1.

INTRODUCCION

El movimiento 5S, originado en Japn, se inici en Toyota en los aos 1960

con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, ms ordenados y

ms limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un

mejor entorno laboral. Tambin como una herramienta que desarrolla una nueva

manera de realizar las tareas en una organizacin.

Esta nueva forma produce un cambio que genera beneficios, as como las

condiciones para implantar modernas tcnicas de gestin.

Usando esta metodologa de calidad, se enmarca dentro de las herramientas que

usamos para obtener la calidad en el trabajo y el espacio que usamos,

ayudndonos a deshacernos de los materiales innecesarios, a que todo este

ordenado e identificado, eliminando as fuentes de suciedad y arreglar los

desperfectos y que todo mejore continuamente.

1.1.PARA QUIEN SON LAS 5S?

Es aplicable para cualquier tipo de organizacin que este en el rea industrial

o de servicios, que desee iniciar su camino a la mejora continua, estas 5s son

universales tanto as que se podran aplicar desde en el hogar como hasta en

grandes empresas industriales.

1.2.OBJETIVO 5s

Es el de mejorar y mantener las condiciones de organizacin, orden y

limpieza en el lugar de trabajo, no es solo una cuestin de esttico si no que

se trata de mejorar las condiciones de trabajo, elevando tambin la seguridad

y a su vez mejorando el clima laboral, motivando al personal para

desarrollarse en forma eficiente.

En consecuencia mejora, la calidad, productividad y la competitividad de la

organizacin.

1.3.QUE SON LAS 5S

Como se describe arriba tienen origen japons, una las empresas lder en

aplicarla es Toyota, y se ha extendido en todo el mundo con notable xito.

El nombre - Las 5S - proviene de las palabras que lo caracterizan, las

cuales, en la transcripcin fontica de los ideogramas japoneses al alfabeto

latino, comienzan con S, ellas son:

1.3.1. SEIRI- (organizacin)

Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los

innecesarios y en desprenderse de estos ltimos. Un mtodo que

suele usarse es etiquetar o poner una tarjeta roja a cada artculo que

se considera no necesario para la operacin. Enseguida estos artculos

son llevados a un rea de almacenamiento transitorio.

 Ms tarde, si se confirm que eran innecesarios, estos se dividirn en

2 clases, los que se usan para otra operacin y los intiles que son

descartados.

Esto nos permite liberar espacios, desechando cosas como:

herramientas rotas, aditamentos o herramientas obsoletas, recortes y

excesos de materia prima, eliminando la mentalidad del Por Si

Acaso.

1.3.2. SEITON-(orden)

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse los materiales

necesarios, de manera que sea fcil y rpido encontrarlos, utilizarlos

y reponerlo. Usualmente debemos realizarnos las siguientes

preguntas

Qu necesito para hacer mi trabajo?

Dnde lo necesito tener?

Cuntas piezas de esto necesito?

Aqu podemos usar pintura en el piso que delimite claramente el rea

de trabajo y ubicaciones, tablas con siluetas, estantera y gabinetes.

un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

1.3.3. SEISO-(Limpieza)

Una vez que hemos eliminado la cantidad de estorbos y hasta basura,

y ordenado lo que si necesitamos, viene una limpieza del rea, una

vez aplicada debe mantenerse diariamente, esto debe generar a los

trabajadores un orgullo por lo limpia y ordenada que tienen su rea

 de trabajo. Saliendo a la luz algunos problemas como fugas de aceite,

aire, refrigerantes, etc. que antes eran ocultadas por el desorden y

suciedad.

1.3.4. SEIKETSU-(control visual o estandarizar)

Una vez ordenado y limpio el rea, podremos distinguir fcilmente

una situacin normal de otra anormal mediante normas sencillas y

visibles para todos, estandaricemos las mejores prcticas en el rea

de trabajo dejando as que los trabajadores participen en el desarrollo

de estos estndares o normas, que mejor fuente de informacin que

ellos que conviven el 95% del da en estas reas.

1.3.5. SHITSUKE-(Disciplina y habito)

Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas

establecidas, es la s ms difcil de alcanzar e ms aun implementar,

el ser humano se resiste al cambio y no pocas organizaciones se han

encontrado dentro de un taller sucio y amontonado a solo unos meses

de haber intentado la implantacin de las 5s .existe la tendencia de

regresar a hacer las cosas de la vieja forma, se debe implementar una

nueva serie de normas o estndares y si es posibles castigos en la

organizacin del rea de trabajo.

1.4.PRINCIPIOS DE LAS 5S

Si analizamos las cinco palabras que conforman el programa, observamos

que las tres primeras (seiri, seiton, seiso) se refieren a las cosas, estas estn

dirigidas a clasificar, organizar y mantener limpio el rea de trabajo.

 Las dos siguientes (Seiketsu y Shitsuke) estn dirigidas al desarrollo

personal, pues se orientan al cuidado de la salud fsica y mental y la

disciplina como habito de comportamiento confiable.

1.5.BENEFICIOS QUE APORTAN LAS 5S

A continuacin se seala 3 beneficios:

Trabajo en equipo, permitiendo involucrar a todos los trabajadores en

el proceso de mejora desde su conocimiento del puesto de trabajo, los

trabajadores tambin se comprometen, obviamente se valoran los

aportes y conocimientos que estos tengan para hacer la mejora

continua una tarea de todos.

Manteniendo y mejorando el nivel de 5s se consigue una mayor

productividad, esto se traduce en :

Menos productos defectuosos.

Menos averas.

Menor nivel de existencias o inventarios.

Menos accidentes.

Menos traslados intiles.

Menor tiempo para el cambio de herramientas.

Mediante la organizacin, el orden y la limpieza logramos un mejor

lugar de trabajo para todos, ya que conseguimos:

Ms espacio.

Mejor imagen ante futuros clientes.

Mayor cooperacin y trabajo en equipo.

Ms compromiso y responsabilidad en las tareas.

 Ms conocimiento del trabajador sobre su puesto de trabajo.

Algunas mejoras cuantitativas de metodologa 5s

60% de reduccin en tiempo de bsqueda de material.

50% de aumento del espacio para colocar el material.

100% desaparicin de las fuentes de suciedad y los apaos.

80% de reduccin en el tiempo empleado en limpieza.

la organizacin del puesto de trabajo y el estado de orden y limpieza son

disciplinas bsicas que a menudo nos dicen ms de una empresa que el

balance financiero- Kiyoshi Suzaki.

1.6.IMPLANTACION Y SEGUIMIENTO

Es conveniente considerar que pese a que los conceptos de las 5 s suenan

sencillos de comprender, el proceso de aplicacin requiere una serie de

acciones adecuadamente establecidas, y como no una coordinacin entre

todas las personas que intervienen en su implantacin, la organizacin puede

tomar como punto de partida las siguientes actividades:

Establecimiento del compromiso directivo.

 La direccin de la empresa tiene que evidenciar el compromiso con las

5s:

- Divulgando sus objetivos e importancia para la empresa.

- Evaluando avances.

- Retroalimentando y dando reconocimiento.

- Proporcionando recursos necesarios

Actividades promocionales entre los trabajadores.

Se podran aplicar las siguientes ideas:

- Reunin con todo el personal para anunciar el programa.

- Volantes y folletos explicando la tcnica de 5s.

- Concursos entre reas sobre orden y limpieza.

- Establecer un da de las 5s

- Tableros que reflejen los avances.

Programas de capacitacin adecuadas a cada nivel.

Antes de iniciar se debe instruir al personal, de esta manera aseguramos:

- Que la estructura y contenido es adecuado a cada nivel.

- Que sea especfica a las necesidades del rea donde se aplicaran.

- Que formara parte de los programas de induccin a todo puesto.

Estandarizacin de actividades.

Esto es para no retroceder con lo avanzado, deben estandarizar

actividades que garanticen el mantenimiento de los logros alcanzados a

travs de:

- Programas diarios, semanales y mensuales, para mantener las

condiciones del rea de trabajo.

- Uso de ayuda visuales

 - Reciclaje de los programas de capacitacin de las 5s

Evaluacin peridica de resultados.

Esto sobre todo para reconocer nuestros avances y desviaciones en el

plan, aplicando auditoras externas al rea en forma regular.

Retroalimentacin.

Elemento fundamental en el xito del programa consiste en brindar al

personal por parte de los directivos sobre los avances y desviaciones del

plan, contrastando con evaluaciones de un antes y un despus.

Reconocimiento.

Brindar reconocimiento oportuno y adecuado a los grupos o personas que

se han destacado en su aplicacin.

1.7.COMO IMPLEMENTAR EL SEIRI (ORGANIZACIN)

El primer paso en la implantacin del Seiri consiste en la identificacin de

los elementos innecesarios en el lugar seleccionado para implantar las 5S. En

este paso se pueden emplear las siguientes ayudas:

a) Lista de elementos innecesarios: La lista de elementos innecesarios

se debe disear y ensear durante la fase de preparacin. Esta lista

permite registrar el elemento innecesario, su ubicacin, cantidad

encontrada, posible causa y accin sugerida para su eliminacin. Esta

lista es cumplimentada por el operario, encargado o supervisor

durante el tiempo en que se ha decidido realizar la campaa Seiri.

b) Tarjetas de color. Este tipo de tarjetas permiten marcar o "denunciar"

que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y que se debe tomar

una accin correctiva. En algunas empresas utilizan colores verde

para indicar que existe un problema de contaminacin, azul si est

 relacionado el elemento con materiales de produccin, roja si se trata

de elementos que no pertenecen al trabajo como envases de comida,

desechos de materiales de seguridad como guantes rotos, papeles

innecesarios, etc. En Japn se utiliza frecuentemente la tarjeta roja

para mostrar o destacar el problema identificado.

Las preguntas habituales que se deben hacer para identificar si existe un

elemento innecesario son las siguientes: Es necesario este elemento? y si es

necesario... en qu cantidad? y tiene que estar localizado aqu?

Una vez marcados los elementos se procede a registrar cada tarjeta utilizada

en la lista de elementos innecesarios. Esta lista permite posteriormente

realizar un seguimiento sobre todos los elementos identificados.

Se debe realizar una reunin para decidir qu hacer con los elementos

identificados, dado que en la "campaa" no es posible definir la situacin de

todos los elementos innecesarios detectados.

En la reunin se toman las decisiones para cada elemento identificado.

Algunas acciones son simples, como guardar en un sitio, eliminar si es de

bajo coste y no es til o moverlo a un almacn. Otras decisiones ms

complejas y en las que interviene la direccin deben consultarse y exigen

una espera y por lo tanto, el material o equipo debe quedar en su sitio,

mientras se toma la decisin final, por ejemplo, eliminar una mquina que no

se utiliza actualmente.

1.7.1. Criterios para asignar Tarjetas de color.

a) El criterio ms comn es el del programa de produccin del

mes prximo. Los elementos necesarios se mantienen en el

 rea especificada. Los elementos no necesarios se desechan o

almacenan en lugar diferente.

b) Utilidad del elemento para realizar el trabajo previsto. Si el

elemento no es necesario debe descartarse.

c) Frecuencia con la que se necesita el elemento. Si es necesario

con poca frecuencia puede almacenarse fuera del rea de

trabajo.

d) Cantidad del elemento necesario para realizar el trabajo. Si es

necesario en cantidad limitada el exceso puede desecharse o

almacenarse fuera del rea de trabajo.

1.7.2. Caractersticas de las tarjetas.

Las tarjetas utilizadas pueden ser de diferentes tipos:

a) Una ficha con un nmero consecutivo. Esta ficha puede tener

un hilo que facilite su ubicacin sobre el elemento

innecesario. Estas fichas son reutilizables, ya que

simplemente indican la presencia de un problema y en un

formato se puede saber para el nmero correspondiente, la

novedad o el problema.

b) Tarjetas de colores intensos. Estas tarjetas se fabrican en

papel de color fluorescente para facilitar su identificacin a

distancia. El color intenso sirve ayuda como mecanismos de

control visual para informar que sigue presente el problema

"denunciado".
 Estas tarjetas contienen la siguiente informacin:

I. Nombre del elemento innecesario

II. Cantidad

III. Porqu creemos que es innecesario

IV. rea de procedencia del elemento innecesario

V. Posibles causas de su permanencia en el sitio

VI. Plan de accin sugerido para su eliminacin.

1.7.3. Plan de accin para retirar los elementos innecesarios.

Durante la jornada o da de campaa se logr eliminar una gran

cantidad de elementos innecesarios.

Sin embargo, quedaron varias herramientas, materiales, equipos, etc.

que no se pudieron retirar por problemas tcnicos o por no tener una

decisin clara sobre qu hacer con ellos.

Para estos materiales se debe preparar un plan de eliminacin

gradual. En este punto se podr aplicar la filosofa del Ciclo Deming

(PHVA) para desarrollar las acciones de retirada. El plan debe

contener:

a) Mantener el elemento en igual sitio.

b) Mover el elemento a una nueva ubicacin dentro de la planta.

c) Almacenar el elemento fuera del rea de trabajo.

d) Eliminar el elemento.

El plan debe indicar los mtodos para eliminar los elementos:

desecharlo, venderlo, devolverlo al proveedor, destruirlo o utilizarlo,

etc.
 Objetos necesarios Organizarlos

Son
Objetos Daados Repararlos
tile

Objetos Obsoletos Separarlos Descartarlos

Son tiles
Objetos de ms para alguien
ms?

Donar
Transferir
Vender

1.7.4. Control e informe final

Es necesario preparar un informe donde se registre y se informe el

avance de las acciones planificadas, como las que se han implantado

y los beneficios aportados. El jefe del rea debe preparar este

documento y publicarlo en el tabln informativo sobre el avance del

proceso 5S.

1.8. COMO IMPLEMENTAR EL SEITON (ORDEN)

La implantacin del SEITON requiere la aplicacin de mtodos simples y

desarrollados por los trabajadores.

Los mtodos ms utilizados son:

1.8.1. Controles visuales

Un control visual se utiliza para informar de una manera fcil entre

otros los siguientes temas:

a) Sitio donde se encuentran los elementos.

b) Frecuencia de lubricacin de un equipo, tipo de lubricante y sitio

donde aplicarlo.

c) Estndares sugeridos para cada una de las actividades que se

deben realizar en un equipo o proceso de trabajo.

d) Dnde ubicar el material en proceso, producto final y si existe,

productos defectuosos.

e) Sitio donde deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y

residuos clasificados.

f) Sentido de giro de motores.

g) Conexiones elctricas.

h) Sentido de giro de botones de actuacin, vlvulas y actuadores.

i) Flujo del lquido en una tubera, marcacin de esta, etc.

j) Franjas de operacin de manmetros (estndares).

k) Dnde ubicar la calculadora, carpetas bolgrafos, lpices en el

sitio de trabajo.

Los controles visuales estn ntimamente relacionados con los

procesos de estandarizacin. Un control visual es un estndar

representado mediante un elemento grfico o fsico, de color o

numrico y muy fcil de ver. La estandarizacin se transforma en

grficos y estos se convierten en controles visuales.

Cuando sucede esto, slo hay un sitio para cada cosa, y podemos

decir de modo inmediato si una operacin particular est procediendo

normal o anormalmente.
1.8.2. Mapa 5S.

Es un grfico que muestra la ubicacin de los elementos que

pretendemos ordenar en un rea de la planta. El Mapa 5S permite

mostrar donde ubicar el almacn de herramientas, elementos de

seguridad, extintores de fuego, duchas para los ojos, pasillos de

emergencia y vas rpidas de escape, armarios con documentos o

elementos de la mquina, etc.

Los criterios o principios para encontrar las mejores localizaciones de

herramientas y tiles son:

a) Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su

frecuencia de uso.

b) Los elementos usados con ms frecuencia se colocan cerca del

lugar de uso.

c) Los elementos de uso no frecuente se almacenan fuera del lugar

de uso.

d) Si los elementos se utilizan juntos se almacenan juntos, y en la

secuencia con que se usan.

e) Las herramientas se almacenan suspendidas de un resorte en

posicin al alcance de la mano, cuando se suelta recupera su

posicin inicial.

f) Los lugares de almacenamiento deben ser ms grandes que las

herramientas, para retirarlos y colocarlos con facilidad.

g) Eliminar la variedad de plantillas, herramientas y tiles que

sirvan en mltiples funciones.

 h) Almacenar las herramientas de acuerdo con su funcin o

producto.

i) El almacenaje basado en la funcin consiste en almacenar juntas

las herramientas que sirven funciones similares.

j) El almacenaje basado en productos consiste en almacenar juntas

las herramientas que se usan en el mismo producto. Esto funciona

mejor en la produccin repetitiva.

1.8.3. Marcacin de la ubicacin.

Una vez que se ha decidido las mejores localizaciones, es necesario

un modo para identificar estas localizaciones de forma que cada uno

sepa dnde estn las cosas, y cuntas cosas de cada elemento hay en

cada sitio.

Para esto se pueden emplear:

a) Indicadores de ubicacin.

b) Indicadores de cantidad.

c) Letreros y tarjetas.

d) Nombre de las reas de trabajo.

e) Localizacin de stocks.

f) Lugar de almacenaje de equipos.

g) Procedimientos estndares.

h) Disposicin de las mquinas.

i) Puntos de lubricacin, limpieza y seguridad.

1.8.4. Marcacin con colores

Es un mtodo para identificar la localizacin de puntos de trabajo,

ubicacin de elementos, materiales y productos, nivel de un fluido en

 un depsito, sentido de giro de una mquina, etc. La marcacin con

colores se utiliza para crear lneas que sealen la divisin entre reas

de trabajo y movimiento, seguridad y ubicacin de materiales.

Las aplicaciones ms frecuentes de las lneas de colores son:

a. Localizacin de almacenaje de carros con materiales en

proceso.

b. Direccin de pasillo.

c. Localizacin de elementos de seguridad: grifos, vlvulas de

agua, camillas, etc.

d. Colocacin de marcas para situar mesas de trabajo

e. Lneas cebra para indicar reas en las que no se debe localizar

elementos ya que se trata de reas con riesgo.

1.8.5. Guardas transparentes.

Es posible que en equipos de produccin se puedan modificar para

introducir protecciones de plstico de alto impacto transparentes, con

el propsito de facilitar la observacin de los mecanismos internos de

los equipos. Este tipo de guardas permiten mantener el control de la

limpieza y adquirir mayor conocimiento sobre el funcionamiento del

equipo. No a todas las mquinas se les puede implantar este tipo de

guardas, ya sea por la contaminacin del proceso, restricciones de

seguridad o especificaciones tcnicas de los equipos.

Justo a estas guardas transparentes se pueden introducir mejoras al

equipo como parte de la aplicacin del Seiton y paso dos de

mantenimiento autnomo, ya que se debe buscar la mejora en la

 facilidad del acceso del trabajador a los lugares ms difciles para

realizar la limpieza de un equipo en profundidad.

1.8.6. Codificacin de Colores.

Se usa para sealar claramente las piezas, herramientas, conexiones,

tipos de lubricantes y sitio donde se aplican. Por ejemplo, la grasera

de color azul puede servir para aplicar un tipo especial de aceite en

un punto del equipo marcado con color azul.

1.8.7. Identificar los contornos.

Se usan dibujos o plantillas de contornos para indicar la colocacin

de herramientas, partes de una mquina, elementos de aseo y

limpieza, bolgrafos, grapadora, calculadora y otros elementos de

oficina.

En cajones de armarios se puede construir plantillas en espuma con la

forma de los elementos que se guardan. Al observar y encontrar en la

plantilla un lugar vaco, se podr rpidamente saber cul es el

elemento que hace falta.