Documentación y registro del SG-SST

Definiciones

Archivo Activo

Es el archivo físico o electrónico donde los documentos se encuentran en forma directa y accesible a la persona
que lo va a utilizar.

Archivo Pasivo

Es el archivo físico o electrónico donde los documentos no se encuentran en forma directa y accesible a la
persona que lo va a utilizar.

Ley 29783

Artículo 28. Registros del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

El empleador implementa los registros y documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo, pudiendo estos ser llevados a través de medios físicos o electrónicos. Estos registros y documentos
deben estar actualizados y a disposición de los trabajadores y de la autoridad competente, respetando el
derecho a la confidencialidad.

En el reglamento se establecen los registros obligatorios a cargo del empleador. Los registros relativos a
enfermedades ocupacionales se conservan por un periodo de veinte años.

Decreto Supremo 5-2012-TR

Artículo 32°.- La documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo que debe exhibir
el empleador es la siguiente:

a. La política y objetivos en materia de seguridad y salud en el trabajo.

b. El Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.
c. La identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus medidas de control.
d. El mapa de riesgo.
e. La planificación de la actividad preventiva.
f. El Programa Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La documentación referida en los incisos a) y c) debe ser exhibida en un lugar visible dentro de centro de trabajo,
sin perjuicio de aquella exigida en las normas sectoriales respectivas.

Artículo 33º.- Los registros obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo son:

a. Registro de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales, incidentes peligrosos y otros incidentes,

en el que deben constar la investigación y las medidas correctivas.
b. Registro de exámenes médicos ocupacionales.
c. Registro del monitoreo de agentes físicos, químicos, biológicos, psicosociales y factores de riesgo
disergonómico.
d. Registro de inspecciones internas de seguridad y salud en el trabajo.
e. Registro de estadísticas de seguridad y salud.
f. Registro de equipos de seguridad o emergencia.
g. Registro de inducción, capacitación, entrenamiento y simulacros de emergencia.
h. Registro de auditorías.

Los registros a que se refiere el párrafo anterior deberán contener la información mínima establecida en los
formatos que aprueba el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo mediante Resolución Ministerial.
 Artículo 35º.- El registro de enfermedades ocupacionales debe conservarse por un período de veinte (20) años;
los registros de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos por un periodo de diez (10) años posteriores al
suceso; y los demás registros por un periodo de cinco (5) años posteriores al suceso.

Para la exhibición a que hace referencia el artículo 88º de la Ley, el empleador cuenta con un archivo activo
donde figuran los eventos de los últimos doce (12) meses de ocurrido el suceso, luego de lo cual pasa a un
archivo pasivo que se deberá conservar por los plazos señalados en el párrafo precedente. Estos archivos
pueden ser llevados por el empleador en medios físicos o digitales.

Si la Inspección del Trabajo requiere información de períodos anteriores a los últimos doce (12) meses a que se
refiere el artículo 88° de la Ley, debe otorgar un plazo razonable para que el empleador presente dicha
información.

Artículo 37°.- El empleador debe establecer y mantener disposiciones y procedimientos para:

a. Recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y externas relativas a la

seguridad y salud en el trabajo.
b. Garantizar la comunicación interna de la información relativa a la seguridad y salud en el trabajo entre
los distintos niveles y cargos de la organización.
c. Garantizar que las sugerencias de los trabajadores o de sus representantes sobre seguridad y salud en el
trabajo se reciban y atiendan en forma oportuna y adecuada.

Artículo 78°.- El resultado de la evaluación inicial o línea de base debe:

a. Estar documentado.

Artículo 84º.- El empleador debe contar con procedimientos a fin de garantizar que:

a. Se identifiquen, evalúen e incorporen en las especificaciones relativas a compras y arrendamiento

financiero, disposiciones relativas al cumplimiento por parte de la organización de los requisitos de
seguridad y salud.
b. Se identifiquen las obligaciones y los requisitos tanto legales como de la propia organización en materia
de seguridad y salud en el trabajo antes de la adquisición de bienes y servicios.
c. Se adopten disposiciones para que se cumplan dichos requisitos antes de utilizar los bienes y servicios
mencionados.

DOCUMENTOS OBLIGATORIOS EN LA NORMA ISO14001:2015

ISO 14001:2015

Desde que se ha publicado la nueva ISO14001:2015, muchas personas se preguntan cuáles son los documentos
obligatorios en la nueva versión de la norma.

Vamos a ver cuáles son todos los documentos obligatorios, además de los documentos más comunes que se utilizan
para implementar la norma ISO14001:2015.

Documentos y registros obligatorios exigidos por la norma ISO 14001: 2015

Estos son los documentos necesarios para cumplir con la norma ISO 14001 2015:

 Ámbito de aplicación del Sistema de Gestión Ambiental: se encuentra en el apartado 4.3

 Política ambiental: está en el apartado 5.2

 Riesgos y oportunidades que se tiene que abordar y utilizar los procesos necesarios: es el apartado 6.1.1
 Criterios para evaluar los aspectos ambientales significativos: lo encontramos en el apartado 6.1.2

 Aspectos ambientales con impactos ambientales asociados: se encuentra en el apartado 6.1.2

 Aspectos ambientales significativos: está en la cláusula 6.1.2

 Objetivos y planes para conseguir el bienestar ambiental: nos lo encontramos en la cláusula 6.2

 Control operacional: está en la cláusula 8.1

 Preparación y respuesta ante emergencias: lo tenemos en la cláusula 8.2

Los registros obligatorios son:

 Registro de las obligaciones de cumplimiento: está dentro de la cláusula 6.1.3

 Los registros de capacitación, habilidades, experiencia y cualificaciones: se encuentra en la cláusula 7.2

 La evidencia de la comunicación: cláusula 7.4

 Los resultados del monitoreo y medición: se encuentra explicado en la cláusula 9.1.1

 Programa de auditoría interna: está en el apartado 9.2

 Los resultados de la auditorías internas: se encuentra en la cláusula 9.2

 Los resultados de la revisión por la dirección: es parte del apartado 9.3

 Los resultados de las acciones correctivas: se encuentra dentro de la cláusula 10.1

Documentos no obligatorios

Existen muchos documentos que no son obligatorios, pero se utilizan mucho durante la implantación de la
norma ISO14001:2015:

 Procedimiento para determinar el contexto de la organización y las partes interesadas: se encuentra en la cláusula
4.1 y 4.2

 Procedimiento para la identificación y evaluación de aspectos y riesgos ambientales: está en el apartado 6.1.1 y 6.1.2

 Competencia, formación y procedimiento de la conciencia: son las cláusulas 7.2 y 7.3

 Procedimiento de comunicación, se localiza en la cláusula 7.4

 Procedimiento de documentos y control de registros: cláusula 7.5

 Procedimiento de auditoría interna: lo podemos encontrar dentro de la cláusula 9.2

 Procedimiento para la revisión por la dirección:la cláusula 9.3

 Procedimiento para la gestión de las no conformidades y acciones correctivas, está en el apartado 10.2

Demostrar liderazgo según la norma ISO14001:2015

En la nueva ISO14001:2015 ya no existe el representante de la dirección en términos de asumir la responsabilidad,

aunque las responsabilidades específicas para otras tareas se pueden delegar en un representante de la dirección.
Teniendo en cuenta que la alta dirección se hace responsable de la eficiencia del Sistema de Gestión Ambiental:
 Asegurarse que los planes estratégicos de la empresa y los objetivos del Sistema de Gestión Ambiental sean
compatibles en el ámbito del contexto de la empresa.

 Asegurarse que todos los recursos son correctos y se encuentren disponibles a la hora de interactuar con los demás
procesos de negocio que existen en la organización.

 Se adopta la responsabilidad para delegar y dirigir a las personas asegurándose que se cumplen los objetivos del
desempeño se cumplen.

 Se garantiza que la mejora continua se puede conseguir.

 Ejercer un liderazgo en otras funciones de apoyo en la empresa para asegurar los objetivos generales para que queden
satisfechos.

 La comunicación se asegura de que los objetivos, aspectos y las métricas de rendimiento y resultados críticos se
encuentran comunicados con eficiencia para todos los interesados.

El requisito del liderazgo es una novedad de la norma ISO14001:2015, en la que la responsabilidad no se puede
delegar en un representante de la dirección y otra persona designada. Esto significa que se acercan grandes cambios
para los altos directivos, ya que se incrementa su participación y el conocimiento que deben tener sobre el Sistema
de Gestión Ambiental.

Liderazgo en ISO14001:2015

Es normal que los cambios de la norma ISO14001:2015 generen cambios en las auditorías y en el alcance de la norma,
y estos solo pueden ser asumidos a lo largo del tiempo. Una vez llegue el momento de realizar la auditoría la dirección
tendrá que ser capaz de:

 Manifestar el conocimiento de los objetivos del Sistema de Gestión Ambiental y facilitar la visión general en la que
se tenga en cuenta la visión global de la empresa.

 Demostrar que se ha encargado de realizar la coordinación de los objetivos estratégicos del Sistema de Gestión
Ambiental y lo procesos internos de forma conjunta.

 Demostrar el liderazgo en el equipo que se encarga de comunicar la importancia del Sistema de Gestión Ambiental,
y el progreso frente a los objetivos ambientales.

 Se familiariza el proceso de garantizar y fomentar la mejora continua y demostrar que existe una cultura dentro de la
empresa como resultado de que el liderazgo se lleva a cabo.

La dirección deberá dirigir, comprender y justificar los objetivos, resultados y la metodología del Sistema de Gestión
Ambiental durante la realización de la auditoría. Es algo evidente y se une a los cambios de la
norma ISO14001:2015sobre el pensamiento basado en el riesgo, que parece ser el principal motor para impulsar los
negocios y el medio ambiente.

OHSAS 18001 ¿CUÁLES SON LOS DOCUMENTOS OBLIGATORIOS?

OHSAS 18001

Muchas organizaciones generan un sobre esfuerzo, ya que piensan que deben documentar todo lo relacionado con
cada proceso. No se dan cuenta de que esto no es necesario para cumplir con todos los requisitos de la norma OHSAS
18001. En la norma OHSAS 18001, existen diferentes procesos obligatorios, pero estos no están obligados a ser
 procedimientos documentados. Se determinan que son muchos registros que deben mantenerse, que son generados
por los procesos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

¿Qué documentos son una necesidad en OHSAS 18001?

Estos son los documentos que necesita para producir si quiere cumplir con la norma OHSAS 18001:

 Alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 La política de seguridad y salud en el trabajo.

 Registrar la identificación de peligros, evaluar los riesgos y los controles que se determinan.

 Objetivos y programas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Roles, responsabilidades y autoridades.

 Competencia y formación.

 Comunicación de las partes externas

 Los elementos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y su interacción.

 Los procedimientos del control operacional

 Supervisión de la información del desempeño.

 Los registros de calibración.

 Evaluación de los registros de cumplimiento.

 La no conformidad, las acciones correctivas y preventivas.

 Los registros de auditoría interna.

 La revisión de la gestión de los registros.

Estos son los documentos que se requieren para ser mantenidos por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo según la norma OHSAS 18001. Se debe mantener también cualquier otro registro que ha identificado como
necesario para asegurar que su sistema de gestión funciona correctamente, se encuentra mantenido y se mejora a
los largo del tiempo.

Comúnmente utilizamos documentos no obligatorios

No existe ningún sistema utilizando sólo los documentos preceptivos. Existen muchos documentos no obligatorios
que se pueden utilizar con la aplicación de la norma OHSAS 18001. Estos documentos no son obligatorios para ser
utilizados con mayor frecuencia:

 Procedimiento para la identificación de peligros y evaluación de riesgos y controles.

 Procedimientos para los requisitos legales.

 Procedimiento para la competencia, formación y sensibilización.

 Procedimiento para la comunicación, participación y consulta del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

 Procedimiento para el control de los documentos y los registros.

 Procedimientos para la preparación y respuesta ante emergencias.

 Procedimientos para realizar la evaluación de la conformidad.

 Procedimiento de inconformidad, acciones correctivas y acciones preventivas.

 Procedimientos para realizar las auditorías internas.

 La documentación es importante, pero que sea sencilla

 La documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo debe garantizar los procesos
críticos, en los que se necesita asegurar de que todos los trabajadores hacen siempre lo mismo. Con el fin
de hacer que esto funcione, es aconsejable contar con procesos sencillos para que sean mucho más fáciles
de entender. A menudo, el uso de un diagrama de flujo gráfico puede ser suficiente para transmitir toda la
información relevante de forma rápida y fácil. Cuanto menos complicada sea la documentación, más fácil
será asegurarse de que todos los empleados pueden obtener resultados repetibles.

OHSAS 18001 Registros

Es necesario, al igual que en otras cuestiones, que la organización cuente con procedimientos para, en relación con
los registros:

 Identificar.

 Almacenar.

 Proteger.

 Recuperar.

 Establecer un tiempo de retención y la disposición de los mismos.

Un registro es un tipo especial de documento que aporta resultados o evidencias procedentes de las actividades
ejecutadas. Toda la información que, como decíamos al principio, se genera al implantar o poner en marcha
un Sistema de Gestión de la SST OHSAS-18001, se puede clasificar como un tipo de registro de Seguridad y Salud en
el Trabajo.

Esta información puede estar recogida en soporte papel, informático, o de cualquier otro tipo. Sea como sea debe
aportar evidencias de la conformidad con los requisitos y el buen funcionamiento del Sistema de Gestión de la
organización.

Los registros deben ser idóneos para el proceso en el que están integrados y para las personas que deberán
manejarlos. El objetivo es que la información suministrada sea suficiente para comprobar que el Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001 funciona de manera correcta y eficaz y están siendo gestionados
sus riesgos de SST.

Algunos registros son exigidos por el estándar de un modo obligatorio.

Identificación de los registros

Todos los registros de Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser claramente identificables, no deben ser ambiguos.
Para la identificación se puede emplear un título o un código que la organización tendrá que establecer.
 La organización deberá establecer si los registros van a recogerse en algún formato preestablecido por ella o se van
a tratar en formato libre. Sea cual sea la opción elegida, la organización tendrá que establecer una sistemática para
controlar la revisión, aprobación, distribución, actualización y control de los formatos.

Almacenamiento, protección y conservación de los registros

De igual forma, la organización deberá indicar la forma en que almacenará los registros, tanto si son de carácter
temporal o definitivo, y muy importante, deben permanecer legibles, identificables y recuperables.

El sistema elegido de almacenamiento y los lugares escogidos deben garantizar que los registros permanecerán
protegidos ante los posibles daños que pudieran darse.

Si tenemos registros electrónicos no podemos olvidar instalar sistemas antivirus y el almacenamiento de copias de
seguridad.

Recuperación, tiempo de retención y disposición

La organización deberá indicar el tiempo de recuperación de los registros, tanto para archivos temporales como
definitivos, al igual que el tiempo de conservación para el último tipo.

Un factor importante a tener en cuenta en este punto son los requisitos legales aplicables para la conservación de
determinados registros, que en cada caso puede ser diferente.

Algunos de los registros que podemos encontrarnos en un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
OHSAS 18001 son, entre otros:

 Registros de formación.

 Registros de identificación de peligros y evaluación de riesgos.

 Informes de no conformidades.

 Informes sobre incidentes en Seguridad y Salud Ocupacional.

 Resultados de auditorías.

 Resultados de seguimiento y medición.

 Registros de inspección y mantenimiento.

 Resultados de revisiones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.

 Decisiones sobre comunicaciones externas.

 Registros de quejas sobre SST.

 Registros de los requisitos aplicables.

 Registros de cumplimiento legal.

 Información sobre desempeño en SSO.

 …
Si nos vamos al texto de la norma OHSAS 18001 veremos que en muchos de los requisitos que contiene se nos pide
que mantengamos registros sobre ellos. Y, en el punto 4.5.4. Control de los registros, podemos leer las condiciones
que debe hacer la organización a este respecto.

En concreto, el texto de la norma OHSAS-18001 dice:

“La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con
los requisitos de su Sistema de Gestión de la SST y de este estándar OHSAS, y para demostrar los resultados logrados.

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.

Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables”.

En definitiva, los registros aportan una información muy valiosa para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo OHSAS 18001, por ello requieren un tratamiento delicado. Y la pérdida de ellos supone la pérdida de
evidencias importantes