GUIA PARA IMPLEMENTAR UN PLAN DE OPERACIONES

Introduccin

Podemos definir la Administracin de Operaciones como el rea de la Administracin de Empresas dedicada tanto a la
investigacin como a la ejecucin de todas aquellas acciones tendientes a generar el mayor valor agregado mediante la
planificacin, organizacin, direccin y control en la produccin tanto de bienes como de servicios, destinado todo ello a
aumentar la calidad, productividad, mejorar la satisfaccin de los clientes, y disminuir los costes. A nivel estratgico el
objetivo de la Administracin de Operaciones es participar en la bsqueda de una ventaja competitiva sustentable para
la empresa.

Una definicin alternativa es la que define a los administradores de operaciones como los responsables de la
produccin de los bienes o servicios de las organizaciones. Los administradores de operaciones toman decisiones que
se relacionan con la funcin de operaciones y los sistemas de transformacin que se utilizan. As pues, la
administracin de operaciones es el estudio de la toma de decisiones en la funcin de operaciones.

De stas definiciones surge claramente que el proceso de direccin de operaciones consiste en planificar, organizar,
gestionar personal, dirigir y controlar, a los efectos de lograr optimizar la funcin de produccin.

El responsable de la administracin de operaciones debe hacer frente a diez decisiones estratgicas, las cules son:

Diseo de bienes y servicios

Gestin de la calidad
Estrategia de procesos
Estrategias de localizacin
Estrategias de organizacin
Recursos humanos
Gestin del abastecimiento
Gestin del inventario
Programacin
Mantenimiento

La estrategia de operaciones es una visin de la funcin de operaciones que depende de la direccin o impulso
generales para la toma de decisiones. Esta visin se debe integrar con la estrategia empresarial y con frecuencia,
aunque no siempre, se refleja en un plan formal. La estrategia de operaciones debe dar como resultado un patrn
consistente de toma de decisiones en las operaciones y una ventaja competitiva para la compaa.
La mayora de los autores estn de acuerdo en que la estrategia de operaciones es una estrategia funcional, que debe
guiarse por la estrategia empresarial y dar como resultado un patrn consistente en la toma de decisiones.

AREAS DE DECISION ALGUNAS PREGUNTAS A RESPONDER

Diseo del producto y del servicio Qu producto o servicio debemos ofrecer?

Cmo debemos disear estos productos o servicios?

Gestin de calidad Quin es responsable de la calidad?

Cmo definimos la calidad que queremos en nuestro servicio o producto?

Diseo de proceso y planificacin Qu proceso necesitarn estos productos y en qu orden?

de capacidad Qu equipo y tecnologa son necesarios para estos procesos?

Localizacin Dnde situaremos las instalaciones?

En qu criterio nos basaremos para elegir la localizacin?

Diseo de la organizacin Cmo organizaremos la instalacin?

Qu tamao deber tener para cumplir el plan?

Recursos humanos y diseo del Cmo proporcionar un entorno de trabajo razonablemente bueno?

trabajo Cunto se puede esperar que produzcan nuestros empleados?

Gestin del abastecimiento Deberamos fabricar determinado componente o comprarlo? Quines

son nuestros proveedores y quin puede quedar integrado en nuestro

programa electrnico?

Inventario, planificacin de necesi_ Cuntos inventarios de artculos debemos llevar?

dades de material y JIT Cundo volvemos a pedir?

Programacin intermedia, planifica_ Es una buena idea subcontratar la produccin?

cin a corto plazo y planificacin del Es mejor despedir a gente o mantenerlos en nmina en los perodos de

proyecto ralentizacin?

Mantenimiento Quin se hace responsable del mantenimiento?

Para uno de los principales consultores de Administracin de Operaciones a nivel mundial, el norteamericano Roger
Schroeder (Profesor de la Universidad de Minnesota) la administracin de operaciones tienen la responsabilidad de
cinco importantes reas de decisiones: proceso, capacidad, inventario, fuerza de trabajo y calidad.

1. Proceso. Las decisiones de esta categora determinan el proceso fsico o instalacin que se utiliza para
producir el producto o servicio. Las decisiones incluyen el tipo de equipo y tecnologa, el flujo de proceso, la
distribucin de planta as como todos los dems aspectos de las instalaciones fsicas o de servicios. Muchas
de estas decisiones sobre el proceso son a largo plazo y no se pueden revertir de manera sencilla, en
particular cuando se necesita una fuerte inversin de capital. Por lo tanto, resulta importante que el proceso
fsico se disee con relacin a la postura estratgica de largo plazo de la empresa.

2. Capacidad. Las decisiones sobre la capacidad se dirigen al suministro de la cantidad correcta de capacidad, en
el lugar correcto y en el momento exacto. La capacidad a largo plazo la determina el tamao de las
instalaciones fsicas que se construyen. A corto plazo, en ocasiones se puede aumentar la capacidad por
medio de subcontratos, turnos adicionales o arrendamiento de espacio. Sin embargo, la planeacin de la
capacidad determina no slo el tamao de las instalaciones sino tambin el nmero apropiado de gente en la
funcin de operaciones. Se ajustan los niveles de personal para satisfacer las necesidades de la demanda del
mercado y el deseo de mantener una fuerza de trabajo estable. A corto plazo, la capacidad disponible debe
asignarse a tareas especficas y puestos de operaciones mediante la programacin de la gente, del equipo y
de las instalaciones.
 3. Inventarios. Las decisiones sobre inventarios en operaciones determinan lo que debe ordenar, qu tanto pedir
y cundo solicitarlo. Los sistemas de control de inventarios se utilizan para administrar los materiales desde
su compra, a travs de los inventarios de materia prima, de producto en proceso y de producto terminado. Los
gerentes de inventarios deciden cunto gastar en inventarios, dnde colocar los materiales y numerosas
decisiones ms relacionadas con lo anterior. Administran el flujo de los materiales dentro de la empresa.

4. Fuerza de trabajo. La administracin de gente es el rea de decisin ms importante en operaciones, debido a

que nada se hace sin la gente que elabora el producto o presta el servicio. Las decisiones sobre la fuerza de
trabajo incluyen la seleccin, contratacin, despido, capacitacin, supervisin y compensacin. Estas
decisiones las toman los gerentes de lnea de operaciones, con frecuencia con la asistencia o en forma
mancomunada con la gerencia de recursos humanos. Administrar la fuerza de trabajo de manera productiva y
humana, es una tarea clave para la funcin de operaciones hoy en da.

5. Calidad. La funcin de operaciones es casi siempre responsable de la calidad de los bienes y servicios
producidos. La calidad es una importante responsabilidad de operaciones que requiere del apoyo total de la
organizacin. Las decisiones sobre calidad deben asegurar que la calidad se mantenga en el producto en
todas las etapas de las operaciones: se deben establecer estndares, disear equipo, capacitar gente e
inspeccionar el producto o servicio para obtener un resultado de calidad.

La atencin cuidadosa a estas cinco reas de toma de decisiones es clave para la administracin de operaciones
exitosas.

La moderna administracin de operaciones trabaja sobre tres aspectos fundamentales que son:

La calidad total, entendida sta como el cumplimiento de las especificaciones generadas en respuesta a los
requerimientos de los clientes y consumidores.

La administracin cientfica que implica adoptar decisiones basadas en hechos, lo cual comprende el conocimiento
de las variaciones, un enfoque centrado en los procesos y un anlisis sistmico.

El trabajo en equipo que integra en sus procesos tanto a los proveedores como a los clientes.

Los administradores de operaciones no trabajan solamente en empresas productoras de bienes, tambin lo hacen en
industrias de servicio. En el caso de las industrias de servicio privadas, se emplean gerentes de operaciones en hoteles,
restaurantes, aerolneas, bancos y tiendas al menudeo. En todas estas empresas, los administradores de operaciones,
en forma muy parecida a sus contrapartes de las empresas que producen bienes, son responsables del suministro de
servicios.

PRODUCTORES DE BIENES Y SERVICIOS

Empresas que producen primordialmente bienes

Agricultura, empresas forestales y de pesca

Cultivos, ganado, servicios agrcolas y forestales, caza y pesca.

Minera
Minera de metales, de carbn, extraccin petrolera y de gas, as como de minerales
no metlicos.

Construccin
Contratistas generales de construccin, contratistas para trabajo pesado y para
proyectos especiales.

Manufactura
Alimentos, tabaco, empresas textiles, prendas de vestir, madera, muebles, papel,
impresiones, productos qumicos, petrleo, productos de carbn, caucho, plsticos,
pieles, piedras, arcilla, vidrio, metales primarios, productos manufacturados de metal,
maquinaria, equipo elctrico y electrnico, equipo de transporte, instrumentos e indus_
trias manufactureras diversas.
 Empresas que producen primordialmente servicios

Transporte y servicios pblicos

Ferrocarriles, transporte local de pasajeros, camiones, bodegas, servicios postales,
transporte martimo, lneas areas, ductos, comunicaciones, electricidad, gas y servi_
cios sanitarios.

Comercio al mayoreo
Productos perecederos y no perecederos

Comercio al menudeo
Materiales de construccin, tiendas de mercanca en general, tiendas de abarrotes,
distribuidores de automviles, gasolineras, tiendas de ropa y accesorios, muebleras
y artculos para el hogar, as como expendios de alimentos y bebidas.

Finanzas, seguros y bienes races

Bancos, instituciones de crdito, casas de bolsa, aseguradoras y agentes de bienes
races.

Servicios
Hoteles, servicios personales, servicios empresariales, reparaciones de automviles,
pelculas, entretenimiento, servicios de salud, legales, educativos y sociales, museos,
zoolgicos y clubes.

Administracin pblica

Muchas organizaciones producen una mezcla de bienes y servicios. Es por esto que resulta apropiado hacer una
clasificacin de las industrias en una escala continua entre las que producen nicamente bienes y aquellas otras que
slo generan servicios.

Plan de Operaciones

El contenido de todo Plan de Operaciones gira en torno del cmo? y con qu?, ya que de muy poco nos servira
haber identificado y definido un producto o servicio tan interesante y atractivo que nuestros clientes potenciales
estuviesen todos ellos ansiosos de poseerlo, utilizarlo y disfrutarlo si despus no fusemos capaces de fabricarlo,
comercializarlo y prestarlo.

Adems, no hay que olvidar que muchos de los datos necesarios para realizar el Plan Financiero deben ser
proporcionados por el Plan de Operaciones. Cuando esto no es as, el Plan Financiero se convierte en una mera cocina
de nmeros que, con independencia de que su presentacin aparente sea muy completa y exacta, puede resultar en
datos peligrosamente engaosos.

Es por ello que los objetivos bsicos de cualquier Plan de Operaciones son:

1. Establecer los procesos de produccin / logsticos / de servicios ms adecuados para fabricar / comercializar /
prestar los productos / servicios definidos por el Plan de la empresa.

2. Definir y valorar los recursos materiales y humanos necesarios para poder llevar a cabo adecuadamente los
procesos anteriores.

3. Valorar los parmetros bsicos (capacidades, plazos, existencias, inversiones, etc.) asociados a los procesos y
recursos citados en los dos punto anteriores y comprobar que son coherentes con los condicionantes y
limitaciones esenciales impuestos por el entorno, la definicin de negocio, las estrategias generales del mismo
y los otros componentes del Plan de empresa (Planes de Marketing y Ventas, Econmico-Financiero, de
Recursos Humanos). Si no se da dicha coherencia, es imprescindible revisar a fondo el Plan de Operaciones,
para lo cual es preciso tener presente en todo momento los condicionantes y limitaciones.

4. Programar y valorar el perodo de puesta en marcha.

Las etapas para la realizacin del Plan de Operaciones son:

1. Identificar los principales Condicionantes Externos, impuestos por el entorno.

2. Identificar los principales Condicionantes Internos, impuestos por el propio Plan de la empresa.
3. Establecer los Procesos y Operaciones ms adecuados.
4. Definir los Recursos Materiales necesarios.
5. Definir los Recursos Humanos necesarios.
6. Establecer la Distribucin en Planta ms adecuada.
7. Establecer la Infraestructura Fsica ms adecuada.
8. Establecer la Localizacin ms adecuada.
9. Determinar los Plazos.
10. Determinar las Capacidades.
11. Determinar las Existencias.
12. Determinar los Costes Unitarios.
13. Determinar los Gastos Operativos.
14. Determinar las Inversiones.
15. Programar y valorar la Puesta en Marcha del Plan de Operaciones.

Estudiar ms y mejor para la Administracin de Operaciones

Administrar la produccin sea de bienes fsicos o servicios, comporta un compromiso tanto para con la empresa como
para con sus trabajadores, clientes y consumidores, y la sociedad toda en su conjunto. Una empresa debe lograr el
ptimo en su funcionamiento para permitir los objetivos de rentabilidad de sus propietarios e inversores, sino tambin
para lograr conservar los puestos de trabajo e inclusive incrementarlos, hacer que los trabajadores tengan un elevado
grado de motivacin y calidad de vida laboral, generar productos con un alto valor agregado para sus consumidores
gracias a un precio justo y un elevado nivel de calidad, y relaciones fructferas y de largo plazo con sus proveedores.
Todo ello no se logra sino es con un trabajo y perfeccionamiento asentado en la tica y la disciplina.

El perfeccionamiento comienza y se sigue todos los das mediante el estudio y la investigacin. Para ello el rea de
operaciones requiere conocimientos en materia de:

Administracin de Empresas
Ingeniera Industrial
Productividad
Calidad
Mejora Continua
Comportamiento Organizacional
Matemticas y Estadsticas Aplicadas
Investigacin de Operaciones
Gestin de Costos
Sistemas de Resolucin de Problemas y Toma de Decisiones
Sistema de Informacin Gerencial y para la Toma de Decisiones
Metodologa de la Investigacin
Marketing
Finanzas Corporativas
Pensamiento Estratgico
Economa y especialmente Economa de la Empresa
Capacitacin y Entrenamiento
Supervisin
Liderazgo y Motivacin
Trabajo en Equipo
Dinmica de Grupos
Creatividad e Innovacin
Pensamiento Sistmico
Gestin del Conocimiento
Inteligencia Emocional Pensamiento Lateral PNL Mapas Mentales Etc.

Los nmeros y frmulas cuentan y mucho, pero no menos importante lo son los aspectos humanos y psicolgicos. Dejar
de lado la creatividad, la innovacin, la inteligencia emocional, la dinmica de grupos o el trabajo en equipos entre otros,
es condenar a la empresa a la incompetitividad en el mediano y largo plazo. No slo se trabaja con elementos fsicos,
como insumos, maquinarias y equipos, sino tambin con personas, las cuales son las que marcan la diferencia entre
una empresa de excelencia y las otras. Es su creatividad, su capacidad de innovacin, su capacidad de cambio y
adaptacin, su espritu de perfeccionamiento, lo que distingue a las empresas poseedoras de claras ventajas
competitivas.

Estos conocimientos se hacen mucho ms necesarios cuando se trata de la consultora, a la cual se le requerir la
capacidad de guiar, asesorar y ayudar a resolver problemas y tomar decisiones complejas.

Por qu estudiar Administracin de Operaciones?

La Administracin de Operaciones es una de las tres funciones principales de cualquier organizacin y est
ntegramente relacionada con las otras funciones de negocios. Todas las organizaciones comercializan, financian y
producen , para lo cual resulta clave saber cmo funciona el rea de operaciones / produccin de las organizaciones. Es
por ello que estudiamos cmo se organiza la gente para producir, y la forma en que los bienes y servicios son
generados. Por otro lugar estudiamos Administracin de Operaciones porque es una porcin costosa de una
organizacin.

Misin y Estrategia en pos de la productividad

Para lograr una funcin de produccin eficaz, la organizacin debe tener una misin y una estrategia. La misin de la
organizacin se define como su propsito, lo que contribuir a la sociedad. Este propsito es la razn de ser de la
organizacin, esa es, su misin. Una misin se debe establecer a la luz de las oportunidades y amenazas en el medio
ambiente, y en las fuerzas y debilidades propias de la organizacin. El desarrollo de una excelente estrategia no es fcil,
pero resulta menos complejo en la medida que la misin este bien definida.

Por otro lado, la estrategia constituye el plan de accin al cual recurre la empresa para lograr sus objetivos (misin).

Una estrategia de Administracin de Operaciones exitosa debe responder a preguntas tales cmo:

Bajo qu condiciones econmicas y tecnolgicas intenta la empresa ejecutar su estrategia?

Cules son las ventajas y desventajas de los competidores? qu estn intentando hacer?

Qu intenta hacer la empresa?

En qu etapa del ciclo de vida estn los productos y servicios de la empresa?

Los Siete Ceros y la eliminacin de Desperdicios

La Administracin de Operaciones tiene un papel fundamental en la bsqueda continua, e incesante en la bsqueda de

los Siete Ceros:

Cero stock / inventarios

Cero papeles
Cero esperas / demoras
Cero averas
Cero fallas
Cero accidentes
Cero contaminacin

Esta bsqueda continua de perfeccionamiento encuadra con la necesidad imperiosa de detectar, prevenir y eliminar los
desperdicios, algo que toma cada da ms auge tanto por la escasez de los recursos, como por los problemas
ambientales y ecolgicos, sumado a los altsimos grados de competitividad. Ya no hay margen para aquellas empresas
que quieren sobrevivir y triunfar en un determinado campo de actividad sujeto a las presiones externas. Eliminar
desperdicios mediante la mayor eficiencia de las actividades, eliminando por otro lado aquellas no generadoras de valor,
implica un mayor nivel de productividad para la empresa, y con ello una mayor ventaja competitiva en los mercados.

Le cabe al Administrador de Operaciones hacerse cargo de estas responsabilidades, adoptando a tales efectos todas
aquellas decisiones necesarias para la generacin de productos y servicios de la mejor calidad, al menor coste y, con la
mejor entrega y servicios (QCD).

En el nuevo contexto de la economa mundial el Administrador de Operaciones debe ser un paladn de la mejora
continua.

Nuevo planteamiento de la poltica de produccin

Para conseguir la rentabilidad de las empresas en las actuales condiciones del mercado las polticas de produccin se
orientan segn los siguientes criterios:

Flexibilidad del producto y de los procesos productivos.

Calidad y fiabilidad del producto.
Predicibilidad y con confiabilidad del proceso.
Integracin del producto, proceso y organizacin.
Reduccin de tiempos de respuesta para el lanzamiento de nuevos productos.
Eliminacin del gasto no estrictamente necesario.
Reduccin de los tiempos de preparacin y de espera.
Automatizacin de los procesos.
Aumento de la productividad global.
Para dar respuesta a estos criterios, las caractersticas operativas de las nuevas factoras pasan a ser las siguientes:

La cantidad de lote econmico se aproxima a la unidad.

La dispersin y variedad de la gama del producto no est penalizada por costes extra en la etapa de produccin.

Disminuyen hasta casi desaparecer los costes de mano de otra directa con lo que los costes totales son muy
sensible al volumen global de produccin, dentro de una economa de costes conjunto.

Operacin sin personal directo y sin stocks reguladores.

Actividades amplias y costosas de pre-produccin.

Respuestas rpida a los cambios de diseo y a la demanda del mercado.

Elevados niveles de precisin, fiabilidad y calidad.

Todas estas caractersticas se engloban dentro del trmino de fabricacin flexible.

La fbrica flexible

Una fbrica flexible comprende procesos bajo control automtico capaces de generar una amplia variedad de productos
dentro de una gama determinada, haciendo uso de una tecnologa que ayuda a optimizar la fabricacin con mejores
tiempos de respuesta, menor coste unitario y calidad ms alta, mediante unos mejores sistemas de control y gestin. La
fabricacin flexible es la herramienta de produccin ms potente hoy da a disposicin de una empresa para mejorar su
posicin competitiva en el entorno industrial actual.

Dentro de una planta de fabricacin flexible se encuentran:

a) Unos equipos de produccin automticos con cambio automtico de piezas y herramientas que les permite
trabajar autnomamente, sin necesidad de operarios a pie de mquina, durante largos perodos de tiempo que al menos
cubre un turno de trabajo, generalmente nocturno.

b) Un sistema de manutencin y transporte automticos, tanto para piezas como para herramientas, tanto entre
mquinas como entre stas y los almacenes.

c) Una entrada al azar de distintas piezas dentro de una gama ms o menos amplia predeterminada, con sistemas
de identificacin de las mismas y, en correspondencia, una seleccin de los procesos de fabricacin adecuados.

d) Un sistema de monitorizacin y control informatizado para la coordinacin de todo el proceso.

e) Un sistema de gestin de materiales, mquinas, herramientas, dentro de la filosofa actual del just in time,
mantenimiento productivo total y kaizen.

Este nuevo sistema de produccin es el nuevo desafo al cual deben dar respuesta y actuar en consecuencia los
administradores del rea de produccin. La fabricacin flexible engloba una gran variedad de conceptos y recoge todas
las funciones propias de un taller. Es realmente un sistema de fabricacin pensado especialmente para mejorar la
productividad de un taller conservando su universalidad.

Bibliografa

Principios de Administracin de Operaciones Render y Heizer Prentice Hall 1996

La Nueva Economa W. E. Deming - Daz de Santos 1997

La gestin de la productividad Prokopenko - Limusa - 1997

Calitividad York - Marcombo - 1994

La fbrica flexible Rafael Ferr Masip Marcombo 1988

La produccin industrial. Su administracin Lockyer Alfaomega 1998

Administracin de la Produccin y de las Operaciones Bufa y Sarin Limusa 2000

Administracin de Produccin y Operaciones Gaither y Frazier Thomson 2000

Administracin de Operaciones y Produccin Noori McGraw Hill 1997

_________
Dr. Mauricio Lefcovich.

Consultor en Administracin de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad, Productividad, Mejora

Continua, Reduccin de Costos y Satisfaccin del Consumidor.