Aprovechamiento del tiempo

1. Usar su tiempo sabiamente haciendo actividades que le acercarán a sus metas.

2. El proceso de evaluar y planificar cómo usar su tiempo para lograr sus metas.

¿Por qué hacemos lo que hacemos?

La mayoría de nosotros dispone de agendas que seguimos, plazos que cumplimos, tareas que
logramos eficiente y competentemente todos los dias. ¿Pero por qué? ¿Por qué hacemos las cosas
que hacemos? ¿Cómo nuestras actividades y logros nos acercan más a nuestras metas
profesionales y personales? Intente responder las siguientes preguntas:

 ¿Está usted usando su tiempo para lograr las cosas que realmente quiere lograr?
 ¿Está usted simplemente marcando el paso?
 ¿Está usted en algún lugar entremedio, moviéndose hacia delante, pero lenta e
inciertamente?

Si usted no está usando su tiempo para conseguir sus metas más importantes, es tiempo de hacer
un cambio.

Mire estratégicamente la visión global

El aprovechamiento del tiempo significa examinar en forma estratégica cómo usted usa su tiempo.
Implica asegurarse de que está pasando tiempo en los lugares correctos y en las cosas que son las
más importantes para usted. Implica asignar su tiempo de modo que obtiene el retorno más
grande posible sobre el tiempo usado.

Por ejemplo:

 ¿Aprovecha más su tiempo haciendo el trabajo por sí mismo o capacitando a un equipo de

otras personas?
 ¿Aprovecha más su tiempo al leer manuales para aprender una nueva destreza o al asistir
a unas cuantas sesiones intensivas y estructuradas de aprendizaje?
 ¿Aprovecha más su tiempo y el de su equipo con una política de disponibilidad
permanente de su parte u ofreciendo apoyo para las soluciones del equipo?

En otras palabras, para evitar “marcar el paso”, asegúrese de estar aprovechando su tiempo
adecuadamente.
 Cómo auditar su tiempo
Divida su trabajo en categorías relacionadas con las metas
He aquí algunas categorías típicas de cómo la mayoría de los ejecutivos usa su tiempo. Podrá
descubrir que sus características son distintas, pero que el proceso general para identificarlas
sigue siendo el mismo.

 Crecimiento y mejoramiento. Esta categoría se enfoca en las oportunidades, no en la

crisis. Suele ser la categoría donde usted aporta el mayor valor agregado a su unidad o
empresa. Para un gerente de operaciones, es el que usa para mejorar los procesos; para el
alto ejecutivo, es el tiempo que dedica a la estrategia.
 Gestionar a las personas. Tal vez prefiera separar esta categoría en tres metas más
pequeñas: 1) gestionar hacia arriba, 2) gestionar lateralmente y 3) gestionar hacia abajo.
Hacer coaching o mentoring a los subordinados directos o a un equipo le permite usar
mejor su tiempo, pero también debe cultivar relaciones laterales y hacia arriba si quiere
tener éxito. Los líderes eficaces entienden que el tiempo dedicado a fomentar las
relaciones laterales y hacia arriba es tiempo muy bien aprovechado que le puede ayudar a
progresar hacia sus metas.
 Las responsabilidades ajenas a la gestión. La mayoría de los ejecutivos tiene
responsabilidades del día a día más allá de gestionar a las personas. Para un gerente de
proyecto, esto implica monitorear los cronogramas y presupuestos y tratar con
proveedores. Para un arquitecto podría implicar diseñar un edificio. Para un desarrollador
de software podría ser escribir un código o revisar los códigos de otros. Cualquiera sea su
trabajo, éstas son actividades diarias y continuas que pueden definirse como las
operaciones cotidianas.
 Administración. La administración incluye tareas tan importantes como evaluar las
necesidades de recursos de su departamento, entrevistar a candidatos para puestos,
responder cartas y e-mails, llenar cronogramas e informes de gastos y elaborar
evaluaciones de desempeño. Ésta es la categoría que más perturba a las personas cuando
hacen una auditoria de su tiempo. Las tareas administrativas suelen consumir una gran
cantidad de tiempo.

Haga una auditoria de su tiempo durante una semana

Examine cuidadosamente y registre el tiempo que dedica a cada actividad durante el
transcurso de una semana. Esta evaluación de una semana de gestión del tiempo le
brindará una idea de cómo ocupa hoy su tiempo. Monitorear sus horas de trabajo durante
una semana no es difícil y los resultados a menudo son sorprendentes.
 “La última vez que hice un recuento me sorprendí al descubrir que, cuando estoy en la
oficina, paso casi la mitad del tiempo hablando por teléfono, bien recibiendo llamadas o
dejando mensajes para personas que no están disponibles”. –Elaine Biech, The
Consultant´s Quick Start Guide.

Pasos para hacer una auditoría de su tiempo

Para hacer una auditoria del tiempo que pasa en el trabajo:

1. Elabore una tabla como la que aparece en la próxima página. Coloque los días de la
semana en la primera columna. En la parte superior de éstas ingrese las categorías
relacionadas con las metas más importantes que usted persigue.
2. Después de completar una actividad registre el tiempo que dedicó bajo la categoría
relacionada. Por ejemplo, tras una visita de ventas de una hora, ingrese el tiempo bajo la
categoría de “ventas”.
3. Al final del día, y de la semana, sume el total de horas registradas bajo cada categoría.
4. Analice su auditoria. Divida la cantidad de tiempo total que pasó en el trabajo por la
cantidad de tiempo dedicada a cada meta. Convierta estas cifras en porcentajes tal como
se muestra más abajo.
5. Elabore un gráfico de torta que muestre visualmente cómo ha ocupado su tiempo en la
última semana.
6. Después de examinar los resultados de su auditoria, pregúntese a sí mismo, “¿Es así como
quieras, “¿Es así como quiero usar mi tiempo?

El ejemplo de un gráfico (Herramienta para auditar su gestión actual del tiempo) en la próxima
página muestra los resultados de una auditoria de tiempo, incluyendo el desglose en porcentajes
que aparece en la fila final.

Herramienta para auditar su gestión actual del tiempo

Semana que Actividad: Actividad: Actividad: Actividad: Actividad: Actividad: Tiempo

termina: Ventas Gestión de Gestión Planificación Gestión Administración Total-
(04/02) clientes del equipo estratégica hacia arriba Día
Lunes 2 horas 1 hora 3 horas 0 horas 0 horas 2 horas 8 horas
Martes 3 1 4 0 0 2 10
Miércoles 7 0 0 0 1 2 10
Jueves 0 3 3 0 0 2 8
Viernes 1 2 0 3 1 2 8
Tiempo total 13 horas 7 horas 10 horas 3 horas 2 horas 10 horas 44 horas
de actividad
% de tiempo 29% 16% 22% 7% 4% 22% 100
 Compare los resultados de su auditoria con sus metas

Una vez que ya tenga una idea de cómo usa usted su tiempo, evalúe sus gráficos de auditoría de
tiempo con su supervisor. Si se espera que usted impulse el proceso de planificación, pero en la
actualidad ocupa 80% de su tiempo en supervisar a otros, su auditoria de tiempo puede ayudarle a
preparar las condiciones para iniciar una discusión objetiva y significativa acerca de su rol y de lo
que usted debería estar haciendo.
 Como desarrollar su plan
HERRAMIENTA PARA UN PLAN DE APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO
SEMANA
Categoría ¿Cómo se percibe el % de Horas/Semana Actividades clave
relacionada con éxito? ¿Cómo sabré tiempo de trabajo
la meta si tengo éxito? requerido
 Hacer 2 visitas de
ventas por semana
 Investigar nuevos
Ventas Obtener tres cuentas 30% 12 posibles clientes
nuevas por mes  Escribir informes de
ventas
 Hacer ofertas

Asegurar una  Asistir a reuniones de

Gestión del transición suave de inicio
cliente ventas a producción 10% 4  Hacer seguimiento
con llamadas
telefónicas
 Asignar tiempo  Reuniones semanales
Gestión del para reunirse con 20% 8 de una hora con cada
equipo el personal representante. Dos
 Planificar un reuniones semanales
programa de con el equipo
capacitación para  Comunicarse con
nuevos RRHH acerca de la
empleados capacitación para los
nuevos empleados
Planificación Desarrollar nueva 20% 8  Redactar plan
estratégica estrategia anual  Revisar Plan
Gestionar hacia  Mantener 2  Hacer cita para
arriba informado al CEO 5% reunirse con el CEO
 Obtener aporte  Coordinar 2
de la alta reuniones con la alta
dirección dirección
respecto del plan
estratégico
Administración Reporte de gastos, e- 5% 2  Revisar e-mails
mails, etc  Evaluar reportes
 Procesar facturas
Otro Tiempo para 10% 4
contingencias
100% 40 Horas

Consejo: Sea proactivo. Si usted documenta cómo está usando su tiempo y tiene un panorama
claro respecto de sus metas, usted puede tomar el control de su carrera.
 Cómo manejar su tiempo: Implemente, La Técnica del time boxing

Use la técnica del time-boxing para crear una agenda realista

La Técnica del time-boxing es un poderoso método para programar su tiempo que le puede ayudar
a reservar sus dias. Con una visión de la asignación general de su tiempo y su lista orientada a las
tareas de cosas que debe lograr, usted puede empezar a encerrar su tiempo en cajas para crear
una agenda manejable. Al calcular el tiempo requerido para las acciones, dése un poco de tiempo
adicional. Es mucho más probable subestimar que exagerar el tiempo que requerirá para
completar una tarea. En otras palabras, incluya tiempo no programado para abordar lo
inesperado.

Cómo hacer time-boxing

En palabras sencillas, la técnica del time-boxing es un proceso iterativo que le ayuda a dar forma a
su agenda para poder lograr las metas que desea.

 Elabore una lista de cosas por hacer. Decida qué es lo que quiere lograr y luego elabore
una lista de tareas por hacer. Incluya en su lista todo lo que quiere lograr en un periodo de
tiempo dado; un día, una semana, un mes o un trimestre. Esta lista de cosas por hacer
puede incluir metas, tareas necesarias para lograr las metas y actividades personales como
hacer ejercicio.
 Divida su lista en categorías. Tome su lista de cosas por hacer y organícela dividiéndola en
categorías. Agrupe sus tareas según funciones laborales como la estrategia, el desarrollo
de negocios, operaciones diarias y la gestión de personas. (Recuerde: la técnica del time-
boxing también puede usarse en su vida personal; agrupe una lista personal de cosas por
hacer en categorías como cultivar el jardín, jugar golf o cocinar).
 Registre su uso del tiempo. Durante una semana mantenga un registro de lo que hace y
cuánto tarda cada tarea. Monitoree sus logros, anotando lo que termina así como lo que
no termina. Al final de la semana, vuelva a mirar su registro para ver si está usando su
tiempo en las actividades adecuadas, las que para usted son importantes.
 Fortalezca su capacidad para calcular el tiempo. Si usted no establece parámetros para el
tiempo que debe dedicar a cada tarea, las listas de cosas por hacer no serán de mucha
ayuda. Calcule cuánto tiempo usted cree que requerirá cada ítem en la lista. Calcular el
tiempo no sólo le ayudará a completar las tareas en su lista, sino que también mejorará su
capacidad para estimar el tiempo y manejar las expectativas de quienes lo rodean en el
futuro. Piense cuidadosamente acerca de todos los pasos necesarios para completar la
tarea; haga una estimación realista. Éste es el paso que “me mantiene honesto”, dice
beran peter, CEO de Arkoa, una empresa de servicios de capacitación técnica en
Westborough, Massachusetts. “Si yo me doy cuenta de que no cumpliré con mi estimación,
soy capaz de evaluar las razones de esto, y de pensar en qué cambio debo hacer para
poder cumplir con mi estimación”.
  Dése espacio para acomodarse. Demarque en una caja la cantidad de tiempo adecuada
en su calendario para cada ítem. Por ejemplo, si usted calcula que escribir un plan de
negocios tardará 32 horas, podría colocar en una caja cuatro horas cada martes y jueves
por la mañana durante las próximas cuatro semanas. El desafío, por cierto, es saber
priorizar y hacer calzar el tiempo donde tiene sentido. Pero no olvide darse algo de
libertad. Sobrestime en lugar de subestimar. El cambio es inevitable y es posible que
quiera agregar tareas a mitad de camino.

Consejo: Hágase un tiempo para delegar y cambiar el equilibrio de su tiempo desde lo que está
haciendo ahora a lo que deberá estar haciendo.

HERAMIENTA PARA HACER TIME-BOXING

Adapte esta herramienta a cualquier tipo de calendario o programa de software
Agenda para lunes y martes por las mañanas.
Hora Lunes Martes
Tarea: investigar plan Tarea: Investigar plan
8:00am estratégico. estratégico, llamar.
Tiempo realmente utilizado: Tiempo realmente utilizado:

Tarea: Reunión de personal Tarea: seguimiento a posibles

9:00am del lunes. clientes nuevos. Tiempo
Tiempo realmente utilizado: realmente utilizado:

Tarea: Plan para delegar tarea Tarea: Reunirse acerca de

de facturación. cifras de ventas.
Tiempo realmente utilizado: Tarea: revisar los CV para
10:00am puesto de asistente
administrativo.
Tiempo realmente utilizado:

Tarea: Devolver llamadas Tarea Trabajar con

telefónicas y mensajes de e- compañero.
11:00am mail. Tiempo realmente utilizado:
Tiempo realmente utilizado:

Consejo: ¿Por qué usar la técnica del time-boxing?

 Le obliga a planificar sus tareas diarias y programar el periodo necesario para realizarlas.
 Le proporciona un marco para establecer expectativas y límites. Si su calendario está
copado, tendrá que decir que no, o reevaluar sus prioridades a conciencia.
 Mejora su capacidad para estimar las exigencias de tiempo. La capacidad para estimar
cuánto requerirá una tarea es una destreza que distingue a los ejecutivos experimentados.
 Estará en mejor posición para evaluar-y cesar- iniciativas que no son productivas y que
consumen demasiado tiempo.
 Cómo manejar su tiempo

Lista de verificación para evaluar su agenda

Siempre A menudo A veces Nunca

¿Está progresando de manera medible X
en el logro de sus metas?
¿Se siente mejor preparado y más X
enfocado?
¿Está completando las tareas que se X
fijó para la semana?
¿Dispone de planes realistas para X
completar las tareas que no ha
terminado?
¿Está programando aproximadamente X
la cantidad adecuada de actividades?
¿Son sus estimaciones cada vez más X
precisas?
¿Puede recortar alguna actividad o X
tarea que no apoya sus tareas de alta
prioridad?

Pasos para crear una agenda viable

 Cree listas de cosas por hacer con estimaciones de tiempo.

 Programe el trabajo o las actividades importantes que requieran creatividad e inteligencia
en los momentos cuando sus niveles de energía se encuentran más altos.
 No reserve hasta el último minuto. Deje tiempo para abordar crisis y eventos inesperados.
 Combine tareas; por ejemplo, abra la correspondencia mientras reinicia su computadora.
 Decida a qué hora quiere terminar el trabajo y abandonar la oficina. Luego proceda desde
atrás hacia adelante y empiece primero con las tareas más importantes en su agenda.
 Identifique tareas que puede desarrollar cuando disponga de tiempo libre no
presupuestado.
 Mantenga su agenda fácilmente accesible. Revise su progreso a lo largo del día para
cerciorarse de estar cumpliendo con su objetivo.
 Comparta su agenda con otros para reforzar la atención que le está dando a la gestión del
tiempo.
 Registre sus progresos.
 ¡Felicítese cada vez que logre un objetivo!
 Delegue creativamente

Cuando ya ha identificado las áreas a las que desea dedicar menos tiempo, sea creativo cuando
delegue. Busque oportunidades donde sea que se encuentren. Proveedores como las
instituciones financieras podrían ofrecer servicios que le ahorren tiempo.

Consejo: Muestre su agradecimiento. Los asistentes administrativos y los otros empleados de

apoyo a menudo están con sobrecarga de trabajo y reciben pocas muestras de agradecimiento.
Haga solicitudes razonables, no exigencias de último minuto. Demuestre que usted entiende que
su tiempo también es valioso. Sea cortés, solidario, flexible y devuelva los favores.

Delegue con resultados

Cuando usted delegue, céntrese en los resultados, no en el proceso. La personas abordan los
problemas de manera distinta, por lo cual debería permanecer abierto a una variedad de posibles
soluciones. Considerando lo siguiente:

 Identifique tareas que puede delegar. Además de las tareas que no aportan a las
actividades clave, piense en los trabajos que otras personas pueden hacer mejor que
usted.
 Recuerde que un trabajo que a usted le disguste podría constituir un desafío interesante
para otra persona. Quizás a usted le desagrade revisar los informes de gastos de los
demás, pero puede ser que a otra persona le guste una tarea orientada a los detalles.
 Identifique a la persona adecuada para un trabajo. Tome en cuenta su tiempo,
personalidad y destrezas. Incluso si alguien no sabe hacer el trabajo tan bien como usted,
una sesión de capacitacion quizás sea lo único que se requiere para ayudarle.
 Comunique las expectativas con claridad e incluya los requisitos para el éxito, un
cronograma y presupuesto. Trabajen juntos de modo que ambos entiendan lo mismo por
éxito. Comparta la información pertinente, tal como investigaciones previas y mejores
prácticas. Presente a las personas clave involucradas.
 Delegue autoridad, además de responsabilidad. Cualquiera que intente hacer un trabajo
sin la autoridad adecuada se frustrará y su desempeño será ineficaz.
 Relájese. No micro gestione. Otorgue a las personas el espacio que requieren para hacer
el trabajo a su manera.
 Como superar los obstáculos

Reconozca los obstáculos comunes a la gestión del tiempo

¿Qué tipo de problemas impiden que usted aproveche su tiempo? He aquí algunas dificultades
comunes que enfrentan muchas personas:

 Un entorno de trabajo caótico, ruidoso y exigente.

 Un espacio de trabajo mal organizado.
 Una tendencia a postergar y diferir trabajo que debe hacerse ahora.
 Reuniones ineficaces y viajes innecesarios.

Reconocer el problema es el primer paso para resolverlo. No se agobie. Lidie con un

obstáculo a la vez. Divídalo y siga trabajando para superarlo.

Herramienta para ordenar la oficina

Categoría/Tipo de documento Recipiente y Consejos
Cuentas por pagar Cajón de plástico en un lugar bastante accesible
Cosas por hacer hoy Un recipiente abierto. Que sea fácilmente visible y
accesible para usted. Vacíelo todos los dias.
Cosas por hacer pronto Un recipiente cerrado. Monitoree esta pila
cuidadosamente para ver si requiere una subdivisión.
Para archivar Recipiente abierto. Archive los documentos listos,
tales como contratos firmados, documentos de
imposiciones y otros por el estilo que necesite una o
dos veces al año o que requiere para un propósito
legal.
Material de lectura: Guarde las publicaciones profesionales que utiliza
publicaciones, boletines de como material de referencia en archivadores de
noticias, etc. revistas y ubíquelos en una repisa cerca o encima del
escritorio donde estén fácilmente accesibles, recicle el
resto.
Revistas Guarde las revistas en un estante, sobre una mesa o
en un lugar público para que otros la puedan leer, o
colóquelas en un bolso amplio donde pueda llevar a
otro sitio para leer
Listas de precios o catálogos Dependiendo de cuan frecuentemente usa estos
documentos, guárdelos en un recipiente con tapa o
en archivadores de revistas. Cuando llegue una nueva
edición o lista, ¡recicle las antiguas!
Documentos salientes Coloque un recipiente en un área altamente visible
cerca de la puerta para paquetes, correspondencia
habitual o cualquier documento que debe ser
 entregado a otra persona, tal como un contrato que
debe ser firmado. Vacíelo al final de cada día.
Documentación para proyecto Use una caja grande para documentos o una caja de
cartón para archivos para cada cliente o proyecto.
Cuando el proyecto ya no está activo, guarde la caja
por si se necesita el material posteriormente.
Manuales de instrucciones o Los envases de plástico con tapa son ideales para este
garantías propósito. Estos documentos normalmente no
requieren de mucha accesibilidad.
Items pequeños, lapiceras, Existen muchos tipos de contenedores para estos
lápices, notas adhesivas, clips artículos. Los separadores para cajones también son
metálicos, etc. útiles.
CD Guarde los CD en estuches de CD y luego almacénelos
como si fueran libros o utilice cajas para CD.

Consejo: Si a usted realmente le disgusta tener que organizar cosas pida ayuda a
un colega orientado hacia el detalle. Su colega posiblemente goce del trabajo, y el
proceso entero será mucho más fácil y más rápido, cuando lo hace con otra
persona. Recuerde devolver el favor posteriormente.
 Síntoma de Postergación Posible solución
Perfeccionismo Relájese
¿A veces le cuesta terminar una tarea porque  Aprenda a reconocer que su tiempo es tan
quiere que todo salga “perfecto”? importante, si no más, que la perfección.
 Mantenga una perspectiva equilibrada.
¿Vuelve usted a hacer algo una y otra vez o a Confronte regularmente con la realidad
menudo vuelve a empezar de cero? mediante sus colegas, preguntándoles si
algo está listo para ser aprobado. Luego,
cuando ya haya aprobado el trabajo,
¡Olvídelo!
 Reconozca su tendencia a obsesionarse y
deténgase. Pregúntese: ¿esto hará
realmente la diferencia? ¿Vale la pena el
esfuerzo?
Planificar en exceso Trabajo en equipo
¿Ha prolongado alguna vez el proceso de La planificación excesiva puede ser un indicio
planificación para evitar comenzar el trabajo? de que usted está sobrepasado. Trabaje con
Si usted siente que debe planificar para todas sus colegas y compañeros de trabajo para
las contingencias, podría terminar abordar el problema y dar inicio a la tarea. El
sobrepasando el presupuesto o incumpliendo trabajo y las perspectivas incluso de una sola
con todos sus plazos. persona a menudo pueden superar este tipo
de postergación. No tenga miedo de pedir
ayuda a otras personas.
Adicto a los plazos Programación más rigurosa
¿Posterga a veces los trabajos debido a que Un ejecutivo por si solo tal vez pueda trabajar
encuentra estimulante trabajar contra un plazo eficazmente de esta manera, pero si usted es
apretado? parte de un equipo, esta conducta puede
terminar frustrando a los otros miembros del
equipo y usted podría perjudicar la calidad del
trabajo debido a la escasez de tiempo.
Esfuércese por elaborar una agenda y
aténgase a ella, sobre todo si otras personas
dependen de su aporte o liderazgo.
Tareas que reafirman Orientación
¿A veces vuelve a hacer tareas que le gustaban  Es posible que esté evitando ciertas tareas
en el pasado y sabe hacerlas bien para así porque no está seguro de cómo proceder.
postergar trabajos más difíciles?  No tema pedir ayuda a alguien que tenga las
destrezas. Pida consejos a un supervisor o
colega si una tarea parece ser demasiado
difícil.
No quiero hacerlo Creatividad
No hay nada sutil acá. Usted sabe que está  Delegue la tarea a alguien que si la quiera
postergando el trabajo y usted sabe por qué: hacer.
simplemente no quiere hacerlo.  Si delegar no funciona, establezca un inicio
arbitrario y empiece desde ahí.
 Cree una recompensa para cuando termine.
Por ejemplo, si usted tiene pavor a redactar
un informe pero le gusta devolver llamadas
telefónicas, escriba el informe primero y
 luego, una vez que el informe esté
terminado, devuelva las llamadas.

Haga que las reuniones sean productivas para usted. Unas cuantas
estrategias simples pueden ayudarle a maximizar el tiempo que dedica a
las reuniones.

 Antes de asistir a una reunión, decida si usted es realmente el mejor representante. Si

usted decide que sí vale la pena ir, asegúrese de que la reunión tenga objetivos claros y
resultados propuestos.
 Si no ha recibido un temario de la reunión, pida uno con anticipación. Hágale saber al
resto que usted no podrá elegir a la mejor persona para la reunión hasta que no se haya
enterado más acerca del propósito de la reunión.
 Organícese de modo que asista a la parte de la reunión que sea pertinente para usted.
 Si usted está dirigiendo la reunión, envíe el temario y puntos a considerar antes de la
reunión. Así usted maximiza el tiempo de todos los participantes y asegura de que la
reunión se mantenga encaminada. Si es posible, pida a los participantes que se preparen
con anticipación para que la reunión sea más eficaz.

Minimice los viajes de negocios

Si a usted le piden que viaje por negocios, descubra si es necesario que las reuniones se hagan
cara a cara en lugar de hacerlas mediante una teleconferencia. Si el viaje es necesario, asegúrese
de ser la mejor persona para hacer el viaje. Si no es así, organícese para que la persona adecuada
viaje en su lugar. Cuando es necesario viajar, trate de que el tiempo de espera y en tránsito sea lo
más productivo posible.

 Organice sus materiales antes del viaje y revise todos los antecedentes que podría
necesitar durante el viaje.
 Lleve consigo un maletín bien organizado.
 Use celulares y laptops.
 Traiga consigo un volumen de trabajo o de lectura, o una lista de llamadas telefónicas que
podría hacer durante el viaje.

Maneje los mensajes

La mayoría de los mensajes hoy llegan mediante el teléfono, e-mail o el fax. He aquí
algunos métodos para gestionar el flujo a menudo disruptivo (y ocasionalmente
abrumador) de mensajes.

Desarrolle modales telefónicos eficaces. Para muchas personas, las llamadas son una interrupción
constante. Para hacer un uso óptimo del tiempo al teléfono:
 Filtre las llamadas usando buzón de voz o un identificador de llamadas.
 Derive a la persona que llama a otro lado si es posible.
 Mantenga la llamada breve y enfocada.
 Delimite un bloque de tiempo en el día para recibir y devolver llamadas.
 Cuando usted realmente necesita enfocarse, vaya a trabajar a un lugar sin teléfono.
 Use el e-mail para la mayor cantidad de comunicación posible.

Consejo:
 Maneje el papel sólo una vez. Responda al contenido, archívelo, derívelo o bótelo.
 Ordene cada tarde antes de irse. Le ayudará a comenzar el día siguiente con la
mente despejada.

TAREAS QUE PUEDEN HACERSE EN MOMENTOS DE INACTIVIDAD

Bloque de 5 minutos Bloque de 10 minutos Bloque de 30 minutos

Programar una cita. Hacer una llamada Hojear publicaciones,
Telefónica rápida. revistas y diarios.
Escribir una nota rápida. Hacer un bosquejo de la Planificar su agenda
agenda para una reunión. semanal.
Actualizar su agenda. Leer y responder e-mail. Hacer apuntes para un
informe.
Planificar un viaje Llenar un informe de
inminente. gastos.

Saque provecho a los momentos de inactividad inesperados. Este tiempo libre suele
ocurrir cuando está viajando o cuando una reunión comienza con retraso. Debido a que es
tiempo que normalmente no se puede usar para el desarrollo de una meta personal
importante, úselo de modo productivo.

Consejo: Ordene la correspondencia cuando va en camino desde la mensajería de su

empresa a su oficina. Bote la correspondencia chatarra antes de siquiera sentarse.
Inmediatamente ordene el resto de la correspondencia en categorías, como “por pagar” o
“Hacer hoy”
 Consejos y Herramientas
Preguntas Frecuentes

¿Cuál es el problema más grande que enfrentan los nuevos ejecutivos en el manejo de su
tiempo?

Es imposible gestionar su tiempo exitosamente cuando no se sabe cómo debería estar usándolo. El
problema más grande que enfrentan los nuevos ejecutivos es el de entender sus metas y
prioridades. No están del todo seguros de lo que deberían estar haciendo. Debido a esta
incertidumbre, los nuevos ejecutivos suelen dedicar su tiempo a trabajar en cosas equivocadas, o
permiten que otras personas los involucren en actividades que no están vinculadas directamente
con sus prioridades y metas. Para entender mejor cómo debería estar usando su tiempo, trabaje
con su supervisor para esclarecer las expectativas y responsabilidades. Asimismo, comience a
aprender a calcular cuánto tiempo requiere para realizar sus nuevas responsabilidades de modo
que pueda estimar y planificar mejor su tiempo a medida que crece en su nuevo rol.

¿Tiene sentido postergar a veces tareas importantes?

A menudo tiene sentido postergar el inicio de una tarea hasta que disponga de la información o
recursos clave. También suele ser mejor no realizar tareas que requieren sensibilidad y claridad
mental cuando usted está molesto, alterado o cansado. No obstante, asegúrese de que su impulso
de postergar una tarea no sea una forma de postergar o procrastinar.

¿Cómo puedo aprender a decir no?

Cuando ya haya establecido prioridades claras y haya elaborado una agenda, decir que no será
más fácil. Usted puede establecer límites explicando cuáles son sus prioridades. En lugar de apagar
incendios todo el día, programe un bloque de tiempo diario para lidiar con los problemas
presentados por sus subordinados directos. Luego, derive todas las solicitudes a esa hora, salvo,
por cierto, las emergencias. Sea disciplinado para efectuar reuniones y enseñe a sus subordinados
a reconocer cuales son los problemas que pueden esperar hasta una reunión, para que se discutan
en esa instancia.

¿Qué pasa si es imposible calcular cuánto tiempo tardaré en hacer algo?

Por lo general, las dificultades al estimar el tiempo para realizar una tarea son el resultado de una
falta de experiencia ante una tarea específica. Independientemente de la tarea, debe aplicarse un
cierto nivel de gestión del tiempo y de capacidad de estimación para poder controlar los costos y
evitar que éstos se tornen inviables. Algunas tareas, como contratar a la persona adecuada o
fomentar actividades creativas podrían parecer imposibles de estimar. Calcule cuantas personas
tendrá que entrevistar y cuanto durara cada entrevista. Incluya otras actividades en la estimación,
tales como tiempo usado para corroborar las referencias, evaluar los CV, volver a redactar la
descripción del puesto, y así sucesivamente. Cuando ya ha fragmentado una tarea en sus partes
componentes, le será mucho más fácil estimar el tiempo total requerido.

Otra forma de estimar el tiempo para una tarea que tal vez no conozca es pedir ayuda. Busque a
un colega que tenga conocimiento del trabajo y pida su consejo.

Mientras mejor aprenda a estimar, es más probable que se sienta satisfecho con su capacidad de
lograr sus metas en el tiempo que estableció para sí mismo.

Siempre olvido mis prioridades iniciales porque me veo involucrado en los asuntos del día a día.
¿Cómo puedo evitar esto?

Atenerse a sus prioridades normalmente se relacionar con la disciplina más que con cualquier otra
cosa. Si otras personas le interrumpen constantemente, usted debe establecer algunas normas
básicas: pida que nadie lo interrumpa durante un “periodo a puertas cerradas y sin
interrupciones”. Si no hay suficiente tiempo en el día, usted debe reevaluar sus asignaciones de
tiempo con su jefe y encontrar otras soluciones. Un problema común es que usted simplemente
tiene demasiadas cosas que hacer.

¿Qué debería hacer si estoy dedicando demasiado tiempo a algo que no sé hacer muy bien?

Depende. Siempre es más cómodo trabajar en las cuales se destaca, pero no deje completamente
de lado sus debilidades. La clave es identificar esas debilidades y fortalecerlas. Por ejemplo, un
representante de ventas de mediana edad que se siente incómodo con la tecnología,
probablemente tendrá que asumir su debilidad y aprender a usar una computadora para
mantenerse actualizado.

Por otro lado, dedicar demasiadas horas tiempo a las áreas débiles cuando no está motivado para
fortalecerlas, o cuando no están obstaculizándolo, puede ser frustrantes y un desperdicio de
tiempo. En estos casos, lo mejor sería idear un plan para eludir sus debilidades, de modo que
pueda volver a apalancar sus fortalezas. Usted tendrá que determinar si vale la pena desarrollar
destrezas para dichas actividades o si lo mejor sería delegarlas.
 Herramientas para manejar su tiempo

Este gráfico ilustrativo muestra los resultados de una auditoria de tiempo, incluyendo el desglose
en porcentajes que aparece en la fila final.

Herramienta para auditar su gestión actual del tiempo

Semana que Actividad Actividad Actividad Actividad Tiempo
termina total/día
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Tiempo
total/actividad
% del tiempo

HERRAMIENTA PARA UN PLAN DE APROVECHAMIENTO DEL TIEMPO

Semana
¿Cómo se
Categoría percibe el éxito? % de tiempo Horas/semana Actividades
relacionada con ¿Cómo sabré si requerido de trabajo clave
la meta tengo éxito?
 HERRAMIENTA PARA HACER TIME-BOXING
Adapte esta herramienta a cualquier tipo de calendario o programa software agenda, semana
que comienza____________________

Hora Lunes Martes Miércoles

8:00 a.m Tarea: Tarea: Tarea:

Tiempo realmente Tiempo realmente Tiempo realmente

utilizado: utilizado: utilizado:
9:00 a.m Tarea: Tarea: Tarea:

Tiempo realmente Tiempo realmente Tiempo realmente

utilizado: utilizado: utilizado:
10:00 a.m Tarea: Tarea: Tarea:

Tiempo realmente Tiempo realmente Tiempo realmente

utilizado: utilizado: utilizado:
11:00 a.m Tarea: Tarea: Tarea:

Tiempo realmente Tiempo realmente Tiempo realmente

utilizado: utilizado: utilizado:
12:00 p.m Tarea: Tarea: Tarea:

Tiempo realmente Tiempo realmente Tiempo realmente

utilizado: utilizado: utilizado:
1:00 p.m Tarea: Tarea: Tarea:

Tiempo realmente Tiempo realmente Tiempo realmente

utilizado: utilizado: utilizado:
2:00 p.m Tarea: Tarea: Tarea:

Tiempo realmente Tiempo realmente Tiempo realmente

utilizado: utilizado: utilizado:
Apuntes:
 HERRAMIENTA DE LISTA DE COMPRAS PARA OFICINA
Guarde los recibos y deje las etiquetas de fábrica en los contenedores hasta que esté seguro de
que quiere quedarse con ellos.
Categoría/tipo de documento Recipiente y consejos Espacio requerido
Cuentas a pagar Cajón de plástico
Otro:
Cosas por hacer hoy Recipiente abierto:
Otro:
Hacer pronto Recipiente cerrado:
Otro:
Para archivar Recipiente abierto:
Otro:
Material de lectura: Archivadores de revistas
publicaciones, boletines de Otro:
noticias, etc.
Revistas Revistero
Bolso Grande
Otro:
Listas de precios o catálogos Recipiente con tapa
Otro:
Documentos salientes Recipiente
Otro:
Documentación de proyectos Caja para documentos
Otro:
Manuales de instrucciones o Contenedores de plástico con
garantías tapa
Otro:
Ítems pequeños, lapiceras,
lápices, notas adhesivas, clips
metálicos, etc.
CD Estuche CD
Repisa de CD
Caja de CD
 Otro:
Repisas Medidas

LISTA DE VERIFICACIÓN PARA EVALUAR SU AGENDA

Siempre A menudo A veces Nunca
¿Está progresando de manera medible
en el logro de sus metas?
¿Se siente mejor preparado y más
enfocado?
¿Está completando las tareas que se fijó
para la semana?
¿Dispone de planes realistas para
completar las tareas que no ha
terminado?
¿Está programando aproximadamente
la cantidad adecuada de actividades?
¿Son sus estimaciones cada vez más
precisas?
¿Puede recortar alguna actividad o
tarea que no apoya sus tareas de alta
prioridad?
 Autoevaluación
¿Cuán bien entiende los principios de aprovechamiento y gestión del tiempo?

1. En el aprovechamiento del tiempo, ¿cuál es el factor impulsor detrás de la forma en que

usted usa su tiempo?
a. Las metas de su organización.
b. Sus propias metas más importantes.
c. Su agenda.

2. Usted sabe que está dedicando demasiado tiempo a una actividad en particular y usted
quiere presentar un caso a su supervisor para pedir más recursos. Además de su
descripción de su cargo, ¿qué otro elemento usará?
a. Su evaluación de desempeño.
b. La descripción de cargo de las personas a las que le quiere delegar.
c. Los resultados de una auditoria de su tiempo.

3. ¿Cuál es el primer paso al crear un plan de gestión del tiempo?

a. Dividir las metas importantes en actividades con estimaciones de tiempo.
b. Crear una agenda.
c. Escribir una lista de cosas por hacer.

4. ¿Cómo alguien se puede hacer cada vez más eficaz en la programación de su tiempo?
a. Monitorear el tiempo real dedicado a las tareas.
b. Usar programas de software diseñados para crear agendas.
c. Reducir las actividades que malgastan el tiempo.

5. Una forma de reducir el tiempo dedicado a las actividades de naja prioridad es delegar.
¿Cuál de las siguientes acciones casi nunca debería ser parte de la delegación de una
tarea?
 a. Proporcionar expectativas claras de los resultados.
b. Otorgar la autoridad para que el trabajo se haga.
c. Asegurar que se siga un proceso preciso para lograr resultados.

6. Alguien entra en su oficina con un problema bastante complicado pero no urgente que
requiere el aporte de otras personas del equipo. ¿Cuál sería una forma eficaz de manejar
esta interrupción?
a. Explicar claramente que usted está ocupado y no puede hablar ahora.
b. Pedir derivar el tema a la reunión semanal del equipo
c. Llamar a los otros miembros del equipo implicado y sostener una reunión breve y
rápida para resolver el problema lo más pronto posible.

7. Su escritorio está lleno de rumas de papeles de todo tipo: correspondencia, información

sobre proyectos, minutas, ofertas, cuentas. Usted dedica mucho tiempo a tratar de
arreglar este desorden, y es muy frustrante. ¿Cuál es la mejor manera de iniciar un
proceso de organización?
a. Botar los documentos no esenciales.
b. Crear una pila con las cosas más importantes que debe hacer ahora.
c. Despejar su escritorio completamente y limpiarlo.

8. ¿Cuál es una manera eficaz de comenzar a realizar una tarea que usted no quiere hacer?
a. Prometerse una recompensa para después de que esté terminada la tarea.
b. Planificar dedicar el mínimo tiempo posible a la tarea.
c. Programarla para otro momento.

9. ¿Cuál es una manera eficaz de resolver el problema de las llamadas telefónicas que nunca
coinciden?
a. Ser persistente. Volver a llamar y finalmente logrará contactarse con la persona.
b. Llamar a las personas por la noche a sus casas.
c. Usar E-mail para programar las conversaciones telefónicas.

10. ¿Cuál es una manera eficaz de lidiar con los papeles?

a. Ordenar los papeles en pilas de alta prioridad, mediana prioridad y baja prioridad.
b. Siempre responder en la misma hoja de papel que recibió en lugar de crear una
respuesta separada.
c. Intentar lidiar una sola vez con un documento en papel.