ADMINISTRACIÓN Y MODELOS DE INVENTARIOS STOCK DE

SEGURIDAD

OBJETIVOS

Brindar a los participantes las herramientas y conocimientos que les permitan la

aplicación eficaz de conceptos y criterios en la Gestión de Stocks y Almacenes

EL ALMACEN

 Definición de Almacén
 El Sistema de almacenamiento
 Evolución del sistema de almacenamiento.
 Objeto de un sistema de almacenamiento
 Objetivos e importancia de un sistema de almacenamiento
 Gestión de almacenamiento.

La Planificación y Organización en la Gestión de Almacén

La Dirección en la Gestión de Almacén:

Recepción de los materiales

Almacenamiento de los materiales

Movimiento de los materiales

El control en la Gestión de Almacén: Información

DEFINICION DE ALMACEN

El almacén es el local, área o espacio, ubicado estratégicamente y adecuadamente donde

se guardan los diferentes tipos de materiales necesarios para la buena marcha y
operatividad de la organización. Ellos están sujetos en este lugar a controles de inventario,
operaciones de ingreso, salida, reubicación, modificaciones de presentación, registros,
custodia y conservación transitoria o temporal, etc.

 El almacén es esencial en todo negocio y por ello su manejo y funcionamiento es

motivo de perfeccionamiento constante y profesionalización.
 Hay almacenes cubiertos, descubiertos y cobertizos (mix de abierto y cerrado)

El SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

Es el conjunto ordenado de normas y procedimientos diseñados para salvaguardar los

diferentes tipos de materiales necesarios para la buena marcha y operatividad de la
organización.
  En este conjunto de elementos interrelacionados, existe una cierta cohesión y
unidad de propósito

EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

DECADA SISTEMA
1940 Manual
1950 Mecanizado
1960 Automatizado
1970 Integrado
1980 Inteligente

OBJETO DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

OBJETO CAUSAS
• Adaptación a la demanda – interna / externa – (tiempos
de proceso, estacionalidad, servicio al cliente…)
Solución a requerimientos
propios del negocio
• Características de los materiales / productos
(perecederos, peligrosos, reciclado…)
• Reducción de costes a través del aumento del volumen
operado ( descuentos en compras, consolidación de
transportes..)
Optimización de los
recursos financieros
• Reducción de costes a través de necesidades
productivas (grupos utilizados en diferentes unidades de
proceso..)

OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO

La importancia de contar con un almacén se puede reflejar en los siguientes objetivos:

 Disminución de los niveles de stock

 Disminución del espacio físico y maximización del volumen disponible
 Optimización de la Gestión de compras
 Obtención de una producción flexible con minimización de operaciones de
manipulación y transporte.
 Reducción de los tiempos de proceso
 Mejoramiento de la calidad del producto
 Agilización de los procesos logísticos: Rapidez de entregas
 Maximización del nivel de satisfacción del cliente
 Fiabilidad
 Reducción de tareas administrativas
 Optimización de costos. Disminución de los costos asociados a la gestión
 Optimización de la Gestión del nivel de la inversión del circulante

Un buen sistema de almacenamiento

 a. Mantiene los materiales a salvo de incendios, robos y deterioros. En el almacén
se debe establecer y mantener el resguardo físico de los materiales allí ubicados,
tomando las precauciones necesarias que protejan los artículos de algún daño por
uso inapropiado, mala manipulación, defectos en el procedimiento de rotación de
inventarios, robos, etc.
b. Permite llevar a cabo la distribución física adecuada de los artículos, facilitando a
las personas autorizadas el rápido acceso a los materiales almacenados. En
almacén se debe llevar un registro de la ubicación de todos los materiales para
facilitar su localización inmediata.
c. Facilita el control de existencias y permite mantener constante información sobre
la situación real de los materiales disponibles. En el almacén se realiza el control
físico de todos los artículos que forman parte de su inventario, llevando para ello
controles en forma minuciosa sobre la rotación de materiales (entradas, salidas,
transferencias).

GESTIÓN DE ALMACÉN

Proceso logístico que trata la recepción, almacenamiento y movimiento de cualquier

material dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo, así como el tratamiento
e información de los datos generados

Proceso de la gestión de almacenes

1- La Planificación y Organización en la Gestión de Almacén

2- La Dirección en la Gestión de Almacén

a. La recepción de los materiales

b. El Almacenamiento de los materiales
c. El Movimiento de los materiales

3- El control en la Gestión de Almacén (Información)

LA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN EN LA GESTION DE ALMACEN

(Actividades de carácter estratégico y Táctico)

Las actividades de planificación y organización en la Gestión de Almacenes tienen que

ver con

 Diseño de la Red de Distribución y Almacenamiento

 Ubicación de los Almacenes
 Tamaño de los Almacenes
 Modelos de organización física de los Almacenes
 Diseño y Layout de los Almacenes
LAYOUT

LA DIRECCION EN LA GESTION DE ALMACEN

Esta relacionada con

a. La recepción de los materiales.

b. El almacenamiento de los materiales
c. El movimiento de los materiales

LA RECEPCIÓN DE LOS MATERIALES

Proceso de vital importancia referido a las entradas de productos, descarga y verificación;

del mismo depende en buena parte la Calidad del producto final.

Esta estrechamente ligado con las compras, ya que almacén debe coordinar con el área de
compras aspectos tales como el tipo de embalaje para la conservación de la mercadería
en el almacén, el rotulado o bultos requeridos, fecha y horario de recepción, etc.

El material recibido debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de ser
introducido en el área de almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se
detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones se debe rechazar.

Aunque la tendencia es eliminar el Control, al recibir un envío se debe tener en cuenta

que el mismo debe ser sometido a verificación para comprobar si esta en orden y en
buenas condiciones, si esta dañado o no, si se recibió el numero de unidades requeridas.
Cualquier salvedad se debe hacer inmediatamente y no se podrá dar recibo de
conformidad por el envío. El objeto es poder sustentar cualquier reclamo.

Proceso de la recepción

Se recepciona y almacena los productos en buenas condiciones, firmando y sellando los

documentos en señal de conformidad

1- Llegada del producto.

2- Comprobación y control.

3- Sellado, informe, pruebas

Los productos recibidos deben ser registrados y controlados, clasificándolos,

codificándolos y ubicándolos dentro del almacén.

4- Registro. Se ingresan los documentos correspondientes al ingreso de mercadería al

sistema o base de datos en forma inmediata.

5- Etiquetado. Todos los productos recibidos son rotulados y sus ubicaciones son
colocadas en el sistema.
EL ALMACENAMIENTO DE LOS MATERIALES

Es el subproceso concerniente a la guarda y conservación de los productos con los

mínimos riesgos optimizando el espacio físico.

Sus funciones básicas son:

 Informa a compras sobre las existencias.

 Controla y mantiene los artículos inventariados
 Vigila que no se agotan los materiales

Zonas de un almacén

 Recepción: Zona donde se realizan las actividades del proceso de Recepción.

 Almacenamiento, reserva o stock: Zona destino de los productos almacenados.
Incluye zonas especificas de stock para mercancías especiales, devoluciones, etc.
 Preparación de pedidos: Zona donde son ubicadas las mercancías para su
expedición.
 Salida, verificación o consolidación: Donde se produce la expedición y la
inspección final de las mercancías.
 Paso maniobra: zonas destinadas al paso de personas, máquinas y la
maniobrabilidad de las máquinas.
 Oficinas: zona destinada a la ubicación de puestos de trabajo auxiliares a las
operaciones propias de almacén

Formas de almacenamiento de los materiales

El aspecto físico de un almacén de materiales depende de la dimensión y características

de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados,
que involucren grandes inversiones y complejas tecnologías.

La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes

factores:

 Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

 Tipos de materiales que serán almacenados.
 Numero de artículos guardados.
 Velocidad de atención necesaria.
 Tipo de embalaje.

Los materiales se pueden almacenar de las siguientes formas:

 Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por

embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de
material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si
fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un
recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento
o transporte. La formación de cargas unitarias se hacen a través de pallets
(plataformas), que son estrados de madera esquematizados de diversas
dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 100 mm y 1,100 mm como
 patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y
almacenamiento.

 Cajas o cajones: Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de

pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina,
como bolígrafos, lápices entre otros. Algunos materiales en proceso,
semiacabados se pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas.
Las dimensiones deben ser esquematizadas y sus tamaños pueden variar según las
necesidades.
 Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos
tamaño y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden
tener diferentes tamaños y dimensiones. Los materiales que se guardan en ellas
deben estar identificados y visibles. Las estanterías constituyen el medio de
almacenamiento mas simple y económico. Es una técnica adoptada para piezas
pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
 Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas
como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otros. Pueden se montadas
en rueditas para facilitar su movimiento. Su estructura puede ser de madera o de
acero.
 Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para
aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apiladas
unas sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas. Es una
técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las
estanterías, ya que en la practica, forman un gran y único estante. El apilamiento
favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que
constituyen el equipo ideal para moverlos.

Tipos de almacenamientos de los materiales

 Racking: Permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical, almacenando

existencias en grandes racks, sin embargo puede requerir mayor trabajo y ser mas
caro. Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado al
sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y
mejor aprovechamiento vertical de los almacenes
 Por Zonas: Agrupa las existencias de características comunes juntos en lugares
de fácil acceso
 Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el espacio
disponible sin relacionar las características de los productos, se usa eficientemente
el espacio pero no ayuda para el despacho
 De temporada o promocionales: Destinados a productos de fácil recogido y
abastecimiento para minimizar los costos de manipulación
 Cuarentena de Alto Riesgo: Para productos como sustancias controladas,
existencias de alto valor o armas de fuego que requieren condiciones especiales
de almacenamiento
 De temperatura controlada: Es importante tener en cuenta la seguridad de los
empleados y protegerlos de los repentinos cambios de temperatura. La
manipulación es lenta
Tipos de almacenes

 Materias Primas
 Productos en proceso
 Productos terminados
Según la naturaleza de los elementos
 Repuestos
almacenados
 Materiales auxiliares
 Etc.

 Paletizado
 En bloque
 Semiautomáticos y
automáticos
Según su estructura y técnicas de manipulación
 Móviles
 Autoportantes
 Compactos

 Propio
 En alquiler
Según su régimen jurídico
 Leasing

 Central
 Local
Según su función logística  Regional
 En transito

Como debe realizarse el proceso de almacenamiento

El proceso de almacenamiento debe realizarse de manera tal que se lleven los registros
apropiados, utilizando base de datos, planos, control de inventarios, todo ello teniendo en
cuenta los siguientes aspectos:

1- Prevención de problemas: Verifique si el almacén o espacio donde se almacenaran

los productos cumple con las normas básicas tales como ventilación y luz, salida de
emergencia, paredes incombustibles, pesajes, etc.

2- Capacitación del personal: El personal de almacén debe estar debidamente

capacitado y conocer los cuidados que se deben tener en la manipulación de estos
productos.

3- Verificación de sistemas de comunicación y manejo de información: Estos deben

funcionar adecuadamente permitiendo el flujo adecuado de información, facilitar la
actualización de datos, hacer mas eficiente el manejo de inventarios, evitando que se
adquiriera mas producto del que se necesita por fallas de comunicación, convirtiéndolas
en “materiales que ocupan espacio de forma innecesaria”.
4- Recopilación de la siguiente información:

 Elementos que se proyecta almacenar

 Cantidad máxima que requieren almacenar en épocas de alta demanda.
 Tipo de envase que se maneja para cada producto.

5- Agrupación de productos: Agrupe los productos por tipo de presentación. En este

punto, los líquidos se separaran de los sólidos, de otra manera deberán proveerse los
medios de protección para evitar que un derrame liquido dañe un producto sólido, los
cuales se embalan comúnmente en empaque impermeables.

6- Productos especiales: Identifique dentro de los diferentes tipos de productos o

materiales aquellos que requieran condiciones especiales de almacenamiento como:
refrigerados, inflamables, etc. Evalúe si debe sacarlos del almacén a un lugar mas seguro
de acuerdo con las cantidades y las condiciones actuales.

7- Separadores: Ubique separadores entre los diferentes tipos de presentación de la

siguiente forma:

 Productos que dentro de su mismo tipo de presentación son de diferente

denominación o nombre.
 Productos del mismo tipo e igual nombre comercial que tienen diferente tamaño.

8- Ubicación: Actualice la ubicación física de los productos o materiales en su sistema o

plano del almacén, la posición final que ocuparan los productos considerando áreas de
desplazamiento de personal, movimiento de estibadores, montacargas, salidas de
emergencia, zona de despacho, etc.

9- Movimiento de materiales: Realice los movimientos físicos de los materiales de

acuerdo con el plano obtenido y haga los ajustes que considere necesarios.

EL MOVIMIENTO DE LOS MATERIALES

Es el subproceso del almacén relativo al traslado de los materiales de una zona a otra de
un mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación de almacenamiento

Factores a considerar, para el tipo de herramienta a emplear en el movimiento

 Volumen del almacén

 Volumen de los productos
 Vida de los productos
 Costo del equipo
 Cantidad de manipulaciones y expediciones requeridas
 Distancia de los movimientos

EQUIPOS DE MANIPULACION

EL CONTROL EN LA GESTION DE ALMACEN: LA INFORMACION

Su ámbito se extiende a todos los procesos que se dan en la Gestión de Almacén.

Tipos de información

 Información para Gestión

 Identificación de Ubicaciones
 Visibilidad y trazabilidad de los productos

Información para Gestión

 Configuración del Almacén

 Datos relativos a los medios disponibles
 Datos técnicos de los productos almacenados
 Informes de actividades
 Evolución de Indicadores
 Procedimientos e instrucciones de trabajo.
 Perfiles y requisitos de los puestos
 Registros de la actividad diaria

Identificación de Ubicaciones

 Por Estantería: Es el mas simple y económico. Cada estante tiene una

codificación correlativa
 Por Pasillo: Los pasillos se codifican con números consecutivos

Visibilidad y trazabilidad de los productos

 Los productos almacenados deben ser codificados.

 Esta codificación debe estar relacionada con la utilizada para identificar las
ubicaciones y con el resto de los procesos de la empresa

Tecnología en la Gestión de Almacenes

 Códigos de Barras
 Radiofrecuencia
 Ordenadores de a bordo
 Terminales portátiles
 Reconocimiento de voz

Sistemas integrados de gestión logística

LOS INVENTARIOS Y SU VALORACION

 Inventario
 Clasificación de los inventarios: Físico y Contable.
 Inventario Fisico
o Medicion y conteo fisico
o Las tarjetas de control de inventario
o Condiciones para una toma de inventarios exitosa
 Inventario Contable
o Valoracion del stock.
INVENTARIO

El inventario es la comprobación de los productos existentes en el almacén, en cantidad

y valor en determinado momento.

Con el se consigue:

 Conocer la situación exacta de los productos (en cantidad y estado de

conservación)
 Controlar, confrontar y definir la situación física y la contable.

CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS

El inventario puede ser físico o contable.

INVENTARIO FÍSICO

Consiste en la determinación de las cantidades estoqueadas, a través de la medición y

conteo, en determinada época. Esta época en general es cada fin de año, aunque también
se puede extender durante todo el año.

El inventario físico es el elemento de control de utilidad básica para la gestión de

producción y la gestión financiera. Esta utilidad básica es justamente la de informar, con
la mayor precisión posible, la cantidad de material realmente estoqueado.

 Para la gestión financiera, el inventario sirve de base para la evaluación de los

stocks cuyos valores serán llevados al balance y a la demostración de las utilidades
o perdidas.
 Para la gestión de producción, el inventario informa sobre las disponibilidades
para la producción y sirve de base para la determinación de las cantidades a
producir, teniendo en cuenta las ventas planeadas.

El inventario físico es imprescindible al inventario contable periódico. El inventario

contable perpetuo precisa también ser periódicamente confirmado a través del inventario
físico, porque el saldo contable puede no coincidir con el saldo físico, sea por error en la
anotación (o no anotación) o en el cálculo.

Inventario físico rotativo o cíclico

La rotatividad del inventario físico consiste en la determinación de un orden de prioridad

entre los ítems inventariados y la determinación de las épocas del inventario, es decir, se
realiza durante un periodo considerado, por ejemplo trimestralmente, contándose todos
los artículos que registraron movimiento durante ese intervalo de tiempo.

Tiene la ventaja de reducir al mínimo el tiempo en que la organización debe parar por
causa de inventario físico, siendo incluso posible que no precise parar totalmente.

La desventaja del inventario rotativo es que al finalizar el año solamente los ítems de
stock que fueron inventariados en aquellos días son los que tendrán la mayor probabilidad
de tener sus saldos correctos, mientras que los saldos de los ítems inventariados
rotativamente en otras épocas serán solamente ese fin de año, saldos contables extraídos
de las fichas del stock. Esta situación puede llevarnos a para la empresa durante varios
días para inventariar físicamente todos los ítems del stock.

MEDICION Y CONTEO FISICO

La determinación del número de unidades de cierto ítem de stock es hecha naturalmente

por un simple conteo. Si ese numero de unidades fuere muy grande, seria interesante el
pesarlos y dividir el peso total por el peso de uno, obteniéndose así, indirectamente, el
numero de unidades. El pesaje es una forma de medición.

La medición consiste esencialmente en la comparación del ítem que se desea medir con
un objeto de medida conocida, como por ejemplo el metro. Así se mediría la cantidad de
determinado ítem de stock en forma lineal. También dicha cantidad puede ser obtenida
por pesaje: por ejemplo, pesando un rollo de alambre, y conociéndose el peso de un metro
de dicho alambre, se puede conocer indirectamente, y de manera más fácil, el metraje del
rollo. Esto significa sustituir una forma de medición por otra.

En general, es mas rápido medir que contar, porque el conteo solo es eficaz cuando es
rápido. Los métodos de medición son métodos aproximados mientras que los de conteo
pueden ser exactos si no hubiese error humano causado por la fatiga o poca atención. La
eficiencia del conteo puede aumentarse por medio de dispositivos mecánicos,
electromecánicos o electrónicos. Sin embargo, en estos casos puede también ocurrir
errores causados por defectos de lo equipos.

El inventario físico será tanto más rápido cuanto mas lo fueren los métodos de conteo y
medición. De ahí el interés por los modernos aparatos electrónicos, cuyas posibilidades
son casi ilimitadas

Las Tarjetas de Control de Inventario:

En estas tarjetas se registran los movimientos de ingresos y salidas de los materiales y la

obtención inmediata de los saldos existentes. Para esto el almacenero debe tener sus
archivos ordenados y actualizados de toda la documentación que origine movimiento de
materiales.

Al margen de los actuales programas computarizados, sea a través de los ingresos

(compras) y salidas (ventas), es importante que las tarjetas se continúen llevando, en vista
de que estos programas no son tan perfectos, pues tienden a solucionar una parte del
problema más no su totalidad.

Todo artículo una vez que ingresa a los almacenes debe ser ubicado correctamente y, para
que pueda ser localizado, algunas empresas utilizan tarjetas de identificación en la que se
describen el artículo, fecha de ingreso y cantidad.

A continuación se presenta el siguiente modelo de una tarjeta de control valorizado de

mercaderías, conocido también como tarjetas “Kardex”.
CONDICIONES PARA UNA TOMA DE INVENTARIO EXITOSA

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe

compararse con los saldos que maneja el área contable. A esta fase se le denomina
conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que
producirá el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.

Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre como valor
agregado el tener el stock totalmente ordenado y almacenado en el lugar elegido por la
Empresa.

Esto nos ayudara a:

 Tener los almacenes con el stock totalmente ordenado y codificado, respecto a un

Sistema de Código de Ubicación del Almacén.
 Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del
inventario.
 Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades
tributarias.

INVENTARIO CONTABLE

Es aquel hecho por medio de cuentas en la ficha de stock, sumándose las entradas y
restándose las salidas.

El inventario contable puede ser periódico o permanente

 Inventario contable periódico. Consiste en registrar solamente las entradas.

Periódicamente se determina el saldo a través de un inventario físico del stock y
entonces por diferencia se conoce las salidas.
 Inventario contable permanente. Consiste en registrar todas las entradas o
salidas del stock, a través de anotaciones en la ficha de stock, y en calcular el saldo
existente en stock inmediatamente, después de cada entrada o salida

VALORACIÓN DEL STOCK

Valorar un stock puede parecer una tarea simple, en efecto, basta con multiplicar las
unidades existentes por su valor unitario.

 Las dificultades se inician cuando se pretende determinar el valor unitario a

considerar.
 Por otra parte, hay que tener en cuenta la dificultad de valoración que implica el
hecho de que las unidades actualmente existentes son el resultado de entradas y
salidas de cantidades parciales realizadas en momentos diferentes.

Valuar los materiales, es de mucha importancia, puesto que si su costeo es correcto,

también lo serán sus resultados en cuanto de ella dependan.

El problema de valuar un inventario debe ser resuelto de acuerdo a las reglas

establecidas ya que generalmente las empresas adquieren un determinado artículo sin
haberse agotado sus inventarios, pero difícilmente se adquieren al mismo precio o a las
mismas cantidades.

Es conveniente para las empresas determinar una política uniforme y constante de

valorización, es decir, es conveniente que la empresa tome en consideración
las reglas establecidas y de acuerdo a los principios contables de la consistencia, no
debe variar la valuación en lo futuro, salvo autorización del ministerio de hacienda.

REGLAS DE VALUACION

Si el material fue adquirido específicamente para usarse en una determinada orden de

producción o encomienda, no habrá dudas en el reconocimiento de cuanto atribuirle: será
su precio especifico de adquisición. Entretanto, si diversos materiales iguales fueren
comprados por precios diferentes, principalmente por haber sido adquiridos en fechas
diversas, y fueren intercambiables entre si, algunas alternativas surgen:

 Método del costo promedio o precio medio

 Precio medio ponderado móvil.
 Precio medio ponderado fijo
 Método del costo PEPS – FIFO
 Método del costo UEPS – LIFO

Regla del Precio Promedio

Para desarrollar esta regla, se debe considerar las variaciones que se producen en el
Inventario Continuo, o sea, que del Inventario Inicial que tienen un precio unitario y total,
se deduce las ventas. En el momento que se efectúa un nuevo ingreso por compras se
aumenta las unidades y varía el precio total al considerarse los nuevos precios entre el
nuevo saldo y así se sigue hallando nuevos costos cada vez que se efectúa una nueva
compra.

Precio Medio Ponderado Móvil

Es así llamado aquel mantenido por la empresa con control constante de sus stocks y que
por eso actualiza su precio medio después de cada adquisición.

Ejemplo

Supongamos que en un determinado mes ocurrieron las siguientes compras y consumo

de un determinado material

Precio Medio Ponderado Fijo

Se utiliza cuando la empresa calcula el precio medio apenas después de haber cerrado el
periodo, o cuando decide apropiar a todos los productos elaborados en el ejercicio o en el
mes único un precio por unidad

Ejemplo
Supongamos que en un determinado mes ocurrieron las siguientes compras y consumo
de un determinado material

Regla del Costo P.E.P.S.(PRIMERO AL ENTRAR, PRIMERO AL SALIR)

Conocido también como el “COSTO MENOS VIEJO”, consiste en considerar los

Inventarios finales de las últimas compras, o sea, de abajo hacia arriba y se determina:
Las Inventarios finales proceden de las últimas compras

En este criterio, el material es costeado por los precios mas antiguos, permaneciendo los
mas recientes en el stock.

El primero en entrar es el primero en salir (FIRST IN – FIRST OUT)

Regla del Costo U.E.P.S.(ULTIMO AL ENTRAR, PRIMERO AL SALIR)

Esta regla del ultimo , primero en salir (LAST IN – FIRST OUT), conocida también como
la de los “COSTOS MÁS VIEJO”, afirma que toda empresa en marcha mantiene un
volumen equilibrado de artículos para atender a su clientela, por lo tanto, debe
considerarse como una inversión y en consecuencia, toda inversión se valoriza al precio
de adquisición y en este caso proviene de la primera compra.

Esta teoría es considerada demasiada conservadora porque mantienen activos bajos y

determina consecuentemente menores utilidades, menores impuestos y menores
dividendos y sólo ofrece mayores beneficios a la empresa en cuanto a su disponibilidad
o liquidación.

Con la adopción del UEPS – LIFO, existe la tendencia a apropiar los costos mas recientes
a los productos hechos, lo que provoca normalmente una reducción del lucro contable.
Probablemente por esta razón, esa forma de apropiación, pese a ser aceptada por los
principios contables, no es admitida por los recaudadores del impuesto a la renta.

Existe un riesgo en la adopción del LIFO, mirando el ejemplo, verificamos que el stock
de materiales esta evaluado por precios antiguos. En el día en que hubiere utilización de
ese stock. Sin que hubiese existido compras adicionales, será el cargado al producto, este
entonces estará subvaluado en comparación con precio0s recientes y todo resultado no
presentado anteriormente será contabilizado ahora.

COMBINACIONES

Existe también la posibilidad de adoptar criterios mixtos para la evaluación del precio de
materiales utilizados.

Lo importante, desde el punto de vista de costos para evaluación de resultados, es que,

adoptado un criterio, este no sea modificado de jercici0o en ejercicio (Doctrina de
Consistencia), para que no haya alteraciones forzadas en la obtención del lucro.

Si por cualquier razón, existiese interés o necesidad de ese cambio, deberá hacer la
empresa mención en su balance, de esa modificación y del valor de la diferencia
introducido en el resultado.
  Para PEPS, los valores durante y después son iguales.
 El PEPS, presenta los menores costos de los materiales utilizados.
 Para UEPS, los valores durante y después son iguales.
 El UEPS, presenta los mayores costos de los materiales utilizados.
 El precio medio queda entre los extremos

Queda claro, que esas situaciones diferenciadas, son compensadas después.

Cuando todo el stock de materiales tuviere que ser utilizado, la suma de los costos de los
materiales aplicados por los diversos ejercicios será igual, cuando aplicamos un mayor
valor, es porque el stock remanente quedo en menor importancia, y cuando este fuera
utilizado provocara el aparecimiento de un costo aplicado también menor. Las diferencias
existen cuando existen los stocks de materiales.

Sistema de Control Permanente, Físico o Periódico:

Este sistema implica la ejecución de un inventario físico cada cierto tiempo, es decir se
efectúa un conteo físico de los artículos. Por el recuento físico de las mercaderías
existentes al cierre del ejercicio se determinaría el costo final y por diferencia el costo de
las mercaderías vendidas.

Mediante este sistema se determina la existencia de las mercaderías en poder de la

empresa, en un determinado período contable, contando materialmente o físicamente
unidad por unidad y valorizando al precio de costo, determinando así la existencia final
de las mercaderías. Este control debe comprender a todos los artículos que la empresa
tiene, cualquiera sea el lugar en donde se encuentre.

De la misma manera se debe tener en cuenta los artículos que se han vendido pero que no
han sido registrados.

Por otro lado se debe tener en cuenta los artículos solicitados (pedido) pero que no se han
recibido, los artículos despachados en consignación, etc.

Dado que el inventario físico del fin del año, es el inventario inicial del año
siguiente, por ello cualesquier error puede afectar al resultado y consecuentemente al
estado de resultados.

Sistema de Control Perpetuo, Valorizado ó Continuo:

Bajo este sistema se lleva un registro contable detallado de los ingresos y salidas de cada
ítem o rubro que se tiene inventarios que constituye una cuenta de mayor analítico, donde
se llevan tanto los importes en unidades monetarias como las cantidades físicas que se
complementan para efectos de ajustes con un inventario físico. Al cierre de cada ejercicio
el saldo es la cantidad de ese ítem en el inventario final, y la suma de los saldos de todos
los ítems será el inventario final de inventarios de la empresa. Igualmente, el costo de las
mercaderías vendidas sería el resultado de la sumatoria de todas las salidas que han sido
asentadas en cada tarjeta o mayor auxiliar.

Es un control permanente de entradas y salidas de los artículos, mediante las tarjetas de

valorización de inventarios “kardex”, libros auxiliares, computadoras, que indican de
inmediato la existencia de mercaderías en cualquier momento, según consta en los libros
de contabilidad.

La importancia de este sistema de control, consiste en la representación exacta tanto en

el balance general, como en el estado de resultados.

Cualquier error en la valuación de los inventarios afecta a los dos estados financieros. En
el caso del estado de resultados, una sobrevaluación de los inventarios origina una
aumento en las utilidades en el 1º año y una disminución de la utilidad en el siguiente
año.

DEFINICIÓN DE GESTIÓN DE LOS STOCKS

Se entiende por Gestión de Stocks el planificar, organizar, dirigir, controlar y

retroalimentar el conjunto de stocks pertenecientes a una empresa.

Planificar consiste en la determinación a priori de los valores que el stock tendrá con el
transcurrir del tiempo, así como la determinación de las fechas de entrada y salida de los
materiales del stock y la determinación de los puntos de pedido del material; es decir
significa:

 Establecer los métodos de previsión.

 Determinar los momentos y las cantidades de reposición.

Organizar significa

 Fijar los criterios y políticas para su regulación.

 Definir las técnicas a utilizar.
 Determinar las cantidades más convenientes de cada uno de los artículos.

Se han de Dirigir (y Controlar)

 Los movimientos de Entrada / Salida a los almacenes.

 El stock valorado.

El control consiste en el registro de los datos reales, correspondientes a lo planeado, estos

podrán naturalmente diferir de aquellos y tanto más cuanto mayor fuerte el periodo
abarcado entre el planeamiento y el control.

La retroalimentación consiste en la comparación de los datos del control con los datos
del planeamiento, con la finalidad de constatar los desvíos de este, determinar las causas
del desvío y, cuando fuere el caso, corregir lo planeado, de modo, a volverlo mas realista,
haciendo que el planeamiento y el control sean cada vez mas coincidentes.

OBJETIVOS DE LA GESTION DE STOCKS

La propia definición de gestión de stocks, muestra que sus objetivos son esencialmente,
planear, controlar y replanear el stock, esto es, las cantidades de materiales que entran y
salen, las épocas en que ocurren estas entradas y salidas, el tiempo que transcurre entre
estas épocas, y los puntos de pedido de los materiales.
Las relaciones entra las cantidades que entran y salen, y las épocas en que esto ocurre,
proveen también los ritmos de la demanda (entradas) y del consumo (salida) de los
materiales.

Estos objetivos de la gestión de stocks pueden ser prácticamente alcanzados a través del
ejercicio de las siguientes funciones principales:

1. Hacer el cálculo del lote demandado (Lote económico).

2. Hacer el cálculo del stock mínimo.
3. Hacer el calculo del stock máximo
4. Emitir la ficha de stock completa.
5. Mantener actualizada la ficha de stock.
6. Replanear los datos cuando surjan razones para modificarlos.
7. Emitir solicitudes de compra para los materiales que les han sido delegados.
8. Proveer a los demás órganos de la empresa, los datos que les son solicitados.
9. Recibir el material que entra juntamente con la nota de entrega (o Nota Fiscal)
10. Identificar el material con el código interno de la empresa, en el caso de que no lo
tenga.
11. Guardar el material.
12. Colocar la entrada del material en la ficha de stock.
13. Conservar el material en las condiciones mas seguras.
14. Entregar el material mediante la requisición.
15. Colocar la salida del material en la ficha de stock.
16. Reservar el material de acuerdo a pedido aceptado.
17. Guardar la documentación de entrada y salida.
18. Organizar el almacenamiento y mantener su organización.

Estas funciones principales se pueden agrupar en:

Movimientos de entrada

Los movimientos de entrada al stock se dividen fundamentalmente en cuatro tipos:

 De proveedor: en ellos se incluyen todas las recepciones de los distintos

productos comprados por la empresa. Pueden ser de producto acabado para su
comercialización, de materias primas, de repuestos y de nuevos envases y
embalajes.
 Devolución de cliente: recogen todo el material rechazado por clientes por algún
tipo de defecto o malentendido.
 Recepción de otros almacenes / centros de la misma empresa.
 Regularización de recuento físico: al procederse al mismo puede que, para
ajustar existencias, se tengan que realizar entradas de productos.

Para el correcto tratamiento de los movimientos de entrada es necesario registrarlos en un

documento en el que es necesario hacer constar por lo menos:

 Referencia de la orden de compra.

 Denominación del material recibido.
 Resultado del control de calidad (calidad / cantidad).
 Referencia de colocación de los materiales.
Movimientos de salida

Como movimientos de salida se tienen fundamentalmente cuatro tipos:

 A cliente, con o sin cargo.

 Devolución a proveedor: aquí se engloban tanto los enviados por problemas de
calidad, como las devoluciones de envases y embalajes.
 Envíos a otros almacenes / centros de la misma empresa.
 Regularización de recuento físico, para ajustar los valores de stock en menos.

Al igual que los movimientos de entrada, los de salida deben ser recogidos en algún tipo
de documento, en el que debe constar como mínimo:

 Identidad de la persona que retira el producto.

 Denominación y clasificación del material.
 Cantidad retirada.
 Destino del material.
 Fecha y firma del encargado.

Saldos

El saldo recoge las existencias reales del articulo. El documento que lo soporta es la ficha
de almacén, con ella se consigue:

 Controlar los movimientos de los artículos.

 Indicar los niveles de stock para planificar su reaprovisionamiento.
 Facilitar las operaciones de inventario.
 Cumplir disposiciones legales.

Normalmente, en la Ficha se registran las entradas y salidas, con datos referentes a la

cantidad, fecha, etc

DEFINICIÓN DE GESTIÓN DE LOS STOCKS

Se entiende por Gestión de Stocks el planificar, organizar, dirigir, controlar y

retroalimentar el conjunto de stocks pertenecientes a una empresa.

Planificar consiste en la determinación a priori de los valores que el stock tendrá con el
transcurrir del tiempo, así como la determinación de las fechas de entrada y salida de los
materiales del stock y la determinación de los puntos de pedido del material; es decir
significa:

 Establecer los métodos de previsión.

 Determinar los momentos y las cantidades de reposición.

Organizar significa

 Fijar los criterios y políticas para su regulación.

 Definir las técnicas a utilizar.
 Determinar las cantidades más convenientes de cada uno de los artículos.
Se han de Dirigir (y Controlar)

 Los movimientos de Entrada / Salida a los almacenes.

 El stock valorado.

El control consiste en el registro de los datos reales, correspondientes a lo planeado, estos

podrán naturalmente diferir de aquellos y tanto más cuanto mayor fuerte el periodo
abarcado entre el planeamiento y el control.

La retroalimentación consiste en la comparación de los datos del control con los datos
del planeamiento, con la finalidad de constatar los desvíos de este, determinar las causas
del desvío y, cuando fuere el caso, corregir lo planeado, de modo, a volverlo mas realista,
haciendo que el planeamiento y el control sean cada vez mas coincidentes.

OBJETIVOS DE LA GESTION DE STOCKS

La propia definición de gestión de stocks, muestra que sus objetivos son esencialmente,
planear, controlar y replanear el stock, esto es, las cantidades de materiales que entran y
salen, las épocas en que ocurren estas entradas y salidas, el tiempo que transcurre entre
estas épocas, y los puntos de pedido de los materiales.

Las relaciones entra las cantidades que entran y salen, y las épocas en que esto ocurre,
proveen también los ritmos de la demanda (entradas) y del consumo (salida) de los
materiales.

Estos objetivos de la gestión de stocks pueden ser prácticamente alcanzados a través del
ejercicio de las siguientes funciones principales:

1. Hacer el cálculo del lote demandado (Lote económico).

2. Hacer el cálculo del stock mínimo.
3. Hacer el calculo del stock máximo
4. Emitir la ficha de stock completa.
5. Mantener actualizada la ficha de stock.
6. Replanear los datos cuando surjan razones para modificarlos.
7. Emitir solicitudes de compra para los materiales que les han sido delegados.
8. Proveer a los demás órganos de la empresa, los datos que les son solicitados.
9. Recibir el material que entra juntamente con la nota de entrega (o Nota Fiscal)
10. Identificar el material con el código interno de la empresa, en el caso de que no lo
tenga.
11. Guardar el material.
12. Colocar la entrada del material en la ficha de stock.
13. Conservar el material en las condiciones mas seguras.
14. Entregar el material mediante la requisición.
15. Colocar la salida del material en la ficha de stock.
16. Reservar el material de acuerdo a pedido aceptado.
17. Guardar la documentación de entrada y salida.
18. Organizar el almacenamiento y mantener su organización.

Estas funciones principales se pueden agrupar en:

Movimientos de entrada

Los movimientos de entrada al stock se dividen fundamentalmente en cuatro tipos:

 De proveedor: en ellos se incluyen todas las recepciones de los distintos

productos comprados por la empresa. Pueden ser de producto acabado para su
comercialización, de materias primas, de repuestos y de nuevos envases y
embalajes.
 Devolución de cliente: recogen todo el material rechazado por clientes por algún
tipo de defecto o malentendido.
 Recepción de otros almacenes / centros de la misma empresa.
 Regularización de recuento físico: al procederse al mismo puede que, para
ajustar existencias, se tengan que realizar entradas de productos.

Para el correcto tratamiento de los movimientos de entrada es necesario registrarlos en un

documento en el que es necesario hacer constar por lo menos:

 Referencia de la orden de compra.

 Denominación del material recibido.
 Resultado del control de calidad (calidad / cantidad).
 Referencia de colocación de los materiales.

Movimientos de salida

Como movimientos de salida se tienen fundamentalmente cuatro tipos:

 A cliente, con o sin cargo.

 Devolución a proveedor: aquí se engloban tanto los enviados por problemas de
calidad, como las devoluciones de envases y embalajes.
 Envíos a otros almacenes / centros de la misma empresa.
 Regularización de recuento físico, para ajustar los valores de stock en menos.

Al igual que los movimientos de entrada, los de salida deben ser recogidos en algún tipo
de documento, en el que debe constar como mínimo:

 Identidad de la persona que retira el producto.

 Denominación y clasificación del material.
 Cantidad retirada.
 Destino del material.
 Fecha y firma del encargado.

Saldos

El saldo recoge las existencias reales del articulo. El documento que lo soporta es la ficha
de almacén, con ella se consigue:

 Controlar los movimientos de los artículos.

 Indicar los niveles de stock para planificar su reaprovisionamiento.
 Facilitar las operaciones de inventario.
 Cumplir disposiciones legales.
Normalmente, en la Ficha se registran las entradas y salidas, con datos referentes a la
cantidad, fecha, etc

Criterio Personal

La razón fundamental por la que se deben llevar inventarios es que resulta físicamente
imposible y económicamente impráctico el que cada artículo llegue al sitio donde se
necesita y cuando se necesita. Aunque para un proveedor le sea físicamente posible
suministrar materias primas con intervalos de unas cuantas horas, por ejemplo, esto
resultaría prohibitivo debido al costo involucrado.

BIBLIOGRAFIA

 https://www.gestiopolis.com/gestion-de-inventario-stocks-y-almacenes/