Ficha

Técnica

La Contabilidad como proceso de información. El Proceso Contable.

Grupo de profesores de la materia Contabilidad 1 del Departamento de Contabilidad e Impuestos
de FACE. Fundación UADE, 2016.Compilación: Marisa Shocrón

Contenidos

1. La información contable. Usuarios internos y externos

2. Cuentas. Teoría General de las cuentas
3. Plan y Manual de cuentas
4. Los Registros contables
5. Principios de la Partida Doble

1. Información contable. Usuarios internos y externos

La contabilidad pone la información en conocimiento los usuarios; pero ¿quiénes son dichos
usuarios?
Los usuarios se clasifican en usuarios internos y externos.

La toma de decisión debe ser concretada previa lectura y análisis de los estados contables. Es así
como podríamos incorporar dentro de los usuarios internos a aquellos sujetos que están
interesados en conocer la marcha de la empresa a los efectos de tomar decisiones de índole
económicos y financieros, podríamos enumerar en este caso a:

a) Dueños o propietarios de la empresa

b) Directivos
c) Los empleados

Asimismo, podríamos indicar a los usuarios externos que están interesados en la información
brindada por la contabilidad de la empresa por diversos motivos:

a) El Estado nacional, provincial y municipal

b) Proveedores
c) Organismos de fiscalización y control como AFIP, Dirección de Rentas
d) Consultores externos a la empresa
e) Potencial inversor
f) Bancos y entidades financieras

La RT 16 de la Federación Argentina de Consejos Profesionales en Ciencias Económicas establece

en el Marco Conceptual de las normas contable profesionales, en el punto 2, la importancia que
reviste la información contable para los inversores actuales y potenciales.

2. Cuentas. Teoría general de las cuentas

El objetivo de las cuentas es formalizar la técnica y conocer el sistema de registración contable

básico. Permite registrar operaciones comerciales agrupando elementos de características
similares, para simplificar los registros.

Una cuenta es un instrumento del que se vale la contabilidad para reflejar los bienes y derechos
(Activo), obligaciones de dar o de hacer (Pasivo), Patrimonio Neto y resultados.

Es un conjunto de anotaciones relacionadas con el mismo objeto. Constituyen un elemento

esencial para la registración contable. Son verdaderas "células" del "aparato contable", por eso
muchos autores la define como la “mínima expresión contable”.

A efectos de su estudio y para un mejor entendimiento, las cuentas suelen clasificarse según su
naturaleza en:

• Patrimoniales de Activo: Reflejan los activos, bienes y derechos de un ente.

• Patrimoniales de Pasivo: Reflejan las obligaciones de hacer o de dar y aquellas situaciones
que representan contingencias pero que se pueden convertir en una obligación de dar o
de hacer.
• Patrimonial del Patrimonio Neto: Reflejan los aportes de los socios, los resultados de
ejercicios anteriores y del ejercicio actual, las reservas, las primas de emisión, el ajuste de
capital, los aportes irrevocables.
• De movimiento: El saldo debe ser cero al cierre del ejercicio, también se denominan
transitorias, su saldo se traslada, al cierre de un período contable, a cuentas patrimoniales
o de resultado. Se utilizan por razones de información y de control.
• De orden: Reflejan las situaciones que no tienen un impacto directo en el patrimonio pero
se requiere su control y seguimiento. Los sistemas contables no solo se refieren al
patrimonio y su evolución, también registran bienes de terceros y ciertas contingencias.
Siempre se utilizan de a dos, una con saldo deudor y otra con saldo acreedor.
• Regularizadoras: Son de Activo o de Pasivo. Surgen como consecuencia de la necesidad de
exponer con mayor claridad las diversas situaciones que se reflejan en los Estados
Contables. Hay casos en que conviene desdoblar la medición contable de un elemento
patrimonial utilizando una cuenta principal y una o más cuentas regularizadoras.

Las cuentas con características similares (por ejemplo, “rodados”, “inmuebles”, “muebles y útiles”)
se incluyen en rubros (siguiendo el ejemplo anterior, el rubro sería “bienes de uso”). Finalmente,
los rubros conforman los distintos capítulos (activo, pasivo, patrimonio neto). De este modo, la
cuenta rodados forma parte del rubro bienes de uso, que a su vez, forma parte del activo.

Sintéticamente podríamos decir que,

a) Una cuenta es la mínima expresión contable.

b) Un rubro: es un conjunto de cuentas de similar naturaleza.
c) Un capítulo: está compuesto por un conjunto de rubros.

En general, las empresas utilizan las mismas denominaciones de cuentas (para que sean
comparables), aunque pueden existir algunas diferencias. Esto dependerá, en primer lugar, de la
actividad que desarrollen.

Por ejemplo, una empresa industrial seguramente utilizará cuentas como “materias primas” o
“productos terminados”; las comerciales, “mercaderías” y las de servicios “servicios prestados”.
Además puede ocurrir que por cuestiones de control o requerimientos de los sistemas contables,
se empleen cuentas con distintos nombres a los convencionales. De esta forma, el dinero en
efectivo suele denominarse “caja”, mientras que algunos autores consideran que es más
pertinente “efectivo”. Lo mismo ocurre con aquellas personas a las que les vendemos y nos deben
en cuenta corriente: el nombre genérico es “deudores por ventas”, mientras que muchos utilizan
la cuenta “clientes”.

En realidad cómo se denominen dependerá de las necesidades de cada empresa y es por eso que
cada una confecciona lo que se denomina “plan de cuentas”.

3. Plan y Manual de Cuentas

El plan de cuentas es un diagrama completo y detallado de las cuentas que utiliza una empresa.
Debería ser preparado, confeccionado en un momento anterior al proceso de registración, es
decir, antes de comenzar a realizar asientos contables. Para esto debemos conocer las cuentas que
se van a necesitar, debemos prever las situaciones de hechos, actos, objetos, personas que
queremos representar con las cuentas. Nos es necesario conocer en un principio el grado de
detalle que se requerirá.

El Plan de Cuentas es la estructura o esqueleto, poseerá el grado de detalle que se determine de

utilidad. Las cuentas son codificadas (se les asigna un código o número identificatorio) siguiendo
un cierto orden.

Las cuentas se agrupan por su naturaleza (activo, pasivo, patrimonio neto, etc.) y el criterio que
generalmente se utiliza para ordenar los grupos de cuentas de activo es en función de la liquidez
ya que facilita la confección del balance, los grupos de cuentas del pasivo se ordenan en función
de su exigibilidad. A continuación exponemos algunas definiciones sobre el tema:

• Definición de Plan de Cuentas según Fowler Newton: Es el ordenamiento metódico de

todas las cuentas de las que se sirve el sistema de procesamiento contable para el logro de
sus fines.
• Definición de Plan de Cuentas según Palle Hansen: Esquema elaborado en forma gráfica,

que indica de que cuentas se sirve la contabilidad, agrupadas de tal modo que por una
parte se pueda seguir la marcha de los asuntos y por otra, organizando el mayor, la
contabilidad de la distribución de los costos

Como se acaba de mencionar, este plan de cuentas suele representarse por medio de números
(códigos). Por ejemplo, la cuenta “caja” es el 1.1. Veamos un ejemplo:

1. Activo
1.1. Caja
1.2. Banco Nación cuenta corriente
1.3. Rodados
1.4. Inmuebles
Este ejemplo de plan de cuentas es muy sintético e incompleto, ya que en realidad el activo se
divide en activo corriente y activo no corriente. Además, las cuentas similares se agrupan en
rubros (por ejemplo, todas las cuentas que representen de alguna forma dinero se agrupa en el
rubro “Caja y bancos”).

Un ejemplo completo sería:

1. Activo
1.1. Activo corriente
1.1.1. Caja y bancos
1.1.1.1. Caja
1.1.1.2. Banco Nación cuenta corriente
Con el uso de la tecnología, los asientos son realizados en programas informáticos, por lo que es
más utilizado el código que el nombre de la cuenta. Cada empresa carga su plan de cuentas en el
sistema contable y a partir de este puede comenzar a realizar los asientos contables.

En términos genéricos, podemos decir que una cuenta será de uno u otro elemento cuando:

ELEMENTO REPRESENTA

Activo - Bienes del ente

- Derechos contra terceros
Pasivo - Deudas con terceros1

Patrimonio Neto - Participación de los dueños

en la empresa

1
Se consideran deudas a las obligaciones ciertas, es decir, aquellas que a la fecha se conocen y que implicarán
desembolsos de dinero futuros; sin embargo, en el pasivo también pueden incluirse obligaciones inciertas (que
pueden ocurrir como no) cuando se reúnan ciertos requisitos. Nos referimos a las previsiones, cuyo estudio
será profundizado cuando avancemos en la materia.

- Servicios brindados por un
tercero
Resultado Negativo - El costo de los bienes
vendidos
- Recargos por obtener
financiación (intereses)
- Servicios brindados a un
tercero
Resultado Positivo - Venta de bienes
- Recargos por vender a crédito
o por realizar inversiones (intereses)

Enunciado ejemplo
1/11/X10 – Se constituye una sociedad con $200.000 que se integran en efectivo ($50.000 se
depositan en la cuenta corriente que la sociedad abrió en el Banco Francés). El objeto de la
empresa será la fabricación de mermeladas.

1/11/X10 - Compra de materias primas (frutas y azúcar) por un total de $10.000. El 30% se abona
en efectivo, el 40% se entrega un cheque del Banco Francés y el resto se abonará en 90 días.

3/11/X10 – La materia prima se transforma en una mermelada en proceso.

4/11/X10 – Se compran envases para colocar la mermelada por $500 en efectivo.

12/11/X10 – Ante la necesidad de ampliar el depósito, se firma un contrato para alquilar un galpón
a partir de diciembre del corriente año. En ese momento, se abonan $1.000 en concepto de
comisión de la inmobiliaria.

13/11/X10 – La mermelada está terminada y es envasada.

15/11/X10 – Se vende el 75% de las mermeladas terminadas en $18.000. La mitad se cobra en

efectivo y el resto se cobrará en 30 días.

20/11/X10 – Se vende las mermeladas restantes en $5.250 y por ello se recibe un cheque.

21/11/X10 – Se deposita el cheque de la operación anterior en el Banco Francés. Por ese

depósito, el banco descuenta $31,5 en concepto de impuesto a los débitos y créditos.

30/11/X10 – Se abona el seguro contratado correspondiente a noviembre por $350.

El objetivo es sintetizar estas operaciones en cuentas que pueda utilizar la contabilidad para
brindar la información que estuvimos hablando desde el comienzo.

Por ejemplo, el 1/11/X10 podemos identificar “materias primas”, “efectivo”, “cheque” y “deuda a
90 días”. Dijimos que el nombre de las cuentas depende en gran medida de las empresas, pero
para utilizar una base común, comenzaremos a fijar algunos lineamientos:

a) Las frutas y el azúcar (los insumos para elaborar las mermeladas) se denominarán
“materias primas”.
b) El efectivo, “caja” (recordemos que muchos autores utilizan directamente “efectivo”).
c) Los cheques entregados, como se descontarán de la cuenta bancaria del ente,
directamente se representan con la cuenta “Banco (nombre) cuenta corriente”.
d) Las deudas a tantos días, sin documento de por medio y si se refieren a compras de
artículos para la venta o producción, “proveedores”.
De acuerdo con las operaciones que vamos a registrar, armamos un plan de cuentas que
contemple todas las que necesitaremos.

Código NOMBRE

1 ACTIVO
1.1 Caja y Bancos
1.1.1 Caja
1.1.2 Banco Francés c/c
1.1.3 Recaudaciones a depositar
1.2 Créditos
1.2.1 Deudores por ventas
1.3 Bienes de cambio
1.3.1 Materias primas
1.3.2 Productos en proceso
1.3.3 Productos terminados
1.3.4 Envases
2 PASIVO
2.1 Deudas
2.1.1 Proveedores
3 PATRIMONIO NETO
3.1 Capital social
3.1.1 Capital suscripto
4 RESULTADOS POSITIVOS
4.1 Resultados ordinarios
4.1.1 Resultado por venta
5 RESULTADOS NEGATIVOS
5.1 Resultados ordinarios
5.1.1 Comisión inmobiliaria
5.1.2 Costo de los productos vendidos
5.1.3 Impuesto a los débitos y créditos
5.1.4 Seguros perdidos

El plan de cuentas viene acompañado del manual de cuentas, donde se especifica el

funcionamiento de cada una de las cuentas, en qué casos corresponde usarlas cuentas, cuándo se
acreditan, cuándo se debitan y qué concepto vamos a incluir en las mismas (parte narrativa).

El manual de cuentas consiste en un análisis minucioso de cada cuenta del plan, a través de una
técnica basada en el siguiente cuestionamiento:

¿Qué representa la cuenta?

Si se desconoce el concepto se ignorará totalmente su aplicación en las registraciones contables.

Por ejemplo, la cuenta “caja” representa el dinero en efectivo con que cuenta la sociedad para
realizar sus operaciones.

¿Cuál es su saldo?

Determinar en base a lo que representa su saldo, si es deudor o acreedor. El saldo de la cuenta

“caja”, por definición, será deudor porque no se puede pagar más allá de la plata de que se
dispone (no existe la caja “negativa”).

¿Cuándo se debita?

Cuáles son las oportunidades en las que debe producirse un débito en la cuenta. La cuenta caja,
básicamente, se debita cuando la empresa recibe dinero.

¿Cuándo se acredita?

Las oportunidades en las que debe producirse un crédito en la cuenta. Por el contrario, la cuenta
“caja” se acredita cuando la empresa utiliza el dinero.

Dicho de otro modo, para saber cómo registrar, es importante conocer el manual de cada una de
las cuentas. Esto puede resultar complejo, pero basta recordar que todas las cuentas del activo de
comportan del mismo modo (con excepciones, como las cuentas regularizadoras del activo, que
veremos más adelante).

4. Los Registros Contables

Una vez que identificamos las cuentas, se deben asentar en un registro.

El libro Diario es el registro obligatorio. A través del uso del mismo, comenzamos a elaborar
información contable; pero para que esta exista, es necesario que determinadas normas
establezcan cómo se debe elaborar dicha información. Es por eso que existen las normas
contables, que son justamente el conjunto de reglas que determinan de qué manera se debe
presentar la información.

En nuestro país, la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas es la

que emite las normas contables profesionales (conocidas como resoluciones técnicas), como así
también interpretaciones de las mismas, que también forman parte del juego de normas
contables.

A nivel internacional, el IASB (Internacional Accounting Standard Board o Junta de Normas

Contables Internacionales) es un organismo del sector privado que desde 2001 comenzó un
proceso de revisión de las Normas Internacionales de Contabilidad (comúnmente conocidas como

NIC) y las interpretaciones de las mismas, emitidas por el disuelto IASC (Comité de Normas
Internacionales de Contabilidad), y que desde 2004 dicta nuevas normas contables. Al juego
completo de las normas emitidas y adoptadas por el IASB se lo conoce en la actualidad como NIIF
(Normas Internacionales de Información Financiera) o en inglés IFRS (International Financial
Reporting Standards).

En la actualidad, nuestras normas contables están en proceso de adopción de las normas

internacionales de contabilidad.

Las normas locales pueden clasificarse de acuerdo con los siguientes criterios:

a) Clasificación según su alcance.

• Legales: son aquellas cuya aplicación resulta obligatoria para los emisores de estados
contables. Por ejemplo, la ley de Sociedades Comerciales Nº 19.550.
• Profesionales: las normas profesionales son aquellas que sirven como punto de
referencia para los informes de auditoría sobre los estados contables. Son las que
anteriormente denominamos Resoluciones Técnicas.

b) Clasificación de las normas profesionales según los temas que regulan.
• De reconocimiento: son aquellas que determinan el momento en el que debe
reconocerse (dar de alta) o removerse (dar de baja) los activos y los pasivos.
• De medición: son las que indican cómo asignar unidades monetarias a los diferentes
elementos de los estados contables (activo, pasivo, patrimonio neto, etc.).
• De exposición: son las que disponen el contenido y la forma de los informes contables.

El artículo 44 del Código de Comercio, que establece los siguientes libros obligatorios en materia
contable.

• Libro Diario: es un registro cronológico en donde se asientan las operaciones día por
día en el orden en que se van produciendo. Las anotaciones en este libro tienen el
número de asiento (correlativo), fecha, las cuentas que intervienen, un campo de
descripción, y los importes. Cada anotación referente a una operación, se llama
“asiento”. Las Fuentes Contables nos brindan la información para ser registrada en el
Libro Diario.
• Inventario y Balance: cuando se constituye una sociedad se describe el detalle de
bienes que conforman la sociedad al cierre de cada ejercicio. Se transcribe por un lado
el Balance, producto final del sistema contable (estado contable).

En artículos sucesivos, se establecen los requisitos que deben presentar estos libros:

Art. 53. Los libros que sean indispensables conforme las reglas de este código, estarán
encuadernados y foliados, en cuya forma los presentará cada comerciante al tribunal de comercio
de su domicilio para que se los individualice en la forma que determine el respectivo tribunal
superior y se ponga en ellos nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aquel a
quien pertenezca y del número de hijas que contenga.

Art. 54. Se prohíbe: Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y operaciones con que
deben hacerse, según lo prescrito en el Art. 45; dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se
han de suceder unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni adiciones;
hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las equivocaciones y omisiones
que se cometan se han de salvar por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se
advierta la omisión o el error; tachar asiento alguno; mutilar alguna parte del libro, arrancar
alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación.

Art. 55. Los libros mercantiles que carezcan de alguna de las formalidades prescriptas en el Art. 53,
o tengan algunos de los defectos y vicios notados en el precedente, no tienen valor alguno en
juicio a favor del comerciante a quien pertenezcan.

Art. 63. Los libros de comercio llevados en la forma y con los requisitos prescriptos, serán
admitidos en juicio, como medio de prueba entre comerciantes, en hecho de su comercio, del
modo y en los casos expresados en este código.

Art. 67. Los comerciantes tienen obligación de conservar sus libros de comercio hasta 10 años
después del cese de su actividad y de la documentación a que se refiere el Art. 44, durante 10 años
contados desde su fecha.

A continuación se presenta el esquema del libro Diario:

C ódigo Des cripción

FECHA

Con el plan de cuentas definimos todas las cuentas que necesitaremos; y, con el libro Diario, ya
tenemos el soporte en donde deberemos usarlas; solo nos queda resolver cómo debemos
registrar cada operación. Completaremos el libro Diario y luego analizaremos qué fue lo que
hicimos.

1/11/X10 – Se constituye una sociedad con $200.000 que se integran en efectivo ($50.000 se
depositan en la cuenta corriente que la sociedad abrió en el Banco Francés). El objeto de la
empresa será la fabricación de mermeladas.

01/11/X10
1.1.1 Caja 150000
1.1.2 Banco Francés c/c 50000
3.1.1 Capital suscripto 200000

1/11/X10 - Compra de materias primas (frutas y azúcar) por un total de $10.000. El 30% se abona
en efectivo, el 40% se entrega un cheque del Banco Francés y el resto se abonará en 90 días.

01/11/2010
1.3.1 Materias primas 10000
1.1.1 Caja 3000
1.1.2 Banco Francés c/c 4000
2.1.1 Proveedores 3000

El registro consta de cuatro columnas: la primera se refiere al código de la cuenta según el plan
que definimos. Esto es así porque los sistemas contables trabajan directamente con el código (en
un registro manual el código no aparecerá; y en su lugar, podríamos poner el número de asiento).
En la segunda columna, colocamos primero la fecha de la operación y luego utilizamos las cuentas
que habíamos definido anteriormente.

La pregunta es, ¿qué representan esas dos últimas columnas? Para ello, retomaremos la ecuación
dinámica.

ACTIVO + RESULTADOS NEGATIVOS = PASIVO + PATRIMONIO NETO + RESULTADOS POSITIVOS

También vamos a recordar cómo habíamos representado gráficamente la situación patrimonial:

ACTIVO PASIVO

Bienes 13.500 Deudas 0

13.500 PN 15.000

RN 1.500 RP

Si hacemos un paralelismo entre la ecuación dinámica y el gráfico, podemos observar que el Activo
y los resultados negativos están a la izquierda; mientras que el Pasivo, el Patrimonio Neto y los
resultados positivos, a la derecha. Esta disposición no es ni más ni menos que el equivalente a las
dos últimas columnas del libro Diario.

Por lo tanto, podemos decir que todas las cuentas del Activo y los resultados negativos serán
valorizados en la tercera columna; mientras que las del Pasivo, del Patrimonio Neto y las de
resultado negativo, en la cuarta. Con eso explicamos por qué utilizamos la cuenta “Materias
primas” (cuenta del activo) es valorizada en la tercera columna; y la cuenta “Proveedores” (cuenta

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del pasivo) del otro lado. Pero ¿qué ocurrió con la cuenta “Caja” y “Banco” que son del activo y sin
embargo están valorizadas en la cuarta columna? La respuesta es simple: en estos casos, no se
registraron incrementos del activo, sino disminuciones.

Ahora estamos en condiciones de nominar a esas dos columnas en las que valorizamos las
cuentas: la tercera se denomina debe y la cuarta, haber. Por lo tanto: los incrementos de activo se
“debitan”, es decir, se valorizan en la tercera columna; mientras que las disminuciones, se
“acreditan”. Del mismo modo, las cuentas de resultado negativo.

Por otro lado, las cuentas del pasivo, del patrimonio neto y de resultado positivo se acreditan
cuando implican aumentos; mientras que se debitan cuando se disminuyen.

5. Principios de la Partida Doble

El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta
nuestros días, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de
sus operaciones a través de la teoría de la partida doble.

Enumeraremos algunos de ellos que serán necesarios para realizar las registraciones en el libro
Diario.

• Todas las cuentas del activo y de resultado negativo se escriben en el “debe”, cuando
aumentan y se escriben en el “haber” cuando disminuyen.
• Todas las cuentas del pasivo, patrimonio neto y de resultado positivo se escriben en el
“debe”, cuando disminuyen y se escriben en el “haber” cuando aumentan.
• La suma del “Debe” debe ser igual a la suma del “Haber”.
• Todas las cuentas del activo y de resultado negativo tienen saldo deudor.
• Todas las cuentas del pasivo, patrimonio neto y de resultado positivo tienen saldo
acreedor.
• Todo concepto que se registre su ingreso por una cuenta debe registrarse su egreso por la
misma cuenta.

Bibliografía

FOWLER NEWTON, Enrique. Contabilidad básica. 5a ed. Buenos Aires: La Ley, 2013. xlvii, 772 p.
ISBN 9789870318958.

FOWLER NEWTON, Enrique. Cuestiones contables fundamentales. 5a ed. Buenos Aires: La Ley,
2011. lvi, 694 p. ISBN 9789870318965.

PAHLEN ACUÑA, Ricardo José María. Dir. Contabilidad: sistemas y procesos. 1a ed. Buenos Aires:
La Ley, 2011. xxi, 405 p. Teoría contable. ISBN 9789870320623.

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