Marco conceptual de las 9s

Conceptos Bsicos:

El xito de las empresas ms exitosas del mundo, Disneylandia, depende de la

calidad del ambiente en el cual se desarrollan sus actividades.

Cuando Walt Disney pens en su centro de diversiones, lo imagin mejor que los
dems, algo sencillo pero aparentemente difcil de conseguir: limpieza y
cordialidad. Los resultados han mostrado que no estaba equivocado. Los
aspectos fundamentales que se manejan en Disneylandia y que logran que tanto
visitantes como empleados se sientan felices all son los siguientes:

1. Una atmsfera ntima y amigable

2. Seguridad para todos
3. Limpieza como algo inseparable de la seguridad, y
4. Preparacin para lo peor, o sea, prevencin

Las anteriores polticas tienen una relacin directa con los aspectos tcnicos; por
ejemplo, cuando se observ que al daarse un bao de las salas de estar, deban
cerrarse todos los dems pues tenan un desaguadero comn, con la
consiguiente incomodidad para los visitantes, se dise un sistema de
dasaguaderos en serie para evitar este problema. El mantenimiento preventivo es
muy importante y por ello la Direccin est personalmente involucrada en l;
adems, cualquier persona puede reportar un posible dao y puede participar en
actividades que favorezcan el medio ambiente
A la inversa, numerosos ejemplos tambin sealan como los ambientes en los que
reina el desorden, la suciedad, las condiciones fsicas y psicolgicas adversas,
son terrenos propicios para los accidentes, la lentitud, la improvisacin y la
calidad deficiente en el trabajo. Cuntos accidentes en talleres, cuntas prdidas
de equipo y de materiales por falta de limpieza y por desorden en las

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instalaciones; Cuntos clientes perdidos por falta de amabilidad, cuntos
conflictos por falta de compromiso con el ambiente en el cual se trabaja!.

La metodologa de las 9S, como respuesta a la necesidad de desarrollar planes

de mejoramiento del ambiente de trabajo, integra nueve conceptos
fundamentales, en torno a los cuales, trabajadores y empresa pueden lograr las
condiciones adecuadas para producir con calidad bienes y servicios.

CON LAS COSAS

Clasificacin SEIRI
Organizacin SEITON
Limpieza SEISO

CON USTED MISMO

Bienestar SEIKETSU
personal
Disciplina SHITSUKE
Constancia SHIKARI
Compromiso SHITSUKOKU
EN LA EMPRESA
Coordinacin SEISHOO
Estandarizacin SEIDO

La calidad empieza por casa, en nuestro sitio de trabajo

Una de las necesidades de los seres humanos es disponer de espacios y

entornos adecuados para el desarrollo de las diferentes actividades de su vida,
una de las cuales es el trabajo; la carencia de estos espacios produce
insatisfaccin o pobreza de ambiente. Por eso, hay sitios para comer, para
dormir, para divertirse, para estudiar y los hay para realizar diferentes trabajos.

En consecuencia, es responsabilidad de la empresa y de los trabajadores,

organizar, mantener y mejorar permanentemente los lugares de trabajo, como una

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forma de dar a cada persona un sitio adecuado para su labor y para su desarrollo
y para lograr, por este medio, los ndices de calidad y productividad que se
requieren para sobrevivir en un medio de alta competitividad como el actual.

1. CLASIFICACION

Clasificar es separar u ordenar por clases, tipos, tamaos o categoras.

Para efectos de la metodologa, clasificar consiste en separar, en el rea de

trabajo, las cosas que sirven de las que no son tiles, lo necesario de lo
innecesario, lo suficiente de lo excesivo, y eliminar lo que no sirve, lo innecesario
y lo excesivo, con autorizacin para aquellas cosas que la requieran.

Es muy comn encontrar en las empresas o en las casas, exceso de ciertos

artculos de consumo como papelera que podra ponerse amarilla, alimentos que
pueden sobrepasar los lmites de caducidad, exceso de inventarios de materias
primas o de productos en proceso, exceso que implica un costo muy alto, ya sea
por almacenamiento o por prdida del material.

Clasificar los elementos con los que trabaja conlleva beneficios como los
siguientes:

Se pueden utilizar los lugares que se despejan, para propsitos diversos

Se elimina el exceso de herramientas, gavetas, estantes y similares
Se descartan los elementos obsoletos, controlndose as su tiempo de vida til
Se descartan partes de repuesto de modelos viejos
Se pueden usar componentes a tiempo
Se elimina el exceso de tiempo en los inventarios
Se evitan el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal
Se elimina el despilfarro

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Sin embargo, seleccionar y clasificar no es tan sencillo como parece. Es
necesario tener criterios de seleccin y clasificacin, los cuales pueden
establecer en trminos de categoras en las que el artculo en cuestin pueda
estar, por ejemplo:

Deteriorados
Poco funcionales o innecesarios
Obsoletos
Caducos
Descompuestos, fraccionados, rotos
Mohosos
Peligrosos (txicos, contaminantes)

Con base en criterios como estos, se procede a la eliminacin de los que no sean
tiles o necesarios para el trabajo.
Si por alguna razn vlida no es posible deshacerse de algunos de ellos (falta de
presupuesto para reemplazarlos, como el caso de equipo obsoleto), es
conveniente establecer grados y decidir con respecto a ellos.

Otro criterio toma como punto de partida el tiempo; por ejemplo:

Se puede eliminar la documentacin que tenga ms de 5 aos, salvo la

que pueda servir para estadsticas, grficas, teniendo la precaucin de
conservar la informacin de la manera ms sintetizada posible, ya sea
en diskette o en otra forma de almacenamiento condensado.
Es posible deshacerse de elementos que no se han utilizado en 2 aos
o de lo que se tenga seguridad que no se va a utilizar en los siguientes
3 aos; quizs el costo o la incomodidad de tener algo almacenado sea
ms alto que volverlo a adquirir en el momento en que se necesite.
Inclusive, pueden existir artculos de uso en buenas condiciones, pero
innecesarios, por lo que sera conveniente salir de ellos.

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Tambin es importante determinar el destino final de todas las cosas que se
retiren del entorno laboral.

2. ORGANIZACION

Organizar es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos, dentro de un

conjunto, en especial en una combinacin que est acorde con algn principio
racional o con cualquier arreglo metdico de partes.

Para esta metodologa, organizar es tener una disposicin y una ubicacin de

cualquier elemento, de tal manera que est limpio para que cualquiera lo pueda
usar en el momento en que lo necesite.

No siempre ello es as. Quizs las cosas estn, pero no sabe dnde ni como
encontrarlas. Por ejemplo, se sabe que cierto tipo de informacin existe en alguna
parte de la empresa, perocmo encontrarla de manera rpida?; se tiene la
certeza de que una parte necesaria para una reparacin est en el almacn,
perodebajo de qu estar?, junto a qu?, dentro de qu conjunto de
partes?
Por eso, despus de haber clasificado las cosas, es necesario organizar o
sistematizar.

Muchos elementos se pueden utilizar mejor si se ordenan: papeles, maquinaria,

herramienta, planos, ilustraciones o guas de trabajo, materia prima o partes
componentes.

Tambin usted puede sistematizar u organizar elementos en su casa.

Un sencillo procedimiento para organizar es el siguiente:

Defina una nomenclatura para cada clase de elementos

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 Decida sitios de ubicacin: cada cosa en su lugar
Decida cmo va a guardar, teniendo en cuenta lo siguiente:
Fcil de guardar
Fcil de identificar dnde est
Fcil de sacar
Lo que est primero es lo que primero sale
Fcil de reponer
Fcil de volver a su ubicacin original

Finalmente, tenga en cuenta lo siguiente: Sistematizar no es slo el acto de

establecer estndares: es necesario actuar permanentemente de conformidad con
ello y de esta manera, hacer de los cambios positivos, una realidad constante.

Si se establecen lugares de ubicacin de algunos elementos, cada usuario

deber colocar en su justo lugar el artculo que tom al terminar de utilizarlo.

3. LIMPIEZA

Limpiar es el acto de quitar lo sucio de algo.

En las 9S, este concepto se refiere a eliminar manchas, mugre, grasa, polvo,
desperdicios, etc., de pasillos, talleres de trabajo, oficinas, almacenes, escritorios
o bancos de trabajo, sillas, bibliotecas, estantes, ventanas, puertas, equipo,
herramientas y dems elementos del sitio de trabajo y mantener
permanentemente condiciones adecuadas de aseo e higiene.

Una interpretacin ms ambiciosa se refiere no slo a eliminar polvo y suciedad,

sino a lograr que los operarios apoyen las tareas de mantenimiento especfico de
maquinaria, insumos, herramientas o instrumentos, con una programacin acorde
con las mayores exigencias de operacin, de tal manera que puedan eliminar
desperdicios, sobrecargas irrazonables y problemas de variacin que se hayan
observado en sus talleres.

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Una oficina cuyos escritorios estn llenos de polvo, colillas, papeles, latas, sus
cortinas rotas y sucias, los elementos de trabajo en mal estado u oxidados, los
pisos sin barrer, desalientan para el trabajo a quienes permanecen en ella y
producen una psima impresin en quienes la visitan.

La limpieza general de las instalaciones de trabajo es responsabilidad de la

empresa, pero gran parte del xito en estos aspectos reposa sobre la actitud de
los empleados: si cada quin se ocupa de mantener limpio su puesto de trabajo,
la suma del esfuerzo de todos, ms el cumplimiento de los deberes del
departamento de aseo, lograrn un ambiente higinico y agradable para laborar.

Un procedimiento para efectuar una Operacin Limpieza es el siguiente:

Saque polvo y suciedad de los sitios de trabajo: pisos, paredes, techos,

ventanas, cajones, estantes y maquinaria que use durante las operaciones
diarias.
Asee el taller y el equipo despus de su uso
Limpie con un trapo cualquier suciedad en las herramientas, instrumentos o
aparatos, antes y despus de su uso, y verifique su funcionalidad.
Si Durante el proceso de limpieza encuentra cualquier desorden o desarreglo
anormal, o condiciones indeseables. Identifique las causas principales y
establezca acciones preventivas recurrentes.
Establezca sus propias programaciones de limpieza, diarias y peridicas, con
un cuadro de tareas para cada lugar especfico.

Es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Limpiar lo que se va a utilizar antes de empezar a trabajar.

Antes de salir, dejar todo tan ordenado y limpio como se quiera encontrar al
da siguiente: tirar desperdicios como colillas de cigarros, envases, papeles;

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 retirar lo innecesario del puesto de trabajo para facilitar la limpieza general;
colocar cada cosa en su sitio
Utilizar los sitios y recipientes indicados para tirar desperdicios, envases,
colillas, etc.
Hacer de los asuntos anteriores un hbito: limpieza en nuestro propio sitio de
trabajo, en la maquinaria o equipo que se est utilizando, en nuestro
departamento o seccin y en nuestra empresa.

Los tres aspectos que hemos visto hasta este momento se refieren a lo que puede
hacerse con las cosas con las cuales trabajamos; pero una parte decisiva en el
ambiente de trabajo somos nosotros mismos. Vemoslo!

4. BIENESTAR PERSONAL

El bienestar personal es el estado en el que la persona puede desarrollar de

manera fcil y cmoda todas sus funciones. Consiste en mantener la Limpieza
mental y fsica en cada empleado, medidas de sanidad pblica y condiciones de
trabajo sin contaminacin.

Como se puede deducir, el bienestar de las personas hace referencia tanto a la

salud fsica y mental de cada trabajador, como a las facilidades que se le brinden
o servicios de que dispongan para desarrollar su trabajo de una manera
confortable.

Una persona enferma o cansada no puede trabajar; en ocasiones la presentacin

personal es inadecuada para realizar el trabajo o impropia para ello; otras veces,
preocupaciones personales o conflictos en el trabajo impiden la concentracin
que requiere el trabajo hay numerosos factores personales que provocan
malestar en las personas.

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Por consiguiente, a ms de desarrollar las acciones propuestas antes para
clasificar, organizar y mantener limpios los puestos de trabajo, se puede hacer
an mejor el ambiente de trabajo:

En primer lugar, con algunos aspectos orientados hacia las condiciones de los
empleados:

Recordar permanentemente la importancia de mantener mente sana y cuerpo

sano.
Insistir en la necesidad de vestir con ropa limpia y apropiada, y de cumplir con
las normas de seguridad.
Mantener excelentes condiciones de higiene en los servicios comunes de los
empleados, como cafeteras, restaurantes, refrigerios o comidas nutritivas,
utensilios, vestidores, casilleros, reas para fumar o para descanso.

En segundo lugar haciendo nfasis en las 9S mediante la utilizacin de tcticas

ms avanzadas, como establecer procedimientos estndar de operacin para
planear la aplicacin de las 9S bajo condiciones de plena conciencia en cada
empleado. En esta opcin se sugiere:

Identificar (las reas o puntos crticos o importantes relacionados con las 9S

Establezca (lo crtico, lo importante, lo inseguro o peligroso, lo que sea poco
confortable, lo que sea poco deseable)
Determine (Cundo verificar, quin debe verificar, qu se debe verificar, qu
tipo de herramientas o instrumentos se deben usar)
Si encuentra algo errneo, determine (cundo se va a reportar, a quin se va a
reportar, cmo se va a reportar, qu se va a reportar)

Como sntesis de todo lo anterior, se puede concluir que:

El empleado

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Debe esforzarse por mantener buenas condiciones fsicas y mentales, para
lo cual es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Aseo y arreglo adecuados (bao diario, afeitada, peinado)

Ropa limpia y propia para el trabajo
No abusar del alcohol, del tabaco o de sustancias similares
Alimentacin balanceada y en condiciones higinicas
Posturas adecuadas en el trabajo
Descanso adecuado: sueo suficiente, cambio de rutina
Actitud equilibrada en relacin con los problemas personales y de trabajo
Visita al mdico cuando as se requiera
Vida equilibrada con deportes, capacitacin, recreacin todo aquello que
contribuya al bienestar personal y apoye la superacin fsica y mental
Utilizacin del equipo de proteccin y seguridad y cumplimiento de las normas
respectivas.

La empresa

Debe cuidar que las condiciones de trabajo para los empleados sean las
adecuadas y mantener los servicios comunes en condiciones tales que
propicien un ambiente sano:

Limpieza en las instalaciones comunes: cafetera, baos, casilleros

Iluminacin adecuada: ni deslumbrante que lastime los ojos, ni tenue que no
permita ver claramente
Control del ruido excesivo y daino; en reas donde sea imposible eliminarlo,
proporcionar tapones o aditamentos que protejan los odos de los empleados
Sectorizacin de las reas de ruido obligatorio; por ejemplo, donde se
encuentra equipo de uso momentneo como el rea de copiadoras, que puede
estar funcionando todo el da con distintos usuarios sin necesidad de molestar
a todos

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 Eliminacin de olores indeseables y txicos, as como de humo o polvo en el
aire
Eliminacin de vibraciones indeseables
Control de temperatura y de ventilacin para mantener un ambiente de trabajo
fresco
Servicio mdico dentro de las instalaciones o cercano y de fcil acceso.
Desarrollo de campaas de vacunacin
Dotacin de dispositivos de seguridad y proteccin adecuada al empleado, de
acuerdo a sus labores
De la teora a la prctica

SITUACIN ACTUAL EN RELACIN CON:

Su salud fsica

Su estado emocional (actitud ante el trabajo, relaciones con los

compaeros)

Condiciones del trabajo que influyan en su bienestar personal y en el de

sus compaeros (baos, cafetera, servicios mdicos, condiciones
ambientales)

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CMO MEJORAR (o sea, qu va a hacer usted para mejorar su salud fsica
y mental; y qu dependera de la empresa)

5. DISCIPLINA

La disciplina es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que rigen ya sea a

una comunidad, a la empresa o a nuestra propia vida: la disciplina es orden y
control personal que se logra a travs de un entrenamiento de las facultades
mentales, fsicas o morales. Su prctica sostenida desarrolla en la persona
disciplina un comportamiento confiable.

Dentro de la metodologa de las 9S, el concepto de disciplina, autodisciplina o

autocontrol se refiere al hecho de que cada empleado mantenga como hbito o
costumbre normal, la puesta en prctica de los procedimientos correctos.

La indisciplina i plica no slo el simple hecho de incumplir las normas; significa,

adems, falta de respeto por los dems y un desconocimiento de las motivaciones
humanas y de lo que significa en el ambiente social y empresarial la
confiabilidad en la persona y en su trabajo.

Un ambiente de calidad no puede lograrse sin disciplina; sta, puede

desarrollarse partir de los siguientes aspectos:

Profundizar en lo que significa un adecuado comportamiento humano

Comprender el concepto de empata como la capacidad de imaginarse a uno
mismo en la situacin del otro: cmo me sentira si otro es impuntual conmigo,
si tengo que soportar el desaseo de otro, si no obtengo el resultado o el

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 producto que estoy esperando, si debo estar en un ambiente ruidoso o con
mucho humo, si no puedo confiar en el comportamiento del otro
Aplicar el concepto de satisfaccin del cliente interno, lo que significa entregar
de la manera esperada, los productos que requiera cada una de las partes del
proceso
Desarrollar compaerismo en el trabajo: ensear, compartir, informacin,
colaborar
Ser, en trminos generales, un ser humano integral

Un procedimiento til para promover la disciplina o el autocontrol es el siguiente:

Establezca procedimientos estndares de operacin, los cuales debe seguir

todo el empleado
Prepare materiales didcticos o eventos de instruccin, sencillos y prcticos,
que se den a travs de medios masivos escritos o audiovisuales, no
necesariamente para una lectura formal sino del tipo de material que instruye
con slo echarle una ojeada
Llegue a cada empleado involucrado, con la tcnica del aprender haciendo
Mustrele cmo hacer
Deje que lo haga
Repita hasta que haya comprensin total y se adquiera el hbito

Facilite las condiciones para que cada empleado ponga en prctica lo

aprendido
Si no acta correctamente, corrija en el mismo puesto de trabajo mientras
explica por qu no se hace as
Ensee, fundamentalmente, con su ejemplo

6. CONSTANCIA

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La constancia es la capacidad de permanecer en algo (resoluciones y propsitos),
de manera firme e inquebrantable.

Tener la voluntad de hacer las cosas y permanecer en ello, sin cambios de

actitud, es una combinacin excelente para lograr el cumplimiento de las metas
propuestas.

Ser constante en una actividad o actitud positiva, desarrolla hbitos benficos,

que van mejorando los resultados de cada persona o de la empresa en general.

La inconstancia ocasiona numerosos perjuicios:

Prdida de tiempo y esfuerzos
Prdida de concentracin
Imposibilidad de madurar ideas y de concretar hechos
Dificultad para la obtencin de resultados satisfactorios
Sentimientos de descontento e insatisfaccin

Un refrn popular nos recuerda que la constancia vence lo que la dicha no

alcanza. Esto significa que insistir una y otra vez en algo, nos conduce a obtener
resultados que de otra forma no nos hubiera sido posible conseguir.

Y esto es valioso para la persona y para la empresa. Insistir, insistir, no

suspender. Y los resultados se vern: el ambiente ser ms agradable y ms
sano, tendremos mejores hbitos de trabajo y de vida, los productos y servicios
sern de mejor calidad, la imagen de la empresa mejorar, los rendimientos sern
mayores la empresa permanecer en el mercado. La constancia hace que el
esfuerzo se convierta en una espiral ascendente incontenible.

7. COMPROMISO

El compromiso es una obligacin contrada; es una palabra dada o empeada con

una idea, con alguna tarea, con alguien o con algo.

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La disciplina y la constancia tienen un compaero inseparable: el compromiso.
Este implica la adhesin firme a los propsitos que se han hecho; es una
perseverancia que nace del convencimiento. La persona comprometida
demuestra persistencia en el logro de sus fines.

Compromiso es entusiasmo; y ste es el motor de la vida. Dentro de la

metodologa de las 9S, el compromiso se manifiesta cuando se mantiene una
actitud positiva y flexible hacia los cambios, se simpatiza con ellos y se transmite
el empeo firme de hacer bien las cosas.

Quien primero debe comprometerse con la mejora del ambiente de trabajo es la

alta direccin; de ella dependen decisiones fundamentales, por ejemplo para
dotar a las instalaciones con equipos que contribuyan a la seguridad y al
bienestar de los empleados y de la comunidad. Despus, viene el compromiso de
los niveles medios de direccin para la aplicacin y seguimiento de tareas,
capacitacin, promocin y motivacin. En ambos casos, el ejemplo es el mejor
educador. Si el desorden, la falta de limpieza y la indisciplina comienzan por la
cabeza, no podran esperarse comportamientos diferentes en los dems niveles
de la empresa.

Por consiguiente, tanto la empresa como los empleados juegan papeles

importantes para asumir el compromiso de realizar una mejora continua en el
ambiente de trabajo:

La empresa, brindando condiciones adecuadas de trabajo creando espacios

de participacin para los empleados y mostrando una actitud abierta, de
confianza y de reconocimiento al trabajo hecho o a las innovaciones
propuestas.

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 Los empleados, entendiendo la necesidad de los cambios, participando,
innovando y contribuyendo en la mejora del ambiente, de los mtodos de
trabajo y de los bienes o servicios que la empresa ofrezca a sus clientes.

8. COORDINACION

La coordinacin significa realizar las cosas de una manera metdica y ordenada,

de comn acuerdo con los dems involucrados en la misma tarea. Es reunir
esfuerzos tendientes al logro de un objetivo determinado.

Para la metodologa que nos ocupa, la coordinacin se refiere al hecho de que en

la mejora del ambiente de trabajo debemos participar todos, al mismo tiempo, con
los mismos propsitos y con el mismo ritmo.

El acuerdo y el trabajo conjunto son factores decisivos tanto para mejorar el

ambiente de trabajo como para lograr la satisfaccin del cliente.

Si una sola persona deja colillas de cigarrillos por doquier, los dems se sentirn
impulsados a hacerlo; si se entrega un producto con calidad deficiente, los dems
quizs podrn tener la tentacin de hacer lo mismo. Los indicios de un tipo de
conducta poco adecuada tientan quienes son propensos a ello a repetir el
comportamiento impropio (nadie tira basura a un sitio limpio, pero si se ve algo
sucio, se tiene la tendencia a tirar basura nadie llega tarde a una reunin que
siempre empieza a la hora propuesta; pero cuando nunca se sabe cundo
comienza ni cuando termina, reina el desorden).

Una forma de transferir el aprendizaje de comportamientos correctos es a travs

del ejemplo.

Es importante considerar las siguientes recomendaciones:

Ser congruente con lo que se predica, en otras palabras, hacer lo que se dice

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 Lograr la vinculacin de todo el personal en las tareas de mejoramiento del
ambiente de trabajo; desde la alta direccin hasta los niveles de operacin
Tener decisin y constancia
Trabajar en los cambios con el espritu de equipo que va a triunfar

9. ESTANDARIZACION

Estandarizar es regularizar, normalizar o fijar especificaciones sobre algo, a

travs de normas, procedimientos o reglamentos.(Llevar un procedimiento a que
se haga siempre de la misma forma)
Muchos esfuerzos individuales que se pierden, que producen frustracin, se
deben a falta de normalizacin. Normas, reglamentos o procedimientos que
sealen como hacer ciertas cosas para mantener un ambiente adecuado de
trabajo, propician que las acciones se realicen simultneamente, es decir que el
cambio sea realizado por todos y a un mismo tiempo.

Es indispensable que todos los empleados, desde la alta direccin hasta los
obreros, estn enterados acerca de la metodologa de las 9S y tengan a su
disposicin amplia informacin al respecto.

Debe existir comunicacin entre las diversas reas de la empresa, para que el
inters comunitario impulse a quienes no estn convencidos. La participacin de
todos los involucrados en el cambio debe darse desde las primeras etapas, a fin
de lograr su compromiso.

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