Foliación Documental

Actividad unidad 6: Foliación documental.
Acorde a lo visto en la unidad 6:
 Consulte y analice los referentes conceptuales y metodológicos de la foliación documental.

 Identifique las ideas principales.
 Categorice las ideas principales identificadas.
 Relacione los elementos esenciales o características de las ideas secundarias o complementarias.
 Identifique las ideas secundarias o complementarias.
 Categorice las ideas secundarias o complementarias identificadas.
 Relacione los elementos esenciales o característicos de las ideas secundarias o complementarias.
 Elabore el esquema de las relaciones de los elementos esenciales de las ideas principales e ideas secundarias o
complementarias identificadas.
 Consulte la operación archivística de ordenación documental de diferentes organizaciones, analice, documente y
registre mediante dos (2) ejemplos de series o subseries documentales la implementación de los sistemas de
ordenación documental.
 Envíe el cuadro sinóptico y los resultados de la evaluación.
¿CÓMO DEBE REALIZARSE LA FOLIACIÓN EN LOSDOCUMENTOS DE ARCHIVO?
Para realizar la foliación de documentos, bien sea físico o digital, debemos seguir unos pasos para su previa
realización, pero es bueno saber primero:
¿QUÉ ES FOLIACIÓN?
Es el Acto de enumerar las hojas en un orden consecutivo desde 1 hasta infinito, a todos los folios, las series
que constituyen agrupaciones documentales que no pueden ni deben ser separadas por cuanto
corresponden a secuencias que son resultados de trámites de carácter administrativo o técnicos, que deben
ser respetados y controlados.
La foliación es muy importante en todos los casos de la organización de archivos, sus principales finalidades
son 2:
* La Cantidad de los folios.

*La calidad de los folios, y hace referencia a la conservación de documentos.
Esta foliación permite la rápida ubicación del documento, cualquier clase de documento puede tener
foliación (Inventarios, guías, catálogos).La foliación es requisito para transferencias primarias (Archivos de
gestión al archivo central) y los secundarios (Archivo central al archivo histórico).
REQUISITOS PARA LA FOLIACIÓN:
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente

clasificada. La de las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En
fondos acumulados, Tabla de Valoración Documental (TVD) sea objeto de conservación en Archivo Central o
Archivo Histórico.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La ubicación
correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie.
Materiales para la foliación:
1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso
de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble.
2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por
las máquinas reprográficas.
PROCEDIMIENTO PARA LA FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS:
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido
del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc. , que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les
corresponde, aun cuando estén plegados.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se numerarán como un
solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de título,
año y número total de páginas.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá
su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de control o de consulta las
características del documento foliado.
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda,
tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un
sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas,
dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre:
cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de
contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como
mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el área de
notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o páginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación
siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más
de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso técnico de
reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Históricos,
cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos
deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el área de notas del instrumento de control o de
consulta que tienen esta condición.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en
tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la constancia en el área de notas
del instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de
conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos,
grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –CD´s-,
disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que
pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este
material se hará el correspondiente cruce de referencia.

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¿CÓMO DEBE REALIZARSE LA FOLIACIÓN EN LOSDOCUMENTOS DE ARCHIVO?

* La Cantidad de los folios.

REQUISITOS PARA LA FOLIACIÓN:

1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente

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PROCEDIMIENTO PARA LA FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.

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