UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS
ADMINISTRATIVAS
CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Organización y Métodos
Docente:
Ing. Silvia Salinas Falquez, MAE
Tema:
Manuales Administrativos
Manual de Organización
Estudiante:
Arias García Gina Elizabeth
Curso:
M6-2
CI 2018 – 2019
I
INDICE
Introducción ................................................................................................................. 3
1. Manuales administrativos .................................................................................. 4
1.1. Definición ......................................................................................................... 4
1.2. Objetivos de los Manuales Administrativos ............................................... 4
1.3. Clasificación ............................................................................................... 5
2. Manual de organización ..................................................................................... 9
2.1. Identificación ............................................................................................ 10
2.2. Índice de contenido ................................................................................... 10
2.3. Prólogo ..................................................................................................... 11
2.4. Antecedentes Históricos ........................................................................... 11
2.5. Legislación ............................................................................................... 11
2.6. Estructura Orgánica .................................................................................. 11
2.7. Funciones .................................................................................................. 12
2.8. Descripción de puestos ............................................................................. 14
Conclusión ................................................................................................................. 15
Bibliografía ................................................................................................................ 16
I
Introducción
En el presente trabajo se detallará la definición e importancia de los manuales
administrativos, ya que estos van a actuar como registros de información que se los
harán de forma escrita y que pueden ser utilizados para orientar a un trabajador o un
equipo de trabajo al momento de desarrollar sus actividades dentro de la organización,
además se podrá estudiar y analizar las distintas clasificaciones de los manuales
administrativos, las partes que los componen con una breve descripción de cada uno de
ellos.
Por otra parte conoceremos el manual de organización que tiene como propósito
dar a conocer las responsabilidades y proporcionarle información a cada una de las
áreas que conforman una organización, todo esto ayudará a alcanzar la mayor
excelencia en el desarrollo de las funciones de todo el equipo de trabajo que desee
laborar de manera eficaz.
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1. Manuales administrativos
1.1. Definición
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la
conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y
cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido
estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos
y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información
ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,
políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para
lograr una eficiente administración.
1.2.Objetivos de los Manuales Administrativos
Entre los objetivos de la elaboración de Manuales Administrativos destacan:
Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización
Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de
cada área integrante de la organización
Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores
que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo
y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones
de control y supervisión innecesarias
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Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos
necesarios para el desempeño de sus atribuciones
Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas y procedimientos
Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como
de sus propios papeles y relaciones pertinentes
Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios
que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos
componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los
demás integrantes de la organización.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los
conflictos inter-estructurales.
1.3.Clasificación
Por su contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de
materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:
Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el
organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto
le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo.
Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal
a sentir que pertenece y forma parte de la organización.
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Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser
seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una
organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
1. Agilizar el proceso de toma de decisiones.
2. Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
3. Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como:
producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos
administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy
valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual
sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos
administrativos prescritos al realizar su trabajo.
Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o
simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de
distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un
ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y
organización", en si consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en
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la práctica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede
combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.
Por su función específica:
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de
este apartado puede haber los siguientes manuales:
Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las
instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta
solución. La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección,
ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones
de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en
definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que
afectan sus actividades.
Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las
rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas,
procedimientos, controles, etc.). Al personal de ventas es necesario darle un marco de
referencia para tomar decisiones cotidianas.
Manual de finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades
financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones
específicas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero,
protección de bienes y suministro de información financiera.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la
contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en
esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del
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departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal,
manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.
Manual de crédito y cobranzas: Se refiere a la determinación por escrito de
procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos más importantes que
puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y
cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
Manual de personal: Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar
las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los
manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección,
administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales,
políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función
operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad
administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal
interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoría
administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como
fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de
asesoría.
Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los
procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente más detallados que
un manual de procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco
conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento
"explica cómo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su
señal", mientras que un manual de procedimientos omitir esta instrucción y comenzaría
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con el primer paso activo del proceso. El manual de adiestramiento también utiliza
técnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de auto evaluación para comprobar
el nivel de comprensión del contenido por el usuario.
2. Manual de organización
Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de
observancia general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para
ayudarlos a conocer, familiarizarse e identificarse con ella.
En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las
áreas que la integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los
objetivos organizacionales.
Objetivos del Manual de Organización
Presentar una visión de conjunto de la unidad administrativa.
Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa, para evitar
duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.
Colaborar en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal
y proporcionar la uniformidad.
Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones,
evitando la repetición de instrucciones y directrices.
Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar medidas de
modernización administrativa.
Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación e inducción a las distintas áreas.
Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las funciones o
atribuciones asignadas a las unidades responsables.
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2.1.Identificación
La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de Organización la
cual da a conocer los datos más elementales como son:
Logotipo de la organización.
Nombre de la organización.
Denominación y extensión del manual (general 0 específico). En caso de
corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de esta.
Lugar y fecha de elaboración.
Número de páginas.
Sustitución de páginas (actualización de información).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
2.2.Índice de contenido
Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión
que los responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido
se sugiere:
Historia y Descripción de la Empresa
Misión, visión y objetivos de la empresa
Legislación o base legal
Estructura de la organización (organigrama General)
Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general
(Organigrama por área)
Normas y políticas generales
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2.3.Prólogo
El prólogo normalmente es la presentación que hace del manual alguna autoridad de la
organización. La introducción es una breve explicación del contenido del documento,
como su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo
vigente.
2.4.Antecedentes Históricos
Este apartado se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos pasados
sobresalientes acerca de la existencia de la dependencia, entidad o unidad
administrativa; se mencionan las leyes o decretos que crearon y han modificado los
aspectos de su organización; este apartado puede suprimirse si la unidad es de creación
reciente, o si la información es confusa o de difícil recopilación o bien si lo citado lleva
a imprecisiones.
2.5.Legislación
Contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman
las actividades de la organizaci6n, de los cuales se derivan sus atribuciones 0 facultades.
Se recomienda que las disposiciones legales sigan este orden jerárquico: constituci6n,
tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. En cada caso
debe respetarse la secuencia crono16gica de su expedici6n
2.6.Estructura Orgánica
Este apartado se refiere a la descripción ordenada por jerarquía de las unidades
administrativas adscritas a una dependencia o entidad o a los órganos administrativos de
una unidad administrativa. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible
visualizar gráficamente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.
La descripción de la estructura orgánica debe corresponder o coincidir con su
representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título o nominación de
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las unidades administrativas como a su nivel jerárquico. Se recomienda no usar las
abreviaturas en el nombre de los órganos que conforman la unidad administrativa.
Se deberá representar en primer lugar las áreas sustantivas y a continuación las de
apoyo
2.7.Funciones
Constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el
objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y
naturaleza del área de que se trate, éstas pueden ser:
Sustantivas. - son las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el
cumplimiento de los objetivos.
De apoyo. - Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones
sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza
técnico-administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general por toda
organización.
En el caso del Manual General de Organización de una Dependencia, se
contemplarán las funciones hasta el nivel de la estructura orgánica considerada en su
Reglamento Interior publicado en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado, y las
entidades incorporarán en su manual hasta el último órgano o área de trabajo definida,
de igual forma para las unidades administrativas (Dirección General o equivalente) que
conforman una dependencia.
A continuación se enuncian los lineamientos que deberán observarse en la
formulación de funciones.
En el caso de las dependencias las funciones deberán derivarse de las
atribuciones legales conferidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de
Sonora, para las entidades en la Ley o decreto de creación y su Reglamento Interior, y
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para las unidades administrativas y órganos desconcentrados en el Reglamento Interior
de la dependencia en la que estén adscritos. Para los órganos desconcentrados que
fueron creados por Ley o decreto, de ese ordenamiento deberán derivar sus funciones
para su manual de organización.
Las funciones deberán de presentarse en forma de relación y jerarquizadas
conforme a su importancia iniciándose su descripción con un verbo en infinitivo.
Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la dependencia,
entidad o unidad administrativa.
Las funciones asignadas a un órgano deberán ser afines, compatibles y/o
complementarias.
Cuando una función se desprenda de otra, ésta deberá ir enseguida; por lo tanto,
las funciones se agruparán por afinidad y siguiendo un orden lógico.
Cuando una función sea de coordinación entre dos órganos o más, deberá
especificarse en cada uno de los órganos.
Se procurará que la descripción de cada función no exceda de tres renglones y se
considere el orden lógico del proceso administrativo (Planear, Programar, ejecutar,
controlar y evaluar)
Se evitará el uso de adjetivos calificativos, así como subrayar conceptos.
Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel.
Las funciones descritas en el manual deberán ser verificadas por el titular de la
dependencia, entidad o unidad administrativa.
Al término de la última de las funciones deberá agregarse la frase siguiente:
"Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia".
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2.8.Descripción de puestos
Una descripción de puesto es un documento conciso de información objetiva que
identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Además,
bosqueja la relación entre el puesto y otros puestos en la organización, los requisitos
para cumplir el trabajo y su frecuencia o ámbito de ejecución. Es importante observar
que la descripción se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el individuo que lo
desempeña en la actualidad. Es la reseña del contenido básico de los puestos que
componen cada unidad administrativa, que incluye la información siguiente
Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etcétera).
Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las
facultades de decisión, como las relaciones de Iínea y asesoría.
Funciones generales y específicas.
Responsabilidades o deberes.
Relaciones de comunicación con otras unidades y puestos dentro de la
organización, como las que deba establecer externamente.
Especificaciones del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y
personalidad.
Este apartado normalmente forma parte de un manual de organización de una unidad
administrativa en particular.
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Conclusión
Se puede concluir que los manuales administrativos ayudan al crecimiento
económico y estructural de la empresa, ya que las actividades se pueden realizar de
manera oportuna y eficaz, así evitando problemas y conflictos. Los manuales
administrativos proporcionan aspectos positivos y tienen una gran importancia, porque
son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
El manual de organización es una herramienta fundamental dentro del desarrollo de
actividades además de ser un documento que contiene una amplia y detallada
información referente a la administración, estructura, funciones entre otros, que guardan
relación e integran la organización.
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Bibliografía
https://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/
https://dspace.itcolima.edu.mx/bitstream/handle/123456789/478/Manual%20de%20
procedimientos.pdf;jsessionid=1mresy3gjdjvv31r7jjf61rcx?sequence=1
http://manualesdejc.blogspot.com/2013/12/clasificacion-de-los-manuales.html
http://biblio3.url.edu.gt/publiclg/biblio_sin_paredes/fac_economicas/2016/orga_em
pr/cap/06.pdf
http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/manuales-administrativos.html
