OFICINA VIRTUAL

Las Oficinas Virtuales son oficinas integrales que prestan servicios de secretariado,
asistenciales y de comunicación (teléfono, correo electrónico, comunicación por fax,
teleconferencias, Internet, etc.) a empresarios y profesionales, pero de forma
externa (outsourcing). Adicionalmente, también suelen proporcionar un domicilio
social. Por lo general ofrecen servicios para cubrir áreas en las que las empresas
no pueden dedicar presupuesto, riesgo ni infraestructura por no disponer de
recursos. Por ejemplo, para aquellas que no pueden montar nuevas oficinas con
gastos fijos de personal, seguro social, equipos extras de telefonía, fax,
computación, fotocopiadoras, escáner, conexiones a Internet etc.

puede describirse como un lugar virtual e intangible donde se llevan a cabo tareas
de negocios como si se tratase de una oficina física. Principalmente las oficinas
virtuales van enfocadas a prestar servicios a los clientes, es decir que una oficina
virtual puede ofrecer productos y servicios sin hacer uso de los medios tradicionales,
lo cual puede llegar a ser mucho más eficiente, ya que los clientes pueden acceder
a la información o servicios las 24 horas del día.

¿PARA QUÉ SIRVE UNA OFICINA VIRTUAL?

Las oficinas virtuales principalmente van enfocadas a empresas multinacionales,

medianas y pequeñas, además de también para profesionistas y emprendedores
que desean reducir los costos y contar con un domicilio para su empresa o negocio.
Las oficinas virtuales son muy comúnmente para tener presencia en diversos
lugares, sin la necesidad de contar con un espacio físico, que a menudo suele ser
muy costoso.
Una de las grandes ventajas además de las ya mencionadas, es que te permite
dirigir un negocio desde cualquier parte del mundo, ya con una oficina virtual tendrás
un lugar a donde se podrán comunicar tus clientes, sin la necesidad de usar
una oficina virtual. Actualmente en casi todo el mundo se ofrece el servicio
de oficinas virtuales a costos mucho más bajos comparados con el mantenimiento
de un lugar físico.
La definición de oficina virtual puede describirse como un lugar virtual e intangible
donde se llevan a cabo tareas de negocios como si se tratase de una oficina física.
Principalmente las oficinas virtuales van enfocadas a prestar servicios a los clientes,
es decir que una oficina virtual puede ofrecer productos y servicios sin hacer uso de
los medios tradicionales, lo cual puede llegar a ser mucho más eficiente, ya que los
clientes pueden acceder a la información o servicios las 24 horas del día.

 Tener una dirección comercial que le proporcione prestigio a su compañía.

 Ofrecer una imagen profesional.
 Expandirse a nuevos mercados: una oficina virtual facilita establecerse en
otras regiones o países.
 Establecerse temporalmente o de manera permanente.
 Obtener flexibilidad ya que con una oficina virtual nadie notará que se ha
tomado algún tiempo libre o se ha desplazado a otro lugar.

¿PARA QUÉ SIRVE UNA OFICINA VIRTUAL?

Las oficinas virtuales principalmente van enfocadas a empresas multinacionales,

medianas y pequeñas, además de también para profesionistas y emprendedores
que desean reducir los costos y contar con un domicilio para su empresa o negocio.
Las oficinas virtuales son muy comúnmente para tener presencia en diversos
lugares, sin la necesidad de contar con un espacio físico, que a menudo suele ser
muy costoso.
Una de las grandes ventajas además de las ya mencionadas, es que te permite
dirigir un negocio desde cualquier parte del mundo, ya con una oficina virtual tendrás
un lugar a donde se podrán comunicar tus clientes, sin la necesidad de usar
una oficina virtual. Actualmente en casi todo el mundo se ofrece el servicio
de oficinas virtuales a costos mucho más bajos comparados con el mantenimiento
de un lugar físico.

CARACTERISTICAS DE UNA OFICINA VIRTUAL

La recepción de servicios es excelente Estas oficinas llegan a ofrecer servicios

de recepción de primera calidad.

Servicios de correo y de teléfono siempre activo Con estos servicios no se

perderá ninguna llamada o solicitud online, ya que siempre estarán activas estas
opciones, en especial la de servicio de recepción de correo.

Los servicios de recepción

Una de las cosas buenas acerca de este tipo de oficina es tener un servicio de
buena recepción. Si usted tiene cerca los clientes potenciales que deseen
informarse acerca de su negocio, que será recibido profesionalmente e informó
exactamente lo que necesita hacer para que llamen a su teléfono.

Los servicios telefónicos y de correo

Como un negocio, usted puede obtener un número de llamadas entrantes de

clientes o clientes potenciales acerca de los negocios propios. Cuando se trata de
llamadas telefónicas, se pondrá en marcha las llamadas ya que será enviado
directamente a su teléfono - si esto es lo que usted quiere. Por lo tanto, usted puede
tener una oficina virtual, pero usted puede estar seguro que no se pierda ninguna
llamada de los clientes potenciales. Estas oficinas también tiene correo de
recepción y clasificación de los servicios para el correo de las necesidades del
negocio
Elegantes y cómodas salas de conferencias

Las salas de conferencias también están disponibles para ayudarle con todas sus
reuniones de negocios. Las salas de conferencias van a ser muy presentable para
los clientes de negocios. Con una buena oficina, usted puede dejar una buena
impresión en sus clientes, además de manejar adecuadamente sus negocios.

Dirección de la empresa

Tener una dirección de la empresa es importante, ya que añade un toque más

profesional a su negocio.

Los estacionamientos

Ya que los clientes lo van a visitar, tienen que tener un buen lugar para estacionar
sus vehículos. Las oficinas virtuales suelen tener estacionamientos para que los
clientes se libren de preocupaciones cuando tienen que estacionar sus vehículos a
las citas.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA OFICINA VIRTUAL

 Ventajas:

ü Menor costo de instalaciones. La compañía no tiene que contar con tanta

capacidad de oficinas, debido a que algunos empleados están trabajando en otro
lado. Esto permite reducir los costos en alquiler y expansión de oficinas.
ü Menor costo de equipo. En lugar de proporcionar equipo de oficina a cada
empleado, los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte de equipo de
forma similar como los usuarios de una LAN comparten sus recursos.

ü Red formal de comunicaciones. Como los trabajadores a distancia deben

mantenerse informados y recibir instrucciones específicas, deben prestar más
atención a la red de comunicación. En la oficina tradicional mayor parte de la
información se comunica a través de conversaciones casuales o por medio de la
observación.

ü Menos interrupciones en el trabajo. Cuando existen fenómenos naturales o se

colapsan los medios de transporte esto impide a los empleados trasladarse, por
ejemplo desde su hogar hasta la oficina interrumpiendo así o paralizándose las
actividades de la organización.

üContribución social. Permite a la empresa contratar a personas que de otra

manera no tendrían oportunidad de trabajar. Las personas con discapacidad, los
adultos mayores y los padres con hijos pequeños son los más beneficiados ya que
pueden trabajar desde la comodidad de su hogar.

 Desventajas:

û Sensación de aislamiento. Cuando los empleados no entran en contacto a diario

con sus colegas, pierden la sensación de ser una parte importante en la
organización.

û Temor a perder el trabajo. Puesto que el trabajo del empleado se realiza con
independencia de la operación de la compañía, los empleados fácilmente pueden
comenzar a sentir que no son indispensables y que son reemplazables por cualquier
persona que pueda utilizar una computadora y un módem.
 û Decaimiento en el ánimo. La ausencia de retroalimentación positiva que se
genera a través de una interacción a cara a cara con superiores o iguales. Otro
factor es que los sueldos de los trabajadores a distancia suelen ser menores que
los que trabajan en oficinas fijas.

û Tensión familiar. Si hay tensiones en la casa el trabajador no puede escapar de

ellas, aumentando así la tensión y no puede concentrarse en el trabajo.

Ventajas de la oficina virtual

 Menor inversión de puesta en marcha. Si tu empresa está recién comenzando, la oficina

virtual puede ser una buena opción. Permite no tener que arriesgar parte del capital
alquilando un local o una oficina tradicional. También es una opción tentadora si
estás pensando ampliar tu negocio en otras zonas geográficas.

 Ahorro de dinero. Al realizar toda la operación en línea y no tener que invertir en el espacio
físico, ahorrás dinero no sólo en la inversión inicial (local, equipos, instalaciones) sino en
todos los costos de operación habitual: alquileres, servicios. Este ahorro se traduce en
precios más competitivos o mayor rentabilidad frente a la competencia.

 En todo momento y en todo lugar. Las actividades cotidianas pueden realizarse desde
cualquier lugar del mundo y en el horario elegido, basta con tener los equipos necesarios
de comunicación que permitan contactarte con tus clientes: una PC con acceso a internet
y un teléfono.

 Horarios flexibles. Para muchas personas trabajar desde su casa o el lugar elegido es una
ventaja porque se trabaja más cómodo y además hay flexibilidad horaria. Esto permite
también atraer y retener talentos que huyen de los trabajos tradicionales o viven alejados
de tu localidad.

 Reducción de tiempos y eventualidades. En algunos casos, aumenta la productividad,

ya que se reducen los tiempos y costos de viaje frente a movilizarse hacia una oficina
física. Además el trabajo no se ve afectado por eventualidades como problemas climáticos
o de tránsito.

Desventajas de la oficina virtual

 Dependencia de internet. La conexión a la red se torna indispensable en este tipo de
oficinas, ya que es la herramienta por excelencia para poder comunicarse con socios,
empleados y clientes. La dependencia es tan alta que prácticamente es imposible
trabajar sin conexión.

 No todos son capaces de "virtualizar". Por un lado, no todas las actividades son factibles
de realizarse desde cualquier lugar y sin un espacio físico concreto. Por otro lado... ¡no
todas las personas son capaces de trabajar virtualmente! Trabajar desde casa requiere
de organización,automotivación y orientación a resultados.

 Dificultades de comunicación. Con tu equipo de trabajo o con los clientes. Las

herramientas mejoran día a día, pero aun así muchas veces es difícil suplir la
comunicación personal en asuntos de negocios. Es importante tener un lugar donde
poder reunirse al menos periódicamente.

 Baja personalización. Al trabajar virtualmente, se pueden tercerizar algunos

servicios como la atención telefónica, por ejemplo, a través de una secretaria virtual. Este
tipo de servicios se brindan para varias empresas simultáneamente, lo que hace que la
atención de los clientes no sea personalizada ni represente exclusivamente la imagen de
tu negocio.

 Dificultades para controlar y coordinar. La supervisión en un ambiente físico es mucho

más sencilla, muchas veces basta con cambiar a la oficina de al lado u observar el trabajo
de un empleado. En el ambiente virtual ni la dirección de los trabajadores, ni la
coordinación del equipo de trabajo resultan tan sencillas. Se hace necesario encontrar
alternativas para favorecer la comunicación y el control.

LOS TIPOS DE OFICINAS VIRTUALES se derivan de los servicios que ofrecen,

algunas pueden ser muy integrales, es decir, abarcar varios servicios (lo cual las
hace muy completas) o bien hay otras que se enfocan a ofrecer un servicio en
específico.
Ahora bien, existen cuatro tipos de servicios en una oficina virtual:

 Espacio de oficina físico

 Recepción de correo
 Oficina de atención telefónica
 Soporte de personal
Estos tipos de servicios llegan a tener diferentes costos, y es importante al
seleccionarlos se asegure de que cubrirán las necesidades que tiene, aunque cada
uno de estos servicios por separado proveen un alto nivel profesional.

A continuación le hablo un poco más de cada uno de estos servicios de oficinas

virtuales
Oficina Virtual de Espacio Físico

Estas oficinas proporcionan un espacio y una ubicación específica y son ideales

para los negocios de casa. Muchas compañías que comienzan, hacen uso de estos
espacios compartidos para atender reuniones con clientes, hacer juntas, tener video
conferencias, etc.

Este tipo de espacios tienen los elementos necesarios para proporcionar un buen
servicio de oficina manteniendo un nivel altamente profesional en su negocio.

Oficinas de Recepción de Correo

Una de las opciones más populares para una firma es el uso de oficinas con
recepción de correos, debido a que a que les proporciona a los negocios una
dirección cuando no se llega a tener una específica.
El tener una dirección específica ayuda a las empresas y los negocios a legitimarlos
dandole a su vez fiabilidad al negocio.

Tener una ubicación en las principales ciudades le ayuda a solidificar la estabilidad

de su compañía con los clientes o socios.Por ejemplo usted vive en Toluca pero sus
clientes son del D.F, entonces puede hacer uso de una oficina virtual ahí.

Oficina de Atención Telefónica

Con este servicio lo que puede hacer es asegurarse de que las llamadas siempre
serán recibidas por algún operador y las llamada urgentes pueden ser enlazadas
hasta donde esté usted. Este servicio también es de gran utilidad cuandos se están
en reuniones, viajando o simplemente no puede contestar las llamadas.
Le recomendamos leer el artículo ventajas de los modelos de oficinas virtuales.
Oficina con Soporte de Personal

El apoyo de personal puede ser un elemento crítico para su empresa o negocio.

Algunas oficinas virtuales cuentan con abogados, contadores, administradores,
secretarias, etc; que ofrecen sus servicios, además de contar con una serie de
recursos.

Contar con este tipo de personal lo ayuda a ahorrar tiempo y personal, además de
mejorar sus habilidades de servicio dentro del negocio proyectando una buena
imagen.

También hay algunas oficinas virtuales que se enfocan en tener todos estos
servicios, junto con otros más; lo importante es que encuentre una que se ajuste a
sus necesidades y que proyecte un servicio profesional.

OFICINA VIRTUAL, LA IMPORTANCIA DE CONTRATAR ESTE SERVICIO.

La oficina virtual es una herramienta importante que puede servirte en diferentes

formas, según tus necesidades.

Sitare algunos ejemplos: Si eres un(a) emprededor o deseas emprender un

negocio, requieres de una oficina (domicilio) donde tus clientes o proveedores
puedan dejarte documentos o recados necesarios para tu negocio, lo cual esto
genera gastos tanto de infraestructura para el inicio, así como gastos corrientes.
Esto se puede eviatar contratando el servicio de oficina virtual, en el cual
pagas una cantidad minimo en relación a los gastos que generan una oficina
fisica y por lo tanto desde la comodidad de tu casa u oficina, puedes vender tus
productos por medio de intenet, periodicos, radio, televisión, telemarketing o prestar
tus servicios a domicilio. Así que la oficina virtual es necesario si estas inciando un
negocio y no cuentas con el capital suficiente, o tu capital es restringido y te gustaría
mejor invertirlo en publicidad y productos o herramientas para tu empresa, y con el
tiempo posteriormente una vez que haya crecido tu empresa puene tener tu oficina
fisica.

Otro ejemplo; si te encuentras en otra ciudad y tu deseas expandir tu mercado y

necesitas una dirección donde tus posibles clientes o proveedores necesitan un
lugar donde localizarte dentro de la ciudad o contar con teléfonos locales,
brindandote un crecimiento mas rapido.

Entre otras razones para contratar una oficina virtual cuando el empresario
deseaparticipar en alguna(s) licitación(es) es indispensable que cuente con un
domicilio dentro del Estado, por lo tanto si tu negocio es venderle a los gobiernos
federales o Estatales, esta es una solución para el desarrollo de tu negocio y/o
empresa.

Te podría dar muchos ejemplos de los beneficios que te traen la contratación de

una oficina virtual. Como te comente al principio de este articulo, todo depende de
las necesidades que quieras cubrir.

LA IMPORTACIA DE TENER UNA OFICINA VIRTUAL

Muchos propietarios de pequeñas empresas ven la importancia de contar con una

oficina formal para su negocio. Para empezar, las empresas necesitan un lugar para
realizar transacciones de negocios cara a cara. Debe haber un lugar donde los
clientes, socios y empleados puedan ir a cumplir sus negocios o para enviar y recibir
sus documentos o paquetes.

Sin embargo, hay una variedad de casos en los que los dueños de negocios
necesitan reducir los costos. En aquellos casos a menudo no tendrá en cuenta la
necesidad de una oficina formal. En su lugar, optar por crear su oficina en
casa. Todo este inconveniente se produce porque los dueños de negocios pueden
creer que tiene una oficina formal que les costará más que su negocio. Hoy en día
esto ya no es un problema. El mundo está descubriendo ahora las grandes ventajas
que ofrece disponer de una oficina virtual.

Hay muchas oficinas virtuales abriéndose en todos los rincones del país. Lo que
hace tener una oficina virtual, un éxito entre los propietarios de negocios es el hecho
de que ofrecen casi todas las instalaciones y servicios de apoyo necesarios para el
funcionamiento de una oficina. Sin embargo, con una oficina virtual se reducen los
costos y obteniendo un precio muy asequible.

En muchos casos, tener este tipo de oficina permite el acceso a las salas de
conferencias y otras reuniones de grupos más grandes pueden ser mantenidas. El
ambiente que rodea a las salas de conferencias hace que el flujo de ideas y la
discusión cara a cara sea mucho más fácil de manejar.

Este tipo de oficinas por lo general vienen con un área de recepción formal. Con un
área de recepción y que sus clientes sean formalmente recibidos. También se les
proporciona una confortable zona de espera, mientras esperan a que venga a
saludarlos.

Cada oficina cuenta con todas las necesidades básicas, tales como mesas, sillas y
escritorios a fin de proporcionar una imagen muy profesional, sin embargo, el
ambiente de trabajo es muy cómodo y productivo. Las oficinas virtuales
proporcionan un lugar donde los dueños de negocios, socios y empleados pueden
colocar sus herramientas, equipos y suministros. Estas oficinas son también un
lugar donde puedes encontrarte con visitas a los clientes según sea necesario.

Los costos de las oficinas virtuales son definitivamente más bajos en comparación
con los de una oficina formal. Incluso con los costos más bajos, los servicios se
pueden personalizar para satisfacer sus necesidades y requerimientos
específicos. Las oficinas virtuales ofrecen una opción asequible que puede ser la
solución perfecta para muchas pequeñas empresas. Tanto si se trata simplemente
de tener una presencia formal, o tener un lugar de reunión formal.