Instrumento Notarial
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PROTOCOLAR
l. DOCUMENTO E INSTRUMENTO
Según la doctrina, "documento" es todo objeto físico que
representa ) sirve para demostrar la realidad de otro objeto,
de un hecho o de un acontecimiento cualquiera; en cambio,
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instrumento" e todo objeto material representativo del pen-
samiento mediante signos lingüísticos, esto es, a través de la
escritura. De ambas definiciones, se puede inferir que el térmi-
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no documento" es el género que incluye a la especie "instru-
mento". En efecto, mientras el documento es todo objeto que
permite conocer un hecho (lo que deriva de su etimología lati-
na docet = conocer), tal como un escrito, una fotografía o una re-
producción en video; por el contrario, el instrumento e solmnen-
te el dorn111c11to escrito, esto es, aquel que plasma el pensamiento
a través de la palabra graficada mediante signos lingüísticos.
El Código Procesal Civil utiliza la denominación "docu-
mento", lo que e coherente con el concepto que regula, pues
en él se considera como tal a todo escrito u objeto que sirve
para acreditar un hecho (artículo 233). Es obvio, pues, que w1a
norma de este tipo busca facilitar que las partes puedan pro-
bar sus pretensiones, y por eso autoriza que cualquier objeto
pueda servir para acreditar un hecho o suceso. En cambio, la r
tTl
Ley del Notariado utiliza el ocablo "instrumento", pues el C)
ri, ado ". El art. 235 CPC establece que se consideran como
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t partes, sobre todo por actos de vista y oído. Solo en tal caso, cabe hablar de fe públ ica o
de instrumento público.
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!B4 2 "Ahora bien, prescripciones y proposiciones difieren asimismo en varios puntos muy
importantes. En primer lugar, las proposiciones son susceptibles de ser verdaderas
o falsas, no así las prescripciones. Esta calidad de las proposiciones no significa que
necesariamente se sepa siempre si son verdaderas o falsas, ni siquiera que se tenga
la esperanza de saberlo, sino que puedan lógicamente ser lo uno o lo otro. Así pues,
hay una vida después de la muerte es verdadero o falso, lo mismo que el agua hierve
a 100· . Por el contrario, las prescripciones no pueden ser verdaderas, ni falsas. Al
mandato no fumar, no se puede responder es falso, sino solamente me niego a obe-
decerle o usted no tiene el derecho de dirigirme órdenes: TROPER, Michel. La Filosofía
del Derecho, Edi torial Tecnos, Madrid 2008, traducción de María Teresa García-Berrio,
p. 47 .
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t calificación registra/ del instrumento público, Editoria l Montecorvo. Madrid 1972, pp.
42-43.
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S. EL PROTOCOLO NOTARIAL
El protocolo notarial es la colección ordenada y crono-
lógica de registros en los que el notario extiende los instru-
mentos públicos protocolares, con arreglo a ley (art. 36 LN).
¿Y qué es un registro? El registro notarial es un conjunto nu-
merado de cincuenta fojas ordenadas correlativamente 184 , el
cual debe ser autorizado antes de su utilización mediante un
sello y firma puesto en la primera foja del registro por parte
de un notario especialmente designado para este efecto, bajo
el procedimiento y medidas de seguridad que se fijen por el
Colegio respectivo (art. 39 LN). Por cada diez regis tros (es
decir, con 500 fojas) se forma UN TOMO, el que debe encua-
dernarse y empastarse en el semestre siguiente a su utiliza-
ción, los que serán numerados en orden correlativo (art. 41
LN).
El protocolo notarial está conformado por los siguientes
registros, cada uno de los cuales se ordena y empasta en forma
separada (art. 37 LN):
De escrituras públicas.
De testamentos.
De actas de protesto.
1848 El registro {SO fojas) puede ser llevado de dos formas (art. 38 LN ): i) En 25 pliegos de
papel emitidos por el Colegio de Notarios, los mismos que se colocaran unos dentro de
otros, de modo que las fojas del primer pliego sean la primera y la última, que las del
segundo sean la segunda y penúltima, y así sucesivamente; ii) En 50 fojas emitidas por
el Colegio de Notarios que se colocarán en orden de num eración seriada, y que permite
su impresión a través de un sist ema computa ri zad o.
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1849 ROMERO VALDIVIESO, Mario César. "La protocolización notarial", en Notarius. Revista
U) del Colegio de Notarios de Lima, N" 10, Lim a, 2000, p. 56.
w ¿Qué pasa cuando un juez ordena el otorgamiento de la escritura pública a favor del
z
o demandante? En estos casos, el juez envía el expediente judicial a fin de que el nota-
o rio transcriba las piezas procesales más importantes en la escritura , pero en ningún
ow caso se remite para efectos de protocolización. Así pues, téngase en cuenta que la
U) protocolización implica la incorporación del instrumento en el protocolo del notario, y
w
....i del cual ya no puede separarse; en cambio, la remisión del expediente en estos casos
<é se hace exclusivamente para efectos de extender una escritura pública (y no, un acta),
c.,
IJ.l luego de lo cual el expediente debe ser devuelto al juzgado a fin de que este continúe
....i con las actuaciones pendientes (por ejemplo: liquidación de costas y costos, etc. ):
lbíd ., p. 55.
t 1850 lbíd., p. 56.
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~BS1 El plazo de un año para solicitar la comprobación es uno de caducidad, esto es, de inex-
cusable cumplimiento. Así lo indicaban, ya, antiguas ejecutorias de la Corte Suprema de
26 de abril y 22 de mayo de 1944: LANATIA, Rómulo. Formalidades de los testamentos,
Universidad Nac ional Mayor de San Marcos, Lima 1974, p. 134.
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:853 El TUO del Reglamento General de los Registros Públicos del año 2005 estableció que
los contratos privados con firma legalizada (hasta antes de la vigencia del Dec. Sup.
036-2001-JUS) solamente podían presentarse al registro hasta el 31 de julio de 2005.
Esta disposición es inconstitucional, pues en forma retroactiva elimina los efectos de
un documento que al momento de ser otorgado cumplía los requisitos exigidos para
la inscripción, está ocasionando serios problemas a los ciudadanos que han adquirido
un vehícul o amparado en su contrato legalizado, pero que ahora no puede fundar la
inscripción .
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t 1855 ROJO, Ángel. "Fe Pública Mercantil", en URÍA, Rodrigo y MENÉNDEZ, Aurelio (Coords .).
Curso de Derecho Mercantil, Editorial Civitas, Madrid 1999, T. 1, pp 234-239 .
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,o rds.). rios por la manifestación que se le haga del contenido del pro-
tocolo notarial, o se trata de un servicio gratuito. La respuesta,
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rios otorgantes; uno de ellos firma el instrumento pero luego realiza un garabato a fin de
"anular" su firma y con ello pretender inutilizar el documento; el notario la solicitó auto-
rización de reposición al Colegio de lima, en el entendido que se había producido un de-
terioro, y con lo cual se busca una declaración oficial referida a que la firma primigenia
se mantiene inalterable. Ante la solicitud, el Colegio responde que no era procedente la
reposición por cuanto todavía no se había completado la firma de todos los otorgantes
y, por ende, ;'todavía no existía un instrumento notarial perfecta y eficaz". Esta solución,
pegada a la letra de la ley, no puede compartirse, pues las normas de reconstrucción
están pensadas para salvar un instrumento como tal, y al margen del acto sustantivo
que en él se contenga. Por lo demás, téngase en cuenta lo baladí del argumento referido
a que "hoy no procede la reconstrucción, pero sí mañana cuando se hayan completado
todas las firmas ".
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9. ARCHIVO NOTARIAL
El archivo notarial está integrado por los siguientes libros
y/ o documentos (art. 81 LN):
Los registros que lleva el notario: de escrituras públicas,
de testamentos, de actas de protesto, de actas de transfe-
rencia de bienes muebles registrables, de asuntos no con-
tenciosos, de actos de garantía mobiliaria, que deben estar
encuadernado y empastados.
Los tomos empastados de las rn.inutas que hayan servido
para extender las escrituras públicas.
Los documentos protocolizados.
Los índices que señala la ley.
El notario llevará índices cronológico y alfabético de los
distintos regish·os de instrumentos protocolares (escrituras
públicas, testamentos, actas de transferencia, actos de garan-
tía mobiliaria y asuntos no contenciosos), pero en el caso del
registro de protestos solo se lleva índice cronológico (art. 91
LN), que puede constar en formato informático.
El índice consignará los datos necesarios para individua-
lizar el instrumento, y de esa forma permitir su rápida ubica-
ción en el protocolo.
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