaciones adecuadas para el resguardo del bien material y un deficiente control
interno
Efecto
Pérdidas de activos fijos que perjudique significativamente el patrimonio de la DIDEDUC.
Recomendación
El Director Departamental de instrucciones al Encargado de Inventarios de un correcto control
preventivo para el resguardo de Activos Fijos.
Unidad de Almacén
Hallazgo 4
Tarjetas kardex sin código de producto
Condición
Los registros en las tarjetas kardex carecen de una identificación por código de producto.
120
Criterio
El Procedimiento Almacén ALM-PRO-01, inciso C.1.1, actividad 5, establece que el
coordinador de Almacén: “Registra en su cuenta corriente las adquisiciones por medio del cargo
(ingreso) en la tarjeta kardex para control de Almacén que corresponda, donde se identifican los
bienes por código y nombre, de acuerdo al correlativo interno que maneja cada almacén”.
Causa
Falta de conocimiento por parte del coordinador de Almacén del proceso a seguir para el
registro de las operaciones en tarjetas kardex, descritos en el Procedimiento Almacén.
Efecto
Incorrecta segmentación de los materiales y suministros resguardados en bodega de almacén, y
posible descontrol en las futuras operaciones de ingreso y egreso de los productos.
Recomendación
Que el Director Departamental de Educación ordene al jefe de la Sección Administrativa la
supervisión constante del registro de las operaciones en las tarjetas kardex, realizado por el
coordinador de Almacén, para que dichos registros cuenten con el código de producto y las demás
especificaciones indicadas en el Procedimiento Almacén.

121
Hallazgo 5
Incorrecto resguardo de documentos
Condición
No se resguardan correctamente los documentos generados en la unidad de Almacén, ya que se
conservan en carpetas desordenadas y accesibles a cualquier persona.
Criterio
Educación, en el descriptor de puesto del Coordinador de Almacén. inciso número 3, establece que
este debe: "Custodiar y resguardar los documentos y formas autorizadas por la autoridad
competente para el uso en la Unidad de Almacén, velando por su existencia permanente".
Causa
Falta de cumplimiento de las funciones del coordinador de Almacén y falta de supervisión por
parte del jefe de la sección Administrativa, sobre el resguardo de los documentos de la unidad de
Almacén.
Efecto
Posible pérdida de documentación que respalde las operaciones realizadas en la unidad de
Almacén.
122
Recomendación
Que el Director Departamental ordene la implementación de un sistema adecuado para el
cuidado de la documentación generada en la unidad de almacén.
Unidad de Servicios Generales
Hallazgo 6
Falta de Guardián en horario diurno
Condición
La Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa no cuenta con Guardián en el horario
de 08:00 a.m. a 4:30 p.m. cuenta con dos guardianes contratados en horario de 4:00 p.m. a 7:00
a.m. por lo que no se supervisa y registra el ingreso de las personas a las instalaciones.
Criterio
Acuerdo Ministerial No. 2409-2010 del Ministerio de Educación, Manual de Funciones,
Organización y Puestos de las Direcciones Departamentales de Educación, en el descriptor de
puesto de Guardián. Indica que la función en horario diurno de 8:00 a.m. a 4:30 p.m. debe ser:
“Resguardar las instalaciones, velar por la seguridad, controlar y llevar registro del acceso de
personas, de bolsas, restringir el ingreso de armas, de personas en estado de embriaguez, o en otras
situaciones de potencial peligro para la instalaciones y personas dentro de la DIDEDUC asignada”.

123
Causa
El puesto de Guardián en horario diurno se encuentra vacante debido a la falta de presupuesto
para realizar la contratación.
Efecto
Incumplimiento de funciones, respecto al registro del acceso de personas y la seguridad de las
personas, activos e instalaciones de la Dirección Departamental.
Recomendación
Que el Director Departamental gire instrucciones a la comisión de presupuesto de la
DIDEDUC, para que se incluya en el presupuesto de egresos 2019 una partida presupuestaria para
contratar un Guardián en la jornada diurna de 08:00 a 16:30 horas de lunes a viernes.
Hallazgo 7
Inadecuada segregación de funciones
Condición
El coordinador de la unidad de Servicios Generales realiza también funciones del puesto de
Piloto.
Criterio
Acuerdo número 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control
Interno, numeral 1.5, Separación de Funciones, establece: "Es responsabilidad de la máxima

124
autoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades
administrativas y sus servidores".
Causa
Falta de presupuesto para la contratación de los puestos de Conserje y Piloto.
Efecto
No se realizan adecuadamente las funciones del puesto de piloto; ya que estas funciones son
realizadas por el coordinador de la unidad de Servicios Generales, lo que provoca una sobrecarga
de trabajo y una reducción de eficiencia en el desarrollo de los procedimientos establecidos.
Recomendación
Que el Director Departamental gire instrucciones a la Comisión de Presupuesto de la
DIDEDUC, para que se incluya en el presupuesto de egresos 2019 una partida presupuestaria y así
poder contratar personal para el puesto de Piloto.
Sección de Recursos Humanos
Hallazgo 8
Falta de capacitación al personal de la sección de Recursos Humanos
Condición
No se realiza capacitación al personal de Recursos Humanos sobre la mejora continua de los
procesos que se realizan en la sección.

125
Criterio
Acuerdo Ministerial No. 2409-2010 del Ministerio de Educación. Manual de Funciones,
Organizaciones y Puestos, numeral 4.12. Inciso f): define: "Capacitar y asesorar al personal bajo
su autoridad, con el objetivo de procurar la mejora continua de los procesos que en la unidad se
realicen".
Causa
El coordinador de la sección de Recursos Humanos no lleva a cabo programas de capacitación
a los colaboradores, para la mejora continua de los procesos que se realizan en la sección.
Efecto
Los colaboradores de la sección de Recursos Humanos no cuentan con el conocimiento
adecuado sobre los procedimientos a su cargo, afectando la eficiencia y eficacia en las funciones
que realizan.
Recomendación
Que el Director Departamental gire instrucciones al jefe de la sección de Recursos Humanos
para que se lleve a cabo programas de capacitación a los colaboradores de dicha sección.
126
Hallazgo 9
Condición
La coordinadora de Reclutamiento y Selección cubre también los puestos de analista y asistente
de Reclutamiento y Selección.
Criterio
Interno, numeral 1.5, Separación de Funciones, establece: "Es responsabilidad de la máxima
autoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades
administrativas y sus servidores".
Causa
Falta de presupuesto para la contratación de personas que ocupen los puestos de analista y
asistente de Reclutamiento y Selección.
Efecto
El proceso de reclutamiento y selección es deficiente al no haber una adecuada segregación de
funciones, por lo que no se puede medir el grado de eficiencia y eficacia en cuanto a la ejecución
de los procedimientos y cumplimiento del Manual de Funciones.

127
Recomendación
Que el Director Departamental gire instrucciones a la Comisión de Presupuesto de la
DIDEDUC para que se incluya en el presupuesto de egresos 2019, una partida presupuestaria para
contratar a las personas para las plazas de analista y asistente de Reclutamiento y Selección.
Hallazgo 10
Impuntualidad en la entrada a labores y horario de almuerzo
Condición
Falta de control en la entrada a las labores diarias, así como incumplimiento del horario de
almuerzo de varias personas, tal como se pudo evaluar: ocho entradas tarde, once excesos en
horario de almuerzo, once faltas de marcaje en horario de almuerzo.
Criterio
Acuerdo Ministerial No. 2072-2009 del Ministerio de Educación, Reglamento Interno de
Trabajo. Artículo 11. De la asistencia, puntualidad y horario de almuerzo en el inciso a) establece:
“Los trabajadores deben ser puntuales en presentarse a sus labores, deberán registrar la entrada y
salida de las labores diarias, con el sistema de marcaje que se utiliza actualmente”.
Causa
Falta de supervisión del jefe inmediato en la hora de entrada del personal y horario de almuerzo.
128
Efecto
Retraso en la ejecución de sus actividades diarias por tiempo ineficiente, así como falta de
eficiencia al no cumplir con los horarios que los puestos de trabajo demandan.
Recomendación
El Director Departamental debe girar instrucciones a los coordinadores de cada unidad para que
supervisen el horario de entrada y salida y horario de almuerzo de los colaboradores.
Unidad de Análisis Documental
Hallazgo 11
Condición
El asistente de la unidad de Análisis Documental realiza también las funciones que le
corresponden al puesto de coordinador de la unidad.
Criterio
Interno Gubernamental, numeral 1.5 establece: "Separación de Funciones. Es responsabilidad de
la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las
unidades administrativas y sus servidores. La separación de funciones tiene como objetivo evitar
que una unidad administrativa o persona ejerza el control total de una operación".
129
Causa
Falta de presupuesto para la contratación de una persona para el puesto de coordinador de la
unidad de Análisis Documental.
Efecto
Al tener varias funciones una persona, entorpece la agilización y control en el análisis de la
documentación, lo que puede generar deficiencias en los controles internos e incumplimientos de
los procedimientos ya definidos dentro de la unidad, exponiendo a la Dirección Departamental de
Santa Rosa a una posible sanción económica por parte de la Contraloría General de Cuentas.
Recomendación
Que el Director Departamental ordene a la Comisión de Presupuesto de la DIDEDUC, se
incluya en el presupuesto de egresos 2019, una partida presupuestaria para contratar una persona
que ocupe el puesto de coordinador de la unidad de Análisis Documental.
Unidad de Operaciones de Caja
Hallazgo 12
Falta de medidas de seguridad para el resguardo de los documentos
Condición
No se cuenta con las medidas de seguridad necesarias para el resguardo de los documentos de
respaldo y cheques voucher.

130
Criterio
Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno
Gubernamental en su numeral 1.11. Archivos. Para su adecuada conservación deben adoptarse
medidas de salvaguarda contra robos, incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo
establecido en las leyes específicas; independientemente del medio de información que se trate, es
decir, por medios manuales o electrónicos.
Causa
No se cuenta con muebles apropiados y que se encuentren bajo llave, para el resguardo de los
documentos de soporte y cheques voucher.
Efecto
Posible pérdida de documentos que respaldan las operaciones de caja importantes para la
rendición de cuentas y los cheques voucher.
Recomendación
Que el Director Departamental ordene al encargado de Operaciones de Caja mantenga un
archivo de manera adecuada y con las medidas de seguridad necesarias para resguardo de los
documentos contables, otorgando la importancia necesaria al resguardo de los mismos.

131
Unidad de Informática
Hallazgo 13
Falta de programas de capacitación en informática a los usuarios
Condición
No se realizan evaluaciones para la detección de necesidades de capacitación a los usuarios de
los sistemas informáticos de las unidades de la DIDEDUC.
Criterio
“Ministerio de Educación de Guatemala. Manual de Funciones, Organización y Puestos de las
Direcciones Departamentales de Educación. Código DES-MAN-07 mayo 2011. Numeral 4.8 Las
funciones específicas de informática, Literal f. Realizar detecciones internas de necesidades de
capacitaciones en computación, para el personal de la Dirección Departamental de Educación.”
Causa
Debido a una inadecuada organización en la unidad de informática no se realizan evaluaciones
y programas de capacitación a los usuarios.
Efecto
Esto provoca que los usuarios no realicen sus actividades de manera eficaz y eficiente debido
a que no se tienen los conocimientos adecuados, poniendo en riesgo la correcta ejecución de todas
las actividades relacionadas a el uso de los sistemas informáticos.

132
Recomendación
Se deben implementar programas de capacitación constante a los usuarios, en los cuales se
pueda optimizar los procesos y con ello que cada usuario pueda realizar sus actividades de manera
eficiente.
CAPÍTULO IV
SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DEL 2016, EFECTUADAS A LA
DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE SANTA ROSA.
4.1 Antecedentes estudio 2016
Durante el 2016, fue presentado un Informe Gerencial a la DIDEDUC de Santa Rosa y al
Ministerio de Educación, el cual llevaba por título “Evaluación del Control Interno en la Dirección
Departamental de Educación de Santa Rosa, desde el punto de vista de la Auditoría Operacional”
habiendo sido realizado por los estudiantes del octavo semestre de la carrera de Contaduría Pública
y Auditoría, de la Universidad de San Carlos de Guatemala.
El informe fue el resultado de la realización de la Evaluación del Control Interno a la Dirección
Departamental de Educación de Santa Rosa, con la finalidad de identificar por medio del trabajo
de campo, las posibles deficiencias en la ejecución de las diferentes funciones que competen a
cada puesto en la Dirección Departamental. Se logró identificar condiciones que era necesario
informar, para las cuales se propusieron recomendaciones, cuyo objetivo era mejorar la estructura
operacional de la Dirección Departamental.
Para detectar las áreas de mejora, se tomó como base las Normas Generales de Control Interno
Gubernamental y las leyes aplicables, con el fin de evaluar, revisar y comprobar el sistema de
Control Interno de las unidades de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa,

134
identificando aquellas áreas de mejora que pudieran afectar la salvaguarda de los activos y la
capacidad de la institución para lograr sus objetivos.
4.2 Objetivo general
Verificar el seguimiento que se dio a las recomendaciones a la Dirección Departamental de
Educación de Santa Rosa en el 2016, presentadas en el Informe Gerencial “Evaluación del Control
Interno en la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, desde el punto de vista de la
Auditoría Operacional”.
4.3 Alcance y período de estudio
La Evaluación de Control Interno desde el punto de vista de la Auditoría Operacional, se realizó
por el período correspondiente del 1 de enero al 30 de junio 2016. La unidad objeto de estudio fue
la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa; las áreas evaluadas fueron las distintas
unidades que componen las secciones Administrativa y Financiera de la entidad.
4.4 Detalle de las recomendaciones
Derivado de la evaluación en la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa en el
2016, se plantearon recomendaciones para el mejoramiento del Control Interno de la entidad, las
cuales son las siguientes:

135
Recomendación 1
“El Director de la Dirección Departamental, deberá girar instrucciones al encargado del
Departamento Administrativo Financiero para que proceda a crear un Comité de Seguridad e
Higiene Ocupacional integrado por un representante de cada departamento de la Dirección, que
garantice el bienestar del trabajador, reducir riesgos dentro de las instalaciones de la Dirección, así
como mantener comunicación con la CONRED, para que brinde capacitaciones en el
cumplimiento de la normativa NRD-2, además requerir al Ministerio de Educación que provea
extintores y dar entrenamiento en el uso de los mismos a todo el personal de la Dirección
Departamental de Educación de Santa Rosa”.
Recomendación 2
“El Director de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa debe girar
instrucciones al encargado de la sección de Servicios Generales, para que se asigne un lugar en las
instalaciones, para que sea utilizado específicamente para el archivo de la documentación, dicho
lugar debe ser seguro, con acceso restringido para que únicamente el personal autorizado tenga
acceso a la documentación”.
Recomendación 3
“El Director de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, debe girar
instrucciones a los encargados de las unidades de Almacén, Servicios Generales y Recursos

136
Humanos, a efecto de segregar adecuadamente dichas funciones, estableciendo a los funcionarios
y empleados públicos que deben figurar en cada proceso y así cumplir con lo indicado en el Manual
de Funciones”.
Recomendación 4
instrucciones al encargado de la unidad de Servicios Generales, para que este cumpla con las
funciones de supervisar el equipo e infraestructura de la Dirección Departamental de Educación
de Santa Rosa y que las mismas se encuentren en óptimas condiciones, tomando acciones para
brindar continuamente el mantenimiento adecuado a las instalaciones sanitarias, y con ello mejorar
las condiciones higiénicas dentro de la institución”.
Recomendación 5
instrucciones a los encargados de las unidades de Presupuestos, Almacén y Servicios Generales y
principalmente al encargado de la sección Administrativa y al encargado de la sección de Recursos
Humanos para que se cumplan las disposiciones en lo referente al uso y portación del carné de
identificación”.
137
Recomendación 6
“El encargado del área Administrativa debe girar instrucciones al encargado de Inventarios para
que actualice semanalmente las Tarjetas de Responsabilidad o en su defecto cuando se les asigne
un bien a los empleados”.
Recomendación 7
“El encargado del área Administrativa debe girar instrucciones al encargado de Inventarios para
que proceda a identificar los Activos Fijos que no cuentan con las etiquetas respectivas”.
Recomendación 8
“El Director de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa gire instrucciones al
encargado del departamento Administrativo Financiero para que se implementen las medidas
necesarias para resolver los espacios insuficientes y la seguridad detectadas en el área de Almacén
y Bodega”.
Recomendación 9.
“El Director de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, debe girar
instrucciones al encargado de la unidad de Servicios Generales para que implemente un adecuado
control que regule la salida de vales de combustible, con el objeto de que sean previamente
138
autorizadas con las firmas y sellos que avalen su respectiva autorización y se tenga la
documentación necesaria de respaldo”.
Recomendación 10.
“El Director de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa deberá instruir por
escrito al encargado de la sección de Recursos Humanos para que se dé estricto cumplimiento a
las resoluciones ministeriales, y a lo que establece el Manual de Clasificaciones Presupuestarias
para el Sector Público de Guatemala y a toda normativa vigente para Guatemala”.
Recomendación 11.
“El Director de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa deberá girar
instrucciones por escrito al encargado de la sección de Recursos Humanos para que verifique que
los encargados de cada área posean los libros de actas que corresponden a la ejecución de sus
labores, que se firmen los libros los cuales no deben contener tachones y así mismo que se
retroalimente al personal sobre el uso para el cual fueron establecidos”.
Recomendación 12.
instrucciones por escrito al encargado de la sección de Recursos Humanos, para que se proceda a
verificar el total de expedientes de personal contratado en los renglones presupuestarios 011

139
“Personal permanente”, 021 "Personal Supernumerario", 022 "Personal por contrato" y 031
“Jornales” para que se requiera de inmediato a los empleados públicos la documentación que esté
pendiente de ser entregada y que de forma periódica se actualicen los expedientes del personal de
la entidad”.
Recomendación 13.
instrucciones por escrito al encargado de la sección de Recursos Humanos para que se informe a
los empleados por medio de los jefes de secciones las normativas que deben seguirse para poder
laborar dentro de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, así mismo notifique
del estricto cumplimiento de estas”.
Recomendación 14
“El coordinador de Informática debe definir un espacio en los lugares de trabajo para el
regulador de voltaje, así como girar instrucciones al personal en cuanto al cuidado de los mismos,
de esta manera el regulador tendrá suficiente ventilación para un rendimiento eficaz”.

140
Recomendación 15
“El encargado de la sección Administrativa de la Dirección Departamental de Educación de
Santa Rosa debe girar instrucciones al encargado de la sección de Informática para que el
dispositivo se coloque en un lugar seguro y así minimizar el riesgo contra posible robo del mismo”.
Recomendación 16
“El Director de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa deberá coordinar con
el encargado de la sección de Educación Física, para que realice las gestiones correspondientes
ante la Dirección General de Educación Física y así sea proporcionado mobiliario y un lugar
adecuado para el almacenamiento y resguardo de los implementos deportivos”.
Recomendación 17
instrucciones al encargado de la sección Financiera para que vele por el cumplimiento de lo que
indica el instructivo FIN-INS-08 que el responsable asignado a la actividad deberá ser quien
únicamente tenga acceso a la emisión de constancias con lo que se tendrá una asignación de
funciones más adecuada y al mismo tiempo se estaría cumpliendo con lo determinado en el
instructivo”.
141
Recomendación 18
instrucciones al encargado de la sección Financiera, para que se realice la solicitud a la sección de
Informática para que esta proceda a diseñar un software que permita almacenar de forma clara y
ordenada todos los registros contables para brindar seguridad y eficiencia en la información
procesada dentro de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa”.
Recomendación 19
“El Director de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa deberá designar
personal interino para que este pueda ejecutar las atribuciones del personal al que se está supliendo,
con el objetivo de evitar atrasos en los procesos”.
Recomendación 20
instrucciones al encargado de la sección Financiera, para que se apliquen las diligencias necesarias
para la utilización de la caja fuerte que se encuentra dentro de la Dirección Departamental para el
resguardo de las chequeras y otros documentos de importancia de la institución”.

142
Recomendación 21
“El Director de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa giré instrucciones por
escrito a todo el personal de la Dirección para que se cumpla el Acuerdo Ministerial Número 2072-
2009 que indica que los trabajadores no deben disponer en su beneficio del equipo que le
proporcione el Ministerio de Educación”.
4.5 Resultados
Realizado el seguimiento a las recomendaciones dadas a la Dirección Departamental de
Educación de Santa Rosa en la evaluación practicada en el 2016 sobre el Control Interno de la
entidad, se obtuvieron los siguientes resultados:
4.5.1 Recomendaciones cumplidas
Las recomendaciones cumplidas por las distintas unidades de la Dirección Departamental de
Santa Rosa fueron las siguientes:
Recomendación 2
La unidad de Servicios Generales cuenta únicamente con un archivador pequeño dentro del área
que tiene asignada el Coordinador, en el que se almacenan los documentos referentes a la solicitud
de vehículos y la bitácora de cupones de gasolina los cuales están guardados en una caja fuerte. La
143
documentación se encuentra en buen estado. Sin embargo, el espacio es reducido por lo que la
acumulación de papeles sobre el escritorio del Coordinador de la unidad de Servicios Generales es
notable.
Recomendación 8
Se cumplió, ya que para resolver la problemática del espacio insuficiente y la seguridad
inadecuada en la bodega de almacén, se rentaron bodegas fuera de las instalaciones de la Dirección,
lo cual permite resguardar los insumos y materiales de forma adecuada.
Recomendación 9
Se cumplió, ya que en la evaluación de Control Interno se tuvo acceso a los registros del uso de
vales de combustible y se verificó que son previamente autorizados con las firmas y sellos
oportunos. El coordinador de Servicios Generales cumple con lo establecido en el Manual de
Funciones, Organizaciones y Puestos al realizar el proceso de cálculo, solicitud y autorización de
combustible.
Recomendación 10
Si se cumplió debido a que se verificaron los contratos del personal y de acuerdo a las
resoluciones ministeriales y a lo que establece el Manual de Clasificaciones Presupuestarias para

144
el Sector Público de Guatemala, no hay ningún empleado registrado en renglón 031, a partir de
este año todos pasaron a renglón 011.
Recomendación 11
Se solicitaron las Actas No. 1-2016 y No. 23-2016 y se verificó que efectivamente ya cuentan
con las firmas correspondientes, y los encargados de cada unidad poseen los libros de actas que
corresponden a la ejecución de sus labores, los mismos no contienen tachones.
Recomendación 12
Se solicitaron los expedientes del personal del renglón presupuestario 011 “Personal
permanente”, 021 “Personal Supernumerario”, 022 “Personal por contrato” y se verificó que la
documentación estaba completa de acuerdo al check list que se incluye en cada expediente.
Recomendación 14
Si se cumplió debido a que actualmente se cuenta con espacios adecuados para la colocación
de reguladores de voltaje, y se dan instrucciones al personal para el cuidado de los mismos.

145
Recomendación 15
Si se cumplió, ya que se observó que se reubicó el dispositivo de acceso inalámbrico a un lugar
adecuado, con lo que se le da mayor seguridad al mismo.
Recomendación 16
Esta recomendación fue cumplida ya que se habilitó una bodega ubicada dentro de las
instalaciones de la DIDEDUC, para el resguardo y almacenamiento de los implementos
deportivos.
Recomendación 17
Esta recomendación fue cumplida ya que el Director de la Dirección Departamental de
Educación de Santa Rosa giró las instrucciones para que el encargado de la sección Financiera
vele por que únicamente una persona tenga acceso a la emisión de constancias y se designó al
coordinador de Adquisiciones para que sea el responsable y con esto se cumple lo que indica el
instructivo FIN–INS-08.
4.5.2 Recomendaciones no cumplidas
Por distintas razones en la Dirección Departamental de Santa Rosa, no se cumplieron las
siguientes recomendaciones:
146
Recomendación 3
No se cumplió porque aún existe una inadecuada segregación de funciones en la unidad de
Almacén, unidad de Servicios Generales y sección de Recursos Humanos.
Recomendación 6
No se cumplió, ya que, al momento de revisar las Tarjetas de Responsabilidad, se encontraron
desactualizadas.
Recomendación 13
No se cumplió, ya que, al revisar el control de entradas y salidas, se determinó que los
colaboradores siguen infringiendo los horarios de entrada y horarios de almuerzo; ya que toman
más tiempo del que les corresponde, lo que provoca que no estén en sus puestos de trabajo según
el horario establecido.
4.5.3 Recomendaciones parcialmente cumplidas
Recomendación 1
Se cumplió parcialmente, ya que cuentan con un croquis en donde se señalan las rutas de
evacuación, puntos de reunión y un timbre de pánico en caso de algún desastre natural; sin embargo
147
no existe un Comité de Seguridad e Higiene Ocupacional dentro de la Dirección, al igual que no
existe comunicación con la CONRED, por lo cual el personal no se encuentra capacitado en el
cumplimiento de la normativa NRD-2, además de ello no cuentan con extintores y botiquín de
primeros auxilios.
Recomendación 4
Se cumplió parcialmente, ya que se pudo observar que seis de los siete sanitarios en las
instalaciones, se encuentran en óptimas condiciones higiénicas y con un adecuado mantenimiento.
Sin embargo, un sanitario presenta problemas en la llave de paso y el conector flexible. Se
investigó que el problema es frecuente debido a que no se utilizan repuestos de calidad, para llevar
a cabo la reparación.
Recomendación 5
Se cumplió parcialmente, ya que aunque el Director de la Dirección Departamental de Santa
Rosa giró sus instrucciones a los coordinadores de la sección Administrativa y sección de
Recursos Humanos para cumplir con las disposiciones establecidas para el uso y portación del
carné, se observó que solamente el personal de la unidad de Servicios Generales utiliza el
mismo.
148
Recomendación 7
Se cumplió parcialmente, ya que a inicios del año le proporcionaron al encargado de Inventarios
el equipo que imprime las etiquetas con códigos de barra, para llevar a cabo la codificación de los
bienes de la DIDEDUC, que se adquirieron en el primer semestre del presente año; sin embargo,
los activos adquiridos antes de dicho periodo no cuentan con la etiqueta con código de barras.
Recomendación 20
Se cumplió parcialmente debido a que únicamente se resguardan los documentos que respaldan
los gastos del fondo de Caja Chica y rendiciones periódicas del Fondo Rotativo, pero no se
resguardan las chequeras en blanco en la caja fuerte.
Recomendación 21
Se cumplió parcialmente, debido a que en la evaluación realizada, se observó que los empleados
no utilizan equipos de computación para conectar teléfonos celulares de uso personal, sino para
realizar los procesos asignados a sus puestos; sin embargo, no se tuvo a la vista evidencia de que
el Director de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa haya girado instrucciones
por escrito a todo el personal de la Dirección para que se cumpla el Acuerdo Ministerial Número
2072-2009 que indica que los trabajadores no deben disponer en su beneficio del equipo que le
proporcione el Ministerio de Educación, a pesar de que fue requerida.

149
4.5.4 Recomendaciones no aplicables
Recomendación 18
No es aplicable, ya que crear un software propio para registros contables no se encuentran
dentro de las prioridades de la Sección Financiera, además, se cuenta con SICOINWEB para el
registro y consulta de estas operaciones.
Recomendación 19
No es aplicable, ya que no se cuenta con presupuesto suficiente para contratar al personal
interino que se necesita para cubrir las plazas vacantes en los periodos vacacionales, permisos y
licencias que sean solicitados por los colaboradores.

150
Tabla 22
Seguimiento a las recomendaciones del año 2016
Descripción Cantidad Porcentaje
Recomendaciones cumplidas 10 48
Recomendaciones no cumplidas 3 14
Recomendaciones parcialmente cumplidas 6 29
Recomendaciones no aplicables 2 9
Total 21 100
Fuente: Elaboración propia con base a información proporcionada por la DIDEDUC. Grupo 10. Práctica Profesional
de Contaduría Pública y Auditoría, Segundo Semestre 2018.
Figura 10. Seguimiento a las recomendaciones del año 2016
29%
Cumplidas
48% No Cumplidas
No aplicables
Parcialmente Cumplidas
9%
14%
151
De la verificación que se realizó al seguimiento de las recomendaciones contenidas en el
informe “Evaluación del Control Interno en la Dirección Departamental de Educación de Santa
Rosa, desde el punto de vista de la Auditoría Operacional” del año 2016, acerca de los planes
implantados por la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa, se determinó un índice
no aceptable del 48% de recomendaciones cumplidas, lo que representa 10 recomendaciones de
un total de 21, y a las recomendaciones no cumplidas un índice del 29%.

152
BIBLIOGRAFÍA
1. Congreso de la República de Guatemala (1985), Constitución Política de la República de
Guatemala.
2. Congreso de la República de Guatemala (1986), Decreto Legislativo 70-86. Ley Preliminar de
Regionalización.
3. Congreso de la República de Guatemala (1997), Decreto 101-97. Ley Orgánica del
Presupuesto de Guatemala.
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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

AUDITORÍA EXTERNA CON ÉNFASIS EN LA EVALUACIÓN DE CONTROL

Guatemala, noviembre 2018

REVISADO Y APROBADO POR:

Lic. Víctor Mariano Alvarez Chávez

Nombres y apellidos No. Carné

Laura María Medrano Villatoro 201504831

José Enrique Barrios Silvestre 201504834

DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE SANTA

1.1 Antecedentes históricos y legales de su creación 4

1.6 Estructura organizacional 11

1.6.1 Organigrama de la Dirección Departamental de Educación de Santa Rosa 11

1.6.2 Definición de la Estructura Organizacional de la Dirección Departamental de

Educación de Santa Rosa 13

1.7 Áreas y municipios de su jurisdicción y número de estudiantes que atienden 18

1.7.1 Áreas y municipios 18

1.7.2 Estudiantes y establecimientos 21

1.9 Aspectos financieros y de gestión 23

1.10. Leyes, reglamentos normativos y otros aplicables 26

1.10.1 Constitución Política de la República de Guatemala. 27

1.10.2 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 12-91, Ley de

1.10.3 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 57-92 Ley de

Contrataciones del Estado 27

1.10.4 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 1748, Ley de Servicio

1.10.5 Organismo Ejecutivo, Acuerdo Gubernativo No. 165-96, Creación de las

Direcciones Departamentales de Educación 28

1.10.6 Congreso de la República de Guatemala, Decreto No. 101-97, Ley Orgánica

1.10.7 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 1291-2008, Normas de

Organización Interna de las Direcciones Departamentales 29

1.10.8 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 2409-2010, Reglamento

Interno de las Direcciones Departamentales de Educación 29

1.10.9 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 1565-2011, Manual de

Funciones, Organización y Puestos 29

1.10.10 Ministerio de Educación, Acuerdo Ministerial No. 3409-2011, Políticas

Educativas del País 30

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO EN LAS UNIDADES

ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS DE LA DIRECCIÓN

DEPARTAMENTAL DE EDUCACIÓN DE SANTA ROSA

2.1 Área Administrativa 31

2.1.1 Unidad de Adquisiciones 31

2.1.2 Unidad de Inventarios 41

2.1.3 Unidad de Almacén 48

2.1.4 Unidad de Servicios Generales 57

2.1.5 Sección de Recursos Humanos 68

2.1.6 Unidad de Informática 75

2.1.7 Unidad de Asesoría Jurídica 81

2.1.8. Unidad de Atención al Público 86

2.2 Área Financiera 90

2.2.1 Unidad de Análisis Documental 90

2.2.2 Unidad de Registro y Seguimiento Presupuestario 98

2.2.3 Unidad de Operaciones de Caja 109

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

3.1 Deficiencias detectadas en las unidades administrativas y financieras 115

SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DEL 2016,

EFECTUADAS A LA DIRECCIÓN DEPARTAMENTAL DE

EDUCACIÓN DE SANTA ROSA

4.1 Antecedentes estudio 2016 133

4.2 Objetivo general 134