Capítulo 3: La función

de la organización
Ing. Juan Carlos Silva Monar
 CONTENIDO DEL CAPÍTULO 3
3. LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN

3.1 La organización formal e informal.

3.2 La división organizacional: la departamentalización.
3.3 Los niveles organizacionales y el tramo de la administración.
3.4 La Reingeniería de la Organización.
3.5 La estructura organizacional:
3.5.1 La departamentalización por tiempo.
3.5.2 La departamentalización por función empresarial.
3.5.3 La departamentalización territorial.
3.5.4 La departamentalización por tipo de cliente.
3.5.5 La departamentalización por procesos.
3.5.6 La departamentalización por productos.
3.6 Las Unidades Estratégicas de Negocios ( U. E. N. ).
3.7 La Autoridad de Línea.
3.8 El Staff.
3.9 El Empowerment.
3.10 La descentralización de la autoridad.
3.11 La delegación de autoridad.
Las organizaciones son
sistemas sociales
diseñados para lograr
metas y objetivos por
medio de los recursos
humanos o de la gestión
del talento humano y de
otro tipo. También se
definen como un convenio
sistemático entre
personas para lograr
algún propósito
específico.
 Como se
LA FUNCIÓN DE va
ORGANIZACIÓN hacer?

Diseñar una
estructura, que
queden definidas
las funciones.

Ordenar el conjunto
de relaciones
Definir las
existentes entre las
responsabilidades
diversas tareas y
y autoridades en
entre todos las áreas
la empresa
funcionales de la
empresa.
DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
(SEGÚN DIFERENTES AUTORES)

• Estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones,

AGUSTÍN REYES niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de
PONCE los planes y objetivos señalados.

• Ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines

EUGENIO SISTO establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso
funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las
VELASCO relaciones que existe entre dichas unidades.

• Coordinación de las actividades de todos los individuos que integran

ISAAC GUZMÁN una empresa con el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y
VALDIVIA humanos, en la realización de los fines que la propia empresa
persigue.

JOSEPH L. • La estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres

humanos, asigna las tareas entre los miembros, identifica las
MASSIE relaciones e integra sus actividades hacia objetivos comunes.

• Agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos, asignar

HAROLD KOONTZ Y a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para
CYRIL O’DONNELL supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda
la estructura de la empresa.
 LA ORGANIZACIÓN

Es una Función administrativa

Que consiste en

Identificar y Agrupar las

clasificar las actividades
actividades para alcanzar
necesarias los objetivos

Proveer
Asignar a cada
coordinación
grupo un
horizontal y
gerente con
vertical en la
autoridad para
estructura
supervisarlo
organizacional
 Estructura

Elementos de la
organización
Sistematización

Jerarquías Correlación

Funciones
 Etapas de la organización
Descripción
Jerarquización
de procesos

División del Establecer las actividades : Orden de mando o

en cierto orden importancia
trabajo
Departament Descripción
alización de
Etapas del habilidades
proceso Agrupación de unidades o
funciones

Coordinación
del trabajo
Importancia de la organización

Reduce los Mejor

Evita lentitud costos y manera de
e ineficiencia aumenta la lograr los
productividad objetivos
3.1 LA ORGANIZACIÓN FORMAL E
INFORMAL
La estructura organizativa formal recoge todas las
relaciones existentes entre los miembros de la organización
establecidas por la dirección de forma consciente (relaciones
de carácter formal)

La estructura organizativa informal recoge las relaciones

espontáneas o no previstas por la dirección, pero que surgen
espontáneamente cuando las personas se asocian entre si.
 o Consta de escalas jerárquicas o
niveles funcionales
establecidas en el organigrama.

o Es racional.
Características
básicas de o Es una de las principales
la organización características de la teoría
clásica.
formal
o Organización funcional
especializada.

o Distribución de la autoridad y
de la responsabilidad
 Tipos de organización formal

Líneas
directas y
Principio de únicas de
especializac Organización lineal autoridad y
Organización funcional ión de responsabili
funciones dad

Combinació
n entre la
funcional y Asumen
lineal, modelos
órganos de diferentes
línea y
Organización por staff asesoría Organización por comités
 o Las relaciones naturales
entre los miembros, que no
aparecen en el organigrama.

Características básicas
o La aparición de líderes
de
espontáneos en cuestiones no
la organización informal
relacionadas con la empresa.

o La existencia de problemas
en la empresa y la necesidad
de hacer reivindicaciones.
3.3 LOS NIVELES ORGANIZACIONALES
Y EL TRAMO DE LA ADMINISTRACIÓN
Las relaciones están dadas por:

1. Un ámbito amplio de la administración se relacionada con

pocos niveles organizacionales
Las relaciones están dadas por:

2. Un ámbito estrecho de la administración se relacionada con

muchos niveles organizacionales
3.4 LA REINGENIERÍA DE LA ORGANIZACIÓN

Es el pensamiento fundamental y rediseño radical de todo un

sistema de negocios
- Proceso de negocios
- Definición de tareas
- Estructuras Organizacionales
- Sistemas de Gerencia y Control
- Valores y Creencias
Para lograr mejoras dramáticas en los indicadores críticos
del desempeño (Costo, Calidad, Servicio, Velocidad)
Fuente: Hammer and Company
 LA ESTRUCTURA
Capítulo 3: La función
ORGANIZACIONAL
de la organización
Ing. Fabiola Terán Alvarado
3.5 LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
¿Qué es Estructura Organizacional?

Es la estructura que determina las

jerarquías necesarias y agrupación de
actividades con el fin de simplificar las
mismas y sus funciones
dentro del grupo social.

La estructura organizacional en un medio

del que se sirve una organización cualquiera
para conseguir sus objetivos con eficacia.
Elementos de la estructura
organizacional
 Departamentalización
• Un aspecto de la actividad de organizar es el
establecimiento de departamentos.

• Según Koontz y Weihrich (1990 p. 186), la

palabra "departamento" designa un área bien
delimitada, una división o sucursal de una
organización sobre la cual un gerente tiene
autoridad para el desempeño de actividades
especificadas.
 Etapas de la Organización
Secuencia de departamentalización

1.- Listar todas las funciones de la empresa

2.- Clasificarlas
3.- Agrupar según orden jerárquico
4.- Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos
5.- Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación
entre las funciones y los puestos
6.- Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los
departamentos
7.- El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento
deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la
empresa y de las funciones involucradas.
 Tipos de departamentalización
• La departamentalización por tiempo.
• La departamentalización por función
empresarial.
• La departamentalización territorial.
• La departamentalización por tipo de cliente.
• La departamentalización por procesos.
• La departamentalización por productos.
3.5.1 LA DEPARTAMENTALIZACIÓN
POR TIEMPO

• La departamentalización por tiempo o

turno, en las organizaciones que
trabajan las 24 horas del día se pueden
departamentalizar de acuerdo al turno.
Se usan turnos, por ejemplo, la
policía, conductores de autobuses, etc.
 POR TIEMPO
VENTAJAS :
• Mayor capacidad productiva
• Mejor utilización de la capacidad instalada
• Pocos problemas administrativos.
• Los servicios pueden ir más allá de la jornada laboral normal.
• Permite la adaptación a los horarios de algunas personas.
–

DESVENTAJAS :
• Mayor supervisión
• Costo de los turnos
• Menor eficiencia
• Factor fatiga: se altera el comportamiento.
• Problemas de coordinación y comunicación entre los diferentes
turnos.
Departamentalización por
tiempo
Ejemplos: Hospital
 3.5.2 LA DEPARTAMENTALIZACIÓN
POR FUNCIÓN EMPRESARIAL
• Fue promovida por los autores clásicos, haciendo que el
método o los métodos utilizados reflejaran el agrupamiento
que mejor contribuyera a la consecución de los objetivos de la
organización y a las metas de las unidades individuales.
• Ocurre cuando las unidades de la organización se definen por
la naturaleza del trabajo.
• Aunque se puede usar distintas terminologías, la mayor parte
de las organizaciones tienen tres funciones básicas:
Producción, ventas y finanzas.
• Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones
básicas de una empresa. Depende del sector en el que esté
situada la empresa para ver cuántos departamentos hay que
crear.
 Ventajas y desventajas

Departamentalización por funciones

Ventajas:
• Es el reflejo lógico de las funciones que se desarrollan en la
empresa.
• Se mantiene el poder de las funciones principales.
• Sigue el principio de especialización ocupacional. Facilita la
eficiencia de la ocupación del personal.
• Facilita la formación y la capacitación ya que al ser las funciones
básicas las que se encuentran cerca de los niveles superiores , estos
tienen la responsabilidad sobre los resultados finales.
• Permite un control estricto desde la cima.
Se aconseja a empresas que tengan pocas líneas de productos y que
se encuentre en productos estables.
 Clasificación Departamentalización

Inconvenientes:
• Se resta importancia a los resultados globales.
• Exagera la especialización.
• Se reduce la coordinación entre funciones.
• Toda la responsabilidad final reside en la alta dirección.
• Lenta adaptación a los cambios.
• Se dificulta la formación de directores generales.
La departamentalización por funciones se utiliza en empresas que
trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o
servicios y que sus tareas sean rutinarias.
 3.5.3 LA DEPARTAMENTALIZACIÓN
TERRITORIAL

• Departamentalización Por Territorio o Geográfica:

Es especialmente atractiva para firmas de gran
escala u otras cuyas actividades estén dispersadas
física o geográficamente.

• Se usa con más frecuencia en ventas y en

producción; no se usa en finanzas, porque
usualmente está concentrada en las oficinas
centrales.
Figura 2: Departamentalización por Territorio o Geográfica
Fuente: Koontz y Weihrich (1990 p. 212).
 Clasificación Departamentalización

Ventajas:
• La responsabilidad se coloca en niveles superiores.
• Aprovecha los mercado locales –
• Mejora la coordinación regional.
• Proporciona una ocasión para la formación de directores generales.
• Mejora la comunicación directa con los interesados en la localidad
• Proporciona una capacitación firme y perceptible para los gerentes

Inconvenientes:
• Requiere personal de más alto nivel en la gerencia general
• Se dificulta el control de la empresa a la alta gerencia
• Dificulta la centralización de las funciones.
3.5.4 LA DEPARTAMENTALIZACIÓN POR
TIPO DE CLIENTE
El cliente es la clave para la forma en que se
agrupan las actividades cuando las cosas que una
empresa hace para él son administradas por un
jefe de departamento. Hay casos en que se debe
adoptar la decisión de separar algunos tipos de
departamentos por clientes de los departamentos
por producto
Figura 3: Departamentalización por Clientes:
Fuente: Koontz y Weihrich (1990 p. 215).
 Ventajas:
• Estimula la especialización.-
• El cliente tiene la impresión de ser el único.
• Facilita el conocimiento de cada tipo de cliente.

Inconvenientes:
• Difícil coordinación de demandas opuestas de un mismo cliente.
• Es difícil orientar la agrupación por clientes dentro de una empresa.
• Requiere de gerentes y personal especializados en los problemas de
los clientes
 3.5.5 LA DEPARTAMENTALIZACIÓN
POR PROCESOS
• Departamentalización por proceso o equipo: Es utilizada
principalmente por las empresas manufactureras en los niveles
inferiores, por ejemplo en un grupo de pintura, en el área de una
planta, en la sección de prensa, de perforación o de máquinas
automáticas de tornillos. Se toman en cuenta los trabajadores y
los materiales que se reúnen en un departamento para realizar una
determinada operación.
• Su propósito es obtener ventajas económicas, aunque también se
relaciona con la naturaleza del equipo empleado en algún proceso
de fabricación.
• En la departamentalización por equipo el ordenamiento es
cuestión de economía y conveniencia: La ubicación de
determinadas máquinas puede depender de la de otro equipo, de
tal forma que se facilite una serie de operaciones con el material.
Figura 4: Departamentalización por Proceso o Equipo
Fuente: Koontz y Weihrich (1990 p. 216).
 3.5.6 LA DEPARTAMENTALIZACIÓN
POR PRODUCTOS
• Departamentalización por Producto: Por lo general, las
empresas que adoptan esta forma, anteriormente estaban
organizadas funcionalmente. En esta modalidad, todas las
actividades necesarias para producir y vender un producto o
servicio se encuentran generalmente bajo un solo
administrador.

• Rue y Biars (1985 p. 120), consideran que la

departamentalización por producto permite a las personas
identificarse con un producto en particular y desarrollar un
gran espíritu de solidaridad. También facilita administrar a
cada producto como un centro de utilidad distinto. Proporciona
oportunidades para entrenar al personal ejecutivo al permitirles
 Clasificación Departamentalización

Ventajas:
• focaliza la acción sobre el producto.
• facilita la especialización por producto.
• mejora la coordinación de las funciones.
• coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.
• proporciona formación para los futuros directores.
• coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.
• aumenta la diversificación de la empresa.

Inconvenientes:
• requiere más empleados de alta dirección.
• dificulta la centralización de las funciones económicas.
• problemas de control para la dirección general.
Departamentalización matricial
Es combinación de la departamentalización funcional y la
departamentalización por productos

Ventajas:
• Se orienta hacia los resultados finales.
• Se conserva la especialidad profesional
• Indica la responsabilidad producto-utilidad

Inconvenientes:
• Conflictos de autoridad entre los dos departamentos.
• No se cumple el principio de unidad de mando.
• Se requiere de un buen director en cuanto a relaciones humanas.
• Debido a los conflictos potenciales, cada persona de la organización
va a querer que se ponga todo por escrito
Unidades estratégicas de
negocio

Qué es???
 3.6 Las Unidades Estratégicas de Negocios
( U. E. N. )
Empresas bien diferenciadas y establecidas
como unidades en una compañía más grande
para asegurar que ciertos productos o líneas de
productos se promueven y administren como si
cada uno fuese una empresa independiente.
Las Unidades Estratégicas de Negocios, UEN,
son un grupo de servicios o productos que
comparten un conjunto común de clientes, un
conjunto común de competidores, una
tecnología o enfoque común, lo mismo que
factores claves comunes para el éxito.
 Una alternativa es usar el significado de los términos:
estratégico: decisiones que se toman en el presente; pero
que modelan o afectan el futuro. Por lo tanto, una Unidad
Estratégica de Negocios puede manejar un negocio de alta
rentabilidad y por lo tanto recibir una alta asignación de
recursos, otra puede tener un negocio pequeño que a pesar
del elevado rendimiento se ha decidido no invertir o
desinvertir y otra podría tener a su cargo los negocios
generadores de efectivo.
 Criterios que debe cumplir una
unidad de negocio
• Tener su propia misión
• Tener grupos de
competidores definidos
• Preparar sus propios
planes
• Administrar sus propios
recursos en áreas claves
• Tener un tamaño
apropiado
 Beneficios
 Asegurarse que el producto no se perderá entre otros en una
compañía grande.
 Conserva la atención y energía de una gerente y de su personal.
 Conserva la atención y el impulso emprendedor característico de
una compañía pequeña
 Promueve el espíritu empresarial que quizás no se encuentre en
una compañía grande
 Problemas potenciales
• La asignación de recursos a una UEN
puede conducir a la baja inversión en el
enfoque de negocio central
• Algunas ocasiones los gerentes no están
dispuestos a compartir personal talentoso
o lo oculten en lugar de compartirlo
AUTORIDAD DE LÍNEA/STAFF,
EMPOWERMENT Y
DESCENTRALIZACIÓN

54
 Autoridades y poder
• El poder es la
capacidad de individuos
o grupos de inducir o
influir en las opiniones o
acciones de otras
personas o grupos
• La autoridad es el
derecho propio de un
puesto a ejercer
discrecionalidad en la
toma de decisiones que
afectan a otras personas
55
 3.7 LA AUTORIDAD DE LÍNEA

Se denomina autoridad de línea la que detecta

un mando para dirigir el trabajo de un
subordinado.

Es la relación directa de superior-subordinado

que se extiende de la cima de la organización
hasta el escalón más bajo, y se le denomina
"cadena de mando".
 3.8 EL STAFF
Organización De Tipo Línea-Staff

Es el resultado de la combinación de la
organización lineal y la funcional para tratar de
aumentar las ventajas de esos dos tipos de
organización y reducir sus desventajas
formando la llamada organización jerárquica-
consultiva.
 o Servicios

o Consultoría y asesoría
FUNCIONES
DEL STAFF
o Monitoreo

o Planeación y control
 Autoridad funcional
• La autoridad funcional
es el derecho que se
delega a un individuo o
departamento para
controlar procesos,
prácticas o políticas
específicos u otros
asuntos relativos a las
actividades que
emprenden miembros de
otros departamentos 60
 Empowerment
• Empowerment significa que
los empleados,
administradores o equipos de
todos los niveles de la
organización tienen el poder
para tomar decisiones sin
tener que requerir la
autorización de sus superiores
– El poder debe ser igual a la
responsabilidad
– Si el poder es mayor que la
responsabilidad, el resultado
podría ser una conducta
autocrática por parte del
superior, a quien no se hace
responsable de sus acciones
– Si la responsabilidad es mayor
que el poder, el resultado
podría ser la frustración de los
subordinados 61
 Centralización Descentralización

Es cuando no existe la • Es la autoridad y

delegación de autoridad en responsabilidad
la toma de decisiones. Es la repartida.
autoridad y responsabilidad • Es la distribución de la
concentrada. autoridad en la toma de
Tipos: decisiones
– Centralización del desempeño
– Centralización departamental
– Centralización como aspecto de la
administración
Descentralización de la autoridad

63
 El grado en que conviene centralizar o descentralizar depende de
muchos factores:

• El tamaño de la empresa: en la pequeña empresa conviene,

mayor centralización. En la gran empresa, por el contrario
conviene más descentralización.

• De la capacidad y experiencia de los jefes con los que se

cuenta.

• De la cantidad de controles que puedan establecerse: de

hecho, a cada grado de delegación debe corresponder un
establecimiento de nuevos controles.
3.11 LA DELEGACIÓN DE AUTORIDAD
Proceso de delegación

Creación de
confianza
Asignación de
responsabilidad

Asignación de
deberes

Delegación de
autoridad
 Factores que incluyen en la
delegación

• Tamaño de la empresa
• Nivel de importancia de
las decisiones
• Complejidad de la tarea
• Cultura organizacional
• Cualidades de los
empleados o
subordinados

67
 El arte de la delegación de
autoridad
• Actitudes personales frente a la delegación de autoridad
– Receptividad. Conceder que otras personas pongan en práctica
sus ideas
– Disposición a ceder. Un administrador debe estar dispuesto a
ceder a sus subordinados el derecho a tomar decisiones
– Disposición a tolerar que los demás cometan errores
– Disposición a confiar en los subordinados. Los superiores no
tienen otra opción que confiar en sus subordinados
– Disposición a establecer y aplicar controles amplios
• Sugerencias para superar una delegación débil
– Defina asignaciones y delegue autoridad
– Seleccione a cada persona de acuerdo con el trabajo por
realizar
– Mantener abiertas las líneas de comunicación
– Establezca los controles adecuados
– Recompensa la delegación eficaz y la exitosa asunción de
68
autoridad
 Ventajas y desventajas
• Directivo: Ahorra tiempo y gestión
• Potencia capacidades gerenciales
• Libera sobre la presión del trabajo
Ventajas inmediato
• Reduce costes de la empresa

• Son frecuentes en un tipo de dirección

autoritaria
• La delegación de tareas sin justificación
Desventajas • La mala delegación puede llevar al fracaso
del directivo se puede pensar que está
perdiendo autoridad o no confía en sus
subordinados