ACTA DE APERTURA Y CIERRE

ACTA DE APERTURA Y ACTA DE CIERRE DE UNA AUDITORIA AMBIENTAL

En la ejecución de las auditorías internas se llevan a cabo las siguientes etapas:

1. Reunión de Apertura

Debe darse una reunión de apertura. La auditoría comienza con una reunión de
apertura en la que intervienen el equipo auditor, el auditado y todos aquellos que
van a participar en la misma, con el fin de preparar las condiciones que garanticen
un desarrollo exitoso de las actividades a ejecutar durante la permanencia en el
lugar. Es esencial que el auditor muestre seguridad y conocimiento de los temas
de la evaluación e inspire confianza al auditado.

El propósito de una reunión de apertura es el de:

a) Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado.

b) Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoria y llegar a un acuerdo con
respecto a la tabla de tiempos de la auditoria.
c) Proveer un resumen corto de la metodología y de los procedimientos a ser
utilizados durante la auditoría.
d) Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estén
disponibles.
e) Promover la participación activa del auditado,
f) Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para
el equipo auditor.

2. Recolección de Evidencia

La información apropiada debe ser recolectada, analizada, interpretada y

documentada para ser utilizada como evidencia de la auditoria en un proceso de
verificación y evaluación para determinar si los criterios de la auditoría se están
cumpliendo.

La evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que auditores

ambientales competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a
resultados de auditoría similares a la evaluación de la misma evidencia contra los
mismos criterios de auditoría.

La evidencia de la auditoría debe ser recolectada por medio de entrevistas,

revisión de documentos y la observación de actividades y condiciones.
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La información recolectada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio
de la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes, como
observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Declaraciones que
no puedan ser confirmadas deben ser identificadas como tales.

Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los

procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y
medición efectivos.

3. Evaluación de Hallazgos y Diagnóstico

Una vez revisada la documentación, efectuadas las entrevistas y concluidas las

visitas, inspecciones y muestreos, cada auditor procede a la revisión, clasificación
y síntesis de la información obtenida en las áreas o actividades evaluadas, con el
fin de detectar aquellos aspectos en los cuales la situación ambiental presenta
irregularidades, es adecuada o se puede mejorar.
Luego se reúne el equipo auditor en mesas de trabajo periódicos para verificar que
se han cubierto todos los aspectos incluidos en el plan, discutir acerca de
irregularidades detectadas por cada auditor durante la etapa de recolección de
evidencias y revisar todos los resultados para determinar cuales deben calificarse
e informarse como no conformidades en relación con los criterios de auditoría
establecidos. Las conformidades también se pueden documentar pero debe
tenerse cuidado para no asegurar siempre, de manera absoluta la conformidad,
dadas las limitaciones que se presentan durante la auditoría.
En la etapa de evaluación y diagnóstico se acude a los criterios de auditoría
establecidos y se ponen en juego la capacidad técnica y la formación profesional
del auditor. Es necesario discernir si las actividades, procesos o actuaciones del
auditado son suficientemente eficaces y fiables de modo que causen el menor
impacto ambiental con la tecnología disponible y se ajusten a normas,
disposiciones legales aplicables y a la capacidad financiera de la entidad.

4. Resultados de la Auditoria

El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar

donde no se cumple con los criterios de auditoria del EMS. El equipo auditor debe
entonces asegurarse que los resultados de la auditoria de no conformidad sean
documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de
la auditoría.

La evidencia recolectada durante la auditoria ambiental inevitablemente será

solamente una muestra de la información disponible, parcialmente debido al hecho
de que una auditoría ambiental es realizada durante un periodo de tiempo limitado
y con recursos limitados. Por lo tanto existe un elemento de incertidumbre
inherente a todas las auditorias ambientales y a todos los usuarios de los
resultados, todas las auditorias ambientales deben estar conscientes de esta
incertidumbre.
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El auditor ambiental debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia

de la auditoria recolectada durante ésta y el reconocimiento de la incertidumbre en
los resultados y cualquier conclusión de la auditoria, se deben tomar estos
factores en cuenta al planear y ejecutar la auditoria.

El auditor ambiental debe obtener suficientes evidencias para que los resultados
individuales de la auditoria, agregados a los resultados de menor significancia,
puedan afectar cualquier conclusión alcanzada.

Los resultados de la auditoría deben ser revisados con la gerencia del auditado
con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no
conformidad.

5. Reunión de Clausura o cierre

Luego de completar la fase de recolección de evidencia y antes de preparar un

reporte de la auditoria, los auditores deberán tener una reunión con la gerencia del
auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propósito
principal de esta reunión es el de presentar los resultados de la auditoria al
auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de
la base de dichos resultados.

Durante la reunión cada auditor expondrá las observaciones relacionadas con el

tema por él evaluado y aportará en otros asuntos, de acuerdo con su experiencia y
conocimiento.Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el
auditor líder presente el reporte, las discusiones finales en el significado y
descripción de los resultados de la auditoria ultimádamente caen en el auditor
líder, sin embargo el cliente puede todavía estar en desacuerdo con los resultados.

Desarrollo de la Auditoría Interna

En la ejecución de las auditorías internas se llevan a cabo las siguientes etapas:

1. Reunión de apertura: Es la primera actividad que se debe considerar en la

Agenda del Plan de Auditoría; a ella asisten los Auditores y los Líderes y
Responsables de los procesos a auditar. El propósito de la reunión de apertura es:

• Confirmar el plan de auditoría.

• Proporcionar un breve resumen de cómo se llevara a cabo las actividades
de auditoría.
• Confirmar los canales de comunicación
• Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.
• Atender cualquier inquietud planteada por los auditados

En la reunión de apertura, el auditor líder presenta a los auditados la siguiente

información:
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• Objetivo y Alcance de la Auditoría

• Agenda prevista
• La metodología a emplear de acuerdo con las técnicas de auditoría:

o Escrita
o Verbal – entrevistas
o Inspección física
o Ocular - observación en el sitio
o Documental - revisión de documentos y registros.

2. Comunicación durante la auditoría: Dependiendo del alcance y la

complejidad de la auditoría, puede ser necesario llegar a acuerdos formales para
la comunicación entre el Equipo Auditor y el auditado durante la auditoría.
Los integrantes del Equipo Auditor deberán consultarse periódicamente para
intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar las tareas
entre los auditores del equipo según sea necesario.
Durante la auditoría, el Auditor Líder deberá comunicar periódicamente los
progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado. Las evidencias
recopiladas durante la auditoría que sugieren un riesgo inmediato y significativo,
deberán comunicarse sin demora al auditado.
Cuando las evidencias disponibles de la auditoría indican que los objetivos de la
misma no son alcanzables, el Auditor Líder deberá informar las razones al
Director de Control Interno y al auditado, para determinar las acciones apropiadas.
Estas acciones pueden incluir la reconfirmación o la modificación del Plan de
Auditoría, cambios en los objetivos de la auditoría o su alcance, o la terminación
de la auditoría.

3. Recopilación y verificación de la información: Durante la auditoría, deberá

recopilarse mediante un muestreo apropiado y verificarse la información pertinente
para los objetivos, el alcance y los criterios de la misma, incluyendo la información
respecto a las interrelaciones entre funciones, actividades y procesos. Sólo la
información que es verificable puede constituir evidencia de la auditoría y se basa
en muestras de la información disponible; la evidencia deberá ser registrada.
Los métodos para recopilar información se basan en las técnicas de auditoría:

_ Entrevistas, revisión de documentos y registros: Se desarrollan entrevistas a

los auditados. Durante las mismas se van revisando los documentos y registros
que el auditor solicite para verificar la veracidad de la información suministrada por
los auditados y la ausencia de no conformidades respecto a los requisitos
establecidos. Los hallazgos hechos durante las entrevistas se consignan por los
auditores en el formato listas de verificación para auditorías internas de calidad.
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_ Observaciones en el sitio: Cuando sea necesario, se realizan observaciones

directas en el lugar de trabajo, para verificar la conformidad con los requisitos
establecidos.
La información recopilada puede ser: registros, declaraciones de hechos o
cualquier otra información que sea verificable.

4. Evaluar la evidencia

La evidencia de la auditoría deberá ser evaluada frente a los criterios de auditoría

para generar los hallazgos, los cuales pueden indicar tanto conformidad como no
conformidad con los criterios.
Cuando los objetivos de la auditoría así lo especifiquen, los hallazgos pueden
identificar observaciones u oportunidades para la mejora.
El equipo auditor deberá reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos
de la auditoría en etapas adecuadas durante la misma.
La conformidad con el criterio de auditoría deberá resumirse para indicar
ubicaciones, funciones o procesos que fueron auditados.
Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan deberán
registrarse. Las no conformidades pueden clasificarse, estas deberán revisarse
con el auditado para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditoría
es exacta y que las no conformidades se han comprendido. Se deberá realizar
todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinión divergente relativa a las
evidencias y/o los hallazgos de la auditoría y deberán registrarse los puntos en los
que no haya acuerdo.
El Auditor Líder es el responsable de la preparación y del contenido del Informe de
la Auditoría, el cual debe proporcionar un registro completo, preciso, conciso y
claro de la auditoría y hacer referencia a lo siguiente:

• Información general: Macroproceso, proceso y responsable del proceso

auditado, No. de la auditoría, lugar y fecha del informe.
• Fecha de inicio y término de la auditoría y lugares donde se realizaron las
actividades de la auditoría
• Los objetivos de la auditoría
• El alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades
y/o dependencias de la organización y de las áreas funcionales o los
procesos auditados y el intervalo de tiempo cubierto.
• Criterios de la auditoría. (Documentos de Referencia y Documentos
Analizados)
• Resultados de de la auditoría. (Descripción de los Hallazgos: Fortalezas, No
conformidades y observaciones)
• Conclusiones de la auditoría.
• Identificación del Auditor Líder y Equipo Auditor.
•
El Auditor Líder y su Equipo Auditor deberá reunirse antes de la reunión de cierre
para realizar las Conclusiones Generales de la Auditoría, con base en los
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Informes de Auditoría e indicar el proceso al cual le corresponde adelantar el

seguimiento a la mejora correspondiente, para lo cual desarrolla lo siguiente:

• Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada

recopilada durante la Auditoría frente a los objetivos de la misma.
• Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la
incertidumbre inherente al proceso de auditoría, de conformidad con los
objetivos de la auditoría.
• Comentar el seguimiento de la auditoría, si estuviera incluido en el Plan de
la misma.

El Auditor Líder deberá presentar los Informes de Auditoría por cada proceso y las
Conclusiones Generales de la Auditoría, al Inspector General del Ejército y al
Director de Control Interno para su conocimiento.

5. Reunión de cierre:

Es la última actividad programada en la agenda del plan de auditoría. Se debe

tener en cuenta que esta se programará para ser efectuada máximo ocho (8) días
después de terminado el trabajo de campo.
La Reunión de Cierre es presidida por el Inspector General del Ejército o el
Director de Control Interno; el Auditor Líder deberá presentar las conclusiones
generales de la auditoría de tal manera que sean comprendidas y reconocidas por
los Líderes y Responsables de los procesos auditados para que presenten las
acciones correctivas, preventivas y de mejora, de acuerdo con el procedimiento
establecido.
Si se presentan diferencias respecto del resultado del informe, entre el auditado y
el equipo auditor, éstas serán presentadas al Inspector General del Ejército para
que adopte las medidas que considere pertinentes.
De la Reunión de Cierre se deja evidencia en el Acta de Reunión de Apertura y
Cierre, en la cual firman los asistentes.

Proceso: Gestión de Calidad

Subproceso: Auditoria y Control

Procedimient
o: Auditorias de Calidad

Código: GC-AC- P-01-FT-05 Acta de Apertura y Cierre

Formato: de Auditoria
Versión: 01

Fecha de elaboración:19/07/2005
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Fecha de elaboración: _______________________________________________

ASISTENTES

Nombre(s) Auditado(s) Cargo

Nombre(s) Auditor(es)

1. Presentación de Auditados y Auditores ()

2. Objetivos de la Auditoria ()

3. Alcance ()

4. Metodología (Entrevista, Revisión de documentos) ()

5. Muestreo ()

6. Confidencialidad ()

7. Canal de comunicación Auditado- Auditor ()

8. Métodos de registro del auditor ()

9. Cuando una pregunta no sea claramente planteada al ( )

Auditado, se puede solicitar que se repita.
10. Duración de la Auditoria ()

Tema Hora

Reunión de inicio

Auditoria pura

Redacción de Hallazgos
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Reunión cierre y firma de Acta

Hallazgos Positivos
________________________________________________________________________

Total de otros hallazgos ______________________________________________

Observaciones_____ No conformidades Mayores ______ No conformidades menores ____

Observaciones

Firma Auditor Principal _______________________________________

Firma (s) Auditado(s) _______________________________________

_______________________________________