GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA -PIR-

Esta guía para la elaboración de Plan Institucional de Respuesta ha sido desarrollada por la
Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para Reducción de Desastres.

Por favor descargar la Guía y el Machote para Elaboración del Plan Institucional de Respuesta
en la página web de CONRED, www.conred.gob.gt/planes.

Si usted necesita más información o ayuda para elaborar su Plan Institucional de Respuesta, por
favor comuníquese con la Dirección de Respuesta, llamando al teléfono 2324-0800.

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PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA –PIR-

En Guatemala, pueden suceder distintos tipos de desastres naturales, tales como inundaciones,
incendios, terremotos, deslizamientos. El bienestar de su institución es crítico al momento de
suscitarse un desastre, tanto para usted como para comunidad que lo rodea.

La planificación para el manejo de emergencias, abarca tanto más que el manejo de desastres
naturales, implica la planificación de la forma en la cual operará su institución, tras suscitarse un
desastre. Toda institución debe conocer sus fortalezas y debilidades, y establecer estrategias
para adaptarse a diferentes escenarios.

Por ejemplo, una institución puede verse afectada por una inundación, en la cual se dañen los
sistemas de información y buena parte de sus bienes. Más allá del daño, el impacto del desastre
en la operación de la institución puede comparase con el impacto de un robo, en el cual se
pierden bienes e información. Planear para el manejo del impacto de una emergencia, más que
para el manejo de la emergencia en sí misma, le dará a su negocio una probabilidad de
sobrevivencia más elevada.

La planificación para el manejo de emergencias puede ayudarle a identificar los riesgos a los
cuales está expuesta su institución, las aéreas críticas y la mejor forma de protegerla. También
implica planear cómo dará continuidad a la operación y cómo alcanzará la recuperación
completa.

REVISIÓN REGULAR
A medida que el tiempo pasa, las circunstancias pueden variar, por lo cual es vital contar con un
Plan Institucional de Respuesta actualizado, que le permita estar preparado en caso de suscitarse
una emergencia.

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INFORMACIÓN GENERAL SOBRE EL MACHOTE

A continuación encuentra los detalles y explicaciones que le permitirán llenar con facilidad el
machote del Plan Institucional de Respuesta. Antes de elaborar su Plan, lea este documento,
revise atentamente los temas descritos, haga las consultas necesarias y luego llene el machote
del Plan Institucional de Respuesta.

CARÁTULA
Pregunta / Área Explicación
Inserte su logotipo Agregar su logotipo genera una imagen profesional.
Nombre de la máxima Coloque el nombre de la máxima autoridad de su institución. Puede
autoridad colocar varios nombres, de ser necesario.
Puesto de la máxima Puesto de la máxima autoridad de su institución. Por ejemplo, Ministro.
autoridad
Nombre de la Institución Nombre completo de la institución.
Dirección Dirección de sede que implementará el Plan y de la sede central.
Preparado Fecha en la cual se concluyó la elaboración del Plan Institucional de
Respuesta.
Tabla: Historial de Detalle de los cambios realizados a su Plan Institucional de Respuesta:
cambios
 Número de Versión: Le ayuda a asegurar que se está siguiendo la
versión actualizada del Plan. Por ejemplo, Versión 1.3
 Cambios efectuados: Describa los cambios y las razones por las
cuales se hicieron.
 Persona responsable: Persona que hizo los cambios.
 Fecha del cambio: Ingrese la fecha en la cual se efectuaron los
cambios.
Tabla: Estrategia de Detalle quién y cuándo se divulgará el Plan:
divulgación
 Puesto o Cargo: Por ejemplo, Gerente de Seguridad Industrial.
 Tipo de distribución: Indique cómo divulgará el plan. Por ejemplo,
hará una presentación a sus colaboradores o compañeros, por
medio de correo electrónico.
 Persona Responsable: Indique el nombre de la persona responsable
de divulgar el Plan.
 Frecuencia: Indique la frecuencia de divulgación del plan. Por
ejemplo, mensual, semestral, después de cada cambio.

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ÍNDICE, BASE LEGAL Y OBJETIVOS

Pregunta / Área Explicación
Índice Elabore un índice, que incluya el tema y el número de página.
Recuerde que si hace cambios al Plan durante la actualización, éstos
deben reflejarse en el índice.
Base Legal Indique las citas legales aplicables a su institución. Revise el ejemplo;
puede utilizar las citas mencionadas en el ejemplo y agregas otras citas
legales que correspondan.
Objetivos Escriba los objetivos generales y específicos que desea alcanzar al
ejecutar este Plan. Revise el ejemplo; si le parecen apropiados,
utilice los objetivos del ejemplo y agregue otros objetivos pertinentes
a su institución.

PLAN DE CONTINUIDAD
Pregunta / Área Explicación
Enumere los riesgos potenciales para los colaboradores y para su
institución. Escríbalos en orden de probabilidad de ocurrencia. Luego
escriba las estrategias de mitigación y los planes de contingencia para
cada riesgo.
Entonces, para cada riesgo indique lo siguiente:
 Riesgo: Describa el riesgo y el potencial impacto directo e indirecto
sobre su institución.
Tabla: Gestión del Riesgo  Impacto: Clasifique el impacto, como Alto, Medio o Bajo.
 Probabilidad: Indique la probabilidad de ocurrencia. Por ejemplo:
Muy probable, probable, poco probable, muy poco probable.
 Estrategia de mitigación: ¿Qué acciones va a tomar para minimizar
o mitigar el impacto en su institución?
 Plan de contingencia: ¿Cuál es su plan de contingencia en caso esto
ocurra?

Identifique las áreas críticas de su institución. Por ejemplo, para un

hospital, una de las áreas críticas es la atención de pacientes en
cuidado intensivo.
Para cada área crítica, describa el impacto que sufriría su institución si
el área crítica deja de funcionar y las estrategias de protección para
Tabla: Análisis de áreas minimizar dicho impacto.
críticas
 Número: Clasifique las áreas críticas, asigne el # 1 al área crítica
que más impacto genere al fallar.
 Área crítica: Describa el área crítica, incluyendo aquello que no
puede faltar o fallar, por ejemplo personal, suministros,
proveedores, documentos, sistemas o procedimientos.

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Pregunta / Área Explicación

 Impacto si el área crítica deja de funcionar: Describa el impacto
sobre su institución, si esta área crítica falla.
 Estrategia de mitigación: ¿Qué estrategias tiene para minimizar el
impacto en su institución? Por ejemplo, capacitar a varias
personas en diferentes tareas para minimizar el impacto de las
ausencias por causa de la emergencia.

PLANIFICACIÓN DE ESCENARIOS

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Planificación de Una vez completada la Tabla de Análisis de Áreas Críticas, debe
escenarios completar la Tabla Planificación de Escenarios, con información más
detallada de los escenarios para las aéreas criticas # 1, 2 y 3.

 Falla crítica: Elabore una descripción corta sobre la falla crítica.

 Antecedentes: Escriba sobre los antecedentes esenciales para la

restauración del área critica. Concéntrese en información
relevante.

 Impacto institucional: Estime el impacto en el funcionamiento de

su empresa y descríbalo en esta casilla. Esto puede expresarse en
términos de porcentaje de bienes perdidos o destruidos, valor
monetario, etc.

 Acciones inmediatas: Elabore una lista de las acciones que deben

completarse inmediatamente después de suscitado el evento, para
asegurar que la interrupción de actividades se reduzca al mínimo.

 Acciones secundarias: Una vez las acciones inmediatas sean

completadas, ¿qué acciones o servicios deben ser completadas
hasta que su institución sea haya recuperado completamente?
Elabore una lista de acciones secundarias.

 Responsabilidades: Elabore un listado de las responsabilidades y

de las personas responsables de cada acción durante el desarrollo
de un escenario crítico.

 Recursos necesarios: Indique qué recursos necesita para la

recuperación institucional en este tipo de escenario. Ejemplo:
flujo de caja disponible, personal, proveedores de servicios.

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SEGUROS

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Seguros Enumere las pólizas de seguro vigentes para cubrir daños estructurales,
accidentes de sus colaboradores, etc.
 Tipo de Seguro: Indique el tipo de seguro correspondiente a cada
póliza. Por ejemplo, seguro para cubrir daños en edificios y
maquinaria; seguro para vehículos; seguros de vida y de gastos
médicos.
 Cobertura de la Póliza: Para cada uno de los seguros, revise las
cláusulas de la póliza, y liste los principales riesgos que cubre.
Ejemplo: Los daños causados por incendio, inundación, robo.
 Revise la definición de ciertos términos, como inundación, ya que
puede variar entre aseguradoras.
 Exclusiones de la Póliza: Haga una lista de las exclusiones para
cada póliza. Ejemplo: fraude, terrorismo, tsunami.
 Nombre de la Compañía Aseguradora y Contacto: Coloque el
número telefónico de la aseguradora y los detalles sobre cómo
contactar a su corredor (número de teléfono celular, correo
electrónico, beeper, etc.)
 Última Fecha de Revisión: Indique la última fecha de revisión de
la póliza para asegurar que su institución esté cubierta. Ejemplo:
Día/mes/año
 Pagos de Primas de Seguro: Indique el monto de la prima y la
frecuencia de pago.

PROPIEDAD E INFRAESTRUCTURA
En esta sección responda como mínimo las siguientes preguntas: ¿Qué ha hecho usted para que
los bienes de su empresa sean menos vulnerables? ¿Los edificios cuentan con: señalización, rutas
de evacuación, extintores, materiales de construcción resistentes al fuego, sistema de
iluminación alterna, personal de seguridad?
Haga una descripción de los sistemas o mecanismos de seguridad con los que cuenta su
institución.

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SITUACIÓN ACTUAL DEL INMUEBLE SEGÚN NORMAS DE REDUCCIÓN

A DESASTRES
En esta sección, describa la situación actual de la edificación o instalación de uso público, de
acuerdo a los estándares citados en las Normas para la Reducción a Desastres –NRD-. Estas
normas han sido generadas por la Secretaría Ejecutiva de CONRED con la finalidad de establecer
criterios mínimos de seguridad para resguardar a las personas en caso de un evento adverso que
ponga en riesgo su integración física.
Las NRD pueden ser descargadas desde la página web de CONRED,
www.conred.gob.gt/normasyprocedimientos. Verifique cuáles normas aplican para su institución.

NRD-1: Normas de Seguridad Estructural de Edificaciones y Obras de

Infraestructura
Si la NRD-1 aplica para su inmueble, llene las dos tablas. En la primera tabla coloque la
información relativa a ubicación geográfica, uso, ocupación, clasificación. En la segunda tabla,
escriba las conclusiones y recomendaciones consignadas en el Informe de Evaluación realizado
por un Ingeniero Civil o Arquitecto colegiado. El Informe de Evaluación completo debe incluirse
en este Plan, como anexo en la sección Documentación de Soporte.

Pregunta / Área Explicación

Tabla 1: NRD-1, Normas de  Nomenclatura y nombre del Inmueble: Asigne una
Seguridad Estructural de nomenclatura para identificar cada uno de los
Edificaciones y Obras de inmuebles propiedad y/o en uso de su institución.
Infraestructura Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio
de Gobernación.
 Dirección: Escriba la dirección física del inmueble.
 Ubicación geográfica: Indique las coordenadas
geográficas, expresadas en grado, minutos y
segundos.
 Uso actual del inmueble: Por ejemplo, hospital para
atención de pacientes de la tercera edad, oficinas,
auditorio, parqueo, etc.
 Ocupación: ¿Cuántas personas ocupan actualmente
el inmueble?
 Fecha de construcción de inmueble
 Clasificación: Puede tratarse de una obra esencial o
de una obra importante.
Tabla 2: NRD-1, Normas de  Nomenclatura y nombre del Inmueble: Utilice la
Seguridad Estructural de nomenclatura de la tabla anterior.
Edificaciones y Obras de
 Conclusiones: Incluya las recomendaciones descritas
Infraestructura
en el Informe de Evaluación.
 Recomendaciones: Anote las recomendaciones
descritas en el Informe de Evaluación.

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NRD-2: Normas Mínimas de Seguridad en Edificaciones e Instalaciones de Uso

Público
Describa los hallazgos encontrados y las recomendaciones establecidas por el evaluador
certificado. El informe de evaluación completo, debe incluirse en el Plan, como anexo en la
sección Documentación de Soporte.

Pregunta / Área Explicación

Tabla: NRD-2, Normas Mínimas de  Nomenclatura y nombre del Inmueble: Asigne una
Seguridad en Edificaciones e nomenclatura para identificar cada uno de los
Instalaciones de Uso Público inmuebles propiedad y/o en uso de su institución.
Ejemplo: Edificio 1A, Edificio principal del Ministerio
de Gobernación.
 Conclusiones: Incluya las recomendaciones descritas
en el Informe de Evaluación.
 Recomendaciones: Coloque las recomendaciones
descritas en el Informe de Evaluación.

NRD-3: Especificaciones Técnicas de Materiales para la Construcción

Esta norma establece las especificaciones técnicas de materiales de construcción que deben
observarse en edificaciones, instalaciones y obras de uso público nuevas, así como las que sufran
remodelaciones o rehabilitaciones, de construcción gubernamental o privada. Tiene como
finalidad que todas las edificaciones, instalaciones y obras de uso público cumplan con los
requisitos mínimos de construcciones seguras y permanentes, preservando la vida de los
ciudadanos y su integridad física en caso de eventos origen natural o provocado.

Para el cumplimiento de la NRD-3, el solicitante deberá presentar en las Municipalidades

correspondientes, un Acta Notarial de Declaración Jurada en donde el EJECUTOR declara que los
materiales de construcción utilizados en las obras nuevas, ampliaciones o remodelaciones
cumplen con las especificaciones de la NRD-3.

Para cada inmueble al cual aplique la NRD-3, indique nomenclatura, nombre del inmueble,
dirección, ubicación geográfica, uso el actual del inmueble, y por último detalle las
modificaciones o ampliaciones realizadas. Debe anexar una copia del Acta Notarial de
Declaración Jurada entregada a la Municipalidad, en la sección Documentación de Soporte.

Pregunta / Área Explicación

Tabla: NRD-3,  Nomenclatura y Nombre del Inmueble: Asigne una
Especificaciones nomenclatura para identificar cada uno de los inmuebles.
Técnicas de Materiales
 Dirección: Escriba la dirección física del inmueble.
para la Construcción
 Ubicación geográfica: Indique las coordenadas geográficas,
expresadas en grado, minutos y segundos.
 Uso actual del inmueble: Por ejemplo, hospital para
atención de pacientes de la tercera edad, oficinas,
auditorio, parqueo, etc.
 Modificaciones o Ampliaciones Realizadas: Describa
detalladamente cuáles son las modificaciones o ampliaciones
efectuadas. Ejemplo: Construcción del segundo módulo de
oficinas, que incluye salones de reuniones, cafetería y oficinas.

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Los niveles de oficinas cuentan con recepción, cubículos, área

administrativa, cocineta y baños. Cada nivel está comunicado
por dos módulos de escaleras de 2 tramos con escalones: 15 cm
de contrahuella, 30 cm de huella, 1.25 m de ancho y el descanso
de 1.2 x 2.5 m.

Plan de Mejora para el Cumplimiento de Normas de Reducción a Desastres

Describa el Plan de Mejoras establecido por los profesionales certificados y las autoridades
responsables del inmueble (propietario y arrendatario). En el Plan de Mejora se detallan los
aspectos que deben cumplirse o mejorarse y el tiempo en el cual debieran ser completados.
Una vez completadas las mejoras, puede solicitar una evaluación para optar por la constancia de
cumplimiento de las NRD.
Si cuenta con constancias de cumplimiento de las NRD, anéxelas a este PIR en la sección
Documentación de Soporte. Si este fuera el caso, no debe llenar la siguiente tabla.

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Plan de Mejora para el  Nomenclatura y Nombre del Inmueble: Utilice la
Cumplimiento de Normas de nomenclatura de las tablas anteriores. Ejemplo: Edificio
Reducción a Desastres 1A, Edificio principal del Ministerio de Gobernación.
 Acciones a seguir para cumplimiento de NRD1: Haga un
listado de las acciones que tomará su institución para
transformar los incumplimientos en cumplimientos de la
norma.
 Fecha límite: Establezca una fecha límite para concluir las
acciones del inciso anterior. Indique día, mes y año.
 Próxima revisión: Indique la fecha establecida para la
próxima revisión. Coloque día, mes y año.
 Acciones a seguir para cumplimiento de NRD2: Haga un
listado de las acciones que tomará su institución para
transformar los incumplimientos en cumplimientos.
 Fecha límite: Establezca una fecha límite para concluir las
acciones del inciso anterior. Indicar día, mes y año.
 Próxima revisión: Indique la fecha establecida para la
próxima revisión. Coloque día, mes y año.

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OFICINAS TEMPORALES
En esta sección corresponde identificar las oficinas temporales en donde su institución pueda
ubicarse en caso de emergencia. Considere agregar un croquis o plano en el cual se especifiquen
las áreas o los espacios a utilizar; colóquelo(s) como anexos en la sección Documentación de
Soporte.

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Oficinas
 Clasificación: Clasifíquelas de acuerdo a la aplicabilidad o
Temporales
conveniencia.
 Tipo: Por ejemplo, residencial, privado, hotel, otra sede.
 Dirección: Escribir la dirección de la oficina temporal.
 Equipo Disponible: Elabore un listado del equipo disponible en el
lugar. Ejemplo: computadoras, fotocopiadora, papel, calculadora.
 Recursos necesarios: Elabore un listado de los recursos necesarios
para utilizar la oficina temporal. Ejemplo: Software, personal y
cualquier otro equipo que no esté disponible en la oficina
temporal.

ENTRENAMIENTO DE PERSONAL CLAVE

Este apartado trata sobre las habilidades, fortalezas, posiciones o cargos cruciales para su
empresa. Es importante que se capacite a otras personas, para que en caso de un desastre, la
posición clave pueda ser cubierta temporalmente.
Haga una tabla que liste el personal y sus habilidades. Escriba aquellas relevantes para el cargo
que desempeña o el cargo que puede cubrir; además cualquier otra habilidad o conocimiento útil
para la empresa. Puede agregar una copia de los Curricula Vitae a los anexos del Plan.
En la útlima columna describa las capacitaciones que idealmente debe realizar el personal para
alcanzar los conocimientos, habilidades o fortalezas cruciales que le permitirán cubrir
temporalmente una posición clave. Enumere aquellas que aún no posee el colaborador, pero que
serían deseables o esenciales en caso de pérdida temporal o definitiva del personal clave
capacitado.

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Entrenamiento de
 Cargo: Posición o puesto que ocupa actulamente cada persona.
personal clave
 Nombre: Se sugiere utilizar nombres completos.
 Tiempo el cargo: Indique el tiempo que la persona ha permanecido
en el cargo. Ejemplo 12-18 meses.
 Habilidades o Fortalezas: Incluya aquellas relevantes y cualquier
otra útil para la empresa. Ejemplo: Conocimientos avanzados de
contabilidad, 5 años de experiencia. Bombero voluntario durante
los últimos 10 años.

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ESTRATEGIAS DE RETENCIÓN DE HABILIDADES

Aquí describa las estrategias implementadas para asegurar la continuidad de las funciones
administrativas y operativas.
Plantéese las siguientes interrogantes para identificar el tipo de información a incluir en esta
sección:
 ¿Los procesos están documentados?
 ¿Qué documentación proporcionará a los colaboradores para asegurar que las funciones
administrativas y operativas se realicen?
 ¿La asignación de responsabilidades es apropiada?
 ¿Qué procedimiento interno va a implementar para regular el funcionamiento de la empresa?
 ¿Cómo planea comprobar que las habilidades de los colaboradores presentes sean las
necesarias o adecuadas para mantener el funcionamiento de la empresa?

SEGURIDAD DE DATOS
En esta sección corresponde escribir sobre la forma en la cual la institución protege su
información y su red informática. Por ejemplo, el uso de antivirus, firewalls, accesos
restringidos, procedimientos de respaldo de datos (back ups), redes seguras, etc.
La tabla incluida en esta sección se centra en el respaldo de datos por medio de back up, sin
embargo usted puede agregar información relacionada a otras formas de protección de sus datos.

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Seguridad de  Datos que deben protegerse: Enumere los datos que protegerá
Datos por medio de back up. Se suelen proteger aquellos datos
esenciales para el funcionamiento de la institución o aquellos
datos que no pueden generarse a partir de otras fuentes.
 Tipo de datos: ¿Qué tipo de datos o información necesita incluir
en la copia de seguridad? Ejemplo: correo electrónico, páginas
web, bases de datos, etc.
 Frecuencia del respaldo de datos: ¿Cada cuánto hará el back up?
Ejemplo: Por día, mes o año.
 Servicio para el respaldo de datos: ¿Qué medio o servicio
utilizará para guardar su información? Si utiliza actualmente un
servicio, detalle los acuerdos de servicio.
 Persona responsable: ¿Quién hará el back up? O, ¿quién hará el
enlace con el proveedor del servicio para asegurar un adecuado
back up? Indique el nombre del contacto y formas de contactarle.
 Proceso de respaldo de datos: Enumere los pasos para realizar el
back up e incluya cualquier otro paso necesario para asegurar que
la información se guarde en forma segura. Puede anexar el
procedimiento completo en la sección Documentación de Soporte.

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RECUPERACIÓN DEL MEDIO AMBIENTE

Describa la acciones de recuperación del medio ambiente ha realizado o realiza su institución
para contribuir con la adaptación al cambio climático.

PLAN DE ACCIÓN DE EMERGENCIA

Contactos de Emergencia
Elabore un listado con los números de teléfono de emergencia y contactos adicionales que va a
necesitar en caso de emergencias.

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Contactos de
 Nombre de la Empresa: Coloque el nombre de la empresa.
emergencia
 Contacto: Coloque el nombre de sus contactos.
 Puesto: Cargo o puesto de los contactos.
 Número de teléfono: Coloque los números telefónicos de los
contactos.

Procedimientos de Evacuación
Brevemente indique su procedimiento de evacuación. Es muy útil agregar una copia detallada de
los procedimientos de evacuación y un plano por piso con las ubicaciones de las salidas de
emergencia y equipo de seguridad claramente identificado. El procedimiento puede incluir
mapas de evacuación para todo tipo de emergencias.

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Procedimientos de  Procedimiento: Brevemente indique el nombre de los
emergencia procedimientos a seguir en situaciones de emergencia. Separe los
procedimientos por tipo de emergencia. Ej. Procedimiento de
evacuación por incendio.
 Descripción de procedimientos: Ejemplo,
o Suena la alarma y se contacta a las instituciones de servicio de
emergencia.
o Espere por la señal de evacuación.
o Siga las instrucciones del experto.
o Evacúe el área con calma, hacia la salida de emergencia más
cercana.
o Llegue al área segura más cercana.
o Localice a sus compañeros y haga un recuento.
 Ruta de evacuación: Indique cuáles son las rutas de evacuación.
 Referencia del procedimiento completo: Indique dónde se ubican
los documentos del procedimiento completo. Se sugiere
adjuntar una copia en la sección Documentación de Soporte.
Por ejemplo: El procedimiento de evacuación en caso de incendio,
se encontrar en la carpeta 'Emergencia' en la computadora 1. Una

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copia impresa se encuentra en el archivo principal.

 Documentos de apoyo: Enumere todos los documentos que
contengan información clave para la evacuación o en general para
la emergencia. Puede adjuntar una copia de cada documento, en
la sección Documentación de Soporte. Ejemplo: planos, mapa de
rutas de evacuación.

Programa de Simulacros de Evacuación

Utilice esta tabla para programar los simulacros de evacuación ante una emergencia.

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Programa de  Tipo de procedimiento de evacuación: Si usted tiene múltiples
Simulacros de Evacuación procedimientos de evacuación para diferentes situaciones de
emergencia, haga una lista de cada uno de ellos aquí. Ejemplo:
fuego, inundación.
 Frecuencia de evacuación: ¿Con qué frecuencia hace
simulacros para cada tipo de emergencia? Ej. Mensual.
 Posición / persona responsable: ¿Quién es responsable de organizar
cada simulacro?
 Próxima fecha de simulacro: ¿Cuándo se harán los siguientes
simulacros programados? Indique día /mes / año.

Mochila de las 72 Horas

Una Mochila de las 72 horas contiene artículos para cubrir las necesidades básicas, durante las
primeras 72 horas, luego de ocurrido el desastre. La Mochila de las 72 horas es de uso personal y
es importante que cada individuo mantenga consigo su mochila.
Se aconseja la Mochila de las 72 horas contenga:

 Alimentos: enlatados o empacados y de fácil preparación (frijoles enlatados, sopas

instantáneas, jugos, galletas, dulces, nueces o manías para mantener calorías, carne seca,
comida para bebés, agua embotellada y otros). Verifique periódicamente la fecha de
vencimiento de los mismos.
 Ropa: por lo menos una mudada completa para cada persona, incluyendo sudadero, zapatos,
ponchos, toallas de mano, kits de limpieza personal (cepillo de dientes, jabón, shampoo,
rasuradoras, desodorante, peine, pasta dental), entre otros.
 Botiquín de Primeros Auxilios: el botiquín puede contener gasas, vendas, alcohol, agua
oxigenada, paletas de madera para inmovilizar dedos, curitas, algodón, guantes de látex,
mascarillas de papel, suero oral, termómetro, tijeras, analgésicos, antiinflamatorios,
antiácidos, antidiarreicos, antialérgicos, antibióticos, antihemorrágicos, toallas sanitarias,
goteros, gel antibacterial.
Es importante incluir en el botiquín:
o Copia de recetas o prescripciones de medicamentos específicos, con el nombre
de la persona que los utiliza;
o Si la persona padece enfermedades o condiciones médicas especiales, alergias a
ciertos medicamentos o elementos, es conveniente incluir un listado de las
mismas, indicando cualquier información relevante para el tratamiento durante
los primeros auxilios.

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o Listado de los médicos que atienden a la persona, con sus respectivas direcciones
y teléfonos de contacto.
 Otros: copia de documentos importantes, llaves, radio portátil, baterías de repuesto,
linterna, candelas, fósforos protegidos dentro de una bolsa plástica para que no se mojen,
cinta adhesiva, lazo, navaja o cuchillo, ganchos de ropa, cuchara, vasos y platos plásticos,
bolsa plástica grande, papel higiénico, y silbato o gorgorito.

En esta sección deberá indicar lo siguiente:

Ubicación
¿Dónde se encuentran ubicadas o guardadas las Mochilas de las 72 horas? ¿Están claramente
etiquetadas?

Contenido
Cada Mochila de las 72 horas debe incluir un listado con el contenido y la fecha de última
verificación.

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Contenido  Contenido: Ejemplo, documento PIR, contactos, botiquín
de primeros auxilios, alimentos enlatados, agua embotellada, radio
portátil, baterías de repuesto, cinta adhesiva, lapicero y bloc de
notas.

 Fecha de Última Verificación: Introduzca la fecha en que los

objetos fueron revisados para comprobar que cada elemento tiene
el adecuado funcionamiento.

Roles de Equipo de Emergencia y Responsabilidades

Conforme los equipos de emergencia y asigne responsabilidades a cada participante. En la tabla
deberá detallar cuál es el rol que corresponde cada persona, las responsabilidades específicas y
las formas de contactarles.

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Roles del equipo Rol: Haga una lista con los diferentes roles o funciones a
de emergencia y desempeñar. Por ejemplo: Encargado de la comisión de primeros
responsabilidades auxilios, encargado de comisión de conato de incendio.

D Detalles de Responsabilidades: Para cada rol o función, haga una lista

de las principales responsabilidades. Por ejemplo:

a) Encargado de la comisión de primeros auxilios:
 Brindar asistencia y atención a quienes resulten lesionados
durante o posteriormente a la evacuación.
 Coordinar el traslado de personas heridas a centros
asistenciales. Elaborar el listado de personas trasladadas.
 Elaborar el plan operativo de la comisión.
 Promover capacitaciones para los integrantes de la comisión.
 Promover y participar en simulacros de evacuación.

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b) Encargado de comisión de apoyo emocional:

 Brindar soporte emocional a las personas afectadas
emocionalmente.
 Elaborar el plan operativo de la comisión.
 Promover capacitaciones al personal de la comisión y velar por
su constante actualización.

c) Encargado de comisión de conato de incendio:

 Controlar y extinguir conatos de incendios, que se originen
dentro de las instalaciones.
 Elaborar el plan operativo de la comisión.
 Evaluar periódicamente los equipos contra incendios.
 Coordinar con las instituciones expertas en este tema.

Persona responsable: ¿Quién va a desempeñar cada rol en una

emergencia? Es una buena idea, hacer una lista de los colaboradores
responsables y de todo el personal capacitado. Cuando se trate de una
pequeña empresa, todos estos roles pueden ser cumplidos por la misma
persona.
Correo electrónico: Escriba el correo electrónico de cada persona
responsable.

Teléfono / móvil: Escriba los números de teléfono de cada persona

responsable. Considere incluir los números telefónicos de casa,
indicativos de radio y cualquier otra forma de localización disponible.

RECUPERACIÓN

Pregunta / Área Explicación

Tabla: Evaluación de Realice una evaluación de impacto, luego complete la tabla.
Impacto Puede agregar la evaluación de impacto realizada, en forma impresa,
en la Sección Documentación de Soporte del Plan.

 Número: Clasifique el daño por orden de gravedad.

 Daños: Haga una lista de los daños a edificios, bienes, valores,
documentos, etc.
 Impacto institucional: Describa los impactos directos o indirectos
que los daños provocarían sobre las funciones críticas de su
institución.
 Gravedad: Valore la gravedad basado en el impacto a su
institución. Por ejemplo: alto, medio o bajo.
 Respuesta: Describa brevemente las acciones necesarias para la
recuperación. Por ejemplo: reparar o reemplazar.

 Recuperación: Haga una lista de los pasos detallados necesarios

para la recuperación de los daños.

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 Recursos necesarios: Elabore una lista de los recursos

necesarios para recuperarse, incluidas las estimaciones de costos,
proveedores de servicios, empleados, materiales de construcción.

 Encargado: Asignar una persona responsable para cada tarea.

 Fecha estimada para completar recuperación: Coloque la fecha

probable de conclusión.

Tabla: Contactos de Detalle todos aquellos contactos que serán esenciales en la

recuperación recuperación de los daños, tomando en cuenta los contactos de
emergencia.

 Tipo de contacto: Indique el tipo de servicio proporcionado por el

contacto.
 Nombre de la institución: Escriba el nombre de cada
organización esencial para su recuperación.
 Contacto: Escriba el nombre de su contacto principal en la
organización o el nombre de la persona con quién usted tendrá que
ponerse en contacto con la fase de recuperación de su institución.
 Puesto: Cargo de su contacto de recuperación.
Por ejemplo: Asesor de Reclamos.
 Teléfonos: Anote los números telefónicos del contacto. Puede
agregar cualquier otra forma de localización disponible.

Tabla: Reclamos a la Enumere las pólizas de seguro que deban reclamarse. Incluya cualquier
Aseguradora acuerdo o convenio realizado con la aseguradora.
 Compañía Aseguradora: Escriba el nombre de la compañía,
nombre del contacto y las formas de contactarlo.
 Fecha de contacto: Indique la fecha en la cual contactó a la
Compañía Aseguradora, para realizar el reclamo.
 Detalles del reclamo: Cualquier detalle relevante, incluyendo la
fecha en la que el asesor o corredor le visitará, montos estimados,
etc.
 Acciones de seguimiento: Indique cualquier acción que deba
completarse para continuar con el proceso de reclamo.

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 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA -PIR-

INTEGRACIÓN AL PLAN NACIONAL DE RESPUESTA

Pregunta / Área Explicación
Tabla: Sistema de Enlaces Liste los enlaces titular y suplente ante el COE Nacional.
Insteristitucionales -
 Nombre del enlace
Enlaces con el Centro de
Operaciones de  Calidad: Titular o suplente.
Emergencia Nacional
 Certificación: Listado de cursos aprobados.
 Nombramiento: Número y fecha del acuerdo o acta de
nombramiento.
 Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo
electrónico, dirección de domicilio, etc.
Tabla: Sistema de Liste los enlaces titular y suplente ante los COE Regionales.
Enlaces
 Nombre del enlace
Insteristitucionales -
Enlaces con los Centros  Calidad: Titular o suplente.
de Operaciones de
 Región: Región ante la cual está nombrado.
Emergencia Regionales
 Nombramiento: Número y fecha del acuerdo o acta de
nombramiento.
 Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo
electrónico, dirección de domicilio, etc.
Tabla: Sistema de Liste los enlaces titular y suplente ante los COE Departamentales.
Enlaces
 Nombre del enlace
Insteristitucionales -
Enlaces con los Centros  Calidad: Titular o suplente.
de Operaciones de
 Departamento: Departamento ante el cual está nombrado.
Emergencia
Departamentales  Nombramiento: Número y fecha del acuerdo o acta de
nombramiento.
 Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo
electrónico, dirección de domicilio, etc.
Tabla: Sistema de Liste los enlaces titular y suplente ante los COE Municipales.
Enlaces
 Nombre del enlace
Insteristitucionales -
Enlaces con los Centros  Calidad: Titular o suplente.
de Operaciones de
 Municipio: Municipio ante el cual está nombrado.
Emergencia Municipales
 Nombramiento: Número y fecha del acuerdo o acta de
nombramiento.
 Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo
electrónico, dirección de domicilio, etc.
Tabla: Unidad La Unidad Institucional de Gestión de Riesgo es la encargada de
Institucional de Gestión elaborar el Plan Institucional de Respuesta, implementarlo, divulgarlo,
de Riesgo evaluarlo, y actualizarlo. El personal que la integra será el responsable
de llevar a cabo las acciones previstas en el PIR. Así como la
implementación de las Normas para Reducción de Desastres vigentes.
Liste el personal asignado a la Unidad de Gestión de Riesgo de la
institución.
 Nombre

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 GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PLAN INSTITUCIONAL DE RESPUESTA -PIR-

 Cargo
 Región o Sede: Área bajo su responsabilidad
 Nombramiento: Número y fecha del acuerdo o acta de
nombramiento.
 Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo
electrónico, dirección de domicilio, etc.
Tabla: Equipos de Liste los integrantes de los equipos EDAN.
Evaluación de Daños y
 Nombre
Análisis de Necesidades –
EDAN-  Nivel: Nacional, Regional, Departamental, Municipal.
 Región: Región, departamento o municipio ante el cual está
nombrado.
 Nombramiento: Número y fecha del acuerdo o acta de
nombramiento.
 Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo
electrónico, dirección de domicilio, etc.
Tabla: Integrantes de la Serán los encargados de recibir la información generada en el campo
Sala de Situación o COE por los miembros de los equipos EDAN, consolidarla, generar los
Institucional informes correspondientes y transmitirlos a sus autoridades superiores
y al COE respectivo.
Liste los integrantes de la Sala de Situación o COE Institucional.
 Nombre del enlace
 Nivel: Nacional, Regional, Departamental, Municipal.
 Región: Región, departamento o municipio ante el cual está
nombrado.
 Nombramiento: Número y fecha del acuerdo o acta de
nombramiento.
 Detalles de contacto: Celular, indicativo de radio, correo
electrónico, dirección de domicilio, etc.
Tabla: Funcionamiento La Sala de Situación o COE Institucional tendrá como atribuciones
de la Sala de Situación o recibir toda la información, procesarla y difundirla a los destinatarios
COE Institucional previstos. La información incluirá los EDAN, y todas las acciones
implementadas por la institución así como cualquier otra información
relevante que pueda recibir.
Liste las acciones que deberán ejecutar en la Sala de Situación o COE
Institucional para cada nivel de alerta.
 Nivel de alerta: Verde, Amarilla, Anaranjada, Roja
 Frecuencia: Mensual, Semanal, Diaria, dos veces al día, cada hora.
 Acción: Información, clasificación de información, verificación de
información, consolidación de información, elaboración de
informes, transmisión de informes.
 Destinatario: Sala de situación, autoridades superiores, COE
correspondiente.
 Responsable: Nombre, celular, indicativo de radio, correo
electrónico, dirección de domicilio, etc.

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DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE
Liste aquí todos los documentos adjuntos. Estos pueden incluir planos de las instalaciones, procedimientos
detallados, protocolos, estudios de riesgo, inventarios de recursos, listados de personal, mapas de riesgo, etc.

Pregunta / Área Explicación

Documentación de Hacer un listado de todos los anexos. Adjuntar los documentos listados después
soporte de esta tabla.
Ejemplo: Copias de los procedimientos A, B, C.

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