Acta de Caja Menor

28
ACTA No. 003 01399670
CONSTITUCION DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
FECHA: 14 SEPTIEMBRE 2017

NOMBRE RESPONSABLE: ANGELA MARIA BAUTISTA RIAO
VALOR FONDO ASIGNADO: QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($500.000)
DEPENDENCIA: CONTABILIDAD
En la ciudad de BOGOTA a los CATORCE (14) das del mes de SEPTIEMBRE del
ao 2017, se reunieron: DANIELA CASTAEDA, Representante Legal de
ELECTRO INDUSTRIALES NAD SAS y la seor (a) ANGELA MARIA
BAUTISTA RIAO quien a la fecha posee vnculo laboral con la Institucin en
el cargo de ASISTENTE CONTABLE para acordar la constitucin de la caja
menor y la asignacin del fondo fijo de la misma, por lo cual decidieron lo
siguiente:
1. Se constituye a partir de la fecha el FONDO FIJO DE CAJA MENOR por valor

de QUINIENTOS MIL PESOS M/CTE ($500.000), el cual tiene por objeto atender
los gastos de menor cuanta que deba realizar la Entidad, a diario.
2. El gasto mximo autorizado por caja menor ser equivalente al 80% del
monto del Fondo Fijo de Caja Menor (FFCM)
3. Las condiciones para el adecuado control, administracin y custodia del

FONDO FIJO DE CAJA MENOR, sern las contempladas en el Manual de
Procedimientos correspondiente establecido en el anexo 1 al final de este mismo
documento.
4. Se asigna como responsable de la Caja Menor a el (la) funcionario (a) de

ELECTRO INDUSTRIALES NAD SAS mencionada anteriormente, quien declara
que conoce el procedimiento correspondiente, el alcance y limitaciones de esta
labor y las acepta en su totalidad.
5. La responsabilidad respecto al control, administracin y custodia del fondo fijo

de caja menor que se le asigna a dicho (a) funcionario (a), constituir a partir
de la fecha una labor adicional a las que actualmente desempea, por lo que no
genera mayor valor a los ingresos actualmente pactados.
6. El funcionario (a) aqu comprometido con esta labor se hace responsable por
la custodia y el manejo de los dineros entregados a ttulo de fondos de la caja
menor, y autoriza por este medio el descuento de su nmina y/o prestaciones
sociales, de los valores no justificados o mal administrados, sin perjuicio de las
sanciones penales, civiles y tributarias a que haya lugar.
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7. ELECTRO INDUSTRIALES NAD SAS se compromete a dar el apoyo y atencin

necesaria para el correcto y adecuado desempeo de esta labor por parte del
funcionario.
8. ELECTRO INDUSTRIALES NAD SAS se compromete a suministrar los recursos

fsicos necesarios y suficientes a la funcionaria responsable de la caja menor
para el manejo y custodia de los dineros a ella entregados.
ANEXO 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FONDO FIJO DE CAJA MENOR
El Fondo Fijo de Caja Menor como su nombre lo indica es un valor fijo establecido
como fondo para la atencin de los gastos menores que no ameriten el giro de
un cheque o que deben ser pagados de manera inmediata y no permiten la
programacin de pago junto con el cronograma establecido para pago a
proveedores.
Para lograr un buen funcionamiento de este fondo fijo se deben tener en cuenta
los siguientes pasos:
1. Al inicio de cada ao la administracin fijar mediante Acta, el monto de la
cajas menores para cada dependencia con los respectivos responsables de su
manejo, de acuerdo con el promedio de necesidades, para que en lo posible
alcance para los gastos del mes.
2. Una vez establecido el monto se proceder a la creacin con el respectivo
asiento contable.
3. El valor mximo a pagar a travs del fondo corresponder al 30% del monto
del Fondo de Caja Menor.
4. Todos los gastos, por pequeos que sean, deben estar respaldados por su
respectivo soporte el cual debe reunir los siguientes requisitos: fecha, nombre
del beneficiario del pago, valor en nmeros y letras, concepto del pago y firma
del beneficiario y todos los dems requisitos de ley. (p.e. anexar el R.U.T. en
caso de que sea un pago de un servicio del rgimen simplificado)
5. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni borrones.
6. Cuando el Fondo Fijo de Caja Menor se haya agotado en un 80% puede

procederse a hacer un nuevo reembolso, no es necesario esperar hasta que se
haya agotado el 100%.
7. Si al finalizar el mes el FFCM (Fondo Fijo de Caja Menor) no se ha ejecutado

en su totalidad, se elaborar una Nota de Contabilidad para causar los gastos
efectuados durante el mes y no llevar gastos de un mes a otro.
8. Una vez ejecutado el monto de la Caja Menor se proceder a elaborar la

relacin de Reembolso de Caja Menor segn modelo suministrado por la
Administracin y que debe contener los siguientes datos:
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Monto del F.F.C.M. Fecha del reembolso

Valor ejecutado Responsable
Saldo en efectivo Periodo a que corresponde
Saldo a reembolsar valores
Beneficiarios de los pagos Cdigos contables
Conceptos Total de gastos ejecutados
9. Los anexos deben organizarse debidamente en orden cronolgico o por cdigo

contable.
10. Ordenados los soportes se procede a hacer una numeracin consecutiva y

as mismo se registrarn en la Relacin de reembolso de Caja Menor. Todos los
soportes debern llevar el sello CANCELADO PAGADO en el anverso.
11. Elaborada la relacin de Reembolso se pasar a contabilidad para la

respectiva revisin. Una vez visada volver a Tesorera para proceder a elaborar
el comprobante de pago.
12. Los soportes pequeos no permiten un archivo o empaste adecuado, por lo

tanto deben pegarse en orden en una hoja tamao carta para facilitar y asegurar
un archivo correcto.
13. Las facturas de registradora suministradas en papel qumico deben

fotocopiarse porque este papel no garantiza la informacin ya que se borra al
poco tiempo.
14. Semanalmente y de forma sorpresiva, la Oficina de Contabilidad practicar

un arqueo de Caja menor, estableciendo los sobrantes o faltantes, los cuales
contabilizar estableciendo las debidas responsabilidades.
15. Al finalizar el ao debe cerrarse el Fondo Fijo de Caja Menor, y elaborar la

relacin de gastos y devolviendo el dinero sobrante. Luego se proceder al cierre
mediante un asiento contable.
Este procedimiento estar sujeto a modificaciones o complementacin siempre
y cuando las normas o la tecnologa lo requieran.
Este documento se firma en seal de aceptacin y consentimiento por los aqu
intervinieron.
ENTREGA: RECIBE.
ELECTRO NAD SAS
DANIELA CASTAEDA ANGELA MARIA BAUTISTA RIAO

C.C 1.030.688.161 C.C 79.655.034
Representante Legal Asistente contabilidad
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FECHA: 14 SEPTIEMBRE 2017

1. Se constituye a partir de la fecha el FONDO FIJO DE CAJA MENOR por valor

3. Las condiciones para el adecuado control, administracin y custodia del

4. Se asigna como responsable de la Caja Menor a el (la) funcionario (a) de

5. La responsabilidad respecto al control, administracin y custodia del fondo fijo

7. ELECTRO INDUSTRIALES NAD SAS se compromete a dar el apoyo y atencin

8. ELECTRO INDUSTRIALES NAD SAS se compromete a suministrar los recursos

5. Los soportes no deben llevar enmendaduras ni borrones.

6. Cuando el Fondo Fijo de Caja Menor se haya agotado en un 80% puede

7. Si al finalizar el mes el FFCM (Fondo Fijo de Caja Menor) no se ha ejecutado

8. Una vez ejecutado el monto de la Caja Menor se proceder a elaborar la

Monto del F.F.C.M. Fecha del reembolso

9. Los anexos deben organizarse debidamente en orden cronolgico o por cdigo

10. Ordenados los soportes se procede a hacer una numeracin consecutiva y

11. Elaborada la relacin de Reembolso se pasar a contabilidad para la

12. Los soportes pequeos no permiten un archivo o empaste adecuado, por lo

13. Las facturas de registradora suministradas en papel qumico deben

14. Semanalmente y de forma sorpresiva, la Oficina de Contabilidad practicar

15. Al finalizar el ao debe cerrarse el Fondo Fijo de Caja Menor, y elaborar la

DANIELA CASTAEDA ANGELA MARIA BAUTISTA RIAO

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