CODIGO: PAG.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCESOS RRHH-M-XX 1/9

MANUAL DE NORMAS Y PROCESOS

Pago a Proveedores.

ACTIVIDADES NOMBRE CARGO FIRMA / FECHA

ELABORADO POR: Mastrogiuseppe, María Especialista de Procesos

REVISADO POR: Esteves, Maritza Consultor Externo

APROBADO POR: María Goncalvez Gerente de Administración

APROBADO POR: Gerente de Finanzas

APROBADO POR: Kelemen, Frank Director de Comercialización

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VERSIÓN FECHA CAPITULO SECCION

INDICE GENERAL
0 07/17 0 1

Contenido
1.1 Objetivo: ................................................................................................................................................................................................................3
1.2 Alcance...................................................................................................................................................................................................................3
1.3 Formularios ............................................................................................................................................................................................................3
1.4 Basamento Legal:...................................................................................................................................................................................................3
1.5 Referencias a otros Manuales: ..............................................................................................................................................................................3
1.6 Responsables: ........................................................................................................................................................................................................4
1.7 Glosario de Términos:............................................................................................................................................................................................4
1.8 Normas Generales: ................................................................................................................................................................................................5
1.9 Normas Específicas: ...............................................................................................................................................................................................6
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VERSIÓN FECHA OBJETIVO, ALCANCE, FORMULARIOS, BASAMENTO LEGAL, RESPONSABLES, GLOSARIO DE TERMINOS, NORMAS CAPITULO
0 07/17 GENERALES Y ESPECIFICAS 1

1.1 Objetivo:
Establecer los lineamientos para la generación de pagos oportunos a los proveedores de bienes y servicios nacionales,
con la finalidad de establecer control y manejo de dichos documentos y garantizar el cumplimiento de compromisos
adquiridos con los proveedores que benefician a la organización.

1.2 Alcance:
Estandarizar los procedimientos desde la recepción de la orden compra hasta la ejecución del pago por parte de la
dirección de finanzas y la notificación al proveedor, este procedimiento es aplicable en la Gerencia de Compras, Gerencia
de Administración y Gerencia de Finanzas.

1.3 Formularios:
- Solicitud de Pago.

1.4 Basamento Legal:

- Constitución de la República Bolivariana de Venezuela - 1999.
- Código de Comercio - 1989.
- Reglamento del Código de Comercio - AÑO.
- Requerimientos Fiscales, ley SENIAT - 2001.

1.5 Referencias a otros Manuales:

1.5.1
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1.6 Responsables:
- Dirección de Administración.
- Dirección de Finanzas.
- Gerencia de Compras.
- Gerencia de Finanzas
- Gerencia de Administración.

1.7 Glosario de Términos:

- Aprobación: Conformidad sostenida a la solicitud realizada para el pago a proveedores.
- Bienes: Conjunto de propiedades u objetos materiales que se adquieren para ser utilizados dentro de la organización.
- Correlativo: Número consecutivo que guarda estrecha relación y orden a lo anterior y lo siguiente. Es utilizado para la
generación de documentos y archivos de la organización.
- Compromisos de pago: Acuerdo formal al que llegan dos o más partes tras hacer ciertas negociaciones.
- Especificaciones: Documento técnico que establece de forma clara características, materiales y servicios necesarios
para la adquisición de un bien o servicio.
- Expediente: Compendio de documentos correspondientes para la solicitud de un pedido.
- Orden de Compra: Documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor; indica cantidad, detalle,
precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar
el pedido
- Pagos: Dar a alguien el dinero que se le debe o le corresponde.
- Proveedor: Agente externo que abastece de un bien o servicio al Grupo AISVE.
- Recepción: Operación de verificación y control para la admisión de documentos.
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- Requisición: Documento que se utiliza para solicitar al Departamento de Compras la adquisición de un bien o servicio.

1.8 Normas Generales:

1.8.1 La cancelación de facturas y/o cuentas de cobro a los proveedores se hará con la presentación de la factura,
validando previamente la solicitud o justificación del producto o servicio, la disponibilidad presupuestaria, el
contrato o la orden de compra del bien o servicios, el acta de recibo a satisfacción cuando aplique.
1.8.2 Se harán pagos de acuerdo con los plazos establecidos con los proveedores, contados a partir de la fecha
recibida de la factura y/o cuenta de cobro en las instalaciones, siempre y cuando se tenga la disponibilidad
de caja.
1.8.3 Todos los pagos que guarden relación con la materia prima necesaria para la producción y fabricación de los
productos del grupo, deberán contar con la firma del responsable de la Dirección comercial.
1.8.4 Las facturas deberán ser enviadas a Administración el mismo día de ser recepcionadas.
1.8.5 La programación de pagos estará a cargo del tesorero, bajo la revisión y firma de la Dirección y Gerencia de
Finanzas.
1.8.6 Toda factura debe cumplir con los requisitos señalados en el Código Orgánico Tributario y demás leyes y
providencias administrativas sobre la materia y elaboradas por las imprentas autorizadas por el SENIAT,
independientemente de que el proveedor sea o no contribuyente de impuesto
1.8.7 Los pagos de facturas o cotizaciones aprobadas serán siempre emitidos a favor del emisor de las mismas.
1.8.8 La emisión de pagos a favor de un beneficiario distinto al emisor de la factura constituye delito de defraudación
contemplado en el Código Orgánico Tributario y genera responsabilidad penal
1.8.9 La admisión de la factura y su posterior pago está condicionada a que en ella conste la entrega de la
mercancía adquirida o la aprobación del servicio prestado. Esta aprobación consta cuando sobre la factura,
presupuesto o la orden de servicio figure la firma de la Unidad que recibió el bien o servicio.
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1.8.10 Todas las facturas recibidas a nombre de Primera Aisve2010 C.A deben recepcionarlas en XXX (lugar
firmarlas y entregarlas a la Contadora de Grupo Aisve2010 el mismo día de su recepción adjuntando la Orden
de Comprar o presupuesto firmado en señal de aprobación de esa compra

1.8.11 La solicitud de pago debe ser llenada en el formulario Solicitud de Pago que corresponde a Grupo Aisve. Los
proveedores a quien se les realizará el pago deberán estar registrado en el sistema administrativo.
1.8.12 Las facturas deberán contar con todos los datos fiscales.
1.8.13 El pago debe ser aprobado en dos niveles la primera aprobación es por parte del Gerente de Finanzas y la segunda
por parte de Director.

1.8.11 Enviar y confirmar con el proveedor el comprobante de pago

1.9 Normas Específicas:

1.9.1 De la responsabilidad del Gerente de Compras:
1.9.1.1 Enviar la Orden de compra a la Gerencia de Administración para que se emita el pago.
1.9.1.2 Informar al proveedor la ejecución del pago.
1.9.2 De la responsabilidad Analista de Administración:
1.9.2.1 Registrar el pago en el Sistema Administrativo.
1.9.2.2 Generar el archivo de pago a proveedores xls. que será enviada al especialista de finanzas.
1.9.2.3 Verificar que el expediente de pago este conforme con las normas.
1.9.2.4 Emitir las retenciones que serán enviadas al proveedor.
1.9.2.5 Realizar los cálculos de impuestos.
1.9.2.6 Notificar al proveedor que se realizó el pago
1.9.2.7 Imprimir y archivar el comprobante de pago según el correlativo del mes que se realizó el pago.
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1.9.3 De la responsabilidad Director de Finanzas:
1.9.3.1 Realizar la segunda aprobación de pago en los bancos correspondientes.
1.9.3.2 Informar al especialista de tesorería la aprobación de los pagos.
1.9.4 De la responsabilidad del Gerente de Finanzas
1.9.4.1 Validar que los datos del archivo txt. emitido para los pagos este correcto.
1.9.4.2 Realizar la primera aprobación de pago en los bancos correspondientes.
1.9.4.3 Informar al Director de Finanzas vía correo electrónico para la segunda aprobación.
1.9.5 De la responsabilidad del Analista de Finanzas
1.9.5.1 Generar el archivo txt. con el cual se ejecutarán los pagos.
1.9.5.2 Informar al analista administrativo que se realizó el pago para que se procede a imprimir y archivar
comprobante.
1.9.5.3 Informar a la Gerencia de Compras la ejecución del pago para que informen al proveedor.
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VERSIÓN FECHA CAPITULO

PROCESOS
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2. Procesos:
2.1. Proceso.
PROCESO: Pago a Proveedores Nacionales. Pág. 1 de 1.

Inicio Gerente de Compras,

Gerencia Compras

Gerente de Compras,
recibe las
No coloca las
observaciones Se ejecutará el
Nacionales

B observaciones en la C
Gerente de compras, Analista de Compra, presentada por pago?
solicitud de pago e
envía solicitud de pago recibe las finanzas, analiza para
informa al proveedor.
autorizada y firm ada observaciones corrige y notificar al proveedore. Sí
junto con el expediente. envía nuevamente. Gerente de Compras,
indica al analista de
compras realizar las
correcciones

Analista de
Analista de
No Administración, indica
administración, recibe el
las observaciones y
expediente y valida que Conforme?
retorna a la unidad
este conforme toda la
solicitante para su
Gerencia de Administración

información.
Sí corrección.
Analista de administración, genera
Analista de
un archivo de pago a proveedores
Administración, Analista de administrativo,
Analista de con base a la información que se
completa la solicitud de envía el archivo vía correo
administración, registra Sistema, genera las encuentra en el sistema
pago con los cálculos electrónico y entrega los
la factura en el sistema retenciones. administrativo, scanea factura y
de impuestos y envía expedientes en físico al
administrativo. ordenes de pago correspondiente a
las retenciones al analista de Tesorería.
cada pago que presente la lista y
proveedor.
A adjunta al archivo
C
Analista de administración,
imprime el com probante de
Analista de administración,
pago y el comprobante del
recibe correo y notifica al
sistem a administrativo y Fin
proveedor enviándole el
archiva el pago según el
comprobante de pago.
correlativo del mes donde
se realizo el pago.

Analista de Tesorería,
Gerente de Finanzas Analista de tesorería,
Director de Finanzas, indica las inconsistencia No
notifica al Gerente de recibe el archivo de
retorna al Gerente de encontrada y retorna al
Compras las razones B Conforme pago junto con los
Finanzas indicando las analista de
por las que no se realiza expedientes físicos para
observaciones. administración para su
el pago Sí ser validado.
correción
Gerente de Finanzas,
Gerencia de Finanzas

No Director de Finanzas, Analista de Tesorería,

Director de Finanzas, ejecuta la aprobación de Sí Gerente de Finanzas,
No valida el archivo para dar genera el archivo txt
Se ejecutará el rechaza la pago y remite vía correo valida el archivo para
Aprueba? la segunda aprobación de Conforme? para aprobación y envía
pago? aprobación e indica electrónico al director de generar la aprobación
pago y envía al vía correo electrónico al
las razones. finanzas para la segunda de pago.
Especialista de tesorería. Gerente de F inanzas.
Sí Sí aprobación. No

Director de Finanzas, Ejecuta la segunda

indica al Gerente de aprobación e informa al Analista de Tesorería,
Gerente de Finanzas,
Finanzas las Especialista de tesorería, analiza y corrige las
rechaza el archivo y retorna
observaciones para inconsistencia del el
al especialista notificando
que se corrigan archivo txt para
Especialista de tesorería, ingresa en las observaciones para su
aprobación y envía al
el sistema administrativo y le da de corrección.
Gerente de F inanzas.
baja a las cuentas por pagar y envía
A
correo a la gerencia de compras y al
analista de administracion
notificando el pago

2.2. Uso en el sistema

La.
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VERSIÓN FECHA CAPITULO

CONTROL DE CAMBIOS
0 07/17 3

3. Control de Cambios:

Versión Fecha Nombre y Apellido Descripción de la Modificación

0 02/08/2017 Creación del Documento