BUENAS PRÁCTICAS EN EL LABORATORIO

CÓDIGO: BE1-04-135
VERSIÓN: 7
FECHA: 03/Nov/2015

TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. CONSIDERACIONES GENERALES
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
3.1. TIPOS DE LABORATORIOS
3. 1. 1. LABORATORIO CENTRAL PLANTA
3. 1. 2. LABORATORIOS SATÉLITES
3. 1. 3. ESTACIONES DE TRABAJO
3. 1. 4. LABORATORIO CORPORATIVO
3. 1. 5. LABORATORIO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
3.2. CARACTERÍSTICAS DE LAS INSTALACIONES
3.3. PRÁCTICAS DEL PERSONAL
3.4. ACERCA DE LOS MATERIALES
3.5. ACERCA DE LOS REACTIVOS Y MEDIOS DE CULTIVO
3. 5. 1. RECEPCIÓN, MANEJO Y ALMACENAMIENTO DE REACTIVOS Y/O MEDIOS
DE CULTIVO
3. 5. 2. CALIDAD DEL AGUA PARA PREPARACIÓN DE REACTIVOS Y MEDIOS DE
CULTIVO
3. 5. 3. CALIDAD DEL AGUA PARA PREPARACIÓN DE PROTOTIPOS DE
INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
3. 5. 4. PREPARACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE REACTIVOS SECUNDARIOS Y
MEDIOS DE CULTIVO
3.6. ACERCA DE LOS EQUIPOS
3.7. ACERCA DE LA SEGURIDAD
3. 7. 1. DERRAME DE REACTIVOS
3. 7. 2. BOMBAS DE VACÍO
3. 7. 3. CONEXIONES ELÉCTRICAS
3.8. DURANTE LA OPERACIÓN
4. FORMATOS, ARCHIVOS Y CONSERVACIÓN
4.1. FORMATO “REGISTRO ACTIVIDADES PROGRAMA LIMPIEZA E
HIGIENIZACIÓN INSTALACIONES, EQUIPOS E INSTRUMENTOS DEL
LABORATORIO” No. BE1-04-135F1
4.2. FORMATO “CONTROL DE PREPARACIÓN DE REACTIVOS Y SOLUCIONES DE
TRABAJO” No. BE1-04-135F2
4.3. FORMATO “CONTROL DE MEDIOS DE CULTIVO Y REACTIVOS
MICROBIOLÓGICOS” No. BE1-04-135F3
4.4. FORMATO “IDENTIFICACIÓN TÉCNICA Y HOJA DE VIDA DE INSTRUMENTOS
DE MEDIDA” No. BE1-04-135F4
4.5. FORMATO “CONTROL DE TEMPERATURA DE OPERACIÓN EN EQUIPOS DE
LABORATORIO” No. BE1-04-135F5
4.6. FORMATO “CONTROL DE ESTERILIZACIÓN” No. BE1-04-135F6
4.7. FORMATO “CONTROL MICROBIOLÓGICO DEL MEDIO AMBIENTE” No. BE1-04-
135F7
4.8. FORMATO “RECEPCIÓN E INVENTARIO DE REACTIVOS Y MEDIOS DE
CULTIVO” No. BE1-04-135F8
5. REFERENCIAS
6. ASPECTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
7. ASPECTOS AMBIENTALES
8. ANEXOS

1. OBJETIVO

Describir las condiciones generales de trabajo que se deben tener en cuenta como
requisitos antes, durante y después para la realización de métodos de ensayo,
calibraciones, procedimientos investigativos y técnicas de desarrollo en los laboratorios de
análisis de Postobón.

2. CONSIDERACIONES GENERALES

2.1 Las BPL identifican, definen y describen los principios que deben regir los procesos de
organización y las condiciones bajo las cuales se lleva a cabo la planificación y ejecución
de los análisis de laboratorio, incluyendo el registro de datos y los procedimientos de
control y garantía de calidad de estas actividades.

2.2 El sentido de las Buenas prácticas es establecer políticas que faciliten la realización
de los análisis dentro de los laboratorios, así como la veracidad y confianza en la toma de
decisiones a partir de los resultados obtenidos.

2.3 Los lineamientos descritos en la presente norma aplican para los laboratorios que
operan en Postobón.

2.4 Los resultados obtenidos de los análisis realizados en los laboratorios deben ser
registrados según lo indicado en los diferentes métodos de ensayo y/o planes de calidad
(Sistema SAP o formatos normalizados).

2.5 Dentro de la presente norma al mencionar a Postobón se hace referencia a todas las
Compañías del Sector bebidas de la Organización Ardila Lülle (Postobón S.A., Gaseosas
Lux S.A., Gaseosas Colombianas S.A., Gaseosas Hipinto S.A.S., y Gaseosas de Córdoba
S.A.).

2.6 En los Centros Productores el Jefe Gestión Calidad es el responsable de garantizar el

cumplimiento de las actividades que se describen en la presente norma, en el laboratorio
de Investigación y Desarrollo es el Jefe de Desarrollo de Producto y en el Laboratorio
Corporativo es el Jefe de Soporte Analítico.
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

3.1. TIPOS DE LABORATORIOS

Postobón ha definido los criterios que se deben tener en cuenta en el diseño y

construcción de laboratorios, estaciones de trabajo y puestos de trabajo, cumpliendo con
las especificaciones técnicas necesarias en cuanto a localización, requerimiento de los
puestos de trabajo, equipos requeridos, conexiones eléctricas, servicios (entrada y salida).
Dichas especificaciones se encuentran en el anexo No. 13 “Especificaciones de los
laboratorios de Postobón” que fue realizado conjuntamente por las Direcciones de
Infraestructura y Gestión Calidad.
De acuerdo a las características a controlar o inspeccionar de los procesos productivos
se especifican varios tipos de laboratorios, basándose también en las categorías de
productos elaborados en cada Centro Productor.

3. 1. 1. LABORATORIO CENTRAL PLANTA

Es el lugar equipado con los medios necesarios para llevar a cabo los análisis
fisicoquímicos, microbiológicos y ensayos metrológicos de los procesos productivos y
producto terminado según el tipo de categorías de producto que elabore el Centro
Productor. Están divididos en dos tipos:
- Tipo A: Son los laboratorios de los Centros Productores que tienen más de tres líneas
de llenado y producen dos o más categorías (tales como Gaseosas, Aguas, Jugos,
Hidratantes, Energizantes, Té). Corresponde a los laboratorios de: Gaseosas Lux Bogotá,
Postobón Yumbo, Gascol Sur, Postobón Bello, Hipinto Piedecuesta, Postobón Malambo y
Centros Productores nuevos.

- Tipo B: Son los laboratorios de los Centros Productores que tienen dos líneas de
llenado y producen Gaseosas y Aguas y Jugos. Corresponde a los laboratorios de: Gascol
Centro, Gaseosas Córdoba (Montería, Villavicencio, Neiva, Mariquita, Pasto, Chigorodó),
Hipinto (Duitama, Valledupar, Cúcuta) y Postobón (Medellín, Pereira, Santa Marta,
Cartagena, Dosquebradas).

3. 1. 2. LABORATORIOS SATÉLITES

Son aquellos laboratorios destinados a realizar análisis afines a procesos específicos y

los cuales no pueden ser llevados a cabo en el Laboratorio Central de la planta.
Contempla laboratorios en Plantas de tratamiento de agua (PTAP), Plantas de tratamiento
de aguas residuales (PTAR), análisis sensorial y aplica para todos los Centros
Productores.

3. 1. 3. ESTACIONES DE TRABAJO

Lugar del área de producción, establecida, acondicionada y dotada de materiales,

equipos y/o reactivos necesarios para los análisis de inspección y ensayo en línea de
producción de una categoría de producto.
3. 1. 4. LABORATORIO CORPORATIVO

Está ubicado en la Dirección Gestión Calidad, realiza análisis fisicoquímicos,

microbiológicos, sensoriales a muestras de producto terminado tomadas en los Centros
Productores, Centros Distribuidores (CEDIS) o en el mercado y a muestras de
componentes de las listas de materiales de producción para todas las categorías de
producto activas y en desarrollo según las respectivas necesidades (incluye los diferentes
laboratorios que dependan de la Dirección Gestión Calidad).

3. 1. 5. LABORATORIO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

Está ubicado en la Dirección de Investigación y Desarrollo, realiza el desarrollo de

productos y procesos a menor escala, seguimiento de producto nuevo escalonado a
proceso productivo, para la determinación de vida útil, análisis fisicoquímicos y
sensoriales a prototipos desarrollados, materias primas nuevas o en proceso de
homologación, todo lo anterior de acuerdo a los requerimientos solicitados por otras áreas
de la Compañía.

3.2. CARACTERÍSTICAS DE LAS INSTALACIONES

El laboratorio es un área restringida solo para realizar análisis, por lo tanto no debe
funcionar como oficina ni como zona para realizar labores administrativas.
Con relación a las instalaciones, los laboratorios además deben:

- Contar con áreas separadas y debidamente demarcadas.

- Tener un área de lavado de material y/o preparación de indicadores y reactivos

secundarios.

FIGURA No. 1
ÁREAS SEPARADAS

- Tener un sitio exclusivo para el almacenamiento de indicadores y reactivos.

FIGURA No. 2
ALMACENAMIENTO DE REACTIVOS

- Tener una campana de extracción para la preparación de los reactivos y métodos que lo
requieran.

- Tener una nevera exclusiva para almacenar reactivos, muestras y ensayos varios.

- Tener un sitio exclusivo para el almacenamiento de vidriería utilizada en los análisis.

FIGURA No. 3
ALMACENAMIENTO DE VIDRIERIA

- Tener canecas identificadas para disponer los desechos generados de acuerdo a lo

establecido en la norma “Manejo integral de residuos o desechos peligrosos y no
peligrosos” No. BE1-04-76.

- Tener un sitio diferente a las instalaciones del laboratorio para guardar los elementos de
uso personal.

FIGURA No. 4
LABORATORIO FISICOQUIMICO

- Tener la puerta de ingreso con mecanismo de cierre rápido.

- Contar con mesones exclusivamente para la realización de los análisis.

- Contar con fuentes de energía, suministro de agua, iluminación y condiciones

ambientales del laboratorio que faciliten el correcto desarrollo de los análisis ofrecidos.

Específicamente para el laboratorio de Microbiología, se requiere que:

- El salón de siembra sea cerrado para evitar corrientes de aire y posibles

contaminaciones
- Se cuente con cabina de flujo laminar
- Se cuente con un área de incubación, área lavado de material y/o preparación y
esterilización de medios de cultivo
- Se tenga un sitio exclusivo para el almacenamiento de medios de cultivo deshidratados y
otros reactivos
- Se cuente con una nevera exclusiva para almacenar medios de cultivos y otros reactivos
- Se tenga un sitio exclusivo para el almacenamiento de vidriería utilizada en los análisis
microbiológicos

Específicamente para el laboratorio de Investigación y Desarrollo, se requiere:

- Contar con un área para la refrigeración de las muestras y prototipos desarrollados

- Contar con un área para el almacenamiento de muestras en condiciones simuladas de
temperatura, movimiento y humedad, con el fin de realizar seguimiento de vida útil

FIGURA No. 7
LABORATORIO DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
3.3. PRÁCTICAS DEL PERSONAL

Mantener todos los pasillos del laboratorio libres de obstáculos, facilitando así un área
cómoda y segura donde operar.

Mantener la puerta de ingreso al laboratorio cerrada.

No almacenar sobre los mesones muestras, reactivos, u otros elementos diferentes a

equipos de análisis.

Tener un plan de mantenimiento preventivo de las instalaciones físicas, eléctricas,

ventilación y gases. Se deben registrar los hallazgos en el formato “Revisión y chequeo
del estado de infraestructura en Centros Productores” No. BE1-04-79F1 de la norma
“Planeación de actividades de control e inspección para labores de mantenimiento de
infraestructura” No. BE1-04-79.

Tener un programa de fumigación contra rastreros, voladores y roedores. Se deben

registrar los hallazgos en el formato “Plan de Monitoreo y Control de Plagas – Manejo
Integrado de Plagas (MIP)” No. BE1-04-13F3 de la norma “Manejo integrado de plagas”
No. BE1-04-13.

Tener un programa de limpieza rutinaria de los laboratorios, teniendo en cuenta el Anexo

No. 1 “Programa de limpieza e higienización de las instalaciones y equipos del
laboratorio”. Se debe registrar la información y las acciones a seguir en el formato
“Registro actividades programa limpieza e higienización instalaciones, equipos e
instrumentos del laboratorio” No. BE1-04-135F1 (ver anexo No. 2 de la presente norma).

Usar el uniforme de acuerdo a lo descrito en la norma “Comportamiento higiénico de las

personas” No. BE1-03-73.

Mientras hagan uso de cualquier laboratorio, los visitantes activos y/o contratistas deben
usar el uniforme o bata de laboratorio abrochado.

Nota. Las batas deben permanecer limpias y usarse sólo dentro del laboratorio. No debe
llevarse puesta la bata, la ropa de protección personal, ni los guantes fuera del
laboratorio.

En los laboratorios de Microbiología e Investigación y Desarrollo debe ser utilizado

cobertor de cabello o gorro por el personal así como por todos los visitantes,
independientemente de la razón de la visita. Para los laboratorios de análisis
fisicoquímicos, metrológicos y de empaques, el uso del gorro no es obligatorio.

Para realizar los análisis microbiológicos debe utilizarse tapabocas. En el caso de las
actividades de Desarrollo de producto se deben utilizar guantes y tapabocas.

Se deben usar los implementos de seguridad de acuerdo a las indicaciones de los

reactivos a utilizar y métodos a realizar.

FIGURA No. 8
UTILIZACIÓN DE IMPLEMENTOS DE SEGURIDAD

No se deben utilizar anillos, aretes, relojes ni accesorios al realizar análisis en el

laboratorio.

Se debe evitar trabajar solo en el laboratorio. Si tiene que hacerlo, informe a alguien de su
ubicación, y pida que le llame periódicamente.

Se deben lavar las manos con frecuencia durante el día y antes de salir del laboratorio,
conforme a lo descrito en la norma “Comportamiento higiénico de las personas” No. BE1-
04-107.

Para la siembra microbiológica de las muestras, el personal debe encontrarse en buenas

condiciones de salud, libre de virus o enfermedades infecciosas. Si tiene heridas, uñeros
o rasguños en la piel, se deben cubrir con elementos apropiados.

Se deben evitar las exposiciones innecesarias a sustancias químicas. Nunca las huela o
pruebe.

Para el uso de los guantes se debe tener en cuenta:

- Inspeccionar que los guantes no tengan huecos o estén rasgados.

- Quitarse los guantes antes de contestar el teléfono o abrir puertas, para evitar
contaminaciones cruzadas.
- Si ocurre contacto directo con una sustancia química, reemplace los guantes durante el
día.
- Los guantes de butilo, neopreno y nitrilo son resistentes a la mayoría de sustancias, por
ejemplo: alcoholes, aldehídos, cetonas y la mayoría de ácidos y cáusticos inorgánicos.
- Los guantes desechables de látex y vinilo protegen contra algunas sustancias, la
mayoría de las soluciones acuosas y los microorganismos, reduciendo el riesgo de
contaminar el producto.
- Los guantes de cuero protegen contra cortaduras, abrasiones, y rasguños, pero no
contra los reactivos.
- Los guantes con resistencia a la temperatura protegen contra los líquidos criogénicos,
las llamas y las temperaturas altas.

En el laboratorio siempre se deben utilizar zapatos que cubran totalmente los pies.

Está prohibido comer, beber, fumar, masticar chicle o maquillarse en el laboratorio.

No se deben llevar a la boca objetos como: lápices, lapiceros, borradores, papeles y en

general cualquier cosa que haya entrado en contacto con las superficies del laboratorio.

3.4. ACERCA DE LOS MATERIALES

Mantener el instructivo de limpieza del material ubicado cerca de la poceta de lavado.

Para ello utilice los instructivos del anexo No. 5 de la presente norma.
FIGURA No. 9

ALMACENAMIENTO DE VIDRIERÍA

Inspeccione toda la vidriería antes de usarla, deseche y reemplace toda vidriería que esté
quebrada o fisurada. Al descartarla, tenga en cuenta que no se debe mezclar el vidrio del
laboratorio con otros tipos de vidrios.

La limpieza del material de vidrio se debe realizar en la poceta de cada área.

Todo el material debe ser almacenado de forma que su ubicación sea fácil.

Deben utilizarse instrumentos de medida con el rango adecuado.

Los indicadores se deben envasar en frascos tipo gotero.

Preferiblemente los ácidos y bases se deben almacenar en frascos color ámbar.

Los frascos lavadores que contengan agua destilada o desionizada, se deben emplear
para hacer el último enjuague al material de vidrio después de lavado y en la preparación
de disoluciones. Estos frascos nunca deben contener otro tipo de líquidos. El frasco sólo
se debe abrir para rellenarlo.

El material de vidrio usado para medición debe ser Clase A/AS.

FIGURA No. 10

EJEMPLO DE MARCACIÓN VIDRIERÍA CLASE A/AS (MARCA BRAND)

Los balones aforados deben ser utilizados solamente para disolver y preparar soluciones,
no deben calentarse ni ser sometidos a enfriamiento o congelación, debido a que pierden
su exactitud.

Los erlenmeyer están diseñados para hacer titulaciones manuales y preparaciones

porque evitan salpicaduras, no deben utilizarse para almacenar reactivos preparados en
el laboratorio.

Está prohibido utilizar envases de la compañía u otro tipo de envases comerciales para la
toma de muestras durante el control de los procesos, preparar o almacenar reactivos, o
cualquier otro tipo de sustancias, sólo se debe usar material de laboratorio.

Dichos envases solo se podrán usar para los procesos de Investigación y Desarrollo y/o
homologación de materias primas, en los casos en los que técnicamente sea necesario el
uso de los mismos.

3.5. ACERCA DE LOS REACTIVOS Y MEDIOS DE CULTIVO

3. 5. 1. RECEPCIÓN, MANEJO Y ALMACENAMIENTO DE REACTIVOS Y/O MEDIOS
DE CULTIVO

Cada reactivo y/o medio de cultivo que ingrese al laboratorio debe ser inspeccionado
visualmente, verificar que cumpla con las especificaciones técnicas y registrar los datos
solicitados en el formato “Recepción e inventario de reactivos y medios de cultivo” No.
BE1-04-135F8 (ver el anexo No. 14 de la presente norma).

Antes de utilizar un reactivo se debe revisar que esté dentro de su vida útil y tenga la
concentración requerida. Además se debe garantizar el conocimiento de los posibles
riesgos de su manipulación. Ver el anexo No. 3 “Códigos de peligro y recomendaciones
de almacenamiento”.

Se debe verificar que la etiqueta sea legible. No acepte envases que no tengan las
etiquetas apropiadas. Las etiquetas no pueden estar dañadas o desfiguradas.

Los reactivos se deben usar de acuerdo a un programa adecuado de rotación, teniendo

en cuenta la vida útil y la fecha de vencimiento.

Al solicitar y decepcionar un reactivo se debe tener en cuenta cuál va a ser su uso, para
disminuir la incertidumbre en los resultados. Las sustancias, atendiendo a su empleo en
los laboratorios, se clasifican así:

- Grado técnico. Estas sustancias no son de calidad garantizada y no se deben utilizar en

un análisis químico. Pueden emplearse, por ejemplo, para experimentos de naturaleza
cualitativa en los que no se requieren resultados exactos. A estos reactivos se les suele
denominar de grado comercial.

- Grado USP (United States Pharmacopeia). Son sustancias que cumplen las
especificaciones que exigen las normas de los Estados Unidos en cuanto a contenidos
máximos de contaminantes que pueden ser dañinos para la salud. Pueden contener
contaminantes no peligrosos, pero que interfieren en determinados procesos analíticos.
Su uso no es aconsejable.

- Grado Reactivo. Estas sustancias cumplen las especificaciones del Reagent Chemical
Committee of the American Chemical Society y se usan en el campo analítico.
Generalmente se comercializan con una etiqueta donde aparecen los porcentajes
máximos de impureza permitidos por dicha entidad internacional.

- Grado estándar primario. Son de alta pureza y los resultados de los análisis realizados
sobre ellos aparecen en las etiquetas. Se emplean como patrones primarios en la
preparación de soluciones estándares.

- Otros reactivos químicos. Se preparan para su uso en aplicaciones específicas, como

solventes para espectroscopia y para cromatografía líquida de alto rendimiento. Tienen la
información pertinente en las etiquetas.
Al recepcionar reactivos o medios de cultivo, registre en el mismo recipiente la fecha de
recepción y la de apertura. Se deben utilizar primero los reactivos o medios de cultivo que
tengan una fecha de vencimiento más cercana (utilice un marcador con tinta indeleble).

El Jefe Gestión Calidad, el Jefe de Desarrollo de Producto y el Jefe de Soporte Analítico

deben archivar en una carpeta la hoja de seguridad de cada uno de los reactivos y medios
de cultivo utilizados en los diferentes laboratorios a cargo.

Los reactivos y medios de cultivo deben permanecer preferiblemente en su envase

original, en caso de que sea necesario el trasvasado se deben identificar los envases a
los cuales se traslade la sustancia con los mismos datos y/o símbolos del empaque
original.

Lea la etiqueta cuidadosamente antes de almacenar un reactivo. Almacene todas las

sustancias químicas según su clasificación de riesgo teniendo en cuenta el código IMCO
o el código GHS (ver anexo No. 3) y no por orden alfabético.

El lugar de almacenamiento de los reactivos debe estar identificado para su fácil ubicación
y detección del riesgo. Se recomienda hacerlo según los lineamientos de la NFPA, como
se muestra en el anexo No. 4.

FIGURA No. 11

IDENTIFICACIÓN DEL LUGAR DE ALMACENAMIENTO DE REACTIVOS

No almacene reactivos en contenedores de vidrio en el piso, ni cerca de fuentes de calor y

tampoco frente a la luz solar directa.

Las sustancias tóxicas deben estar aisladas en un área claramente identificada y con un
sistema de ventilación.

No utilice lugares inadecuados (por ejemplo mesones, escritorios, asientos, entre otros)
del laboratorio para el almacenamiento permanente de sustancias, pues éstas pueden
derramarse fácilmente o estar ubicadas junto a otras incompatibles o estar sin protección
en caso de un incendio.

Cada sustancia debe tener una ubicación designada para su almacenamiento y debe ser
devuelta allí después de su uso.

Los reactivos o medios de cultivo que requieren refrigeración deben estar sellados,
tapados herméticamente y debidamente rotulados.

Todos los contenedores de sustancias químicas, tanto primarios como secundarios,

deben estar rotulados. Las etiquetas indican el contenido de los contenedores y sus
respectivos riesgos (ver anexo No. 4).

Las etiquetas sobre los contenedores deben permanecer en buen estado (al menos que el
contenedor esté vacío y listo para evacuar).
Los reactivos deben almacenarse por debajo del nivel de los ojos. Así, si el recipiente se
quiebra, el riesgo de que el contenido caiga en la cara y cuerpo será mínimo. Todos los
reactivos deben estar contenidos en recipientes seguros, y preferiblemente dentro de
gabinetes cerrados.

No almacene cantidades excesivas de reactivos en el laboratorio.

El mal uso de los reactivos o medios de cultivo puede acortar la vida útil de los mismos.

3. 5. 2. CALIDAD DEL AGUA PARA PREPARACIÓN DE REACTIVOS Y MEDIOS DE

CULTIVO

Uno de los aspectos más importantes del análisis es la utilización del agua de calidad que
se utiliza en la preparación de reactivos y medios de cultivos, así como en el análisis de
blancos. El agua para análisis no debe contener sustancias que interfieran con los
métodos analíticos. La calidad del agua está directamente relacionada con el análisis que
vaya a efectuarse. Puede diferir, de hecho, con los componentes orgánicos, inorgánicos y
microbiológicos y del uso que se vaya a dar a dicha agua.

Utilice las diferentes fuentes de agua en el laboratorio conforme se indica en la siguiente

tabla:

TABLA No. 1

USO DE LAS DIFERENTES AGUAS

Nota. El agua que va a ser utilizada para destilar debe tener máximo 50 ppm de dureza o
se debe utilizar agua suavizada para alimentar el destilador.

Para garantizar la eficacia del destilador se debe realizar el mantenimiento con la

frecuencia indicada en el anexo No. 4 de la norma “Ingreso de instrumentos y equipos de
medida” No. BE1-04-101.
Los recipientes que contienen el agua destilada deben ser lavados mínimo una vez al
mes o cuando sean desocupados, lo que se cumpla primero, según lo indicado en el
anexo No. 5 “Instructivos para el lavado del material”.

El mal uso de los reactivos o medios de cultivo puede acortar la vida útil de los mismos.

3. 5. 3. CALIDAD DEL AGUA PARA PREPARACIÓN DE PROTOTIPOS DE

INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

El agua utilizada para la preparación de prototipos de investigación y desarrollo debe ser

agua tratada. También puede utilizarse agua suavizada en los casos en los que es
técnicamente necesario.
3. 5. 4. PREPARACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE REACTIVOS SECUNDARIOS Y
MEDIOS DE CULTIVO

Cuando se utilicen productos líquidos (especialmente aquellos corrosivos o ácidos), se

deben verter suavemente por las paredes del recipiente para evitar que salpiquen el
cuerpo o la ropa.

Si se requiere diluir un ácido, se debe verter el ácido sobre el agua y no al contrario.

Cuando se vierta un producto líquido, el frasco que lo contiene se debe inclinar de forma
que la etiqueta quede en la parte superior para evitar que si escurre el líquido se deteriore
la etiqueta y/o el rótulo.

FIGURA No. 12

INDICACIONES PARA TRANSFERIR LÍQUIDOS

Los reactivos preparados también se deben almacenar en un lugar debidamente

identificado, no se deben almacenar sobre los mesones.

Se debe registrar la información relacionada con la preparación de las soluciones usadas

en los laboratorios en el formato “Control de preparación de reactivos y soluciones de
trabajo” No. BE1-04-135F2 (ver el anexo No. 6).

Los rótulos de los contenedores secundarios deben mostrar el nombre de la sustancia y

como mínimo deben contener la información descrita en la figura No. 12. Si es un reactivo
que se compra preparado y que se requiere reenvasar, en Preparó, se debe decir el
nombre de la marca comercial. No se requiere escribir los nombres de los reactivos en
recipientes donde se ejecutan reacciones químicas (por ejemplo balones, beakers, entre
otros).

FIGURA No. 13

RÓTULO DE IDENTIFICACIÓN

Se deben licuar los medios de cultivo sólidos por el tiempo estrictamente necesario en el
baño maría, garantizando que el agua cubra el nivel del medio de cultivo (sin inundar el
frasco). La exposición directa del medio de cultivo al calor o el tiempo prolongado de
exposición en el baño maría, degrada el medio de cultivo.

Los medios de cultivo deshidratados deben almacenarse según las indicaciones descritas
en la etiqueta del recipiente o el inserto dado por el proveedor y deben permanecer
siempre bien cerrados.

Para la preparación de los medios de cultivo y demás reactivos de Microbiología se debe

utilizar agua destilada o desmineralizada. En el formato “Control de medios de cultivo y
reactivos microbiológicos” No. BE1-04-135F3 (ver anexo No. 7), se deben registrar los
controles y fecha de preparación.
Los medios de cultivo deben esterilizarse inmediatamente después de su preparación o
en su defecto máximo dos horas después. Si esta condición no se cumple, deben ser
descartados aún si han sido refrigerados.

El tiempo transcurrido entre la preparación de las diluciones y su adición a la caja de petri

o en su defecto la alícuota de muestra y el correspondiente medio de cultivo, no debe
superar los 20 minutos.

3.6. ACERCA DE LOS EQUIPOS

Los instrumentos y equipos de medida deben:

- Estar en capacidad de lograr la exactitud requerida y cumplir con las especificaciones

pertinentes para los análisis.

- Estar sometidos a los controles exigidos en el “Manual para el aseguramiento

metrológico” de la Compañía.

- Ser operados por personal capacitado, el cual debe tener fácil acceso a las instrucciones
actualizadas sobre su uso y mantenimiento (inclusive cualquier manual proporcionado por
el fabricante del equipo).

El equipo sometido a sobrecarga o manejo inadecuado, que proporcione resultados

dudosos, demuestre ser defectuoso o fuera de los límites específicos, debe aislarse para
evitar su uso y se debe etiquetar o marcar claramente como “Fuera de servicio” hasta que
sea reparado y demuestre su correcto funcionamiento mediante ensayos y calibraciones.

Limpie los equipos antes y después de su uso para evitar el riesgo de contaminar en la
siguiente operación.

Colóquelos lejos del borde del mesón y no muy próximos a la pared.

Aléjese de mecheros u otras fuentes de ignición cuando trabaje con líquidos inflamables.

Asegúrese que no caiga, se vierta o derrame agua sobre los cables eléctricos.

Organice el equipo de tal manera que se puedan retirar los mecheros o los baños
rápidamente.

FIGURA No. 14

EQUIPOS DE LABORATORIO

Utilice una trampa de vapores adecuada y trabaje en campana extractora cuando exista la
posibilidad de un escape de vapores peligrosos.

Para las máquinas centrífugas:

- Sujete bien las centrífugas del mesón y colóquelas en un lugar donde la vibración no
haga caer las botellas del mesón.
- Mantenga cerrada la tapa de la centrífuga mientras esté funcionando, y no la abra hasta
asegurar que esté funcionando sin vibración.
- Si la máquina empieza a vibrar, párela y distribuya el peso equilibradamente.
- Limpie con regularidad los rotores y los baldes con una solución no corrosiva.
- Utilice copas con sellos de seguridad mientras se centrifuguen materiales peligrosos.

Para los equipos del laboratorio, además de las anteriores indicaciones, se debe registrar
para cada equipo una identificación técnica y hoja de vida de los trabajos realizados en el
formato “Identificación técnica y hoja de vida de instrumentos de medida” No. BE1-04-
135F4 (ver el anexo No. 8 de la presente norma). Además se deben realizar los siguientes
controles:

- Incubadoras, estufas y baño maría: Verificar dos veces al día durante su uso que la
lectura indicada por el instrumento del equipo corresponda a la lectura del termómetro de
referencia utilizado conforme lo describe el Plan de Aseguramiento metrológico de la
norma “Ingreso de instrumentos y equipos de medida al programa de calibración y/o
verificación” No. BE1-04-101.

Comprobar que la temperatura del equipo corresponda a la temperatura establecida por el

método, tomando como referencia la variabilidad dada a cada indicador. Invalide el
análisis si la temperatura es superior a 1 grado o inferior a 2 grados.

Registre la información y las acciones a seguir en el formato “Control de temperatura de

operación en equipos de laboratorio” No. BE1-04-135F5 (ver anexo No. 9 de la presente
norma).

- Neveras: Verificar una vez al día durante su uso que la lectura indicada por el
instrumento del equipo corresponda a la lectura del termómetro de referencia utilizado
conforme lo describe el Plan de Aseguramiento metrológico de la norma “Ingreso de
instrumentos y equipos de medida al programa de calibración y/o verificación” No. BE1-
04-101.

Registre la información y las acciones a seguir en el formato “Control de temperatura de

operación en equipos de laboratorio” No. BE1-04-135F5 (ver anexo No. 9 de la presente
norma).

- Autoclaves: Realizar control de esterilización con bioindicadores mínimo una vez por
semana y con indicador físico cada vez que esterilice. Se debe tener en cuenta que la
temperatura y la presión a registrar, deben ser leídas una vez el equipo se estabilice y se
inicie a contabilizar el tiempo. Utilizar para el registro de datos y acciones a tomar el
formato “Control de esterilización” No. BE1-04-135F6 (ver anexo No. 10 de la presente
norma).

Nota. El procedimiento de utilización para el bioindicador se encuentra descrito en la

norma “Composición y preparación de medios de cultivo y reactivos” No. BE1-06-66.
3.7. ACERCA DE LA SEGURIDAD

Se deben usar los implementos de seguridad requeridos para manipular soluciones, tales
como: Mascarillas, guantes para manipular soluciones calientes, guantes quirúrgicos,
gafas de seguridad. Igualmente se deben preparar los reactivos de acuerdo a las
recomendaciones dadas por los proveedores.

En todos los laboratorios se debe tener: un extintor de incendios apropiado y vigente,

botiquín, ducha lavaojos, cabina de extracción.

El laboratorio debe tener duchas de seguridad. Si sus ojos entran en contacto con
sustancias químicas, lávelos con agua por un tiempo mínimo de 15 minutos y busque
atención médica de inmediato.

En caso de contacto con la piel, lave el área afectada con agua y quítese la prenda y los
accesorios contaminados. Si persiste algún síntoma, busque atención médica.

No oler los vapores que provienen de recipientes que contengan sustancias volátiles de
los reactivos químicos, cuando se requiera hacerlo traer los vapores con las manos para
percibir el olor.

No se debe bloquear el acceso a los equipos de emergencia, los pasillos deben estar
libres.

Todos los accidentes que ocurran en los laboratorios, los derrames de materiales
peligrosos u otros incidentes peligrosos deben ser reportados al Jefe Gestión Calidad o al
Jefe de Desarrollo de Producto o al Jefe de Soporte Analítico (según aplique), con el fin
de prevenir nuevamente su ocurrencia.

Debe fijarse una lista de teléfonos cerca de las entradas de cada laboratorio y/o al lado de
cada teléfono en los laboratorios. La lista de teléfonos debe incluir los números de los
servicios de emergencia médica, la oficina de seguridad y vigilancia y los bomberos. Al
llamar, se debe explicar la situación de emergencia en detalle y con calma.

3. 7. 1. DERRAME DE REACTIVOS

Cuando se derrame un reactivo, debe revisarse la información sobre la forma adecuada

de limpiar en la hoja de seguridad del reactivo, en su etiqueta y/o en la página Web del
proveedor.

A continuación, se recomiendan las medidas a tomar para el tratamiento de algunos

productos químicos en caso de derrame o vertido:

- Ácidos: Neutralizar con carbonatos o hidróxido de calcio. Diluir con agua y recoger con
material absorbente.
- Álcalis: Neutralizar con ácido acético o productos específicos comercializados al efecto.
Diluir con agua y recoger con material absorbente.
- Líquidos inflamables: Recoger preferentemente con tierra de diatomeas o carbón activo.
- Mercurio: Recoger con azufre o polisulfuro cálcico. Si se ha depositado en ranuras,
aspirar y recuperar el metal.
- Otros líquidos no corrosivos ni inflamables: Recoger con material absorbente.

De acuerdo a las características del material derramado, lave la superficie con agua y
jabón. Recoja el material y dispóngalo como residuo peligroso según lo indicado en la
norma “Manejo integral de residuos o desechos peligrosos y no peligrosos” No. BE1-04-
76.

Si se derraman medios de cultivo o material contaminado biológicamente sobre cualquier

superficie, agregue hipoclorito de sodio a una concentración mínima del 5% sobre el área
contaminada y cubra con una toalla de papel absorbente aproximadamente por 15
minutos. Retire el material con otra(s) toalla(s) y proceda a limpiar y desinfectar la zona
afectada. Los residuos resultantes deben disponerse según lo indicado en la norma
“Manejo integral de residuos o desechos peligrosos y no peligrosos” No. BE1-04-76.

3. 7. 2. BOMBAS DE VACÍO

Poner una trampa de vacío entre la bomba y el aparato, lubricar la bomba con
regularidad, inspeccionar las condiciones de la correa.

3. 7. 3. CONEXIONES ELÉCTRICAS

Inspeccione todos los cables eléctricos periódicamente para evitar deterioro o daño. Si se
descubren cables dañados, desenchufe el equipo y solicite su reparación.

Conecte en enchufes con polo a tierra todos los equipos eléctricos.

Si nota chispas al enchufar o desenchufar equipos, o si el cable se siente caliente, no

utilice el equipo hasta que un electricista lo haya revisado.

No ponga cables eléctricos en el piso. Allí las personas pueden tropezarse con los cables,
y éstos se desgastan más. Si tiene que poner un cable en el piso, fíjelo con cinta.

Los cables deben estar visibles y organizados a toda hora, para poder visualizar su buen
estado.

No enchufe muchos equipos en una misma toma.

Todo el personal que labora en el laboratorio debe conocer la ubicación del interruptor
principal de electricidad, para el caso de emergencias.

3.8. DURANTE LA OPERACIÓN

En cualquier laboratorio (en general)

Para realizar un método de ensayo se debe tener:

- Claridad en el objetivo del método de ensayo

- Fundamentación teórica
- Confiabilidad del resultado
- Ética profesional
- Interpretación de los resultados
- Integridad de la muestra desde la recepción hasta la disposición

Limpie su área de trabajo durante el día y antes de irse al fin del día.

Ubique en el mesón de trabajo solo lo necesario para realizar el análisis.

El material de vidrio utilizado para los análisis fisicoquímicos debe ser diferente al utilizado
para los análisis de microbiológicos.

Se deben tomar medidas para evitar la contaminación cruzada, tal como un buen lavado y
purga del material.

Nota. El purgado de un material de vidrio se realiza siempre que se quiera asegurar que
no varíe la concentración de la solución dentro de dicho material, con el purgado se busca
sustituir el resto de agua destilada por la solución a utilizar.

Si se preparan soluciones acuosas en un matraz, después de haber sido lavado según el

procedimiento, no es necesario secarlo.

El pipeteado a boca, o bien con tubo de goma y boquilla, está prohibido. Por lo tanto, es
indispensable utilizar un auxiliar de pipeteado. Este contribuye significativamente a la
reducción del peligro de infecciones y de lesiones.

Existen dos tipos de auxiliares de pipeteado, a motor y manuales. Si se requiere

información sobre el uso y el manejo de estos elementos, se puede ampliar la información
en el documento externo llamado “Manual Brand - Información sobre la medición del
volumen”.

FIGURA No. 15

CLASES DE AUXILIARES DE PIPETEADO

Al enrasar un líquido con una determinada división de escala graduada debe evitarse el
error de paralaje ubicando el recipiente graduado a la altura de los ojos para que la visión
al enrase sea horizontal. Lo puede realizar de la siguiente manera:

- Lleve el líquido hasta la línea de indicación nominal del volumen a verificar, teniendo en
cuenta que dicha línea quede tangente a la parte inferior del menisco generado por la
tensión superficial del líquido, como se aprecia en las siguientes imágenes.

FIGURA No. 16
DIFERENTES AJUSTES DEL MENISCO

En caso de tener campana extractora no la use para almacenar materiales

permanentemente, con excepción de compuestos altamente olorosos que necesiten
ventilación. Al incrementar la cantidad de contenedores, cajas y equipos almacenados en
la campana extractora, se incrementa también la probabilidad de reintegrar los vapores
químicos al laboratorio.

Para la preparación de soluciones de un volumen determinado, se debe:

- Por disolución de un sólido. Luego de pesado el sólido, transferir a un beaker y agregar

agua hasta la disolución completa mediante la ayuda de un agitador. La solución así
preparada se debe transferir cuantitativamente mediante el uso de un embudo de tallo
largo al balón aforado.

- Por dilución. Tomar una alícuota de la solución a diluir usando la pipeta. El diluyente se
debe añadir directamente al balón hasta llegar a unos cuantos milímetros por debajo de la
marca. Para finalizar la dilución, se debe agregar la cantidad faltante gota a gota con la
ayuda de la pipeta, teniendo siempre la marca de aforo a la altura de los ojos.

Utilizar espátulas completamente limpias y secas cada vez que se manipule un reactivo o
muestra.

No devolver nunca a los frascos de origen los sobrantes de los productos utilizados.

Para la manipulación del material utilizado no contaminado, se debe disponer de los

desechos según lo indicado en las normas “Manejo integral de residuos o desechos
peligrosos y no peligrosos” No. BE1-04-76 y “Buenas prácticas ambientales” No. BE1-04-
45.

Específicamente en el laboratorio de Microbiología

Se debe ser meticuloso y cuidadoso en cada una de las recomendaciones dadas para la
manipulación en el laboratorio, ya que se manejan microorganismos que en muchos
casos pueden ser patógenos.

El área de siembra o en su defecto la cabina de flujo laminar o ambas si es del caso,

deben lavarse e higienizarse con la frecuencia necesaria para garantizar su asepsia.

El laboratorio y el área de siembra deben limpiarse diariamente, las mesas de trabajo

deben limpiarse y desinfectarse antes y después de terminar el trabajo diario.

Las paredes, techos, vidrios, pisos, cajones, estantes, puertas y mesas de trabajo del
laboratorio, deben tener un tratamiento meticuloso de limpieza e higienización máximo 1
vez al mes o antes de ser necesario.

La nevera de almacenamiento de medios de cultivo y reactivos debe lavarse y

desinfectarse máximo cada mes o antes de ser necesario.

Designe un recipiente exclusivo y de capacidad suficiente, para disponer el material ya

empleado y contaminado para ser esterilizado en el autoclave antes del lavado.
Tanto la estufa de esterilización (calor seco) y el autoclave (calor húmedo) no deben
sobrecargarse de material a esterilizar con el fin de garantizar una temperatura
homogénea y circundante en la cámara que facilite el adecuado proceso de esterilización
de todo el material.

En la incubadora, las cajas de petri se pueden arrumar máximo 4 cajas una encima de la
otra, los medios que son en película rehidratable se pueden arrumar máximo 20 unidades.

Durante el proceso de incubación se debe garantizar una distancia no inferior a 2,5 cm.
entre arrume y arrume de cajas de petri, frascos y gradillas conteniendo los tubos de
ensayo.

Para la extracción de alícuotas de muestras a analizar se debe inclinar el frasco o

recipiente, formando un ángulo de 45°, con esta misma inclinación se debe ubicar la
pipeta para la extracción de dicha muestra.

Se deben desarrollar paralelamente pruebas control de materiales y medios de cultivo;

para verificar su esterilidad y garantizar la confiabilidad de los resultados durante las
siembras microbiológicas. Estos controles se encuentran establecidos en cada una de las
técnicas de análisis a emplear (ver Métodos de siembra en el Manual de Microbiología). El
resultado debe ser registrado conjuntamente con los datos obtenidos en cada técnica a
aplicar.

La temperatura de los medios de cultivo debe estar controlada (45 - 50°C), de tal manera
que al mezclarse con la alícuota de muestra o con la dilución de la muestra no sean
inactivados los microorganismos que puedan estar presentes.

El proceso de solidificación de las cajas de petri conteniendo los medios de cultivo debe
realizarse en la cabina de flujo laminar ligeramente destapada y en posición no invertida,
a temperatura ambiente, aproximadamente por 30 minutos o hasta su completa
solidificación. Este procedimiento aplica si es del caso, a medios de cultivo recién
preparados, esterilizados y distribuidos en cajas de petri.

FIGURA No. 17

SOLIDIFICACIÓN DE MEDIOS DE CULTIVO

Se deben procesar las muestras tan pronto sea posible, una vez lleguen al laboratorio.

Las muestras no perecederas deben almacenarse en un frasco protegido de la luz, la

humedad y la contaminación.

Se deben emplear medios de cultivo líquidos o agua peptonada que se encuentren a

temperatura ambiente, para que los microorganismos no se inhiban.

Los frascos que contienen las muestras o los medios de cultivo no se deben dejar
destapados, ni descargar las tapas sobre la mesa del laboratorio o la cabina de flujo
laminar.
No se debe tocar con los dedos u otros elementos no estériles, las bocas de los frascos,
tapas, pipetas, cajas de petri, entre otros.

Se debe utilizar una punta o pipeta estéril por cada dilución a preparar o analizar.

Emplee una punta o pipeta estéril por cada tubo conteniendo el medio de cultivo positivo a
transferir.

Se debe desinfectar con alcohol antiséptico (al 70%), el sitio por donde se procederá a
extraer la muestra para el análisis o preparación de diluciones, teniendo la precaución de
no contaminar la punta o pipeta con el alcohol.

En el anexo No. 2 de la norma “Fundamentos de la verificación microbiológica en

Postobón” No. BE1-04-106, se encuentra la frecuencia con la cual se debe realizar el
control microbiológico del medio ambiente. Se debe dejar evidencia de este control, de las
eventualidades encontradas y acciones tomadas, para ello se debe utilizar para el formato
“Control microbiológico del medio ambiente” No. BE1-04-135F7 (ver anexo No. 11 de la
presente norma).

Posterior a la lectura de las muestras sembradas, los medios de cultivo en Microbiología

se deben esterilizar sin importar si el resultado de la lectura es negativo o positivo (no más
de 24 horas después). Para esto se debe seguir el procedimiento descrito en el anexo No.
12 de la presente norma.

4. FORMATOS, ARCHIVOS Y CONSERVACIÓN

El responsable por el archivo de los siguientes formatos es el Jefe Gestión Calidad o el

Jefe de Desarrollo de Producto o el Jefe de Soporte Analítico según el laboratorio a cargo.

4.1. FORMATO “REGISTRO ACTIVIDADES PROGRAMA LIMPIEZA E HIGIENIZACIÓN

INSTALACIONES, EQUIPOS E INSTRUMENTOS DEL LABORATORIO” No. BE1-04-
135F1

- Uso: Llevar el registro de las intervenciones de limpieza e higienización realizadas a las

instalaciones y equipos del laboratorio.

- Tiempo de conservación: Se debe conservar por un año, luego de este tiempo se

pueden desechar.

- Forma de archivo: A-Z o medio electrónico cronológicamente en orden ascendente.

- Instructivo para el diligenciamiento de campos complejos:

Campo “Instalación”. Campo destinado para registrar el nombre de la instalación en la que

se efectuó el proceso de limpieza. En caso de que las filas no sean suficientes, se deben
ingresar las filas necesarias.
Campo “Equipo/Instrumento”. Campo destinado para registrar el nombre del equipo o
instrumento en el que se efectuó el proceso de limpieza. En caso de que las filas no sean
suficientes ingresar las filas necesarias.
Campo “Días”. Campo destinado para registrar con una “X” el día en la que se realiza la
limpieza de la instalación o del equipo. Registrar un “O” para indicar que es día festivo.
Campo “P”. Campo destinado para registrar la fecha en la que se programa la actividad
de limpieza de la instalación o el equipo.
Campo “E”. Campo destinado para registrar la fecha en la que se ejecuta actividad de
limpieza de la instalación o el equipo.

4.2. FORMATO “CONTROL DE PREPARACIÓN DE REACTIVOS Y SOLUCIONES DE

TRABAJO” No. BE1-04-135F2

- Uso: Llevar el registro de la preparación de reactivos y soluciones de trabajo en el

laboratorio.

- Tiempo de conservación: Se debe conservar por un año luego de este tiempo se puede
desechar.

- Forma de archivo: A-Z o medio electrónico cronológicamente en orden ascendente.

4.3. FORMATO “CONTROL DE MEDIOS DE CULTIVO Y REACTIVOS

MICROBIOLÓGICOS” No. BE1-04-135F3

- Uso: Llevar el registro de los controles realizados a cada uno de los lotes en la
preparación de medios de cultivo y reactivos, así como de las condiciones de siembra en
los laboratorios de Microbiología.

El formato debe usarse por cada lote de recibido. Si el proveedor envía el mismo lote de
medios de cultivo en dos momentos diferentes se debe llevar el control en dos formatos
diferentes.

- Tiempo de conservación: Se debe conservar hasta que el lote del medio de cultivo se
consuma definitivamente más 6 meses como mínimo.

- Forma de archivo: A-Z o medio electrónico cronológicamente en orden ascendente.

- Instructivo para el diligenciamiento de campos complejos:

Campo “Parámetro pH”. Campo destinado (si aplica) para registrar el pH declarado en la
etiqueta.
Campo “Control en la preparación/pH Preparación”. Campo destinado (si aplica) para
registrar el pH del medio de cultivo o reactivo luego de ser preparado.
Campo “Control de la Siembra/Resultados del Control”. Campo donde se registra el
resultado de la incubación del medio de cultivo control. Los resultados se deben registrar
como “Positivo” o "Negativo".
4.4. FORMATO “IDENTIFICACIÓN TÉCNICA Y HOJA DE VIDA DE INSTRUMENTOS
DE MEDIDA” No. BE1-04-135F4

- Uso: Conservar la información genérica de los equipos e instrumentos de medida

utilizados especialmente en las áreas de microbiología, tales como neveras, incubadoras,
autoclaves, cabinas de flujo laminar, entre otros.
Cada vez que se termine de diligenciar la página posterior del formato “Historial de
trabajos realizados al equipo”, se debe anexar la misma página sin necesidad que se
encuentre la parte frontal del mismo.

- Tiempo de conservación: Se debe conservar hasta que el equipo salga de servicio

definitivamente y como mínimo 6 meses mas después de haber sido dado de baja.

- Forma de archivo: El formato se debe archivar de manera cronológica en carpetas

organizadas por el nombre del equipo y/o su código de identificación. Puede ser en medio
electrónico.

- Instructivo para el diligenciamiento de campos complejos:

Campo “Datos Técnico”. Campo donde se deben registrar las características físicas del
equipo como son su color, dimensiones, el peso, la presión máxima a la que trabaja o
soporta y una descripción genérica de la forma geométrica como por ejemplo: Circular o
Cuadrado.
Campo “Condiciones de Operación”. Campo destinado para identificar la temperatura y
humedad relativa promedio que debe tener el lugar donde opera el equipo o instrumento
de medida.
Campo “Historial de trabajos realizados al equipo”. Campo destinado para registrar la
historia de todos los mantenimientos, calibraciones, reparaciones, ajustes, entre otros,
que se hagan al equipo de medida y las firmas del ingeniero o técnico que realizó el
trabajo y de quien lo recibe conforme.

4.5. FORMATO “CONTROL DE TEMPERATURA DE OPERACIÓN EN EQUIPOS DE

LABORATORIO” No. BE1-04-135F5

- Uso: Llevar el registro del control de la temperatura interna de los equipos como:
neveras, incubadoras, baños maría, entre otros; con el fin de asegurar que se cumplen las
condiciones de temperatura.

Es conveniente que el formato permanezca cerca del equipo hasta que éste sea
totalmente diligenciado, procurando protegerlo contra posibles deterioros causados por el
medioambiente o mala manipulación.

- Tiempo de conservación: Se debe conservar hasta que el equipo salga de servicio

definitivamente y como mínimo 6 meses mas después de haber sido dado de baja.

- Forma de archivo: El formato se debe archivar de manera cronológica en carpetas

identificadas como “Control de Temperaturas de Operación de Equipos de laboratorio”,
divididas con separadores marcados con el nombre del equipo y/o su código de
identificación. Puede ser en medio electrónico.

- Instructivo para el diligenciamiento de campos complejos:

Campo “Temperatura Digital/Análoga”. Campo donde se debe registra el valor de
temperatura indicada por el instrumento de medida del panel frontal del equipo del
laboratorio.
Campo “Temperatura Interna”. Campo donde se debe registra el valor de temperatura
indicada por el instrumento de referencia ubicado en el área interior del equipo del
laboratorio.

Nota. El instrumento de referencia debe estar calibrado y su ubicación se debe realizar

conforme se establece en el Manual para el aseguramiento metrológico.

4.6. FORMATO “CONTROL DE ESTERILIZACIÓN” No. BE1-04-135F6

- Uso:Llevar el registro del control de esterilización de los elementos, materiales y

equipos en cada autoclave utilizado en los laboratorios de microbiología de la Compañía.
Es conveniente que el formato permanezca cerca del equipo hasta que este sea
totalmente diligenciado, procurando protegerlo contra posibles deterioros causados por el
medioambiente o mala manipulación.

- Tiempo de conservación: Se debe conservar hasta que el equipo salga de servicio

definitivamente y como mínimo 6 meses mas después de haber sido dado de baja.

- Forma de archivo: El formato se debe archivar de manera cronológica en carpetas

identificadas como “Control de Temperaturas de Operación de Equipos de laboratorio”,
divididas con separadores marcados con el nombre del equipo y/o su código de
identificación. Puede ser en medio electrónico.

- Instructivo para el diligenciamiento de campos complejos:

Campo “Información del Control Físico”.Campo destinado para registrar la información de

cada lote del control químico que se utiliza en las actividades de esterilización.
Campo “Información del Control Biológico”. Campo destinado para registrar la información
de cada lote del control biológico que se utiliza en las actividades de esterilización.
Campo “Información del Control Biológico/Verificación”. Campo destinado para registrar la
fecha en la que se realiza la verificación cada lote del control biológico a utilizar en las
actividades de esterilización.
Campo “Información del Control Biológico/Verificación Biológica”. Campo destinado para
registrar el resultado la verificación que se realiza a cada lote del control biológico a
utilizar en las actividades de esterilización.
Campo “Control de esterilización”. Campo destinado para registrar los valores de
temperatura y presión indicados por los instrumentos del autoclave.
Campo “Control Físico”. Campo destinado para identificar con una “X” si el resultado del
control químico fue “Negativo” o “Positivo” durante el proceso de esterilización.
Campo “Control Biológico”. Campo destinado para identificar con una “X” si el control
biológico “Sí” viró o “No” viró de color durante el proceso de esterilización.

4.7. FORMATO “CONTROL MICROBIOLÓGICO DEL MEDIO AMBIENTE” No. BE1-04-

135F7

- Uso: Llevar el registro de los resultados encontrados en el control microbiológico del

medio ambiente efectuado.
- Tiempo de conservación: Se debe conservar por un año luego de este tiempo se puede
desechar.

- Forma de archivo: El formato se debe archivar de manera cronológica en carpetas

organizadas por el nombre de “Control microbiológico del medio ambiente” dividida con
separadores por nombre del área. Puede ser en medio electrónico.

4.8. FORMATO “RECEPCIÓN E INVENTARIO DE REACTIVOS Y MEDIOS DE

CULTIVO” No. BE1-04-135F8

- Uso. Llevar el registro de la recepción de los reactivos y medios de cultivo que se utilizan
en el laboratorio.

- Tiempo de conservación: Se debe conservar por un año o hasta que se tenga existencia
del reactivo o medio de cultivo, luego de este tiempo se puede desechar

- Forma de archivo: El formato se debe archivar de manera cronológica por año, en orden
ascendente, en carpetas organizadas por el nombre “Recepción e inventario de reactivos
y medios de cultivo”. Se recomienda que por la dificultad de impresión del archivo, su
manejo sea en medio electrónico.

- Instructivo para el diligenciamiento de campos complejos:

Campo “Concentración”. Campo destinado para registrar la concentración del reactivo. En

caso de que no aplique se debe registrar NA que significa No Aplica.
Campo “Estado”. Campo destinado para registrar el estado físico del reactivo o medio de
cultivo, por ejemplo: líquido, sólido, gaseoso, gel, tirillas.
Campo “Embalaje”. Campo destinado para registrar el empaque que contiene el reactivo o
medio de cultivo, por ejemplo: ampolleta, caja de cartón, frasco de vidrio transparente,
frasco de vidrio ámbar, frasco plástico, frasco metálico, sobres.
Campo “Clasificación GHS”. Campo destinado para registrar la clasificación del reactivo o
medio de cultivo según el código GHS.
Campo “Certificado de calidad”. Campo destinado para registrar como CUMPLE si el
reactivo o medio de cultivo tiene el certificado de calidad, en caso contrario se debe
registrar NO CUMPLE.
Campos “Fecha de recepción” y “Fecha de Vencimiento”. Campos destinados para
registrar la fecha de llegada y la fecha de vencimiento deben ser ingresadas en el
formato: DD-MM-AAAA o DD/MM/AAAA.
Campo “Inspección en la recepción”. Campo destinado para registrar como CUMPLE si el
reactivo o medio de cultivo cumple con las especificaciones técnicas necesarias, en caso
contrario se debe registrar NO CUMPLE.
Campos “Vida útil” y “Stock”. Son campos en los cuales no se debe registrar ningún dato,
debido a que se encuentran en celdas formuladas.