ELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS DE APOYO

ADMINISTRATIVO, DOCUMENTAL, ARCHIVO Y DE SERVICIO AL CLIENTE

PARA LA EMPRESA PRODUCTOS MUNDO TRIGO UBICADA EN BOSA
ATALAYAS

ALONSO AYALA KAREN DAYANA

CANTOR GÓMEZ KAROL JULIETH
CARDENAS OYALA LINA MARCELA
CARDOSI CORTES YORGELIS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA 1803726 RUTA No. 01
BOGOTÁ
2019
ELABORACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS DE APOYO
ADMINISTRATIVO, DOCUMENTAL, ARCHIVO Y DE SERVICIO AL CLIENTE
PARA LA EMPRESA PANADERÍA Y CAFETERÍA PRODUCTOS MUNDO
TRIGO
CRA. 100 A NO. 61 SUR-98

ALONSO AYALA KAREN DAYANA

CANTOR GÓMEZ KAROL JULIETH
CARDENAS OYALA LINA MARCELA
CARDOSI CORTES YORGELIS

Proyecto formativo para optar por el título de Asistente Administrativo

SARA LILIANA SANDOVAL LACHE

Administrador de Empresas Esp. Instructora en Técnico Asistencia
Administrativa
Instructor(a) para el proyecto formativo fase análisis

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPTIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA 1803726 RUTA No. 01
BOGOTÁ
2019
 Nota de aceptación

____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________

___________________________
Firma del presidente del jurado

___________________________
Firma del jurado

___________________________
Firma del jurado

Bogotá, 11 de marzo de 2019

3
 DEDICATORIA

Este proyecto de formación se lo queremos dedicar a Dios por darnos vida y

salud, a nuestros padres, pilares fundamentales en nuestra vida con mucho
cariño y amor les dedicamos todo nuestro esfuerzo en este proyecto, en
reconocimiento a todo el sacrificio puesto para que estudiáramos, se merecen
esto y mucho más.

4
 AGRADECIMIENTO

Primeramente, el agradecimiento de este proyecto va dirigido a Dios ya que sin

la bendición y su amor todo hubiera sido un total fracaso, y nuestros padres por
su apoyo, les agradecemos de todo corazón. Las enseñanzas brindadas por
todos y cada uno de nuestros profesores ya que sin ellos no hubiésemos
podido crear nuestro proyecto de formación, también al señor Ever Rodríguez
dueño de la empresa “PRODUCTOS MUNDO TRIGO” por permitirnos realizar
nuestro proyecto en su empresa, por confiar en nosotras y brindarnos su
apoyo.

5
 CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 8

1 CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA 9

2 DIAGNÓSTICO PRELIMINAR 10

3 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 11

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 12

4 OBJETIVOS 13

4.1 OBJETIVO GENERAL 13

4.1.1 Objetivos Específicos 13

5 JUSTIFICACIÓN 14

6 MARCO REFERENCIAL 15

6.1 MARCO TEÓRICO 15

6.2 MARCO CONCEPTUAL 16

6.3 MARCO ESPACIAL O GEOGRAFICO 17

6.4 MARCO TEMPORAL 18

6.5 MARCO LEGAL 19

6.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN 20

WEBGRAFÍA 42

ANEXOS 43

6
 LISTA DE FIGURAS

Pág.

FIGURA 1. MAPA CONCEPTUAL………………………………………………..16

FIGURA 2. MAPA DE LA LOCALIDAD…………………………………………..17

FIGURA 3. DIAGRAMA DE GANTT………………………………………………19

FIGURA 4. CRONOGRAMA DEL PROYECTO………………………………… 20

LISTA DE ANEXOS

Pág.

ANEXO 1. CÁMARA DE COMERCIO ……………………………………….......40

ANEXO 2. RUT……………………………………………………………………...41

ANEXO 3. DIAGNÓSTICO PRELIMINAR………………………………………..42

7
 INTRODUCCIÓN

En el presente proyecto que veremos a continuación se presentara un estudio

que le estamos haciendo a la empresa PRODUCTOS MUNDO TRIGO del
señor Ever Rodríguez, con la finalidad de detectar posibles falencias que se
encuentren en la pequeña empresa y proponer estrategias para solucionar
posibles problemas que en ella se detecten.

También analizáremos como está el sector económico de la empresa a la cual

le estamos realizando el estudio, los requisitos que le exige que cumpla las
normas exigidas para la ejecución de la actividad económica. Los objetivos
específicos y general de la temática sugerida en este proyecto.

8
 1 CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

Nombre de PRODUCTOS MUNDO TRIGO

la empresa
Nombre del EVER PATRICIO RODRIGUEZ SANCHEZ
propietario
Numero de 79845112-0
NIT
Dirección CRA. 100 A NO. 61 SUR-98
Municipio BOGOTÀ D.C
Localidad Bosa
Sector al SECTOR TERCIARIO
que
pertenece
Actividad de PANADERIA Y CAFETERIA
la empresa
Cantidad de 4
empleados
Horarios 8:00 am a 11:00 pm

Historia La panadería y cafetería del señor Ever Rodríguez, fue fundada

hace 8 años, el 28 de junio de 2011 con la idea de brindarle a su
comunidad una buena panadería y cafetería donde se le pudiera
ofrecer pan fresco de excelente calidad y el más agradable
ambiente para que todas las personas que lo visiten disfruten
con la mejor atención a precios muy cómodos y una variedad de
productos."

9
 2 DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

Decidimos escoger la panadería y cafetería del señor Ever Rodríguez porque

nos pareció que era el lugar perfecto para realizar nuestro proyecto de
formación, hicimos el diagnostico realizándole una entrevista basada en una
consulta que desarrollamos por medio de un cuestionario que hace parte del
anexo 3, y luego de que nos respondiera sacamos el análisis sobre cómo está
el negocio y algunas cosas que le faltan y debería mejorar para que todo fluya
mejor en su pequeña empresa.

10
 3 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Para el planteamiento del problema de acuerdo con los hallazgos del

diagnóstico preliminar evidenciamos lo siguiente:

ADMINISTRATIVO

 La empresa no cuenta con una herramienta de administración eficaz

como EXCEL.

Esto como consecuencia puede causar una pérdida de control en los cálculos
de la empresa y no se podrá llevar una cuenta segura de los ingresos y gastos.

 El control del inventario no es muy bueno

Las consecuencias de no llevar un buen control en el inventario pueden causar

que al vender mucho un producto y no llevar la cuenta de ello este se puede
agotar y el dueño del negocio no darse cuenta

ARCHIVO
 La empresa no cuenta con un buen sistema de archivo

Al no contar con un buen sistema de archivo esto puede causar muchos

obstáculos para encontrar, archivar o catalogar los datos de una forma
eficiente.

 La empresa no tiene un archivo organizado ni los documentos

clasificados correctamente

Las consecuencias pueden ser Oficinas desbordadas de

documentos, Desorganización, Pérdida de tiempo al buscar un documento,
Información duplicada.

11
SERVICIO AL CLIENTE
 La empresa no cuenta con una línea de llamada de servicio a domicilio

Las consecuencias podrían ser pérdidas económicas y Dificultará la obtención

de nuevos clientes.

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo contribuir a mejorar la gestión de apoyo administrativo, documental,

archivo y de servicio al cliente para la empresa ubicada PRODUCTOS MUNDO
TRIGO en BOSA ATALAYAS?

12
 4 OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar planes de acción operativos de apoyo administrativo, documental,

archivo y de servicio al cliente para que la empresa PANADERÍA Y
CAFETERÍA PRODUCTOS MUNDO TRIGO ubicada en la CRA. 100 A NO. 61
SUR-98 mejore de su desempeño.

4.1.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar las necesidades de información en los procesos de gestión

administrativa, documental, archivo y servicio al cliente en la empresa
PANADERÍA Y CAFETERÍA PRODUCTOS MUNDO TRIGO teniendo en
cuenta su actividad económica y sector económico al que pertenece.

Plantear el problema central a investigar en los procesos de gestión

administrativa, documental, archivo y servicio al cliente de la empresa objeto de
estudio.

Proponer planes de acción operativos de apoyo tendientes a mejorar los

procesos de gestión administrativa, documental, archivo y de servicio al cliente,
que contribuyan al desarrollo eficiente en la gestión de la empresa
PANADERÍA Y CAFETERÍA PRODUCTOS MUNDO TRIGO.

Evaluar los planes de acción operativos de apoyo administrativo, de gestión

documental, archivo y satisfacción del cliente de acuerdo con las necesidades,
deseos y expectativas de estos.

13
 5 JUSTIFICACIÓN

Este proyecto es importante para el señor empresario porque permite que otras
personas con conocimiento sobre el tema hallen problemas del cual él no tenía
conocimiento alguno y le ayuden a conseguir una solución para mejorar el
funcionamiento de su negocio.

Es muy importante para la sociedad porque cuando en la comunidad hay

empresas de calidad los clientes se sentirán más satisfechos a la hora de
recibir un bien o servicio.

Este proyecto de formación que estamos realizando es sumamente importante

para nosotras porque realizándolo podemos conocer cómo funciona una
empresa, estudiar y analizar las falencias que se encuentren en la empresa a la
cual le estamos haciendo el estudio, y poder brindarle una solución a los
inconvenientes que se encuentren en ella.

14
 6 MARCO REFERENCIAL

6.1 MARCO TEÓRICO

Sabemos que el sector terciario se dedica a las actividades de comercio,

servicios y transporte. A diferencia de los sectores primario y secundario, el
sector terciario no se encarga de producir sino de ofrecer y distribuir productos.
Siguen predominando las pequeñas y medianas empresas; no obstante, los
hipermercados aumentan constantemente su cuota de mercado, lo que ha
provocado serias dificultades para el pequeño comercio.
Como todos los demás sectores de la cadena económica el terciario también
tiene una serie de problemáticas las cuales son:
 Estructura comercial deficiente
 Excesiva intermediación para algunos productos
 Comercio exterior deficiente
 Mas importación y menos exportación
 Comercio nacional pequeño
 Ganancias nacionales pequeñas
 Comercio extranjero grande
 Ganancias que salen del país grandes
El mercado de la panadería y la pastelería industriales creció un 1,6% en valor
en 2012, hasta los 3.430 millones de pesos, según un informe publicado hoy
por la consultora DBK que recoge la actividad de 200 empresas del sector.
Este mercado mantiene así su tendencia "de moderado crecimiento" de los
últimos años, precisa el estudio, con un aumento de las ventas en Colombia del
1,2% en 2012 y una previsión de incremento del 1% para 2013 y de entre el 2 y
el 3% de cara a 2014.
Por segmentos, la panificación registró un estancamiento, mientras las ventas
de masas congeladas crecieron un 4,5%, "en un contexto de creciente
sustitución del pan fresco tradicional por este tipo de productos".
El informe detalla que, en cuanto a las galletas, el aumento de los costes de las
materias primas posibilitó un crecimiento del 4,1%, mientras que el mercado de
pastelería y bollería retrocedió un 2,6%.
DBK prevé, además, una aceleración del aumento de las exportaciones, tras un
incremento del 11% en 2012 hasta los 541 millones de pesos.
En cuanto a la cuota de mercado, las masas congeladas concentran el 30,5%
del total, por delante de la pastelería y la bollería, con un 24,8%; los productos
de panificación, un 22,7%; y las galletas un 22%.

15
6.2 MARCO CONCEPTUAL

FIGURA. 1

16
6.3 MARCO ESPACIAL O GEOGRÁFICO

Ciudad: BOGOTÁ
Localidad: BOSA
Barrio: LAS ATALAYAS

FIGURA. 2

17
6.4 MARCO TEMPORAL

FIGURA. 3

ACTIVIDADES MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

DEL
PROYECTO
FASE
ANÁLISIS
FASE
PLANEACIÓN
FASE
EJECUCIÓN
FASE
EVALUACIÓN

La duración de nuestro proyecto será de seis meses y está dividido en cuatro

fases las cuales son: análisis, planeación, ejecución y evaluación

18
6.5 MARCO LEGAL

Requisitos de carácter obligatorio según Decreto 1879 de 2008

Artículo 19 del Matrícula mercantil vigente

código de
comercio
Artículo 126 del Concepto sanitario
Decreto, ley 019
de 2012
Ley 388 de 1997 Uso de sueldo

Ley 1575 de Concepto técnico de seguridad humana y protección contra

2012 incendios
Ley 1943 de 28 Lista de precios
de diciembre de
2018
Artículo 555-2 Inscripción en el RUT
Ley 232 de 1995 Inscripción en el RIT
Artículo 126 del Certificado de manipulación de alimentos
Decreto-ley 019
de 2012
Artículo 20 de la Depósito de la enseña comercial
ley 256 de 1996
Decreto 959 de Registro de publicidad exterior visual o una Certificación de
2000, artículo 2 intensidad auditiva

19
6.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN

CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS

ACTIVIDADES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

CRONOGRAMA DE INVESTIGACIO FASE PLANEACIÓN

ACTIVIDADES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
*Ejecuta
procedimientos y
funciones
acorde con lo
establecido en
los manuales y
el
direccionamiento
estratégico de la
organización.
*Aplica el
proceso de
planeación
estratégica,
orientado a la
Unidad
Administrativa,
en las
estrategias
FA/DO para el
desarrollo de los
programas
de
mejoramiento.
*Establece las
prioridades de
ejecución de
actividades y los
recursos de
acuerdo con las
políticas de la
organización.
Identifica la
posición de su
puesto de
trabajo, de
acuerdo
con la estructura

20
orgánica de
la organización.
*Se comunica
fácilmente con
los miembros de
la
comunidad
educativa.
*Establece
procesos
comunicativos
asertivos que
posibilitan la
convivencia en
los contextos
social y
productivo.
*Resuelve
conflictos
mediante el uso
de la
racionalidad, la
argumentación y
la asertividad.
*Establece
acuerdos
mediante el uso
de procesos
comunicativos,
racionales y
argumentados
orientados
hacia la
resolución de
problemas.

21
Ejm.
Tabla 1 Cronograma del proyecto
CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS
ACTIVIDADES MES XXX MES XXX MES XXX MES XXX

Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE PLANEACIÓN

ACTIVIDADES MES XXX MES XXX MES XXX MES XXX

22
Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EJECUCIÓN

ACTIVIDADES MES XXX MES XXX MES XXX MES XXX

Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EVALUACIÓN

ACTIVIDADES MES XXX MES XXX MES XXX MES XXX

Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

6.7 PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN

EJM.
PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN
DURACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 6 Meses
RECURSO UNIDA CANTIDA VALOR VALOR VALOR 6
D DE D UNITARIO MES MESES
MEDID
A
HUMANO
Investigador UN 4 100000 400000 2400000
0
0
MATERIAL 0
0
0
0
TECNOLÓGI 0
CO
0

23
 0
0
0
VALOR 2400000
TOTAL

Deben diseñarlo para los 6 meses de investigación.

Explicar xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

7 DISEÑO METODOLÓGICO

7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Generalmente es la descriptiva definida y explicada por que aplica para la

investigación.

7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

Usualmente se utiliza el método cuantitativo y cualitativo ver material de apoyo.

Definidos y explicados por que aplica para la investigación.

7.3 FUENTES DE INFORMACIÓN

7.3.1 Fuentes primarias

Generalmente son el Empresario, empleados y clientes.

24
7.3.2 Fuentes secundarias

Generalmente son páginas web indicando de que entidades, libros, tesis etc.

7.4 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO

Explicar cómo se aplicó la OBSERVACIÓN, LA ENCUESTA Y LA

ENTREVISTA en la investigación indicando que instrumentos se utilizaron
ejemplo: Lista de chequeo, Cuestionarios, Fotos etc.

7.5 VARIABLES

Identificar la población de estudio y las variables para tener en cuenta en la

investigación, para Diseñar los instrumentos de recolección de información.

7.6 DISEÑO MUESTRAL

7.6.1 Población interna del estudio

8 ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

Informe que contenga a través de una matriz, el análisis y la aplicabilidad de las

diferentes teorías administrativas.

8.1 ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN

8.1.1 Enfoque clásico de la administración

8.1.1.1 Científica

Teoría postulados o Análisis de la

Autores Principales principios aplicabilidad o no
(Breve biografía) aplicabilidad a la
unidad productiva

8.1.1.2 Clásica

Teoría postulados o Análisis de la

Autores Principales principios aplicabilidad o no

25
 (Breve biografía) aplicabilidad a la
unidad productiva

8.1.2 Enfoque humanista de la administración

8.1.2.1 Relaciones Humanas

Teoría postulados o Análisis de la

Autores Principales principios aplicabilidad o no
(Breve biografía) aplicabilidad a la
unidad productiva

8.1.3 Enfoque estructuralista de la organización

8.1.3.1 Modelo burocrático

Teoría postulados o Análisis de la

Autores Principales principios aplicabilidad o no
(Breve biografía) aplicabilidad a la
unidad productiva

8.1.3.2 Teoría estructuralista

Teoría postulados o Análisis de la

Autores Principales principios aplicabilidad o no
(Breve biografía) aplicabilidad a la
unidad productiva

8.1.4 Enfoque del comportamiento en la administración

8.1.4.1 Teoría Administración por Objetivos

Teoría postulados o Análisis de la

Autores Principales principios aplicabilidad o no
(Breve biografía) aplicabilidad a la
unidad productiva

8.1.5 Tendencias organizacionales

Teoría o Tendencia y postulados o Análisis de la

26
 Autores Principales principios aplicabilidad o no
Breve biografía aplicabilidad a la
unidad productiva
Outsourcing.

Benchmarking.

Calidad Total

Justo a tiempo.

Gestión de proyectos.

Empowerment

8.1.6 Teoría de mayor aplicabilidad

Indicando las razones técnicas que motivan la elección de la misma.

9 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

9.1 PROCESO ADMINISTRATIVO

FASES DEL PROCESO SITUACIÓN ACTUAL LISTA DE ACCIONES

ADMINISTRATIVO PARA MEJORAR
CADA FASE DEL
PROCESO
ADMINISTRATIVO
Planeación
Organización
Dirección
Control

9.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

(Organigrama), considerando las áreas misionales y de apoyo.

9.3 MANUAL DE FUNCIONES

9.3.1 Objetivo del manual

27
9.3.2 Alcance

9.3.3 Plataforma estratégica

9.3.4 Contenido del manual

10 ANÁLISIS EXTERNO

Debe contener:

ANÁLISIS DE LA CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR PRODUCTIVO-

ECONOMICO (aquí investigan todo lo concerniente con el sector productivo en
el que se encuentra la unidad productiva, citando las fuentes secundarias de
donde toman la investigación). Identificación del sector, subsector, objeto social
de la unidad productiva.

Análisis del entorno empresarial (Macro y micro entorno) incluidas las variables
externas: Económico, político legal, socio cultural, demografía, tecnológica,
ambiental- ecológica e internas: Entidades reguladoras, proveedores, clientes,
competencias; describiendo los sucesos externos e internos que tienen
injerencia positiva y negativa en la empresa objeto.
Que evidencien el diagnóstico de las fuerzas inductoras y opresoras de la
unidad productiva

28
10.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR AL QUE PERTENECE LA
EMPRESA.

Se debe investigar información del sector y subsector al que pertenece son

datos como el crecimiento del sector, aporte al Producto Interno Bruto, empleos
que genera etc… todo debe tener citas de pie de página.

10.2 ANÁLISIS DEL MACROENTORNO Y MICROENTORNO

10.3 MACROENTORNO

10.3.1 Entidades reguladoras

10.3.2 Factor económico

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y
debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa. Con esta
investigación, se realiza la matriz EFE.

10.3.3 Factor Político

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y
debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa. Con esta
investigación, se realiza la matriz EFE.

10.3.4 Factor social

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y
debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa. Con esta
investigación, se realiza la matriz EFE.

10.3.5 Factor tecnológico

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y
debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa. Con esta
investigación, se realiza la matriz EFE.

10.3.6 Factor Ambiental

Debe ser investigada en fuentes confiables y llevar citas de pie de página y

debe analizarse cómo esa variable llegaría a afectar la empresa- Con esta
investigación, se realiza la matriz EFE.

10.4 MICROENTORNO

10.4.1 Proveedores
Indicar cuáles proveedores maneja la empresa.

Variable/proveedor PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C PROVEEDOR D

29
Nombre
Ubicación
Tiempo que lleva
con la empresa
Productos que le
vende
Formas de pago
manejadas
etc..

Analizar el cuadro. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

10.4.2 Clientes
Debe describir los tipos de clientes que maneja en la actualidad la empresa.

10.4.3 Competidores

10.4.3.1 Competidores directos

Indicar cuáles competidores directos tiene la empresa.

Variable/proveedor COMPETIDOR COMPETIDOR COMPETIDOR COMPETIDOR

A B C D
Nombre
Ubicación
Tiempo que lleva
en el mercado
Productos que
vende
Formas de pago
manejadas
Ventajas
competitivas.
Tipo de clientes
que atiende
etc.

30
Analizar el cuadro. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

10.4.3.2 Competidores Indirectos

También debe indicarse cuáles son los competidores indirectos.

11 HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS

11.1 MATRIZ EFE

Elabórela y explique el resultado

11.2 MATRIZ EFI

Elabórela y explique el resultado

Recuerde que ésta matriz debe contener principalmente las fortalezas y
debilidades de las áreas de apoyo administrativo, documental, archivo y de
servicio al cliente

11.3 MATRIZ DOFA CUATRO CUADRANTES

Elabórela y explique el resultado

31
Recuerde que ésta matriz debe contener principalmente las fortalezas y
debilidades de las áreas de apoyo administrativo, documental, archivo y de
servicio al cliente y las oportunidades y amenazas detectadas en el
macroentorno. Ejemplo:

12 GESTIÓN DOCUMENTAL

12.1 BASE DE DATOS DE CLIENTES

Diseñar una base de datos en Excel, para que la empresa tenga un registro
claro de sus principales clientes (al menos 10), en donde se identifican sus
nombres y apellidos, identificación, dirección, número de teléfono y el promedio
de compras mensuales con su respectivo total anual empleando la respectiva
función. Realizarla en Excel y pasarla al presente proyecto con pegado
especial/meta archivo mejorado

12.2 PLANTILLAS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Presentar una plantilla de Word para elaboración de cartas, memorandos,

circulares, actas, certificados y constancias, sobres comerciales, mensajes
electrónicos y tarjetas protocolarias, según la norma GTC 185.

32
12.3 DOCUMENTOS PUBLICITARIOS

Elaborar en Publisher una propuesta de tarjetas de presentación y portafolio

de productos y/o servicios para empresa objeto de estudio.

12.4 PLANTILLA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES

En Power Point diseñe una plantilla de presentación para informes resaltando

los elementos distintivos de la imagen corporativa

12.5 DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Presente una propuesta de documentos administrativos (cartas,

memorandos, circulares, actas, certificados y constancias, sobres comerciales,
mensajes electrónicos y tarjetas protocolarias), según la norma GTC - 185

12.6 TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Propongan una Tabla de Retención Documental conforme a los

requerimientos básicos de la unidad productiva, previamente identificados en el
análisis del instrumento de recolección de información y relacionado con los
documentos administrativos elaborados en la Semana 1

12.7 SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

Identifique el sistema de gestión de archivos aplicable a la unidad productiva

y proponga las políticas e importancia del archivo de gestión, central e histórico

12.8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL

Crear un Manual de procedimientos de gestión documental, aplicándolo a

la unidad productiva, resaltando: Organización (clasificación), ordenación
documental (foliación).

33
 13 GESTIÓN CONTABLE

13.1 CARACTERIZACIÓN CONTABLE

A través de un documento, desarrolle las siguientes actividades.

 Realice una tabla donde identifique para la unidad productiva objeto de
estudio, las siguientes características:( Tipo de empresa, Sector Económico,
Actividad económica. Código CIIU, Tamaño, Tipo de sociedad. NIT. Grupo
de aplicación de aplicación de nuevos estándares contables (NIIF, NIIF
PARA PYMESO NIF).
 Mencione y describa los libros de contabilidad que se llevan en la unidad
productiva.
 Indique los documentos y soportes de contabilidad que se utilizan en las
operaciones comerciales de la empresa. Describa brevemente en que caso
se utiliza cada documento. En caso de que la unidad productiva no esté
utilizando documentos y soportes, realice una propuesta de aplicación.

34
 Describa de qué forma se aplican en la unidad productiva los siguientes
conceptos:
 Causación o devengo.
 Políticas contables.
 Partida doble y ecuación patrimonial.
 Ciclo contable.
 Consulte si en el proceso de contabilización se aplican matemáticas
financieras y de qué forma.

13.2 CUADRO DE ELEMENTOS

Relacione los activos, pasivos, componentes patrimoniales, ingresos y gastos

de la unidad productiva mediante una tabla que contenga las siguientes
columnas:
Detalle. En esta columna mencione el tipo de activo o pasivo que posee la
empresa (Vehículos, edificios, deudas con bancos etc.)
Elemento: Mencione a que elemento de los estados financieros de acuerdo
con las NIIF pertenece la partida mencionada.
Cumple o no la definición de la IASB: En esta columna especifique si los
activos o pasivos relacionados, cumplen o no la definición del marco
conceptual de la IASB de acuerdo con el trabajo desarrollado en formación
Criterios de reconocimiento: Mencione los criterios que tienen en cuenta en
la unidad productiva para reconocer activos o pasivos.
Recomendación: Si no se cumple la definición o los criterios de
reconocimiento de activos y/o pasivos de acuerdo con las NIIF, realice las
recomendaciones pertinentes.

13.3 IMPUESTOS

Elabore una tabla que contengas las siguientes especificaciones en materia de

impuestos y retenciones:
Tipo de impuesto o retención,
Clasificación por territorialidad,
Clasificación directo o indirecto,
Obligación de la unidad productiva frente al impuesto o retención,
Cumple o no la obligación
Recomendación.

13.4 ESTADOS FINANCIEROS

Solicite en la unidad productiva los siguientes informes de final del periodo.

(Todos deben tener la misma fecha de corte)

Estado de la situación financiera o Balance General

Estado de Resultados Integral o Estado de Pérdidas y Ganancias.

35
Analice la estructura y contenido de cada informe, teniendo en cuenta las
especificaciones de la NIC 1, y los conceptos aprendidos en formación.
Si la unidad productiva no cuenta con los informes solicitados, deberá
construirlos a partir de la información recolectada dentro del proceso de
elaboración del proyecto.

13.5 CONTRATACIÓN

Diseñe y aplique un instrumento de recolección de información donde pueda

evidenciar si la unidad productiva ¿tiene personal contratado por prestación de
servicios? ¿Cuántos contratistas tiene?, ¿Exige la empresa el pago de
seguridad social a sus contratistas?, ¿La empresa tiene personal contratado
por contrato laboral? ¿Cuántos empleados tiene?, ¿La empresa cumple con las
obligaciones de ley derivadas de los contratos laborales? Mencione cuales.

13.6 NÓMINA

Realice una propuesta de liquidación de la nómina de la unidad productiva en

Excel, incluyendo novedades, devengados, deducciones y apropiaciones. (La
liquidación en Excel, debe estar formulada.)

14 GESTIÓN DEL SERVICIO

14.1 DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO

Diseña un instrumento de evaluación de la satisfacción del cliente interno y

externo y lo aplica respectivamente, presentando los resultados obtenidos
mediante gráficas, interpretación y análisis de las mismas.

14.2 PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE

Elaborar una propuesta o programa de servicio al cliente que dé respuesta a

los hallazgos del análisis de la aplicación del instrumento de evaluación del
servicio al cliente interno y externo.

36
 15 EVENTO CORPORATIVO

Donde se evidencie la aplicación del proceso administrativo y propone tres

modelos de tarjetas de una invitación formal, diseñadas en la aplicación de
publisher, para la realización del evento.

37
 20. CONCLUSIONES

Tenga presente que las conclusiones deben realizarse para cada una de las
fases del proyecto y deben dar respuesta a cada uno de los objetivos
específicos planteados. Debe utilizar viñetas para separar las conclusiones

38
RECOMENDACIONES

39
40
BIBLIOGRAFÍA

41
 WEBGRAFÍA

EL TIEMPO , Actividad económica en Colombia primer trimestre 2018 – Dinero.

[En línea], 20 de marzo de 2019 Disponible

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42
 ANEXOS

CÀMARA DE COMERCIO

ESCANER N. 1

43
RUT

ESCANER N. 2

44
PREGUNTAS DE LA ENTREVISTA

ESCANER N.3

45
46