INDICE

Tabla de contenido
INTRODUCCION ...................................................................................................................................................3
1. DEFINICIÓN DE FORMAS. .........................................................................................................................4
1.1. SISTEMAS DE CONTROL CON FORMAS ......................................................................................4
2. OBJETIVOS DE SU UTILIZACIÓN............................................................................................................6
3. IMPORTANCIA Y TIPOS DE FORMAS ....................................................................................................7
3.1. IMPORTANCIA ......................................................................................................................................7
3.2. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO ......7
3.3. TIPOS DE FORMULARIOS .................................................................................................................8
3.3.1. Formularios Pre-impresos. .......................................................................................................8
3.3.2. Formularios electrónicos ..........................................................................................................9
4. FORMAS COMO FUENTES DE INFORMACIÓN ................................................................................ 10
SOPORTES CONTABLES ........................................................................................................................... 10
4.1. SOPORTES CONTABLES PARA USO EXTERNO .................................................................... 11
4.1.1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO ................................................... 11
4.1.2. RECIBO DE CONSIGNACION ................................................................................................ 12
4.1.3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS ................ 13
4.1.4. FACTURA DE VENTA............................................................................................................... 13
1.4.3. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura: . 14
4.1.5. COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO. .......................................... 15
4.1.6. CHEQUE ...................................................................................................................................... 16
4.1.7. COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO ....................................................................... 16
4.1.8. LETRA DE CAMBIO .................................................................................................................. 17
4.1.9. PAGARÉ ...................................................................................................................................... 18
4.1.10. NOTA DÉBITO ........................................................................................................................ 19
4.1.11. NOTA CRÉDITO ..................................................................................................................... 19
4.1.12. RECIBO DE CAJA MENOR ................................................................................................. 20
4.2. SOPORTE DE CONTABILIDAD PARA USO INTERNO ............................................................ 20
4.2.1. NOTA DE CONTABILIDAD ...................................................................................................... 20
4.2.2. COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD .................................................................. 21
4.2.3. MAYORIZACION CONTABLE ................................................................................................. 21
4.2.4. BALANCE DE SALDOS ........................................................................................................... 22
 4.2.5. ESTADOS FINANCIEROS ....................................................................................................... 22
5. DISEÑO DE FORMAS .................................................................................................................................. 24
5.1. TIPOS DE DISEÑOS DE FORMAS ................................................................................................. 24
6. CONDICIONES PARA SU LLENADO ................................................................................................... 25
6.1. CONSIDERACIONES DE TIPO FUNCIONAL .............................................................................. 25
6.2. CONSIDERACIONES DE TIPO MATERIAL: ................................................................................ 25
CONCLUSIONES ............................................................................................................................................... 27
RECOMENDACIONES...................................................................................................................................... 28
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................................. 29
INTRODUCCION
 LA SISTEMATIZACIÓN EN EL MANEJO DE FORMAS.

1. DEFINICIÓN DE FORMAS.

Herramienta o medio de comunicación impresa, usada para llenar información variable, con
objeto de homogeneizar las formas y racionalizar el trabajo. Permite ordenar, sistematizar, y
orientar el manejo de recursos en términos escritos, también es un documento útil para efectos
legales y/o consultas disminuyendo las cargas y costos organizacionales.

Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más

sencillo, claro y funcional, ya que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de
cualquier otro recurso en términos escritos. Normativamente, constituyen un documento fuente
para efectos legales, de consulta o ambos.

Herramienta o medio de comunicación impreso usado para llenar información variable, con
objeto de homogeneizar las formas y racionalizar el trabajo, disminuyendo las cargas y costos
organizacionales.

Las formas, en su interpretación y uso común son mas conocidas como formularios,
terminación que usaremos alternando con la de formas.

1.1. SISTEMAS DE CONTROL CON FORMAS

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina,
mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar
ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada
formulario implantado, eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar
formularios que se complementen, rediseñar formularios para aumentar la eficiencia y
disminuir los errores. Existen 3 consideraciones especiales para el control institucional y
sistematización mediante el uso de formas, las cuales son:
 Nivel de organización.
El control de formas o formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto
dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la
revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en
cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo
deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.
 Control de formularios.
En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de
control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el
problema. Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los
 componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el
tema principal de la forma y el tema secundario.

 El índice funcional.
Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados
de acuerdo con el propósito a que sirven. El índice funcional es para uso exclusivo de
quienes son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a
propósitos similares pueden ser analizados para determinar cuál puede ser eliminado y
cuál puede ser más ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas,
es suficiente con los propósitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar,
reportar y requerir.
1.2. COMO SE APLICAN LAS FORMAS

PARA PRESENTAR CAMBIOS INTERNOS

• presentación de resultados.
• Productos de un consultor externo
• De uno comercial común
• Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones.
• Requeridas para una instancia externa para su uso exclusivo.
• El instrumento jurídico.
• Desegregación de funciones derivadas de su base legal.
• La determinación de objetos y programas
• Los sistemas que se desarrollan para apoyar las funciones.
• La traducción en procedimientos.
• La definición de estrategias.
• El proceso de toma de decisiones.

PARA PRESENTAR CAMBIOS EXTERNOS:

• Cambios en las condiciones del entorno.

• Por decisiones tendientes a la globalización.
• Pactos o convenios nacionales o internacionales.
 2. OBJETIVOS DE SU UTILIZACIÓN.

Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más

sencillo, claro y funcional, ya que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de
cualquier otro recurso en términos escritos. Normativamente, constituyen un documento fuente
para efectos legales, de consulta o ambos. Los objetivos generales que las formas o
formularios buscan alcanzar son:

A. Crear los métodos más económicos y eficaces para la preparación y presentación de

los resultados obtenidos a través del uso de formas.

B. Investigar y evaluar las peticiones de los usuarios en las formas internas.

C. Disminuir el número y el costo de los formularios al mínimo, aplicando la propiedad de

comparación.

D. Eliminar los formularios no esenciales y no autorizados.

E. Mejorar la calidad y exactitud de las formas.

F. Comprobar periódicamente los formularios para determinar la utilidad que tienen para
quienes utilizan la información que estos proporcionan.

G. Identificar las formas con un número y un título, y

H. Determinar el costo de cada uno de los formularios y el costo total de proporcionar

información.
 3. IMPORTANCIA Y TIPOS DE FORMAS

3.1. IMPORTANCIA

Los formularios son las comunicaciones formales requeridas por un agente especial que
necesita la información para elaborar un informe hecho para un superior con autoridad para
decidir sobre el tema del informe. Se refieren a las razones para la naturaleza de: los resultados
de; las conclusiones de; un método de acción o investigación en particular, etc. En quienes
requieren cualquier tipo de forma o formulario, existe la obligación implícita de definir el uso
que se le va a dar. Por parte de la persona que escribe los campos necesarios del formulario,
existe la obligación de dar toda la información adecuada en forma clara.

Debido a la gran variedad de formas que se pueden producir, para tratar este tema, tomaremos
de modelos los formularios de sistematización. No obstante, su contenido puede ser usado en
otras materias. Los formularios se utilizan para obtener información de vital importancia para
la toma de decisiones, para conocer las capacidades de ciertos grupos de personas, contratar
nuevos empleados, llevar control acerca de la contabilidad interna de la institución, de
corroborar los gastos e ingreso en el estado de resultados y de servir como registro para cierre
de periodos; por lo que los mismos deberán estar orientados a las personas que los van a
recibir.

Esto no quiere decir que no resulte necesario que los hechos citados sean ciertos o que las
opiniones no correspondan o no sean honestas, sino que el formulario y el lenguaje utilizado
deberá ser de tal manera que cause una buena impresión y satisfaga al destinatario del mismo.

3.2. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE UN

FORMULARIO

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer

aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si
existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño
estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con
toda la formación que contendrá el formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo
con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres
o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.
Una vez realizada esta revisión se procede a poner a prueba el formulario, por tres meses y
constatar si cumple su objetivo.
 3.3. TIPOS DE FORMULARIOS

3.3.1. Formularios Pre-impresos.

Los formularios que se envían a una industria gráfica para su confección, pueden ser de
diferente tipo:
 Hojas Sueltas. Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a
quién se solicite el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de impresión varía
entre máquinas tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta).
Se utilizan hojas sueltas cuando la información a consignarse normalmente es
manuscrita o máquina de escribir.
 Hojas Continuas. Son formularios cuya producción se realiza en máquinas rotativas.
Permiten que la información que se consigne sea impresa por una impresora Ejemplos
de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso,
Facturas, etc.
 Tarjetas. Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina.
El gramaje dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de
presentación, tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.
 Sobres. Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen
sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de
enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de
enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para
permitir el manipuleo continuo y transportación del contenido sin riesgos.
3.3.2. Formularios electrónicos
Son los formularios trabajados de forma virtual, para lo cual es necesarios que los usuarios
realicen el proceso de llenado a través de un aparato electrónico, luego de llenarlo es enviado
a la base de datos para recopilar la información y adecuarla a la toma de decisiones. Los
formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se
presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que contenga
información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios electrónicos
pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los
campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe
elegir una.
 4. FORMAS COMO FUENTES DE INFORMACIÓN

Por lo general las fuentes empleadas por una organización suelen ser diversas. Entre las más
comunes se pueden mencionar las siguientes:

 Preparadas paras su uso interno. Por ejemplo: control para pedidos de papelería

 Diseñadas para la presentación de resultados. Ejemplo.: informe a órganos de gobierno

 Producto de un consultor externo. Ejemplo.: forma para un procedimiento

 De uso comercial común. Ejemplo: solicitud de empleo

 Elaboradas por una autoridad normativa para uso interno y reporte de acciones.
Ejemplo: declaraciones de impuestos

 Requeridos por una instancia externa para su uso exclusivo. Ejemplo: encuesta de
alguna cámara o confederación

 Propuestas por un fabricante de papel o diseñador profesional. Ejemplo: formas

continuas para captura de información

SOPORTES CONTABLES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos. Donde se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la
empresa exijan.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que
trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o
externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando

constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológicos y
consecutivos y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser
utilizados para registrar las operaciones en los libros o de detalle.

OBJETIVOS DE LOS SOPORTES CONTABLES

Se tiene como objetivo dar a conocer y manejar los diferentes soportes contables, al igual que:

 Identificar los principales soportes de contabilidad que se emplean en una empresa.

 Diligenciamiento de los soportes de contabilidad de acuerdo con las caracterizas de
cada formato.
 registrar las transacciones según los soportes de contabilidad
 valorar la importancia de los soportes contables para legalizar los registros de
contabilidad

GENERALIDADES DE LOS SOPORTES CONTABLES

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los
libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables
deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a
continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser
utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

4.1. SOPORTES CONTABLES PARA USO EXTERNO

4.1.1. RECIBO DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo

recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para
el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
Recibo de caja o comprobantes de ingreso

4.1.2. RECIBO DE CONSIGNACION

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el
timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de
la empresa lo exijan.

Recibo de consignación
4.1.3. COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de
ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques
de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del
cliente.

Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

4.1.4. FACTURA DE VENTA

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de
los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura
de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para
el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

Requisitos de la Factura:

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

 Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso).

  Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio.
(preimpreso).
 Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.
 Fecha de expedición.
 Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
 Valor total de la operación
 El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

1.4.3. Documentos equivalentes a la factura: son documentos equivalentes a la factura:

 Los tiquetes de máquinas registradoras

 Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
 Los tiquetes de transporte.
 Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por los establecimientos de
educación reconocidos por el gobierno
 Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago
 Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de
inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de
pensiones y de cesantías.
 Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional
que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido
bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro

Factura de venta de Mercancía al contado

Al contabilizar las ventas al contado se debita caja y se acredita comercio al por mayor y al por
menor, si la mercancía no está gravada; si está gravada se acredita también la cuenta impuesto
sobre ventas por pagar.

Al contabilizar las compras al contado se debita compras, si la mercancía no está gravada se

debita además impuesto sobre las ventas por pagar, y se acredita bancos o caja

Factura de venta de Mercancía a crédito

El vendedor elabora la factura en original y copias, de acuerdo con su organización contable,

así: original para cartera, una copia para el cliente, otra para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad. La empresa que compra mercancía al contado
o a crédito, seleccionan los proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad,
precio y condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las
solicitudes de mercancía de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías mediante una
orden de compra para el proveedor elegido, por haber, presentado la mejor cotización.

Factura de venta de Mercancía

4.1.5. COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO.

Concepto de tarjeta de crédito

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza el usuario en los
establecimientos afiliados al sistema.

La tarjeta de crédito se adquiere mediante un contrato de apertura y utilización de tarjeta de

crédito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurídica. Por medio del
contrato, el usuario se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible
y a pagar periódicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o
servicios comprados a través de este medio

El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad

financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crédito como
un medio de pago de sus clientes; y, a su vez, la entidad financiera se compromete a pagar al
afiliado las sumas de los comprantes firmados por los usuarios, deducido por el servicio un
porcentaje de comisión que oscila entre el 5% y el 10%.
Comprobante de venta con tarjeta de crédito

4.1.6. CHEQUE

Es un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco llamado
“girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
“beneficiario”.

Cheque

4.1.7. COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESO

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que

respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante
diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el
comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando

claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

Comprobante de pago o de egreso

4.1.8. LETRA DE CAMBIO

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una
persona llamada “girador” a otra llamada “girado”, para que pague a la orden o al portador,
cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a

crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por
cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.
Letra de cambio

4.1.9. PAGARÉ

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en
una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

Pagaré
4.1.10. NOTA DÉBITO

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor
valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados
por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Nota Débito

4.1.11. NOTA CRÉDITO

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o

cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.

Nota Crédito
4.1.12. RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas
que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

4.2. SOPORTE DE CONTABILIDAD PARA USO INTERNO

4.2.1. NOTA DE CONTABILIDAD

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte
contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.
4.2.2. COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el

cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las
cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes
que lo justifiquen.

4.2.3. MAYORIZACION CONTABLE

En contabilidad, el libro mayor es un registro en el que cada página se destina para cada una
de las cuentas contables de una empresa. La finalidad del Libro Mayor va a consistir en
recoger estos mismos hechos, pero no en atención a la fecha de realización, sino a la cuenta
que se ha visto afectada.

El Libro Mayor no es un libro obligatorio. En él se van a recoger las distintas cuentas, y los
movimientos que se hayan realizado en ellas.

La secuencia para hacer un asiento es la siguiente: primero se anota en el libro diario y

después se pasa ese asiento a la ficha individual de cada cuenta.
4.2.4. BALANCE DE SALDOS

El balance de saldos, cuyo nombre íntegro es balance de sumas y saldos o balance de

comprobación tiene el objeto de mostrar en un momento determinado los saldos deudores y
acreedores de la contabilidad de una empresa. El balance de saldos incluye todos los activos,
pasivos y patrimonio neto, así como los ingresos y gastos.
Todas las empresas realizan varios balances de saldos a lo largo de un ejercicio económico,
ya que posibilita la detección de errores en las cuentas abiertas en su contabilidad.

4.2.5. ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros, también denominados estados contables, informes

financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la
situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o
periodo determinado. Esta información resulta útil para la Administración, gestores,
reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
La mayoría de estos informes constituyen el producto final de la contabilidad y son elaborados
de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados, normas contables o normas
de información financiera. La contabilidad es llevada adelante por contadores públicos que, en
la mayoría de los países del mundo, deben registrarse en organismos de control públicos o
privados para poder ejercer la profesión.
Los Estados financieros obligatorios dependen de cada país, siendo los componentes más
habituales los siguientes:

 Estado de situación patrimonial Financiera

 Estado de resultados
 Estado de evolución de patrimonio neto
 Estado de flujo de efectivo
 Notas a los Estados Financieros
Los Estados Financieros resultan útiles para los usuarios ya que contienen datos que
complementados con otras informaciones como por ejemplo; las condiciones del mercado en
que se opera, permiten diagnosticar las políticas a seguir considerando nuevas tendencias
(limitaciones de los estados financieros). Así mismo, se dice que para la presentación de los
estados financieros se deberá considerar información real para ser más exactos con los
resultados.
5. DISEÑO DE FORMAS

Consiste en la elaboración de una forma tomando como base:

 La información recabada
 Su objeto
 Fuente de información
 Necesidades que la originan
 Método de llenado
 Número de copias
 Procedimientos en que intervendrá
 Resultados finales que se han de obtener.

Son las herramientas o medios de comunicación escritos normalmente impresos a través de un

instrumento de reproducción gráfica, que por lo general contienen información fija escrita y
espacio para información variable. En el momento que una forma se completa pasa a ser un
documento. De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su llenado, pueden
integrar o acompañarse de un instructivo.

5.1. TIPOS DE DISEÑOS DE FORMAS

 De línea: Es una forma sencilla, cuyo contenido se limita a datos fijos que van seguidos
por líneas para vaciar los datos variables.

 De columnas: Contiene columnas y renglones para su llenado. Se utiliza cuando los

datos que se anotan (variables), inciden en más de un dato fijo. Normalmente se colocan
los datos fijos en la parte superior.

 De casillas: Es una forma que utiliza cuadros o rectángulos (casillas) en los cuales se
coloca la información.

 Combinado: Estos modelos incluyen en su composición más de un estilo; por ello, los
datos de identificación pueden ocupar casillas, en tanto que el cuerpo puede utilizar
cualquier otra presentación, para su llenado, según las necesidades.

 Visualización: Debe existir unidad en el trazo, para que una forma mantenga una imagen
homogénea y proporcional.
6. CONDICIONES PARA SU LLENADO

6.1. CONSIDERACIONES DE TIPO FUNCIONAL

1. Espacios: Para facilitar las anotaciones en la Forma, ésta debe contar con espacios
suficientes para la inclusión de la información variable. Hay que tomar en cuenta si ha
de ser llenada a mano o en computadora. Es conveniente trazar líneas horizontales
para facilitar el llenado cuando se haga a mano.

2. Número de Copias: El especialista tendrá que asegurarse que las copias solicitadas
sean realmente necesarias. El uso de copias debe estar sujeto a:

 ¿Quién requiere copia?

 ¿Cuándo se necesitan copias?

3. Tipos de Forma: La información y el orden previsto de la misma, permite determinar

el tipo de forma que se diseñará. Aun cuando dichos tipos carecen de normas o
estandarización reconocidas en la administración, pueden considerarse como de uso
general las de línea, columnas o casillas, y las combinaciones que puedan surgir.

4. De Líneas: Es el tipo de forma más sencilla que existe, ya que su contenido es a base
de datos fijos (letras) que van seguidos de una línea para ser ocupada por datos
variables; a su vez, en un mismo renglón pueden aparecer distintos datos fijos, de tal
manera que se van formando líneas por cada renglón. Sólo se usará cuando la
información sea mínima y se anotará a mano (preferentemente).

5. De Columnas: Contiene varias columnas y renglones; se utiliza cuando los datos

variables se afectan por varios datos fijos que se ubican normalmente en la cabecera.
Puede ser tan compleja como datos fijos presente, ya que en algunos casos una de las
columnas (generalmente la izquierda) contiene conceptos fijos que pueden variar en
cada renglón. Esta última se utiliza bastante cuando los datos variables son cifras
numéricas.

6. De Casillas: Este tipo se elabora para formas cuya información es excesiva. Consiste
en encerrar un dato fijo con su espacio en blanco, dentro de un cuadro o rectángulo,
llamado casilla.

6.2. CONSIDERACIONES DE TIPO MATERIAL:

1. Papel: El peso del papel que debe utilizarse, debe estar de acuerdo al número de copias
deseadas, la intensidad de manejo a que va a someterse la forma, el tipo de archivo y
si la forma va a imprimirse en uno o ambos lados.

2. Tintas: La tinta debe proporcionar un contraste adecuado con el color del papel utilizado
en la forma; es recomendable no emplear más de un color. Es necesario hacer notar
que el empleo de tintas de diferentes colores puede aumentar el costo de la forma en
una proporción considerable, por lo que deberá evitarse siempre que sea posible
3. Tipo de Letra: Se selecciona tomando como base la legibilidad, procurando emplear a
lo sumo dos tipos de letras en cualquier forma impresa.

4. Carbones: Existen principalmente dos maneras de obtener copias a través del uso del
papel carbón o carbonizado:
 Papel carbón de un solo uso intercalado en la forma: este sistema es recomendable
cuando se trata de formas que contienen datos y que se elaboran en gran volumen.
También es conveniente hacerlo así en el caso de formas continuas
 Sustancias aplicadas al reverso de la forma: este sistema es el más costoso. Sirve
para lograr que ciertos datos no aparezcan en todas las copias.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
 BIBLIOGRAFÍA

 Contabilidad Universitaria, avanzando con las nuevas generaciones.

Cuarta Edición, editorial MCGRAWGIL, unidad 5, tema 5.1 – 5.2
paginas 67 a la 92.
 LUCY DEL CARMEN CORAL DELGADO, Licenciada en educación
especializada, especialidad en comercio y contaduría, magíster en
administración educativa, docente de contabilidad y legislación INEM
Mariano Ospina Rodríguez.
 EMMA LUCIA GUDIÑO DAVILA, Licenciada en educación
especializada, especialidad en comercio y contaduría, docente de
contabilidad y legislación INEM Mariano Ospina Rodríguez.
 PAGINA WEB: www.contaduria.gov.co
 E-grafía.
https://es.scribd.com/doc/155854565/Manejo-de-Formas-y-Formatos-en-Las-Organizaciones

https://www.monografias.com/trabajos93/formularios/formularios.shtml