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DISEÑO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA EMPRESA DE VIGILANCIA

Y SEGURIDAD PRIVADA COSERVIPP LTDA, BAJO LOS LINEAMIENTOS ISO

19011:2012

Presentado Por:

YURI ALEXANDRA GARCÍA ROBLES

ANGY TATIANA MARIN RODRIGUEZ

LUZ ANGELA PATARROYO MENDOZA

ALFREDO RODRÍGUEZ CALDERÓN

..

Asignatura:

AUDITORÍA Y CONTROL

Docente:

JAIRO CALDERÓN ACERO

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

SEDE VIRTUAL Y A DISTANCIA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL

2019
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN .........................................................................................................................4

1. OBJETO Y CAMPO DE ACCIÓN ....................................................................................5

2. REFERENCIAS NORMATIVAS ......................................................................................5

3. TERMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................5

4. PRINCIPIOS DE AUDITORÍA .........................................................................................9

5. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA ........................................................9

5.1. GENERALIDADES .................................................................................................9

5.2. ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE AUDITORÍA ....................10

5.3. ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA .........................11

5.3.1. Funciones y responsabilidades de la persona responsable de la gestión del

programa de auditoría. .......................................................................................11
5.3.2. Competencia de la persona responsable de la gestión del Programa de Auditoría
5.3.3. Determinación del programa de Auditoría y Medio ambiente ...........................13
5.3.4. Identificación y evaluación de los Riesgos relacionados con el Programa de
Auditoría y Medio Ambiente .............................................................................15
5.3.5. Establecimiento de procedimientos del Programa de Auditoría y Medio
ambiente .............................................................................................................16
5.3.6. Identificación de los recursos del Programa de Auditoría y Medio ambiente ...17
5.4. IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA ..........................19
5.4.1. Generalidades .....................................................................................................21
5.4.2. Definición de los objetivos, alcance y los criterios de una auditoría individual
5.4.3. Selección de los métodos de la auditoria ...........................................................23
5.4.4. Selección de los miembros del equipo auditor ...................................................25
5.4.5. Asignación de responsabilidades al líder del equipo auditor para una auditoria
individual ...........................................................................................................27
5.5. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITÍRA .......................................28
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5.6. REVISIÓN Y MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORIA .......................29

6. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA .........................................................................29
6.1. GENERALIDADES ...............................................................................................30
6.2. INICIO DE LA AUDITORÍA ...............................................................................30
6.2.1. Generalidades .....................................................................................................31
6.2.2. Establecimiento del contacto inicial con el Auditado ........................................31
6.2.3. Determinación de la viabilidad de la auditoría ...................................................32
6.3. PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA .........................32
6.3.1 Realización de la revisión de la documentación .............................................33
6.3.2. Preparación del plan de auditoría ...................................................................33
6.3.3. Asignación de las tareas del equipo auditor ...................................................33
6.3.4. Preparación de los documentos de trabajo .....................................................34
6.4. REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA .............................35
6.4.1 Generalidades ...................................................................................................36
6.4.2. Realización de la Reunión de apertura ...........................................................36
6.4.3. Realización de la revisión de la documentación durante la auditoría ............36
6.4.4. Comunicación durante la Auditoría ...............................................................36
6.4.5. Asignación de Funciones y responsabilidades de los guías y los observadores .
6.4.6 Recopilación y verificación de la Información ................................................36
6.4.7 Generación de hallazgos de la Auditoría ........................................................36
6.4.8 Preparación de las conclusiones de Auditoría ................................................36
6.7. REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA
AUDITORÍA ................................................................................................................................36
CONCLUSIONES........................................................................................................................36
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INTRODUCCIÓN

Este documento fue creado con el fin de proporcionar orientación sobre la Auditoría Integral de

medio ambiente ISO 1401-2015 en la organización.

COSERVIPP LTDA (Compañía de Servicio de Vigilancia y seguridad Privada Portilla y Portilla

Ltda), fue fundada el 21 de Mayo de 1992, por el señor Mayor ® (F)Fabio Delio Portilla

Montenegro, oficial en uso de buen retiro de la Policía Nacional, su experiencia en el ramo de la

Vigilancia y Seguridad privada adquirida en la Institución Policial, además de la coordinación de

la seguridad en la empresa Siderúrgica Acerías Paz de Río y en la Cámara de Comercio de

Bogotá, lo llevó a crear la compañía, la cual está legalmente constituida mediante la licencia de

Funcionamiento del Ministerio de Defensa Nacional del 31 de Diciembre de 1992.

El compromiso y responsabilidad de sus colaboradores ha sido el mayor legado a través del

tiempo, demostrando su solidez en el ramo de la vigilancia y seguridad privada. Para quien la

satisfacción de sus clientes es su mayor prioridad, siendo un aliado estratégico en la satisfacción

de las necesidades y expectativas de manera particular de cada uno de ellos, poniendo a su

alcance los medios tecnológicos de punta y un Talento humano competente y comprometido.

COSERVIPP Ltda. Lleva 23 años, de experiencia en el sector Petrolero, Minero Comercial,

Industrial, Residencial, y Hospitalario. Con el fin de mostrar su nivel de competencia en el

gremio de la seguridad privada, COSERVIPP LTDA tiene implementado un Sistema Integrado

de Gestión, el cual cuenta con las Certificaciones; NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 28000,

OHSAS 18000, ISO 14001.

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1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

El presente documento tiene como objeto indicar las directrices para la Auditoría del sistema

integrado de Gestión Ambiental, de Calidad y SGSST de la empresa COSERVIPP LTDA

dedicada a la prestación de servicios de Vigilancia y Seguridad Privada, a través de un proceso

sistemático y documentado de evaluación donde nos da a conocer el desempeño de dichos

sistemas en relación al cumplimiento de los criterios como las políticas, procedimientos,

requisitos o normativas asociadas a los procesos desarrollados por la organización bajo la NTC

ISO 19011:2012

2. REFERENCIAS NORMATIVAS

Para la elaboración de este documento se ha tenido en cuenta el siguiente documento: NTC-ISO

9001:2015

NTC ISO 14001:2015

NTC ISO 19011:2012

NTC ISO 45001:2018

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

DEFINICIONES DE AUDITORÍA
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SISTEMA: Es módulo ordenado de elementos que se encuentran interrelacionados y que

interactúan entre sí. El concepto se utiliza tanto para definir a un conjunto de conceptos como a

objetos reales dotados de organización.

CLIENTE DE LA AUDITORÍA: Organización o persona que solicita una auditoría

AMBIENTE: una serie de condiciones ajenas a la empresa, a las que ésta debe responder.

AUDITORÍA: Inspección o verificación de la contabilidad de una empresa o una entidad,

realizada por un auditor con el fin de comprobar si sus cuentas reflejan el patrimonio, la

situación financiera y los resultados obtenidos por dicha empresa o entidad en un determinado

ejercicio.

AUDITORIA INTERNA: Actividad continua y completa, desarrollada en una organización por

personal perteneciente a la misma, y consistente en verificar la existencia de controles internos,

así como vigilar su cumplimiento y proponer mejoras para la consecución de los objetivos de

dicha organización.

AUDITORIA OPERATIVA: Actividad consistente en el examen de los métodos, los

procedimientos y los sistemas de control interno de una empresa u organismo, público o privado.

DEFINICIONES DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA

SEGURIDAD PRIVADA: Es la que prestan las empresas de servicios de seguridad con objeto

de proteger el conjunto de bienes y derechos para los que han sido contratadas.

CONFIDENCIALIDAD: Es la propiedad de la información, por la que se garantiza que está

accesible únicamente a personal autorizado a acceder a dicha información.

TEMPORALIDAD: Que dura relativamente poco tiempo.

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INTEGRIDAD: Es el estado de lo que está completo o tiene todas sus partes, es la totalidad, la

plenitud. Lo íntegro es algo que tiene todas sus partes intactas o puras.

CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Son zonas especiales en las que sólo se permite la

circulación de los vehículos autorizados y otros exentos de obtener autorización por sus

características especiales, para, así, adaptar la movilidad a la singular morfología urbana que

caracteriza estas zonas.

DEFINICIONES DE CALIDAD

CONTROL DE CALIDAD: Es el seguimiento detallado de los procesos dentro de una empresa

para mejorar la calidad del producto y/o servicio.

GESTIÓN DE CALIDAD: Es una gran herramienta que se utiliza a la hora de realizar la

planificación, la coordinación y la ejecución de acciones que fomente la mejora continua en la

empresa.

PLANIFICACIÓN: Es el proceso metódico diseñado para obtener un objetivo determinado

MEJORA CONTINUA: Es un enfoque para la mejora de procesos operativos que se basa en la

necesidad de revisar continuamente las operaciones de la organización.

RECURSOS HUMANOS: Son las herramientas, dispositivos o máquinas en los que se apoya el

personal de una organización para poder ejecutar sus tareas

DEFINICIONES DE AMBIENTAL
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Sistema de gestión: conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que

interactúan para establecer políticas y procesos para lograr estos objetivos.

Calidad: determinar las expectativas de los clientes, poner objetivos que permitan cumplir y

establecer procesos que hagan posible la consecución de los mismos

Medio ambiente: es el contexto donde una empresa actúa, pudiendo incluirse el agua, el aire, el

suelo, los recursos naturales, la flora y la fauna, los seres humanos y todas sus interacciones

Política ambiental: son todos los objetivos que se marca la empresa, relacionándolos con la

actividad que en ella se realiza. Debe estar firmada por la alta dirección

Competencias: capacidad de aplicar los conocimientos y habilidades para lograr los resultados

deseados.

Auditoría combinada: cuando 2 o más sistemas de gestión de disciplinas diferentes auditan

juntos.

DEFINICIONES DE SGSST

Sistema de Gestión: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que

interactúan para establecer políticas y procesos para lograr estos objetivos

Riesgo: El riesgo se expresa a menudo en términos de una combinación de las

consecuencias de un evento (incluyendo los cambios) y la probabilidad asociada de ocurrencia.

Proceso: De actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados.

Seguimiento: Determinar el estado de un sistema, un proceso, o una actividad.

Acciones correctivas: Acciones para eliminar la causa de una no conformidad y para

prevenir la recurrencia.
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4. PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

Integridad: el auditor debe ser una persona honesta, profesional, justa e imparcial.

Presentación ecuánime: el auditor debe reportar con veracidad y exactitud los hallazgos de la

auditoría.

Fase de preparación: se determina el objetivo, el alcance, y los criterios de auditoría. En esta

fase también se revisa y prepara toda la documentación necesaria para llevar el proceso de

auditoría de una manera asertiva.

-Se prepara el plan de auditoría y se asignan y distribuyen las tareas del equipo auditor.

Fase de ejecución: que inicia con una reunión de apertura; donde se confirma el plan de

auditoría, seguido del proceso de captura de información, tanto de campo como documental,

donde se generan los hallazgos de la auditoría que posteriormente y junto a las conclusiones

serán presentados en la reunión de cierre.

 10

Informe: incluye las actividades de preparación del informe final y su distribución a los

participantes de la auditoría de la empresa COSERVIPP LTDA , dando a conocer los hallazgos

encontrados durante el proceso de manera que sirva para la generación del plan de acciones

correctivas y la mejora continua.

5. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA

5.1. GENERALIDADES

La gestión del programa de auditoría se plantea como un proceso de mejora continua con

un flujo de operaciones alineado con un planteamiento PHVA (Planear - Hacer -

Verificar - Actuar).

• Planificación y calendario de auditoría del Sistema Integrado de Gestión ambiental, de

calidad y SGSST.

• Formación de equipos auditores competentes

• Metodologías de auditorías (reuniones, alcance de los muestreos, etc.)

• Actividades de seguimiento de los resultados de las auditorías

• Seguimiento del desempeño del programa global de auditorías.

5.2. ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Objetivo General

Auditar el Sistema de gestión de calidad, ambiente y SGSST conforme a la norma NTC ISO

19001:2015, la NTC 14001:2015 y 45001: 2018 de la empresa COSERVIPP LTDA.

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Objetivos Específicos

● Evaluar el cumplimiento de la ISO 9001 y 14001 relacionadas con el sistema de

gestión de calidad, ambiental y SGSST.

● Verificar el desarrollo de las NO conformidades en la empresa CONSERVIPP

LTDA

● Lograr una certificación para así dar cumplimiento a las normas y procedimientos

en materia de seguridad integral.

5.3. ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

5.3.1. Funciones y responsabilidades de la persona responsable de la gestión

del programa de auditoría.

RESPONSABLE CARGO FUNCIONES

-Aprobar la Política de Calidad,
Medio Ambiente y SGSST.
-Evaluar el alcance y funcionamiento
Angela del control interno
Patarroyo Gerente -Evaluar el cumplimiento de las
General disposiciones legales que rige la
empresa
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-Distribuir la Política de Calidad y

Medio Ambiente a todo el personal.
-Realizar otras tareas y actividades
que considere necesarias para
alcanzar los resultados esperados en
Alfredo Coordinador pro de la empresa.
Rodríguez de -Aprobar las acciones formativas
Auditoría propuestas por el Comité de Gestión
y Medio de Calidad, Medio Ambiente y
Ambiente SGSST..
-Distribuir el Manual de Calidad, el
de Medio Ambiente y SGSST entre
todas las partes interesadas externas.

-Maneja constantemente equipos y

materiales de fácil uso y
medianamente complejos, siendo su
responsabilidad directa.
-Maneja en forma directa un grado de
Tatiana Marín Auditor Líder confidencialidad medio.
-Las decisiones que se toman se
basan en políticas específicas, en
procedimientos definidos para lograr
objetivos específicos, mejorar
métodos o establecer técnicas y
estándares, a nivel operativo.
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-Contactar con los gestores

autorizados para la gestión de los
residuos peligrosos propios y
cumplimentar la documentación
correspondiente.
-Analizar las no conformidades
detectadas en las diferentes áreas de
trabajo.
Alexandra Representante -Establecer las acciones correctoras y
García de preventivas necesarias.
Medio -Analizar los resultados de las
Ambiente Auditorías internas y externas y
archivar los informes de las mismas.
Informar al
- Informar al Comité de Calidad y
Medio Ambiente acerca de los
resultados de las auditorías, tanto
internas como externas, y de las
acciones correctivas establecidas.

5.3.2. Competencia de la persona responsable de la gestión del Programa de

Auditoría.
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CARGO EDUCACIÓN FORMACIÓN EXPERIENCIA

Gerente Pregrado en Especialista en 15 Años

Administración de Proyectos e
Empresas, Investigación,
Posgrado en Programa de desarrollo
Higiene y directivo
Seguridad
Industrial,
Maestría en Alta
Gerencia

Coordinador de Pregrado en Especialista en 10 años

Auditoria Administración de Gerencia y Mercadeo,
Interna Empresas, Académica y
Posgrado en Consultora Empresarial
Gerencia
Financiera,

Auditor Líder Pregrado en Especialista en 8 años

Administración Gerencia y Auditoria
Financiera Administrativa

Representante Pregrado en Especialista en 5 años

en Medio ingeniería Gerencia de Proyectos
ambiente industrial

Responsable de Pregrado en posgrado en auditoría 5 años

la gestión del carreras y/o sistemas de
programa de administrativas gestión, maestrías en
auditoría áreas de la gerencia de
empresas y/o proyectos

5.3.3. Determinación del alcance del programa de Auditoría.

La determinación del programa de auditoría en la empresa COSERVIPP LTDA busca un

mejoramiento continuo en cada uno de los procesos a auditar logrando así el cumplimiento de la

Norma ISO 19011:2012.

 15

En cuanto a Medio ambiente, se aplicarán a aquellos aspectos ambientales que la

Organización puede controlar y sobre los que puede esperarse tenga influencia. Promover

la participación activa de la Organización en las actividades relacionadas con la

protección del Medio Ambiente. Regular el desarrollo de actividades de evaluación,

control y vigilancia de las acciones que produzcan impacto ambiental.

Propiciar el cuidado y mejoramiento del Medio Ambiente en las áreas de influencia de la

Organización.

5.3.4. Identificación y evaluación de los Riesgos relacionados con el Programa de Auditoría

y Medio Ambiente.

ACTIVIDAD ACTIVO EVENTO RIESGO

Equipo de Fallo del Sistema

Computo Operativo del Pérdida de Información
Auditor Equipo en el equipo de
Líder Infección por virus Computo
en el
equipo de computo
Mal uso del equipo
de computo
Fallo del Hardware
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Familiarizació Documentació Documentación Falla en la

n con el n del Proceso incompleta del familiarización de la
ambiente proceso documentación del
Documentación proceso.
errada del proceso
Indisponibilidad de
la documentación
de proceso.

Falla en la
familiarización del
auditor líder para
realizar la actividad
Pruebas de Auditoría
Falta de experiencia Incorrectas
Falta de Mala definición del
Auditor Líder conocimiento para cronograma por
realizar la actividad ocasionada.
Renuncia repentina Mal establecimiento de
Indisponibilidad los objetivos
por enfermedad. Mala identificación de
los recursos, de
hallazgos por
desconocimiento de
información.
Informe de auditoría
Inadecuado.

Tabla 2. Análisis de Riesgos.

5.3.5. Establecimiento de procedimientos del Programa de Auditoría y Medio ambiente.

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COSERVIPP LTDA Código

Versión
Programa de auditoría y Medio Ambiente Emisión

Proceso a Área Oficina de Líder del Jefe oficina Equipo Tatiana

Auditar Planeación proceso de auditor Marín
planeación

Objetivo de la Verificar el Actividad a desarrollar en Criterio Norma ISO 9001

Auditoría cumplimiento Alcance 2019 de la Manual de
de la norma de la auditoria calidad de
ISO 9001 Auditoría normas

No. Actividades FECHA Hora Hora final Lugar Equipo Recursos

inicia auditor

1 Reunión apertura 270119 09:30 am 10:00 am Oficina Tatiana Portátil papelería

Planeación Marín

2 Revisión de los 270119 10:00 am 10:30 am Oficina de Tatiana Portátil papelería

compromisos Planeación Marín

3 Revisión de la 270119 10:30 am 11:00 am Oficina de Tatiana Portátil papelería

política de calidad Planeación Marín

4 Revisión de la 270119 11:30 am 12:00 am Oficina de Tatiana Portátil papelería

responsabilidad Planeación Marín

5 Revisón de la 270119 12:00 pm 12:30 pm Oficina de Tatiana Portátil papelería

dirección Planeación Marín

6 Reunión de cierre 270119 02:30 pm 03:00 pm Oficina de Tatiana

Planeación Marín

Firma de audito líder Tatiana Firma de Auditado Yuri García Fecha 19/01/2019
Marín

5.3.6. Identificación de los recursos del Programa de Auditoría y Medio ambiente.

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Recursos Humanos:

Nombre Escolaridad Cargo

completo
Angela Profesional Gerent
Patarroyo e
Alfredo Profesional Coordi
Rodríguez nador
Tatiana Profesional Audito
Marín ra
Alexandra Técnico Asiste
García nte
Tabla 3. Equipo Auditor

Recursos Técnicos:

(3) Equipos de cómputo con las características requeridas para la ejecución de la

auditoría.

5.4. IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

5.4.1. GENERALIDADES

La implementación del programa de auditoría según la norma ISO 19011 debe seguirse y

medirse con el fin de asegurarse de que se han alcanzado los objetivos. El programa de auditoría

se debe revisar para identificar diferentes mejoras en la empresa COSERVIPP LTDA.

5.4.2. Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de una auditoría

Individual

● Evaluar el cumplimiento de la ISO 9001 y 14001 relacionadas con el sistema de

gestión de calidad, ambiental y SGSST.

5.4.3 Selección de los métodos de Auditoría

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Para la empresa COSERVIPP LTDA, el método que utilizaremos es la Auditoría

Combinada con interacción humana, que se auditará el Sistema de Gestión de Calidad,

el Medioambiente y SGSST.

5.4.4 Selección de los miembros del equipo auditor

CARGO EDUCACIÓN FORMACIÓN EXPERIENCIA

Especialista en
Pregrado en Gerencia y Auditoria
Auditor Líder Ingeniería Administrativa 5 Años
Industrial Actualizaciones o
entrenamiento en el
tema de Auditoría
Auditor Interno Pregrado en Especialista en 3 Años
Administración de Sistemas de Gestión de
Empresas Calidad y Auditor
Interno de Calidad.

5.4.5 Asignación de responsabilidades al líder del equipo auditor para una auditoría

individual

CARGO RESPONSABILIDADES

- Orientar, liderar y revisar todas las

fases de cada auditoría con el objeto
de garantizar el cumplimiento de las
normas y el logro de los objetivos
incluidos en el planeamiento.
- Revisar documentos de trabajo y
comunicaciones relacionadas con la
auditoría (por ejemplo: papeles de
trabajo e informes de auditoría).
- Orientar al equipo de trabajo de
auditoría sobre asuntos técnicos
específicos.
- Conducir auditorías de naturaleza
 20

Auditor Líder sensible y compleja.

- Analizar lineamientos y estándares
para las actividades de auditoría
interna con el propósito de asegurar la
consistencia del enfoque y la
adecuación de las tareas de los
auditores subordinados.
- Coordinar y recomendar mejoras y
revisar el cumplimiento de las
políticas y objetivos financieros y de
gestión.
- Supervisar y revisar el estado de las
recomendaciones formuladas en las
respectivas auditorías anteriores.
- Motivar a su personal para que asuma
mayores responsabilidades.
- Establecer y mantener una relación
positiva con los auditados.

5.5. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Si, fue conforme al calendario de desempeño que se designó inicialmente con los

miembros del equipo auditor

Se evaluó la capacidad de los equipos auditores para la implementación del Plan de

Auditoría.

Se realizó retroalimentación desde la alta dirección, de los auditados, de los auditores y

de otras partes interesadas.

5.6. REVISIÓN Y MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

Se revisó el programa de auditoría, se evaluó el alcance de sus objetivos y se usó para el

proceso de mejora continua los siguientes aspectos:

● resultados y tendencias del seguimiento del programa de auditoría.

● Conformidad con los procedimientos del programa de auditoría.

 21

● Se satisficieron las necesidades y ese cumplió con las expectativas de las partes

interesadas.

● Se mantuvo un registro continuo del programa de auditoría.

● Se utilizaron métodos alternativos y nuevos en la auditoría.

● Se cumplió eficazmente con las medidas utilizadas para mitigar los riesgos asociados con

el programa de auditoría.

● Se trataron temas confidenciales y seguridad de información del programa de auditoría.

Por último se revisó la implementación global del programa de auditoría, se identificó las áreas

de mejora y se modificó el programa revisando el perfil profesional continuo de los auditores

informando a la alta dirección todos los resultados obtenidos en la revisión del programa de

auditoría.

6. REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA

6.1. Generalidades

Se proporcionará orientación sobre la planificación y forma de llevar a cabo actividades de

auditoría como parte de un programa de auditoría dentro de la Empresa COSERVIPP LTDA.

El grado de aplicación de las disposiciones de este capítulo depende del alcance y complejidad

de cada auditoría específica y del uso previsto de las conclusiones de la auditoría.

6.2. INICIO DE LA AUDITORÍA

6.2.1. Generalidades
 22

El contacto inicial del auditado para llevar a cabo la auditoría tiene que ser informal y se debe

realizar por parte del equipo auditor. El grado de aplicación de todas las disposiciones de este

apartado depende de los objetivos y el alcance de la auditoría que desee alcanzar la organización.

6.2.2. Establecimiento del contacto inicial con el Auditado

Bogotá, D.C 17 de febrero de 2019

Señores

COSERVIPP LTDA.

Ciudad.

Asunto: Auditoría

Estimados señores:

La presente es para informar acerca de la norma técnica colombiana vigente ISO 19011

versión 2015 y que comienza a tener valor este año. Por la que es necesario visitar su

empresa para tomar nota de todas aquellas inconsistencias que tengan en cuanto al

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

Para ello contaremos con un grupo auditor que concurrirá a visitar sus instalaciones en el

transcurso de la semana entrante. Esperando que con esta auditoría cuenten con toda la

documentación respectiva al día y no surjan inconvenientes en el correcto

funcionamiento de su empresa.

Si presenta algún inconveniente, no dude en contactarnos lo antes posible.

 23

Atentamente:

Eustaquio Simbaqueva

AUDITORES S.A.

6.2.3. Determinación de la viabilidad de la auditoría

Bogotá, D.C 19 de febrero de 2019

Señores

AUDITORES S.A.

Ciudad.

Asunto: Auditoría

Estimados señores:

En respuesta a la carta de ustedes en la que solicitan realizar una auditoría y tener acceso a toda

la documentación respectiva de la empresa la cual se encuentra en correcto funcionamiento. Me

permitimos informar que podrán visitar las instalaciones el día 22 de febrero del presente año.

Quedo atento a sus comentarios.

Atentamente:

Ángela Patarroyo
 24

COSERVIPP LTDA.

6.3. PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

6.3.1 Realización de la revisión de la documentación en la preparación de la

Auditoría

Bogotá, D.C 25 de febrero de 2019

Señores

COSERVIPP LTDA

Ciudad.

Asunto: Auditoría

Estimados señores:

De acuerdo al check-list realizado por parte de nuestro equipo auditor el pasado 22 de febrero del

presente año se evidenció en líneas generales, que la documentación preparada a la fecha de

cierre de la auditoría se encontraba incompleta. Faltando los siguientes documentos:

● copia de escrituras de constitución de sociedad y cambios que se han producido en los

estatutos sociales, como ampliaciones de capital, cambio de domicilio social,

modificaciones en los órganos de administración o cualquier otra modificación

estatutaria.
 25

● Relación de asesores legales externos de la empresa, incluyendo la dirección y datos de

contacto de los mismos.

De antemano les solicitamos para la próxima auditoria tener al día la documentación mencionada

anteriormente y así evitar sanciones, multas y correcciones pedagógicas por incumplimiento en

dichos requerimientos

Gracias.

Atentamente:

Eustaquio Simbaqueva

AUDITORES S.A.

6.3.2 Preparación del plan de auditoría

Plan de Auditoría, determinado su alcance: procesos, programas, proyectos, dependencias

y/o actividades a auditar o realizar seguimiento, se presenta el cronograma para el desarrollo de

las actividades para su respectivo alistamiento.

ACTIVIDAD FECHA HORA AUDITOR LUGAR

Equipo Auditor -
Reunión de Sala de juntas
01/03/2019 08:00 a. m. Gerentes y funcionarios
apertura COSERVIPP Ltda.
de COSERVIPP Ltda.
Equipo Auditor -
Presentación del Sala de juntas
01/03/2019 09:00 a.m. Gerentes y funcionarios
equipo auditor COSERVIPP Ltda.
de COSERVIPP Ltda.
Equipo Auditor -
Presentación del Sala de juntas
01/03/2019 10:00 a. m. Gerentes y funcionarios
jefe de procesos COSERVIPP Ltda.
de COSERVIPP Ltda.
 26

Verificación de
Áreas y
procesos de
01/03/2019 11:00 a.m. Equipo Auditor departamentos de
Gestión de la
COSERVIPP Ltda.
Calidad
Verificación de
Áreas y
procesos de
02/03/2019 08:00 a. m. Equipo Auditor departamentos de
Gestión de Medio
COSERVIPP Ltda.
Ambiente
Departamento de
Verificación de
Talento Humano
procesos de
03/03/2019 08:00 a. m. Equipo Auditor áreas de SST,
Gestión del
puestos de trabajo
sistema de SGSST
en campo
Sala de juntas
Reunión de Cierre 03/03/2019 08:00 a. m. Equipo Auditor
COSERVIPP Ltda.

6.3.3 Asignación de las tareas del equipo auditor

CARGO RESPONSABILIDADES

· Elaborar la planificación anual de la

auditoría de acuerdo con el ámbito
asignado, en coordinación con las
unidades administrativas
correspondientes.

· Organizar equipos de auditoría para

realizar los exámenes programados,
tomando en cuenta para su integración,
entre otros aspectos, las condiciones
técnicas, conocimiento, experiencia,
habilidades y relaciones interpersonales.

Equipo Auditor · Programar las auditorías a base de los

criterios y estándares mínimos, tales
como el objetivo general, el alcance, el
tiempo para su ejecución, número de
auditores por equipo y las instrucciones
específicas, entre otros.

· Apoyar e incentivar la participación

activa de los autores, con el propósito de
 27

lograr el objetivo general propuesto para

la auditoria especifica.

· Prestar a los supervisores y auditores

asignados para la ejecución del trabajo,
la asistencia técnica necesaria para que
estos cumplan eficientemente con sus
obligaciones.

6.3.4 Preparación de los documentos de trabajo

La documentación relevante del auditado debería ser revisada para:

● Determinar la conformidad del sistema, en cuanto a su documentación, con los criterios
de auditoría;
● Recopilar información para soportar las actividades de auditoría.
 28

6.4. REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

6.4.1 Generalidades

Se realizará una reunión de apertura con la dirección del auditado en la Empresa COSERVIPP

LTDA y, en el momento apropiado, con todos los responsables de los diferentes procesos que se

quieren auditar. Durante la reunión se debe proporcionar la oportunidad de realizar preguntas.

El grado de detalle debe ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso de

auditoría. En muchos casos, la auditoría interna en una empresa pequeña, la reunión de apertura

puede consistir simplemente en comunicar que se está realizando una auditoría y se debe explicar

la naturaleza de la auditoría.

6.4.2. Realización de la Reunión de apertura

El desarrollo de la presente reunión tiene como objetivo:

● presentar al equipo auditor.

● verificar el compromiso de las partes interesadas.

● verificar el complimiento del plan de auditorías.

 29

6.4.3. Realización de la revisión de la documentación durante la auditoría

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 32

6.4.4. Comunicación durante la Auditoría

 33

El adecuado cumplimiento de los objetivos del trabajo.

El debido respaldo de las recomendaciones de mejora, preventivas y correctivas y las

conclusiones.

Los requisitos de calidad de los informes de resultados en cuanto a precisión, claridad y

objetividad y que se formulen en términos constructivos, propositivos y convincentes, con

orientación a la identificación de propuestas de mejora, básicamente para apoyar el

cumplimiento de metas y objetivos de las organizaciones gubernamentales, administrar sus

riesgos y fortalecer el control interno.

Control del tiempo invertido por los auditores, analizando las variaciones contra el tiempo

estimado.

6.4.5. Asignación de Funciones y responsabilidades de los guías y los observadores

RESPONSABILIDADES DEL OBSERVADOR Y GUÍA

Cargo Responsable Función

 34

Observador Estudiante de práctica. Acompaña al equipo auditor,

esta persona no influye en la
realización de la auditoría

Guía Funcionario que labore en la Persona asignada por el

empresa COSERVIPP gerente de la empresa, en
LTDA este caso el auditado para
asistir al equipo auditor

6.4.6 Recopilación y verificación de la Información

Responsables Funciones

- Entrevista con el auditado

- Observación de la documentación y
procesos que maneja la empresa de
Vigilancia y Seguridad Privada
COSERVIPP LTDA
- Revisión de la documentación
(Política, objetivos, planes,
procedimientos, registros de
inspección, informes de otras fuentes
Auditor Líder como los de satisfacción del cliente y
y bases datos informáticas.
Equipo Auditor - Las evidencias de la auditoría deben ser
analizadas a los criterios del auditor
líder

6.4.7 Generación de hallazgos de la Auditoría

Responsables Funciones

Auditor Líder - Dar a conocer la conformidad o no

y conformidad
Equipo Auditor - Clasificar no conformidades
- Registrar puntos donde no hay acuerdo

Anexo (02)
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6.4.8 Preparación de las conclusiones de Auditoría

Responsables Funciones

Reunirse antes de la reunión de cierre para:

-Revisar los hallazgos de la auditoría y la
información recopilada frente a los objetivos
Equipo Auditor trazados.
-Recordar las conclusiones de la Auditoría
-Preparar las recomendaciones

6.7 Realización de las actividades de seguimiento de una auditoría

Responsables Funciones

- Verificar las respuestas a las solicitudes

de acciones correctivas.
- Verificar la eficiencia de las acciones
implementadas
Auditor Líder, - En caso de tener acciones pendientes
Equipo Auditor y Auditado programar un nuevo seguimiento
- Elaborar el programa auditori de ser
necesario
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CONCLUSIONES

● El grado de conformidad con los criterios de auditoría de los sistemas de gestión de

calidad y ambiente en la empresa COSERVIPP LTDA fueron favorables.

● Se evidenció la efectividad en la implementación y mejora del sistema de gestión de

Calidad.

● Se logró los objetivos de la auditoría (alcance y criterios evaluados)

● Es importante que la empresa de Seguridad y Vigilancia Privada COSERVIPP LTDA

realice actividades de mejora continua en cuanto a la implementación del Sistema de

Gestión Ambiental y realicen en sus instalaciones mediciones ambientales

● Conocer que en la actividad de auditoría interna se realiza con el fin de ayudar a cumplir

los objetivos, por medio de la evaluación y mejora de los procesos, para así proporcionar

un buen servicio de seguridad y vigilancia privada.

● Asegurar que las consideraciones ambientales sean un componente integral en la toma de

decisiones de las entidades, el cumplimiento sistemático y efectivo de la legislación

vigente, el desarrollo de las regulaciones, procedimientos, normas y otras herramientas

requeridas para una sólida gestión ambiental.

● Desarrollar prácticas de gestión ambiental y procedimientos dirigidos a proteger el medio

ambiente, mediante la prevención y minimización de los impactos de las industrias en el

aire, agua, suelo y afectaciones a la salud humana, considerando que la preservación de la

biodiversidad es la garantía de la sostenibilidad y teniendo en cuenta los efectos directos

de la salud humana como un obstáculo al bienestar de la población