Utilizar BUSCARV en Lugar de SI Anidado

Utilizar BUSCARV en
lugar de SI anidado
Cuando tienes varias funciones SI anidadas se complica el manejo de
una fórmula. Sin embargo podemos replantear el problema para
solucionarlo con la función BUSCARV. Este método reducirá
considerablemente la cantidad de funciones utilizadas.
Considera el siguiente ejemplo. Una empresa hará una exportación de

productos hacia Alemania y necesita remplazar el color de cada
producto por su nombre en alemán. La tabla de equivalencia de
colores es la siguiente:
Función SI anidada
Algunos podrían decidir utilizar la función SI anidada para encontrar el
color equivalente para cada producto. El problema con esta opción es
que tendremos una fórmula demasiado complicada:
=SI(E2=A2,B2,SI(E2=A3,B3,SI(E2=A4,B4,SI(E2=A5,B5,SI(E2=A6,B6,SI(E2=A7,
B7,SI(E2=A8,B8, SI(E2=A9, B9, SI(E2=A10, B10, SI(E2=A11, B11))))))))))
Observa cómo la fórmula anterior funciona correctamente:

Aunque esta fórmula funciona correctamente, no es la mejor opción ya
que entre mayor sea el número de colores mayor será el número de
funciones SI anidadas. Una mejor alternativa es utilizar la función
BUSCARV.
La función BUSCARV
Con la función BUSCARV la fórmula se simplifica, porque la función
nos permite realizar una búsqueda directa sobre la tabla de
equivalencias. De esta manera la fórmula que resuelve nuestro
problema queda como sigue:
=BUSCARV(E2, A2:B11,2)
Observa el resultado:
La simplicidad de esta fórmula nos evita tener errores al escribir una
fórmula con muchas funciones SI anidadas. Otra ventaja de este
método es que aunque la tabla de equivalencia de colores crezca, la
fórmula se mantiene prácticamente igual. Solamente tendríamos que
modificar el segundo argumento de la función BUSCARV el cual indica
el rango de celdas donde se encuentra la tabla de equivalencias.
Cargar valores de lista

dinámicamente
Las listas desplegables nos permiten restringir las opciones que un
usuario puede ingresar en una celda, lo cual es de mucha utilidad para
validar los datos de nuestra hoja. Sin embargo, las opciones de una
lista son determinadas al momento de crearla y en más de una
ocasión queremos que esos valores de la lista aumenten o disminuyan
automáticamente.
Si aún no sabes cómo crear una lista desplegable en Excel, te

recomiendo leer el artículo Lista para validación de datos en
Excel donde aprenderás tres métodos para a crear una lista. Uno de
esos métodos es ingresar cada uno de los elementos de la lista
separados por coma (o por punto y coma) en el recuadro Origen del
cuadro de diálogo Validación de datos.
También aprenderás que podemos indicar el origen de la lista como
un rango de celdas o como un rango nombrado y Excel obtendrá el
valor de cada celda indicada y lo colocará como una opción de la lista.
Lo que nos interesa analizar en esta ocasión es el momento cuando

necesitamos actualizar los valores de la lista, ya sea que quieres
eliminar un elemento o agregar uno nuevo. Si has utilizado el método
de ingresar los elementos en el recuadro Origen o has indicado un
rango de celdas, para poder actualizar los elementos de la lista
tendrás que abrir de nuevo el cuadro de diálogo Validación de datos y
hacer la modificación manualmente.
La única opción de las que he mencionado anteriormente en donde no
será necesario abrir el cuadro de diálogo Validación de datos para
actualizar los elementos, serán aquellas listas cuyo origen fue indicado
como un rango nombrado
Lista desplegable con nombre de rango

La gran ventaja de definir el origen de la lista como un rango
nombrado, es que podrás tener varias listas en tu libro de Excel
basadas en el mismo rango nombrado y eso nos permitirá actualizar
todas las listas al mismo tiempo con solo modificar la definición del
nombre.
Para este primer ejemplo supondremos un rango de datos como el

mostrado en la siguiente imagen:
El primer paso para crear nuestra lista es crear el rango nombrado, así
que seleccionaré el rango A1:A10 y en el recuadro de nombres
colocaré el nombre “Vendedores” tal como se muestra a continuación:
Al pulsar la tecla Entrar habremos creado nuestro rango nombrado y
en seguida seleccionaré la celda D1 y pulsaré el comando Datos
> Validación de datos donde seleccionaré la opción Lista y colocaré
como Origen el nombre recién creado.
Una vez creada la lista, la celda D1 mostrará todos los nombres

contenidos en el rango nombrado.
Ahora viene la parte que nos interesa en este artículo y es la
actualización de los elementos de la lista. Si quiero agregar un nuevo
nombre a la lista debo insertarlo en la fila 11 de la hoja tal como se
observa en la siguiente imagen:
Ahora debo ir a la ficha Fórmulas > Nombres definidos

> Administrador de nombres y al abrirse el cuadro de diálogo debo
pulsar el botón Editar para modificar el nombre “Vendedores” que
recién acabamos de crear. Para incluir la nueva fila debemos modificar
la referencia del rango nombrado.
Al hacer clic en Aceptar y cerrar la ventana del Administrador de
nombres, la celda D1 mostrará una lista con el nuevo valor que
acabamos de incluir en la definición del nombre.
Aunque este método no realiza una actualización automática, es de

mucha utilidad en caso de tener varias listas basadas en los mismos
datos ya que nos evitará el tener que modificar el origen de cada lista
y solo tendremos que editar la referencia indicada en el nombre de
rango.
Lista desplegable con una fórmula

El método que te mostraré a continuación hará una actualización
automática de los elementos de una lista, ya sea que se agreguen
nuevos elementos o que se eliminen. La única condición para que
todo funcione correctamente es que se debe utilizar la columna de una
hoja exclusivamente para colocar los elementos de la lista.
Se recomienda que esa columna especial no tenga encabezados de
columna, ni tampoco celdas con contenido por debajo de los
elementos de la lista. Esto se debe a que utilizaremos una fórmula que
contará las celdas de dicha columna especial y por lo tanto
necesitamos que solamente estén presentes los elementos de la lista.
Todo comienza con el uso de la función CONTARA, la cual nos ayuda

a contar las celdas que tienen un valor dentro de un rango. Si
queremos saber las celdas de la columna A que tienen un valor,
podemos utilizar la siguiente fórmula:
=CONTARA(A:A)
La referencia A:A le pide a la función que considere todas las celdas

de la columna A. Si utilizamos esta fórmula con nuestros datos de
ejemplo, obtendremos el siguiente resultado:
La fórmula nos devuelve la cantidad exacta de celdas que tienen un

valor en la columna A y ese dato lo podremos utilizar para crear una
referencia al rango A1:A10. La fórmula que utilizaremos es la
siguiente:
=DESREF(A1,0,0,CONTARA(A:A),1)
La función DESREF en Excel nos ayuda a definir un rango de celdas

indicando el ancho y alto a partir de una celda inicial. En este caso, el
primer argumento es la celda inicial y el tercero y cuarto argumentos
son el alto y ancho del rango que deseamos obtener.
Lo importante de esta fórmula es el alto del rango, que es devuelto por

la función CONTARA, ya que eso nos garantizará que siempre
obtendremos el rango ocupado por las celdas de la columna A que a
su vez serán los elementos de nuestra lista.
En seguida seleccionaré la celda D1 y pulsaré el comando Datos

>Validación de datos y crearé una nueva lista indicando
como Origen la fórmula que acabamos de crear:
Como resultado obtendremos una lista desplegable que tendrá todos

los elementos de la columna A. Y lo mejor es que, al agregar un nuevo
elemento en la columna A, será insertado automáticamente en la lista
sin necesidad de realizar alguna acción.
Lista desplegable con nombre de rango dinámico
La tercera técnica que revisaremos, es una combinación de las dos
anteriores, donde aprovecharemos lo mejor de ambos métodos. Por
un lado, las listas creadas con rangos nombrados nos permiten
actualizar el origen de datos en un solo lugar y como consecuencia
todas las listas basadas en ese Nombre se actualizarán
automáticamente.
Por otro lado, la fórmula nos da la oportunidad de obtener

automáticamente el rango de celdas que contiene los valores dentro
de una columna. Los pasos para crear una lista basada en un rango
dinámico son los siguientes:
1. Crear un rango nombrado basado en una fórmula.

2. Crear una lista basa en el rango nombrado del paso anterior.
Para el primer paso iré a la ficha Fórmulas > Nombres definidos >
Administrador de nombres y una vez que se abra el cuadro de diálogo,
pulsaré el botón Nuevo para crear un nuevo nombre que estará
basado en la fórmula que se muestra en la siguiente imagen:
Observa que el Nombre que he elegido es MiLista y el ámbito es

el Libro, lo que quiere decir que el Nombre podrá ser utilizado en
cualquier hoja del libro. La fórmula utilizada es la siguiente:
=DESREF(NombreDinamico!$A$1,0,0,CONTARA(NombreDinamico!$A:$A),1)
Esta fórmula necesita referencias absolutas porque queremos utilizar

el nombre en cualquier hoja del libro. La
referencia NombreDinamico!$A$1 le dice a Excel que debe ir a la
celda A1 de la hoja NombreDinamico sin importar donde se encuentre.
Una vez que hemos creado el nombre de rango basado en una
fórmula, podemos crear nuestra lista desplegable que tendrá como
origen el rango nombrado que acabamos de crear. Solo debo ir a la
ficha Datos > Validación de datos e ingresar la siguiente información:
De esta manera la lista de validación de datos se actualizará

automáticamente al momento de ingresar nuevos valores bajo la
columna A. En la siguiente imagen puedes observar que he agregado
cinco nuevos nombres y la lista los despliega automáticamente.
Para probar este método, puedes crear listas desplegables en otras
hojas del libro y observarás que se actualizan automáticamente al
modificar las celdas de la columna A de la hoja NombreDinamico.
Lista desplegable con columna de Tabla

Uno de los métodos que más me gusta para agregar valores a una
lista de manera automática, es utilizar la columna de una tabla de
Excel como el origen de los datos.
Las tablas de Excel fueron introducidas en Excel 2007 y se refieren a

un objeto que tiene un formato especial pero además, tienen una
funcionalidad única. La siguiente imagen muestra nuestros datos de
ejemplo después de haber creado una tabla con el comando Inicio >
Dar formato como tabla.
Excel asigna de manera automática un nombre a la tabla y lo puedes

confirmar al abrir el Administrador de nombres desde la ficha Fórmulas
> Nombres definidos. La siguiente imagen nos muestra que el nombre
de la tabla es Tabla1:
Para crear una lista basada en la columna Nombre de
la Tabla1utilizaremos la siguiente fórmula:
=INDIRECTO("Tabla1[Nombre]")
La función INDIRECTO nos devuelve una referencia a partir de una

cadena de texto y en este caso, la referencia devuelta será a la
columna Nombre de la Tabla1. Al momento de crear nuestra lista
desplegable debemos colocar la fórmula de la siguiente manera.
La lista desplegable mostrará todos los valores de la
columna Nombre de la tabla.
Al agregar nuevas filas a la tabla, la lista desplegable mostrará

automáticamente los nuevos elementos de la columna Nombre. Ya
que las tablas tienen un alcance en todo el libro, podrás crear este tipo
de listas en cualquier hoja del libro y se actualizarán automáticamente
al detectar cambios en los datos de la tabla.
Ahora conoces diferentes alternativas en Excel para cargar valores a

una lista de manera automática. Descarga el libro de trabajo que he
utilizado en este artículo y experimenta con la creación de este tipo de
listas.

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Considera el siguiente ejemplo. Una empresa hará una exportación de

Observa cómo la fórmula anterior funciona correctamente:

Cargar valores de lista

Si aún no sabes cómo crear una lista desplegable en Excel, te

Lo que nos interesa analizar en esta ocasión es el momento cuando

Lista desplegable con nombre de rango

Para este primer ejemplo supondremos un rango de datos como el

Una vez creada la lista, la celda D1 mostrará todos los nombres

Ahora debo ir a la ficha Fórmulas > Nombres definidos

Aunque este método no realiza una actualización automática, es de

Lista desplegable con una fórmula

Todo comienza con el uso de la función CONTARA, la cual nos ayuda

La referencia A:A le pide a la función que considere todas las celdas

La fórmula nos devuelve la cantidad exacta de celdas que tienen un

La función DESREF en Excel nos ayuda a definir un rango de celdas

Lo importante de esta fórmula es el alto del rango, que es devuelto por

En seguida seleccionaré la celda D1 y pulsaré el comando Datos

Como resultado obtendremos una lista desplegable que tendrá todos

Por otro lado, la fórmula nos da la oportunidad de obtener

1. Crear un rango nombrado basado en una fórmula.

Observa que el Nombre que he elegido es MiLista y el ámbito es

Esta fórmula necesita referencias absolutas porque queremos utilizar

De esta manera la lista de validación de datos se actualizará

Lista desplegable con columna de Tabla

Las tablas de Excel fueron introducidas en Excel 2007 y se refieren a

Excel asigna de manera automática un nombre a la tabla y lo puedes

La función INDIRECTO nos devuelve una referencia a partir de una

Al agregar nuevas filas a la tabla, la lista desplegable mostrará

Ahora conoces diferentes alternativas en Excel para cargar valores a

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