Procedimiento de Control de Registro

SOCOMETAL
HIGIENE INDUSTRIAL
Procedimiento de control de registro
Fecha Emisión: N°. Documento:
Fecha Reemplaza: Página:
Ninguna
Fecha Aprobación:
1. OBJETIVO
Establecer la metodología para generar, aprobar, distribuir y controlar los requisitos
asociados a higiene industrial, en la empresa SOCOMETAL LTDA, según el modelo
Normativo OHSAS 18001. Además, establece la metodología para asegurar que los
registros estén debidamente identificados, almacenados, protegidos, accesibles,
legibles; así como el tiempo de retención y su disposición.
Revisado por Aprobado por:

SOCOMETAL LTDA.
2. ALCANCE
El procedimiento se aplica a todos los registros que son parte del Sistema de higiene
industrial en la empresa SOCOMETAL LTDA.
3. DEFINICIONES
 Formato de registro: Son todas aquellas formas o formularios que se utilizan
periódicamente para llevar la información como resultado de una actividad
determinada.
 Registro: Se entiende por registro, a todos los documentos generados como
resultados de un proceso y/o durante la ejecución de una acción, con fines de
dejar una constancia que dicha acción fue hecha y conservar sus resultados
para posterior análisis. El término "registros" se refiere a informes, formularios,
correspondencia y cualquier otra documentación que registre resultados
obtenidos o proporcione evidencia de actividades realizadas. Dichos registros
pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios electrónicos u otros,
estableciéndose en cada caso los respaldos necesarios.
 Protección: Actividad que protege los registros impresos colocándolos en
carpetas y archiveros bajo condiciones ambientales adecuadas para su
conservación; evitando su maltrato, extravió o daño.
 Tiempo de retención: Periodo que se debe guardar el registro, antes de su
disposición.
Fecha Emisión: N|° Documento:
Fecha de Impresión Página

CLASIFICACIÓN: “CONFIDENCIAL”
SOCOMETAL LTDA.
4. RESPONSABLES
Los responsables de revisar, aprobar, llenar, archivar y hacer cumplir los registros son
las personas que dirigen la empresa SOCOMETAL Ltda., (Gerente general), (Gerente
operaciones) (experto en prevención de riesgo).
4.1. Funciones
 Elaborar y/o revisar los registros asociados a los procedimientos obligatorios de
higiene industrial.
 Efectuar las modificaciones a los registros, cuando se realicen de manera
distinta a lo establecido. Además, es obligatorio actualizar el registro cada vez
que se presente un cambio en el Sistema de higiene industrial.
 Gestionar el efectivo control de los registros internos, externos y registros de
higiene industrial.
 Difundir los registros ya sean nuevos o modificados.
5. DESARROLLO
Todos los registros correspondientes se identifican, elaboran, aprueban, modifican y
anulan por los responsables de los distintos departamentos de acuerdo con los
requisitos establecidos en este procedimiento, para luego ser revisado, aprobado,
codificado y distribuido. El proceso para crear o modificar un documento de la empresa
SOCOMETAL Ltda. Se describe en el siguiente flujograma:

SOCOMETAL LTDA.
5.2 Diagrama de flujo

SOCOMETAL LTDA.
5.3 matriz detallada
Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro

Se diseñan los formatos de registro
que se emplearan en cada área para
mostrar la evidencia objetiva de la
operación adecuada del sistema de
Elaborador del
higiene industrial, se establecen los
Diseñar formatos formato de
requerimientos mínimos para la
registro
elaboración del formato como título,
código, fecha, nombre y firma de
quien lo elaboro.
Todo formato de registro debe

Controlador de
Asignar código disponer de un código identificativo
documentos
de acuerdo al registro establecido.
Para todos los registros, el tiempo de
retención será de 5 años, salvo los
registros relacionados con Ordenes
de Trabajo que serán conservados
Establecer hasta finalizado el trabajo, y los que Elaborador del
tiempos de corresponden a la competencia del formato de
almacenamientos personal los cuales serán registro
conservados mientras el trabajador
se encuentre prestando servicios a la
empresa.

SOCOMETAL LTDA.
El llenado del formato de registro

debe ser realizado por la persona
que realiza la actividad cuidando los
siguientes aspectos: Responsable
Llenar los
Ser llenados a mano o en forma del proceso de
registros
digital, deben contener la información registro
de manera clara y de fácil
comprensión y lectura, sin
tachaduras.
Los distintos registros resultantes de

las actividades son mantenidos en
archivo por los responsables
designados.
La responsabilidad de archivar los
registros conlleva la del
mantenimiento y cuidado de los
archivos, por lo tanto, cada proceso
tiene registros asociados los cuales
Archivar y
son almacenados en una carpeta Responsable
manejar los
asignada para ello, debidamente de registros
registros
identificada. El responsable de
archivar cada tipo de registro
establece las condiciones que
minimicen el riesgo de pérdida o
deterioro por accidentes, condiciones
ambientales, entre otros, por lo tanto
se cuenta con archivadores o
estantes apropiados para garantizar
la integridad física y la conservación

SOCOMETAL LTDA.
de la información consignada en los

registros.
Cualquier cambio que se deba

realizar a los formatos serán
realizados por la misma área que los Elaborador de
Realizar cambios
elaboro además deberá dar aviso al formato de
o modificaciones
encargado de control de documentos registro
para que se realicen los cambien en
la lista maestra
Almacenar Una vez que se archiven los registros
conservar y de forma electrónicos o físicos se
Responsable
disponer del deben conservar de forma segura y
del registro
documento por un tiempo estipulado para darle
su disposición final.

SOCOMETAL LTDA.
6. ANEXO
Fecha:
HIGIENE INDUSTRIAL
Versión:
Procedimiento de control de registro Página:
Responsable de la creación:
Cargo:
Área:
Identificación del Procedimiento Tiempo de Responsable

Almacenamiento Protección Recuperación Disposición
Registro Asociado retención Almacenamiento
Toda registro no es válido sin la firma del representante de gerencia
Emitió: Reviso: Aprobó:

Cargo: Cargo: Cargo:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma Firma: Firma


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5.2 Diagrama de flujo

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5.3 matriz detallada

Actividad Descripción de la actividad Responsable Registro

Todo formato de registro debe

Fecha Emisión: N|° Documento:

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El llenado del formato de registro

Los distintos registros resultantes de

Fecha Emisión: N|° Documento:

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de la información consignada en los

Cualquier cambio que se deba

Fecha Emisión: N|° Documento:

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Identificación del Procedimiento Tiempo de Responsable

Toda registro no es válido sin la firma del representante de gerencia

Emitió: Reviso: Aprobó:

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