Procuración de Fondos

Manual de Políticas y
Procedimientos

Sistema DIF Jalisco

Dirección General: Dirección General
Dirección: Relaciones Públicas

En vigor a partir de: Sustituye: Código:

Junio 2010 Si DRP-MP-01

Manual de Políticas y Procedimientos del

Departamento de Procuración de Fondos

Distribución: Todas las Áreas del Sistema DIF Jalisco

Elaboración y Coordinación:
Departamento de Procuración de Fondos
Dirección de Relaciones Públicas
Dirección de Innovación y Calidad
Autorización (es)

Departamento de Dirección de Relaciones Públcias Contraloría Interna

Procuración de Fondos

Dirección de Innovación y Calidad Dirección General 1

DIF-OYM-01

Manual de Organización Apoyo Municipal

 ÍNDICE

Página
1. Introducción ................................................................................................................................................. 2
2. Propósito........................................................................................................................................................ 3
3. Políticas de Control…………………………………………………………………………………………………… 4
3.1 Referentes a la Forma de Trabajo del Departamento de Procuración de Fondos……………………… 4
3.2 Referentes a la Recepción de Donativos……………………………………………………………………. 5
3.3 Referentes a los Donativos en Especie…………………………………………………………………….. 6
3.4 Referentes a los Donativos en Efectivo…………………………………………………………………….. 9
3.5 Referentes a la Expedición de Recibos Deducibles de Impuestos……………………………………….. 9
4. Procedimiento Para el Trámite de Solicitud de Donativos…………............................................................... 11
4.1 Procedimiento de Solicitud de Donaciones en Especie…………………………………………..….…….. 11
4.2 Procedimiento de Solicitud de Donaciones en Efectivo……………………………………..……………... 17
4.3 Procedimiento para Solicitud de Donativo a Empresas con formato DIF-DPF-04………….…………... 18
5. Indicadores de Procesos……………………………………………………………………………………………. 20
6. Formatos de Control e Instructivo de Llenado…............................................................................................. 21

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

1
1. Introducción

El Departamento de Procuración de Fondos, fue creado

por la necesidad que siempre existe de obtener mayores
recursos para la operación de los subprogramas
asistenciales en beneficio de los más necesitados ya que
las problemáticas sociales por lo general superan los
recursos con los se cuentan, es por eso que se requiere
de los apoyos y corresponsabilidad de Gobierno-
Sociedad, y de esta manera atender mejor y a mayor
población.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

2
2. Propósito
Captar recursos, económicos y en especie de manera
solidaria y subsidiaria, con el fin de apoyar los
subprogramas del Sistema DIF Jalisco que atienden a la
población de mayor vulnerabilidad, promoviendo una
cultura de corresponsabilidad, con los DIF Municipales, la
sociedad y las Empresas socialmente responsables.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

3
3. Políticas de Control

3.1 Referentes a la Forma de Trabajo del

Departamento de Procuración de Fondos.

1. El departamento de Procuración de Fondos 5. Una de las funciones del departamento es el

gestionará la donación de recursos económicos o promover cursos de capacitación de procuración
en especie a fin de apoyar los diferentes de fondos, en las áreas autorizadas del Sistema y
subprogramas del Sistema DIF Jalisco de mayor en los Sistemas DIF Municipales, conjuntamente
vulnerabilidad. con la Dirección de Profesionalización de la
Asistencia Social.
2. El personal del departamento deberá actuar con
normatividad, calidad, calidez e innovación en la 6. Las líneas de acción de este departamento
procuración de recursos en una forma solidaria y son, la procuración de fondos para los
subsidiaria. grupos de la población de mayor
vulnerabilidad como:
3. Se deberá promover el compromiso social, en  Niños y Jóvenes, marginados o de
corresponsabilidad Gobierno y Sociedad, mayor vulnerabilidad.
apoyando a los Sistemas DIF Municipales para  Adultos mayores en desamparo.
que estos sean auto-gestores de sus propios  Personas con discapacidad.
recursos en la asistencia social.  Atención a familias en estado crítico o
vulnerables.
4. El departamento de Procuración de Fondos  Madres adolescentes en desamparo.
elaborará un diagnostico de las fuentes de
obtención de recursos de programas de las 7. El departamento deberá elaborar el plan de
diversas dependencias Gubernamentales, trabajo, a corto mediano y largo plazo, con
Estatales y Federales, con el fin de asesorar y acciones, proyectos y eventos estratégicos, que
ofrecer una herramienta que apoye a los generen recursos a beneficio de la población más
Sistemas DIF Municipales. vulnerable.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

4
 beneficiada, uso fin del donativo, y distribución u
8. Promover y recibir las donaciones en especie, que operación del mismo. Previa supervisión de
las empresas quieran otorgar como apoyo, que Contraloría Interna, y autorización de la
fortalezca los subprogramas que atienden a la Subdirección General que corresponda, y bajo
población más vulnerable de nuestro Estado. Será los lineamientos de distribución. Enviando ficha
competencia de nuestras autoridades la informativa a Dirección de Relaciones Públicas,
aprobación de entrega y distribución de las con copia para el departamento de Procuración de
mismas. Fondos sobre la distribución y la entrega con la
respectiva documentación comprobatoria.

3.2 Referentes a la Recepción de Donativos.

5. En casos de donaciones con características
especiales, deberá llevar el Vo.Bo. del Área
Técnica que corresponda (Dirección de
1. Los donativos que el Sistema reciba pueden ser Tecnologías y Sistemas de Información,
en efectivo y/o en especie, de personas físicas o Departamento de Transportes, Mantenimiento,
morales, según lo establece la Ley del Impuesto etc.).
Sobre la Renta, y bajo los requisitos que
establece la Secretaría de Hacienda y Crédito 6. El departamento de Procuración de Fondos
Público a través del Sistema de Administración promoverá el apoyo de becas para los diferentes
Tributaria. subprogramas que lo requieran, las áreas del
Sistema que sean beneficiadas deberán darle
2. Cuando se reciban donativos del extranjero, se seguimiento y realizar los tramites del recibo
deberá apegar al Manual de Donaciones deducible de impuestos así como la entrega de los
Efectuadas del Extranjero del Gobierno del mismos, enviando un informe mensual a Dirección
Estado. de Relaciones Públicas con copia para el
departamento de Procuración de Fondos con la
3. En los casos de donaciones cuyo monto sea respectiva documentación comprobatoria.
superior a $1’000,000.00 (Un millón) de pesos,
firmará también el Subdirector General 7. Cuando sean donativos en especie, la Contraloría
Administrativo. Interna verificará si las condiciones físicas de los
artículos ofrecidos en donación son adecuadas
4. Será responsabilidad del área favorecida solicitar para su distribución y acompañará al personal
a Relaciones Públicas la designación de los del Departamento de Procuración de Fondos, o al
bienes a recibir para el subprograma en área correspondiente para que en forma conjunta
específico, indicando el destino población

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

5
 reciban el donativo levantado el acta
correspondiente cuando así se requiera.
3.3 Referentes a los Donativos en Especie.
8. En los casos en que el donativo que se recibe no
cumpla con los requisitos correspondientes, el 1. Los criterios para aceptar un donativo en especie
personal de Contraloría Interna informará en el son:
momento en que se hace la verificación, al 1.1 Que sea para los fines propios derivados
personal de Procuración de Fondos, con el de la realización del objetivo social para el
propósito de que no se continúe con el cual se creó el Sistema.
procedimiento de donación. 1.2 De preferencia sean nuevos o de ser
usados se encuentren en óptimas
9. La Contraloría interna verificará por una sola vez, condiciones.
en tiempo y forma si las condiciones físicas de los 1.3 En el caso de productos perecederos
artículos ofrecidos en donación son adecuadas envasados, que su fecha de caducidad
para su recepción y revisión de la documentación sea como mínimo de tres meses.
que la ampara. 1.4 Que los bienes a recibir se etiqueten a su
ingreso al almacén estableciendo en la
10. En periodos vacacionales en que se realice la orden de entrada al programa en
recepción de donativos en el Sistema y no se específico que corresponda. El uso o fin
encuentre al momento de dicha recepción el del donativo, distribución y operación del
personal de Contraloría Interna, podrá autorizarla mismo será autorizado por la Dirección de
la Dirección General, o la Subdirección General Relaciones Públicas y Dirección General.
que en ese momento se encuentre de guardia. 1.5 Que el costo de su recepción, distribución
u operación no represente más de un
11. El donativo que reciba el personal del 10% del valor del mismo.
Departamento de Procuración de Fondos, o de 1.6 En los donativos que sean para algún
cualquier Área autorizada y que cumpla con los Municipio, el área que solicita el apoyo
requisitos correspondientes, deberá firmar debe verificar que el Municipio absorberá
siempre de Visto Bueno el personal de el costo de traslado o la recolección del
Contraloría. mismo en el almacén.
1.7 Las diferentes áreas autorizadas del
12. Cuando las áreas autorizadas soliciten apoyo a Sistema podrán recibir donativos en
empresas con formato DIF-DPF-04, se deberán especie, para eventos especiales,
apegar a los lineamientos indicados en el directamente en el lugar del evento por
procedimiento 4.3 de este manual. así convenir para su distribución y evitar

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

6
 el costo de traslado del almacén, previa a disposición de las áreas o programas en los
justificación y autorización de la que puedan ser utilizados productivamente.
Contraloría interna así como:
1.7.1 Coordinarse con la contraloría interna para 4. En caso de que el área a la que se le asignó el
que al momento de la entrega del donativo donativo no retirara los artículos adquiridos en el
esté un auditor presente y confirmar que tiempo estipulado y sin justificación aparente,
lo entregado cumpla con las previa notificación al Jefe de Almacén y Director
características de cantidad y calidad que de Recursos Materiales, serán puestos a
se está facturando. disposición de las demás áreas del Sistema DIF
1.7.2 El área asumirá la responsabilidad de la Jalisco, y les notificará la Dirección antes
distribución y tramitación del recibo mencionada, por escrito a el área que se le
deducible. había asignado inicialmente el donativo.
1.7.3 Cuando por causas ajenas a las áreas se
cancele algún evento, el donativo se 5. Para todas aquellas donaciones recibidas y que
pondrá a disposición de la Dirección de no tengan un destino programado, la Dirección
Relaciones Públicas, con la supervisión de de Relaciones Públicas será la responsable de
Contraloría interna, siguiendo las políticas definir su uso y asignación por escrito teniendo
de la misma. un plazo máximo de tres (3) meses para dicha
1.7.4 El área solicitante, deberá presentar al asignación. El área beneficiada de igual forma
almacén general la documentación tendrá un plazo máximo de tres (3) meses para
comprobatoria del mismo, factura, retirar los artículos del Almacén.
relación, oficio de donación o acuerdo de
donación que ampare los artículos 6. En caso de donativos de gran volumen la
recibidos para el proceso contable y Dirección de Relaciones Públicas, solicitará una
administrativo correspondiente, a más prorroga acordando con Contraloría Interna el
tardar tres días después de haberlo tiempo necesario para la distribución del mismo.
recibido.
7. Todo donativo recibido en especie se registrará
2. Los donativos en especie recibidos en el contablemente en la cuenta de Almacén de este
almacén deberán apegarse a las políticas Sistema.
establecidas para su salida, así como el tiempo
de resguardo y destino final. 8. En el caso de donativos por servicios, se
recibirán mediante un procedimiento especial
3. Los artículos solicitados por las áreas que no para cada caso, apegándose a las disposiciones
sean retirados en el plazo de 30 días se pondrán que la Contraloría Interna dicte.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

7
 la aplicación del donativo en el subprograma
9. Los donativos que tengan su origen del para el cual fue solicitado.
extranjero y sean productos perecederos,
deberán ser sometidos a análisis por el 14. Las existencias en almacén que procedan de
departamento de Control de Calidad de la donativos en especie, estarán
Dirección de Seguridad Alimentaria, para administrativamente bajo el control y supervisión,
verificar su calidad y buen estado del producto. de la Dirección de Relaciones Públicas para
llevar un mejor manejo y destino de estos
10. Todo donativo en especie, deberá ser entregado recursos el control y custodia física será
en el almacén general, en días y horas hábiles, responsabilidad del Almacén.
a excepción de los recibidos en eventos
especiales. 15. Es necesario que para cualquier solicitud de
apoyo para algún subprograma, que haya en
11. Todas las donaciones en especie a fin de que existencia en almacén, se realice por escrito la
puedan ser aceptadas, invariablemente deberán petición de la misma en el formato existente.
ser autorizadas y recibidas por la Dirección de
Relaciones Públicas con Visto Bueno de la 16. Toda solicitud de apoyo, de los subprogramas o
Contraloría Interna, en el caso de donaciones de de instancias externas del Sistema, será
gran volumen y/o alto costo requerirá el Visto autorizada por Dirección General, y alguna de
Bueno de la Dirección de Recursos materiales. las tres Subdirecciones Generales, con
derivación de la Dirección de Relaciones
12. La Dirección de Relaciones Públicas, tendrá bajo Públicas, al Departamento de Procuración de
su responsabilidad el donativo que se recibe Fondos y ésta deberá entregarse con un mínimo
directamente por excepción, con Visto Bueno de de tiempo de 45 días de anticipación.
Contraloría Interna en memorando de entrada y
salida simultanea a fin de poder disponer del 17. La entrega de recibos deducibles a las empresas
donativo para su distribución, previa o instancias que lo así lo soliciten, se hará
autorización, de Dirección General. siempre y cuando cumplan con los lineamientos
establecidos.
13. La Contraloría Interna, dictaminará si el donativo
se recibe, por contribuir a que se logren los
objetivos y propósitos de los subprogramas
asistenciales, y den cumplimiento a la misión, 3.4 Referentes a los Donativos en Efectivo.
del Sistema, dando seguimiento y supervisando

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

8
 1. El criterio para aceptar un donativo en efectivo salida del almacén, remisión, oficio o
es que se defina el destino final o para los acuerdo de donación.
subprogramas de Asistencia Social del Sistema, 1.1.2 Que la factura o documento
a beneficio de la población objetivo de los comprobatorio de la donación, contenga
mismos. lo siguiente.
1.1.3 Descripción de los productos con precio
2. Todo ofrecimiento de donativo en efectivo será o en ceros según corresponda.
canalizado al departamento de Tesorería, para 1.1.4 Que se especifique en el documento de
su recepción a través de caja general. entrega que es un donativo.
1.1.5 Que el documento de entrega sea
3. El donativo en efectivo podrá hacerse en presentado al almacén general para su
depósito al número de cuenta que proporcione el sello y firma, al momento de la recepción
Departamento de Tesorería, de acuerdo al del donativo.
subprograma solicitante, se le solicita al donante 1.1.6 Que el recibo sea a nombre del donador
enviar copia del depósito realizado con el cual se quien deberá expedir el documento de
elabora un memorando dirigido a la Dirección de entrega.
Recursos Financieros con copia para Contraloría 1.1.7 Que el importe del recibo deducible será
Interna y al Departamento de Tesorería. por el total documentado, o en su defecto
en ceros.
3.5 Referentes a la Expedición de Recibos 1.2 Los donativos en efectivo deberán
Deducibles de Impuestos. hacerse el depósito en Caja General al
número de cuenta que proporcione el
1. La expedición de recibos deducibles de Departamento de Tesorería, de acuerdo al
impuestos será solicitado por la Dirección de subprograma solicitante, se le solicita al
Relaciones Publicas a la Dirección de Recursos donante enviar copia del recibo de Caja
Financieros contemplando lo siguiente: General o del depósito, o transferencia
1.1. Donativos en especie realizada con la cual se inicia el tramite del
1.1.1 Que los bienes donados estén amparados recibo deducible, y este se entrega al
por una factura, orden de donante al recoger la ficha de deposito
original, o comprobación de la
transferencia.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

9
2. Cuando un donativo en especie no tenga
factura o documentación suficiente de por medio
y el donante no proporcione su costo
aproximado, la Contraloría Interna determinará
su valor de mercado a esa fecha para su entrada
al Almacén, validando con la firma y el visto
bueno, del auditor no otorgándose recibo
deducible de estos donativos solamente
documento de recibido y carta de
agradecimiento.

3. En caso de que el recibo deducible sea

solicitado en ceros por cuestiones fiscales para
el donante, la entrada al almacén deberá
manejarse con costo, para poder contabilizar un
valor financiero.

4. Cuando por situación extraordinaria se tenga un

donativo es especie, pero los artículos a donar
no son del giro o actividad preponderante del
donante, se recibirá el donativo solicitando que
elabore un escrito aclarando dicha situación en
hoja membretada del donante, entregando el
recibo deducible de impuestos contra entrega
del escrito y copia de la factura original de
compra del donativo.

5. Cuando por razones especiales el donante no

pueda facturar el donativo, se aceptará nota de
remisión, documento de salida del Almacén o
cualquier otro medio que compruebe su origen.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

10
4. Procedimiento Para el Trámite de Solicitud de Donativos.

4.1 Procedimiento de Solicitud de Donaciones en Especie.

Dirección Dirección de Departamento Contraloría Almacén Dirección de Subdirección
General Relaciones Procuración de Interna General Recursos General
Públicas Fondos Financieros Administrativa
1 Recibe 2 Recibe la 3 Recibe
petición de petición de derivación, e
apoyo y apoyo y la inicia gestión de
deriva a la canaliza por apoyo,
Dirección de medio de personalmente o
Relaciones derivación al vía telefónica.
Públicas. Departamento
de Procuración
de Fondos.
4 Llena formato de
seguimiento con
datos de la
Empresa, número
de la derivación,
y número del folio
correspondiente.
5 Elabora oficio de
petición, firmado
por Dirección
General y el Visto
Bueno de la
Dirección de
Relaciones
Publicas y el
Departamento de
Procuración de
Fondos así como
carátula de fax con
los datos de este
departamento.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

11
Dirección Dirección de Departamento Contraloría Almacén Dirección de Subdirección
General Relaciones Procuración de Interna General Recursos General
Públicas Fondos Financieros Administrativa
6 Se envía oficio
por fax y/o por
correo
electrónico, se
inicia el
seguimiento en
el formato de
información de
seguimiento.

7 Una vez que el 8 Recibe 8

donador acepta memorando
otorgar el de solicitud
donativo, se para
procede a verificación
notificar a del donativo
Contraloría por parte del
Interna, departamento
solicitando vía de
memorando, la Procuración
verificación del de Fondos.
mismo.

10 Acuerda visita 9 Confirma

de verificación autorización
con el donador, para verificar
día y hora, a fin donativo al
de coordinar, departamento
salida de de
vehiculo y Procuración
auditor de de Fondos.
Contraloría
Interna.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

12
Dirección Dirección de Departamento Contraloría Almacén Dirección de Subdirección
General Relaciones Procuración de Interna General Recursos General
Públicas Fondos Financieros Administrativa
11 Recibe aviso
de, día y hora
de salida del
vehiculo para
la verificación,
o en su caso
aviso de
fecha de
entrega en el
almacén, para
su
verificación.

12 Realiza la
verificación
del donativo,
y si éste se
encuentra en
buenas
condiciones
de ser
recibido y
sea de
beneficio para
los programas
asistenciales,
el auditor dará
su Visto
Bueno,
firmando el
comprobante
del donativo.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

13
Dirección Dirección de Departamento Contraloría Almacén Dirección de Subdirección
General Relaciones Procuración de Interna General Recursos General
Públicas Fondos Financieros Administrativa
14 Si la donación 13 De no ser
fue aprobada, se apto de
procede a hablar recibir, en
con el donador si ese momento
va a requerir el donativo
recibo deducible, informará al
explicándole personal del
cuales son los Departamento
requisitos de la de
factura que Procuración
ampara dicha de Fondos,
donación que
solicitando copia acompaña, en
de la misma. forma
discreta, a fin
de no recibir
el donativo.

16 En caso de no 15 Si los bienes 17 Recibe la

ser aprobada, el a donar no donación por
personal de están personal de
Departamento De amparados Contraloría y
Procuración de con una el
Fondos factura, departamento
procederá a verifica los de
informar al costos que Procuración
donador la no asigne el de Fondos.
aceptación, por donador.
no cumplir con
los lineamientos
correspondientes.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

14
Dirección Dirección de Departamento Contraloría Almacén Dirección de Subdirección
General Relaciones Procuración de Interna General Recursos General
Públicas Fondos Financieros Administrativa
19 Si la entrega fue 20B En caso de 18 En caso de 20A En caso de
directa en ser apto para que el ser apto
almacén se ser recibido donador para ser
acuerda con la el donativo, haga la recibido el
Subdirección dará su Visto entrega donativo,
General Bueno, en la física directa dará su
Administrativa y factura o en almacén, Visto Bueno,
con Contraloría documento éste avisará en la factura
Interna a fin de que ampare al área o
verificar el dicha solicitante y documento
donativo, en donación. a Contraloría que ampare
forma conjunta. Interna, para dicha
su donación.
verificación.

21 Solicita vía 22 Elabora el

memorando al recibo
departamento deducible y
de Tesorería la lo entrega al
elaboración del área
recibo deducible solicitante.
teniendo como
soporte el
comprobante de
entrada avalado
por Contraloría
Interna.

23 Se elabora para
el almacén
general
memorando de
entrada y salida
simultanea
según sea el
caso.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

15
Dirección Dirección de Departamento Contraloría Almacén Dirección de Subdirección
General Relaciones Procuración de Interna General Recursos General
Públicas Fondos Financieros Administrativa
24 Entrega
personalmente el
recibo deducible
al donador así
como la carta de
agradecimiento
correspondiente.

25 Entrega al
Departamento de
Tesorería la
copia rosa del
recibo deducible
y se archiva
copia del mismo
en el expediente
del donador.

26 A final de mes se
realiza informe
de captación a la
Dirección de
Relaciones
Públicas.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

16
4.2 Procedimiento de Solicitud de Donaciones en Efectivo.
Departamento de Contraloría Interna Dirección de Recursos Donador
Procuración de Fondos Financieros
1 Solicita el apoyo a la 2 Recibe notificación de
empresa. apoyo vía memorando.

3 Solicita al Departamento de 4 Recibe la notificación vía 5 Realiza el depósito del

Tesorería el Número de memorando del depósito y donativo.
cuenta según el programa al copia del mismo.
cual se va a beneficiar.

7 Elabora memorando firmado 8 Expide recibo deducible y 6 Entrega o envía copia de la

por la Dirección de entrega al Departamento de ficha de depósito.
Relaciones Públicas dirigido Procuración de Fondos.
a la Dirección de Recursos
Financieros con copia para
Contraloría Interna,
Departamento de Tesorería
y Departamento de
Procuración de Fondos,
solicitando recibo deducible
si el donador así lo requiere.

9 Elabora carta de
agradecimiento, firmada por
Dirección General, con el
previo visto bueno de la
Dirección de Relaciones
Públicas.

10 Entrega recibo deducible y 11 Recibe carta de

carta de agradecimiento, al agradecimiento, y recibo
donador. deducible
y firma copia de recibido.
12 Entrega copia rosa de recibo
deducible al Departamento
de Tesorería.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

17
4.3 Procedimiento para Solicitud de Donativo a Empresas con formato DIF-DPF-04.
Departamento de Dirección de Relaciones Públicas Áreas del
Procuración de Fondos Sistema DIF Jalisco
1 Promover y entregar el formato de
solicitud de apoyo a empresas, con el
voluntariado del DIF y con las diferentes
áreas del sistema.

2 Concertar cita directa con Empresarios 4 Organizar reuniones con Cámaras, 3 Concertar citas con Empresarios a fin de
así como las diferentes áreas que Asociaciones u Organismos Nacionales llenar formato de solicitud de apoyo.
gestionen recursos. y Estatales en coordinación con el
Departamento de Procuración de
Fondos y Autoridades del Sistema.

5 De acuerdo a la decisión de apoyo de la 6 Entregar formato con compromiso al

empresa se continuará con el Departamento de Procuración de
seguimiento de la posible donación. Fondos.

7 En caso de que el contacto haya sido de

otra área, el Departamento de
Procuración de Fondos obtendrá el
formato de compromiso que el área
entregue a fín de darle seguimiento.

8 Una vez logrado el compromiso de 9 Recibirá notificación de donación en

donación en especie, se notificará al área especie y se coordinará con Dirección
beneficiada y se dará seguimiento con de Relaciones Públicas para la
los procedimientos correspondientes y recepción del donativo.
que se especifica en el punto (4.1).

10 En caso de obtener apoyo para becas

informará al área beneficiada a fin de que
ésta le dé seguimiento.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

18
 Departamento de Dirección de Relaciones Públicas Áreas del
Procuración de Fondos Sistema DIF Jalisco
11 Una vez logrado el compromiso de
apoyo de becas, cada área beneficiaria
dará seguimiento con los trámites, y
lineamientos correspondientes y que
aplica, cuando es donación en efectivo,
que especifica el punto (4.2).

12 Cada área beneficiada con becas tendrá

la obligación de dar seguimiento desde
la captación hasta la entrega de recibo
deducible y carta de agradecimiento, así
como la motivación para que los apoyos
continúen.

13 Enviará copia, de todos los trámites de

donación de las becas a Dirección de
Relaciones Públicas.

15 En caso de obtener promesa de 14 Enviará un informe mensual de las

donación en efectivo, y no sea para becas obtenidas a Dirección de
becas, se procederá como nos lo marca Relaciones Públicas, con copia para el
en las donaciones en efectivo que Departamento de Procuración de
especifica el (4.2). fondos, a fin de tener un mejor control
de las donaciones.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

19
5. Indicadores de Procesos.

Padrón de posibles % de posibles Actualización de padrón de posibles benefactores

Benefactores Benefactores Base de datos de posibles benefactores actuales x100.

% de derivaciones de
Solicitud de apoyo Número de derivaciones atendidas
solicitud de apoyo
recibidas y atendidas Número de derivaciones recibidas x 100.
atendidas

Gestiones de apoyo % de gestiones de Número de apoyos otorgados

apoyo Número de solicitudes de apoyo X 100.

Programas % de Programas Número de programas apoyados

Atendidos atendidos Número de solicitudes de apoyo a subprogramas x 100

% de apoyos por
Apoyos por contacto con contacto con formato Número de apoyos otorgados por formato de Campaña
formato de Campaña por un de Campaña por un Número de contactos realizados con llenado de formatos x 100.
Jalisco DIFerente Jalisco DIFerente

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

20
6. Formatos de Control e Instructivo de Llenado.

Seguimiento de Solicitud de Donativos

DIF-DPF-01
Formato para Trámite y Solicitud de Donativos
DIF-DPF-02
Informe de Captaciones del Mes
DIF-DPF-03
Formato de Solicitud de Apoyo a Empresas
DIF-DPF-04

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

21
 Seguimiento de Solicitud de Donativos
DIF-DPF-01

SEGUIMIENTO DE SOLICITUD DE DONATIVOS INFORMACIÓN DEL SEGUIMIENTO

DIRECCIÓN DE RELACIONES
DEPARTAMENTO DE PROCURACIÓN DE FONDOS DERIVACIÓN D.R.P. _______________ FOLIO D.P.F. ________________

1 2
DERIVACIÓN D.R.P N° ______________________ Folio D.P.F. N° __________
3 FECHA
EMPRESA_________________________________________________________
_________________________________________________________________
4
DIRECCIÓN________________________________________________________

NOMBRE DIR. O REPRESENTANTE 5

_______________________________________

6
TELEFONOS_______________________________________________________
7
FAX._____________________________________________________________
8
E_MAIL___________________________________________________________

CUMPLEAÑOS 9
___________________________________________________________

QUE SOLICITAMOS 10
_______________________________________________________

11
IMPORTE DEL DONATIVO ________________ N° REC. 12
DEDUCIBLE____________

PROGRAMA BENEFICIADO 13
_______________________________________________
14
DONATIVO SOLICITADO
__________________________________________________

PARA CUANDO SE REQUIERE 15

_____________________________________________

DIF-DPF-01 DIF-DPF-01

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

22
 Instructivo de Llenado del Formato
“Seguimiento de Solicitud de Donativos DIF-DPF-01”
No Concepto Espacio para Anotar
1 Derivación de D. R. P. El número de derivación de la Dirección de Relaciones Públicas.

2 Folio D. R. P. El número de Folio de la Dirección de Relaciones Públicas.

3 Empresa El nombre de la empresa que hace el donativo

4 Dirección Nombre de la Calle, número exterior, número interior, colonia y código postal de la empresa
que otorga el donativo.
5 Nombre Dir. O Representante El nombre del dueño de la empresa, Director o Representante legal de la empresa que hace
el donativo.
6 Teléfonos Los números de teléfonos de la empresa que hace el donativo.

7 Fax El número de fax de la empresa que hace el donativo.

8 E-mail La dirección de correo electrónico de la empresa que hace el donativo.

9 Cumpleaños El día de cúmplenos de la persona que hace el donativo.

10 Que solicitamos La explicación de lo solicitado.

11 Importe del donativo El importe del donativo

12 No. REC Número de registro

13 Programa Beneficiado El nombre del programa beneficiado.

14 Donativo Solicitado El tipo de donativo solicitado

15 Para cuando de requiere La fecha de cuando se requiere.

16 Información del seguimiento El informe del seguimiento.

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

23
 Formato para Trámite y Solicitud de Donativos
DIF-DPF-02

FORMATO PARA TRÁMITE Y SOLICITUD DE DONATIVOS

Dirección de Relaciones Públicas

Fecha de la solicitud Nombre del departamento solicitante

1 2
Fecha en que se requiere el Donativo Unidad Responsable Solicitante
3 4
Especificaciones del donativo Destino que se le dará al donativo y población a beneficiar
Cantidad Concepto

5 7
6

Autorizaciones

8 9 10

Jefe Depto. Solicitante Vo. Bo. Director De Area Vo. Bo. Subdirector de área
DIF-DPF-02

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

24
 Instructivo de Llenado del Formato
“Formato para Trámites y Solicitud de Donativos”
No Concepto Espacio para Anotar
1 Fecha de solicitud La fecha de solicitud

2 Nombre del departamento Solicitante El nombre del departamento Solicitante

3 Fecha en que se requiere el donativo La fecha en que se requiere el donativo

4 Unidad Responsable Solicitante El nombre de la Unidad Responsable Solicitante

5 Cantidad La cantidad

6 Concepto El concepto o la descripción.

7 Destino que se le dará al donativo y El destino que se le dará al donativo y población a beneficiar
población a beneficiar
8 Jefe de Departamento Solicitante El jefe de departamento solicitante

9 Vo. Bo. Director del Área El Vo. Bo. Director del Área

10 Vo. Bo. Subdirector de Área El Vo. Bo. Subdirector de Área

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

25
 Informe de Captaciones del Mes
DIF-DPF-03

INFORME DE CAPTACIONES MES

DIRECCIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS
DEPARTAMENTO DE PROCURACIÓN DE FONDOS

NÚMERO DE
DERIV. DIR. FOLIO DEPTO. CANTIDAD/ PRECIO VALOR TOTAL RECIBO
EMPRESA DONANTE DESTINO CONCEPTO PERSONAS
REL. PÚB. PROC. DE FONDOS PZAS. UNITARIO DONATIVO DEDUCIBLE
BENEFICIADAS

1 2 3 4 6 7 8 9 10
5

DIF-DPF-03

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

26
 Instructivo de Llenado del Formato
Informe de Captaciones del Mes DIF-DPF-03
No Concepto Espacio para Anotar
1 Deriv. Dir. Rel. Pub. La derivación de la dirección de Relaciones Públicas

2 Folio Depto. De Proc. De Fondos El número de folio del departamento de Procuración de Fondos.

3 Empresa Donante El nombre de la empresa donante

4 Destino El destino del donativo

5 Cantidad/PZAS La cantidad de piezas

6 Concepto El concepto del donativo

7 Precio Unitario El precio unitario de lo donado

8 Valor Total del Donativo El valor total del donativo

9 Recibo Deducible El número del recibo deducible

10 Número de Personas Beneficiadas Número de Personas Beneficiadas por donativos otorgados

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

27
 Formato de Solicitud de Apoyo a Empresas
DIF-DPF-04

Manual de Procedimientos Procuración de Fondos

28
Manual de Procedimientos Procuración de Fondos
29
 Sistema DIF Jalisco

Dirección de Relaciones Públicas

Dirección de Innovación y Calidad

Av. Alcalde 1220, Col. Miraflores

Tel. 3030 3800 C.P. 44270
Guadalajara, Jal. Méx.