EXHIBICIÓN DE

PRODUCTOS

ORDENACIÓN
DOCUMENTAL

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INTRODUCCIÓN

Toda empresa que emprende el camino del desarrollo y fortalecimiento comercial

y económico, requiere del respaldo de un sistema de calidad y mejoramiento
continuo, uno de los procesos que apoya tal aspiración, se centra en la buena gestión
de la ordenación documental, ya que ésta agiliza la toma de decisiones hacia la
consecución de respuestas prontas y pertinentes, mediante el acceso eficiente a la
información, la rápida localización de documentos, y la estructurada comprensión
documental.

El desarrollo de la presente temática abarca el estudio de los diferentes sistemas

de ordenación y de organización de las unidades de conservación y preservación
documental, así como, la aclaración de inquietudes, y la fundamentación en el
entendimiento de la ordenación documental como parte activa del cumplimiento de
objetivos y metas de la entidad.

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CONTENIDO

Introducción......................................................................................2

1. ORDENACIÓN DOCUMENTAL.......................................................................5

2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LOS DOCUMENTOS

—Norma ISO 15489—.................................................................................6

1.1. Información y Documentación: —Generalidades—........................................6

1.2. Información y documentación: —Directrices—........................................6

3. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL................................................7

4. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.............................................9

4.1 La Preservación y Conservación de los Documentos..................................10

5. LA FOLIACIÓN DOCUMENTAL...................................................................13

GLOSARIO.......................................................................................14

BIBLIOGRAFÍA.......................................................................................15

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1.ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Durante la ordenación de los documentos es importante

implementar varias acciones de carácter físico con el objetivo de
organizar, controlar y conservar la documentación. La ordenación
documental es una actividad propia de la organización basada
en el establecimiento de secuencias naturales, cronológicas y/o
alfabéticas, dentro de los grupos de documentos una vez se
hayan clasificado.

Lo anteriormente descrito permite observar que la organización de documentos,

primeramente deriva en un procedimiento de clasificación para posteriormente pasar
a la ordenación; si no se cumple con estos dos pasos, la ordenación documental no
estaría bien fundamentada, es decir, una empresa tendría la documentación bajo
su custodia bien clasificada pero no ordenada.

Para ordenar los documentos es necesario cumplir con el procedimiento documental

claramente establecido, en donde se debe precisar qué documento va primero
y cuál va después; para esto, se deben juntar los documentos de una serie y
ordenarlos de acuerdo a criterios establecidos por la entidad.

La eficiente ordenación documental permite el rápido acceso a la información,

gracias a la correcta ubicación de los documentos, unas de sus bondades, es de
permitir a la persona consultante el comprender la información, gracias a la correcta
secuencia en la ubicación física e interna de los documentos.

La teoría archivística cuenta con un principio que resulta fundamental para

establecer la disposición física de los documentos, este principio es conocido como
Principio de Orden Original, y se encuentra referido al hecho de que los documentos
se van originado paulatinamente, según las etapas o pasos por los que debe pasar
para cumplir su trámite, esto quiere decir que los documentos se origina uno detrás
de otro, y también se pueden producir documentos dentro de una misma serie,
con soportes de otras instancias; lo cual implica que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.

Este principio es una herramienta que se debe utilizar para una correcta y adecuada
organización de archivos.

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2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LOS DOCUMENTOS

—NORMA ISO 15489—

Los principios para la gestión de documentos, y los requisitos

básicos para el establecimiento de buenas prácticas que
precisen la implantación de un marco de prácticas que mejoren
de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de
sus documentos, de acuerdo con las políticas y objetivos de la
organización; se encuentra orientado por la norma ISO 15489.

Esta normativa expresa un método específico para esquematizar e implementar el

sistema de gestión de documentos, concretar los procedimientos técnicos, crear
las herramientas principales y establecer las actividades de evaluación, medición y
aprendizaje que conducen a la mejora continua del sistema.

La norma ISO 15489 está estructurada en dos partes:

2.1. Información y Documentación: —Generalidades—

Define lo esencial de la norma, precisando sus conceptos básicos, las directrices

que fijan los requisitos a manera de requerimientos esenciales para la gestión de
documentos en las organizaciones. Se especifican aspectos a tener en cuenta,
con el fin de garantizar que una organización cree y gestione los documentos que
necesita. Los aspectos contemplados para implementar un plan de gestión de
documentos son los siguientes:

• Cuadro reglamentario.
• Estrategia y responsabilidades.
• Obligaciones de la gestión de documentos.
• Delineación y aplicación de un sistema de gestión de documentos.
• Métodos e inspección de la gestión de documentos.
• Control y auditoría.
• Formación.

2.2. Información y documentación: —Directrices—

Es un documento técnico que suministra unas técnicas de implementación de un

sistema de gestión de documentos, según los principios puntualizados en el primer
segmento de la norma. Así, se insiste específicamente en las habilidades y los
métodos de diseño y aplicación; igualmente, fija las directrices para la concreción

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de procesos y los principales instrumentos en la gestión de documentos. Esta

segunda parte tiene relación con el documento técnico, el cual se enfoca más de
forma sistemática, con el fin que el personal de expertos en gestión de documentos,
puedan dar una mejor aplicación a la tramitación documental en sus respectivas
organizaciones.

3. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL.

Consiste en la ordenación de datos mediante el establecimiento

de secuencias que se pueden realizar por orden alfabético o
numérico, para cada una de las categorías o grupos previamente
clasificados según definición constituida.

Bien importante de tener en cuenta la siguiente ecuación:

ORGANIZACIÓN = CLASIFICACIÓN + ORDENACIÓN

Las empresas pueden utilizar varios sistemas de ordenación:

Onomásticos
Expediente
Hist. Clin
Hist. Lab

Cronológicos

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1. Numéricos: Están conformados por los llamados simples u ordinales y los

cronológicos.
• Los simples u ordinales: Consisten en la colocación de los
documentos en forma consecutiva y de forma progresiva.
• Cronológicos: Consisten en colocar un documento detrás
del otro de forma secuencial de acuerdo con la fecha en
que se haya tramitado el documento, teniendo en cuenta
primero el año luego el mes y por último el día.
2. Alfabéticos: Consiste en ordenar los documentos por las letras del alfabeto,
estos pueden ser: onomásticos, toponímicos o Geográficos, temáticos:
• Onomásticos: Se utiliza para series documentales compuestas por
expedientes que permanecen abiertos por lapsos de largo
tiempo. Ejemplo las Historias Laborales, las Historias EeFf
Clínicas, los Expedientes Académicos de Estudiantes o CcDd
alumnos. Aust
• Toponímicos o Geográficos: Se ordena la serie
documental de manera alfabética, según los nombres de
lugares. Ejemplo:
ŠŠ Arauca
ŠŠ Boyacá
ŠŠ Cauca
• Temáticos: Se ordenan las series alfabéticamente por el
contenido temático o nombres de las series. Ejemplo:
ŠŠ Actas
ŠŠ Informes
ŠŠ Resoluciones
3. Mixtos:
• Alfanuméricos: se ordena las series documentales
utilizando los dos, alfabético y numérico cronológico.
Ejemplo:
ŠŠ 100 GARCIA LOPEZ, Laura
ŠŠ 101 BUITRAGO DEVIA, Luis
• Cronológico: Se utiliza para las series documentales que
son numéricas y a su vez cronológicas. Ejemplo:
ŠŠ Resolución 001 2016-01-10
ŠŠ Resolución 002 2016-01-15

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4. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.

Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se

recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que
garanticen su protección con el propósito de prolongar de manera
considerable la conservación de los mismos.

Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón neutro, si no se

dispone de este material, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la
acidificación por contacto. La resistencia del material y el diseño adoptado para la
elaboración de las unidades de almacenamiento, deben estar acordes con el peso
y el tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará
adhesivo o materiales metálicos. La distancia libre entre la unidad de conservación
y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.

Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas

fonográficas, cintas de vídeo, rollos cinematográficos y
fotografía, entre otros; y, para digitales como disquetes, cintas
DAT, CD, DVD, entre otros, se tendrá en cuenta lo siguiente:

Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres

individuales y en cajas de pH neutro.

Los materiales plásticos empleados deberán ser químicamente

estables, no desprender vapores nocivos, ni ser permeables
al vapor de agua; estos se podrán emplear siempre que se
garanticen condiciones ambientales de humedad relativa
dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte.
Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete
y contenedor, los cuales deben estar elaborados en material
estable y químicamente inertes; cada rollo estará en una
unidad independiente, debidamente identificada y dispuesto
en las respectivas estanterías, éstas estarán diseñadas acorde con el formato y
con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.

Las cintas magnéticas de audio, vídeo o de datos como DAT,

entre otros, deberán almacenarse completamente rebobinadas
en su respectivas cajas, alejadas de campos magnéticos y
fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar
su rebobinado periódico, verificando que estén almacenando
los datos introducidos, este proceso se aplicará en relación
directa con las condiciones de humedad del área de depósito,
de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en la
verificación y rebobinado.

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Los disquetes y los CD, podrán contar con una unidad de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable, que no desprenda vapores
ácidos o contenga moléculas ácidas retenidas en su estructura. Cada unidad de
conservación contendrá solo un disquete o CD.

4.1 La Preservación y Conservación de los Documentos

La protección de de los materiales contenidos en archivos y bibliotecas, requiere

de la definición de estrategias y técnicas específicas, basadas tanto en medidas
preventivas como correctivas, con el fin de asegurar la integridad de los documentos
y la garantía de su funcionalidad. Las medidas de conservación de documentos
comprende tanto aquellos impresos como a los digitales; se pretende con esta
acción de preservación prolongar la posibilidad de utilización en buenas condiciones
y durante el mayor timpo posible.

Los servicios de depósito y custodia de documentos de archivo considera los

siguientes aspectos:

Ubicación:

El terreno donde se ubique el depósito no debe estar afectado por problemas de

humedad subterránea o con posibilidad de inundaciones, además de ofrecer gran
estabilidad. En lo posible debe estar situado lejos de industrias contaminantes
o de peligros por atentados, debido a objetivos bélicos cercanos. Prever el área
suficiente para albergar la documentación en condiciones de seguridad, regulación
de condiciones ambientales y de ventilación.

Aspectos estructurales:

La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar

una carga mínima de 1200 kgm/m2 en el caso de utilizar estantería de 2,20 mts
de alto; esta cifra se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta
o de mayor tamaño al señalado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar

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construidos con material ignífugo —que rechaza la combustión— de alta resistencia

mecánica y desgaste mínimo a la abrasión. Las pinturas utilizadas también deben
poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el
desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.

Áreas de depósito o de almacenamiento de documentos:

Deben garantizar el desplazamiento seguro y la adecuada manipulación de la

documentación. Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas
para la conservación del material documental. Contar con elementos de control y
aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales.

Distribución de áreas:

Las zonas de trabajo archivístico, de consulta y prestación de servicios, estarán

fuera de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como
de regulación y mantenimiento de condiciones ambientales. Las áreas técnicas
tendrán relación con el de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento
que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como, las relaciones de
éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los
documentos.

Capacidad de almacenamiento:

El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las

características tecnológicas de los soportes documentales y considera aspectos
como: estantería, mobiliario para documentos de gran formato y en otros
soportes y las unidades de conservación.

El ACUERDO No. 037 del (Archivo General de la Nación, 2002) considera los
siguientes aspectos sobre la capacidad de almacenamiento:

Estantería:

Diseño acorde con la dimensión de las unidades que

contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños
sobre los documentos. Los estantes deben estar construidos
en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables
con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado
químicamente estable. Cada bandeja deberá soportar un
peso mínimo de 100 kg./mt lineal. Si se dispone de módulos
compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben utilizar
parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad.

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En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas

de fijación. La balda superior debe estar a una altura que
facilite la manipulación y el acceso a la documentación. La
balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso. Los
acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser
redondeados para evitar deterioros a la documentación. El
cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
Se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm. entre los muros
y la estantería. El espacio de circulación entre cada módulo
de estantes debe tener un mínimo de 70 cm. y un corredor
central mínimo de 120 cm.

ŠŠ Mobiliario para documentos de gran

formato y en otros soportes:
El diseño del mobiliario estará
sujeto a las condiciones propias
de los documentos atendiendo sus
diferencias tecnológicas, dimensiones,
volumen y peso. Y facilitará su
correcta manipulación y adecuada
conservación. El mobiliario utilizado
debe contar con las características
de resistencia, solidez estructural,
recubrimientos, aislamiento,
seguridad y distribución consignadas
en este acuerdo en el apartado referido
a Estantería. Se debe tener en cuenta
que el mobiliario empleado no debe
generar factores de alteración que
incidan en la estabilidad del soporte,
ni en la alteración de la información
en ellos contenida.

Condiciones ambientales y técnicas de conservación para el material

documental en distintos soportes (Archivo General de la Nación, 2002):

Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir

con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad
relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación

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5. LA FOLIACIÓN DOCUMENTAL

La foliación es una tarea previa a cualquier empaste y proceso de

descripción, en donde los documentos se deben clasificar, ordenar
y depurar, para poder foliar todas las unidades documentales
de una serie, dentro de una unidad de conservación o carpeta,
numerándola de manera consecutiva al extremo superior derecho
de la hoja, con un lápiz de mina negra y sin tachaduras.

La foliación es importante realizarla a medida que se va creando y alimentando el

expediente, para así poder demostrar el desarrollo de los trámites.

Este proceso permite acceder de manera precisa a la información, como a diversos

instrumentos de control como formatos de control de préstamos, inventarios, TRD,
así como de consulta como guías o catálogos. Su aplicación es esencial para las
transferencias.

Cabe anotar que no se deben foliar documentos en soportes distintos al papel

(casetes, discos digitales – CD´s, disquetes, videos, etc), pero sí dejar constancia
de su existencia y de la Unidad documental a la que pertenecen.

Acta 4 Foliación

Registro 3

Certificado 2

Contrato 1

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GLOSARIO

Unidades de conservación: Es el lugar en donde se desarrolla la gestión,

administración y ejecución de los diversos procesos de conservación que se deben
implementar en el archivo documental, para la preservación en el tiempo de los
documentos.

Foliación: Acción de numerar hojas.

Preservación Documental: acciones preventivas que contribuyen al buen estado

de los acervos documentales.

Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo.

Conservación Documental: Comprende las estrategias y técnicas específicas

para la protección de los materiales de archivo.

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BIBLIOGRAFÍA

Archivo General de la Nación. (20 de Septiembre de 2002). ACUERDO No. 037.

Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la
contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía
y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y
14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

GLADYS JIMENEZ GONZALEZ. (2003). ORDENACIÓN DOCUMENTAL -ARCHIVO

GENERAL DE LA NACIÓN.

Godoy, J., López, I., & Casilimas, C. (s.f.). MINI/MANUAL No. 4 -TABLAS DE
RETENCION Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

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Construcción
Objeto de Aprendizaje
Objeto de Aprendizaje
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Regional Tolima

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