DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

INTODUCCION.

La inmensa mayoría de los actos de la Administración se reflejan por escrito: de ahí que la
comunicación escrita sea un elemento decisivo en la actividad administrativa.

Con esa premisa, el anterior curso Manual de estilo del lenguaje administrativo (o Manual de
lenguaje y estilo administrativo) proponía como objetivo una comunicación escrita de calidad
entre la Administración y el ciudadano. Su instrumento debía ser un estilo administrativo
actualizado y moderno, caracterizado por la claridad, la precisión, la sencillez y la corrección en
el uso de la lengua.

Pero la extensión de la materia ha hecho necesaria esta segunda parte que ahora presentamos.
El curso Práctico de redacción de documentos administrativos comparte objetivo con su
predecesor y lo completa con el estudio de la lengua aplicada a las diversas clases de
documentos utilizados en la Administración pública.

Cualquier texto escrito (un documento lo es), necesita para transmitir con éxito la información
aplicar unas estrategias comunicativas distintas de las que empleamos en la comunicación oral.
Sin poder recurrir al lenguaje corporal o a la presencia física de los interlocutores, es muy
importante: Transmitir la información justa (ni insuficiente ni excesiva) que debe conocer el
lector para poder interpretar el texto.

Adecuar su contenido y hacerlo accesible a su destinatario. Reproducir el texto sobre su soporte

material (papel, pantalla, etc.) con orden lógico y visual. Ajustarse al tipo de texto que el uso ha
consagrado para cada caso. Respetar las normas de corrección ortográfica y gramatical del
código de la lengua escrita. Si un texto reúne estas cualidades, será más fácil de comprender por
el lector o lo hará con menos esfuerzo y menor pérdida de información.

Por otra parte, el uso, la costumbre y la necesidad de economizar medios han consagrado
unos formatos más o menos homogéneos, que denominamos documentos administrativos.
Aunque el antiformalismo es una de las bases de la actividad documental de la Administración,
el empleo de modelos similares para idénticos actos administrativos ofrece indudables ventajas
al redactor y al destinatario.

Pero la redacción de documentos no consiste solamente en elegir un formato adecuado,

sino también en expresar correctamente un mensaje lingüístico que sea inteligible y coherente.

Las páginas que siguen van dedicadas a compaginar la redacción correcta y actual que una
sociedad moderna exige con las necesidades y usos particulares de la comunicación de la
Administración

OBJETIVOS:

- Aprender a redactar documentos con los elementos esenciales de tipo

jurídico - administrativo.

- Expresar por escrito los contenidos lingüísticos de forma correcta, precisa,

sencilla y ordenada.

- Aplicar formatos tipográficos que favorezcan la claridad y el orden lógico.

CAPITULO I: LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

ASPECTOS GENERALES.

UNIDAD 1. EL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO: CONCEPTO,

CARACTERÍSTICAS Y CLASES.

1.1. DEFINICIÓN Y FUNCIONES DEL DOCUMENTO.

La actividad administrativa genera una multitud de actos que deben ser
registrados, conservados y comunicados. Hasta hace pocos años, la escritura
sobre el soporte de papel había sido la forma única del documento. Sin embargo,
la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento
Administrativo Común y sus normas complementarias han abierto la puerta a la
utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas. Con todo, la
escritura permanece aún como principal código de comunicación, sea cual sea el
soporte utilizado.

Desde un punto de vista general, se define el documento como «la combinación

de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizada como
prueba o como consulta». Pero de forma más específica, el Manual de
documentos administrativos del Ministerio para las Administraciones Públicas
(MAP) ofrece esta definición del documento administrativo, objeto de nuestro
estudio:
El documento administrativo es el soporte que contiene y en el que se
materializan los actos de la Administración pública, es decir: la forma externa de
dichos actos, que se completa con una definición más jurídica que ofrece el art.
46 de la LRJ-PAC.:
«Tienen la consideración de documento público administrativo los
válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas».
Recuerda que un acto administrativo es un acto jurídico realizado por la
Administración con arreglo al Derecho administrativo, que, en un sentido amplio,
comprende cualquier declaración de voluntad, de deseo, de conocimiento o de
juicio realizada por un sujeto de la Administración pública en el ejercicio de su
potestad administrativa.
Así pues, el documento registra los actos de la Administración y es el medio de
expresión lingüística que esta utiliza para formalizar la gestión de los asuntos
públicos.

De ahí derivan sus dos funciones principales:

Constancia.
- Esta función esencial del documento comprende varios aspectos: asegurar
la pervivencia y la conservación de los actos administrativos como prueba de su
existencia.

- acreditar sus efectos: los derechos y deberes de los ciudadanos y de la

Administración; atestiguar y justificar la gestión administrativa, garantizar el
derecho de acceso al documento y su consulta.

Comunicación.
 Los documentos sirven de voz de la Administración para comunicar y dar a
conocer sus actos tanto al ciudadano como a otros organismos públicos.

1.2. CARACTERÍSTICAS DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Varias son las características que determinan la condición administrativa del

documento, íntimamente ligadas a las del acto administrativo que contienen:
1. Emisión. Un documento es administrativo siempre que su emisor sea un
órgano administrativo que actúa en el ejercicio de sus funciones y competencias.
Pese a la gran trascendencia que los actos del ciudadano tienen en la actividad
administrativa ─sus solicitudes, alegaciones o recursos inician e impulsan los
procedimientos─ no pueden considerarse documentos administrativos, ya que
carecen del elemento subjetivo que acabamos de definir: ser emitidos por una
autoridad pública en el ejercicio de sus potestades.

2. Efectos. El documento siempre produce efectos jurídicos o informativos

frente a terceros o en la propia organización administrativa. Quedan fuera de la
condición de documentos administrativos aquellos documentos que, como
resúmenes, extractos, índices o anotaciones, no están destinados a producir
efecto alguno.

3. Validez. Para que su emisión sea válida, el documento debe cumplir unos
requisitos internos derivados del acto que contienen, como son la competencia
para adoptarlos y su sometimiento al ordenamiento jurídico y, en especial, al
Derecho administrativo.
La formalización es obligatoria en todo documento que contenga actos
administrativos, incluidos los de mero trámite, cuyos destinatarios sean los
ciudadanos; en los restantes, especialmente los de contenido informativo, es
suficiente con que quede constancia del órgano autor del correspondiente
documento.

4. Validez y nuevas tecnologías. Hasta ahora, mientras ha predominado el

soporte en papel, la manera de formalizar el documento, es decir, de
darle autenticidad, ha sido la firma manuscrita junto con los sellos del organismo
emisor. Pero la introducción de nuevas tecnologías en la Administración, ya
prevista en el art. 45 de la LRJ-PAC y desarrollada por el Real Decreto 263/1996,
de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas,
informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado, ha venido a
actualizar los requisitos de validez:

 Autenticidad. Consiste en asegurar la vinculación entre la identidad del

órgano emisor y el acto dictado. En sustitución del soporte papel y la firma
manuscrita tradicional, se van implantando nuevos soportes
documentales electrónicos, virtuales o hipertextuales que, a su vez,
requieren fórmulas de autenticidad adaptadas a sus características, como
 símbolos, códigos o la firma electrónica (regulada ésta última por la Ley
59/2003, de 19 de diciembre).

 Confidencialidad. Para el empleo de documentos basados en las nuevas

tecnologías deben adoptarse medidas de seguridad para evitar que el
contenido del documento pueda ser interceptado por personas ajenas a
sus interesados, especialmente cuando contiene datos personales o de
materias clasificadas.

 Integridad. El medio utilizado no debe permitir la manipulación o

alteración del acto administrativo dictado.

 Disponibilidad y compatibilidad. Los soportes, medios y aplicaciones

informáticos utilizados por el emisor y el destinatario deben ser
compatibles para permitir el acceso y la comunicación entre ambos.

 Conservación de la información. Los medios utilizados deben

permitir, asimismo, la conservación estable y futura de los documentos y
su almacenamiento.

1.3. CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS.

Los documentos administrativos pueden clasificarse según la perspectiva de estudio que

se adopte. En diversos trabajos sobre el lenguaje administrativo y la redacción de
documentos de la Administración, se han propuesto distintos criterios de clasificación.

1) Según los participantes en la relación administrativa.

Este criterio distingue dos categorías de documentos: documentos de la

Administración y documentos de los ciudadanos.

DOCUMENTOS DE Cartas, declaraciones, quejas, solicitudes, recursos,

LOS CIUDADANOS renuncias, reclamaciones...

DIRIGIDOS AL Anuncios, bandos, cartas, oficios,

CIUDADANO notificaciones, citaciones...
DOCUMENTOS DE LA
ADMINISTRACIÓN
DIRIGIDOS A LA Actas, cartas, notas interiores,
ADMINISTRACIÓN oficios, informes, diligencias...
 2) Según la normatividad del contenido del documento.

Otra clasificación, propuesta en este caso por Heraclia Castellón Alcalá en

su obra El lenguaje administrativo, divide inicialmente los documentos de
acuerdo con su carácter normativo o no normativo, de la que excluye los
escritos de los ciudadanos:

Son las normas generales

que aprueban los organismos
DOCUMENTOS públicos, cuyo destinatario es
Genéricos o dispositivos
NORMATIVOS O colectivo
DEDECISIÓN
Son aquellos documentos que
van dirigidos a ciudadanos
individualmente considerados,
como las resoluciones,
Individuales
acuerdos, etc.

de constancia
DOCUMENTOS NO
NORMATIVOS
de juicio

de transmisión
 3) Según la fase del procedimiento.

Una tercera clasificación, propuesta por algunos manuales de estilo y por el

Min
isterio de Administraciones Públicas, divide los documentos según la fase del
procedimiento en que se producen. De este modo son tres las categorías
consideradas:

• Acuerdo de inicio del procedimiento

• Requerimiento de subsanación de defectos de la solicitud

DOCUMENTOS DE LA • Petición de mejora voluntaria de la solicitud

FASE DE INICIACIÓN
• Acuerdo de adopción de medidas provisionales

• Acuerdo de acumulación de procedimientos

• Acuerdo de práctica simultánea de trámites

• Acuerdo de apertura de un período de pruebas

• Acuerdo de práctica de prueba

• Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas

• Oficio de petición de informes

DOCUMENTOS DE LA FASE • Citación de comparecencia
DE INSTRUCCIÓN
• Concesión de trámite de audiencia

• Acuerdo de apertura de período de información pública

• Acuerdo de ampliación de plazos

• Acuerdo de tramitación de urgencia

• Acreditación de la notificación

• Resolución de caducidad por paralización del procedimiento

imputable al interesado
• Resolución de caducidad de procedimientos iniciados de oficio
susceptible de producir efectos desfavorables o de gravamen
• Resolución tipo
DOCUMENTOS DE LA FASE
DE TERMINACIÓN • Resolución de inadmisión

• Certificación de acto producido por silencio administrativo

• Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto

4) Según la función.

Finalmente la clasificación que seguiremos en la segunda parte de este

trabajo- Esta clasificación parte de la base de que cada documento
contiene una declaración del órgano emisor para cumplir un fin concreto:
decidir, transmitir actos, dejar constancia y opinar o proponer actuaciones.

De acuerdo con su función, pues, se establecen cuatro categorías de

documentos:

DOCUMENTOS DE DECISIÓN O RESOLUTIVOS resoluciones

contienen una declaración de voluntad de un órgano acuerdos
administrativo sobre materias de su competencia

notificaciones
publicaciones
oficios
DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN comunican la
existencia de hechos o actos a otras personas, notas interiores
órganos o entidades cartas citaciones
convocatorias

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O
CONSTATACIÓN
contienen una declaración de conocimiento de un actas diligencias
órgano administrativo, persona o entidad pública o certificados
privada, cuya finalidad es la acreditación de actos,
hechos o efectos
 DOCUMENTOS DE JUICIO contienen una declaración de
juicio de un órgano administrativo, persona o entidad, sobre informes
las cuestiones de hecho o jurídicas que sean objeto de un propuestas
procedimiento administrativo dictámenes

UNIDAD 2: ELEMENTOS ESENCIALES DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.

Los documentos están compuestos de pequeñas piezas. Unas son obligatorias porque
están regladas por ley; otras, sin embargo, son necesarias para identificar todos los
elementos de la comunicación (emisor, destinatario, lugar y tiempo, contexto...). En esta
unidad examinaremos todos aquellos elementos informativos que son esenciales para
que el documento transmita su mensaje completo y con eficacia.

Antes de redactar un documento administrativo es necesario realizar una mínima

planificación, que comprende dos aspectos:

 Adecuar el texto a la relación con el destinatario, a la finalidad y al tipo de

documento.
 Seleccionar la información que necesita saber y hacerla inteligible.

Tras este importante paso previo, es el momento de tener en cuenta los elementos
indispensables del documento.

2.1. EMISOR

La identidad del emisor es un elemento obligatorio del documento administrativo y

esencial en su proceso de contextualización. El artículo 4.2 del RD1465 establece que,
en todos los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de mero
trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, deberá constar «la denominación
completa del cargo o puesto de trabajo del titular del órgano administrativo
competente para la emisión del documento, así como el nombre y los apellidos de la
persona que formaliza el documento». La formalización, pues, autentica el documento e
identifica a su responsable.

2.2. DESTINATARIO

Otro elemento obligatorio, según el citado RD1465. El destinatario es el protagonista de

cualquier acto de comunicación y, por eso, debe adaptarse en lo posible la redacción
a sus condiciones. Pero tal vez sea difícil saber con exactitud cuáles son estas
condiciones. ¿Qué se puede hacer? En circunstancias normales, el único criterio aplicable
es considerar si el destinatario pertenece o no a la Administración, o lo que es lo mismo,
si está familiarizado con la materia, la terminología, las expresiones, etc.

Cuando el documento se dirige al ciudadano, un destinatario externo, es necesario

extremar la claridad y seleccionar la información que garantice su comprensión del
contenido del documento. En cambio, si el destinatario es otro órgano de la
Administración, un destinatario interno en este caso, se puede presumir que está
familiarizado con la jerga administrativa y sus modelos documentales, por eso es menos
necesario un esfuerzo especial de adaptación, fuera de los elementales principios
de claridad, sencillez, precisión y corrección de la lengua.

2.3. TONO DEL DOCUMENTO

Las relaciones entre los ciudadanos y la Administración moderna están reguladas por un
tono o registro formal, respetuoso, neutro y correcto. Deben evitarse, por un lado, todas
aquellas fórmulas autoritarias, humillantes o discriminatorias, propias de una
Administración de otro tiempo; y por otro, las expresiones coloquiales, vulgares,
anticuadas o solemnes, que se apartan del tono objetivo y moderno de la relación
administrativa.

Sobre esta base, los tratamientos y las formas protocolarias del emisor y del destinatario
deberán acomodarse a las circunstancias específicas de cada tipo de documento, cuyo
estudio se tratará en la unidad dedicada a los tratamientos personales y honoríficos.

2.4. CONTENIDO INFORMATIVO

Sea cual sea su fin, todos los documentos contienen una información que es el objeto
mismo de la comunicación. Aunque son muchas las maneras de exponer la
información, se debe buscar siempre la más idónea para el destinatario concreto del
documento. La exposición de motivos del RD1465 establece como primer principio de la
producción documental «la transparencia y la claridad de los documentos administrativos
en su configuración y contenido, así como en la información que proporcionan al
ciudadano».

2.5. REFERENCIAS Y CITAS DE TEXTOS LEGALES

Otro de los elementos que constantemente aparece en la redacción de documentos

administrativos es la referencia a los textos legales, pues justifican la acción
administrativa o simplemente la refuerzan como cita de autoridad. Todos los actos de la
Administración que se integran en un procedimiento tienen una base legal que es
necesario explicitar para demostrar su sometimiento al ordenamiento jurídico.

De acuerdo con las mencionadas normas, la referencia indicará, por este orden:

 número de artículo, apartado o párrafo (es decir, orden descendente), separados

por punto y sin espacio;
 y el título completo de la norma (tipo, número, año, fecha y nombre), como se
Ilustra.

UNIDAD 3: ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Lo esencial de cualquier documento es su contenido y la claridad con que se expone,

pero la manera de presentarlo también influirá en la facilidad con que se pueda leer.
Una adecuada disposición gráfica del documento ayudará a que el lector capte a primera
vista la información importante, la organización interna, sus diferentes divisiones, etc.
Por ello es importante prestar la debida atención a la estructura de los documentos.

Los distintos tipos de documentos que hoy manejamos son el resultado del uso reiterado
por generaciones de redactores administrativos y de la aplicación de elementales normas
tipográficas. Todo ello ha dado lugar a modelos muy homogéneos, con algunas
variaciones que, en la mayoría de los casos han dependido más del gusto particular que
de razones de eficacia.

Un repaso de los manuales de estilo y de redacción de diferentes Administraciones

españolas muestra el diverso grado de codificación de los modelos documentales: Pero
una característica destaca por encima de todas: la redacción documental parte de un
principio antiformalista que no impone ningún formato concreto. No obstante, sí se
constata una tendencia hacia la normalización del diseño del material impreso
administrativo, con el fin de aumentar la eficacia comunicativa, mostrar una imagen
institucional homogénea y reducir costes.

La estructura que de los distintos documentos propone este manual quiere sintetizar el
diseño y las sugerencias de formato de los manuales de estilo editados por diversas
Administraciones autonómicas y central. La combinación de tradición y modernidad que
presentan pretende servir de punto de referencia tanto para el redactor individual como
para los equipos encargados de diseñar plantillas en los organismos administrativos, que
podrán adaptar a sus necesidades específicas estos modelos generales.

Una de las constantes de la estructura de los documentos, salvo las inevitables

excepciones, es la división antropomórfica: encabezamiento, cuerpo y pie. Examinemos
los criterios generales que debemos aplicar en cada una de ellas.

3.1. ENCABEZAMIENTO

En la parte superior del documento recae en primer lugar la atención del lector. Por eso
se debe reservar este espacio para la información inmediata, básica y sintetizada de los
elementos fundamentales del documento: identificación corporativa del emisor,
información sintética del documento e identificación del destinatario.

El encabezamiento está expresamente exigido por el art. 4.1 del RD1465 en el que se
exige que, en todos los documentos que deban estar formalizados, incluidos los de
trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, figure un encabezamiento en el que
consten, al menos, el título y el número clave de identificación del expediente.

Las partes en que se divide el encabezamiento son las siguientes:

1. Cabecera. La franja superior del documento es el lugar donde aparecen impresos el

escudo y los logotipos que identifican corporativamente al emisor, según las normas de
imagen institucional de cada Administración.

Hoy no existe homogeneidad en las normas de imagen corporativa que aplican las
distintas Administraciones públicas, e incluso se pueden observar dentro de la misma
esfera administrativa injustificadas diferencias.

En las normas que establece para el encabezamiento, reserva la esquina superior

izquierda para el escudo y el logotipo del organismo correspondiente; la esquina superior
derecha, para el organismo emisor y los organismos superiores de los que depende,
hasta el cuarto nivel. La dirección postal, el teléfono, el fax y la dirección de correo
electrónico se reparten los ángulos inferiores del documento:
2. Título. El mencionado RD1465 dispone que el título exprese con claridad y precisión
el tipo de documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en que se
inserta.

Se situará en un sitio visible y fácilmente identificable, con caracteres tipográficos

adecuados para destacarlo del resto del documento; se evitará ocupar más de una línea
y el uso de abreviaturas y siglas. La redacción del título exige un difícil equilibrio entre
brevedad y exactitud. No se trata de repetir el contenido del texto, sino de resumirlo en
pocas palabras. Ante la duda, es mejor la brevedad.

3. Datos generales del documento. Este apartado contendrá la información más

significativa para la identificación inmediata del documento y para la gestión
administrativa (registro, archivo, remisión). Incluirá todos o algunos de los siguientes
apartados, siempre según las necesidades de cada unidad administrativa:

 Número o clave asignado en cada dependencia para la identificación del

documento (referencia del expediente), con objeto de facilitar el control
interno administrativo.
 Asunto, que expresará el objeto concreto del procedimiento. Se redactará de
forma sintética, con claridad y precisión e idénticos criterios que se aplican al
título.
 Identificación del interesado o los interesados en el procedimiento, que puede
no coincidir con el destinatario de las notificaciones o comunicaciones.
 Fecha de inicio del procedimiento.

4. Destinatario. Es la persona a la que va dirigido el documento. Los datos que deben

figurar dependerán de la condición oficial o no del destinatario y de la clase de
documento. Si el destinatario es externo a la Administración, se consignará el nombre y
los apellidos, dirección y código postal.

Cuando se trate de un destinatario oficial y el documento se envíe por correo,

figurarán, además, el cargo y la unidad administrativa a la que pertenece. El espacio
reservado para la identificación del destinatario se dispone normalmente en casillas o
recuadros coincidentes con la ventanilla de los sobres. Si se trata de documentos de
circulación interna, el destinatario puede aparecer al pie del documento.

3.2. CUERPO

Es la parte reservada al contenido específico de cada documento. Como su extensión

varia, según la mayor o menor complejidad del mensaje que se transmite o del tipo de
texto, bastará ahora con exponer unas normas generales, que se ampliarán cuando se
estudie la estructura concreta de cada tipo documental.

El contenido se redactará con claridad, sencillez y precisión, separando la información

en párrafos ordenados de forma lógica. En aquellos casos en que su complejidad o
extensión lo aconsejen, se utilizarán subtítulos indicativos de las distintas divisiones del
documento, destacados tipográficamente del resto.

Es costumbre arraigada en la redacción de los documentos jurídicos y administrativos,

aceptada como solución ortográfica por la Real Academia Española, destacar con
mayúsculas la acción principal del documento: autorizar, denegar, informar, sancionar,
requerir, ordenar, caducar, desestimar, trasladar... El procedimiento ortográfico se
completa separando la palabra del cuerpo del texto, a veces en renglón aparte, seguida
de dos puntos: CERTIFICA:, INFORMA:, RESUELVE:, etc.

3.3. PIE

El final del documento es el espacio reservado a la identificación oficial y personal del

emisor (firma) y a las circunstancias de tiempo y lugar, si no se han expresado en el
encabezamiento (data).

1. Firma. Está compuesta de tres elementos: antefirma, rúbrica y nombre

completo del emisor. Cuando el documento tiene carácter oficial, predomina el
cargo sobre la persona, y debe guardarse el siguiente orden:

 Antefirma: expresa el cargo de quien formaliza el documento. Al escribir la

antefirma, debemos tener en cuenta que:
 Deben evitarse títulos de tratamiento o de cualquier otra clase no
relacionados específicamente con la función pública.
 No es necesario escribir el cargo enteramente con mayúsculas.
 En cuanto al uso de mayúscula inicial, si el cargo aparece junto al
nombre de quien lo desempeña (como es el caso) es opcional
escribirlo en mayúsculas o minúsculas, aunque en los documentos
oficiales es costumbre escribirlos con mayúsculas.
 No debe colocarse coma al final.
 Tampoco se utilizarán abreviaturas.

Así pues, estos son algunos de los errores frecuentes en la antefirma:

Sería incorrecto Es correcto

El Ilmo. Sr. Director General El Director General

de Infraestructuras, de Infraestructuras

El Ingeniero Jefe del Servicio, El jefe del Servicio de Recursos

(solución ortográfica general)
 EL JEFE DEL SERVICIO DE
RECURSOS
El Jefe del Servicio de Recursos
La escritura en mayúscula enteramente (solución ortográfica opcional en
no está justificada, aunque no se documentos oficiales)
considera incorrecta

 Nombre y apellidos. Tras la rúbrica se escribirán los nombres y apellidos

de la persona que lo desempeña.

 En la actualidad se tiende a suprimir la abreviatura Fdo. :porque es

innecesaria
 No se debe colocar punto tras el nombre.

 Delegación de firma. Cuando se actúa por delegación de firma u otras

circunstancias, el orden será el siguiente:

 que tiene atribuida la competencia.

 Circunstancias concretas de la delegación, indicada con la
abreviatura que corresponda (P. O., P. D. o P. A.).
 Cargo de quien formaliza el documento.
 Norma que atribuye la delegación.
 Nombre completo de la persona que formaliza.

El Consejero de...
P. D. El Director General de...
Orden de 20 de junio de 2005
(BORM n.º 124 de 25 de junio de
2005)

José Antonio García Estevill

Aunque por lo general el emisor aparece identificado al final del documento,

hay algunos casos especiales (certificado, nota interior) en que se identifica
en el encabezamiento. En tales casos no será necesario repetir la
identificación al pie del escrito, pues bastará con la rúbrica.
2. Data. Como hemos visto más arriba, la data también es un elemento esencial
y un requisito para los documentos que hayan de estar formalizados (art. 4.2.c
del RD1465). La escritura de la fecha dependerá de que existan en el formato
del documento casillas para consignar la fecha de forma exclusivamente numérica
(17/05/06,17.05.2006,17-05-06…); si no es así, con carácter general, es
recomendable escribir la data combinando letras y números, como en el ejemplo:

Observaciones:

 Entre el lugar y la fecha propiamente se escribe una coma, y se debe

prescindir de las preposiciones En y a, por considerarse uso anticuado.
 El día del mes y el año se escriben con cifras; el año ─recordarás─ no lleva
punto (2006, es la forma correcta; 2.006, es incorrecta).
 El mes se escribe con letras, en minúscula, precedido y seguido por
la preposición de.
 Cuando se escribe la data en renglón aislado, no debe llevar punto al final.
 Dependiendo de formato del documento, la data puede aparecer en los
datos de identificación del encabezamiento o inmediatamente antes de la
firma como en el ejemplo.
UNIDAD 4: ORGANIZACIÓN INFORMATIVA DEL DOCUMENTO.

Redactar un documento es dar forma lingüística a las ideas que se quieren transmitir y
distribuirlas con coherencia en oraciones y párrafos.

La coherencia es la cualidad por la que el texto se percibe como una unidad cuyas partes
se integran en un todo, y el conjunto resulta lógico e inteligible. Esta cualidad descansa
sobre tres pilares: la unidad de sentido, la unidad formal y el enlace con el contexto.

La unidad de sentido. Hay unidad de sentido si todas las ideas expresadas en el texto
desarrollan un mismo tema central, complementándolo y precisándolo. Estas ideas
deben, además, aportar información suficiente para que se pueda entender el
mensaje, de forma lógica, progresiva y ordenada, sin repeticiones, contradicciones,
sobreentendidos ni saltos lógicos.
La unidad formal. La unidad de sentido se materializa visualmente con la
estructuración en párrafos y oraciones.

Enlace con el contexto o adecuación del contenido del texto a las características del
destinatario: empleo de un lenguaje que comprenda, de términos que le sean
accesibles y un registro adecuado a la relación existente entre los interlocutores.

La coherencia proporciona claridad al contenido del texto, pero será de poca utilidad si
no se refleja visualmente. El elemento gráfico sobre el que recae la responsabilidad de
articular y ordenar la información del conjunto del documento es el párrafo. A él
dedicamos el siguiente apartado.

4.1. EL PÁRRAFO

4.1.1. ¿Qué es un párrafo?

Un párrafo es un bloque de texto, integrado por oraciones relacionadas

entre sí que desarrollan un aspecto relacionado con un tema central.

Los textos se dividen en párrafos para distribuir los contenidos y facilitar su

lectura. Son los encargados de organizar el texto visual e informativamente.
En la escritura, el párrafo se destaca en la página por estar delimitado entre
una mayúscula con la que se inicia una línea nueva y un punto y aparte.

Para articular un texto en párrafos, hay que tener en cuenta lo siguiente:

 Cada párrafo debe tratar una única idea.

 Se abrirá un nuevo párrafo cuando se ofrezca una información
diferente o un nuevo aspecto sobre el tema central.
 Cuanto más largo y condensado sea el párrafo, será más difícil de
leer. Es muy importante que su longitud no sea excesiva (no más
de seis líneas) y que a su vez esté dividido en varias oraciones.
 Los párrafos se sucederán de forma lógica de acuerdo con su
contenido y en relación con los demás.
 La idea principal del párrafo aparecerá por lo general al principio,
ya que en general en este lugar recae la mayor atención del lector.
En los documentos administrativos es costumbre comenzar el párrafo con frases
anticipativas, que explican las circunstancias (de modo, de tiempo, de causa),
antes de que el lector conozca la idea u oración principal.

1.- Errores más frecuentes en el empleo de párrafos.

En relación con su solicitud de prórroga de 23 de abril de 2006, le comunico que

no es posible atender a su petición, puesto que el plazo para solicitar las
subvenciones termina el próximo día 2 de mayo.

En el ejemplo anterior, la idea principal, que se inicia con la palabra en negrita,

va precedida por una frase introductoria que presenta el asunto del que se va a
tratar.

También es frecuente comenzar por las normas legales que sirven de base y
justificación a la acción que se expresa, especialmente si se transmite un mensaje
que pueda causar algún perjuicio al destinatario:

Ejemplo:

De acuerdo con lo dispuesto en el art. 71.1 de la Ley 30/1992, de 26 de

noviembre, le informo de que se le tendrá por desistido de su petición, si
en el plazo de diez días no subsana las deficiencias observadas en la
documentación presentada.

En este otro ejemplo, la idea principal (en negrita), va precedida de la

fundamentación jurídica que justifica la acción futura que se comunica.

2.- Errores más frecuentes en el empleo de párrafos.

Deben evitarse los errores que siguen, frecuentes en la redacción descuidada de

los párrafos:

 Desequilibrio. Alternar párrafos desmesuradamente largos con

párrafos muy cortos demuestra falta de orden estructurado.
 Repetición. Distintos párrafos desarrollan la misma idea, con lo
cual se vulnera el principio «un párrafo, una idea».
 Condensación. Un solo párrafo expone varias ideas, lo que resta
solidez al principio de unidad del párrafo.
  Vaguedad. Un párrafo se limita a apuntar algunas ideas, sin
llegar a desarrollar ninguna en profundidad.
 Longitud. El párrafo coincide en la puntuación con una sola y
extensa oración, con lo cual dificultará la legibilidad y la
comprensión.

4.2. LOS CONECTORES.

La relación de significado entre los párrafos y las oraciones de un texto en

ocasiones puede ser fácilmente reconocida, pero a veces es conveniente colocar
«señales» que hagan explícita esa relación y orienten al lector sobre cómo
interpretarla.

Esa función eñalizadora corre a cargo de unas piezas especiales, denominadas

conectores o también marcadores textuales.

Los conectores son palabras o grupos de palabras especializadas en engarzar

partes del texto y guiar al lector sobre cómo debe interpretar la información que
ponen en contacto.

Son conectores las expresiones asimismo, por otra parte, no obstante, por tanto.
Estas palabras no tienen un significado conceptual (no significan nada); sin
embargo, enlazan partes del texto e indican la relación lógica que hay entre ellas.

A continuación, estudiaremos diversas clases de conectores, según la función

informativa y el tipo de instrucción que expresan: organizar la información, sumar
argumentos, oponer argumentos, indicar relaciones de causa y consecuencia o
reformular las palabras dichas.

1.- Conectores que estructuran y organizan la información

Estos conectores estructuran y ordenan la información. Según el lugar que ocupe

en el texto la información que introducen, se pueden dividir en tres subgrupos:

 De apertura, cuya función es marcar el comienzo de una serie en el

texto: en primer lugar, primeramente, por una parte, ante todo...
 De continuidad, que indican que el miembro al que acompañan forma
parte de una serie, pero no es el elemento inicial: en segundo/tercer
lugar, de igual manera/modo, de otra parte, después, luego. Los pares
 por una parte/por otra (parte) y por un lado/por otro (lado), tienen un
matiz distributivo y de contraste.
 De cierre, que señalan el fin de una serie: en último lugar, finalmente,
por lo demás, por último, etc.

Observa los diferentes conectores de esta clase en el ejemplo siguiente:

En primer lugar, se debe considerar la cuestión de la oportunidad de la reforma

en el marco de la actividad administrativa del organismo; en segundo lugar,
hay que evaluar si su aplicación progresiva reduciría, por una parte, las
dificultades en la tramitación de los expedientes y, por otra, la dispersión
documental existente en la actualidad. Por último, es necesario que las medidas
encuentren el respaldo presupuestario adecuado para conseguir los objetivos
propuestos.

3.- Conectores que indican adición

Pertenecen a esta categoría los conectores que indican una relación lógica de
suma o adición entre contenidos (A + B), añadiendo a la información aparecida
anteriormente un nuevo punto o aspecto o redundando en el mismo tema que el
tratado anteriormente, pero manteniendo la misma línea argumental.

Dentro de esta clase, hay conectores que se limitan a sumar información:

asimismo,(así mismo), a su vez, igualmente, del mismo modo.

La documentación que debe aportar consistirá en un certificado de

haberes expedido por el centro de trabajo del cónyuge y una
declaración jurada sobre la percepción de otras ayudas por el mismo
concepto. Asimismo, en los supuestos a) y b), presentará el anexo I
previsto en las bases.

En el ejemplo anterior, lo que aparece tras Asimismo es solo un documento más de los
necesarios, sin darle más relieve o prioridad que a los otros documentos mencionados
antes en el párrafo.

Otros conectores de esta clase, además de sumar información, asignan al miembro al

que acompañan mayor importancia informativa o fuerza argumentativa que al miembro
precedente. Conectores de este tipo son: además, por añadidura, incluso, es más, más
aún, a mayor abundamiento.
 Los hechos imputados al denunciado suponen una infracción del
artículo 315.b de la ley citada que, por su gravedad, constituyen,
además, un delito contra el medio ambiente, que requiere la
intervención de la Fiscalía General.

Tras la serie de conversaciones y negociaciones sectoriales, las

centrales sindicales han aceptado la propuesta. Incluso la CSIF ha
dado su conformidad.

En ambos ejemplos, la línea argumental es la misma, es decir, se suman

informaciones, pero se da mayor relieve a la información que aparece junto a los
conectores además e Incluso.

3.- Conectores con valor contra argumentativo

Los conectores de esta clase establecen un contraste u oposición entre los miembros
que vinculan. La información que estos conectores presentan suprime o atenúa la
conclusión que se deduce de la información anterior: la línea argumentativa se ve
interrumpida por una objeción, un contraste u obstáculo.

La OPEP decidió ayer aumentar la producción diaria de petróleo; sin

embargo, el precio del barril se ha mantenido en 42 dólares y las bolsas
caen por debajo de los mínimos anuales.

Es su jefe y, sin embargo, su amigo.

La decisión de la OPEP podría conducir a la conclusión de que provocaría la bajada del

crudo y la recuperación bursátil; el miembro introducido por sin embargo se encarga de
anular esa conclusión esperable. En el segundo ejemplo, la condición de jefe podría
descartar la amistad entre dos personas. El conector sin embargo neutraliza esa
conclusión.

En esta categoría encontramos tres grupos:

 Conectores que oponen contraargumentos débiles. Hay conectores

que plantean una objeción que no llega a ser tan fuerte como para impedir
que se cumpla lo expresado en el primer miembro: aunque, si bien, a pesar
de que, pese a que...: Aunque expuso razonables reparos, no convenció al
Consejo.
  Conectores que oponen contraargumentos fuertes. Enfrentan dos
argumentos o ideas, pero finalmente prevalece como argumento fuerte la
información introducida por el conector: pero, mas, sin embargo, no
obstante, con todo, ahora bien, aun así, a pesar de todo…: Es pobre, pero
honrado.
 Conectores que indican contraste. También introducen una información
considerada más fuerte que la precedente; sin embargo, se diferencian del
grupo anterior en que, más que anular la información precedente, la
contrastan: en cambio, por el contrario, antes bien…

4. Conectores consecutivos.

A esta categoría pertenecen los conectores que presentan al miembro del texto en que
se encuentran como una consecuencia o la conclusión derivada de la información del
miembro anterior.

Este significado básico es especialmente útil para llevar a cabo la operación

argumentativa de la demostración, que consiste, precisamente, en exponer y probar
cómo desde una premisa o argumento concretos se alcanza la conclusión a la que
interesa llevar al lector.

Unos conectores consecutivos introducen la consecuencia, pero apuntando hacia la

causa precedente: por ello, por eso, por tal motivo, por tal razón, por lo que, de ahí
que. Otros, por el contrario, apuntan directamente a la consecuencia, es decir, indican
que el miembro al que acompañan es la conclusión o el resultado de los enunciados
anteriores, sin remitir explícitamente a la información previa: en consecuencia,
consecuentemente, por consiguiente, por lo tanto, consiguientemente, por ende...

5.- Reformuladores.

Son los que presentan la nueva información como una reformulación de la expresada
anteriormente, para mejorarla, explicarla, aclararla o rectificarla.

A este tipo pertenecen los reformuladores explicativos a saber, es decir, o sea; los
rectificativos, como mejor dicho, en cualquier caso, de todos modos o en todo caso: o
los recapitulativos como en suma, en definitiva, en fin, en conclusión.
UNIDAD 5: TRATAMIENTOS PERSONALES Y HONORÍFICOS.

5.1. TRATAMIENTOS PERSONALES.

El emisor y el destinatario aparecen de distinta manera en el documento, según las

circunstancias de la comunicación.

El tratamiento para el destinatario será preferentemente usted, ustedes, que expresa el

grado de formalidad y de respeto recomendable en la relación ciudadano-
Administración. Solo en el caso de las cartas, entre cuyos interlocutores exista una
relación estrecha, podrá darse al destinatario el tratamiento de tú.

La figura del emisor es más compleja debido a que en el proceso de elaboración de los
documentos participan varias personas, aunque finalmente solo una aparezca como
responsable final del mensaje. Según el grado de formalidad y la intención que se
persiga, puede hacerse presente de distintas formas: la 3.ª persona del singular, la 1.ª
persona del singular y la 1.ª persona del plural.

1. La tercera persona del singular .

La tercera persona ha sido hasta ahora la forma preferida –y hasta obligatoria– en la

redacción de documentos administrativos, ya que ha sido considerada manifestación de
la formalidad y el tono neutral y objetivo propio de la Administración.

Con la 3.ª persona del singular.

 se distancia el emisor con respecto a los hechos, lo que se ha entendido

como un rasgo de imparcialidad;
 se crea un efecto de objetividad pues se minimiza cualquier referencia
personal al emisor.
 se marca la preferencia por un estilo impersonal e indirecto, distante del
destinatario, antes que por la relación personal.

La 3.ª persona del singular puede aparecer de varias formas:

 Con un verbo en voz activa, cuyo sujeto expresa un cargo, una

institución o un colectivo:

Esta Jefatura acuerda ampliar el plazo de tramitación, como

consecuencia de…
 La Dirección General de Recursos Humanos ha solicitado un
informe urgente…

 Con construcciones impersonales o las pasivas reflejas sin

agente. Este recurso lingüístico llama la atención sobre el objeto,
ocultando o desplazando al sujeto lógico:

Se ha acordado elevar la propuesta al pleno para su ratificación…

Se iniciará el expediente sancionador que corresponda…

Se hace saber que las listas de aprobados se encuentran expuestas…

2. La primera persona del singular

Es la forma que recomiendan los manuales de estilo y de redacción actuales porque

favorece un estilo directo y cercano con el ciudadano e individualiza a quien redacta.

Sin embargo, el uso del «yo» en las relaciones públicas suele rechazarse por su carácter
comprometido y arriesgado, ya que responsabiliza al emisor del contenido del enunciado
y puede ser interpretado como un gesto de arrogancia o severidad.

Esta persona verbal es adecuada para indicar la acción principal del documento:
autorizo, dispongo, comunico, certifico, informo, solicito, adjunto. Puesto que la acción
que se comunica (‘resolver’, ‘disponer’, ‘denegar’, ‘autorizar’, etc.) solo produce efectos
en el preciso momento en que se pronuncia, es conveniente que se exprese en presente
de indicativo, contra la costumbre de emplear el pretérito perfecto (compuesto):

En relación con su consulta de fecha XXX-XX-XX, le informo de que la

entidad Grandes Hoteles Andaluces no figura como titular de ningún
derecho inscrito en los registros de este organismo...

Vistos los antecedentes señalados, dispongo:

3. La primera persona del plural

El plural en 1.ª persona destaca el valor colectivo de una institución o departamento,

engloba al emisor individual del texto en el grupo y evita una imagen muy
personalizada del emisor:
 Os adjuntamos vuestro edicto de fecha 16 de junio de los corrientes,
debidamente diligenciado. Os hacemos constar asimismo que el
mencionado edicto ha estado expuesto en el tablón de anuncios de este
ayuntamiento desde el día 27 de junio hasta el día 14 de julio.

Para contactar con nosotros, diríjase al teléfono indicado.

5.2. TRATAMIENTOS HONORÍFICOS

El lenguaje administrativo conserva fórmulas y expresiones reverenciales y solemnes,

propias de una concepción arcaica y poco democrática del servicio público.
Manifestación de ese carácter es la pervivencia de los tratamientos honoríficos en los
documentos administrativos, que se aplican a las personas y a los cargos.

Los nombres de las instituciones y los cargos de ellas dependientes presentan dos
aspectos:

Título: renombre o distintivo con que se designan esos cargos, organismos,

instituciones: Dirección General para la Biodiversidad, Concejal de
Urbanismo.

Tratamiento: título de cortesía que se da a las personas en razón de su

cargo dentro de la jerarquía administrativa: ilustrísimo, excelentísima, que
suelen aparecer abreviados: Ilmo., Excma.

Con origen en los siglos XV-XVI, el uso de los tratamientos honoríficos es hoy una
costumbre que tiende a desaparecer de la Administración por cuestiones de
modernidad, aunque aún se considere que una incorrecta aplicación es señal de
incultura. El lenguaje administrativo todavía utiliza en exceso estas arcaicas fórmulas
de cortesía y de solemnidad que, en ocasiones, alcanzan altos grados de convención,
formalismo y casi de ridículo.

Usos del tratamiento señor/señora. Recuerda que el tratamiento de señor/señora

se emplea en las siguientes circunstancias:

 delante de los apellidos: señora Mendiolea.

 delante del cargo: señor comisario de Policía.
  delante de don/doña: señora doña Maravillas del Mundo; en este caso
puede ir precedido del tratamiento honorífico: Excma. Sra. D.ª Maravillas
del Mundo.

Usos del tratamiento don/doña. En cambio, don/doña solo se utiliza delante del
nombre de pila, acompañado o no de los apellidos: don Tarsicio Brunchswig.

El uso de los tratamientos honoríficos o protocolarios queda restringido a las

solemnidades de máxima representación pública y a los documentos de carácter
protocolario. A este respecto, el Manual de estilo del lenguaje administrativo ya
recomendaba que, a partir de director general, se evitara la solemnidad del
tratamiento, por su afectada cortesía, impropia de una Administración moderna.

5.3. RELACIÓN DE TRATAMIENTOS

Para aquellos casos en que deban seguir usándose, aquí aparece la relación de los más
usuales.

Excelencia. Sus Excelencias

 Jefes del Estado y sus cónyuges, sin perjuicio del tratamiento específico que les
pueda corresponder.

Excelentísimo/a Señora/Señora (Excmo./a. Sr./Sra.).

 Poder ejecutivo.

 Presidente del Gobierno.

 Vicepresidente/s del Gobierno.
 Ministros del Gobierno.
 Secretarios de Estado (Real Decreto 31-12-1819, actualizado).
 Subsecretario de Asuntos Exteriores (Ley de 31-12-1945, actualizada).
 Delegados del Gobierno en la Comunidades Autónomas.

 Poder legislativo

 Presidente del Congreso de los Diputados.

 Presidente del Senado.
 Vicepresidentes de las Mesas del Congreso y del Senado
  Tribunal Constitucional

 Presidente, vicepresidentes y vocales

 Poder Judicial

 Presidente, vicepresidentes y vocales del Consejo General del

Poder

 Judicial

 Presidente del Tribunal Supremo

 Presidentes de Sala del Tribunal Supremo
 Presidente de la Audiencia Nacional
 Presidente del Tribunal Superior de Justicia de las
Comunidades Autónomas.
 Fiscal General del Estado
 Fiscal y magistrados del Tribunal Supremo

 Consejo de Estado

 El Presidente y los consejeros de Estado.

UNIDAD 6: ASPECTOS FORMALES DEL DOCUMENTO.

Los documentos no solo se leen: también se ven. Ello obliga a considerar de manera
complementaria la composición formal de los documentos para que su lectura sea
cómoda y atractiva para el lector.
6.1. COMPOSICIÓN DE TEXTOS.
En los documentos que utilicen el papel como soporte, el formato general será el ISO
A4 (210 x 297 mm) de la serie A, norma UNE 1.011-75. Estas disposiciones generales
sobre el tipo de soporte están reguladas para los órganos correspondientes de la
Administración General del Estado y son adaptados por las diversas Administraciones
con mayor o menor fidelidad.
No obstante, algunos tipos de documentos, como el saluda, los anuncios o algunas
clases de diligencias, pueden emplear formatos particulares, establecidos por los
diversos departamentos para funciones determinadas.
La implantación general de los procesadores de textos informáticos en las oficinas
públicas ha mejorado las posibilidades de presentación de los documentos escritos.
Gracias a ellos, se pueden componer con mayor facilidad y variedad los escritos y los
documentos administrativos.

6.2. TIPOS DE LETRA.

Los tipos de letra más comunes usados en la composición de los textos son:
 Redonda. Es el tipo de letra normal, derecha y circular, que se utiliza para
componer el texto general
  Cursiva. Letra inclinada, a imitación de la escritura manual. Conviene evitar
el uso de la cursiva en todo el texto porque deja menos espacio entre
caracteres y dificulta su legibilidad. Se utiliza para:

 Reproducir una cita textual que, por su extensión, vaya destacada en

párrafo independiente. Este uso es alternativo, pues en las citas
extensas basta con aumentar el sangrado y reducir el tamaño de la
letra.
 Destacar aquellas palabras extranjeras o los términos no recogidos en
el Diccionario de la Real Academia.
 Resaltar aquellas palabras o frases que tengan una función especial
dentro del texto.

 Indicar alguna advertencia en los textos que, además, deberán ir entre

paréntesis, ejemplo: continúa en la página siguiente.
 Expresar la denominación completa de las leyes y normas que se citan,
para destacarlas así del resto del texto.

 Negrita. Del mismo tamaño que la redonda mayúscula o minúscula, pero con
trazo más grueso. Se recomienda su uso en los siguientes casos:
 Para destacar los títulos, subtítulos y epígrafes

 Para destacar palabras o determinados conceptos, cuando se estime

necesario
 Para destacar la acción principal del documento

 Versal o mayúscula. Aparte de su uso general ortográfico, la mayúscula

alterna con la negrita para destacar palabras o para los títulos. Es preferible no
abusar de la mayúscula porque ralentiza la lectura.
 Versalita. Letra mayúscula de igual tamaño que la minúscula, normalmente un
tamaño dos puntos menor que el tipo normal que se utiliza para el resto del
escrito.

6.3. FAMILIAS DE LETRAS

Las familias de letras son el conjunto de caracteres con unos rasgos comunes, ya sea
en redonda, cursiva, negrita, etc. Cada una de ellas proyecta una determinada imagen:
técnica, informal, ornamental... Es preferible no mezclar varias familias en un mismo
texto (a lo sumo dos).
Estas son algunas de las más utilizadas:
 Arial y Times New Roman: las más frecuentes en los textos administrativos
y empresariales de diverso carácter.
 Courier New: tiene el mismo diseño que la letra de las máquinas de escribir,
por lo que da un aspecto algo anticuado al texto.
 Comic Sans, Garamond, Book Antiqua, Arial Black: más apropiados para
textos publicitarios o de mercadotecnia que para documentos.
En cuanto al tamaño de letra, es importante tener en cuenta lo siguiente:
 En el cuerpo del texto, el tamaño oscila entre 10 y 12 puntos
 En los títulos, el tamaño será mayor que el del resto del documento (14 puntos)
6.4. COMPOSICIÓN DE LOS PÁRRAFOS.
Desde el punto de vista formal, los párrafos difieren según el tipo de sangría que lleven.
La sangría es el espacio en blanco con que una línea empieza más adentro que las del
resto de la página.
6.5. APARTADOS.
Apartados y subapartados sirven para estructurar las partes de un texto y deben estar
correctamente marcados y jerarquizados. Los apartados se distinguen del cuerpo del
texto.
6.6. TÍTULOS
Los títulos y subtítulos representan y anticipan el contenido del texto que viene a
continuación. Además, facilitan al lector la localización y la comprensión de la
información. Por ello, deben ser breves y precisos.
Pueden escribirse en negrita o mayúsculas, pero con la misma familia de letra que la
elegida para el resto del texto. El modelo establecido debe permanecer constante a lo
largo del escrito.
Un título largo debe partirse en varias líneas, cuidando de que las partes separadas
conserven su identidad. Artículos, preposiciones, conjunciones y otras partículas no
deben quedar al principio de línea o formar por sí mismos una línea (llamada línea
perdida).
Nunca debe escribirse punto al final del título. Si consta éste de más de una frase, se
separan por punto, pero no se añade el del final.
En general, los títulos se separarán del resto por un interlineado más amplio que el que
tienen las líneas dentro del párrafo.
6.7. FORMATO DE LA PÁGINA
Aunque suele estar preestablecido por el uso, el formato debe adecuarse a los
contenidos y al tono del documento. Hay que tener en cuenta que los espacios en blanco
son tan importantes como en texto en sí porque, según los dispongamos, el texto será
más estético y su legibilidad será más alta.
Los márgenes son el espacio en blanco que queda entre los bordes de una página y la
parte escrita o impresa. Han de ser lo suficientemente amplios para dar un aspecto
desahogado y limpio al documento.
Por influjo de los libros, el margen izquierdo suele ser mayor que el derecho. Así, el
izquierdo oscila entre 3 y 4 cm, mientras que el derecho oscila entre 2,5 y 3. El margen
inferior no debe tener menos de 3 cm.