LOS DOCUMENTOS, ORIGEN DE LAS CUENTAS

1. OBJETIVOS

 Reconocer los principales documentos que se emplean en las operaciones

comerciales.
 Identificar los instrumentos legales que rigen el uso y la aplicación de los
documentos comerciales.
 Registrar las transacciones comerciales según los documentos que los respaldan.
 Resaltar la importancia de los documentos contables en la verificación de los
registros de contabilidad.

2. CONCEPTO

Los documentos comerciales son el soporte de los registros comerciales y el fundamento

legal en todas las operaciones. Se elaboran en original y tantas copias como lo exige el
reglamento de comprobantes de pago expedido por el ministerio de economía y finanzas,
a través de la superintendencia nacional de administración tributaria.

3. BASE LEGAL DE LOS COMPROBANTES DE PAGO

La base legal del régimen de comprobantes de pago fue establecida por el Dec. Leg.
25632 de 24.07.92, mediante el cual se encomienda a la SUNAT la reglamentación
pertinente.

La SUNAT define como comprobante de pago a todo documento que acredite la

transferencia de bienes entrega en uso o prestación de servicios.

4. CLASES DE DOCUMENTOS

Según el marco legal que acabamos de citar y la función de soporte que realizan los
documentos, conviene clasificarlos en dos grandes categorías o grupos:

4.1. COMPROBANTES DE PAGO

Dentro de los comprobantes de pago se encuentran:

4.1.1 recibo de caja

4.1.2 papeleta de deposito

4.1.3 comprobante de depósito y retiro en ahorros

4.1.4 factura de compra-venta

La factura comercial es un soporte contable que, además, desempeña varios papeles

indirectos:
 a. Acredita la compra o venta.
b. Certifica la propiedad de un artículo.
c. Demuestra el cumplimiento con el IGV.
d. permite sustentar gastos y/o costos para efectos tributarios.

El art. 12 de la resolución 067-93-EF-SUNAT especifica la información impresa y no

impresa que debe incluir una factura legalmente emitida.

El art. 23 de la misma resolución se refiere a la obligatoriedad de extender una factura

en original y dos copias, como mínimo, con el siguiente destino

 Original para el comprador o usuario

 Primera copia para el vendedor (soporte contable)
 Segunda copia para la SUNAT (entregada al comprador, quien deberá archivar la
y poner a disposición de los inspectores de la SUNAT)

a) Factura de compra-venta al contador: al contabilizar las ventas al contado, se

debita Caja y se acredita ventas. Si la mercadería aparece grabada con el IGV,
también se acredita IGV por pagar.

Al contabilizar las compras al contado, se debita compras y se acredita bancos

Cajas. Si
La mercadería está grabada, se debita, además, IGV por pagar.

Ejemplo: El 20 de octubre de 1994, el consorcio comercial vende mercaderías al

contado a Lorena Ponce con factura N°001-0000683 por S/. 1650, según
descripción en el formato anexo. Tasa del IGV a la fecha de la operación: 18%.

 Formato de factura según el reglamento de la SUNAT.

PHILIPS CONSORCIO COMERCIAL S.A.

Av. Alfonso Ugarte 1232. teléfonos 288217
Lima. 20 de octubre de
1994 FACTURA
Seño(es): Lorena Ponce N°.001.0000693
Dirección: Mariano Arredondo 7564, Lince RUC N°. 10042201
Condiciones de pago:
Contado

Por lo siguiente:
Cantidad Código Descripción Precio/Unidad Precio Total
Una C-401 Refrigeradora 13p32 - S/.1.40 S/. 1 398
Philips

IGV 18% 252

 Servicios Gráficos TOTAL S/. 1 650
"ERIC". RUC:
00010044.
Jr. Junín. 390 Lima. Fernando
001. 0000001 al CANCELADO
0001000.
F impresión: 15-2-1994
CLIENTE

EMISOR

SUNAT

Valor de venta: S/. 1398 + IGV – precio de venta

Tasa del IGV: 18% = S/. 252

Precio de venta = S/. 1650

Cuentas Debe Haber

10 CAJA Y BANCOS 1 650
101 Caja
70 VENTAS 1 398
TRIBUTOS POR 252
40
PAGAR
4011 IGV por pagar

Flujograma de ventas al contado:

3 clien Consulta Vende

Deci
sobre las revisada
Vendedor Deci de dor Factura
I
mercaderías venta
contada
f
i A

Registro Empaque
Recibo
contable de
de caja mercaderia
assuda

I corr recauda
ecto factura B

factura cliente
factura
A
 1. Revista orden consecutivo de documentos, código, referencia, cantidad,
precios y operaciones matemáticas.
2. Recauda dinero, firma y sella documentos.

b) Factura de compraventa de mercaderías a crédito: el vendedor elabora factura en

original y copias, de acuerdo con su organización contable, asi: original para
cobranzas, copia para cliente, otra copia para el archivo y otra para el departamento
contable.

Ejemplo: El consorcio comercial, distribuidor de Philips, vende electrodomésticos a

crédito al almacén el hogar. De huacho, con factura N°000031 a 60 días, plazo según
descripción en el formato diseñado en el reglamento de la SUNAT.

Consorcio comercial
Lima 15 de abril de1994
Señor (es) ALMACENES “EL HOGAR ” RUC
10007186
DIRECCION Jr. LIMA N° 450- HUACHO ----------------
-------------------------------------------------------------------- N° 000031
RUC 10049729-------------------------------------------------
VENDEDOR G Ramírez-CREDITO A 60/ d/--------------

CANTIDAD DECRIPCION VALOR DE VENTA

2 BALANZAS DIGITALES S/ 3220.34
DE 15 KGS. MARCA
PHILIPS, MODELO HS-
7600 MANUALES DE
USO Y TARGETAS DE
GARANTIA 579.66
“
mercedes” S/. 3800.00
 IGV
RUC. 11239528 TOTAL
Av Bolivia 595- breña imprenta
001-000001 –a 001000
Lima. 09 de agosto de 1993 ______________________________
Recibí conforme
USUARIO

 Contabilización para el vendedor.

Cuentas Debe Haber

12 CLIENTES
121 Facturas por Cobrar 3 800
Almacén “El Hogar”
70 VENTAS 3 220.34
TRIBUTOS POR 579.66
40
PAGAR
4011 IGV por pagar

 Contabilización para el comprador.

Cuentas Debe Haber

60 COMPRAS 3 220.34
TRIBUTOS POR PAGAR
40
579.66
4011 IGV por pagar
42 PROVEEDORES 3 800
421 Facturas por Pagar
Consorcio Comercial

Notas

1. El departamento de compras de una empresa hace el estudio de las cotizaciones más

convenientes.
2. Una vez estudiados la calidad. Precios y condiciones de pago, efectúan sus pedidos
mediante una nota de pedido u orden de compra.
  Flujo grama de pedido de mercaderías:

Solicitud Elige
1 Solicitu ¿apueba 1
cotizacion mayo
es cotización

Anul Archiv
ado
 Proveedo Despacha
Orden de
mercadería
compra

1 Orden de
compra Almacenista
Orden de
compra Archiv

1. Estudia solicitud urgencia del pedido, cantidad, clase calidad y destino de la

solicitud.
2. Hace estudio de cotizaciones escoge lo que más se ajusta a las condiciones
requeridas.

Flujo grama de ventas a crédito:

Consul
ta
5 Clie Merca Soli
Compra Conc
dería cito Autoriza Orden
Vende contad
créd
ede
venta 1
Y de
dor crédi
precio ito crédito
compra
si
16
fin

Feje de
Firm Sección
ventas Nota de
1 contabilidad
a contabilid
Fact ad Factura
venta clie F
ura
crédito i
Factura
venta a En
crédito tre
Almaceni Factura Card
Arc
venta es
crédito hiv
o
 4.1.5 comprobante de venta con tarjeta de crédito

la tarjeta de crédito es un medio de pago que se ha generalizado en la sociedad de

consumo. Su uso y aplicación están restringidos a los establecimientos afiliados al
sistema.

El portador de una tarjeta de crédito utiliza este documento en forma personal e

intransferible y se compromete a pagar a la entidad financiera los valores
correspondientes a los bienes o servicios que con ella compra.

Los establecimientos afiliados se comprometen, mediante contrato con la entidad

financiera, a aceptar las tarjetas como un medio de pago de sus clientes. La entidad
financiera se compromete a pagar al establecimiento afiliado el valor de la compra más
una comisión que oscila entre 5% y 10%.

a) Procedimiento de venta: cuando la empresa vende bienes o servicios con la tarjeta

de crédito, se considera venta al contado, porque el comprobante firmado por el
portador de la tarjeta se adhiere al formato de depósito que, para este fin ha
diseñado el banco. El proceso es el siguiente.
 El vendedor recibe la tarjeta de crédito de su cliente, la pasa por la máquina de
impresora con el comprobante de venta y, luego, completa los datos de la factura
de venta. Como el banco cobra una comisión por el servicio, esta constituye un
gasto financiero para la empresa, cuyo soporte es el comprobante de venta.

Ejemplo: El 18 de diciembre de 1994, el almacén Patty vende mercaderías al señor

Alfredo jurado, por S/. 70, con IGV (IM) incluidos; la comisión bancaria por el servicio es
de 7%.

 Formato de venta con tarjeta de crédito:

USUARIO
TARJETA

BANCO DE CREDITO Nº 7818981

COMPROVANTE DE VENTA
Nº

MASTE
BANCO

80-090320-10 BIC X R CARD

FECHA
MBR

USU

ME AUTORIZACIO
ARI
NO

O
E

ALFREDO JURADO DIA S AÑO N Nº

 18 12 94 320
COMPRAS
SERVICIOS 70
PORVEED
VARIOA Y
OR ALMECEN PATTY PROPINAS 0
TOTAL 70
PLAZO
VALOR EN LETRAS
 C SETENTA /100 SOLES 1 3 6 9 12
o
n
FIRMA DEL USUARIO
t
a
L.E. 04977227 DE IQUITOS TEL: 630660
b
i
lización

cuentas debe Haber

10 CAJA Y BANCOS
101 Caja 70.00
VENTAS 59.32
70 TRIBUTOS POR PAGAR 10.68
4011 IGV por pagar
40

 Administrador del establecimiento afiliado deposita el comprobante de venta,

realizado mediante la tarjeta de crédito, en la cuenta corriente N° 050-2030408 del
banco, para lo cual elabora lo siguiente formulario:
 Formato de depósito de comprobantes de venta con tarjeta de crédito:
valor total de la venta S/. 70.00

Menos comisión 7% 4.90

Valor por depositar: S/. 65.10

Nº
banco de crédito 0276352
COMPROVANTE DE DEPOSITO DE
VENTAS
DIA MES AÑO PARA
Nº PAGAR
CIUDAD SUCURSA COMPROVANT EN
IQUITOS 18 12 94 L IQUITOS E 7818981 CHEQUE
ACREDITAR A: CTA.CTE. CTA DE
 AHORROS
TOTAL COMPRAS Y
Nº 050-2030408 ERVICIOS 70
MENOS: 7% DESC 4,9
SUBTOTAL 65,1
ALMACEN PATTY

Banco
MAS VARIOS Y PROPINAS
NETO A PAGAR 65,1
ACEPTADO POR EL VALOR EN LETRAS: SETENTA Y CINCO
BANCO 10/100 NUEVOS SOLES
TOTAL COMPRAS Y
SERVICIOS 70
MENOS COMISION 4,9
NETO A PAGAR 65,1
FIRMA DEL
III/89 ESTA CONSIGNACION ESTA SUJETA A VERIFICACION PROVEEDOR

 Contabilización

cuentas debe Haber

10 CAJA Y BANCOS
103 bancos 65.10
VENTAS 70
67 101 CARGAS FINANCIARAS 4.90
CAJA Y BANCOS
10 Caja

b).Contabilización para el portador de la tarjeta: al pagar los bienes y servicios con tarjetas
de crédito, el comprador, además de la copia de la factura, recibe la copia del
comprobante de pago con su tarjeta.

De acuerdo con el contrato suscrito con la entidad financiera, el comprador adeuda el

valor de la facturan, no al comerciante, sino al banco o entidad financiera que le expide la
tarjeta.

Ejemplo: El gerente de bolsas peruanas invita a un cliente a un restaurante Cebiche del

rey y paga el servicio con su credicard, por valor de S/. 62.

 Contabilización.

cuentas debe Haber

66 GASTOS VARIOS
669 Otros gastos 62
CAJA Y BANCOS 62
 103 Cuentas corrientes – bancos
10 credibanco

4.1.6 notas de débito y de crédito

La nota de débito: es un comprobante que utiliza la empresa para cargar, en la cuenta

de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de
facturas, así como los intereses u otros gastos devengados por financiación o mora en el
pago de las obligaciones.

a) Base legal: de acuerdo con el Art.25 de la resolución SUNAT ante referida las
notas de débito y de crédito que se emitan por concepto de descuentos,
bonificaciones, devoluciones, errores y otros, deberán contener los mismos
requisitos y características de los comprobantes de pago en relación con los que
se emitan. Para tal efecto, la segunda copia de aquellas se debe archivar por
proveedor y en orden cronológico.

Como ocurre con la mayoría de los documentos que elabora la empresa, se

prepara en original y dos copias: el original para el cliente, una copia para el archivo y otra
para anexar a la nota de contabilidad correspondiente.

Al contabilizar, se debita facturas por cobrar y se acredita la cuenta que

corresponda, según el concepto.

Ejemplo: la fábrica de juguetes Aladino S.A. vendió mercaderías a crédito a bazar el sol y
omitió en la factura 10 números (referencia 7F) por S/. 7.00 c/u: IGV 18%.la fábrica de
juguetes elabora nota de débito N°130. Con fecha 20 de noviembre de 1994

 Formato de nota de debito

FABRICA DE JUGUETES A LADINO S.A.

IMP.sn Lucas. Jr. Puno
650 . RUC: 10451280

CHICLAYO RUC: 10443644

señor(es) BAZAR EL SOL nota de débito Nº 130
RUC: 10224513 fecha:20-11-9
Dirección : av. balta 450 valor: 82.60

CONCEPTO VALOR
10 muñecos ref. 7f a s/. 7,00 c/u 70.00
 IGV 18% 12.60
TOTAL 82.60

Valor omitido en factura Nº

10.
elaborado por revisado por Contabilizado por.
Manuel Andrea Josué

4.1.7 boletas de venta, tickets u otros

Documentos otorgados a consumidores finales, en ella se consigna el valor de la venta

mas no se detalla el I.G.V. No otorga derecho a crédito fiscal ni pueden ser utilizados para
sustentar gastos y costos, salvo el 6% del total de los comprobantes de pago que otorga
el derecho a deducir costos y gastos.

Aquellos establecimientos que vendan bienes o servicios a consumidores finales deberán

entregar boletas de Venta. Ejemplo: Bodegas, boticas, zapaterías, restaurant, etc. Cuando
el valor del venta supere los S/.5.00 se deberá emitir el mencionado comprobante salvo
que el consumidor lo exija por un menor valor

Tickets o Cintas de Máquinas Registradoras

Son documentos admitidos como comprobantes de pago, en operaciones finales cuando

el comprador necesite utilizar al crédito fiscal, será necesario identificar, registrando el N°
de RUC y el I.G.V. que afecta a la compra. Los vendedores deberán efectuar una
liquidación diaria de las operaciones realizadas por cada máquina registradora.
Sera obligatorio emitirlo cuando el monto de la venta del bien o servicio supere los S/.
5.00 salvo que el comprador lo exija cuando el monto sea menor.

Clases de Tickets:

 Tickets propiamente dichos: Documentos emitidos generalmente a

personas naturales cuando estos hayan solicitado un bien o
servicio. En dicha venta está incluido el IGV correspondiente
 Tickets- Factura: tienen las mismas características que una factura;
emitida generalmente a personas jurídicas o personas naturales que
cuenten con RUC.

4.1.8 liquidación de compra

Es un documento emitido por el comprador, su empleo se permite únicamente cuando el

vendedor es una persona natural productora y/o acopiadora de productos primarios
derivados de actividades como: Agricultura, pesca artesanal, artesanía, etc.

Cuando l vendedor no puede otorgar comprobantes de pago por carecer del registro único
del contribuyente RUC entonces el comprador emite una liquidación de compra. Permite
ejercer el derecho a crédito fiscal siempre que el IGV se haya pagado
4.1.9 especies valoradas

De acuerdo con el Art. 221 Dec. Leg. 316, modificado por la R.M. N° 051-85-EF/11, se
establece un formulario único de pago al Banco de la Nación, con el nombre de
Formulario de Pago Especies Valoradas.

Es un formulario emitido por una institución oficial, tiene un valor monetario y se emite con
un número de referencia predeterminado para el control de la venta.

Estos formularios sirven para que los maestros tanto de las escuelas, colegios y público
en general realicen trámites, como son ascensos, adicionales, certificación de sueldos,
liquidación de tiempo de servicio, compra de títulos, etc. Para todo el sector hispano de la
provincia.

A este formulario impreso se consigna 40 o más productos y encargos motivo de pago en

el Banco de la Nación. Dentro de ellos están los siguientes:

 Certificado de Antecedentes fiscales

 Certificado medico
 Póliza de importación o exportación
 Expedición e pasaporte
 Certificado domiciliario
 Registro fiscal de Ventas a Plazo
 Gravamen de vehículos
 Transferencia de vehículos
 Tarjeta de licencia de conducir
  Cedulas de licencia de conducir
 Cedulas de notificación judicial

4.2. EFECTOS DE COMERCIO

Entre los efectos de comercio se consideran:

4.2.1 el cheque

4.2.2 la letra de cambio

4.3.3 el pagare

4.4.4 la nota de contabilidad

4.2.5 recibo de caja chica

4.2.6 guía de remisión