Manual de uso de SAP B1 para ACTIVOS FIJOS

GENIA CARE, C.A.

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 1 de 16
 Manual de Usuario
Nombre de
GF – Manual de Uso para Datos Maestros
documento

Versión 1.0.

Fecha de elaboración 08/10/2018

Contenido:

 GF - 01 - Determinación de cuentas de mayor del activo fijo

 GF - 02 - Clase de amortización
 GF - 03 - Áreas de amortización
 GF - 04 - Clase de activo fijo
 GF - 05 - Creación del activo fijo
 GF - 06 - Capitalización del activo fijo

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 2 de 16
GF - 01 - Determinación de cuentas de mayor del activo fijo

Para la determinación de cuentas de mayor del activo fijo, se requiere una creación de cuentas en
el módulo de Finanzas a donde todos los saldos y cuentas contables de un grupo de activos fijos
estarán apuntados. Una vez creadas la cuenta, se determinarán en dicho grupo todas las cuentas
de mayor involucradas.

Para ingresar a los datos maestros de activo fijo seguir la siguiente ruta: Módulos -> Gestión ->
Definiciones -> Activos Fijos -> Determinación de cuenta. En esta ventana, se asignan los
diferentes códigos de cuenta a las cuentas de mayor de los activos fijos.

 Cuenta de balance de activos fijos: Cuenta destinada a costos de adquisición

y producción de activo fijo.

 Cuenta de compensación de adquisición: Cuenta de contrapartida o de compensación

de balance del activo fijo

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 3 de 16
  Reserva de Revalorización: cuenta en la que se contabiliza el aumento del
valor del activo, como resultado de una revaloración.

 Compensación de reserva de revalorización: Cuenta de contrapartida para

la reserva de revalorización.

 Amortización Normal: cuenta de gastos para amortización del activo,

planificada y anual.

 Amortización normal acumulada: cuenta del lado de los pasivos para el valor
acumulado de la amortización normal planificada. Esta cuenta es la cuenta de
contrapartida de la amortización normal prevista.

 Amortización no planificada: cuenta de gastos para la amortización no

planificada anual de los activos fijos.

 Amortización no planificada acumulada: cuenta para la amortización no

planificada acumulada de los activos fijos.

 Amortización especial: cuenta de gastos para la amortización especial de los

activos fijos.

 Amortización acumulada especial: cuenta para la amortización especial

acumulada de los activos fijos.

 Ingresos de ventas del activo (neto): cuenta para los ingresos netos de la
venta de activos antes de los impuestos. Esta cuenta es la cuenta de
contrapartida para la cuenta de ingresos de las bajas con ingresos que se
especifican para las ventas de la cuenta de cliente. El valor neto contable y las
ganancias o las pérdidas se contabilizan en esta cuenta cuando se realiza una
venta.

 Baja con gastos (neto): Es la cuenta en la que se contabilizan los gastos netos
resultantes de las ventas de activos

 Baja con ingresos (neto): Cuenta en la que se contabilizan los ingresos netos

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 4 de 16
 resultantes de las ventas de activos.

 Cuenta de gastos de baja del valor neto contable (bruto): Cuenta de gastos
para el registro del valor neto contable de un activo durante la baja. Cuando se
da de baja a un activo con el método de contabilización bruta con pérdidas, la
cuenta registra el valor neto contable del activo durante la baja.

 Cuenta de ingresos de baja del valor neto contable (bruto): Cuenta de

ingresos para el registro del valor neto contable de un activo durante la baja.
Cuando se da de baja a un activo con el método de contabilización bruta con
ingresos, la cuenta registra el valor neto contable del activo durante la baja.

 Cuenta de ingresos para bajas: Cuenta de ingresos resultantes de las bajas de activos

 Cuenta de compensación de ingresos: Cuenta de contrapartida para los

ingresos resultantes de las ventas de activos.

GF - 02 - Clase de amortización

Con SAP Business One, puede utilizar clases de activos para clasificar los activos fijos
según sus requisitos comerciales y legales. Para cada clase de activo, puede asignar varias áreas
de amortización y clases de amortización a igual que los métodos de cálculo.

Se pueden definir diversos métodos de amortización o depreciación dependiendo de la

naturaleza del activo, pueden ser lineal, control de período lineal, degresivo de cálculo, de varios
niveles, amortización inmediata, amortización especial o amortización manual. Para definir el
método, seguir la siguiente ruta: Módulos -> Gestión -> Finanzas -> Activos Fijos -> Clases de
amortización.

Paso 1: En el campo Código, ingresar un código único para esa clase de amortización, en
el campo Descripción, ingresar un nombre para dicha clase. En el campo Método, se establece el
método de depreciación o amortización estipulado previamente, se desplegará una lista con todos
los ítems. Y en el campo Base de cálculo, seleccionar si es anual o mensual. (Campo 1)

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 5 de 16
 1

Paso 2: En la ficha General, ingresar los datos correspondientes en los campos Valor contable
restante, Valor máximo amortizable (el cual es el valor de depreciación máximo del activo) y
Porcentaje de valor de recuperación (el valor de recuperación tiene prioridad ante el valor mínimo)
(Punto 2).

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 6 de 16
Paso 3: Para los detalles en la fecha de inicio de amortización, especificar en Adquisición,
Adquisición siguiente, Baja, Transferencia desde el activo de origen y Transferencia al activo de
destino (punto 3) algunas de las siguientes convenciones: Pro Rata Temporis o Proporcional al
tiempo (para esta opción se debe determinar las condiciones de inicio: Cálculo por día, Primer día
del período actual o Primer día del período siguiente) (punto 4), Convención del primer ejercicio (si
la adquisición coincide o no con el año calendario), Semestral o Año completo.

3 4

Paso 4: Una vez definida la clase de amortización, dar click en Ok

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 7 de 16
GF - 03 - Áreas de amortización

En SAP Business One es posible determinar y configurar áreas de amortización o

depreciación, esto se traduce a que cada clase de activos ya definidos, se asignan dichas áreas
para realizar distintos cálculos de amortización a una misma clase de activos fijos.

Para definir y asignar áreas de amortización seguir la siguiente ruta: Módulos -> Gestión ->
Finanzas -> Activos Fijos -> Áreas de amortización

Paso 1: Ingresar un Código y Descripción del área de amortización. En el campo Tipo, seleccionar
una de las clases del área de amortización, Contabilización en el libro mayor (se selecciona
cuando la depreciación se contabiliza en el libro mayor), Área adicional (no existe contabilización
en el libro mayor, solo de manera informativa) o Área derivada (sólo si el método establecido es el
método de amortización especial). La casilla de Área de amoritzación principal solo puede
asignarse a una (1) área.

Nota: el siguiente paso sólo se habilita para las áreas de amortización con la clase Contabilización
en el libro mayor

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 8 de 16
Paso 2: en el campo Contabilización depreciación seleccionar de la lista
desplegable si la contabilización es directa (el sistema contabilizará la depreciación del activo
directamente en la cuenta de balance del mismo) o indirecta (el sistema contabiliza la depreciación
en las cuentas de amortización acumuladas y trasladan dicha amortización a la cuenta de balane
solo cuando se da de baja el activo). Por último, en el campo Contabilización baja, seleccionar de
la lista desplegable el método bruto (no se contabiliza ganancias o pérdidas en la baja del activo a
ninguna cuenta de mayor) o neto (el sistema contabiliza ganancias o pérdidas durante la baja del
activo a las cuentas de mayor correspondientes).

Paso 4: Una vez definidos los parámetros, dar click en Ok

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 9 de 16
GF - 04 - Clase de activo fijo

Para definir los activos fijos, deben establecerse clases que contendrán dichos activos. La
manera de ingresar a la ventana de definición de clases de activos es la siguiente: Módulos ->
Gestión -> Definición -> Finanzas -> Activos Fijos -> Clases de activos

Paso 1: en la parte superior de la ventana, indicar Código, Descripción y Clase AF, para este
campo se desplegará una lista con las opciones General (para activos normal) o Activos de poco
valor (si se selecciona esta opción, establecer los límites inferior y superior de valor del activo de
poco valor). En el campo Grupo de atributos se tomará por defecto el Grupo de atributos por
defecto

Paso 2: en la tabla inferior, indicar Área de valoración ya definidas en los pasos previos, la casilla
de selección Activo indica que el área de amortización está habilitada para el activo, en la columna
Determinación de cuentas se indica la cuenta de mayor del tipo Contabilización en el libro mayor
del área de amortización, el campo Clase de amortización índica la clase de amortización en el
área de amortización luego puede modificarse en los datos maestros del activo (para el área de
amortización derivada, no es posible especificar la clase de amortización). Por último, en el campo

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 10 de 16
Vida útil (12 meses), especificar la vida útil en meses de los activos en esta
clase de activos (en área de amortización derivada, no es posible especificar vida útil).

Paso 3: Una vez definidos los parámetros de la clase, dar click en Ok

GF - 05 - Creación del activo fijo

SAP Business One le permite gestionar todos los activos fijos en los datos maestros del activo.
Puede crear, actualizar y eliminar activos fijos utilizando los datos maestros del activo. Luego de que
se capitaliza un activo, puede visualizar y actualizar los detalles de amortización del activo en los
datos maestros del activo.

Para ingresar los datos maestros del activo fijo en el sistema, seguir la siguiente ruta Módulos
-> Finanzas -> Activos fijos -> Datos maestros de activos fijos

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 11 de 16
Paso 1: ingresar los datos generales del activo en el área demarcada, Número de artículo con su
respectivo código, Descripción, Clase de artículo, Grupo de artículos y seleccionar si es un artículo
de venta o artículo de compra, entre otros datos complementarios como Código de barra o precio
por unidad. También sus condiciones de retención de impuesto serán necesarias en la pestaña
General.

Paso 2: en la pestaña Activo fijo, se encuentran varias sub-pestañas, la principal es la ficha

Resumen. En el área demarcada, se encuentra el campo Estado se declara automáticamente (si el
activo es creado se coloca como Nuevo, si el activo fue capitalizado se coloca Activo y si el activo
fue dado de baja por alguna razón se coloca como Inactivo), en el campo Clase AF seleccionar la
clase de activos fijos creada anteriormente (los parámetros de amortización se copian a los datos
del activo), en el campo Grupo de activos y seleccione de la lista desplegable, un grupo, en su

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 12 de 16
defecto, seleccione la opción Definir nuevo. Los campos Número de inventario,
Número de serie, Localidad, Técnico y Empleado se rellenan en caso de ser necesario. Indicar Fecha
de capitalización del activo (SAP Business One ofrece el relleno de este campo automáticamente a
partir de los documentos de Capitalización o Factura de proveedores). En caso de ser necesario,
seleccionar la casilla Activo estadístico (si un activo no es propiedad de la empresa) y Cesión (si el
activo es propiedad de la empresa y está financiado por un tercero).

Paso 3: ubicados en la misma pestaña, en la siguiente área demarcada, se debe completar los
campos Área de valoración y Ejercicio, el primero desplegará una lista con las áreas de amortización
definidas en pasos anteriores las cuales indican los detalles de depreciación del activo, el segundo
indica el ejercicio para el que se desea visualizar los detalles de amortización del activo. El campo
CAP histórico requiere, en caso de ser necesario, los costos de adquisición y producción histórico
del activo y el campo Valor de recuperación debe ser especificado sólo si el activo fijo tiene el estado
Activo, los campos restantes muestran información del activo.

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 13 de 16
Paso 4: en la tabla ubicada en la parte inferior de la ficha Parámetros de amortización, posee
diferentes columnas, la primera es Área de valoración el cual muestra el área de amortización ya
especificada en los campos superiores, la columna Fecha de inicio de la amortización (este campo
está habilitado cuando se capitalizó el activo, el ejercicio seleccionado coincide con el año de
capitalización o el área de amortización no es un área derivada) requiere que se especifique la fecha
de inicio de la depreciación del activo, SAP Business One puede calcular la fecha según la fecha de
capitalización y convención de amortización especificada en la clase de amortización. El campo
Fecha de finalización de la amortización no es tratable ya que calcula la fecha de finalización usando
la fecha de inicio y la vida útil. El campo Vida útil debe ser ingresado en meses, el sistema copia el
valor ingresado en la clase del activo, de todas maneras, puede ser modificado. El campo Resto de
vida útil no se puede editar, muestra el resto de vida útil del activo a partir de la información en la
tabla. Por último, en la columna Clase de amortización, debe especificar la clase de amortización en
el área de amortización ya definidas anteriormente (el sistema copia la clase de amortización de la
clase del activo).

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 14 de 16
GF - 06 - Capitalización del activo fijo

Para capitalizar un activo fijo en SAP Business One, seguir la siguiente ruta: Módulos ->
Finanzas -> Activos Fijos -> Capitalización

Paso 1: especificar fechas de contabilización, documento y de valor de activo, e indicar el área de

valoración como Todas (dejar el asterisco como opción predeterminada); en la pestaña Contenido,
indicar los datos de capitalización del activo fijo a registrar, en la columna Núm AF seleccionar de
una lista el activo fijo deseado, el campo Descripción de activo se completará automáticamente, en
la columna Total (ML) indicar el monto de dicho activo y en la columna Cantidad indicar el número
de ejemplares. Una vez completado, dar click en el botón Crear
.

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 15 de 16
 Nota: el documento de capitalización no puede ser modificado, en caso de incurrir en un
error, crear una nota de crédito de capitalización para anular dicho documento de capitalización. La
ruta para crear una nota de crédito de capitalización es la siguiente: Módulos -> Finanzas ->
Activos Fijos -> Nota de crédito de capitalización

Manual de uso de SAP B1 Ver. 9.3 Hana en GENIA CARE, C.A. para Datos Maestros Ver. 1.0 Página 16 de 16