MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE OXAPAMPA

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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE OXAPAMPA
OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

DIRECTIVA N°001- 2016/OPP-MPO

DIRECTIVA DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL
OTORGAMIENTO, UTILIZACIÓN
Y RENDICIÓN DE FONDOS
BAJO LA MODALIDAD DE
ENCARGOS GENERALES

Junio del 2016

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE OXAPAMPA

DIRECTIVA DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL

OTORGAMIENTO, UTILIZACIÓN Y RENDICIÓN DE FONDOS BAJO LA
MODALIDAD DE ENCARGOS GENERALES

1. OBJETIVO

Otorgar excepcionalmente a las dependencias de la Municipalidad Provincial de Oxapampa

los recursos financieros necesarios para la ejecución del gasto, atendiendo a la naturaleza
de determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, así
como a las condiciones y características de ciertas tareas o trabajos; teniendo en cuenta
las restricciones justificadas en cuanto a l a oferta local, par a determinadas contrataciones
de bienes y servicios.

2. FINALIDAD

Establecer los lineamientos para el otorgamiento de recursos mediante la modalidad de

“Encargos Generales” destinados a la ejecución de actividades específicas, sujetas a
rendición de cuenta debidamente sustentadas en aplicación a prácticas y principios de
contabilidad generalmente aceptados.

3. BASE LEGAL

• Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.

• Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto
• Ley N° 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público
• Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería
• Ley N° 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad
• Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades Estado
• Ley N° 30372, Ley de Presupuesto del Sector Público para el año Fiscal 2016.
• Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado
• Decreto Supremo Nº350-2015-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
• Directiva N°005-2010-EF/76.01, Directiva para la Ejecución Presupuestaria”, aprobada
por Resolución Directoral N° 030-2010- EF/76.01 y sus modificatorias.
• Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, aprobada por Resolución Directoral N° 002-
2007-EF/77.15 y sus modificatorias
• Resolución Directoral N° 036-2010-EF/77.15, Dictan disposiciones en materia de
procedimientos y registro relacionados con la adquisición de bienes y servicios y
establecen plazos y montos límites para operaciones de encargo.
• Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15 que aprueba las Normas Generales del
Sistema de Tesorería (NGT06 y NGT06), y su ampliatoria aprobada por Resolución
Directoral N° 008-89-EF/77.15.01).
• R.D. N° 001-201 l-EF/77.15 disposiciones complementarias a la Directiva de Tesorería
aprobada por la R.D. N° 002-2007-EF/77.15 y sus modificatorias, respecto al cierre de
operaciones del Año Fiscal anterior del Gasto Devengado y Girado del uso de la Caja
Chica.
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• Resolución N° 007-99/SUNAT, que aprueba el Reglamento de Comprobantes de Pago, y

sus modificatorias.
• Resolución de Contraloría N° 0320-2006-CG, Normas de Control Interno

4. ALCANCE

El procedimiento contenido en la presente Directiva, es de aplicación a todas las Unidades

Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Oxapampa.

5. CUMPLIMIENTO Y ACTUALIZACION

La Gerencia General y la Oficina de Administración y Finanzas velaran por el estricto

cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva y de la actualización respectiva.

6. DISPOSICIONES GENERALES PARA EL OTORGAMIENTO DEL ENCARGO GENERAL

6.1. La Unidad Orgánica que requiera Encargos Generales, presenta ante la Gerencia
Municipal, con una anticipación mínima de 48 horas, la Solicitud de Encargo General (ver
ANEXO N° 01), en la que el funcionario solicitara los fondos para la contratación de bienes
y/o servicios necesarios para el desarrollo o ejecución de un proyecto y/o actividad
autorizado, que pueda ser atendido bajo la modalidad de Encargo General, debiendo
adjuntar un plan de trabajo detallado, que sustente la petición.

El Formato de solicitud de Encargo General deberá consignar lo siguiente:

a) El nombre del responsable del fondo, la duración de su contrato o permanencia en la

institución (por resguardo de los fondos).

b) La descripción del objeto del encargo.

c) Justificación del gasto.

d) Detalle de los bienes y/o servicios a requerir.

e) El costo estimado (debidamente sustentado con proformas, según sea el caso).

f) Período y/o plazo de ejecución de la actividad o evento.

g) Partida presupuestaria de cada uno de ellos y rubro de financiamiento.

h) Así como las condiciones y características de ciertas tareas y trabajos o a restricciones

justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios.

6.2 Adjuntar el informe previo del Departamento de Logística y Servicios Generales, toda vez
que esta unidad orgánica es la encargada de las contrataciones en forma normal y
cotidiana; donde comunique el carácter excepcional de la contratación del bien o servicio
materia del Encargo General y que ante restricciones justificadas en cuanto a la oferta
local no pueden ser efectuados de manera directa. Para ello deberá adjuntar el
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requerimiento según corresponda, presentado por la Unidad Orgánica requirente, donde

se demuestre que el trámite de contratación del bien y/o servicio materia del Encargo se
realizó con antelación.

6.3. Dicha solicitud de Encargo General, deberá contar con la previsión presupuestal otorgada
por la Oficina de Planeamiento y Presupuesto.

6.4. Los Encargos Generales se otorgarán, mediante Resolución de la Oficina de

Administración y Finanzas, luego de obtener la autorización expresa de la Gerencia
Municipal, previa evaluación de la solicitud de fondos de acuerdo a lo previsto en la
Directiva de Tesorería para el Ejercicio Fiscal vigente.

6.5 La utilización de los Encargos Generales, será cuando se demuestre que la demanda de
bienes y/o servicios (excepto bienes de capital), no pueda ser atendida por los servicios
internos de la Entidad, en condiciones oportunas y lugar de entrega requeridos, a través
de los procedimientos regulares.

6.6 No se admitirán gastos que se efectúen por conceptos distintos a los solicitados y
autorizados, bajo responsabilidad del solicitante y/o responsable del manejo del Encargo.

6.7 El responsable del manejo del Encargo General, no podrá delegar a otra persona la
ejecución del Encargo, bajo responsabilidad administrativa.

6.8 Los fondos de Encargos otorgados a personal de la institución se destinan solamente a la

contratación de bienes y/o servicios, para ser destinados a las actividades o proyectos que
ejecute la Municipalidad Provincial de Oxapampa.

6.9 El responsable del manejo del Encargo General, adquiere los bienes y contrata los
servicios, con criterio de austeridad y racionalidad.

6.10 El responsable del manejo del Encargo General atiende el pago de los bienes o servicios
requeridos, sin exceder los límites autorizados por específica del gasto y dentro del
período de ejecución de la actividad o proyecto, detallado en la Resolución de la Oficina
de Administración y Finanzas.

6.11 Se otorgara "Encargos Generales", en los siguientes casos:

a) Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo detalle de gastos no

pueda conocerse con precisión ni con la debida anticipación.
b) Contingencias derivadas de situaciones de emergencia declaradas por Ley.
c) Servicios básicos y alquileres de dependencias que por razones de ubicación
geográfica ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los plazos establecidos por
los respectivos proveedores.
d) Contratación de bienes o servicios, ante restricciones justificadas en cuanto a la
oferta local, previo informe del Departamento de Logística y Servicios Generales.
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7. AUTORIZACION

7.1 De estar conforme y de contar con la disponibilidad financiera, la Oficina de Administración

y Finanzas elabora y emite la Resolución Jefatural autorizando el otorgamiento del
Encargo General, indicando el objeto del mismo, los conceptos del gasto, sus montos
máximos, período de duración del Encargo, la persona responsable de su manejo y
rendición; para luego remitirlo al Departamento de Recursos Humanos para su registro del
Compromiso Anual y compromiso mensual.

Para la continuación del trámite el responsable del manejo del fondo deberá suscribir el
formato "AUTORIZACION DE DESCUENTO” (ver ANEXO N° 03), el mismo que será
anexado al expediente de Resolución de Autorización.

7.2 El Departamento de Recursos Humanos deriva el expediente del Encargo al

Departamento de Contabilidad, para su registro y aprobación del Compromiso
Presupuestal y devengado en el SIAF.

7.3 El Departamento de Contabilidad verifica y aprueba las dos fases, procediendo a su

contabilización, para luego efectuar el formato de Afectación Presupuestal y remitirlo al
Departamento de Tesorería, para el giro correspondiente.

7.4 El Departamento de Tesorería procederá a efectuar el girado del cheque por Encargo
General, antes de la fecha del desarrollo de las actividades programadas. No procede el
giro con fecha posterior al desarrollo de las actividades, bajo responsabilidad.

7.5 Solo en caso fortuito de fuerza mayor, debidamente comprobado se puede efectuar el giro
del Encargo con posterioridad a la fecha de la actividad; para lo cual el departamento de
Tesorería deberá efectuar un informe previo solicitando autorización al responsable de la
Oficina de Administración y Finanzas, quien con documento autorizara el giro
extemporáneo, así mismo verificara posteriormente, que la documentación que sustenta
la rendición de cuenta no exista comprobantes de pago con fecha anterior al giro del
cheque.

8. LIMITACIONES

8.1 La asignación de fondos por la modalidad de Encargos Generales, es de carácter

excepcional, no podrá ser utilizada para:

a) Pago de remuneraciones

b) Adelantos

c) Préstamos
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d) Compra de bienes de activo fijo (bienes adjudicados mediante proceso de

selección)

8.2 El funcionario solicitante es responsable de observar las limitaciones descritas en el

numeral 8.1

8.3 El monto máximo a solicitar mediante la modalidad de Encargo General es de cinco (05)
Unidades Impositivas Tributarias vigentes.

8.4 El servidor responsable del Encargo General, realizará la retención a los sujetos
comprendidos dentro de lo regulado por el Decreto Legislativo Nº 940, debiendo efectuar
el depósito de la (s) retención (es) dentro de las fechas establecidas por Ley.

Para el caso de pago de servicios por honorarios, se efectuara obligatoriamente con

Recibo por Honorario Electrónico. En montos mayores de S/ 1,500.00 nuevos soles,
deberá contar con la suspensión vigente del impuesto a la renta de cuarta categoría; caso
contrario realizara la retención del 8% por este concepto. Dicho monto deberá ser
entregado al Departamento de Tesorería para su pago respectivo a la SUNAT en los
plazos establecidos.

8.5 El monto del Encargo efectuado, que no se hubiera utilizado, se devolverá a la cuenta
bancaria de la fuente de financiamiento correspondiente, dentro de las 24 horas de
culminado las actividades que motivaron el Encargo General, debiendo coordinar
previamente con el Departamento de Tesorería.

8.6 Queda prohibido realizar el trámite administrativo de Encargo General, con posterioridad
a la contratación del bien y/o servicio adquirido, en la modalidad de regularización, bajo
responsabilidad y sujeto a sanción administrativa de los funcionarios que otorguen y
reciban dicho fondo.

9. RENDICION:

9.1 El Encargado del manejo del fondo elaborará y presentará a su jefe inmediato superior la
rendición de cuenta de los gastos efectuados debidamente documentado, para su
verificación y ser presentado a la Oficina de Administración y Finanzas, para su revisión y
ser derivado al Departamento de Contabilidad. Esta rendición deberá de efectuarla dentro
de un plazo que no deberá exceder de los tres (03) días hábiles después de concluida la
actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el
exterior del país, en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) días calendario. En caso
haya efectuado devolución de fondos deberá adjuntar copia de la papeleta de depósito o
T-6.

9.2 En caso de que el gasto exceda de una (1) UIT deberán tomarse los criterios de la Directiva
Nº001-2016-OAF-MPO “Directiva que regula las normas y procedimientos para las
contrataciones cuyos montos sean iguales o inferiores a las 8 UIT en la Municipalidad
Provincial de Oxapampa“, que dispone para las contrataciones mayores a una (01) UIT,
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se deberá contar obligatoriamente con un mínimo de tres (03) cotizaciones, de persona

natural o jurídica dedicada necesariamente al rubro del negocio, objeto de la contratación.

9.3 Los documentos de gasto deberán estar sustentados mediante comprobantes de pago
cumpliendo los requisitos que exige la SUNAT de acuerdo al "Reglamento de
Comprobantes de Pago”, Resolución Nº 007-99/SUNAT y sus modificatorias, en
originales, sin enmendaduras ni borrones y debidamente foliados, sellados y visados por
el funcionario de la unidad orgánica responsable de la rendición. Además deberá colocar
el sello de "PAGADO" en cada uno de ellos.

Asimismo deberá adjuntar al documento de rendición un informe detallado de las labores

realizadas en la ejecución del Encargo General, adjuntando copias de certificados,
constancias, relación de asistentes, fotografías y toda otra documentación que acredite
fehacientemente el desarrollo de la actividad programada.

9.4 Los documentos de gastos, deben emitirse a nombre de la "MUNICIPALIDAD

PROVINCIAL DE OXAPAMPA”, consignando el RUC de la Municipalidad N°
20190242961.

9.5 Todos los documentos sustentatorios del gasto deben contar con el Vº Bº y sello del Titular
de la Unidad Orgánica que solicitó los fondos del Encargo General, así como de la Oficina
de Administración y Finanzas. Tratándose de bienes, la recepción de estos será a través
del Departamento de Logística y Servicios Generales.

9.6 El detalle del gasto deberá ser presentado en el formato denominado "RENDICIÓN DE
CUENTA DEL FONDO POR ENCARGO GENERAL" (ver ANEXO N° 02), el mismo que
deberá ser visado por el encargado y/o por el funcionario solicitante del fondo, anexándose
la documentación sustentatoria respectiva y de estar conforme deberá ser derivada a la
Oficina de Administración y Finanzas.

9.7 La Oficina de Administración y Finanzas es responsable de la revisión y aprobación de la

documentación presentada. Luego lo derivara al Departamento de Contabilidad para su
respectiva verificación, registro y aprobación del expediente en la fase de rendición en el
SIAF, Prosiguiendo a la contabilización y derivarlo al Departamento de Tesorería para su
archivo en el Comprobante de Pago correspondiente.

9.8 El jefe de la Oficina de Administración y Finanzas, si después de efectuar la verificación

de la documentación de la Rendición de Cuenta, detecta deficiencias o adulteraciones en
la documentación, deberá efectuar las comprobaciones del caso con los proveedores de
bienes y/o servicios, en salvaguarda de los fondos de la Municipalidad, en caso se
comprobara incuestionablemente irregularidades, procederá a efectuar las acciones
correctivas del caso, sin perjuicio del inicio de las sanciones administrativas
correspondientes.
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9.9 De no encontrarse conforme algunos de los documentos presentados, se devolverá el

expediente al responsable de la rendición de cuentas, dando un plazo de 48 horas para la
subsanación respectiva y/o devolución de fondos.

9.10 El Departamento de Tesorería deposita el saldo no utilizado del Encargo General, en la

misma cuenta de origen dentro de las 24 horas de recepcionado el mismo. Está
terminantemente prohibido utilizar dicho saldo para otros fines, de los descritos en la
Resolución de autorización.

10. REGISTRO:

10.1 El Departamento de Contabilidad llevará el registro y control de los fondos bajo la

Modalidad de Encargos Generales hasta su liquidación.

10.2 El Departamento de Contabilidad realizará el registro contable de la fase de Rendición en

el sistema SIAF.

10.3 El Departamento de Tesorería tiene la responsabilidad de archivar adecuadamente la

rendición de cuentas del Encargo General en el Comprobante de Pago con la que se
otorgó el Encargo.

11. CONTROL

11.1 El Departamento de Contabilidad efectuará el control contable de saldos sujetos a

rendición de cuentas; informando por escrito en forma mensual, a la Oficina de
Administración y Finanzas sobre los saldos pendientes de rendición.

11.2 La Oficina de Administración y Finanzas, al conocer de la omisión de la rendición de

cuenta, en el plazo establecido, AUTORIZARA por escrito al Jefe del Departamento de
Recursos Humanos a efectuar la aplicación de la "AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO”
según anexo 3. Copia de esta Autorización le será derivada, al departamento de Recursos
Humanos para su sustento.

11.3 Una vez efectuado el descuento por planilla, el monto resultante de descuento será
revertido a la misma cuenta corriente de donde se originó el Encargo General, para tal
efecto se coordinara con los departamentos de Tesorería y Contabilidad.

Efectuado el descuento por planilla, el funcionario responsable del fondo de Encargo

General, no tendrá opción a regularizar la rendición y solicitar su reembolso.

11.4 No procede la entrega de nuevos Encargos Generales a personas que tienen pendientes
la rendición de cuentas o devolución de montos no utilizados de Encargos anteriormente
otorgados.
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12 DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

12.1 La Oficina de Administración y Finanzas y el Departamento de Contabilidad, evaluarán el

cumplimiento estricto de lo precisado en la presente Directiva, informando a las instancias
respectivas según corresponda.

12.2 La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación.

12.3 El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva genera

responsabilidad administrativa y civil a que hubiere lugar, de acuerdo a lo previsto
en la Legislación vigente.

13. ANEXOS

ANEXO N° 01: Solicitud del Fondo por Encargo General.

ANEXO N° 02: Rendición de Cuenta por Encargo General.

ANEXO N° 03: Autorización de Descuento.

ANEXO Nº 01

SOLICITUD DEL FONDO POR ENCARGO GENERAL

A : jefe del departamento de logistica
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DE :

ASUNTO : SOLICITUD DEL FONDO POR ENCARGO GENERAL POR EL CONCEPTO DE

_________________________POR EL IMPORTE DE S/.______________

FECHA :

Mediante el presente agradeceré a usted, se sirva autorizar el otorgamiento de un Fondo por

Encargo General por el concepto de____________________________________, por la suma de
S/___________ (En letras)_____________________________ a nombre del (funcionario o
personal estable de la Municipalidad Provincial de Oxapampa, identificado con el DNI
N°________________; con la finalidad de efectuar gastos que corresponden a
_______________________________ (Detallar la justificación y descripción del objeto del
encargo), a desarrollarse por los días: del _____a_____ del mes de ___________(Periodo y/o
plazo de ejecución) de acuerdo al siguiente detalle:

ENCARGO GENERAL N° 001-2016-(OFICINA REQUIRIENTE)-MPO

(Identificación del número de Encargos General requeridos por la Unidad Orgánica)

Partida Concepto del Rubro de Meta de la Importe

Específica Gasto Financiamiento Unidad estimado
Orgánica

Atentamente,

Firma y sello del Funcionario solicitante

ANEXO Nº02

RENDICION DE CUENTA DEL FONDO POR ENCARGO GENERAL

A : C.P.C AARON PALOMINO HUYPA

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DE : BACH. HAWY JACK HURTADO ARRIETA

ASUNTO : RENDICIÓN DE CUENTA DEL FONDO POR ENCARGO GENERAL.

REFERENCIA : DOCUMENTO DE SOLICITUD DE ENCARGO GENERAL N° _001 -2017-

(DEPARTAMENTO DE SANEAMIENTO BASICO URBANO Y RURAL)-MPO.

FECHA : 06-09-2017

Mediante el presente cumplo con presentar la Rendición de Cuenta del Fondo por Encargo
General otorgado al suscrito mediante Resolución Jefatural de la Oficina de Administración y
Finanzas N°_________ de fecha_________ y C/P N° __________ de fecha _________ para lo
cual adjunto los comprobantes de pago por un importe de S/ _______________los que detallo a
continuación:
TIPO DE PARTIDA
ITEM COMPROBANTE NÚMERO PROVEEDOR CONCEPTO ESPECIFICA IMPORTE
DE PAGO

TOTAL S/ ___________

MONTO DEL ENCARGO S/ ___________

SALDO S/ ___________

(*) Importe devuelto con Voucher de caja. N°

Atentamente,

________________________ _________________________
Nombres y Apellidos del responsable Jefe Oficina de Administración y Finanzas
de la rendición VºBº

ANEXO Nº 03

AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO
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MEDIANTE EL PRESENTE DOCUMENTO YO HAWY JACK HURTADO ARRIETA

TRABAJADOR DE ESTA COMUNA, IDENTIFICADO CON D.N.I. N° ________________EN

RAZÓN DEL ENCARGO GENERAL N° 001-2017-MPO TRAMITADO EN LA FECHA; AUTORIZO

AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE

OXAPAMPA A QUE EFECTUE EL DESCUENTO DE MIS HABERES LA SUMA DE 250.00

NUEVOS SOLES ( DOSCIENTOS CINCUENTA), EN CASO NO EFECTÚE LA RENDICIÓN DEL

ENCARGO CORRESPONDIENTE, EN LOS PLAZOS Y MODALIDAD QUE SEÑALA LA

DIRECTIVA N°001- 2016/OPP-MPO.

FECHA :

FIRMA :

D.N.I. N°