INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN

SANTO TOMÁS

SEMINARIO:
EL CRÉDITO COMERCIAL Y SU IMPORTANCIA
EN LOS NEGOCIOS INTERNACIONALES

TRABAJO FINAL

“MANUAL DE CRÉDITO Y
COBRANZA PARA GRUPO MAYA
Y ASOCIADOS S.A. DE C.V.”

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE:

CONTADOR PÚBLICO
PRESENTAN:

LAURA LILIANA CHAVARRIA MORENO

LICENCIADO EN RELACIONES COMERCIALES

PRESENTAN:

BRENDA GÓMEZ BADILLO

HÉCTOR ROLDÁN FIGUEROA

CAROLINA SÁNCHEZ LÓPEZ

CONDUCTOR: L.C.I. ANTONIO LEMUS PALACIOS

MÉXICO, D.F. SEPTIEMRE 2010

INTRODUCCÍON

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de
una empresa. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas
que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones

o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de

tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación
del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
106
 CAPÍTULO 4

PROPUESTA PARA GRUPO MAYA Y ASOCIADOS S.A DE C.V.

En el siguiente capitulo presentamos las propuestas de misión, visión y valores;

además de una reestructuración del organigrama de grupo Maya, ya que en base
a los capítulos investigados anteriormente, se observo que no se cuenta con una
buena organización, la cual no permite un desarrollo sustentable a la empresa.

4.1. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

4.1.1. MISIÓN

Somos un grupo empresarial influyente en la compra-venta de pisos, papel tapiz,

loseta, alfombras, y la aplicación de técnicas para su colocación. Que aportan
bienestar económico y social a nuestros clientes, empleados y proveedores.

4.1.2. VISIÓN

Ser el grupo empresarial líder en productos y servicios para el confort del hogar y
locales comerciales a través de la mejora continua de nuestros productos pisos,
papel tapiz, loseta, alfombras, ayudada con el trabajo en equipo y la innovación de
nuestra gente.

107
 4.1.3. VALORES

 Respeto
 Honestidad
 Lealtad
 Comunicación
 Responsabilidad
 Compromiso
 Servicio

4.2. ORGANIGRAMA

En el siguiente organigrama se podrá observar que no existen mayores cambios,

debido a que el Director General no lo permite, ya que desea que los altos puestos
jerárquicos sean cubiertos por sus familiares, sin embargó, se percibió que el
personal en general, no están lo suficientemente preparados para despeñar dichas
funciones encomendadas.

Por esta razón, se sugiere utilizar el organigrama propuesto; llegando a las

siguientes conclusiones, para que surjan mejores resultados:

 Reclutar a gente con mejor preparación y experiencia, sobre todo en los

puestos más altos.

 Adecuar la jerarquización y delimitar las actividades idóneas para cada

personal y así poder cumplir con los propósitos de la empresa.

 Implementar el departamento de crédito y cobranza

108
 DESPACHO
DIRECTOR CONTABLE
GENERAL
MOISÉS MAYA

DIRECTOR DIRECTOR
COMERCIAL
ALICIA DE MAYA
JOSÉ MAYA

DEPARTAMENTO DE
ÁREA ADMINISTRATIVA CRÉDITO Y
ESTHER MORENO COBRANZA

SUCURSAL 2 MATRIZ SUCURSAL 3

BUCAREL 175 BUCARELI 172 BUCRELI 154

ENCARGADO DE TIENDA ENCARGADO DE TIENDA ENCARGADO DE TIENDA

REFUGIO INES JESÚS

VENDEDORA Y
CAJERA Y CAJERA VENDEDORAS
VENDEDORA
JUANA SILVIA Y
MÓNICA TERESA

CHOFERES

LEONARDO Y
MIGUEL CAJERO
ALCANTARA
MARIO
MONTES

109
4.3. JERARQUIZACIÓN Y DEPARTAMENTALIZACIÓN

 Director general

Sus principales funciones están destinadas a establecer los lineamientos

generales para la elaboración de los programas de trabajo, objetivos y metas
de funcionamiento de cada área. El Director General determina los niveles,
cargos y funciones que desempeñan los responsables de área y sus
colaboradores inmediatos, así como del personal, en general.

Entre sus funciones pueden estar:

1. Designar todas las posiciones gerenciales.

2. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones

de los diferentes departamentos.

3. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos

anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de
los gerentes corporativos.

4. Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y
sus análisis se están ejecutando correctamente.

5. Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos

y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

110
  Director comercial

El Director Comercial es el máximo responsable del departamento comercial.

En dependencia directa del Director General de la compañía el Director
Comercial es responsable del cumplimiento de los objetivos de ventas de la
misma.

Entre las funciones que desempeña el director comercial destacan:

Personal

 Selección del personal del departamento comercial.

 Detección de necesidades y seguimiento de los planes de formación de

todo el personal del departamento comercial.

 Establecimiento de la política de retribución e incentivos del personal de

ventas.

 Motivación del personal del departamento.

Objetivos

 Elaboración del presupuesto de ventas anual.

 Elaboración y valoración de los objetivos comerciales.

 Elaboración de los presupuestos de gastos del departamento comercial.

111
  Departamento de crédito y cobranza

Gestionar y efectuar el cobro de los créditos a favor de la entidad, administrar y

controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna
captación de recursos, analizar y proponer los montos y antigüedad de los
créditos otorgados.

Funciones

 Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y

verificar su registro.

 Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la

recuperación de las cuentas por cobrar.

 Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan

reducir las cuentas incobrables.

 Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento

de créditos.

112
 4.3.1. PERFIL DEL ENCARGADO DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO
Y COBRANZA

1. Sexo Masculino preferentemente

2. Escolaridad Pasante de Derecho Preferentemente

3. Excelente presentación (limpia)

4. Experiencia mínima de un año en Cobranza y gestión de cuentas atrasadas

5. Facilidad de palabra y buen trato con el cliente

6. Trabaje por objetivos

7. Habilidad para la negociación

8. Atención al cliente

9. Disponibilidad de horario

Funciones

Gestionar cuentas de clientes en atraso, realizar visitas domiciliarias, acuerdos y

convenios de acuerdo a lo establecido en las normas de contrato, validación para
cobranza de pagares, entre otras funciones pertinente al puesto.

113
4.4. ANÁLISIS DE GRUPO MAYA Y ASOCIADOS S.A DE C.V. (FODA).

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

 Experiencia en el ramo.  Calidad en el producto.

 La ubicación de la empresa  No tiene competencia.

está en un área centralizada.
 Sus compras son a crédito.
 A parte de la venta de los
productos también se ofrece  Permite nuevas oportunidades
servicio de colocación y en el área de crédito para sus
entrega a domicilio. clientes.

DEBILIDADES AMENAZAS

 Las tres sucursales están en la  Mala organización de la

misma avenida. empresa.

 Rotación de personal  El director general impone sus

constante. decisiones y no acepta
sugerencias.
 No tiene comunicación
comercial.  No cuentan con clientes reales
(solo eventuales).
 No manejan el crédito con los
clientes.  Mal control de los pedidos.

 Jerarquización de los
empleados.

114
115
 CAPITULO 5

IMPLEMENTACIÓN DEL DEPRATAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA

5.1 INICIO DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA

La estructura, organización, políticas y procedimientos del departamento de

crédito y cobranza, depende de las metas establecidas por la dirección de Grupo
Maya y Asociados, S.A. de C.V. en función de sus propias estrategias.

Primeramente se establecerán los objetivos básicos del departamento de crédito

y cobranza, en base al grado de tolerancia que acepte el Gerente General. Los
cuales se mencionaran a continuación:

 Lograr el mayor volumen de ventas. Al implementar el crédito como otra

opción de pago para los clientes, da la oportunidad de que se sientan más
confiables al adquirir un producto y puedan desear comprar en mayor
volumen; así mismo, también el mercado se incrementara ya que esta
nueva opción de pago atraerá la atención de posibles clientes y con ello
aumentaran las ventas.

 Buscar la optimización de las ventas. Al considerar el crédito, como otra

forma de pago, será necesario emplear normas, que permitan llevar un
control, al momento de otorgar y cobrar dichos créditos, con la finalidad de
lograr un crecimiento representativo en las ventas.

116
  Utilizar políticas de crédito y cobro accesibles. Se establecerán políticas
de crédito y cobro accesibles, debido a que los clientes son eventuales y
con ello se buscara que se conviertan en clientes reales, en los cuales se
indicara el tiempo máximo concedido de pago, determinación de plazos
para pagos de acuerdo a las características de los clientes, y la aplicación
de ciertas promociones o descuentos por pronto pago.

 Mantener niveles relativamente bajos de un riesgo crediticio. Antes de

aceptar una solicitud de crédito, y para evitar dicho riesgo, se llevara a cabo
un proceso de otorgamiento detallado y exhausto por parte del
departamento, con el fin de evitar alguna pérdida o daño para la empresa.

5.1.1. RELACIÓN CON OTROS DEPARTAMENTOS

El departamento de crédito y cobranza, como parte de toda empresa, no puede

desempeñar su función aislado y sin relación con los demás departamentos. Por
esta razón, se debe establecer claramente las líneas funcionales de conexión
interdepartamental; así mismo, los canales adecuados que comuniquen y faciliten
dicha interrelación.

Tomando en cuenta las características de este departamento, la relación con las

demás áreas que integran a Grupo Maya y Asociados, será fundamental aun sin
verse así, ya que con algunos departamentos el trato será constante y con un alto
nivel de retroalimentación, sin embargo, con otros se presentará esporádico pero
no menos importante; pero dado ambos casos, toda situación debe atenderse en
el momento, para evitar problemas graves y que posteriormente sean causa de
algún conflicto o perdida para la empresa.

117
 5.1.2. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO O COBRANZA

 Controlar y manejar las cuentas de proveedores y clientes.

 Realizar los pagos oportunos a proveedores.
 Llevar a cabo el cobro a clientes reales y morosos.
 Actuar ante carteras vencidas.
 Llevar a cabo el proceso de otorgamiento de crédito.
 Llevar un control de recibos de pago.
 Controlar y emitir notas de crédito, cheques, pagares, etc.
 Elaborar y controlar facturas.
 Elaboración de informes contables mensuales, bimestrales y semestrales,
para mejor procedimiento de auditoría.
 Manejo de caja chica.
 Crear sistemas estándares de evaluación de créditos.
 Formular e implementar políticas de crédito o cobranza.
 Supervisar la administración de todas las funciones, actividades, y fases del
departamento.
 Ofrecer un servicio cordial a los clientes.
 Evitar fuga de utilidades por cuentas incobrables.
 Elaborar manuales de organización y procedimiento de crédito.

5.2 EL RIESGO DEL OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO

Siempre que se otorga un crédito, forzosamente implica un riesgo. Por ello, al

formular las políticas y los procedimientos para establecer las condiciones de este,
la gerencia de crédito y cobranza debe tomar en cuenta una serie de
consideraciones básicas para evitar el grado del mismo.

118
En primer lugar, se debe establecer y determinar con toda claridad el grado o la
medida de riesgo otorgable para la empresa y analizar que la situación financiera
de esta permite realizarla.

En segundo, se establecerá el proceso de otorgamiento a la cual se someterá

cada solicitante de crédito.

En tercero, la gerencia de este departamento debe analizar la información

obtenida de su investigación, con objeto de establecer la validez del crédito del
solicitante. Y por último, debe decidir si la solicitud en cuestión se aprueba o
rechaza.

El riesgo es inherente y marcha de forma paralela en todo el proceso del crédito,

debido a que prevalece desde su inicio hasta su total liquidación. Por lo tanto, es
imposible evitar el riesgo, ya que en cada una de sus etapas el Gerente de Crédito
y Cobranza se enfrenta a problemas propios de éste, pero sí se puede evitar total
o parcialmente el porcentaje del mismo.

5.2. 1.FACTORES BÁSICOS QUE DETERMINAN EL RIESGO DE CRÉDITO

Los principales factores que se tomaran en consideración para decidir si un crédito

de otorga o no, serán los siguientes:

119
A. Carácter. Se tomaran en cuenta las cualidades y características del
solicitante, con respeto al carácter crediticio, carácter moral o reputación
social. El juicio de carácter debe basarse en pruebas, cuya búsqueda y
apreciación permitan reconocer que esa persona física o moral, es
confiable; una de las mejores pruebas para comprobar esto, es identificar
que no esté en el buro de crédito, evaluar los antecedentes o historial de
créditos del deudor, estabilidad en su trabajo y residencia, etc.

B. Capacidad. Se evaluara la posibilidad y facilidad de liquidez de pago del

solicitante; para determinar esto, se tomaran en cuenta, ingresos, activos
fijos, pasivos, etc., de acuerdo y en base a las características del
solicitante, ya sea persona moral o física.

C. Capital. Para efectos del crédito, se entiende por capital, a la fuerza

financiera de un solicitante, en medida por el valor liquido de su negocio
que brinda la seguridad al pago. Son representados por sus bienes, ya
sea a largo plazo, en estados financieros cuando los activos están
equilibrados contra los pasivos, etc., y son garantía de pago.

D. Condiciones. Las modificaciones políticas, la economía, así como

ambiente empresarial y competencia, tienen una significativa influencia
sobre los riesgos de crédito en general y sobre algunos de ellos en
particular, así que todo este tipo de condiciones se deben de analizar para
determinar la decisión de otorgar el crédito.

120
 5.2.2 VALUACIÓN DEL RIESGO DEL CRÉDITO

El riesgo en el crédito debe ser reconocido y valuado no como una condición vaga
y general, sino como un conjunto de circunstancias tangibles bajo la forma de una
persona física o de una empresa.

La valuación o medición del riesgo se hace en función de ciertos conceptos o

estándares, en base a que el riesgo crece ya sea por falta de interés o
incapacidad de pagar por parte del deudor

5.3 LA SOLICITUD DEL CRÈDITO

La solicitud de crédito viene a constituir uno de los documentos más importantes

dentro del otorgamiento del crédito, ya que por decirlo así, es cuando se inicia
dicho proceso.
Esta solicitud aportara datos y elementos que, una vez comprobados por la
investigación, permitirá conocer al solicitante y al proporcionarnos los elementos,
se concluirá dando juicio para autorizar, negar o modificar las condiciones de
crédito solicitado.

Por lo tanto se proponen los siguientes formatos de solicitud de crédito; estos van
de acuerdo para personas físicas y personas morales; su presentación, contenido
y extensión será en base a las características de Grupo Maya y Asociados, en
base y adoptando ciertos puntos que ayudaran a ser de la investigación más fácil
y menos exhaustiva.

121
 5.3.1 ANÁLISIS DE LA SOLICITUD DE CRÉDITO

Al analizar la solicitud de crédito, el analista debe tener y aprovechar toda la

información posible, para formarse una idea clara de la historia, situación
financiera y características del solicitante.

El objetivo del análisis de la solicitud es valorar la capacidad de crédito del

solicitante, verificar los datos proporcionados por él y conocer su historia como
sujeto de crédito.

122
5.3.1.1. FORMATO DE SOLICITUD DE CRÉDITO PARA PERSONAS
FÍSICAS

123
124
5.3.1.2. FORMATO DE SOLICITUD DE CRÉDITO PARA PERSONAS
MORALES

125
5.4 PROCESO DE LA INVESTIGACIÓN DEL CRÉDITO

En el siguiente diagrama se muestra el proceso que se realizara cuando se

ejecute una investigación para otorgar un crédito.

Agenté de
ventas recibe Entrega Revisión de la
la solicitud de documentación documentación
crédito presentada

Rechazar la orden
No Información
por documentos
coincide
alterados

Si

Rechazar la Revisión de
orden por malos antecedentes en
No
antecedentes base de datos y
con Bancos

Llamada de
verificación de
datos

Verificar que todos

Tomar
los documentos
decisión
estén completos

126
Proceso:

1. El cliente realiza su solicitud de crédito y el agente de ventas la recibe.

2. El cliente entrega su respectiva documentación al agente de ventas.

3. El agente de ventas procede a la revisión de la documentación.

4. El agente verifica que los documentos coincidan, en caso de que no lo sean

se rechazara el crédito por documentos alterados.

5. El agente de ventas tendrá que fortalecer su información haciendo una

revisión el la base de datos de la empresa y si es preciso con los bancos.
En caso de que el cliente tenga malos antecedentes se rechazara su
solicitud de crédito.

6. El agente de ventas tendrá que cotejar la información con llamadas de las

referencias que el cliente coloco en la solicitud.

7. Después de los pasos anteriores y reafirmando la información, el agente de

ventas se asegurara que la documentación este completa.

8. El agente de ventas tendrá que informarle al Gerente General de que hay

una solicitud de crédito en la cual ya se ha investigado y que los
documentos y datos son correctos.

9. El Gerente General tomara la decisión si le concede el crédito al cliente.

5.4.1 ALCANCES DE LA INVESTIGACIÓN

Para clientes que solicitan créditos mayores a $100, 000.00, debe hacerse un
análisis de razones detallado acerca de la liquidez, rentabilidad y deuda de la
empresa utilizando los estados financieros de ésta.

127
Para determinar los méritos crediticios, debe agregar las referencias de otros
proveedores y las normas históricas de pagos de la empresa a cualquier cifra
cuantitativa que se haya establecido.

 Estados Financieros

Pidiéndole al solicitante que suministre sus estados financieros de los últimos

años, la empresa puede analizar la estabilidad financiera de éste, su liquidez,
rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Aunque en un Balance o un Estado
de resultados no aparece información con respecto a las normas de pago
pasadas, el conocimiento de la situación financiera de la empresa puede indicar la
naturaleza de la administración financiera total.

La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para suministrar estos

estados puede ser un indicador de su situación financiera. Los estados financieros
auditados son una necesidad en el análisis de crédito de solicitantes que deseen
hacer compras importantes a crédito o que deseen que se les abran líneas de
crédito.

 Verificación bancaria

Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga información crediticia
del banco del solicitante.

128
  Otros proveedores

Este consiste en obtener información de otros proveedores que vendan al

solicitante del crédito y preguntarles cuáles son las normas de pago y sus
relaciones inter-empresariales.

5.5 OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A CLIENTES

OBJETIVO

Para implementar un sistema de otorgamiento de créditos que realmente sirva

para mejorar un negocio, y que la empresa no deba dedicarse a la persecución de
clientes morosos, es fundamental decidir cómo, a quién y cuánto financiar.

5.5.1. POLÍTICAS DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

 A. Alcance

Esta política es aplicable a todas las unidades de negocios. El objetivo de la

misma es el de maximizar el rendimiento de la inversión y las utilidades, a través
de una efectiva administración del capital de trabajo.

129
 5.5.2. LOS REQUISITOS

La definición de los procesos a seguir en la empresa para adjudicar estos créditos,

debe tener como principal objetivo el contribuir a que la empresa pueda cumplir
con los objetivos de ventas definidos, sin que este objetivo ponga en riesgo la
situación financiera de la empresa ante la imposibilidad de cobrar las ventas
realizadas.

Lo primero a decidir, es definir los requisitos que se exigirán a los clientes para
otorgarles financiación, para esto es recomendable investigar acerca de cuáles
son las condiciones que exigen los bancos, tarjetas de crédito y otras financieras,
y en particular cuáles son las condiciones exigidas por la competencia, así como
también informarse de la propia experiencia de conocidos y colegas.

Con toda esta información como insumo, es necesario elaborar una lista y analizar
cuáles de estas permiten a la empresa, medir la capacidad de pago de los
clientes, sin que las mismas generen para los clientes un proceso tedioso y
burocrático que los desaliente a utilizar esta modalidad de compra.

La siguiente lista, es un ejemplo de los datos habitualmente exigidos a los

interesados en tomar un crédito:

130
Cliente Información
Persona física  Copia y original de Cédula de Identificación Fiscal
(Consumidores)  Copia y original de credencial de elector
 Copia y original de comprobante de domicilio
reciente
 Referencias bancarias y crediticias
 Ultimo recibo de pago de remuneraciones
 Últimos estados de cuenta de tarjetas de crédito
para determinar los topes asignados y la morosidad
 Un garante propietario de inmuebles de ser posible
 Solicitud de Crédito (Llene el Formulario de Solicitud
de Crédito)

Persona jurídica  Datos fiscales completos

(Empresa)  Documentación comprobatoria de constitución de la
sociedad (Copia de escritura constitutiva)
 Fotocopia de registro en el organismo tributario del
país
 Carta de la empresa que otorgue poder de
representación a la persona solicitante del crédito
 Copia de credencial de elector de apoderados
 Copia de comprobante de domicilio de apoderados
reciente.
 Fotocopia de estado de situación patrimonial
firmado por contador público
 Referencias comerciales
 Referencias bancarias y crediticias
 Último recibo de pago de tributos o certificado
emitido por el organismo de estar al día con las
obligaciones
 Último recibo de pago de cargas sociales o
certificado emitido por el organismo de estar al día
con las obligaciones
 Ultima factura de servicios para certificar el domicilio
 Estados Financieros auditados de últimos 2
ejercicios o en caso de no ser obligados a auditar,
copia de las 2 últimas declaraciones anuales
 Solicitud de crédito (Llene el Formulario de Solicitud
de Crédito)

Persona jurídica. Termino utilizado en el ámbito jurídico y comercial para hacer

referencia a una sociedad comercial o empresa constituida legalmente, e inscripta
fiscalmente.

131
1. Para formalizar la línea de crédito previamente aprobada se requerirá por
parte del solicitante:

1.1 Firma de pagaré por un monto igual al 150% del monto aprobado. En
caso de que así lo determine el comité de crédito se solicitará también
la firma de un aval en el pagaré o bien, la entrega de alguna garantía.
Adicionalmente el comité de crédito determinará si el cliente en cuestión
deberá entregar por cada operación realizada un cheque post fechado.

1.2 Firma de aceptación de políticas de crédito

2. Para incrementar el monto de las líneas de crédito otorgadas, el cliente debe:

2.1. Estar al día en sus pagos (promedio menor a los 7 días de vencimiento de
todas sus facturas)

2.2. Actualizar información financiera

2.3. Firmar nuevo pagaré cuyo monto sea del 150% de la nueva línea de
crédito

3. En términos generales el máximo de días de crédito otorgado no podrá

exceder de 30 días naturales.

3.1. Cuando una venta amerite un crédito especial de más dé 30 días, el

vendedor deberá solicitar autorización a la Gerencia Administrativa para
otorgar los días de crédito extendido sobre esa factura en particular.

132
 3.2. Se podrán realizar ventas especiales que sobrepasen el monto del crédito
aprobado con la autorización de la Dirección General, al avalar el historial
de pagos del cliente y con la firma de un pagaré adicional como aval de la
factura en cuestión.

4. La Gerencia Administrativa podrá disminuir los días originalmente otorgados

si el cliente se retrasa continuamente en sus pagos

5. No se podrá facturar al cliente bajo ninguna circunstancia cuando:

5.1 Tenga facturas vencidas por más de 30 días

5.2 Esté por encima de la línea de crédito en más de un 25%

5.3 Esté vencido más de un 30% del monto total adeudado.

6. Se suspenderá la línea de crédito a los clientes que se encuentren en las

siguientes situaciones:

6.1. Al segundo cheque devuelto

6.2. Cuando su promedio de pago mensual sea superior a los 30 días de

vencimiento de sus facturas.

133
Y por último, tan importante como definir los requisitos con los que deben cumplir
los clientes a los cuales otorgar créditos, es lograr que todos los integrantes de la
empresa conozcan las normas establecidas por la empresa para que las mismas
sean cumplidas.

La cartera con una antigüedad entre 90 y 120 días deberá turnarse a Cobranza
Extrajudicial, y aquella con antigüedad superior a los 120 días deberá turnarse a
Cobranza Judicial

Para garantizar una comunicación eficiente de estas normas, es recomendable

elaborar un instructivo al cual todos los implicados conozcan y puedan acceder
para verificar su cumplimiento, el cual contenga a modo de ejemplo:

 Los documentos a exigir a los solicitantes de crédito.

 Las condiciones requeridas con las que deben cumplir los clientes.
 Los procedimientos de verificación y autorización que deben ser realizados.
 Los responsables que pueden autorizar los créditos.
 Los responsables de tomar decisiones para las excepciones, cuando se
excedan los límites fijados.

Y de la misma manera, confeccionar instructivos a ser entregados a los clientes,

para que los mismos puedan conocer de antemano la documentación a presentar,
incluyendo entre otros:

134
  Los pasos a seguir para obtener el crédito.
 La documentación a presentar.
 El formulario de solicitud de crédito.

5.6. LA VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Luego de fijar las condiciones a exigir, es fundamental establecer el proceso que

se debe llevar a cabo para verificar la validez de la información presentada por el
cliente, analizar su solvencia y predisposición para pagar, y decidir el otorgamiento
o no del crédito.

Para realizar esta validación y posteriormente procesarla para tomar la decisión de

otorgar el crédito, debe tenerse en cuenta:

 La información proporcionada por el mismo cliente, o por entidades

relacionadas con él, como por ejemplo las operaciones comerciales que
mantiene con otras empresas o instituciones, las declaraciones juradas,
pagos de impuesto y balances auditados por un contador público
independiente.

 Las fuentes de información externa las cuales tienen una mayor objetividad
y permiten detectar errores, omisiones o engaños que pueda haber en la
información suministrada por el cliente, como por ejemplo la validación de

135
 las referencias comerciales, financieras y bancarias, y los servicios de
compañías especializadas en la búsqueda de antecedentes.

 Y la información que posee la empresa en el caso de clientes habituales,

como el saldo actual, el cumplimiento de los plazos de pago, y el volumen
de de compra que el cliente ha tenido en el pasado.

Al determinar el saldo actual de un cliente, es imprescindible considerar este saldo

como el riesgo total que posee la empresa con el cliente, incluyéndose no
solamente las facturas que el mismo pudiera tener pendientes, sino además todos
los documentos en cartera que se poseen del cliente.

A modo de ejemplo, si se le ha otorgado un crédito a un cliente, y este ha pagado

parte de una factura de venta a crédito mediante la entrega de un cheque, el
riesgo total del cliente permanece in cambiado luego del pago parcial, hasta el
cobro del cheque recibido, aún cuando el monto pendiente de la factura haya
disminuido.

Si bien un cheque posee un menor riesgo de incobrabilidad que una factura, hasta
no confirmarse el cobro del mismo, aún existe la probabilidad de que la deuda
pueda no cobrarse, siendo imprescindible llevar un control eficaz tanto de las
facturas como de los documentos pendientes, incluso cuando estos documentos
hayan sido emitidos por un tercero que el cliente ha endosado a la empresa.

136
Para llevar adelante el proceso de validar la información recabada del cliente y de
las fuentes externas utilizadas, es conveniente al menos seguir los siguientes
pasos:

 Abrir una carpeta con la información y copia de toda la documentación

proporcionada por el solicitante.
 Analizar minuciosamente la documentación recibida para controlar que no
falte ningún documento y la validez de los mismos.
 Registrar el resultado de cada una de las tareas realizadas durante la
verificación de datos, incluyendo los informes recibidos, la documentación
validada y los posibles problemas detectados.

 Decidir si se autorizará el crédito y especificar el monto, los plazos y

demás condiciones establecidos.

Abrir un legajo para el cliente conteniendo toda la información, y dejar registrada la

decisión del otorgamiento del crédito, aun cuando este se haya denegado, ya que
en este último caso será imprescindible para conocer el motivo de la decisión en el
futuro.

5.7. MOTIVO DE RECHAZO

El agente de ventas rechazara toda solicitud de alta de clientes por los siguientes
motivos:

137
  Documentación incompleta, incorrecta, ilegible, fuera de vigencia o
alterada.
 Error, omisión o alteración de los datos asentados en la solicitud,
pagaré y tarjetas de firmas.
 Falsedad en los datos proporcionados por el cliente o representante
de ventas.
 Diferencia entre los datos registrados en la solicitud de alta de
clientes y lo indicado en los documentos oficiales del solicitante (alta
de Hacienda, Cedula Fiscal o RFC, Comprobante de Domicilio y de
Identificación, Escritura y/o Boleta Predial y Certificado de no
Gravamen.)
 Por los resultados de una investigación o malos antecedentes del
cliente.
 Estar registrado en la lista de Clientes no sujetos de crédito (Lista
Negra)

5.8. ALTA DE LOS CLIENTES

OBJETIVO

Verificar que las solicitudes de alta de cliente cumplan con los requisitos
establecidos en la normatividad vigente para darlos de alta como clientes de la
empresa

138
PROCEDIMIENTO

a) Recibir las solicitudes de alta junto con su documentación soporte y el

formato de “Control de Solicitudes”.

b) Revisa que el número de folio de las solicitudes de alta se encuentren

relacionadas con el control de solicitudes.

c) Anotar la fecha, hora de recepción de los documentos y firma de recibido en

el control de solicitudes

d) Verifica que los datos del negocio coincidan con los datos de alta de
hacienda y la cedula de identificación fiscal

e) Verificar que los datos del propietario o representante legal coincidan con
los datos de alta de hacienda y la copia de su identificación oficial, en el
caso del representante legal, se verifican contra los datos del acta
constitutiva

f) Verificar que las firmas del propietario , aval o representante legal, tanto en
la solicitud como en el pagare coincidan con las registradas en la copia de
su identificación oficial

g) Revisar las copias de los documentos presentados como garantía

(escrituras, folio real o certificado de gravamen).

h) Respecto a las escrituras verificar que el bien se encuentre a nombre del

propietario o aval, domicilio del inmueble, que este no se encuentre en
copropiedad ni en sucesión con terceros, en caso de tener dudas solicitar el
apoyo legal.

139
i) Señalar los documentos recibidos y engraparlo a la solicitud de alta, en
caso de que la solicitud sea rechazada, anotar el motivo.

j) Separar las solicitudes rechazadas y las solicitudes de alta aceptadas para

continuar con el trámite de autorización.

k) Tramitar la autorización de las solicitudes de alta, que de acuerdo al nivel

de autorización, requieren la firma del jefe de crédito o cobranza o del
director general.

l) Capturar en el sistema establecido para capturar las solicitudes de alta

m) Anotar en el control de solicitudes correspondientes los números de cuenta

asignadas por el sistema a los clientes, así como, los motivos de rechazo
de las solicitudes no autorizadas de acuerdo al número de folio de la
solicitud.

n) Abrir un expediente maestro por cada solicitud capturada y archivar las

solicitudes de alta junto con su documentación soporte de acuerdo al
número de cuenta constitutivo.

o) General un archivo con los movimientos de los clientes y lo pasa a un

archivo para general el reporte de movimiento del día..

p) Imprimir todos los datos del cliente mismo que deberá integrar al expediente
maestro del cliente.

140
 5.9. CAMBIO DE CONDICIONES DE CREDITO

Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero

se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en
ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa.

Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa

pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos
relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos
se presentan a continuación.

Descuentos por pronto pago

Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden
esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas
debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por
unidad disminuye. Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como
resultado de la disminución de este precio.

También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del
manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de
que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo
hagan.

141
Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la
estimación de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las
utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es
una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor.

5.10. APERTURA Y SUSPENSIÓN DE CUENTAS

Objetivo

Verificar que se este liquidando a tiempo los documentos a crédito, controlando

oportunamente la cartera vencida. Así como abrir nuevamente la línea de crédito
a aquellos clientes que por algún motivo hayan fallado en el cumplimiento de sus
pagos.

1. Una cuenta será motivo de suspensión al presentar cualquiera de las

siguientes situaciones:

 Aquella cuenta que se le otorgo crédito bajo el compromiso de

entregar algún documento faltante y que al llegar la fecha de
compromiso no se cumplió.

 Cuando una cuenta presenta cambio de propietario y se le asigna un

nuevo numero de cuenta, la anterior se suspende hasta quedar su
saldo en cero para darse de baja.

2. Si una cuenta esta suspendida y en tal fecha liquida su adeudo se

apertura, siempre y cuando :

 El representante de ventas entregue hoja de liquidación.

 El representante de ventas o cliente envié por fax copia de la ficha de

deposito por el total del adeudo.

142
143
 CAPÍTULO 6

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZA

6.1. LA RESPONSABILIDAD DE LA COBRANZA

La responsabilidad de la conducción de la cobranza es directamente del

encargado del departamento sin embargo podrá también delegarle esta
responsabilidad al área contable o algún asistente de plena confianza.

La responsabilidad de la cobranza comprende la ampliación de los límites de

crédito, la cobranza de la cartera y las operaciones relativas que incrementen y
conserven parte de los activos de las empresas. A fin de realizar
satisfactoriamente estas tareas, será preciso estudiar las condiciones y tendencias
económicas tanto del mercado y de la empresa.

6.1.1. ESTABLECIMIENTO DE LAS POLÍTICAS DE LA COBRANZA

Con la finalidad de presentar adecuadamente la antigüedad de saldos de la

cartera los rangos a considerar para el otorgamiento del crédito son los siguientes:

a. De 1 a 30 días
b. De 31 a 60 días
c. De 61 a 90 días
d. De 91 a 120 días
e. Más de 120 días

144
 6.1.1.1. RESPONSABILIDAD DE COBRO A CLIENTES

1. Toda la cobranza deberá estar soportada por cheques, fichas de depósito o

comprobantes bancarios oficiales (Internet y pagos electrónicos) a nombre
de la Institución.

2. Todo cheque y/o cobro deberá ser depositado en caja y/o banco a más
tardar al siguiente día hábil de su recepción.

3. El encargado del departamento es responsable de la apertura, cierre y

administración de las cuentas de cobranza.

4. Sólo se aceptarán cheques expedidos por el propietario del negocio y/o por
la razón social del cliente, de acuerdo a su registro federal de
contribuyentes y sólo se reciben “salvo buen cobro”.

5. El responsable de la cobranza se coordinará con el Director General para

mantener sana la cartera de los clientes; así como de las aclaraciones con
los mismos.

6. No serán aceptados cheques posfechados.

6.2. POLÍTICAS DE COBRANZA

a. El departamento deberá de vigilar el comportamiento de los vencimientos

de la cobranza y la antigüedad de las cuentas por cobrar.

b. Cuando el pago se realiza a través de la cobranza domiciliada, se generara

un cargo por “COMISIÓN COBRANZA”

145
c. Cuando el pago se realiza por tarjetas bancarias de crédito o debito se
generara un cargo por “COMISIÓN POR TARJETA”

d. Los saldos vencidos generan intereses moratorios

e. El plazo de pago máximo es de 15 días después de la fecha límite del

vencimiento.

f. Cuando del pago se realice por medio de una transferencia electrónica o

deposito bancario, es responsabilidad del cliente informar del pago al
departamento de Crédito y Cobranza vía correo electrónico o telefónico,
enviando una copia del documento en donde aparezca claramente la
institución bancaria, el nombre y numero de cliente, la cantidad depositada
y la fecha de transacción

g. Promover planes para agilizar la cobranza de la cartera de clientes.

h. El departamento con base al límite de crédito y estatus crediticio (cheques

devueltos, cartera vencida y límite de crédito excedido), solicita al Gerente
General la autorización para disminuir o suspender en forma temporal o
definitiva la venta de producto a los clientes que se encuentren bajo las
siguientes condiciones:

a) Falta de liquidez o descapitalización

b) Retrasó en pagos
c) Exceder el límite de crédito
d) Cheques devueltos
e) Inadecuada utilización del crédito

146
i. Aquellos clientes que tengan adeudos por más de treinta días, no podrán
cargar a su cuenta los consumos u otros cargos que deseen realizar

j. Las notas de crédito que se apliquen a la cartera serán por los siguientes
motivos:
 Por bonificación ó descuento, autorizada por el Director General
 Por cancelación de cuentas incobrables.

6.2.1. PROCEDIMIENTO DE COBROBRANZA

147
 6.2.2. ENVÍO DE DOCUMENTOS DE COBRO

En el siguiente cuadro se muestra la propuesta para llevar a cabo el proceso de

envió de documentos para cobro.

A. El encargado del área de caja entregara al depto. de crédito y cobranza, un

reporte de todas las ventas realizadas durante el día, junto con un reporte
de facturas a entregar, con sus facturas (original y copia) correspondientes
y ordenadas en base al reporte.

B. Posteriormente la documentación se separara de acuerdo a sus

características, para llevar a cabo su revisión.

C. Se verificara que las facturas originales se encuentren completas, de

acuerdo al reporte de facturas a entregar; y durante el transcurso de la
semana se recibirán, juntaran y archivaran las facturas emitidas durante
este periodo.

D. Dichas facturas se irán capturando en una base de datos, donde se llevara

el control de todos los movimientos de la empresa.

E. Después de terminar este paso, las facturas estarán listas para ser
archivadas y tener el respaldo físicamente de ellas.

F. Con respecto a las notas de crédito por devolución, se le entregaran de

igual manera a este departamento, con su respectiva factura y reclamación
en original y copia, junto con la relación de las mismas.

148
 G. Agrupa las notas de crédito por representante y por número de cliente, se
archivan posteriormente de acuerdo al grupo de supervisión al que
pertenece.

H. Al recibir los pagares de las notas de crédito, verificara que correspondan a

cada una de estas, junto con toda su documentación.

I. Una vez separados los pagares, se identificarán aquellos a los que se les
integraran nota de crédito.

J. Al localizar la nota de crédito de acuerdo a su número de folio y anexa la

nota original a los documentos a cobro que correspondan.

K. Se archivaran los documentos de acuerdo al supervisor y sucursal que

corresponda.

6.2.3. PROBLEMAS NORMALES DE COBRANZA

A continuación se mencionaran algunos de problemas que se pueden presentar

dentro de Grupo Maya y Asociados, dentro del departamento de crédito y
cobranza, así como una posible solución a los mismos.

 Nuevos pedidos de clientes con saldos vencidos. Un problema común

que se presenta en la cobranza dentro de las cuentas vencidas, consiste en
la recepción de nuevos pedidos de un cliente que no ha cubierto sus
obligaciones.

149
 Cuando se presente este caso, se recomienda llevar un análisis en base a
la información financiera del cliente, la gravedad de la antigüedad de la
cuenta, y todos los hechos relativos al historial y experiencia con este
mismo.

Por otra parte, si la situación es grave, se podrá retener el pedido, ya que

así se lograra ejercer un poco de presión para recuperar la cuenta vencida.
Bajo tales circunstancias, es de primordial importancia avisar de inmediato
tanto al encargado de ventas como al cliente que el nuevo pedido no se
realizara hasta no recibir el pago del saldo vencido, de acuerdo con las
condiciones de venta convenidas; esto se recomienda para evitar dañar a
largo plazo la relación comercial con el cliente.

 Descuentos devengados. Cuando se manejan ciertas promociones de

descuento en efectivo como parte de la condición de venta con algún cliente,
se puede exponer el problema que algún cliente desee llevar a cabo ese
descuento después de transcurrido el tiempo del plazo.
En este caso el departamento de crédito y cobranza junto con los
encargados de ventas , deberán analizar primeramente las condiciones de
venta con las que cerró esa negociación, así como el monto del pago
realizado por el cliente, con el fin de confirmar y reafirmar el error,
posteriormente el encargado de ventas le aclarara al cliente de manera
cordial, la problemática, indicando el faltante de su pago y; explicando
nuevamente las condiciones para una nueva venta a futuro, haciendo
hincapié en la conveniencia al recibir sus pagos dentro del término
descuento, para que este aplique.

150
 En ocasiones el monto de los descuentos devengados normalmente no
llegan a representar una cantidad importante; sin embargo, estos
problemas pueden ocasionar ciertos contratiempos en otros pagos o con
algunos trámites administrativos al departamento de cobranza. Por lo tanto
es importante respetar las condiciones de venta y en las políticas de
cobranza, para que la empresa pueda tener un mejor desempeño.

6.2.4. PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN

OBJETIVO

Establecer las pautas a seguir para la cobranza administrativa de adeudos a

través de las liquidaciones de la cobranza emitida.

6.2.4.1. LA LIQUIDACIÓN PERIÓDICA

Debería realizar una liquidación periódica al cierre del ejercicio en el cual se

realiza un balance. Esto permite que los importes de los costos se compensen en
el período correcto.

6.2.4.2. PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL PAGO DE UN

CLIENTE

1. Seleccione la forma de pago.

2. Escriba la clave del cliente.

151
 3. Seleccione la factura que se desea pagar, el folio de la factura.

4. Escriba el folio de la factura con el cual se realiza el pago, con el objeto de

contar con información para futuras aclaraciones. Por ejemplo en caso de
ser cheque escriba el número de cheque. En caso de ser tarjeta de crédito
puede escribir el número de autorización.

5. Escriba la fecha de pagó.

6. Escriba la cantidad que el cliente pagó.

7. Escriba observaciones relacionadas con el pagó

6.2.5. LIQUIDACIÓN DE COBRANZA

OBJETIVO

Recuperar los adeudos que tenga la empresa a su favor.

6.2.5.1. NORMAS GENERALES

El señor Moisés Maya y personal encargado del área de cobranza, serán

responsables de la actualización y seguimiento de los documentos de Liquidación
de Cobranzas hasta la extinción de la deuda.

Para efectuar la liquidación debe adjuntarse el documento de determinación, la

liquidación de cobranza un original y tres copias.

152
 6.2.5.2. EL REGISTRO DE LAS COBRANZAS

Cada vez que se concrete la cobranza es imprescindible que emita un

comprobante de Recibo de cobro que certifique que el cliente ha efectuado el
pago, en el cual consten los datos del cliente, los montos y comprobantes pagados
y los valores entregados como forma de pago.

El Recibo de cobro es un comprobante no solamente de interés para la empresa,

sino que también para el cliente, ya que el mismo es el que le permite al cliente
contar con una documentación que respalda que el pago ha sido efectuado.

Para asegurarse que los valores cobrados a los clientes efectivamente ingresen
en la empresa, lo cual es el objetivo fundamental del proceso de cobranzas, es
necesario instrumentar una serie de controles sobre los recibos emitidos por la
empresa, y la liquidación de las cobranzas.

Las siguientes recomendaciones que se deben tener en cuenta para la

manipulación de recibos, tienen como objetivo evitar que se generen documentos
fraudulentos, y que los mismos puedan ser utilizados para una estafa tanto al
cliente como para la empresa:

 Los recibos de cobro deben ser preimpresos, y contar con toda la

información de la empresa y pie de imprenta que permita identificarlos
como originales adecuadamente.

 Cada recibo de cobro debe estar previamente numerado, y esta

numeración debe garantizar identificar de forma inequívoca a cada
documento.

153
  Cada vez que la imprenta entrega un nuevo talonario, éste debe quedar
bajo custodia de un responsable (gerente de crédito y cobranza), quien
deberá ser el único encargado de entregar los mismos a quienes requieran
utilizarlos.

 La entrega de talonarios de recibo a quienes los utilicen debe hacerse

mediante una constancia escrita donde figure la persona que entrega el
talonario, la persona que lo recibe, la fecha y los números de recibos
incluidos en el talonario.

 Los recibos deben utilizarse siempre en forma correlativa sin dejar

documentos vacíos, los cuales en caso de necesitar anularse el original y
todas sus copias deben quedar adheridas al talonario de modo de evitar la
utilización de alguna de ellas indebidamente, y estar todas adecuadamente
inutilizadas.

 Además del original entregado al cliente, es imprescindible que cuenten con

al menos dos copias para que una sea entregada junto con los valores
recibidos y otra quede archivada en el talonario, no debiendo permitirse que
ninguna de las copias se complete independientemente del original.

 Al momento de emitirse un recibo de cobro a un cliente, en el mismo deben

constar los datos que permitan identificar claramente al cliente, la moneda,
cotización o tipo de cambio utilizado, el monto cobrado, los comprobantes a
cancelar, y los valores recibidos como forma de pago.

Sobre los valores recibidos como formas de pago, es aconsejable tener presente
las siguientes prácticas:

 En el caso de recibir cheques u otros documentos como formas de pago es

necesario que se incluya toda la información que permita identificar a cada
uno de los documentos recibidos, como ser banco, titular de la cuenta,
fecha de emisión, fecha de vencimiento, moneda e importe.

154
  Para evitar que alguien pueda apoderarse de un cheque, es importante que
el mismo sea girado a nombre de la empresa y no al portador, y se le
coloque al dorso una leyenda que restrinja su utilización en la cual se
indique que el mismo debe ser utilizado únicamente para depositar en la
cuenta de la empresa.

En caso que la empresa reciba pagos directamente de los clientes sin la

intervención de cobradores, ya se personalmente por parte del cliente, mediante el
uso de correspondencia o de giros.

6.2.6. COBRO DE NOTAS DE CARGO POR CHEQUE DEVUELTO

Cheques devueltos: En algunas ocasiones, cheques emitidos por terceros y

recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de
haber sido depositados en un banco.

6.2.6.1. CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS

Debe llevar un estricto control de aquellos cheques que por falta de fondos, error
de escritura, o alguna otra razón no fueron aceptados por el banco.

En el momento en que un cheque se identifica como un “cheque devuelto”,

automáticamente se revertirán todos los movimientos en los que había sido
aplicado; sin importar el número de facturas por cobrar afectadas.

155
Este control es sumamente útil, la empresa debe tener por política realizar algún
cargo adicional al cliente por gastos incurridos para el cobro y la administración de
los cheques devueltos. Por supuesto, también ayuda a conocer que clientes
reinciden en estas prácticas, permitiéndonos cambiar a tiempo sus condiciones de
venta evitando que se generen grandes cuentas incobrables.

Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas.

Con respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo

de la causa por la que el cheque fue devuelto.

1) Cheques devueltos por falta de fondos: En este caso, el cheque

devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya que la no
disponibilidad de fondos en el banco así lo exige.

2) Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de

fondos: En ocasiones, un cheque es devuelto por causas diferentes
a la de no disponer de fondos. Tales serían los devueltos por endoso
defectuoso, firmas defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En
estos casos, los cheques devueltos podrían ser considerados como
efectivo y presentados como tal, siempre que la causa por la que el
cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.

156
 6.2.6.2. POLÍTICA DE CHEQUES DEVUELTOS

Todo cheque devuelto por causa de fondos causará un cargo del 20% de acuerdo
al Art. 193 de la Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito más el IVA
correspondiente a dicho cargo.

Nota: Incumplido el plazo otorgado para pagar el cheque devuelto este será
depositado nuevamente hasta tres veces.

6.3. AUDITORIAS A REPRESENTANTES DE VENTAS

OBJETIVO

Controlar la documentación de cuentas por cobrar con el fin de prever y detectar

faltas de productividad del personal de ventas en el manejo de valores, efectivo,
mercancías, otros.

6.3.1. ALCANCE DE LA AUDITORIA

 Revisar el manejo de cartera de crédito y cobranza

 Asegurar que el gerente de ventas revise oportunamente el registro de la

cobranza de los representantes, con el fin de controlar la cartera.

 Efectuar por lo menos una auditoria por semana a los representantes de

ventas a través del gerente detectando así deficiencias en la atención al
cliente.

157
 6.3.2. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Para mejores resultados la auditoria se realizara:

a. Auditoria de escritorio.

1. Auditoria de escritorio

 La auditoria de escritorio deberá ser preparada y programada por el

analista de crédito para agilizar su aplicación.

 Con base en el reporte que recibe semanalmente, deberá realizar las

siguientes actividades:

b. Revisar el reporte y seleccionar, preferentemente, a los representantes de

ventas con mayor índice de cartera vencida y saldos pendientes de cobro.

c. Marcar en el reporte, principalmente, aquellos documentos que presenten

vencimiento a la fecha de efectuar la auditoria de escritorio con el fin de
simplificar y reducir el margen de revisión.

6.4. TURNO DE CUENTAS A LEGAL

OBJETIVO

Recuperar por la vía legal todos los adeudos de clientes que hayan sido
clasificados como cobranza de difícil recuperación.

158
Todo adeudo de los clientes en los que se hayan agotado las posibilidades de
cobro, ya sea extemporáneo, extrajudicial o en los que el cliente no haya cumplido
los convenios de pago, deberán turnarse al área legal para iniciar las gestiones de
recuperación.

6.4.1. LINEAMIENTOS DE COBRANZA

a) Antes de turnar una cuenta al departamento legal, el supervisor de crédito y

cobranza deberá coordinar conjuntamente con el supervisor de ventas las
gestiones de cobranza para la recuperación de la cartera.

b) La cobranza no recuperada, después de 21 días del vencimiento de los

documentos, se clasificará como “cobranza con problemas de
recuperación”.

c) La cobranza no recuperada, que incluya cheques devueltos con más de 60

días, y la que tenga, más de 120 días de vencida se clasificara como
“cobranza de difícil recuperación”.

d) Toda gestión de cobranza con problemas de recuperación en la que se

visite al cliente, deberá quedar registrada en el formato de “reporte de
visitas a clientes”.

159
 e) Los resultados de las gestiones de cobranza, registrados en el “reporte de
visitas a clientes”, deberán ser revisados por el gerente de cobranza y de
ventas para determinar las acciones a seguir antes de que la cuenta sea
clasificada como “cobranza de difícil recuperación”.

6.5. PROCEDIMIENTOS DE TURNO A LEGAL

ANALISTA DE CRÉDITO Y COBRANZA

1) Agota las gestiones de recuperación de la cobranza de acuerdo a la

normatividad establecida.

2) Integra, por cada cliente, un expediente con los documentos a cobro y el

“reporte de visita a clientes”, como soporte de las gestiones realizadas.

3) Elabora el turno para el departamento legal y lo anexa al expediente del

cliente.

4) Recaba las firmas de autorización del gerente de crédito y cobranza y de

ventas.

5) Entrega al gerente de crédito, el formato “turno para el departamento legal”,

junto con el expediente del cliente, documentos a cobro y “reporte de visitas
a clientes”, para su revisión.

160
GERENTE DE CRÉDITO

1) Recibe el formato “turno para el departamento legal” y la documentación

correspondiente.

2) Revisa que la documentación esta completa.

3) Firma de recibido en el formato “turno para el departamento legal” y

entrega el tanto correspondiente al supervisor de crédito y cobranza.

4) Extrae el expediente del cliente y revisa que la documentación requerida

por el área legal este completa.

5) Registra en el formato “turno para el departamento legal” la documentación

existente en el expediente del cliente.

6) Entrega al área legal el formato “turno para el departamento legal” junto con
la documentación correspondiente.

161
6.6. FORMATO DE REPORTE DE VISITAS A CLIENTES

162
6.7. FORMATO DE TURNO A LEGAL
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