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    Formato Control Cruzado

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    javier
    Este documento presenta un formato de hoja de control cruzado para documentos físicos y electrónicos. El formato incluye campos para registrar información como la dependencia productora, centro de costo, subserie documental, unidad documental, fecha de transferencia, documentos de archivo, folios físicos, número de archivos electrónicos, ruta de almacenamiento y datos de las personas responsables de la transferencia y revisión. Adicionalmente, se proveen instrucciones para diligenciar cada uno de los campos del formato.

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    Este documento presenta un formato de hoja de control cruzado para documentos físicos y electrónicos. El formato incluye campos para registrar información como la dependencia productora, centro de costo, subserie documental, unidad documental, fecha de transferencia, documentos de archivo, folios físicos, número de archivos electrónicos, ruta de almacenamiento y datos de las personas responsables de la transferencia y revisión. Adicionalmente, se proveen instrucciones para diligenciar cada uno de los campos del formato.

    Título original

    formato-control-cruzado.doc

    Derechos de autor

    © © All Rights Reserved

    Formatos disponibles

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    HOJA DE CONTROL CRUZADO PARA DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS

    Dependencia Productora:
    Centro Costo:
    Subserie Documental:
    Unidad Documental:
    Fecha Transferencia:

    Información Electrónica
    Documentos de Folios
    Fecha (*)Signatura
    Archivo físico N°
    Archivos
    (*)Ruta de almacenamiento

    Nombre, responsable de la transferencia: ___________________________________

    Firma, responsable de transferencia: _______________________________________

    (*)Nombre, responsable de la revisión en


    Administración Documental: ___________________________________

    (*)Fecha, revisión en Archivo Central: ___________________________________

    Nota: Los campos identificados con (*) son diligenciados en el Departamento de


    Administración Documental.

    Ayuda para diligenciar el Control Cruzado Documentos Físicos y Electrónicos.


    Tenga en cuenta las siguientes referencias para diligenciar el formato:

     Dependencia Productora: Se registra el nombre de la dependencia donde se expiden los


    documentos.

     Centro de Costo: Se registra el centro de costos de la dependencia.

     Subserie: Se registra el nombre de la subserie documental, tomando como base el Cuadro de


    Clasificación Documental.

     Unidad Documental: Se registra el nombre de la unidad documental (carpeta).

     Fecha Transferencia: Se registra la fecha en que corresponde realizar la Transferencia


    Documental Primaria.

     Documento de Archivo: Se registra el contenido de la documentación a transferir,


    independiente de su soporte (físico-electrónico), que tiene relación directa con la unidad
    documental, contemplado en la Tabla de Retención Documental.

     Fecha: Se registra la fecha del documento.

     Folios físicos: Se registra el rango de folios de la unidad documental.

     Signatura: Este espacio se diligencia en el Departamento de Administración Documental, una


    vez esté revisada y aprobada la transferencia.

     Número de archivos: Se registra el número de archivos que conforman la unidad documental


    electrónica.

     Ruta de almacenamiento: Este espacio se diligencia en el Departamento de Administración


    Documental, una vez esté revisada y aprobada la transferencia.

     Nombre, responsable de la transferencia: Se registra el nombre de la secretaria


    (funcionario) encargada de realizar la transferencia al Archivo Central.

     Firma, responsable de transferencia: Se registra la firma de la secretaria (funcionario)


    encargada de realizar la transferencia al Archivo Central.

     Nombre, responsable de la revisión en Administración Documental: Este espacio se


    diligencia en el Departamento de Administración Documental, una vez esté revisada y
    aprobada la transferencia.

     Fecha, revisión en Archivo Central: Este espacio se diligencia en el Departamento de


    Administración Documental, una vez se esté revisada y aprobada la transferencia.

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