IMPORTAR DATOS EXTERNOS

Es posible importar a Excel datos de archivos creados con otros programas, con
Excel puedes abrir fácilmente archivos de texto, guardados con extensión txt y con
extensión csv,(además de otros formatos como SQL, Analysis Services, XML,…). En
este caso te indico txt porque la mayoría de los programas informáticos pueden guardar
archivos en este formato.
Las utilidades son enormes, así como el ahorro de tiempo, el aumento de productividad,
la eliminación de errores,…Y como ejemplo de la aplicación que le puedes dar entre
otras importar datos de cuentas de correo o números de teléfono, importar cuadro de
existencias generado por el programa de almacén, importar los datos del programa de
contabilidad cuando este no te los da en Excel.
Para llevar a cabo este proceso los pasos son muy similares en las diferentes versiones
Excel, presta atención y de verdad te recomiendo que lo uses asiduamente.

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes

de otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

- Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que
ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos
manualmente.

- Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

Para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:

- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa

y pegarlos en una hoja de Excel.

- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel.

La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y
tediosa.

La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad

dependiendo del formato del archivo a importar.

El problema fundamental de la importación de datos externos, hemos dicho que es

debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera
un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por
ejemplo Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos
introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en
su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato
estético tiene el documento, etc.
 Además de esto, al importar datos de una aplicación externa debemos tener en cuenta
que pueden surgir los siguientes fallos:

- Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente.

- El formato no se ajusta al original.

- Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia.

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y
después comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no
sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

Pasos a seguir para importar a Excel datos de archivos con formato txt:
 Abre el programa Excel.
 A continuación en pulsa en Archivo y luego en Abrir, en Excel 2007 lo encontrarás en
el botón de Office, (también en la pestaña Datos, Obtener datos externos, Desde texto).
 En la ventana que se despliega, el cursor del ratón se sitúa en la parte inferior, al lado de
donde pone Nombre de Archivo:, examina en tu computador, a través de los iconos de
la parte izquierda y central de la ventana, dónde tienes el archivo que quieres pasar a
Excel. Para ello has de seleccionar en Tipo de archivo: Todos los archivos o Archivos
de texto.
 Pulsa Abrir.
 Aparece una nueva ventana que es el Asistente para importar texto.
 Este asistente consta de tres pasos muy sencillos, en ellos vas a definir las características
de la importación.

Pasó 1.-
Lo primero que te pide es que indiques el Tipo de los datos originales:
Delimitados, los datos del archivo de texto están separados por tabuladores o por
comas.
De ancho fijo, en este caso los datos están separados solo por espacios.
En principio esta opción se deja por defecto la que interprete Excel.

En la parte central de la ventana puedes establecer:

Comenzar a importar en la fila: 1, por defecto. Si quieres que los datos se empiecen a
importar desde otra fila has de indicarlo aquí, por ejemplo si las cuatro primeras filas
están vacías o tienes datos que no quieres importar en esta casillas pondrás el numero 5.
Origen del archivo: Para mí el más adecuado es Windows (ANSI) es el que mejor me
interpreta los caracteres.
Por último tienes la vista previa del archivo de texto a importar, con las barras de
desplazamiento a la derecha y abajo desplázate por el mismo para ver como va
quedando a lo largo de estos tres pasos del asistente.

Pulsa Siguiente.

Pasó 2.-
En principio has de dejar todos los parámetros preestablecidos, en la parte central verás
separaciones con líneas, haz clic dos veces y podrás crear y borrar
líneas para ajustarlos datos a hoja de cálculo según tus necesidades. También puedes
desplazar las líneas de separación pinchando sobre cada una de ellas y sin soltar
desplazándote con el ratón.
Pulsa Siguiente.
Pasó 3.-
En este paso has de establecer el tipo de datos que tiene cada columna, por defecto el
programa interpreta que el tipo de datos es General, donde los datos que interpreta
como valores numéricos los pone en formato número, ídem con texto y fechas. Aun así
yo siempre hago alguna puntualización.
Las opciones que tienes son General, Texto, Fecha, y también puedes saltar columnas
con No importar columna.

Lo más habitual es que tengas una columna de fechas y por tanto se lo tendrás que
indicar. Para ello situado en la columna donde tengas las fechas pon en negro el punto al
lado de Fecha, a continuación podrás indicar el formato de fecha que uses generalmente,
(DMA para día, mes, año ó por ejemplo MDA para mes, día, año).
Pulsa Finalizar.

Truco: Si quieres seleccionar varias columnas a la vez pulsa la tecla Mayús y sin soltar
las columnas que desees.
Bibliografía
Castro, P. (28 de 10 de 2013). Importar datos de excel de otros programas . Recuperado el 18
de 11 de 2015, de Excel :
http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_avanzado/a/Importar-A-Excel-Datos-De-
Otros-Programas.htm

Vera, M. (12 de 08 de 2012). Importar datos externos. Recuperado el 18 de 11 de 2015, de

Excel 2010: http://www.aulaclic.es/excel2010/t_15_1.htm

Preguntas:
1.- Mencione dos utilidades de importar datos externos en Excel
Ahorro de tiempo
Aumento de productividad
2.- Cual es el principal problema de importar datos externos
El principal problema es debido al formato de los propios archivos
3.- Se puede importar a Excel datos de archivos creados con otros programas
Si se puede
4.- A que nos referimos a archivos de texto
Nos referimos a archivos que no tienen formatos
5.- Que extensión añade Excel a sus archivos de texto
Añade extensiones de txt y csv.
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ
FACULTAD DE CIENCIAS
INFORMÁTICAS

GRUPO #5
IMPORTAR DATOS EXTERNOS

DOCENTE:
Saldarriaga Villamil Kasandra

INTEGRANTES:
 Gilces Laz Richard
 Intriago Cedeño Anthony
 Laniz Intriago Manuel