Bases de Datos Acces - Guía SENA

Introducción a Bases de Datos
Este blog esta diseñado para explicar de una manera fácil y pedagógica el concepto de
BASES de DATOS, esta orientado a todas aquellas personas que se deseen ampliar su
conocimientos en la herramienta Microsoft ACCESS 2010 en donde empezaremos desde
los conceptos fundamentales de los que es una Base de Datos, diseño, realización de
formularios e informes.
Las aplicaciones de Bases de Datos mas importantes y relevantes se dan en diversos

sectores económicos como son:
 Sector Financiero: Para la información de los clientes, cuentas bancarias y sus

transacciones.
 Aerolíneas: Para el Sistema de reservas e información de vuelos y equipaje
 Universidades: Para la información de matriculas, estudiantes, programas, cursos,
etc.
 Telecomunicaciones: Para información de los clientes, registros de llamada,
facturación, etc.
Pero como surgieron las bases de datos?
La bases de Datos surgen de los inconvenientes que se estaban presentado en los sistemas
de archivo; en donde estos, almacenaban los registros en varios archivos, se tenia que
desarrollar aplicaciones especiales para extraer estos registros y añadirlos a la aplicación
adecuada para la información deseada; esto inconvenientes son:
 Redundancia e inconsistencia
en los datos: Debido a que los archivos y los programas de aplicación eran creados
por diferentes programadores, formatos y lenguajes; se podía presentar que la
información se encontrara duplicada e inconsistente.
 Dificultad de Acceso: Este inconveniente se

presentaba cuando se requerían consultas muy especificas sobre los registros y la
aplicación solo generaba un informe general. La persona tenia que extraer su
consulta de manera manual con una serie de datos que eran irrelevantes,
innecesarios o confidenciales. o decirle al programador que realizara una
aplicación para esta consulta, la cual podría demorar demasiado tiempo.
 Aislamiento de datos: Debido a que los registros estaban en diversas aplicaciones

y formatos, era muy complicado programar nuevas aplicaciones que permitieran
la recuperación de datos o archivos apropiados.
 Problemas Integridad: Muchas aplicaciones tiene
datos que deben tener ciertas reglas o estar bajo ciertos parámetros, como por
ejemplo que una cuenta de ahorros no este negativa, que la fecha de aprobación
de un crédito no menor a la de nacimiento, etc. El inconveniente surgía cuando se
presentaban nuevas restricciones ya que era muy complicado que este la
cumpliera o peor cuando estas implicaban diferentes elementos de datos de
diferentes archivos.
 Problemas de Atomicidad: Todo sistema

informatico o de computo no esta exento de fallas, pero cuando se presenta una es
muy importante que los datos se restablezcan al estado de consistencia antes de
ocurrir el evento. Un ejemplo es cuando se realizaba un transacción bancaria y se
caía el sistema, no se sabia si la transacción se hacia o no; algunas veces se tenia
que realizar procesos de cuadre manual para responderle al cliente.
 Anomalias de acceso concurrente: Esto surge debido a que

muchos usuarios tiene acceso al sistema de archivos y realizan actualizaciones las
cuales pueden crear inconsistencias, ya que no hay un control de entrada a la
aplicación.
 Problemas de Seguridad: Este inconveniente se
presenta cuando no se tienen claramente definidos los permisos de los usuarios y
los usuarios pueden ver información confidencial, o cuando estas restricciones
eran especificas y no se generalizaba sobre todo el sistema.
. Fundamentos y Componentes Access
1. Fundamentos y componentes Access

Una vez que determinamos los inconvenientes que presentaban los Sistemas de Archivos, surge
el Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD), el cual consiste en consiste en un conjunto de datos
interrelacionados y un conjunto de programas para acceder a dichos datos.
Microsoft ACCESS es un Sistema gestor de Base de Datos Relacional, cuyo objetivo es

proporcionar una manera de almacenar y recuperar la información de tal forma que sea practica
y eficiente. El termino relacional se da por la metodología utilizada en la interacción entre sus
datos a través de relaciones, que explicare mas adelante.
Una base de datos es un conjunto de datos relacionados entre sí, a través de un SGBD que facilita
el almacenamiento, gestión y recuperación de datos.
1.1 Componentes de la base de Datos relacional
Como Access en SGBD relacional, se explicaran los principales términos:
Tablas: Son objetos que se utilizan para almacenar datos referentes aun tema particular; Por
ejemplo Clientes, Proveedores, Servicios, Alumnos, etc.
Una tabla esta definida por campos (columnas) donde cada uno de ellos tiene un tipo de datos
especifico como por ejemplo de tipo numero, texto, fecha, etc.
Los registros (Filas) es donde se almacena la información individual de cada tabla, consta de al
menos un campo.
Un dato es la intersección entre registro y campo
Formularios: Son una interfaz que permite ingreso y modificación de los datos de una manera
mas agradable a través de un ambiente gráfico, el cual puede ser personalizado o incluir botones
de trabajo. Tienen la ventaja de: mostrar datos de varias tablas, calcular campos, crear y utilizar
gráficos, utilizar fuentes, colores y títulos personalizados.
Informes: Es la forma de presentar los datos
contenidos en una o varias tablas para un formato impreso o visual, normalmente los informes
son los resultados de algún tipo de consulta. Tienen ventajas similares a los formularios ya que
se pueden personalizar de una manera profesional.
Consultas: Son las que hacen el trabajo en la base de datos, cuya función es recuperar datos
específicos de diferentes tablas, las cuales están unidas a través de relaciones. Básicamente las
consultas son las preguntas que le hacemos a la Base de Datos
Existen varios criterios de como son: Consultas de selección, creación de tabla, crear
registros, de referencias cruzadas, de eliminación.
2. Diseño y estructura de Tablas
2. Diseño de Tablas
Las tablas en Access son los componentes mas importantes en la Base de datos ya que es aquí
donde se almacenara la información, por ello requiere partir de un diseño y análisis de los datos
que pretendemos almacenar, para evitar inconvenientes de inconsistencia, integridad,
inseguridad etc, u otros que se presentaban en el Sistema de Archivos.
Por ello es importante analizar la información, esto se realiza a través de un proceso que de
denomina Normalización de la Bases de Datos.
2.1 La Normalización de las Bases de Datos consiste en un proceso de ordenar los datos en las
tablas y establecer la relaciones entre la tablas de acuerdo al diseño reglas que van a garantizar
la protección de los datos, que estas sean mas flexibles al eliminar redundancias y dependencias
incoherentes; a estas reglas se denominan Forma Normal, las cuales explicare a continuación:
Primera Forma normal:
 Eliminar todos los grupos repetitivos de las tablas individuales.

 Identificar cada grupo de datos con una llave primaria.
 Crear una tabla independiente por cada grupo de datos.
Segunda Forma normal:
 Se debe encontrar en primera forma normal.

 Relacionar las tablas mediante una llave externa o foraneas
 Crear tablas independientes para aquellas que se apliquen a varios registros.
Tercera Forma normal:
 Se debe encontrar en segunda.

 Elimine todos los datos que no dependan de la llave primaria.
Un factor muy importante en el análisis de la Tablas es determinar las llave primaria y las llaves
foráneas, ya que a partir de estos campos se van a establecer la relaciones, las cuales van a
garantizar la integridad referencial.
2.2 Llave Primaria: Es un campo o un

conjunto de campos que identifican de manera única un registro, esto implica que el campo
debe ser irrepetible y no debe contener valores nulo o en blanco.
Por ejemplo la tabla cliente el Id_cliente es un dato que no se repite, este dato podría ser la
cédula, en donde no pueden existir 2 personas con este mismo numero de documento.
2.3 Llave Foránea: Es básicamente un campo que permite establecer las relaciones entre las
diferentes tablas a través de la llave primaria. En la tabla origen es llave primaria y en la destino
es el mismo campo, con exactas propiedades. Por ejemplo en esta tabla Pedido el campo
Id_cliente es el campo que permite crear la relación ya que en la tabla Cliente es una llave
primaria.
A continuación encontraran un vídeo de normalización de Bases de Datos
3. Tipos de datos en Access
3. Tipos de datos en las Campos de la Tabla

Cuando vamos a crear una tabla, desconocemos que tipo de datos queremos asignar, por ello
dejo esta imagen en donde se ilustra los tipos de campo, lo cual va permitir que nuestra base de
datos se mas sólida y estable. Adicionalmente de escoger el tipo de campo es importante
escoger o determinar en propiedades del campo el tamaño, esto va ayudar mucho al
rendimiento de la base de datos.
CAMPO TIPO NUMERO
Este campo es uno de los mas importante, por ello es importante saber el tamaño que cada
uno:
Formato Numero
Permite identificar que formato queremos establecer, no confundir con tamaño.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
En las propiedades de los campos hay algunas que son importantes como son:
FORMATO
TÍTULO
MASCARA
INDEXADO
REQUERIDO
REGLA DE VALIDACIÓN
VALOR PREDETERMINADO
Para Mayor información sobre las propiedades en el siguiente link se encuentra detallado las
descripción de por cada campo, tomado de la pagina oficial de Microsoft Office.
CLIC AQUÍ PARA MAYOR INFORMACION DE TIPOS DE DATOS Y PROPIEDADES
Introducción a los tipos de datos y las propiedades de los campos

Se aplica a: Access para Office 365 Access 2016 Access 2013 Access 2010 Access 2007
Todas las tablas de Access se componen de campos. Las propiedades de un campo

describen las características y el comportamiento de los datos agregados a dicho campo.
El tipo de datos de un campo es la propiedad más importante porque determina qué tipo
de datos puede almacenar el campo. En este artículo, se describen los tipos de datos y
otras propiedades de campo disponibles en Access y se incluye información adicional
en una sección de referencia de tipos de datos detallados.
En este artículo
 Información general
 Cuándo usar cada tipo de datos
 Propiedad de tamaño de campo
 Tipos de datos en las relaciones y las combinaciones
 Referencia de tipos de datos
Información general
Los tipos de datos pueden parecer confusos. Por ejemplo, si el tipo de datos de un
campo es Texto, puede contener datos que constan de texto o caracteres numéricos.
Pero un campo cuyo tipo de datos es Número solo puede contener datos numéricos. Por
tanto, debe saber qué propiedades se usan con cada tipo de datos.
El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del

mismo, como las siguientes:
 Los formatos que se pueden usar con el campo.

 El tamaño máximo de un valor del campo.
 Cómo se puede usar el campo en expresiones.
 Si el campo se puede indizar.
El tipo de datos de un campo puede ser predefinido o se puede seleccionar un tipo de
datos dependiendo de cómo se cree el campo. Por ejemplo, si crea un campo desde la
vista Hoja de datos y:
 Usa un campo existente de otra tabla, el tipo de datos ya está definido en la

plantilla o en la otra tabla.
 Escribe datos en una columna en blanco (o campo), Access asigna un tipo de
datos al campo basado en los valores que escribe o se puede asignar el tipo de
datos y el formato para el campo.
 En la pestaña Modificar campos, en el grupo Campos y columnas, hace clic en
Agregar campos, Access muestra una lista de tipos de datos entre los se que
puede elegir.
Principio de página
Cuándo usar cada tipo de datos
Piense en el tipo de datos de un campo como en un conjunto de características que se

aplica a todos los valores incluidos en el campo. Por ejemplo, los valores que se
almacenan en un campo Texto solo pueden contener letras, números y un conjunto
limitado de caracteres de puntuación, y un campo Texto solo puede contener un máximo
de 255 caracteres.
Sugerencia: A veces, es posible que los datos de un campo parezcan ser de un tipo de
datos, pero que realmente sean de otro. Por ejemplo, puede parecer que un campo
contiene valores numéricos, pero que realmente contenga valores de texto, como
números de salas. A menudo, se puede usar una expresión para comparar o convertir los
valores de tipos de datos diferentes.
En las tablas siguientes se muestran los formatos disponibles para cada tipo de datos y
se explica el efecto de la opción de formato.
Tipos básicos
Formato Se usa para mostrar

Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.
Texto Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos
Texto por Texto corto.
Número,
Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que hay un tipo
Número
de datos independiente para moneda.
grande
Moneda Valores monetarios.
Los valores y los campos Sí y No solo pueden contener uno de los dos
Sí/No
valores.
Fecha y hora Valores de fecha y hora para los años 100 a 9999.
Texto Texto o combinaciones de texto y números a las que se puede dar
enriquecido formato mediante controles de color y fuente.
Los resultados de un cálculo. El cálculo debe referirse a otros campos
Campo en la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de
calculado expresiones. Nota: Los campos calculados aparecieron por primera
vez en Access 2010.
Imágenes adjuntas, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos
Datos adjuntos y otros tipos de archivos admitidos para los registros en la base de
datos, similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo.
Texto o combinaciones de texto y números que se almacenan como
Hipervínculo
texto y se usan como una dirección de hipervínculo.
Bloques extensos de texto. Un uso típico de un campo Memo sería
una descripción detallada de un producto. Nota: Desde Access 2013,
Memo
se ha cambiado el nombre de los tipos de datos Memo por Texto
largo.
Muestra una lista de valores que se recuperan de una tabla o consulta,
o un conjunto de valores especificados al crear el campo. Se inicia el
Asistente para búsquedas y se puede crear un campo de búsqueda. El
tipo de datos de un campo de búsqueda es Texto o Número,
Búsqueda dependiendo de las opciones que se seleccionen en el asistente.
Los campos de búsqueda tienen un conjunto adicional de propiedades

de campo, que se encuentran en la pestaña Búsqueda del panel
Propiedades del campo.
Nota: Los tipos de datos Datos adjuntos y Calculado no están disponibles en los
formatos de archivo .mdb.
Número

General Números sin formato adicional exactamente como se almacenan.
Moneda Valores monetarios generales.
Euro Valores monetarios generales almacenados en el formato de la UE.
Fijo Datos numéricos.
Estándar Datos numéricos con decimales.
Porcentaje Porcentajes.
Científico Cálculos.
Fecha y hora

Mostrar la fecha en un formato corto. Depende de la configuración
Fecha corta
regional de fecha y hora. Por ejemplo, 3/14/2001 para Estados Unidos.
Fecha Mostrar la fecha en un formato mediano. Por ejemplo, 3-Abr-09 para
mediana Estados Unidos.
Mostrar la fecha en un formato largo. Depende de la configuración
Fecha larga regional de fecha y hora. Por ejemplo, Miércoles 14 de marzo, 2001 para
Estados Unidos.
Hora a.m. o Mostrar la hora solo con un formato de 12 horas que responderá a los
p.m. cambios en la configuración regional de fecha y hora.
Hora
Mostrar la hora seguida A.M. o P.M.
mediana
Hora de 24 Mostrar la hora solo con un formato de 24 horas que responderá a los
horas cambios en la configuración regional de fecha y hora.
Sí/No
Tipo de datos Se usa para mostrar

Casilla Una casilla.
Sí/No Opciones de Sí o No.
Verdadero/Falso Opciones de Verdadero o Falso.
Activar o Desactivar Opciones de Activar o Desactivar
Objeto OLE Objetos OLE, como documentos de Word.
Propiedad de tamaño de campo
Después de crear un campo y establecer su tipo de datos, se pueden establecer otras

propiedades de campo. El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades se
pueden establecer. Por ejemplo, se puede controlar el tamaño de un campo de texto
estableciendo su propiedad Tamaño del campo.
Para los campos Número y Moneda, la propiedad Tamaño del campo es especialmente
importante, porque determina el intervalo de valores de campo. Por ejemplo, un campo
Número de un bit solo puede contener los enteros comprendidos entre 0 y 255.
La propiedad Tamaño del campo también determina cuánto espacio en disco requiere
que cada valor de un campo Número. Dependiendo del tamaño del campo, el número
puede usar exactamente 1, 2, 4, 8, 12 o 16 bytes.
Nota: Los campos Texto y Memo tienen tamaños de valor de campo variables. Para
estos tipos de datos, Tamaño del campo establece el espacio máximo disponible para
cualquier valor.
Para obtener más información sobre las propiedades de los campos y cómo funcionan
con los distintos tipos de datos, vea la sección Referencia de tipos de datos. Lea también
el artículo Configurar el tamaño de campo.
Tipos de datos en las relaciones y las combinaciones
Una relación de tabla es una asociación entre campos comunes de dos tablas. Una
relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.
Una combinación es una operación SQL que combina datos de dos orígenes en un
registro de un conjunto de registros de una consulta basándose en los valores de un
campo especificado que los orígenes tienen en común. Una combinación puede ser una
combinación interna, una combinación externa izquierda o una combinación externa
derecha.
Al crear una relación de tabla o agregar una combinación a una consulta, los campos
que se conectan deben tener los mismos tipos de datos o compatibles. Por ejemplo, no
se puede crear una combinación entre un campo Número y un campo Texto, incluso si
coinciden los valores de esos campos.
En una relación o una combinación, los campos establecidos en el tipo de datos

Autonumeración son compatibles con los campos establecidos en el tipo de datos
Número si la propiedad Tamaño del campo del segundo es Entero largo.
No se puede cambiar el tipo de datos o la propiedad Tamaño del campo de un campo

que interviene en una relación de tabla. Se puede eliminar temporalmente la relación
para cambiar la propiedad Tamaño del campo. Pero si se cambia el tipo de datos, no se
podrá volver a crear la relación si no se cambia primero el tipo de datos del campo
relacionado. Para más información sobre las tablas, vea el artículo Introducción a las
tablas.
Referencia de tipos de datos
Cuando se aplica un tipo de datos a un campo, contiene un conjunto de propiedades que

se pueden seleccionar. Para más información, haga clic en los tipos de datos siguientes.
 Datos adjuntos
 Autonumeración
 Campo calculado
 Moneda
 Fecha y hora
 Hipervínculo
 Memo
 Número
 Número grande
 Objeto OLE
 Texto
 Sí/No
Datos adjuntos
Finalidad Se usa en un campo que permita adjuntar archivos o imágenes a un
registro. Por ejemplo, si tiene una base de datos de contactos de trabajo, puede usar un
campo de datos adjuntos para adjuntar una foto del contacto, o adjuntar documentos
como un currículo. En algunos tipos de archivo, Access comprime los datos adjuntos a
medida que se agregan. Los tipos de datos adjuntos solo están disponibles en las bases
de datos con el formato de archivo .accdb.
Tipos de datos adjuntos que Access comprime
Al adjuntar cualquiera de los siguientes tipos de archivo, Access comprime el archivo.
 Mapas de bits, como archivos .bmp

 Metarchivos de Windows, incluidos archivos .emf
 Archivos de formato de archivo intercambiable (archivos .exif)
 Iconos
 Archivos Tagged Image File Format
Se pueden adjuntar muchos tipos de archivos a un registro. Pero algunos tipos de

archivo que pueden implicar riesgos de seguridad se bloquean. Como regla general, se
puede adjuntar cualquier archivo creado en uno de los programas de Microsoft Office.
También se pueden adjuntar archivos de registro (.log), archivos de texto (.text, .txt) y
archivos .zip comprimidos. Para obtener una lista de los formatos de archivo de imagen
admitidos, vea la tabla más adelante en esta sección.
Lista de tipos de archivo bloqueados
Access bloquea los siguientes tipos de archivos adjuntos.
.ade .ins .mda .scr

.adp .isp .mdb .sct
.app .its .mde .shb
.asp .js .mdt .shs
.bas .jse .mdw .tmp
.bat .ksh .mdz .url
.cer .lnk .msc .vb
.chm .mad .msi .vbe
.cmd .maf .msp .vbs
.com .mag .mst .vsmacros
.cpl .mam .ops .vss
.crt .maq .pcd .vst
.csh .mar .pif .vsw
.exe .mas .prf .ws
.fxp .mat .prg .wsc
.hlp .mau .pst .wsf
.hta .mav .reg .wsh
.ade .ins .mda .scr
.inf .maw .scf
Propiedades de campo compatibles
Propiedad Uso
El texto de etiqueta que se muestra para este campo de forma
predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta propiedad
está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de
Título
texto.
Un título eficaz suele ser breve.

Exige que cada registro cuente con al menos un archivo de datos adjuntos
Obligatorio
para el campo.
Formatos de archivo de imagen admitidos
Access admite los siguientes formatos de archivo gráfico sin necesidad de instalar
software adicional en el equipo.
 Mapa de bits de Windows (archivos .bmp)

 Mapa de bits de codificación RLE (archivos .rle)
 Mapa de bits independiente del dispositivo (archivos .dib)
 Formato de intercambio de gráficos (archivos .gif)
 Formato JPEG (archivos .jpe, .jpeg y .jpg)
 Formato de archivo intercambiable (archivos .exif)
 Gráficos de red portátiles (archivos .png)
 Formato TIFF (archivos .tif y .tiff)
 Icono (archivos .ico e .icon)
 Metarchivo de Windows (archivos .wmf)
 Metarchivo mejorado (archivos .emf)
Convenciones de nomenclatura de archivos
Los nombres de los archivos adjuntos pueden contener cualquier carácter Unicode
compatible con el sistema de archivos NTFS que se usa en Microsoft Windows NT.
Además, deben seguir las siguientes directrices:
 Los nombres no deben superar los 255 caracteres, incluyendo las extensiones de
nombre de archivo.
 Los nombres no pueden incluir los siguientes caracteres: signos de interrogación
(?), comillas ("), barras o barras invertidas (/ \), corchetes de apertura o cierre (<
>), asteriscos (*), barras verticales (|), dos puntos (:) o marcas de párrafo (¶).
Autonumeración
Finalidad Un campo Autonumeración se usa para proporcionar un valor único que

solamente sirve para hacer que cada registro sea único. El uso más común de un campo
Autonumeración es como clave principal, especialmente cuando no hay disponible
ninguna clave natural adecuada (es decir, una clave que se basa en un campo de datos).
Un valor de campo Autonumeración requiere 4 o 16 bytes, según el valor de su

propiedad Tamaño del campo.
Supongamos que tiene una tabla que almacena información de los contactos. Puede usar
los nombres de los contactos como clave principal para la tabla pero, ¿cómo manejaría
dos contactos con exactamente el mismo nombre? Los nombres son claves naturales
inadecuadas, ya que a menudo no son únicos. Si se usa un campo Autonumeración, se
garantiza que cada registro tiene un identificador único.
Nota: No se debe usar un campo Autonumeración para mantener un recuento de los

registros de una tabla. Los valores Autonumeración no se reutilizan, por lo que los
registros eliminados pueden provocar espacios en el recuento. Además, puede obtenerse
fácilmente un número exacto de registros mediante una fila de totales en una hoja de
datos.

Propiedad Uso
Determina la cantidad de espacio que está asignado para cada valor.
Para los campos Autonumeración, solo se permiten dos valores:
 El tamaño del campo Entero largo se usa para los campos

Autonumeración que no se usan como Id. de replicación. Este es
el valor predeterminado. No se debe cambiar este valor a menos
que se esté creando un campo de Id. de replicación.
Nota: La replicación no es compatible con aquellas bases de

datos que usan un nuevo formato de archivo, como .accdb.
Tamaño de
Este valor hace que los campos Autonumeración sean
campo
compatibles con otros campos Número de Entero largo cuando
se usan en relaciones o combinaciones. Cada valor de campo
necesita 4 bytes de almacenamiento.
 El tamaño del campo Id. de replicación se usa para los campos

Autonumeración que no se usan como Id. de replicación en una
réplica de base de datos. No use este valor a menos que esté
trabajando o implementando el diseño de una base de datos
replicada.
Cada valor de campo necesita 16 bytes de almacenamiento.

Determina si un campo Autonumeración se incrementa con cada valor
nuevo o si usa números aleatorios. Seleccione una de estas opciones:
Nuevos
valores
 Incremento Se inicia con el valor 1 y aumenta en 1 con cada
nuevo registro.
Propiedad Uso
 Aleatorio Se inicia con un valor aleatorio y asigna un valor
aleatorio a cada nuevo registro. Los valores son del tamaño del
campo Entero largo y están el intervalo entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647.
Si está usando un campo Autonumeración como clave principal o como

Id. de replicación, no debería establecer esta propiedad. De lo contrario,
Formato
seleccione un formato de número que se ajuste a sus necesidades
concretas.
Título
texto.

Especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores disponibles:
 Sí (sin duplicados) Crea un índice exclusivo en el campo.

 Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el campo.
 No Quita cualquier índice del campo.
Nota: No cambie esta propiedad en un campo que se use como clave

Indexado
principal. Sin un índice exclusivo, es posible escribir valores duplicados,
lo que puede romper las relaciones de las que forma parte la clave.
Aunque se puede crear un índice en un solo campo estableciendo la

propiedad Indizado del campo, no se pueden crear ciertos tipos de
índices de esta manera. Por ejemplo, no se puede crear un índice de
varios campos al establecer esta propiedad.
Etiquetas Adjunta una etiqueta inteligente al campo. Las etiquetas inteligentes
inteligentes están en desuso en Access 2013.
Alinear texto Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.
Calculado
Finalidad Se usa para almacenar los resultados de un cálculo.
El cálculo debe referirse a otros campos en la misma tabla. Para crear el cálculo se usa
el Generador de expresiones. Nota: Los tipos de datos calculados aparecieron por
primera vez en Access 2010. Los tipos de datos calculados solo están disponibles en las
bases de datos con el formato de archivo .accdb.
Propiedad Uso
El resultado de este cálculo se almacenará en la columna calculada. Si
Expresión esta columna se ha guardado, solo las columnas guardadas pueden usarse
en esta expresión.
Tipo de
El resultado del cálculo se mostrará como este tipo de datos.
resultado
Determina la forma en que aparece el campo cuando se visualiza o
imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al
Formato campo. Puede usar cualquier formato de número válido. En la mayoría
de los casos, debe establecer el valor Formato para que coincida con el
tipo de resultado.
Posiciones Especifica el número de posiciones decimales para usar al mostrar los
decimales números.
Título
texto.

Alinear
Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.
texto
Moneda
Finalidad Se usa para almacenar datos monetarios.
Los datos de un campo Moneda no se redondean durante los cálculos. Un campo

Moneda tiene una exactitud de 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y 4
dígitos a la derecha. Cada valor de campo Moneda requiere 8 bytes de almacenamiento.

Propiedad Uso
Formato campo. Puede usar cualquier formato de número válido. En la
mayoría de los casos, se debe establecer el valor Formato en
Moneda.
Posiciones Especifica el número de posiciones decimales para usar al mostrar
decimales los números.
Muestra caracteres de edición para guiar la entrada de datos. Por
Máscara de
ejemplo, es posible que una máscara de entrada muestre un signo de
entrada
dólar ($) al principio del campo.
Título
predeterminada en formularios, informes y consultas. Si esta
Propiedad Uso
propiedad está vacía, se usa el nombre del campo. Se permite
cualquier cadena de texto.

Valor Asigna de forma automática el valor especificado a un campo
predeterminado cuando se agrega un nuevo registro.
Proporciona una expresión que debe ser verdadera al agregar o
Regla de
cambiar el valor en este campo. Se usa junto con la propiedad Texto
validación
de validación.
Texto de Escribir un mensaje que aparezca cuando un valor especificado
validación infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.
Obligatorio Requiere que los datos se introduzcan en un campo.

 Sí (con duplicados) Crea un índice no exclusivo en el
campo.
Indexado
Nota: No cambie esta propiedad en un campo que se use como
clave principal.

Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un
Alinear texto
control.
Fecha y hora
Finalidad Se usa para almacenar datos basados en tiempo.

Propiedad Uso
Título

Propiedad Uso
Determina la forma en que aparece el campo cuando se muestra o
campo. Se puede usar un formato predefinido o crear un formato
personalizado propio.
Lista de formatos predefinidos
 Fecha general De forma predeterminada, si el valor es

una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es una
hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una
combinación de los valores Fecha corta y Hora larga.
Ejemplos
o 4/3/07
o 05:34:00 p.m.
o 4/3/07 05:34:00 p.m.
 Fecha larga Es igual que el valor Fecha larga de la
configuración regional de Windows. Ejemplo: Sábado, 3
abril, 2007.
 Fecha mediana Muestra la fecha como dd-mmm-aaaa.
Ejemplo: 3-Abr-2007.
Formato
 Fecha corta Igual que el valor Fecha corta de la
configuración regional de Windows. Ejemplo: 4/3/07.
Advertencia: El valor Fecha corta supone que las fechas

entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del siglo XXI (es
decir, se supone que los años son de 2000 a 2029). Se
supone que las fechas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 son
fechas del siglo XX (es decir, se supone que los años son de
1930 a 1999).
 Hora larga Igual que el valor de la pestaña Hora de la

configuración regional de Windows. Ejemplo: 5:34:23 p.m.
 Hora mediana Muestra la hora como horas y minutos
separados por el carácter separador de hora, seguidos de un
indicador a.m. o p.m. Ejemplo: 5:34 p.m.
 Hora corta Muestra la hora como horas y minutos
separados por el separador de hora con un reloj de 24 horas.
Ejemplo: 17:34.
Listas de componentes que se pueden usar en los formatos

personalizados
Propiedad Uso
Escriba cualquier combinación de los siguientes componentes para
crear un formato personalizado. Por ejemplo, para mostrar la
semana del año y el día de la semana, escriba ss/s.
Importante: Los formatos personalizados que no son coherentes

con la configuración de fecha y hora especificada en la
configuración regional de Windows se omiten. Para obtener más
información sobre la configuración regional de Windows, vea la
Ayuda de Windows..
Componentes separadores
Nota: Los separadores se establecen en la configuración regional

de Windows.
: Separador de hora. Por ejemplo, hh:mm
/ Separador de fecha. Por ejemplo, mmm/aaaa
Cualquiera cadena corta de caracteres, entre comillas ("")

Separador personalizado. Las comillas no se muestran. Por
ejemplo, "," muestra una coma.
Componentes de formato de fecha
d Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea

necesario (de 1 a 31).
dd Día del mes en dos dígitos numéricos (de 01 a 31).
ddd Las tres primeras letras del día de la semana (de Dom a Sáb).
dddd El nombre completo del día de la semana (de Domingo a

Sábado).
s El día de la semana (de 1 a 7).
ss La semana del año (de 1 a 53).
m El mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea

necesario (de 1 a 12).
mm El mes del año en dos dígitos numéricos (de 01 a 12).
mmm Las tres primeras letras del mes (de Ene a Dic).
mmmm El nombre completo del mes (de Enero a Diciembre).

Propiedad Uso
t El trimestre del año (de 1 a 4).
a El número de día del año (de 1 a 366).
aa Los dos últimos dígitos del año (de 01 a 99).
aaaa El año completo (de 0100 a 9999).
Componentes de formato de hora
h La hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (de 0 a 23).
hh La hora en dos dígitos (de 00 a 23).
n El minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (de 0 a 59).
nn El minuto en dos dígitos (de 00 a 59).
s El segundo en uno o dos dígitos, según necesario (de 0 a 59).
ss El segundo en dos dígitos (de 00 a 59).
Componentes de formato de reloj
A.M./P.M. Reloj de 12 horas con las letras en mayúscula "A.M."

o "P.M.", según el caso. Por ejemplo, 9:34 P.M..
a.m./p.m. Reloj de 12 horas con las letras en minúscula "a.m." o

"p.m.", según el caso. Por ejemplo, 9:34 p.m..
A./P. Reloj de 12 horas con la letra en mayúscula "A." o "P.",

según el caso. Por ejemplo, 9:34 P..
a./p. Reloj de 12 horas con la letra en minúscula "a." o "p.", según

el caso. Por ejemplo, 9:34 p..
AMPM Reloj de 12 horas con el designador de mañana o tarde

adecuado según la definición de la configuración regional de
Windows.
Formatos predefinidos
c Igual que el formato predefinido Fecha general.
ddddd Igual que el formato predefinido Fecha corta.
dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.

Propiedad Uso
ttttt Igual que el formato predefinido Hora larga.
Controla la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de
Modo IME
Windows.
Modo de Controla la conversión de frases en las versiones asiáticas de
oraciones IME Windows.
Especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores
disponibles:

campo.
Indexado
clave principal.

Máscara de
ejemplo, es posible que una máscara de entrada muestre un signo
entrada
de dólar ($) al principio del campo.
Especifica si se muestra el control Selector de fecha.
Mostrar el
Nota: Si se usa una máscara de entrada para un campo de fecha y
Selector de fecha
hora, el control Selector de fecha no está disponible
independientemente de cómo se establezca esta propiedad.
Etiquetas Adjunta una etiqueta inteligente al campo. Las etiquetas
inteligentes inteligentes están en desuso en Access 2013.
Alinear texto
control.
Regla de
cambiar el valor en este campo. Se usa junto con la propiedad
validación
Texto de validación.
Hipervínculo
Finalidad Se usa para almacenar un hipervínculo, como una dirección de correo o la

dirección URL de un sitio web.
Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una dirección URL. Pueden almacenar hasta
2048 caracteres.

Propiedad Uso
Permitir longitud Permite escribir (al establecerla en Sí) una cadena de longitud cero
cero ("") en un campo Hipervínculo, Texto o Memo.
Determina si se va a realizar el seguimiento de los cambios de valor
de campo. Hay dos opciones:
 Sí Se realiza el seguimiento de los cambios. Para ver el

historial de valores de campo, haga clic con el botón
Solo anexar derecho en el campo y, después, haga clic en Mostrar
historial de columna.
 No No se realiza el seguimiento de los cambios.
Advertencia: Advertencia: Al establecer esta propiedad en No se

elimina el historial existente de valores de campo.
Título

Formato
campo. Se puede definir un formato personalizado para un campo
de hipervínculo.
Modo IME
Windows.

campo.
Indexado
clave principal.

Propiedad Uso
Alinear texto
control.
Compresión Comprime el texto que se almacena en este campo cuando se
Unicode almacenan menos de 4.096 caracteres.
Regla de
validación
Memo
Finalidad Se usa para almacenar un bloque de texto que tenga más de 255 caracteres
de longitud y tenga formato. Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre del
tipo de datos Memo por Texto largo.

Propiedad Uso
Determina si se va a realizar el seguimiento de los cambios de valor
de campo. Hay dos opciones:
 Sí Se realiza el seguimiento de los cambios. Para ver el

historial de valores de campo, haga clic con el botón
Solo anexar derecho en el campo y, después, haga clic en Mostrar
historial de columna.
 No No se realiza el seguimiento de los cambios.
Advertencia: Al establecer esta propiedad en No se elimina

el historial existente de valores de campo.
Título
Sugerencia: Un título eficaz suele ser breve.

Formato
Propiedad Uso
Memo.
Modo IME
Windows.

campo.
Indexado
clave principal.

Alinear texto
control.
Regla de
validación
Número
Finalidad Se usa para almacenar un valor numérico que no es un valor monetario. Si

es posible que los valores del campo se usen para realizar un cálculo, use el tipo de
datos Número.

Propiedad Uso
Título
Propiedad Uso

Seleccione una de estas opciones:
 Byte : se usa para enteros comprendidos entre 0 y 255. El

requisito de almacenamiento es 1 byte.
 Entero : se usa para enteros comprendidos entre -32.768 y
32.767. El requisito de almacenamiento es 2 bytes.
 Entero largo : se usa para enteros comprendidos entre -
2.147.483.648 y 2.147.483.647. El requisito de
almacenamiento es 4 bytes.
Sugerencia: Use Entero largo cuando cree una clave

externa para relacionar con el campo de clave principal
Autonumeración de otra tabla.
 Simple : se usa para valores numéricos de punto flotante

comprendidos entre -3,4 x 1038 y 3,4 x 1038 de hasta siete
Tamaño de
dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es 4
campo
bytes.
 Doble : se usa para valores numéricos de punto flotante
comprendidos entre -1,797 x 10308 y 1,797 x 10308 de
hasta 15 dígitos significativos. El requisito de
 Id. de replicación se usa para almacenar un identificador
único global necesario para la replicación. El requisito de
almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en cuenta que la
replicación no es compatible con el formato de archivo
.accdb.
 Decimal : se usa para valores numéricos comprendidos
entre -9,999... x 1027 y 9,999... x 1027. El requisito de
Sugerencia: Para un mejor rendimiento, especifique siempre el

menor Tamaño del campo suficiente.
Formato imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al
campo. Puede usar cualquier formato de número válido.
Indexado
Propiedad Uso
campo.

clave principal.

Máscara de
entrada
Alinear texto
control.
Regla de
validación
de validación.
Número grande
Finalidad Se usa para almacenar un valor numérico largo que no es un valor

monetario. Si es posible que los valores del campo se usen para realizar un cálculo, use
el tipo de datos Número largo.

Propiedad Uso
Título

Propiedad Uso
Formato imprime en hojas de datos o en formularios o informes enlazados al
campo. Puede usar cualquier formato de número válido.

campo.
Indexado
clave principal.

Máscara de
entrada
Alinear texto
control.
Regla de
validación
de validación.
Objeto OLE
Finalidad Se usa para adjuntar un objeto OLE, como una hoja de cálculo de
Microsoft Office Excel, a un registro. Si quiere usar características de OLE, debe usar el
tipo de datos Objeto OLE.
En la mayoría de los casos, debería usar un campo Datos adjuntos en lugar de un campo
Objeto OLE. Los campos Objeto OLE admiten menos tipos de archivo que los campos
Datos adjuntos. Además, los campos Objeto OLE no permiten adjuntar varios archivos
a un único registro.
Propiedad Uso
Título
texto.

Alinear
Especifica la alineación de texto predeterminada dentro de un control.
texto
Texto
Finalidad Se usa para almacenar hasta 255 caracteres de texto. Nota: Desde Access
2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos Texto por Texto corto.

Propiedad Uso
Título

Escriba un valor entre 1 y 255. Los campos de texto pueden variar
de 1 a 255 caracteres. Para campos de texto más grandes, use el tipo
de datos Memo.
Tamaño de
Sugerencia: Para un mejor rendimiento, especifique siempre el
campo
menor Tamaño del campo suficiente.
Por ejemplo, si está almacenando códigos postales de una longitud

conocida, especifique la longitud como el Tamaño del campo.
Formato
Texto.
Modo IME
Windows.
Propiedad Uso

campo.
Indexado
clave principal.

Alinear texto
control.
Regla de
validación
Sí/No
Finalidad Se usa para almacenar un valor booleano.

Propiedad Uso
Título

Propiedad Uso
campo. Seleccione una de estas opciones:
 Verdadero/Falso Muestra el valor como Verdadero o

Formato
Falso.
 Sí/No Muestra el valor como Sí o No.
 Activado/Desactivado Muestra el valor como Activado o
Desactivado.

campo.
Indexado
clave principal.

Alinear texto
control.
Regla de
validación
de validación.
4. Creación de la Base de Datos y Tablas
4. Creación de la Base de Datos

Una vez que tenemos el concepto y el diseño de la Bases de Datos, procedemos a crearla en
el aplicativo Microsoft Access 2010.
Pasos ingresar a la aplicación

 Ir a botón de inicio del Sistema Operativo Windows.
 Seleccionar todos los programas
 Buscar la carpeta de Microsoft Office.
 Seleccionar Microsoft Access 2010
Cuando entramos a la Apliaccion ACCESS 2010 encontramos un entorno muy similar a las otras
aplicaciones de Office (Word, Excel, Power Point, etc) como son las pestañas, en este caso vamos
a encontrar: Archivo, Inicio, Crear, Datos, Externos y Herramientas de Base de Datos.
Inicialmente no deja ubicados en Archivo nuevo y resaltado en amarillo Bases de Datos en
Blanco, en la parte inferior hay plantillas que podemos usar pero se requiere Internet.
Si determinamos que vamos a crear una base de datos en blanco, continuamos en la parte
intermedia derecha en donde encontramos la opción: Nombre de Archivo, aquí establecemos
el nombre de la base de datos y en el siguiente renglón encontramos la ruta donde se va a
guardar el la base de datos, si se quieren cambiar estos parámetros ingresamos con clic en el
icono de la carpeta y nos dara la siguiente opcion:

Es importante determinar donde se va almacenar la base de datos y que extensión va atener ya
que si la base de datos se guarda en formato 2007 y posteriormente la queremos abrir en 2003
o 2000 se podrán tener inconvenientes de ya que no reconocerá los objetos, pero si guardamos
la base de datos en en formato 2000 o 2003 extensión mdb, no tendremos inconvenientes en
abrirla en Access 2010.
Se da asigna el nombre en Nombre de archivo y el tipo de Base de

datos (2007, 2003, 2000) y Aceptar. Nos deja en la pantalla anterior y de damos clic en Crear
Una vez se asigna el nombre de la base de datos, estamos listos para la creación de la tablas.
5. Relaciones en Access
5. Concepto de Relaciones en Access

Las relaciones en una base de Datos son muy importantes ya que de ellas depende el éxito de
la consultas, estas relaciones por lo general deben darse en varios aspectos en Access como
son:
Integridad referencial: Conjunto de reglas que utilizan la mayoría SGBD Relaciones como en
este caso Access para asegurarse que los registros de la tablas relacionadas son validos y no
cambien o se borren los datos de manera accidental produciendo un error de integridad.
Actualizar en cascada los datos relacionados: Significa que si cambio un dato en un campo
llave primaria, me va a cambiar de manera automática en los campos llaves foráneas.
Eliminar en cascada los datos relacionados: Significa que si elimino un dato en un campo llave
primaria, me va a cambiar de manera automática en los campos llaves foráneas.
Para establecer las relaciones en Access

hay que tener claro lo siguiente: ilustrare con un ejemplo:
Tenemos 2 tablas la tabla Artículos cuya llave primaria es Cod_Articulo.y la Tabla pedidos.
En donde la relación se va a establecer en el campo en común que es Cod_articulo.
Para que ello se de es muy importante aclarar que estos campos deben tener las mismas
características en el diseño es decir que ambos deben tener el mismo tipo de dato y las mismas
propiedades, Sin importar el nombre del campo, se recomienda usar el mismo nombre en este
caso Cod_articulo.
En síntesis una relación entre tablas se da a través del campos en común que tiene las mismas
características y tipos de datos, el campo de la tabla origen es la llave primaria o primary key (en
el ejemplo tabla artículos) y el campo en la tabla destino se denomina llave foranea o foreign
key (en este caso tabla pedidos).
5.1 Crear la relaciones en Access
Para crear la relaciones en Access, tenemos:
 En la pestaña Herramientas de la base de datos, la opción relaciones

 Si tenemos la Tabla en Vista de Hoja de Datos, pestaña Tablas, opción relaciones.
 Si tenemos la Tabla en Vista de Diseño, pestaña diseño, opción relaciones
Una vez damos clic en relaciones nos va a solicitar mostrar las tablas, quiere decir establecer
las tablas sobre las cuales se van a generar relaciones, la seleccionamos una a una y le damos
agregar en la medida que hacemos la operación se van incluyendo, cuando finalmente
terminamos damos cerrar.
En este ejemplo se van a trabajar 4 tablas que son:

Clientes, Pedido, Zonas y Artículos, los cuales denotan sus llaves primarias
Posteriormente lo que se va a establecer son las relaciones para ello seleccionamos la Llave
primaria de la tabla origen y la arrastramos con el mouse hasta el campo en común en la tabla
destino que llamaremos llave foránea y soltamos el clic.
Se abre un mensaje en donde nos dice

Tabla o consulta: que es la origen con su campo y
Tabla o consulta referenciada que la destino, en la parte inferior nos dan 3 opciones que
explique al comienzo, que son :
Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada datos relacionados y eliminar en cascada
datos relacionados. las seleccionamos y Crear.
Cuando la creamos nos debe quedar una linea resaltada en negro entre el campo llave
primaria tabla origen con el numero 1 y el campo llave foránea tabla destino con el símbolo
de infinito, esto quiere decir que hay una relación uno a muchos.
Por ejemplo:
Un cliente puede tener muchos pedidos.
Un articulo puede tener muchos pedidos.
Una zona puede tener muchos clientes.
En la parte superior tenemos un menú con el cual podemos:
Modificar las relaciones: Cambiar las relaciones.

Borrar el diseño: Borrar las Relaciones.
Informe de relación: Archivo tipo informe para imprimir la relaciones
Mostrar la tabla: Abre nuevamente el cuadro para incluir mas tablas
Ocultar la tabla: Permite ocultar una tabla.
Mostrar relaciones directas: Permite ver la relaciones de una tabla oculta
Mostrar todas las relaciones: Indica las relaciones actuales en el diseño.
6. Creación de Consultas
6. Consultas
Las consultas son objetos de la base de datos que nos permiten recuperar datos, modificarlos,
almacenarlos en otra tabla e inclusive eliminarlos. Por ello es muy importante establecer
correctamente las relaciones, ya que el éxito de las consultas depende de este diseño.
Las consultas se pueden crear desde 2 opciones: Vista de diseño o con asistente.
6.1 Consultas con Asistente

Ingresamos a la pestaña Crear Seleccionamos en la opción consultas Asistente para consultas,
el cual nos abre un cuadro en donde vamos a seleccionar el tipo de consulta, en este caso vamos
a tomar una consulta sencilla y aceptar
El siguiente paso es seleccionar las tablas sobre la cuales vamos a realizar la consulta, a medida
que vamos seleccionando la tabla, se nos activan los campos, los seleccionamos y los vinculamos
a campos seleccionados recuadro de la derecha con las fechas intermedias, seleccionamos la
siguiente tabla y hacemos el mismo procedimiento y cuando terminemos le damos siguiente
La damos la opción siguiente para seleccionar el tipo de consulta: Detalle o resumen,

seleccionan la opción deseada y siguiente, la siguiente imagen nos solicita asignar un nombre a
la consulta, le determinamos el nombre y Finalizar.
La siguiente imagen nos ilustra como se ve finalmente la consulta realizada, con los campos
seleccionados de la 2 tablas, para nuestro ejemplo, la consulta se llama Articulos y Pedidos, se
igual manera si damos clic derecho nos da opciones sobre la consulta.
6.2 Tipos de consulta:
 Consultas de Selección: Son aquellas que extraen datos de una o varias tablas, que cumplen con
los criterios especificados. Estas consultas se generan en una tabla lógica ya que no esta
físicamente en el disco duro, si no en la memoria del ordenador y cada vez que se ejecuta se
vuelve a calcular.
 Consultas de acción: Son aquellas que realizan cambios en los registros, como son los casos de
acción, eliminación, actualización, de anexar datos y creación de tablas
 Consultas de SQL: Este tipo de consultas requiere un conocimiento mas avanzados de lenguaje
de manipulación y descripción de dato, el cual no es objeto del curso, pero que igualmente
quienes estén interesados en el siguiente link podrán encontrar un buen material.
MANUAL PRACTICO SQL
6.3 Consultas con Diseño
Ingresamos a la pestaña Crear Seleccionamos en la opción consultas Diseño de consultas, el

cual nos abre un cuadro en donde vamos a seleccionar la tablas que se requieren para la
consulta, las seleccionamos, agregar.
Una vez le damos agregar seleccionamos los campos en las Propiedades de la consulta;
Seleccionamos el tipo de consulta Selección, Crear Tabla, Anexar, Actualizar, General , Eliminar,
dependiendo el tipo de consulta se activan en las Propiedades de consultas unos
campos específicos de acuerdo al análisis de la consulta los diligenciamos.
Mostrar: se encuentra activado, permite ver el campo en la consulta, si no se activa hace parte
de la consulta pero no se visualiza.
Criterios: permite establecer criterios de relación, operación, etc sobre los cuales van actuar en
la consulta.
Parámetros: Funciona de forma parecida a un campo de la tabla, pero el valor que almacena lo
introduce el usuario cuando se ejecuta la consulta, básicamente cuando se tiene el parámetro
me da una característica a la consulta. Dar clic aquí para tener una explicación mas detallada de
creación de parámetro.
7. Formularios en Access
7. Formularios
Como se mencionó en la pagina de

Componentes de Access, un formulario es un objeto que proporciona una interfaz gráfica que
permite el ingreso y modificación de los datos de una manera mas agradable y sencilla.
Es dinámico por que el usuario puede hacer cambios en el diseño usando diversas fuentes, logos,
colores, temas, controles etc.
Para la creación de formularios disponemos de las siguientes opciones:
 Crear Formulario
 Diseño de Formulario
 Formulario en blanco
 Asistente para formulario
 Navegación
 Mas Formularios
En la creación de un formularios se activan la pestaña Herramientas de presentación de

formulario y en ella encontramos Diseño, Organizar y Formato.
Diseño: Se puede personalizar todo que son temas, controles de funciones, encabezados, pie de
pagina.
Organizar: Se puede personalizar todo que son la disposición de filas y columnas. Es organizar
como va a quedar distribuidos los datos en el formulario.
Formato: Son la características que va a tener los campos en formulario como son la fuentes,
imagen de fondo, justificaciones, etc.
7.1 Crear Formulario

Esta opción consiste en crear automáticamente un formulario que contiene todos los datos de
una tabla, consulta que previamente se ha seleccionado.
Ingresar a la opción crear y seleccionar Formulario.
Posteriormente nos va aparecer un formulario en vista de Presentación, en donde se activan

las funciones de los controles, estos permiten realizar funciones incluir, Logotipo, Titulo, Fecha,
esto también se puede realizar a través de la vista de diseño.
La vista de Presentación: es una vista preliminar del formulario de como va a quedar finalmente,
con la ventaja que podemos ver la información y personalizarlo viendo los cambios de manera
gráfica inmediata.
La vista de diseño: es la vista de creación del formulario, en esta vista no se ven los datos, pero
sí el diseño de la variables cuando trabajamos con botones de control.
Si se quiere modificar el diseño, se puede realizar desde Vista de presentación o Vista de

Diseño, en donde nos va da la opción de realizar una personalización, como es incluir un logotipo
que puede ser una imagen pre diseñada, el Titulo ( ver imagen derecha) el cual es asignado
desde la creación en la tabla en la propiedades, por ello daba la recomendación de incluir esta
información en las Propiedades: Fecha y hora la cual es asignada por el sistema, se pueden
agregar mas campos
Para la utilización de los controles es
recomendable usar la opción del asistente, ya que le dará una guía del uso del comando, lo cual
es muy útil para aquellas personas que no tiene conocimiento en programación orientada a
eventos.
Como el formulario es una interfaz, se puede configurar los colores de fondo, letras: para ello
clic derecho sobre el lienzo, una vez se tiene el formulario listo se guarda, con e clic derecho
sobre la pestaña de formulario.
7.2 Diseño de formulario

Esta opción permite crear un formulario desde el diseño. Para ingresar a esta opción, clic en
crear, seleccionar en formularios la opción diseño de formularios, en esta opción vamos a
encontrar el lienzo en blanco y con una cuadricula, en donde debemos empezar a diseñarlo.
En la Parte superior se encuentra la

Agregar campos existentes, aquí seleccionamos las tablas y los campos que van a intervenir en
el formulario, una vez que determinamos que campos se van a utilizar, los arrastramos o
movemos hasta el lienzo, en donde se tiene el titulo del campo, y Dato de campo es decir la
información almacenada o que vamos ingresar
Igual que en Crear Formulario, se pueden incluir botones de control, Titulo, fecha y demás
personalización. Se guarda con clic derecho cobre la pestaña del formulario.
8. Informes en Access
8. Informes
Un informe es un objeto de
Access que permite presentar los datos de una tabla o de las consulta a nivel general o en
resumidos. Los informes se generan para que sean impresos, para convertirlos en PDF o XLS u
otros formatos, por lo cual a diferencia de los formularios no permiten modificaciones.
Para la crear informes tenemos opciones similares a las de formulario:
 Crear Informe.
 Diseño de Informe
 Informe en blanco
 Asistente para Informe
La vista de Presentación: es una vista preliminar del formulario de como va a quedar finalmente,
con la ventaja que podemos ver la información y personalizarlo viendo los cambios de manera
gráfica inmediata.
La vista de diseño: es la vista de creación del formulario, en esta vista no se ven los datos, pero
sí el diseño de la variables cuando trabajamos con botones de control.
En la creación de un informe se activan la pestaña Herramientas de presentación de informe y

en ella encontramos Diseño, Organizar, Formato, Configurar página.
Diseño: Se puede personalizar todo que son temas, controles de funciones, encabezados, pie de
pagina.
Organizar: Se puede personalizar todo que son la disposición de filas y columnas. Es organizar
como va a quedar distribuidos los datos en el informe.
Formato: Son la características que va a tener los campos en formulario como son la fuentes,
imagen de fondo, justificaciones, etc.
Configurar página: Como una de las características del Informe son las impresiones, en
este menú se pueden determinar tamaño, margenes, orientación, configuración de impresión.
8.1 Crear Informe
Esta opción consiste en crear

automáticamente un informe que contiene todos los datos de una tabla o una consulta que
previamente se ha seleccionado.
Ingresar a la opción crear y seleccionar Formulario.
Nos va aparecer un informe el cual esta activo en vista de presentación, en donde están activos
las funciones de los controles, igual que en la creación de formularios, estos permiten realizar
funciones en el Informe, Logotipo, Titulo, Fecha.
Si se quiere modificar el
diseño, se puede realizar desde Vista de presentación o Vista de Diseño, en donde nos va da la
opción de realizar una personalización, como es incluir un logotipo que puede ser una imagen
pre diseñada, el Titulo, Fecha y hora la cual es asignada por el sistema, se pueden agregar mas
campos, etc.
En esta caso si queremos modificar el diseño, la vista que se tiene es de presentación, si

queremos ampliar los campos, seleccionamos el campo y los ampliamos, podemos ingresar a la
opción formato y establecemos el tema para los campo y los tonos de colores que se desean, e
inmediatamente vemos el efecto. Para guardar clic derecho en la pestaña seleccionar guardar,
asignamos un nombre.
9. Macros en Access
9. Macros
Una macro es un objeto que permite crear subrutinas de realizar acciones, como abrir una tabla,
una consulta, un formulario, generar un informe, crear abreviaturas en el teclado, acciones de
impresión, enviar mensajes, cerrar los objetos, etc.
Para la crear la macro tenemos opciones similares a los demás objetos:
 Crear.
 Ubicar Macros y codigo, costado derecho
 seleccionar Macro
8.1 Crear Macro

Una vez realizados los pasos anteriores,
se debe indicar la acción o conjunto de acciones se se van a ejecutar; estas acciones
seleccionar desplegando en el cuadro de selección que posee un +, tenemos acciones de abrir,
actualizar, eliminar, comentarios, imprimir etc.
De acuerdo a la acción seleccionada se abrirá un cuadro se configuración
El catalogo de acciones , permite ver la acciones que se pueden ejecutar en el costado

derecho, las cuales se encuentran agrupadas en:
Flujo de programas: Lista de bloques que puede cambiar el orden en que se ejecutan las
acciones, aquí se pueden crear comentarios y crear los grupos, los cuales consisten en agrupar
varias acciones en un bloque el cual se le asigna un nombre, si el cual permite crear un bloque
lógico que da como resultado verdadero y submacro que consiste en crear una macro dentro
de una macro.
Acciones: conjunto de funciones que se pueden ejecutar.
En la base de datos: Lista de Objetos con macros en la base de datos, como por ejemplo ,
formularios, informes y las mismas macros.
En la siguiente imagen vemos el ejemplo

de abrir una consulta, en donde se debe seleccionar:
Nombre de la consulta: Aparecen las consultas realizadas
Vista : Diseño, hoja de datos, etc
modo de datos: Selecciona el modo de datos de la consulta.
Cuando se crea las macro y la

ejecutamos nos solicita guardarla, se da clic en si y permite guardar la macro.
Para ejecutar la macro se utiliza el botón ejecutar o se puede utilizar el botón paso a paso y
ejecuta la macro de acción en acción, lo cual resulta útil cuando tenemos inconvenientes y
podemos encontrar específicamente el error
Una macro nos sirven para crear mensajes para ello se selecciona CuadroDeMensaje: En donde
Se debe introducir el mensaje y utilizamos el @ que permite llenar de párrafos y cambiar de
linea. para tener finalmente el mensaje.
Para mayor información en el desarrollo de macros recomiendo investigar sobre la

herramienta Visual Basic, ya que es el entorno en el cual se desarrollan.

Bases de Datos Acces - Guía SENA

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Introducción a Bases de Datos

Las aplicaciones de Bases de Datos mas importantes y relevantes se dan en diversos

 Sector Financiero: Para la información de los clientes, cuentas bancarias y sus

Pero como surgieron las bases de datos?

 Dificultad de Acceso: Este inconveniente se

 Aislamiento de datos: Debido a que los registros estaban en diversas aplicaciones

 Problemas de Atomicidad: Todo sistema

 Anomalias de acceso concurrente: Esto surge debido a que

. Fundamentos y Componentes Access

1. Fundamentos y componentes Access

Microsoft ACCESS es un Sistema gestor de Base de Datos Relacional, cuyo objetivo es

1.1 Componentes de la base de Datos relacional

Como Access en SGBD relacional, se explicaran los principales términos:

Un dato es la intersección entre registro y campo

2. Diseño y estructura de Tablas

 Eliminar todos los grupos repetitivos de las tablas individuales.

Segunda Forma normal:

 Se debe encontrar en primera forma normal.

Tercera Forma normal:

 Se debe encontrar en segunda.

2.2 Llave Primaria: Es un campo o un

A continuación encontraran un vídeo de normalización de Bases de Datos

3. Tipos de datos en Access

3. Tipos de datos en las Campos de la Tabla

Permite identificar que formato queremos establecer, no confundir con tamaño.

Introducción a los tipos de datos y las propiedades de los campos

Todas las tablas de Access se componen de campos. Las propiedades de un campo

El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del

 Los formatos que se pueden usar con el campo.

 Usa un campo existente de otra tabla, el tipo de datos ya está definido en la

Cuándo usar cada tipo de datos

Piense en el tipo de datos de un campo como en un conjunto de características que se

Formato Se usa para mostrar

Los campos de búsqueda tienen un conjunto adicional de propiedades

Formato Se usa para mostrar

Formato Se usa para mostrar

Tipo de datos Se usa para mostrar

Objeto OLE Objetos OLE, como documentos de Word.

Propiedad de tamaño de campo

Después de crear un campo y establecer su tipo de datos, se pueden establecer otras

En una relación o una combinación, los campos establecidos en el tipo de datos

No se puede cambiar el tipo de datos o la propiedad Tamaño del campo de un campo

Referencia de tipos de datos

Cuando se aplica un tipo de datos a un campo, contiene un conjunto de propiedades que

Tipos de datos adjuntos que Access comprime

Al adjuntar cualquiera de los siguientes tipos de archivo, Access comprime el archivo.

 Mapas de bits, como archivos .bmp

Se pueden adjuntar muchos tipos de archivos a un registro. Pero algunos tipos de

Lista de tipos de archivo bloqueados

Access bloquea los siguientes tipos de archivos adjuntos.

.ade .ins .mda .scr

Un título eficaz suele ser breve.

 Mapa de bits de Windows (archivos .bmp)

Convenciones de nomenclatura de archivos

Finalidad Un campo Autonumeración se usa para proporcionar un valor único que

Un valor de campo Autonumeración requiere 4 o 16 bytes, según el valor de su

Nota: No se debe usar un campo Autonumeración para mantener un recuento de los

Propiedades de campo compatibles

 El tamaño del campo Entero largo se usa para los campos