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    Actualizar Una Lista Desplegable Automáticamente en Excel

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    eric
    Este documento describe dos métodos para actualizar automáticamente los elementos de una lista desplegable en Excel. El primer método utiliza una tabla como origen de datos, lo que permite que Excel actualice la lista automáticamente cuando se agregan o eliminan filas en la tabla. El segundo método utiliza fórmulas para vincular la lista al conteo de celdas no vacías en una columna, actualizando la lista cuando se agregan elementos a la columna.

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    Este documento describe dos métodos para actualizar automáticamente los elementos de una lista desplegable en Excel. El primer método utiliza una tabla como origen de datos, lo que permite que Excel actualice la lista automáticamente cuando se agregan o eliminan filas en la tabla. El segundo método utiliza fórmulas para vincular la lista al conteo de celdas no vacías en una columna, actualizando la lista cuando se agregan elementos a la columna.

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    Actualizar Una Lista Desplegable Automáticamente en Excel

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    Actualizar Una Lista Desplegable Automáticamente en Excel

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    Este documento describe dos métodos para actualizar automáticamente los elementos de una lista desplegable en Excel. El primer método utiliza una tabla como origen de datos, lo que permite que Excel actualice la lista automáticamente cuando se agregan o eliminan filas en la tabla. El segundo método utiliza fórmulas para vincular la lista al conteo de celdas no vacías en una columna, actualizando la lista cuando se agregan elementos a la columna.

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    Actualizar una lista

    desplegable
    automticamente en Excel

    Cuando creamos una lista desplegable en Excel, definimos un rango de


    celdas como el origen de los datos, y cada vez que necesitamos agregar
    o quitar elementos a la lista debemos modificar la referencia de dicho
    rango.

    Esto hace que la actualizacin de los elementos de una lista sea un


    proceso manual que puede quitarnos tiempo. Sin embargo, existen un
    par de tcnicas que podemos utilizar para automatizar la actualizacin de
    los elementos de una lista desplegable en Excel.

    Descargar libro de trabajo

    Lista desplegable basada en una tabla


    El primer mtodo, y el ms simple de todos, es que nuestros datos de
    origen estn en una tabla. De esta manera, Excel se encargar de
    actualizar automticamente los elementos de la lista desplegable. A
    continuacin, muestro los pasos para crear este tipo de lista:

    1. Una vez que has ingresado los datos de origen dentro de una hoja,
    debers seleccionarlos y pulsar el comando Insertar > Tabla.

    2. Excel identificar el rango de datos y mostrar un cuadro de


    dilogo para confirmar la creacin de la Tabla. Debers asegurarte
    de que Excel haya detectado adecuadamente el encabezado de
    los datos y pulsar Aceptar.

    3. Ahora que la tabla ha sido creada, debers seleccionar la celda, o


    celdas, donde se crear la lista desplegable e ir a la pestaa Datos
    > Herramientas de datos > Validacin de datos.

    4. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, debers elegir la


    opcin Lista y posteriormente hacer clic en el botn de seleccin de
    rango.

    5. En seguida debers seleccionar los elementos de la tabla recin


    creada, sin incluir el encabezado de columna.

    6. Debers terminar la seleccin del rango y hacer clic en el botn


    Aceptar para crear la lista desplegable.
    7. Al agregar un nuevo elemento en la tabla, Excel actualizar
    automticamente los elementos de la lista desplegable.

    Aunque el mtodo descrito anteriormente es el ms sencillo para crear


    una lista desplegable basada en una tabla, tiene una restriccin, y es que
    la tabla debe estar en la misma hoja donde se encuentra la lista
    desplegable.

    Si queremos olvidarnos de las restricciones y evitar cualquier problema


    con la actualizacin de la lista, puedes seguir los mismos pasos
    anteriores y crear la lista utilizando la siguiente frmula:

    =INDIRECTO("Tabla1[Categoras]")

    La funcin INDIRECTO se encargar de traducir la cadena de texto en


    una referencia hacia la columna Categoras de la Tabla1 y de esta
    manera la lista quedar vinculada a la tabla de nuestro ejemplo.
    Recuerda que al crear tu lista debers indicar el nombre de tu tabla y
    columna. La siguiente imagen muestra la ubicacin exacta donde
    debemos colocar esta frmula:
    Aunque esta segunda alternativa puede tomarte algunos segundos
    adicionales para ingresar la frmula, funcionar correctamente sin
    importar la hoja donde se encuentre la tabla. Al implementar
    adecuadamente cualquiera de los dos mtodos anteriores, la lista
    desplegable se actualizar automticamente al momento de agregar o
    remover filas en la tabla.

    Lista desplegable basada en una frmula


    Las tablas de Excel fueron introducidas hasta la versin 2007, as que la
    solucin que revisamos en la seccin anterior no era posible en las
    primeras versiones de la hoja de clculo.

    Por esa razn, encontrars varias publicaciones que hablan sobre la


    solucin que se utilizaba antes de que existieran las tablas y que est
    basada en una frmula que utiliza las funciones CONTARA y DESREF
    de la siguiente manera:

    =DESREF(F2, 0, 0, CONTARA(F:F)-1)

    El objetivo de la funcin CONTARA es devolver la cantidad de celdas


    que no estn vacas en la columna F. De esta manera, si agregamos un
    nuevo elemento a la columna F, la funcin CONTARA incrementar
    automticamente el nmero de celdas contadas.
    En esta frmula he restado el valor 1 al resultado de la funcin
    CONTARA porque necesito descontar la celda ocupada por el
    encabezado de columna. En caso de que no tengas un encabezado,
    debers remover dicha resta.

    La funcin DESREF se encarga de crear una referencia al rango que


    comenzar en la celda F2 y que incluir el nmero de filas devuelto por la
    funcin CONTARA menos 1. Esta frmula la colocamos como el origen
    de la lista desplegable:

    De esta manera, la lista se actualizar cada vez que se agrega o se quita


    un elemento en la columna F. Debido al comportamiento de la funcin
    CONTARA, es indispensable que toda la columna donde se encuentran
    los elementos de la lista sea utilizada solamente para almacenar dicha
    informacin.

    Publicado por Moiss Ortz.

    73 comentarios en Actualizar una lista


    desplegable automticamente en Excel
    1. luz
    Complementario a la creacin de listas desplegables muy
    importante.

    2. Leonor Guzmn Gmez

    Son muy interesantes y se me hacen prcticos las actividades ojala


    pueda aprender mucho agradecida

    3. BRAYAM SUAREZ

    Excelente le aplixare en mi lugar de trabajo me sirve mucho

    4. Ricardo A Suarez

    Excelente forma de ensear excel, muy preciso, directo al grano.


    gracias!

    5. yeSalgad0

    Excelente, mi estimado. Gracias por compartir sus conocimientos.

    6. Alfredo de Larroque

    Muchas gracias por compartir tus conocimientos! Ayudan mucho.


    Saludos cordiales.

    7. karla

    Moises muchas gracias, es de gran apoyo.

    Saludos

    8. Hernan Parada

    Muy buena opcin. Se puede hacer algo similar para los rangos de
    grficos?

    1. Moises Ortiz Autor

    Si, cuando creas un grfico basado en una tabla se


    actualizar automticamente.

    9. HECTOR
    Que buena info. Gracias por el aporte.

    10. Francisco

    muy grande su ayuda. muy buena informacin

    11. Mario

    Muchas gracias, Sr. Ortiz. He aprendido mucho con Ud.

    12. Jos A. Farfn

    Muy buena explicacin. Muy til. Muchas gracias. Jose A. Farfn

    13. Jorge luis

    Excelente informacin moy lo aplicar de inmediato en mi prximo.


    Trabajo, un fuerte abrazo

    14. Fernando Cortez

    Exelente aporte, normalmente yo amplio el nombre del rango y


    como uso listas dependientes agregue codigo VBA para que limpie
    las sublistas

    15. fayote

    Excelente me sirve de mucho de hecho ya la estoy utilizando


    gracias

    16. Pablo Torre

    Gracias muy didactico y util, los felicito.

    17. Mauricio Ruggieri

    Exelente aporte, me ayudado en mis planillas, yo las tenia


    manuales no automtica. Muchas Gracias

    18. PEDRO FIGUEREDO

    ESPECTACULAR. ME PROVECHOSO ES LA INDICACION.


    EXITOS.
    19. Claudio

    Excelente metodologa y muy clara la explicacingracias por


    compartir sus conocimientos!

    20. Manuel Parra clifton

    Que buena buena explicacin agradecido, seguramente de vez en


    cuando tendremos sorpresas agradables y de gran utilidad.

    21. ngel BC

    Muy buenos aportes, conoca DESREF para con mens


    desplegables apuntar a un rango u otro (por ejemplo para mostrar
    un grfico, pudiendo elegir la visualizacin en columnas o en
    lneas).
    sera posible que se actualizara la lista desplegable pero en
    funcin de otra variable? Es decir, imaginemos que tenemos una
    lista con X ciudades de Espaa y Francia y un desplegable previo
    en el que se elige el pas, de modo que en el segundo desplegable
    slo se mostraran las ciudades del pas escogido en la primera
    lista desplegable.
    Muchas gracias de antemano y saludos,

    1. Moises Ortiz Autor

    Hola ngel, consulta una alternativa de solucin en el


    siguiente artculo:
    https://exceltotal.com/listas-desplegables-dependientes-en-
    excel/

    22. Jose Alfredo Flores Luna

    La formula =DESREF(F2,0,0,CONTARA(F:F)-1) para mi fue


    necesaria porque mi lista desplegable pertenece a otra hoja con
    nombre Totales y a una tabla que TIENE OTRAS COLUMNAS,
    entonces mi formula quedo as:
    =DESREF(Totales!B$3,0,0,CONTARA(Totales!B:B)-1)
    Mil gracias Moiss.

    23. Luis Alberto


    Moises, muchas gracias por compartir sus conocimientos, este
    tema es muy importante en mi trabajo, lo aplicare inmediatamente.

    24. Lisandro

    Muy bien. Siempre bien didctico.

    25. Jos

    Te felicito Moiss; no solo es erudicin sino tambin capacidad


    didctica!

    26. Jacinto

    Muy buena aplicable y sencillo

    27. Susana

    Tus artculos me parecen muy tiles, nos ahorran montones de


    tiempo. Muchas Gracias por compartir.

    28. Manuel Ndombel

    Muchas gracias por compartir tus conocimientos. Saludos cordiales

    29. Juan Gimeno

    Muy bien explicado. Enhorabuena por la idea de enviar estos


    consejos vienen de fbula.

    30. Belzart Gestab

    Estimado, seria muy bueno que explicaras como construir listas


    desplegables mas dinmicas con activex por ejemplo. Que suceda
    como ocurre con los filtros de excel por ejemplo, que te permite
    tildar algunos componentes de la lista, etc. He intentado hacerlo
    pero no me quedaron bien. Saludos,

    31. Adriana Aceves

    Gracias por compartir algo tan valioso como sus conocimientos.

    32. Erick
    Excelente aportacin, muy bien explicada. Gracias por compartir
    tus conocimientos.

    33. TITO

    HOLA BUEN DA ES MUY BUENA EL APORTE DE ESTA


    FORMULA =DESREF(F2, 0, 0, CONTARA(F:F)-1) SOLO QUE
    PRESENTA UN DETALLE EN LA LISTA CON -1 HACE
    DESCUENTO EL ULTIMO TEM DE LA LISTA MAS NO QUE
    DEBERA SER LA PRIMERA QUE ES LA CATEGORA QUE SE
    QUIERE QUE SE DESCUENTE.
    SALUDOS

    1. Moises Ortiz Autor

    Tito, la resta -1 no es para descartar el primero o el ultimo


    elemento, sino para disminuir la cantidad total de elementos
    de la columna F.
    Si en el ejemplo, la columna F no tuviera encabezado, la
    frmula a utilizar sera la siguiente:
    =DESREF(F1, 0, 0, CONTARA(F:F))

    Observa que no solo remov la resta, sino tambin la


    referencia indicada en el primer argumento de la funcin
    DESREF. Espero que esto te ayude a entender mejor la
    lgica de la frmula para adaptarla a tus datos.

    34. veronica

    me ha sido de mucha utilidad, mil gracias

    35. marco vsquez

    una vez ms mil gracias por tan buen aporte

    36. salvador

    Gracias excelente informacin y muy til para emplear y combinar


    con otras funciones

    37. Sergio Rubio

    Excelente tip sobre la lista desplegable, muchas gracias


    38. JORGE E MOLINA S

    EXCELENTE EXPLICACION, MUY UTIL ME SALIO PERFECTO

    39. Ruben Santacruz

    Excelente maestro Moises! Su ayuda siempre a tiempo. Un abrazo.

    40. Verenice Rivero

    Muy bueno lo pondr en practica. Gracias por sus conocimientos.

    41. Luis Fonseca Ruiz

    Excelente ejemplo de validacin de datos con lista que se actualiza


    automticamente, gracia por el ejemplo

    42. Martn J. Hurtado Fortanell

    Muchas gracias por compartir tus conocimientos Moiss.

    43. Sergio

    Hola Moiss. Gracias por compartir tus conocimientos. Mi consulta


    es, si se puede dejar un elemento del desplegable para completar.
    No he logrado hacerlo. Saludos desde Patagonia Argentina.

    1. Moises Ortiz Autor

    Hola Sergio, lo siento, pero eso no es posible. No existe


    manera de influir en la manera en que se despliega la lista de
    validacin de datos en Excel.
    Una posible alternativa es utilizar otro tipo de lista
    (ComboBox ActiveX), pero eso requiere programacin VBA
    y es un tema MUY diferente del que hablo en este artculo.

    44. Nolfi Ceriche

    Muchas gracias, me sirve mucho para aplicarlo en mi trabajo.


    Excelente

    45. Patricia
    Muchas gracias por la informacin.

    46. RODOLFO ORJUELA SANCHEZ

    Buen ejemplo y juesto el que estaba buscando, aunque todava


    tengo un problema, y se trata de actualizar una lista una segunda
    lista, a partir de la seleccin de una primera lista, es decir
    encadenar 2 listas desplegables.

    1. Moises Ortiz Autor

    Rodolfo, ese es un tema de otro artculo. Puedes leerlo aqu:


    https://exceltotal.com/listas-desplegables-dependientes-en-
    excel/

    47. Medardo Oviedo Plaza

    Como siempre Moiss exclente. Adquirir conocimientos nuevos


    cada da llena el alma. Muchas gracias. Medardo

    48. Edicson Rodrguez

    Gracias por la informacin, dicho mtodo lo utilizo cuando debo


    referenciar varias Tablas en un solo concepto, pero para esto es
    ms sencillo si a la categora que se va a usar en la Validacin de
    datos se crea un NOMBRE a fin de mantener la seleccin
    actualizada, claro est se debe crear la Tabla primero

    49. Ruth

    Gracias por los aportes me sirve mucho en mi trabajo

    50. Alejandro

    Muy valiosa la informacin compartida, Muchas gracias.

    51. Javier Ortega Sosa

    Excelente video, muchas gracias por compartir

    52. Javier Ortega Sosa


    Tengo una duda y es la siguiente: Como se podra hacer una lista
    desplegable en donde me mostrara 2 valores por ejemplo: Clave y
    nombre del producto. Y al momento de elegir un elemento en la
    celda me colocara la clave del producto. De antemano muchas
    gracias por sus comentarios as por sus videos me han ayudado
    bastante.

    1. Moises Ortiz Autor

    Javier, la lista no puede mostrar valores de 2 celdas. Tienes


    que concatenar los valores en una nueva columna e indicar
    dicho rango como el origen de datos de la lista. Pero si
    concatenas los datos, no ser posible que la lista extraiga
    solo una parte. Podras lograr ese comportamiento con
    programacin VBA, pero ese es un tema que sale por
    completo del alcance de este artculo e imposible de explicar
    en este comentario.

    53. Catalina Acosta

    Super didctico. Eres el Mejor Gracias!

    54. Pedro

    Muy bueno Moises, gracias por compartir tu ayuda

    55. Enrique Ramirez

    Esto amplia como una variable el rango de la bsqueda de la lista


    desplegable Gracias

    56. RODOLFO ORJUELA SANCHEZ

    Muy bien Moises, fue complicado pero lo logre, porque necesitaba


    que para la misma lista 1, pudiera seleccionar una tercera lista, a
    partir de la primera, dejando intacta las segunda lista.

    57. Jesus

    Excelente como siempre. gracias Moiss


    Saludos

    58. Edgardo
    Muchas gracias Moiss por tu aporte, como siempre muy bueno.
    Saludos

    59. Fernando

    Hola solo faltara ordenar la labla para que los datos sean fciles
    de localizar de otra forma pudiesen quedar revueltos al ir
    agregando nuevos elementos a la table. Saludos

    60. FELIX ORTEGA

    Excelente y muy buena explicacin.. Felicidades

    61. Jhon

    Muchas gracias, esto me ayuda a seguir simplificando mi trabajo y


    mejor las hojas de calculo de mis compaeros.

    62. Any

    Buen aporte mil gracias por ayudarnos

    63. Roberto

    Muy buena explicacin sobre la creacin de listas desplegables,


    muy practico,saludos.

    64. LEO

    MUY UTIL LOS EJEMPLOS MOSTRADOS, GRACIAS

    65. Beto Uribe

    Soy relativamente nuevo con Excel Total mas no con Excel, y me


    parece magnfico y muy til tu blog; este software como que nunca
    se conocer por completo. Supongo que esta opcin se puede
    extender a cualquier herramienta que necesite hacer referencia a
    un rango de datos dinmico; por ejemplo, grficos y tabla
    dinmicas, frmulas de BD, etc.

    66. Luis Gutierrez


    Excelente pagina, gran aporte a los que queremos sacar el mximo
    provecho a este gran programa. Saludos

    67. Isabel

    Me parece excelente para coger ms destreza en el uso del Excel

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