Correspondencia Combinada

Correspondencia combinada
La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez.

Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían
secciones específicas del documento, que se personalizan. Entre los documentos
que Word puede crear con la combinación de correspondencia se
incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de correo. Existen tres documentos
relacionados con el proceso de combinación de correspondencia:
 Su documento principal
 Su origen de datos
 El documento combinado
Encontrará más información sobre cómo usar datos de Excel para combinar
correspondencia en el vídeo siguiente, que forma parte de un curso de
aprendizaje: Optimizar la combinación de correspondencia.
Paso 1: Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia
El paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es

configurar y preparar los datos. Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como
origen de datos de la lista de destinatarios.
Aquí encontrará algunas sugerencias para preparar los datos para una combinación
de correspondencia. Asegúrese de lo siguiente:
 Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo
que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para
dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas
de nombre y apellidos.
 Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja
de cálculo.
 Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el
formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los
valores.
 La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se
almacena en su equipo local.
 Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte
a su documento de combinación de correspondencia en Word.
Notas:
 Puede importar información de su hoja de cálculo de Excel importando información

de un archivo de valores separados por comas (.csv) o de texto (.txt) y usar el
Asistente para importar texto para crear una nueva hoja de cálculo.
1
 Para más información, vea Preparar el origen de datos de Excel para combinar
correspondencia en Word.
Paso 2: Iniciar la combinación de correspondencia
1. En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco.

2. En la pestaña Correspondencia del grupo Iniciar combinación de
correspondencia, elija Iniciar combinación de correspondencia y el tipo de
combinación que quiere ejecutar.
3. Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.
4. Busque su hoja de cálculo de Excel y luego elija Abrir.

5. Si Word se lo solicita, elija Hoja1$ > Aceptar.
Nota: De esta forma, la hoja de cálculo de Excel queda conectada al documento de

combinación de correspondencia que esté creando en Word.
2
Editar la lista de distribución de correo
Puede limitar quién recibe el correo.
1. Elija Editar lista de destinatarios.
2. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinación de correspondencia,

desactive la casilla junto al nombre de cualquier persona que no desee que reciba
sus correos.
Nota: También puede ordenar o filtrar la lista para que sea más fácil encontrar los
nombres y direcciones. Para obtener más información sobre cómo ordenar y filtrar
elementos, consulte Ordenar y filtrar los datos para una combinación de
correspondencia.
Paso 3: Insertar un campo de combinación
Puede insertar uno o más campos de combinación de correspondencia para que

obtengan la información de su hoja de cálculo y la inserten en el documento
Para insertar un bloque de direcciones para un sobre, una etiqueta, un

mensaje de correo electrónico o una carta
3
1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos,
elija Bloque de direcciones.
2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el

nombre del destinatario, tal como aparecerá en los sobres.
3. Elija Aceptar.
4. Elija Archivo > Guardar.
Para insertar una línea de saludo en un mensaje de correo electrónico o una

carta.
1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Línea

de saludo.
4
2. En el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo, haga lo siguiente:
o En el formato de la Línea de saludo, cambie el saludo si es necesario
seleccionando el saludo (Estimado es el predeterminado), el formato del nombre
del destinatario y la puntuación final (el valor predeterminado es una coma).
o En Línea de saludo para nombres de destinatarios no válidos, elija una opción
en la lista de saludos.
3. Elija Aceptar.
Para insertar datos de una hoja de cálculo en un mensaje de correo

electrónico o una carta
1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos,

elija Insertar campo de combinación.
2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, en Campos, elija un
nombre de campo (nombre de columna en la hoja de cálculo) y elija Insertar.
3. Repita el paso 2 según sea necesario y elija Cerrar cuando haya terminado.
Para obtener más información acerca de agregar campos de la hoja de cálculo en

el documento de combinación, consulte Insertar campos de combinación de
correspondencia. Además, si está interesado en obtener más información acerca
de las opciones para configurar el mensaje de correo electrónico,
consulte Combinación de correos electrónicos en Word.
Paso 4: Obtener una vista previa y finalizar la combinación de

correspondencia
Después de insertar los campos de combinación de correspondencia que desee,

obtenga una vista previa de los resultados para confirmar que el contenido sea
correcto y ya estará listo para completar el proceso de combinación de
correspondencia.
1. En la pestaña Correspondencia, elija Obtener una vista previa de los

resultados.
5
2. Elija los botones de registro Siguiente o Anterior para desplazarse a través de
los registros en el origen de datos y ver cómo aparecerán los registros en el
documento.
3. En el grupo Finalizar, elija Finalizar y combinar e Imprimir documentos o Enviar
mensajes de correo electrónico.
Paso 5: Guardar la combinación de correspondencia
Al guardar el documento de combinación de correspondencia, se mantendrá

conectado al origen de datos. Puede volver a usar el documento de combinación de
correspondencia para su próxima correspondencia en masa.
Abra el documento de combinación de correspondencia y elija Sí cuando Word le

pregunte si desea mantener la conexión.
Secciones
Que son secciones

Las secciones permiten establecer opciones de formato y diseño de página
específicas (como numeración de línea, columnas o encabezados y pies de página)
para diferentes partes de un documento. Al usar secciones, por ejemplo, puede dar
formato a la introducción de un informe como una sola columna y luego dar formato
al cuerpo del informe como dos columnas. Word trata un documento como una única
sección hasta que inserta un salto de sección.
6
Sección con formato como una sola columna
Salto de sección que controla el diseño y el formato de la sección anterior
identificada por 1
Sección con formato como dos columnas
Salto de sección que controla el diseño y el formato de la sección anterior
identificada por 3
Cada salto de sección controla el diseño y formato de la sección anterior para el
salto. Por ejemplo, si elimina un salto de sección, el texto antes del salto adquiere
todo el formato de la sección que sigue el salto. En la ilustración anterior, si se
elimina el primer salto de sección (2), la primera sección es formato como dos
columnas. La última marca de párrafo (¶) en el documento controla el diseño de
sección y el formato de la última sección del documento. Si el documento contiene
secciones, la última marca de párrafo controla el diseño y el formato de todo el
documento.
Insertar un salto de sección
1. Haga clic en el lugar en el que quiere que empiece una nueva sección.
2. Haga clic en Diseño > Saltos y, a continuación, haga clic en el tipo de salto de
sección que desee.
7
Nota: Si desea agregar un salto de página, haga clic en Página. Más información
sobre cómo agregar los saltos de página a su documento.
Tipos de saltos de sección

Salto de Descripción
sección
Página Inicia la nueva sección en la siguiente página.
siguiente
Continuo Inicia la nueva sección en la misma página. Este salto de sección es especialmente
documentos que tienen columnas. Puede usarlo para cambiar el número de colum
iniciar una nueva página.
Página par Inicia la nueva sección en la siguiente página par. Por ejemplo, si inserta un salto de
par al final de la página 3, la siguiente sección se iniciará en la página 4.
Página Inicia la nueva sección en la siguiente página impar. Por ejemplo, si inserta un s
impar sección de página impar al final de la página 3, la siguiente sección se iniciará en la
5.
Eliminar un salto de sección
Si ha agregado saltos de sección a su documento, la más sencilla manera de ver

dónde comienzan y finalizan es mostrar marcas de formato.
1. Haga clic en la pestaña Inicio y después, haga clic en Mostrar todos los
caracteres no imprimibles.
8
2. Haga clic en el salto de sección para seleccionarlo y después, presione la tecla
ELIMIN. Los saltos de sección tienen este aspecto:
Nota: Cuando elimina un salto de sección, Word combina el texto antes y después
del salto en una sección. La nueva sección combinada utilizará el formato de la
segunda sección (la que sigue al salto de sección).
Cambiar el tipo de salto de sección
1. Haga clic en la sección que quiera cambiar.

2. En el menú Formato, haga clic en Documento y, a continuación, en la
pestaña Diseño.
3. En la lista Inicio de sección, haga clic en el tipo de salto de sección que desee.

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Paso 1: Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia

El paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es

 Puede importar información de su hoja de cálculo de Excel importando información

Paso 2: Iniciar la combinación de correspondencia

1. En Word, elija Archivo > Nuevo > Documento en blanco.

3. Elija Seleccionar destinatarios > Usar una lista existente.

4. Busque su hoja de cálculo de Excel y luego elija Abrir.

Nota: De esta forma, la hoja de cálculo de Excel queda conectada al documento de

Puede limitar quién recibe el correo.

1. Elija Editar lista de destinatarios.

2. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinación de correspondencia,

Paso 3: Insertar un campo de combinación

Puede insertar uno o más campos de combinación de correspondencia para que

Para insertar un bloque de direcciones para un sobre, una etiqueta, un

2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, elija un formato para el

Para insertar una línea de saludo en un mensaje de correo electrónico o una

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos, elija Línea

Para insertar datos de una hoja de cálculo en un mensaje de correo

1. En la pestaña Correspondencia del grupo Escribir e insertar campos,

Para obtener más información acerca de agregar campos de la hoja de cálculo en

Paso 4: Obtener una vista previa y finalizar la combinación de

Después de insertar los campos de combinación de correspondencia que desee,

1. En la pestaña Correspondencia, elija Obtener una vista previa de los

Paso 5: Guardar la combinación de correspondencia

Al guardar el documento de combinación de correspondencia, se mantendrá

Abra el documento de combinación de correspondencia y elija Sí cuando Word le

Que son secciones

Insertar un salto de sección

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Eliminar un salto de sección

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Cambiar el tipo de salto de sección

1. Haga clic en la sección que quiera cambiar.

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